社内wikiツール8選【2025年】中小企業における導入のコツ

「同じような質問が何度も来る」「対応に追われて業務が進まない」──ヘルプデスク部門でよくある課題です。

このような状況を改善する方法のひとつが、社内wikiの導入です。よくある質問や手順書を社内wikiにまとめておけば、問い合わせを減らし、自己解決できる仕組みが整います。本記事では、社内wikiの基本から、ツール選び、導入事例までわかりやすくご紹介します。

1．社内wikiとは？基本をわかりやすく解説

この章では、社内wikiの基本的な機能や他ツールとの違い、その重要性について、わかりやすくご紹介します。

社内wikiとは何か？

「社内wiki（ウィキ）」とは、社内の情報やナレッジ（知識）を蓄積・共有するためのWeb上の仕組みです。Wikipediaのように、誰でも編集できるページ構成をもとに、業務マニュアルやFAQ、プロジェクト記録、会議の議事録など、さまざまな情報を社内で集約・管理できます。

もともとはIT企業での導入が進んでいましたが、最近では中小企業や非IT業種でも導入が進んでおり、業務の効率化や情報の属人化防止に貢献しています。

社内wikiの特徴と役割

社内wikiは、以下のような用途で活用されます。

• 業務マニュアルや手順書の共有
• 新人教育・研修資料の整備
• FAQやトラブル対応の記録
• 社内制度や福利厚生の案内

つまり、情報が“散らからず、探しやすく、全員で育てられる”環境を構築できる点が大きな魅力です。

他のツールとの違いは？

ファイル共有ツール（例：Google DriveやDropbox）やチャットツール（例：SlackやTeams）との違いは、情報の構造化と検索性の高さにあります。

社内wikiが注目される背景

現代の職場では「情報の属人化」が大きな課題となっています。ある業務が一部の人しか把握していないと、その人が休んだり退職したりした際に、業務が滞るリスクが高まります。

そこで社内wikiを活用することで、“誰でも・いつでも・どこからでも”業務ナレッジにアクセスできる環境が整い、チーム全体のパフォーマンス向上につながります。

2．おすすめの社内wikiツール徹底比較【中小企業にも導入しやすい】

社内wikiツールを導入するうえで大切なのは、「自社の規模や用途に合ったツールを選ぶこと」です。ここでは、中小企業でも扱いやすく、ナレッジ共有を効率化できるおすすめ製品を比較しながら紹介します。

ツール選定の視点

まずは、以下のような視点で選ぶのがポイントです。

• 操作のしやすさ（ITに詳しくない人でも使えるか）
• 検索機能やタグ付けなど情報整理のしやすさ
• 他ツール（チャットや業務システム）との連携可否
• コストパフォーマンス（初期費用・月額・無料枠など）

【厳選】おすすめ社内wikiツール8選

以下の表は、社内wikiとしての活用に適したツールをピックアップし、比較したものです。

📌目的別のおすすめツール

NotePMやesaは、文書管理システムやコラボレーションツールと呼ばれるため、以下の目的に最適です。QastやConfluence、QuickSolutionは、ナレッジマネジメントツールと呼ばれ、以下の目的に最適です。HelpfeelやTayori、sAI Searchは、問い合わせ管理システムやヘルプデスクツールと呼ばれ、以下の目的に最適です。

💡ヘルプデスク機能が強い製品も併用可能

社内wiki単体だけでなく、社内問い合わせを減らす仕組みとして「Helpfeel」や「Freshdesk」などのヘルプデスク系ツールとの併用もおすすめです。特によくある質問（FAQ）や社内ナレッジの即時検索が求められる企業では、AI検索機能を活用することで業務負担を大きく軽減できます。

AIヘルプデスクで社内・社外からの問い合わせ対応を自動化する方法

3．社内wiki導入事例【中小企業・非IT業界の活用】

社内wikiと聞くと、IT企業だけが活用していると思われがちですが、中小企業や非IT業界でも数多く導入され、業務効率化や教育の仕組みづくりに活かされています。

ここでは、実際に社内wikiを導入して成果を上げている企業の事例を紹介し、「どのように活用されているのか」「どんな効果があったのか」に焦点を当てて解説します。

事例①：株式会社大戸屋ホールディングス（飲食業）× NotePM

導入目的：マニュアルの整備と新人教育の標準化

飲食業界では、現場ごとにノウハウが属人化しやすく、新人教育の質が安定しないという課題があります。そこで大戸屋では、NotePMを使って業務マニュアルや調理手順、接客ルールなどを動画や画像つきで一元管理。

成果

• 教育コストが削減され、研修の標準化が実現
  
• 誰でも検索で情報にすぐアクセスできるため、現場での確認時間が短縮
  
• ペーパーレス化にも成功し、マニュアル更新もスムーズに

事例②：株式会社タカラトミー（玩具メーカー）× esa

導入目的：プロジェクト横断のナレッジ共有

企画・開発・営業など部門ごとの情報が分断していたことから、ナレッジを集約する目的でesaを導入。Markdownに対応しており、技術職はもちろん、非エンジニアも「下書き文化」を通じて気軽にナレッジを共有。

成果

• 各部門の知識がつながり、業務効率が向上
  
• メンバー同士が「途中でも共有する」習慣に変化
  
• テレワーク中でもリアルタイムに情報共有ができた

事例③：社会福祉法人つばさ福祉会（福祉業界）× Qast

導入目的：職員間の質問対応・業務ノウハウの共有

福祉施設では、専門職同士の知識共有や「ちょっとした疑問」の解決が現場の質に直結します。つばさ福祉会では、Qastを導入し、日々の質問・回答を蓄積する文化を定着させました。

成果

• 「誰かに聞く前にQastを検索」が職員間で定着
  
• 同じ質問への回答を何度も繰り返す手間が削減
• 業務の引き継ぎや新人教育にも活用されるように

非IT業界こそ社内wikiのメリットが大きい

上記のように、非IT業界でも導入事例が多数あり、むしろ「情報が口頭や紙で伝達されていた職場」こそ効果を実感しやすいのが社内wikiの特徴です。

• 手間なくマニュアル化できる
  
• ベテランの知識を引き継げる
  
• コミュニケーションの質を向上できる
  

このような効果を期待する企業にとって、社内wikiは業務改革の第一歩となるツールです。

4．社内wiki導入のメリットとは？

社内wikiの導入は、単なる「情報の整理」だけにとどまらず、組織全体の生産性向上や人材育成、コミュニケーション改善にも大きな効果をもたらします。
ここでは、社内wikiを導入することで得られる主なメリットと、社内wikiの導入がおススメな企業の特徴をわかりやすくご紹介します。

1．情報共有がスムーズになり、業務の効率化に貢献

従業員が必要な情報にすぐアクセスできることで、「誰かに聞く」「探す」といった時間的ロスが大幅に軽減されます。特に業務マニュアル、手順書、よくある質問（FAQ）などが常に最新の状態で共有されていると、日常業務の流れが格段にスムーズになります。

2．ナレッジが蓄積され、属人化を防止できる

業務が属人化すると、担当者が退職・異動した際にノウハウが失われるリスクがあります。社内wikiで知識を「見える化」することで、誰でも引き継ぎしやすい状態を保てるため、継続的な業務品質を維持できます。

3．新人教育や引き継ぎが効率化

新人が入社した際、「社内wikiを読めばわかる」という仕組みを整えておけば、OJTの負担軽減や教育の標準化が可能です。特に中小企業では教育リソースが限られているため、社内wikiの存在は大きな戦力になります。

4．リモートワーク環境との相性が良い

在宅勤務やハイブリッドワークでは、リアルタイムで聞ける機会が少なくなるため、情報の自己解決手段として社内wikiが活躍します。過去の会議資料やナレッジが体系的にまとめられていれば、離れた場所でも安心して働けます。

5．組織文化としての「情報を共有する」習慣が根づく

社内wikiは「アウトプット文化」や「情報の透明性」を育てる土台にもなります。小さな成功事例や日々の気づきが社内に共有されることで、従業員一人ひとりの発信力が強まり、組織全体の学習能力が高まります。

💡こんな企業におすすめ

• マニュアルやノウハウが各人にバラバラに存在している企業
  
• 新人教育や業務引き継ぎに時間がかかっている企業
  
• テレワークや拠点分散型の働き方を推進している企業
• 組織として「学習する風土」を育てたいと考えている企業

5．ツールの選定ポイントは？──導入目的と課題から考える

社内wikiを導入する際、ツール選びを間違えると「使われないまま放置される」「運用が面倒になる」といった失敗につながります。
ここでは、導入目的や自社の課題に合わせて最適なツールを選ぶためのポイントを解説します。

まずは「導入の目的」を明確にする

社内wikiの目的は企業によってさまざまです。まずは、以下のような目的から自社の優先事項を明確にしましょう。

1. 業務マニュアルの整備
   手順やルールを標準化し、誰でも同じように業務をこなせるようにする
   
2. ノウハウやナレッジの共有
   属人化した知見を見える化し、組織全体での活用を促進
   
3. 新人教育・引き継ぎの効率化
   教育コンテンツを一元管理し、スムーズなオンボーディングを実現
   
4. FAQや問い合わせ削減
   よくある質問をまとめ、何度も同じ質問が発生する状況を防ぐ
   
5. テレワーク環境下での情報共有
   オンラインで誰でも同じ情報にアクセスできる体制を整備
   

機能面のチェックポイント

目的に合ったツールを選ぶには、以下のような機能面のチェックが重要です。

💡ITリテラシーや社内体制に合わせる

操作が難しいと、現場で「結局誰も使わない」といった事態になりがちです。中小企業や非IT部門での活用を想定している場合は、「直感的に使えるかどうか」がとても重要です。また、管理部門だけが負担を抱えるのではなく、現場の社員も自然に情報を投稿・編集できる仕組みを持ったツールを選びましょう。

コスト面でも比較検討を

料金体系はツールによって大きく異なります。初期費用の有無・ユーザー数による課金・ストレージ制限などを事前に確認しましょう。

6．社内wikiの導入で失敗しないために

社内wikiは便利なツールですが、「導入しただけで満足してしまう」と逆効果になることもあります。情報が更新されなかったり、誰も使わなかったりすれば、結局は形だけのシステムになり、コストと手間だけが残ってしまいます。ここでは、導入時に陥りやすい失敗例とそれを防ぐポイントを紹介します。

よくある失敗例とその原因

失敗を防ぐための5つのポイント

1. 小さく始めて、段階的に広げる
   いきなり全社導入せず、特定の部署で試験運用を行い、成功パターンを確認してから展開することで、リスクを抑えられます。
2. 運用ルールと管理体制を整える
   「誰が」「どの情報を」「どのタイミングで更新するか」を明確にすることで、情報の鮮度を保つ仕組みを作ることが重要です。
3. 現場メンバーの協力を得る
   トップダウンだけでなく、現場社員が自発的に使いたくなる仕掛け（使いやすさ、承認文化、成功体験の共有）を設計しましょう。
4. 初期導入・定着支援があるツールを選ぶ
   初期導入支援やサポート体制が整っており、定着までをサポートしてくれる社内wikiツールを選びましょう。
5. 成果を可視化して改善する
   「どのページがよく見られているか」「誰がどんな情報を更新しているか」などの利用状況を定期的にチェックし、改善アクションを取りましょう。

💡特に導入支援やサポート体制が充実しているツール

7．まとめ

社内Wikiは、ナレッジの共有や業務効率化を実現する強力なツールです。特に、中小企業や非IT業界でも導入しやすい製品が増えており、使い方次第で大きな効果を発揮します。

本記事では、社内Wikiの基本からおすすめ製品、導入事例、メリット、選定ポイント、そして注意点まで幅広く解説しました。最後に、この記事のポイントを以下にまとめます。

社内Wikiのポイントまとめ

社内Wikiの導入は、単なるツール選びだけではなく、企業文化や情報共有の在り方にも関わる重要な取り組みです。はじめての導入でも、小規模からスタートし、段階的に社内に浸透させることで、無理なく定着させられるでしょう。