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契約書管理システム13選を徹底比較!選定ポイントから導入のメリット、注意点まで

紙の契約書を管理するためにファイリングをしたり、過去の契約書を更新したりする作業にはさまざまな課題がありました。しかし、近年の契約書管理システムの登場により、総務担当の負担が大幅に軽減されています。

なかには契約書管理システムの導入にお悩みの企業もあるでしょう。契約書管理システムの役割や選定ポイントを知っておかなければ、自社に合わない製品を選んでしまう可能性があります。

本記事では、契約書管理システムの基本機能や役割、おすすめの製品についてご紹介します。導入のメリットや注意点にも言及しているため、ぜひ参考にしてください。

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、契約書を適切に管理するために必要な機能を搭載したシステムです。企業内にある契約書の内容をデータ化し、一元管理できます。

契約書管理システムで管理できる文書は、主に以下のとおりです。

 

  • 契約締結文書
  • 機密保持契約書
  • 売買契約書
  • 業務委託契約書
  • 労働契約書
  • 雛型文書

 

契約書を紙で印刷し、ファイリングして倉庫に保管している企業はまだまだ少なくありません。どこに保管しているか、いつ契約期限を迎えるのかをエクセル台帳で管理する企業もあるでしょう。

しかし、従来の契約書管理方法だと以下のような問題が発生しやすいです。

 

  • 入力漏れ
  • 契約期限・更新時期の見逃し
  • 検索に時間がかかる
  • 管理スペースが必要

 

そこで、契約書管理システムを活用することで、属人的な管理による課題を改善します。管理コストを削減でき、業務効率改善に繋げられるでしょう。

契約書管理システムの4つのタイプ

契約書管理システムと一括りに言いますが、何を得意とするかによって以下の4つのタイプに分けられます。自社の求める契約書管理システムがどのタイプに当てはまるのか、確認しましょう。

 

  • 契約書のデータ管理メインのタイプ
  • 電子契約メインのタイプ
  • 紙の契約書の対応もできるタイプ
  • ほかの文書管理の対応もできるタイプ

契約書のデータ管理メインのタイプ

契約書のデータ管理を効率的に行うための機能が充実しているタイプです。

メイン機能には、以下のようなものが挙げられます。

 

  • スキャンデータから情報を読み取る
  • PDFデータから自動で項目を読み取る
  • 契約書を自動でリスト化する
  • 期限管理ができる

 

このように入力や検索などの機能がメインです。契約書の量が多くて管理しきれないといった悩みを解決してくれるため、管理台帳入力や契約書検索の時間削減を目指す企業に向いています。

電子契約メインのタイプ

データ管理だけでなく、電子契約に対応しているタイプです。

このタイプだと、契約書にまつわる以下のようなことができます。

 

  • 契約書の作成
  • 電子契約の締結
  • 締結後の契約書管理

 

契約書に関する一連の流れを1つのシステム上で完結できます。そのため、契約書周りを一式デジタル化したいと考えている企業におすすめです。

紙の契約書の対応もできるタイプ

効率的なスキャン機能を活用して紙の契約書にも対応できるタイプがあります。取引先によっては紙の契約書に対応しなければならないケースもあるでしょう。また、すでに社内に多くの契約書が保管されている場合、すべてをスキャンして電子化する作業は大変です。

そこで、紙の契約書を簡単にスキャンし、電子データとして管理できるタイプであれば大きな手間がかかりません。なかには、既存の管理方法からシステムこうする際に、膨大な紙ベースの契約書のスキャンを代行してくれるサービスもあります。過去の契約書もすべてデータ化したい企業におすすめです。

ほかの文書管理の対応もできるタイプ

契約書以外の文書の管理にも対応できるタイプがあります。たとえば、以下のような書類も電子化できます。

 

  • 見積書
  • 納品書
  • 請求書
  • 履歴書
  • 稟議書
  • 報告書
  • 社内ルール・マニュアル

 

あらゆる社内文書を一元管理できれば、ペーパーレス化を後押しします。法務担当以外にも、管理部門・総務部門・営業部門などで業務効率の改善を目指せます。

契約書管理システムでできる5つのこと

契約書管理システムを導入すれば、どのように業務が変わるのか想像できない方もいるかもしれません。

契約書管理システムでできることは、主に5つあります。契約書管理システムでできることを知れば、利便性を理解できるはずです。契約書管理システムの機能について、具体的に見ていきましょう。

 

  • 紙の契約書の電子化
  • 契約書管理台帳の情報の入力
  • 契約書の検索エンジン
  • 契約書の更新期限の通知
  • 契約書のバージョン管理

紙の契約書の電子化

紙の契約書の電子化ができます。PDF形式で保存できるものから、OCR機能で文字をデータ化するものまで幅広く提供されています。

OCR機能とは、「Optical Character Recognition」の略で、紙に印刷された文字を読み取ってテキストデータに変換する機能です。読み取った情報から契約日や更新日を自動で入力してくれるため、管理がとても楽になります。

また、なかには膨大な書類を郵送すればスキャン・データベース化してくれるサービスも存在するため活用しましょう。社外に持ち出せない書類は出張でスキャンしてくれる場合もあります。社内の契約書を一度に契約書管理システムに移行させたい場合におすすめです。

契約書管理台帳の情報の入力

契約書をシステムにアップロードすれば、以下のことを読み取って自動的に契約書管理台帳へ入力してくれる機能があります。

 

  • 契約書のタイトル
  • 契約書の締結相手
  • 契約締結日
  • 契約開始日および終了日
  • 契約期限・更新日
  • 自動更新の有無
  • 契約更新拒絶期限

 

いままでのExcelによる管理台帳だと、手入力のため時間と手間がかかることを問題視していた法務担当の方は多いのではないでしょうか。しかし、契約書管理システムなら自動でデータベース化してくれるため、時間削減と入力ミス防止に繋がります。

契約書の検索エンジン

契約書管理システムには、検索エンジンがついています。Excelの管理台帳からでは、契約書のタイトルや契約日、締結相手などの情報でしか検索できません。

しかし、契約書管理システムの全文検索エンジンを使えば、「この条文を使った契約書」といった曖昧な検索条件や「〇〇会社の▲▲サービスについての1年前の契約書」といった詳細な絞り込み条件で、目的の契約書類を探し出せます。

さらに、紙の文書であればどのファイルに綴じられているかを確認し、文書管理スペースからファイルを探し出す作業が必要です。契約書管理システムの検索エンジンで目的の契約書を見つけたら、ワンクリックで全文を確認できます。

契約書の更新期限の通知

契約書管理システムを使えば、更新期限が近づくタイミングでアラート通知してくれます。システム起動時やメールなど、通知方法は製品によってさまざまです。アラート通知は、以下の項目をカスタマイズできます。

 

  • 通知頻度
  • 通知回数
  • 通知条件
  • 通知先の指定

 

紙の契約書管理だと、どうしても更新期限を見逃しやすいです。知らない間に契約終了となっていた、契約終了したかったのに自動更新してしまっていたといったことを防ぎます。

契約書のバージョン管理

契約書のバージョン管理も契約書管理システムの基本機能の1つです。バージョン管理とは、操作ログや承認履歴を残せる機能です。万が一、誤って削除してしまったり間違って加筆してしまったりしても、過去のバージョンを復元できます。

多くの契約書を管理していると、ファイル名や更新日時だけで最新版を判断することは難しいです。契約書管理システムであれば、同一の契約書の最新版を常に表示してくれます。

契約書管理システムを導入する4つのメリット

契約書管理システムを導入すれば、どのように社内が良くなるのか具体的にイメージするためにはメリットを知る必要があります。

契約書管理システムを導入するメリットは、以下の4つです。メリットを知れば、導入に前向きな気持ちになれるはずです。順番に確認しましょう。

 

  • 契約書を探す時間が省略できる
  • リスクマネジメントができる
  • 紙・印刷・切手のコスト削減ができる
  • テレワーク実現の後押しができる

契約書を探す時間が省略できる

契約書管理システムの検索機能を使えば、必要な契約書をすぐに見つけられます。検索後、ワンクリックで目的の契約書の全文を確認できるため、席を立ったり、時間をかけて探したりする必要がありません。

紙媒体で保管しなければならない文書があっても、スキャンで取り込んでおくことで管理が可能です。「書類を探す」といった無駄な時間を削減することで、本業に集中できるようになるでしょう。

リスクマネジメントができる

紙での保管と比べ、契約書管理システムでの管理方法はあらゆるリスクを軽減します。

まず、情報漏えい防止やプライバシー保護の観点においてメリットがあります。誰でも入れる書類倉庫は、誰でも契約書を持ち出せてしまう環境です。契約書は機密性の高い情報が詰まっているため、情報漏えいは企業にとって大きなダメージです。取引先との信用問題にも関わるため、外部流出は避けなくてはなりません。

また、災害による紙の紛失も防げます。近年の大雨や台風による被害は大きく、床上浸水に合う企業は少なくありません。もちろん、地震による建物倒壊も書類を紛失する原因の1つです。契約書を紙だけでなくデータでも保管できていれば、災害が起きても滞りなく業務を進められます。

このように、契約書管理システムは企業全体のリスクマネジメントに貢献するツールです。

紙・印刷・切手のコスト削減ができる

紙の契約書で必要だった、紙・印刷・切手にかかるコストを削減できます。

とくに電子契約機能であれば、契約のために直接会ったり郵送したりするコストを省くことが可能です。もちろん、電子契約において印紙税の納税も不要です。また、契約書の承認のために出社・帰社する必要もなくなるため、交通費の削減にも繋がります。

さらに、紙の保管スペースの削減も可能なため、事務所内の有効活用もできるようになるでしょう。保管スペースのために事務所や倉庫を借りている場合、大幅な固定費カットに繋がります。

このように契約書をデジタル化することで、大きな節約が期待できます。

テレワーク実現の後押しができる

クラウド型の契約書管理システムであれば、テレワーク実現の後押しができます。紙の契約書だと内容の確認や締結のために会社に行く必要がありますが、契約書管理システムなら自宅やコワーキングスペースからでも業務の遂行が可能です。

テレワーク・リモートワークが広く認知されて久しいですが、まだまだバックオフィスは「出社して仕事するもの」という固定概念が残っています。しかし、契約書管理システムを使えば、出社せずとも遂行できる業務が増えるためテレワーク実現を後押ししてくれるでしょう。

クラウド型の契約書管理システムは、テレワークの需要以外にも出張先や別拠点からの契約書締結・閲覧・編集を可能とします。

おすすめの契約書管理システム13選を徹底比較

文書管理システム契約書管理システム

楽々Document Plus

住友電工情報システム株式会社

文書管理システム契約書管理システム

楽々Document Plus

住友電工情報システム株式会社

住友電工情報システム株式会社の楽々Document Plusは、700社以上の導入実績があり、さまざまな業種や用途で利用されている文書管理システムです。紙文書の抱える問題点や、ファイルサーバーによる電子文書の管理が抱えるセキュリティ問題などを解決し、自社の設定した権限のもと文書管理・活用が可能になります。ペーパーレス化の実現だけでなく、社内の業務効率の向上、テレワークのサポートにもつながります。

  • ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い
  • 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性
  • あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い
ソフト種別 オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 属性登録 属性検索 変更履歴記録 外部連携 ログイン連携 ワークフロー管理 動画共有 CSVファイル出力 ISO文書管理 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録 変更点検知 契約書作成可 他サービス連携 複数部署管理 紙契約書データ化 更新通知 承認フロー設定 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 マルチデバイス対応 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
製造広告・放送・出版IT・情報通信
よく導入している企業の規模
301名-1,000名不明1,001名以上

この製品の導入事例掲載数6

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契約書管理システム

Contract One

Sansan株式会社

契約書管理システム

Contract One

Sansan株式会社

Sansan株式会社のContract Oneは、アナログな契約業務をオンラインで完結させ、電子契約書と紙の契約書をデータベース化する、契約DXサービスです。契約データベースが、ビジネスを強くします。これからは、紙の契約書に触れることなく、あらゆる契約業務をオンラインで完結できます。また、すべての契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を可能にすることで、法務部門に限らず、契約情報の活用を促します。

  • 紙の契約書に触れずに契約が作成&締結できる
  • あらゆる契約書をクラウド上で一元管理できる
  • アナログな業務をデジタル化し、多様な働き方を実現できる
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 代理作成機能 紙契約書データ化 
推奨環境 なし 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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契約書管理システム

CLOUD CABINET

寺田倉庫株式会社

契約書管理システム

CLOUD CABINET

寺田倉庫株式会社

寺田倉庫株式会社のCLOUD CABINETは、「電子契約」「紙の契約書」をまとめて管理できます。お客様にフィットした理想の契約書管理を実現します。「倉庫」「電子化」「システム」の機能を組み合わせることで、電子化しないという新しい選択肢をお客様に提供します。契約書類の管理が60万件、サービス導入累計社数2500社、平均契約年数11.9年の実績があり、多くの契約書を保管、電子化してきたノウハウが蓄積されています。

  • オフィスペースを最適化、キャビネットを減らせます
  • 電子化は必要な分だけで済むため、電子化にかかるコストを大幅に削減
  • 契約書管理のルールが統一でき、確認・検索の無駄な工数が削減
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 他サービス連携 紙契約書データ化 自動バージョン管理 更新通知 
推奨環境 なし 
サポート メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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契約書管理システム

ConPass

株式会社日本パープル

契約書管理システム

ConPass

株式会社日本パープル

株式会社日本パープルのConPassは、契約書管理クラウドサービスです。管理項目の自動抽出やタスク管理機能により契約業務で発生するあらゆる手間を削減し、リスク管理を強化するサービスです。契約書の作成から電子契約、締結後の文書管理に至るまで契約業務に必要な機能をパッケージでご提供いたします。
ひとり法務の手間を減らし、契約書管理業務の効率化を実現し、締結中、締結済み契約書におけるリスク管理の強化でき、電子契約と紙の契約書を一元管理ができます

  • ひとり法務の手間を減らし、契約書管理業務の効率化を実現
  • 締結中、締結済み契約書におけるリスク管理の強化
  • いままでの紙の契約書と電子契約を一元管理できます
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 契約書作成可 手書きの読み取り可 紙契約書データ化 AI自動管理 
推奨環境 なし 
サポート メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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契約書管理システム

Hubble

株式会社Hubble(ハブル)

契約書管理システム

Hubble

株式会社Hubble(ハブル)

株式会社Hubble(ハブル)のHubbleは、契約書の作成から管理までを行える契約書管理クラウドです。さまざまなコミュニケーションツールや電子締結サービスとも連携しながら、バージョン管理、差分チェックなどの契約業務を効率化できます。契約書締結までの共同作業を、飛躍的にスピードアップさせます。締結後の期限管理や検索機能も充実していて、契約データベースとしても活躍。契約に関わる業務を一本化し、あなたの仕事を強力にサポートします。

  • 契約業務のフローを最適化、案件の抜け漏れを防ぎます
  • 契約書の全ての情報がストック、情報の一元管理
  • 契約情報も管理でき、さまざまなAPIとも連携できます
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 他サービス連携 紙契約書データ化 自動バージョン管理 テンプレート管理 
推奨環境 PCブラウザ Windowsアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信製造ビジネスサービス
よく導入している企業の規模
101名-300名21名-50名51名-100名

この製品の導入事例掲載数18

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電子契約書契約書管理システム

freeeサイン

フリーサイン株式会社

電子契約書契約書管理システム

freeeサイン

フリーサイン株式会社

フリーサイン株式会社のfreeeサインは、弁護士監修による信頼性の高い電子契約システムです。文書の作成、締結、管理まで、契約業務の煩雑なプロセスをこれ1つでオンラインで完結します。2020年6月の外部調査「電子契約サービスを対象にしたサイト比較イメージ調査」では「使いやすさNo.1」に選ばれています。また、導入企業のみならず「契約相手」のサポートも実施している手厚い支援体制も魅力です。迅速に疑問・課題を解決します。

  • 文書のテンプレート登録やクラウド上で完結するワークフローにより業務を効率化
  • タイムスタンプの付与など信頼性が担保された契約の締結
  • 外部からの不正なアクセスを防ぐための多重の予防措置
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 外部連携 一括承認 一括アップロード ワークフロー設定 印影登録 差戻し機能 期限通知 操作ログ 押印機能 コメント機能 2段階認証 アクセス・参照制限 マルチデバイス対応 テンプレート登録 契約書作成可 他サービス連携 一括作成・一括締結依頼 更新通知 承認フロー設定 マルチデバイス対応 テンプレート管理 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 1年
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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電子契約書契約書管理システム

WAN-Sign

株式会社NXワンビシアーカイブズ

電子契約書契約書管理システム

WAN-Sign

株式会社NXワンビシアーカイブズ

株式会社NXワンビシアーカイブズのWAN-Signは、電子署名法や電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスです。このサービスには、官公庁・金融機関・医療機関・製薬業など厳しいセキュリティ基準での実績を通じて蓄積した文書管理ノウハウが活かされています。また、全世界で2,500万枚以上の電子証明書の発行実績を誇り、日本国内でシェアNo.1のGlobalSignと直接連携しており、セキュリティ体制にも強みがあります。

  • 既存の「紙の書面契約」と「電子契約書」を簡単に一元管理
  • 電子証明書を利用した当事者型署名と、メール認証による立会人型・事業者署名型署名
  • 充実のセキュリティで、多くの外部認定を受ける
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 外国語対応 外部連携 ワークフロー設定 印影登録 差戻し機能 期限通知 手書きサイン機能 アクセス・参照制限 マルチデバイス対応 テンプレート登録 取引先の電子署名不要 他サービス連携 英語対応 複数部署管理 紙契約書データ化 更新通知 担当者設定 承認フロー設定 スキャンデータの文字検索可 テンプレート管理 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の設定はありません
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム契約書管理システム

MyQuick

インフォコム株式会社

文書管理システム契約書管理システム

MyQuick

インフォコム株式会社

インフォコム株式会社のMyQuickは、文書管理、文書共有、文書検索など幅広い範囲をサポートする文書管理システムです。文書ファイルの保管だけではなく、文書の属性項目を定義した文書データベースを作成できるので検索しやすい仕組みになっています。電子契約サービスとの連携で、情報資産の共有も可能です。また、閲覧権限、登録権限などから組み合わせて操作権限を細かく設定できるため、組織構造を反映したグループ管理や、文書のアクセス制御が可能です。

  • さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索
  • 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ
  • 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 属性登録 属性検索 外部連携 レポート機能 ログイン連携 ワークフロー管理 文書編集 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 ページ閲覧者表示 契約書作成可 他サービス連携 更新通知 スキャンデータの文字検索可 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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文書管理システム契約書管理システム

クラウドサイン SCAN

弁護士ドットコム株式会社

文書管理システム契約書管理システム

クラウドサイン SCAN

弁護士ドットコム株式会社

弁護士ドットコム株式会社のクラウドサイン SCANは、紙のスキャンやデータのインポートを代行する文書管理サービスです。2022年時点で130万社以上もの企業に利用されています。スキャンやデータの入力が不要になるので、作業時間が大幅に短縮できるのが大きなメリットです。データ化後は、契約書の検索や日付管理などが行えます。契約締結日や自動更新の有無、部署名など様々な情報で検索することで目当ての契約書がすぐに見つかります。

  • 契約書のスキャン・データ入力の業務を代行
  • 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実
  • 導入から運用、書類返却までのスムーズな流れ
ソフト種別 なし 
基本的な機能 属性検索 OCR登録 契約書作成可 他サービス連携 自社システム連携 複数部署管理 紙契約書データ化 更新通知 AI自動管理 マルチデバイス対応 テンプレート管理 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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文書管理システム契約書管理システム

LegalForceキャビネ

株式会社LegalForce

文書管理システム契約書管理システム

LegalForceキャビネ

株式会社LegalForce

株式会社LegalForceのLegalForceキャビネは、適切な契約管理をサポートするAI文書管理システムです。AIが契約情報を自動で抽出し、管理台帳を作成したり、契約更新時期をアラートするなど、AI活用による高度な機能群が魅力のシステムです。AIは、国内トップの研究者機関出身者や米国大手テック出身者などが在籍する研究部門を設置し、契約書言語処理を中心とした要素技術の研究・開発を実施しているので技術には定評があります。

  • AIによる自動で手間のない管理台帳作成を実現
  • 全社での運用を可能にする、柔軟な閲覧権限管理
  • 更新期限の自動リマインドなど抜け漏れ回避の機能を搭載
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 属性登録 属性検索 外部連携 自動アーカイブ アクセス制限 OCR登録 変更点検知 契約書作成可 他サービス連携 英語対応 複数部署管理 担当者設定 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 リスク検出 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 1年
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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電子契約書契約書管理システム

ContractS CLM

ContractS株式会社

電子契約書契約書管理システム

ContractS CLM

ContractS株式会社

ContractS株式会社のContractS CLMは、三菱地所や日テレなどに利用されている電子契約書です。旧サービス名はホームズクラウドと呼ばれていました。紙、電子ともに全ての契約を一元化し、ガバナンスの強化だけでなく契約業務全体を効率化します。ContractS CLMを利用し、今まで14日間かかっていた契約業務を1日に短縮した事例も。契約書作成からレビュー、承認、締結までのフローを全て一元管理し、ワンストップで行えるようになります。

  • 法務相談を契約書に紐つけて管理可能、コンプライアンスリスクを回避
  • 最適な契約プロセスを自社向けにカスタマイズできる
  • 契約書のワークフローを柔軟に管理可能、効率化を進める
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 外国語対応 外部連携 一括承認 一括アップロード ワークフロー設定 印影登録 期限通知 操作ログ 押印機能 法務相談 コメント機能 アクセス・参照制限 シングルサインオン(SSO) テンプレート登録 契約書作成可 他サービス連携 一括作成・一括締結依頼 英語対応 複数部署管理 紙契約書データ化 担当者設定 承認フロー設定 テンプレート管理 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 1年
よく導入している業種
IT・情報通信不動産小売・流通
よく導入している企業の規模
101名-300名1,001名以上不明

この製品の導入事例掲載数9

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電子契約書契約書管理システム

マネーフォワード クラウド契約

株式会社マネーフォワード

電子契約書契約書管理システム

マネーフォワード クラウド契約

株式会社マネーフォワード

株式会社マネーフォワードのマネーフォワード クラウド契約は、簡単で始めやすいことが強みの電子契約書です。3ステップで電子契約を終わらせられるのが特徴で、契約書をアップロード、取引先情報を入力し、押印位置を指定し送信するだけで簡単に電子契約ができます。難しい操作が必要ないのでどのような企業にも浸透しやすく、また契約相手もスムーズに電子契約できます。2,980円から利用でき、基本料金で他のサービス製品が使えるため、バックオフィス全体を効率化可能です。

  • DX化を推進させるワークフロー機能も搭載
  • 管理機能によって、紙の契約と電子契約を一元管理できる
  • 電子契約に必要な機能だけでなく、アラート通知など便利な機能も
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 外部連携 ワークフロー設定 期限通知 シングルサインオン(SSO) 契約書作成可 他サービス連携 紙契約書データ化 更新通知 承認フロー設定 スキャンデータの文字検索可 テンプレート管理 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信
よく導入している企業の規模
21名-50名

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電子契約書契約書管理システム

BtoBプラットフォーム契約書

株式会社インフォマート

電子契約書契約書管理システム

BtoBプラットフォーム契約書

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート のBtoBプラットフォーム契約書は、60万社以上に導入され、20年以上の安心と実績を持つ、取引先の利用が無料の電子契約書です。産経デジタルやエイブル、野村證券など、さまざまな企業に導入されており、ブロックチェーン技術で契約内容の信用性と機密性を確保します。電子帳簿保存法改正に対応しており、法的効力のある安全な電子契約サービスです。ハンコと紙で行っていた契約を「電子契約」にきりかえ、電子署名とタイムスタンプで行い業務を円滑化します。

  • 最大5社間の電子契約を締結可能、相手側は利用が無料
  • 契約書類をクラウド上で保管・共有・契約できる
  • 電子帳簿保存法にも対応しており、充実したサポート体制
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 外部連携 一括アップロード 差戻し機能 押印機能 コメント機能 アクセス・参照制限 マルチデバイス対応 取引先の電子署名不要 契約書作成可 代理作成機能 紙契約書データ化 質問機能 担当者設定 スキャンデータの文字検索可 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
旅行・宿泊・飲食不動産小売・流通
よく導入している企業の規模
不明301名-1,000名

この製品の導入事例掲載数8

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契約書管理システムの6つの比較ポイント

契約書管理システムを導入しようと思っても、さまざまな製品があるため選定に悩む企業は多いでしょう。選定するときに比較すべきポイントは6つあります。自社にぴったりの契約書管理システムを選ぶために、しっかり確認していきましょう。

 

  • 導入形態
  • データ化の精度
  • 検索精度
  • 操作性
  • 機能の豊富さ
  • セキュリティの高さ

導入形態

契約書管理システムには、以下の2つの導入形態があります。

 

  • クラウド型:外部サーバーへアクセスし、サービスを利用する
  • オンプレミス型:自社で構築したサーバーにパッケージ製品を入れて利用する

 

クラウド型とオンプレミス型の違いは、以下の表の通りです。

クラウド型 オンプレミス型
接続方法 インターネットを利用する VPN回線で利用する
サーバー・構築運用 なし あり
導入コスト 安価 ネットワーク機器やサーバーの購入が必要
サービス利用料 安価 買い切りのため利用料は不要
外部からの接続 インターネットがあれば可能 不可
カスタマイズ性 サービスに合わせなければならない 自社の使いやすい形に合わせられる
セキュリティ性 低い 高い

クラウド型はサービスの提供を受けて利用できるため、社内でサーバーやネットワーク環境を整える必要がありません。契約後すぐにアクセスでき、サービス利用料を払うことで利用し続けることが可能です。

社内外問わず、外部サービスへ接続して利用します。そのため、セキュリティ性は低いと考える人もいますが、閲覧権限を設定したり運用ルールを定めたりすることで安全に使えます。

一方、オンプレミス型は社内にサーバーを構築し、ネットワーク接続することで利用できます。初期費用は一定かかるものの、買い切りのため利用料はかかりません。

基本的に社内で利用することが想定されており、外からアクセスする場合にはVPNで接続しなければなりません。その分セキュリティ性は高く、外部へ情報漏えいするリスクは低いです。

このように、それぞれにメリットとデメリットがあります。近年では、どこでも仕事できる環境を整えることを想定したクラウド型が人気です。自社の事情や使うシーンを考慮し、クラウド型・オンプレミス型どちらを選ぶべきか検討しましょう。

データ化の精度

紙の契約書をデータ化する頻度が高いのであれば、データ化の精度は重要なポイントです。たとえば、PDF形式で保存されれば良いのか、OCR機能で文字のデータ化までしたいのかといったところまで確認しましょう。

とくに、OCR機能は製品によって精度が大きく異なります。せっかくOCR機能が搭載されているのに、読み取りが甘いと結局手入力も必要です。二度手間となるため、データ化の精度は無料トライアルを活用してチェックすることをおすすめします。

検索精度

契約書の検索機能はどの製品にもついている機能です。契約相手、契約開始日、有効期限に加え、文字列でキーワード検索できることが一般的です。しかし、検索範囲がタイトルのみであるか、文章全体なのかによって大きな差があります。

検索結果をCSVで吐き出すことが可能な製品もあり、利便性に違いがあります。無料トライアルを活用し、どのような検索ができるのか確認しておくと失敗しません。

操作性

従業員の多くが触れる契約書管理システムは、操作性も確認すべきポイントです。まず、管理画面や操作画面を見て直感的に使いやすいかどうかを確認しましょう。

とくに、大企業の法務部門では年齢層が幅広いです。頻繁に人材配置が変わる場合、誰でもすぐに覚えられる操作性でなければ教育に時間がかかってしまいます。

直感的に使いづらいと思わせてしまうと、なかなか社内に定着しません。せっかく費用を払って契約書管理システムを導入したにもかかわらず、「従来の方がやりやすい」と思わせてしまうと、二重の管理方法ができてしまったり、余分なコストがかかったりします。

新しいことを始めるには、何かしら従業員の反発を受けるものです。しかし、「これなら便利」「使いやすい」と思ってもらえれば、従業員は自然に契約書管理システムに移行してくれるでしょう。

機能の豊富さ

1つのシステム導入で、複数のことができると効率的です。企業側のコスト負担が少ないうえに、従業員も1つのシステムを覚えるだけで済みます。

特にチェックしておきたい機能は、以下の通りです。

 

  • 更新期限の通知
  • 電子契約サービス
  • OCR機能

 

機能の有無はもちろんですが、機能の使いやすさを見るようにしましょう。たとえば、更新期限の通知の条件設定はできるのか、契約書ごとに通知ユーザーを定められるのかといった点です。

機能性の高さによって受けられる恩恵に違いが出てきます。必ず機能の豊富さと機能性について確認すれば、製品の選定で後悔することは少ないでしょう。

セキュリティの高さ

顧客情報を漏洩させないためにも、セキュリティの高さは考慮すべきポイントです。一般的に、契約書管理システムには以下のようなセキュリティ機能が搭載されています。

 

  • アクセス権限設定
  • ログ管理
  • 印刷・ダウンロード不可設定

 

ただし、製品によって設定できる細かさは異なります。当然、セキュリティ機能の高い製品を選ぶとコストは高くなりやすいです。そのため、どのようなセキュリティ機能をどれくらい備えているかを製品ごとに確認し、自社の求めるセキュリティ性を満たす製品を選びましょう。

契約書管理システムを導入するときの3つの注意点

契約書管理システムを活用するとコスト削減や業務効率向上に役立ちますが、導入の際には注意点もあることに留意しましょう。

契約書管理システムを導入するときの注意点は、以下の3つです。導入前に注意点を理解していれば、対策ができます。順番に確認しましょう。

 

  • 導入コストがかかる
  • 社内浸透に時間がかかる
  • セキュリティ面での心配が残る

導入コストがかかる

契約書管理システムの導入には一定の費用がかかります。クラウド型とオンプレミス型で発生するコストが異なるため比較しましょう。

クラウド型 オンプレミス型
初期費用 無料のサービスもあり、比較的安価。 サーバー構築・ネットワーク構築・パッケージ料など、高額になりやすい。

※パッケージ購入相場:〜30万円程度

利用料 月々利用する従業員数に応じて発生。
利用料相場:1ユーザー300〜500円/1ヶ月
買い切りのため、利用料は不要。

このように、クラウド型とオンプレミス型では発生する費用が異なるため、会計処理の方法も異なります。もちろん、機能面での比較も必要ですが、自社に合う料金体系であるかどうかも考慮しなければなりません。

どちらにせよ、導入コストには一定の費用が発生します。導入コストに見合うだけのメリットが得られるかどうかを慎重に判断しましょう。

社内浸透に時間がかかる

導入後、社内浸透に時間がかかります。契約書管理システムを活用すればすぐに契約書を検索したり、電子契約のための契約書作成・捺印をしたりできるようになりますが、すぐに従業員が使いこなせるとは限りません。導入直後から業務効率向上や経費削減の効果が出るわけではないため注意しましょう。

社内浸透を促すには、以下のことに気を配りましょう。

 

  • 見やすい・使いやすい製品を選ぶ
  • 操作や運用ルールの研修を行う
  • 二重管理にならないよう過去の契約書のデータ化をする

 

また、実際に使う頻度の高い法務担当者や管理部門には選定時から協力してもらうことをおすすめします。無料トライアルを活用して実際に操作してもらえば、同時に運用における課題の洗い出しもできます。

できるだけ早く効果を出すためにも、すばやく社内浸透できる工夫をしましょう。

セキュリティ面での心配が残る

契約書管理システムには、重要な契約書情報をたくさん登録します。セキュリティが十分でなければ、機密情報や取引情報、個人情報が社外に流出してしまいます。情報漏れは企業の信頼問題に関わるため、必ず防ぐべき課題です。

契約書管理システムのセキュリティリスクは、運用ルールによって下げられます。以下のような内容を運用ルールに含め、セキュリティ面の不安を払拭しましょう。

 

  • アクセス権限で閲覧・編集できる従業員を限定する
  • 操作ログをこまめに確認・保存する
  • ダウンロードや印刷ができないよう設定する

 

このような運用・設定をしていれば、万が一情報が流出した場合でも最終アクセスをした人物を特定できます。特定できることを周知しておくことで、不正の抑止力にもなります。

重要な情報を扱う契約書管理システムだからこそ、セキュリティ面で心配がない運用ルールを作成しましょう。

契約書管理システムを使って業務効率を改善しよう

契約書管理システムは、契約書を適切に管理するために欠かせないシステムです。社内の契約書をデータ化し、一元管理できます。社内全体の生産性が上がるうえに、テレワークやリモート環境の整備の後押しもしてくれます。

電子契約のついているタイプだと契約締結の際に必要な一連がシステム内でできるようになるため、より業務効率向上・コスト削減の効果が実感できるはずです。

まずは自社に必要な契約書管理システムのタイプを把握し、どのような機能があれば便利かを社内で検討しましょう。導入前には無料トライアルを活用し、自社の課題を解決してくれる製品を見つけてくださいね。

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