プロジェクト管理ツールとは

「プロジェクト管理ツール」とは、スケジュールや工程を可視化し、プロジェクトに関する諸業務の進捗を管理するためのツールです。プロジェクト管理ツールを活用すれば、プロジェクトの設計からタスク配分、進捗状況の管理までのプロセスが効率的に進みます。

企業のプロジェクトを成功へ導くためには、あらかじめ設計したプロジェクト計画に沿って、すべてのタスクを円滑に進行させることが重要です。全体の進捗管理はもちろん、細分化したタスクを各メンバーに配分し、タスクの優先度や関連性を調整する必要もあります。

従来の手法では、こうしたタスク管理を実現するために、チャットツールやカレンダーツール、Excelなどを組み合わせていました。しかし、工数や手間のわりに作業効率が低く、入力したデータの活用ができません。これでは生産性向上の足かせになってしまいます。

プロジェクト管理ツールは、このような課題を解決してくれるツールです。プロジェクト管理に欠かせないタスクの種類や進捗度、担当者や期限などの情報をメンバー同士で簡単に共有できます。「プロジェクト管理ツールが効率化のカギを握る」ともいえるでしょう。

プロジェクト管理ツールの必要性

プロジェクトメンバーのタスクはそれぞれ関連しているため、どれかが遅れるとほかのメンバーのタスク進行にも差し支えます。チーム全体の業務が円滑に進むようにするためにも、適切なプロジェクト管理が必要です。しかし、プロジェクト管理を人力で行うと思わぬミスにつながるため、それらを自動化できるプロジェクト管理ツールの導入が望まれています。

そもそもプロジェクト管理の目的は、一定の期限と予算の範囲内で、プロジェクトの目的を達成させるための管理を行うことです。一般的には「Quality（品質）」「Cost（予算）」「Delivery（納期）」からなる「QCD」を守ることが、プロジェクト管理に求められます。

たとえば、一連の作業が「タスクA→タスクB→タスクC」という流れで進む場合を考えてみましょう。タスクAが遅れると、タスクBとタスクCに支障が出ます。最終的な納期を変更できない場合、タスクBやタスクCの工程を短縮しないといけません。納期に間に合わせるために、品質が低下したり人員の追加で余分なコストがかかったりするでしょう。

タスク管理ツールを導入すれば、それぞれのタスク進捗を適切に管理できます。負荷が大きいメンバーがいる場合はタスクの分散やフォローを行い、ほかのメンバーとの足並みをそろえることも可能です。プロジェクト管理者だけではなく、メンバーも効果を享受できます。

こんな課題を解決したい方におすすめ！

プロジェクト管理ツールは、下記のような課題を解決するために導入されています。いずれかに当てはまる場合はプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。

• 複数プロジェクトのタスクや進捗状況を適切に管理したい
• メンバーが抱えているタスク量や進捗を把握したい
• プロジェクトの情報や資料などを簡単に共有したい
• タスクの承認フローの効率化や自動化を行いたい

後述するように、プロジェクト管理ツールごとに得意分野や機能は異なりますが、プロジェクト管理ツールを導入すれば上記の課題の大半は解決できるでしょう。

プロジェクト管理ツールの導入目的

プロジェクト管理ツールは、導入目的に応じて下記3つのタイプに分類できます。

• プロジェクトの課題や進捗の管理など全体を効率化したい
• タスク管理を効率化したい
• 業界業種に特化したプロジェクト管理をしたい

1.プロジェクトの課題や進捗の管理など全体を効率化したい

プロジェクトの管理全体に関わる機能がオールインワンで搭載されています。進捗やタスクの管理機能はもちろん、ガントチャートやカレンダー機能、メッセージ機能などが網羅されています。進行するプロジェクトが多い場合や、チーム全体の生産性を向上させたい場合におすすめです。

2.タスク管理を効率化したい

タスク管理に特化したプロジェクト管理ツールは、タスク管理のために機能を絞り込んだタイプです。ボードでタスク管理ができる「カンバン方式」を採用した製品が多く、ステータスを可視化できるラベル機能や通知機能なども備えています。機能がシンプルで使いやすく、効率的なタスク管理でプロジェクト進行を改善したい場合におすすめです。

3.業界・業種に特化したプロジェクト管理をしたい

IT企業のソフトウェア開発や製造業の製品開発では、独自の工程を採用することが少なくありません。汎用的なプロジェクト管理ツールとは異なり、アジャイル開発の現場で使用される「スクラムボード」を搭載した製品もあります。

プロジェクト管理ツールの4つの選定ポイント

プロジェクト管理ツールを選ぶときは、下記４つのポイントを意識することが重要です。本章では、自社に合うプロジェクト管理ツールを選ぶコツについて解説します。

1.自社に必要な機能が搭載されているか

プロジェクト管理ツールを選ぶ際は、自社に必要な機能の要件を洗い出してから比較しましょう。プロジェクト管理ツールには、タスク管理・工数管理・情報共有など特化している機能が異なります。自社が抱えている課題をあらかじめ明確化しておき、どの機能を備えたプロジェクト管理ツールが必要なのかを検討することが重要です。

作業計画、進捗状況を可視化したい場合→業務スケジュールをグラフで表示するガントチャート機能

プロジェクトの横展開が多い場合→ガントチャートやワークフローなどのテンプレート作成機能

ツール内で各メンバー個人のタスク管理がしたい場合→自分のみの表示・管理ができるマイタスク機能

タスクごとのコミュニケーションをツール上で行いたい場合→コメント、チャット機能

プロジェクト工数原価、空き工数、達成度を可視化したい場合→特定のデータの一覧表を作成するレポート作成機能

スプレッドシートやExcelとから引き継ぎたい場合→CSVの入力・出力機能

プロジェクト・タスクの作業履歴の管理を残したい場合→アクティビティログを見れる機能

プロジェクトの予算を管理し、費用の追跡と予測を行いたい→EVM機能

2.予算を決める

プロジェクト管理ツールを一時的に使うのか、各種プロジェクトで継続利用するのかという点から検討することが重要です。特定のプロジェクトだけで使うのであれば、メンバー数で課金される製品のほうが低コストで導入できます。タスク管理ツールは移行時の引き継ぎが困難なので、継続利用を前提に選ぶほうが無難です。

3.クラウド型かオンプレミス型のどちらか

プロジェクト管理ツールには、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類の販売形態があります。基本的にはクラウド型が主流ですが、自社サーバーで運用できるオンプレミス型にはセキュリティ面で有利なので、機密情報を多く扱う場合はおすすめです。

しかしオンプレミス型は自社サーバーの構築が必要なので、導入コストが肥大化します。ほとんどのプロジェクトではベンダーのサーバーで運用できるクラウド型のほうがいいでしょう。クラウド型のプロジェクト管理ツールであれば、社外からもアクセスできます。

4.実際の使用感を確認する

どれだけ機能性が優れたプロジェクト管理ツールを導入しても、メンバーが使いこなせなければ十分な効果を発揮できません。自社の課題や目的に合わせて選ぶことも重要ですが、チームメンバーのITリテラシーに合わせて、「使いこなせる」製品を選ぶ必要があります。

プロジェクト管理ツールは業務用ツールのなかでも、とくにメンバーの利用頻度が高いものです。使いにくいものだと作業効率も低下するため、学習コストが低く直感的に操作できるものがいいでしょう。

プロジェクト管理ツールを導入するメリット6つ

企業がプロジェクト管理ツールを導入すると、管理の視点から現場の作業が便利になるというメリットがあります。本章では、プロジェクト管理ツールが企業にもたらす具体的なベネフィットについて、詳しく見ていきましょう。

• プロジェクト管理を効率化できる
• 進捗状況の可視化で把握しやすい
• チームでの情報共有が容易になる
• プロジェクト進行のミスを防げる
• プロジェクトの生産性が向上する
• メンバーが在宅ワークでも使える

1.プロジェクト管理を効率化できる

プロジェクト管理ツールの導入により、プロジェクト管理の作業を効率化できます。専用のツール上でタスク進捗やリソースなどの管理が行えるようになり、事前にシートや工程表を作成する必要がないからです。これまでは、ExcelやVBAなどで体裁を整えて、工程表やガントチャートを作成するのが一般的でした。

しかし、書類を作るだけで大きな手間がかかりますし、工程に変更が生じた際はすべて作り直さないといけません。作成した書類をうまく活用できないことや、並列的に稼働するプロジェクト全体を見渡せないことも問題です。手作業での雑務が増えるため、タイムラグやミスが多く発生してしまうこともあるでしょう。

プロジェクト管理ツールを導入すれば、こうした課題を解決することができます。プロジェクト管理の業務すべてがツール内で完結し、専用の工程表やガントチャートを使ってタスク管理ができるからです。タスクの変更をすぐに反映し、進捗状況もリアルタイムで把握できるため、プロジェクト管理を効率化できます。

2.進捗状況の可視化で把握しやすい

プロジェクト管理ツールを導入すると、各タスクの進捗状況を可視化して、状況を正確に把握することができます。プロジェクト管理で重要なことは、問題が発生したときにすぐ対処することです。たとえば、あるタスクの進捗に遅延が生じている場合は、サポートメンバーを割り当てれば後れを取り戻せます。

進捗状況や完了期限の誤認により、納期に間に合わなくなってしまうケースは珍しくありません。プロジェクト管理ツールのガントチャートは、メンバーがタスクや工数を入力するだけで工程表が反映されます。進捗状況や完了期限をリアルタイムに把握できるため、誤認による遅延を未然に防ぐことも可能です。

3.チームでの情報共有が容易になる

プロジェクトはチームで遂行するため、メンバー同士の緊密な情報共有が必要不可欠です。コミュニケーション不足により、プロジェクトが頓挫してしまうケースは少なくありません。たとえば、タスクのフローに変更が生じたことが一部のメンバーに伝わっていなければ、余分な工数の発生やミスにつながるでしょう。

プロジェクト管理ツールには、チームメンバーの情報共有をサポートする機能が備わっています。タスクや工程のリアルタイムでの更新はもちろん、情報やフォーマットの共有も容易です。さらに、メッセージやチャットなどのコミュニケーション機能により、連絡もプロジェクト管理ツール内で完結するようになります。

4.プロジェクト進行のミスを防げる

プロジェクト進行のミスを防ぎやすくなることも重要です。プロジェクトで人為的なミスが起きることは珍しくなく、早めに気付いて対処すれば致命傷にはなりません。しかしミスに気付くためには、プロジェクト全体および細部の「見える化」が必要です。プロジェクト管理ツールを導入すると、マクロとミクロの側面からプロジェクトを眺めることができます。

たとえばタスクの多さのわりに納期が短すぎる、もしくはメンバーが少なすぎると、プロジェクトを納期までに完了するのは困難です。タスク管理機能やガントチャート機能は、各タスクの進捗状況や納期とのバランスを可視化できるので、プロジェクト設計の問題点にも気付けるでしょう。ミスを減らすことができれば、プロジェクト全体の効率が向上します。

5.プロジェクトの生産性が向上する

プロジェクト管理ツールを活用すれば、プロジェクトチーム全体の生産性を向上させることができます。これまで解説してきたように、タスク管理や進捗の効率化、全体の可視化による人為的ミスの予防など、計り知れない効果を得られるのがプロジェクト管理ツールです。

結果として限られたリソースの有効活用につながり、メンバーのパフォーマンスを最大限に発揮させることができます。これまで雑務に割かれていたリソースを、より重要なタスクに割り当てられるようになり、今までより迅速で高品質な作業ができるようになるでしょう。

6.メンバーが在宅ワークでも使える

プロジェクト管理ツールは、基本的にはオンラインで稼働するため、社内のネットワークやサーバーなどを使用する必要はありません。そのためプロジェクト管理ツールは、従業員が在宅ワーク・リモートワークを行っている場合でも利用できます。近年では働き方の多様化が進み、自宅で働く人が増えていますが、従業員の管理が行き届かないことが課題でした。

プロジェクト管理ツールを活用すれば、メンバー同士が離れていても適切なプロジェクト進行と緊密なコミュニケーションができます。さらに、多くのプロジェクト管理ツールはスマホやタブレットなど、モバイル端末からもアクセス可能です。出張先でもネットワーク環境さえあればタスク管理ができるため、多様性に富んだプロジェクト進行ができるでしょう。

プロジェクト管理ツール導入の注意点

社内システムとの連携を確認する

すでに社内で導入されている他システムとの連携を確かめずに導入すると失敗しやすい傾向があります。例えば、使用しているチャッとツールやカレンダーアプリなどと連携できないと、期日管理が二重になってしまったりタスクの自動化が二度手間になってしまったりするからです。サービスを選ぶ際は、導入の事前テストの前に連携できるシステムを確認しましょう。