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【2024年・比較表あり】契約書管理システム19選|選定ポイントや導入メリットを徹底解説

この記事で解説すること

紙の契約書を管理するためにファイリングをしたり、過去の契約書を更新したりする作業にはさまざまな課題がありました。しかし、近年の契約書管理システムの登場により、総務担当の負担が大幅に軽減されています。

なかには契約書管理システムの導入にお悩みの企業もあるでしょう。契約書管理システムの役割や選定ポイントを知っておかなければ、自社に合わない製品を選んでしまう可能性があります。

本記事では、契約書管理システムの基本機能や役割、おすすめの製品についてご紹介します。導入のメリットや注意点にも言及しているため、ぜひ参考にしてください。

「契約書管理システム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • AI自動管理
    • マルチデバイス対応
    • テンプレート管理
    • 自動バージョン管理
    • 契約書作成可
    • 手書きの読み取り可
    • スキャンデータの文字検索可
    • 取引先の電子署名不要
    • 一括作成・一括締結依頼
    • 承認フロー設定
    • 更新通知
    • 質問機能
    • 英語対応
    • 紙契約書データ化
    • 他サービス連携
    • 変更点検知
    • 自社システム連携
    • 担当者設定
    • 代理作成機能
    • リスク検出
    • 複数部署管理
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料トライアル 要相談
スターター 9,980円/月額
備考
同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
ビジネス 49,800円/月額
備考
同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
制限なし
OPTIM Contractの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
intra-mart Procurement Cloud 契約ライフサイクル管理の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 55,000円~/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お試しPlan 0円
備考
アカウント数は3つまでで、ドキュメント数は30までです。
スタータープラン 60,000円~/月額
備考
ドキュメント数は無制限です。
企業規模や課題に合わせて最適なプランをご提案します。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
12か月~
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料プラン 0円
備考
本格導入に向けて使いやすさを体感したい方におすすめのプランです。毎月の送信数は1通までで、アカウント数は1です。
Lightプラン 4,980円/月額
備考
毎月の送信数が50通までの方におすすめのプランです。アカウント数は1です。
Light Plusプラン 19,800円/月額
備考
文書の一括作成・送信ができ、送信数に上限がないプランです。アカウント数は6です。
Pro/Pro Plusプラン 50,000円~/月額
備考
ワークフローで内部統制もしっかりしたプランです。アカウント数は要相談です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
プラン1 300円/締結1件
備考
当事者型【実印版】締結料です。3件/月まで無料です。別途、電子証明書発行料が発生します。
プラン2 100円/送信1件
備考
立会人型・事業者署名型【認印版】送信料です。10件/月まで無料です。
プラン3 10,000円/月額
備考
PDFが添付された文書データ管理料です。左記は5,000件ごとの料金です。累計10件まで無料です。
最低利用期間の設定はありません
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
スタンダードプランは300,000円、
MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。
スタータープラン 20,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。
スタンダードプラン 70,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。
プレミアムプラン 要相談
備考
MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。
MyQuickオンプレミス 150,000円~/月額
備考
MyQuickオンプレミス版です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
初回時に行う、契約書手動補正件数により異なります。
ライセンス費用 要相談
備考
契約書の年間アップロード件数によって異なります。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
プランによって変動いたします。
Standard 100 要相談
備考
アカウント数は100、年間契約数は300件までとなっております。
Standard 300 要相談
備考
アカウント数は300、年間契約数は600件までとなっております。
Standard 500 要相談
備考
アカウント数は500、年間契約数は900件までとなっております。
Professional 要相談
備考
アカウント数、年間契約数は要お見積りです。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
パーソナルミニ 800円/月額
備考
個人向けのプランです。
副業などで確定申告をする必要のある方におすすめです。
パーソナル 980円/月額
備考
個人向けのプランです。
自営業、個人事業主として
確定申告をする必要のある方におすすめです。
1か月無料となっております。
パーソナルプラス 2,980円/月額
備考
個人向けのプランです。
確定申告の操作が不安で
電話サポートを受けたい方におすすめです。
小規模事業者向け スモールビジネス 2,980円/月額
備考
法人向け(30名以下の方)のプランです。
部門管理が不要な企業や、請求業務の少ない小規模事業者向けプランです。
中小企業向け ビジネス 4,980円/月額
備考
法人向け(30名以下の方)のプランです。
バックオフィス業務全般を効率化したい、中小企業向けプランです。
IPO準備・中堅〜上場企業向け 要相談
備考
法人向け(30名以下の方)のプランです。
別途ご案内いたします。
小規模〜中小企業向け 機能制限版 2,980円~/月額
備考
法人向け(31名以上の方)のプランです。
お得に電子契約に対応したプランです。
IPO準備・中堅〜上場企業向け フル機能版 要相談
備考
法人向け(31名以上の方)のプランです。
書類の一元管理・システム連携に対応プランです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
フリープラン 0円
備考
まずはお試しを希望される方向けのプランです。
シルバープラン 10,000円~/月額
備考
電子契約機能のみでスタートしたい方向けのプランです。
ゴールドプラン 30,000円~/月額
備考
電子契約機能だけでなく
保管機能を利用したい方向けのプランです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要お問い合せ
備考
詳細は別途お問い合わせください。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /

価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!

目次

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、契約書を適切に管理するために必要な機能を搭載したシステムです。企業内にある契約書の内容をデータ化し、一元管理できます。

契約書を紙で印刷し、ファイリングして倉庫に保管している企業はまだまだ少なくありません。どこに保管しているか、いつ契約期限を迎えるのかをエクセル台帳で管理する企業もあるでしょう。しかし、従来の契約書管理方法だと以下のような問題が発生しやすいです。

  • 入力漏れ
  • 契約期限・更新時期の見逃し
  • 検索に時間がかかる
  • 管理スペースが必要

そこで、契約書管理システムを活用することで、属人的な管理による課題を改善します。管理コストを削減でき、業務効率改善に繋げられます。

契約書管理システムの主な機能

契約書管理システムの主要な機能は5つあります。契約書管理システムでできることを知れば、利便性を理解できるはずです。契約書管理システムの機能について、具体的に見ていきましょう。

  1. 紙の契約書の電子化
  2. 契約書管理台帳の情報の入力
  3. 契約書の検索エンジン
  4. 契約書の更新期限の通知
  5. 契約書のバージョン管理

1.紙の契約書の電子化

紙の契約書の電子化ができます。PDF形式で保存できるものから、OCR機能で文字をデータ化するものまで幅広く提供されています。OCR機能とは、「Optical Character Recognition」の略で、紙に印刷された文字を読み取ってテキストデータに変換する機能です。読み取った情報から契約日や更新日を自動で入力してくれるため、管理がとても楽になります。

また、郵送により膨大な書類をスキャン・データベース化してくれたり、社外に持ち出せない書類を出張でスキャンしてくれるサービスもあります。社内の契約書を一度に契約書管理システムに移行させたい場合におすすめです。

2.契約書管理台帳の情報の入力

契約書をシステムにアップロードすれば、以下のことを読み取って自動的に契約書管理台帳へ入力してくれる機能があります。

  • 契約書のタイトル
  • 契約書の締結相手
  • 契約締結日
  • 契約開始日および終了日
  • 契約期限・更新日
  • 自動更新の有無
  • 契約更新拒絶期限

いままでのExcelによる管理台帳だと、手入力のため時間と手間がかかることを問題視していた法務担当の方は多いのではないでしょうか。しかし、契約書管理システムなら自動でデータベース化してくれるため、時間削減と入力ミス防止に繋がります。

3.契約書の検索エンジン

Excelの管理台帳からでは、契約書のタイトルや契約日、締結相手など限られた情報でしか検索できません。しかし契約書管理システムの全文検索エンジンを使えば、「この条文を使った契約書」といった曖昧な検索条件や「〇〇会社の▲▲サービスについての1年前の契約書」といった詳細な絞り込み条件で、目的の契約書類を探し出せます。

さらに契約書管理システムの検索エンジンで目的の契約書を見つけたら、ワンクリックで全文を確認できるため、どのファイルに綴じられているかを確認し文書管理スペースからファイルを探し出す作業が不要になります。

4.契約書の更新期限の通知

契約書管理システムを使えば、更新期限が近づくタイミングでアラート通知してくれます。システム起動時やメールなど、通知方法は製品によってさまざまです。アラート通知は、以下の項目をカスタマイズできます。

  • 通知頻度
  • 通知回数
  • 通知条件
  • 通知先の指定

紙の契約書管理で起こりやすい更新期限の見逃しを防止し、知らない間に契約終了となっていた、契約終了したかったのに自動更新してしまっていたといった事態を防ぐことができます。

5.契約書のバージョン管理

操作ログや承認履歴を残せるバージョン管理機能も契約書管理システムの基本機能の1つです。万が一、誤って削除してしまったり間違って加筆してしまったりしても、過去のバージョンを復元することができます。多くの契約書を管理していると、ファイル名や更新日時だけで最新版を判断することは難しいです。契約書管理システムであれば、同一の契約書の最新版を常に表示してくれます。

また、不正・改ざんの防止のためにタイムスタンプを付与することが電子帳簿保存法で定められています。電子帳簿保存法に対応したシステムを選定することで法令順守を強化することができます。

契約書管理システムの4つのタイプと各タイプのおすすめ製品紹介

契約書管理システムと一括りに言いますが、何を得意とするかによって以下の4つのタイプに分けられます。自社の求める契約書管理システムがどのタイプに当てはまるのか、確認しましょう。

  1. 契約書のデータ管理メインのタイプ
  2. 電子契約メインのタイプ
  3. 紙の契約書の対応もできるタイプ
  4. ほかの文書管理の対応もできるタイプ

1.契約書のデータ管理メインのタイプ

契約書のデータ管理を効率的に行うための機能が充実しているタイプです。メイン機能には、以下のようなものが挙げられます。

  • スキャンデータから情報を読み取る
  • PDFデータから自動で項目を読み取る
  • 契約書を自動でリスト化する
  • 期限管理ができる

このように入力や検索などの機能がメインです。契約書の量が多くて管理しきれないといった悩みを解決してくれるため、管理台帳入力や契約書検索の時間削減を目指す企業に向いています。

契約書のデータ管理に強みを持つおすすめ製品3選

  • LAWGUE
  • Hubble
  • intra-mart Procurement Cloud 契約ライフサイクル管理
  • 契約書管理システム

    FRAIM株式会社の提供している「LAWGUE」は、契約文書の作成・共有・管理を関係者が共通環境で完結することができるクラウド型サービスです。過去文書をアップロードするだけでデータベース化され、AIのサポートによる様々な検索機能、体裁の自動補正などの編集アシスト、クラウド上でのコミュニケーション等により、ワンストップで従来の文書業務における非効率な作業をなくします。また、英文翻訳や、外部ナレッジとの連携機能を利用することもできます。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 契約書管理システム

    株式会社Hubble(ハブル)のHubbleは、契約書の作成から管理までを行える契約書管理クラウドです。さまざまなコミュニケーションツールや電子締結サービスとも連携しながら、バージョン管理、差分チェックなどの契約業務を効率化できます。契約書締結までの共同作業を、飛躍的にスピードアップさせます。締結後の期限管理や検索機能も充実していて、契約データベースとしても活躍。契約に関わる業務を一本化し、あなたの仕事を強力にサポートします。

    サポート メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 株式会社NTTデータ イントラマートのintra-mart Procurement Cloudは、契約書の作成から修正・承認、捺印・締結、そして保管・管理まで、契約書の全ライフサイクルを支援するサービスです。このプラットフォームを利用することで、メールでのやり取りやリーガルチェックによる契約締結の経緯における不明点を解消できます。また、契約書の探索を難しさから解放し、関連性を考慮した保管と効果的な文書探索を実現します。

    サポート メール
    トライアル 無し
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし

2.電子契約にも強みを持つタイプ

データ管理だけでなく、電子契約に対応しているタイプです。このタイプだと、契約書にまつわる以下のようなことができます。

  • 契約書の作成
  • 電子契約の締結
  • 締結後の契約書管理

契約書に関する一連の流れを1つのシステム上で完結できます。そのため、契約書周りを一式デジタル化したいと考えている企業におすすめです。

電子契約にも強みを持つおすすめ製品3選

  • OPTIM Contract
  • ContractS CLM
  • ジンジャーサイン
  • 文書管理システム AI OCR 契約書管理システム

    株式会社オプティムのOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 電子契約書 契約書管理システム

    ContractS株式会社のContractS CLMは、三菱地所や日テレなどに利用されている電子契約書です。旧サービス名はホームズクラウドと呼ばれていました。紙、電子ともに全ての契約を一元化し、ガバナンスの強化だけでなく契約業務全体を効率化します。ContractS CLMを利用し、今まで14日間かかっていた契約業務を1日に短縮した事例も。契約書作成からレビュー、承認、締結までのフローを全て一元管理し、ワンストップで行えるようになります。

    サポート 電話 メール チャット
    トライアル 有り
    最低利用期間 1年
  • 文書管理システム 電子契約書 契約書管理システム

    jinjer株式会社のジンジャーサインは、簡単操作で使いやすい電子契約サービスです。押印などの契約業務をオンライン上で完結できます。Adobe社が認定するルート証明書での署名が可能な信頼性に加え、最短1分で契約書が送付できます。また、安心安全なセキュリティや、導入から運営に対する手厚いサポートも魅力です。通常の契約書以外にも秘密保持契約書、社内用の誓約書、納品書、検収書、雇用契約書などで利用できます。

    サポート 電話 メール チャット
    トライアル 有り
    最低利用期間 12か月~

3.紙の契約書の対応もできるタイプ

効率的なスキャン機能を活用して紙の契約書にも対応できるタイプです。すでに社内に多くの紙の契約書が保管されている場合、すべてをスキャンして電子化する作業は大変です。また、取引先によっては紙の契約書に対応しなければならないケースもあるでしょう。

そこで、紙の契約書を簡単にスキャンし、電子データとして管理できるタイプであれば大きな手間がかかりません。なかには、既存の管理方法からシステム化する際に、膨大な紙ベースの契約書のスキャンを代行してくれるサービスもあります。過去の契約書もすべてデータ化したい企業におすすめです。

紙の契約書のスキャン・管理にも強みを持つ製品3選

  • OPTIM Contract
  • ConPass
  • クラウドサイン SCAN
  • 文書管理システム AI OCR 契約書管理システム

    株式会社オプティムのOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 契約書管理システム

    株式会社日本パープルのConPassは、契約書管理クラウドサービスです。管理項目の自動抽出やタスク管理機能により契約業務で発生するあらゆる手間を削減し、リスク管理を強化するサービスです。契約書の作成から電子契約、締結後の文書管理に至るまで契約業務に必要な機能をパッケージでご提供いたします。ひとり法務の手間を減らし、契約書管理業務の効率化を実現し、締結中、締結済み契約書におけるリスク管理の強化でき、電子契約と紙の契約書を一元管理ができます

    サポート メール
    トライアル 無し
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    弁護士ドットコム株式会社のクラウドサイン SCANは、紙のスキャンやデータのインポートを代行する文書管理サービスです。250万社以上もの企業に利用されています。スキャンやデータの入力が不要になるので、作業時間が大幅に短縮できるのが大きなメリットです。データ化後は、契約書の検索や日付管理などが行えます。契約締結日や自動更新の有無、部署名など様々な情報で検索することで目当ての契約書がすぐに見つかります。

    サポート メール
    トライアル 無し
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし

4.契約書以外の文書管理の対応もできるタイプ

契約書以外の文書の管理にも対応できるタイプです。たとえば、以下のような書類も電子化できます。

  • 見積書
  • 納品書
  • 請求書
  • 履歴書
  • 稟議書
  • 報告書
  • 社内ルール・マニュアル

あらゆる社内文書を一元管理できれば、さらなる経費の削減やペーパーレス化を後押しします。法務担当以外にも、管理部門・総務部門・営業部門などで業務効率の改善を目指せます。

契約書以外の文書管理にも強みを持つ製品3選

  • MyQuick
  • 楽々Document Plus
  • LegalForceキャビネ
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    インフォコム株式会社のMyQuickは、文書管理、文書共有、文書検索など幅広い範囲をサポートする文書管理システムです。文書ファイルの保管だけではなく、文書の属性項目を定義した文書データベースを作成できるので検索しやすい仕組みになっています。電子契約サービスとの連携で、情報資産の共有も可能です。また、閲覧権限、登録権限などから組み合わせて操作権限を細かく設定できるため、組織構造を反映したグループ管理や、文書のアクセス制御が可能です。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    住友電工情報システム株式会社の楽々Document Plusは、800社以上の導入実績があり、さまざまな業種や用途で利用されている文書管理システムです。紙文書の抱える問題点や、ファイルサーバーによる電子文書の管理が抱えるセキュリティ問題などを解決し、自社の設定した権限のもと文書管理・活用が可能になります。ペーパーレス化の実現だけでなく、社内の業務効率の向上、テレワークのサポートにもつながります。

    サポート メール
    トライアル 無し
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    株式会社LegalOn TechnologiesのLegalForceキャビネは、適切な契約管理をサポートするAI契約書管理システムです。AIが契約情報を自動で抽出し、管理台帳を作成したり、契約更新時期をアラートするなど、AI活用による高度な機能群が魅力のシステムです。AIは、国内トップの研究者機関出身者や米国大手テック出身者などが在籍する研究部門を設置し、契約書言語処理を中心とした要素技術の研究・開発を実施しているので技術には定評があります。

    サポート 電話 メール チャット
    トライアル 有り
    最低利用期間 1年

契約書管理システムを導入するメリット

契約書管理システムを導入すれば、どのように社内が良くなるのか具体的にイメージするためにはメリットを知る必要があります。契約書管理システムを導入するメリットは、以下の4つです。メリットを知れば、導入に前向きな気持ちになれるはずです。順番に確認しましょう。

  1. 契約書を探す時間が省略できる
  2. リスクマネジメントができる
  3. 紙・印刷・切手のコスト削減ができる
  4. テレワーク実現の後押しができる

1.契約書を探す時間が省略できる

契約書管理システムの検索機能を使えば、必要な契約書をすぐに見つけられます。検索後、ワンクリックで目的の契約書の全文を確認できるため、席を立ったり、時間をかけて探したりする必要がありません。

紙媒体で保管しなければならない文書があっても、スキャンで取り込んでおくことで管理が可能です。「書類を探す」といった無駄な時間を削減することで、本業に集中できるようになるでしょう。

2.リスクマネジメントができる

紙での保管と比べ、契約書管理システムでの情報管理はあらゆるリスクを軽減します。

まず、情報漏えい防止やプライバシー保護の観点においてメリットがあります。誰でも入れる書類倉庫は、誰でも契約書を持ち出せてしまう環境です。契約書は機密性の高い情報が詰まっているため、情報漏えいは企業にとって大きなダメージです。取引先との信用問題にも関わるため、外部流出は避けなくてはなりません。

また、災害による紙の紛失も防げます。近年の大雨や台風による被害は大きく、床上浸水に合う企業は少なくありません。もちろん、地震による建物倒壊も書類を紛失する原因の1つです。契約書を紙だけでなくデータでも保管できていれば、災害が起きても滞りなく業務を進めることができます。

3.紙・印刷・切手のコスト削減ができる

紙の契約書で必要だった、紙・印刷・切手にかかるコストの削減が可能になります。とくに電子契約機能であれば、契約のために出社すたり郵送したりするコストを削減できるだけでなく電子契約における印紙税の納税も不要になります。

さらに紙の保管スペースの削減も可能なため、事務所内の有効活用も可能になります。保管スペースのために事務所や倉庫を借りている場合、大幅な固定費カットに繋がります。

4.テレワーク実現の後押しができる

クラウド型の契約書管理システムであれば、テレワーク実現の後押しができます。紙の契約書だと内容の確認や締結のために会社に行く必要がありますが、契約書管理システムなら自宅やコワーキングスペースからでも業務の遂行が可能です。

テレワーク・リモートワークが広く認知されて久しいですが、まだまだバックオフィスは「出社して仕事するもの」という固定概念が残っています。しかし、契約書管理システムを使えば、出社せずとも遂行できる業務が増えるためテレワーク実現を後押ししてくれるでしょう。

クラウド型の契約書管理システムは、テレワークの需要以外にも出張先や別拠点からの契約書締結・閲覧・編集を可能とします。

契約書管理システムを導入するデメリット

契約書管理システムを活用するとコスト削減や業務効率向上に役立ちますが、導入の際にはデメリットもあることに留意しましょう。

契約書管理システムを導入するときのデメリットは、以下の3つです。導入前にデメリットを理解していれば、対策ができます。順番に確認しましょう。

  1. 導入コストがかかる
  2. 社内浸透に時間がかかる
  3. セキュリティ面での心配が残る

1.導入コストがかかる

契約書管理システムの導入には一定の費用がかかります。クラウド型とオンプレミス型で発生するコストが異なるため比較しましょう。

クラウド型 オンプレミス型
初期費用 無料のサービスもあり、比較的安価。 サーバー構築・ネットワーク構築・パッケージ料など、高額になりやすい。

※パッケージ購入相場:〜30万円程度

利用料 月々利用する従業員数に応じて発生。
利用料相場:1ユーザー300〜500円/1ヶ月
買い切りのため、利用料は不要。

このように、クラウド型とオンプレミス型では発生する費用が異なるため、会計処理の方法も異なります。もちろん、機能面での比較も必要ですが、自社に合う料金体系であるかどうかも考慮しなければなりません。

どちらにせよ、導入コストには一定の費用が発生します。導入コストに見合うだけのメリットが得られるかどうかを慎重に判断しましょう。

2.社内浸透に時間がかかる

導入後、社内浸透に時間がかかります。契約書管理システムを活用すればすぐに契約書を検索したり、電子契約のための契約書作成・捺印をしたりできるようになりますが、すぐに従業員が使いこなせるとは限りません。導入直後から業務効率向上や経費削減の効果が出るわけではないため注意しましょう。

社内浸透を促すには、以下のことに気を配りましょう。

  • 見やすい・使いやすい製品を選ぶ
  • 操作や運用ルールの研修を行う
  • 二重管理にならないよう過去の契約書のデータ化をする

実際に使う頻度の高い法務担当者や管理部門には選定時から協力してもらうのもおすすめです。無料トライアルを活用して実際に操作してもらえば、同時に運用における課題の洗い出しもできます。

できるだけ早く効果を出すためにも、すばやく社内浸透できる工夫をしましょう。

3.セキュリティ面での心配が残る

契約書管理システムには重要な契約書情報を多く登録しますが、セキュリティが十分でなければ機密情報や取引情報、個人情報が社外に流出してしまいます。情報漏れは企業の信頼問題に関わるため、必ず防ぐべき課題です。

契約書管理システムのセキュリティリスクは、運用ルールによって下げられます。以下のような内容を運用ルールに含め、セキュリティ面の不安を払拭しましょう。

  • アクセス権限で閲覧・編集できる従業員を限定する
  • 操作ログをこまめに確認・保存する
  • ダウンロードや印刷ができないよう設定する

このような運用・設定をしていれば、万が一情報が流出した場合でも最終アクセスをした人物を特定できます。特定できることを周知しておくことで、不正の抑止力にもなります。

重要な情報を扱う契約書管理システムだからこそ、セキュリティ面で心配がない運用ルールを作成しましょう。

契約書管理システムの選定ポイント

契約書管理システムを導入しようと思っても、さまざまな製品があるため選定に悩む企業は多いでしょう。選定するときに比較すべきポイントは6つあります。自社にぴったりの契約書管理システムを選ぶために、しっかり確認していきましょう。

  1. 導入形態
  2. データ化の精度
  3. 検索精度
  4. 操作性
  5. 機能の豊富さ
  6. セキュリティの高さ

1.導入形態

契約書管理システムには、以下の2つの導入形態があります。

  • クラウド型:外部サーバーへアクセスし、サービスを利用する
  • オンプレミス型:自社で構築したサーバーにパッケージ製品を入れて利用する

クラウド型とオンプレミス型の違いは、以下の表の通りです。

クラウド型 オンプレミス型
接続方法 インターネットを利用する VPN回線で利用する
サーバー・構築運用 なし あり
導入コスト 安価 ネットワーク機器やサーバーの購入が必要
サービス利用料 安価 買い切りのため利用料は不要
外部からの接続 インターネットがあれば可能 不可
カスタマイズ性 サービスに合わせなければならない 自社の使いやすい形に合わせられる
セキュリティ性 低い 高い

クラウド型はサービスの提供を受けて利用できるため、社内でサーバーやネットワーク環境を整える必要がありません。契約後すぐにアクセスでき、サービス利用料を払うことで利用し続けることが可能です。社内外問わず、外部サービスへ接続して利用します。そのため、セキュリティ性は低いと考える人もいますが、閲覧権限を設定したり運用ルールを定めたりすることで安全に使うことができます。

一方、オンプレミス型は社内にサーバーを構築し、ネットワーク接続することで利用できます。初期費用は一定かかるものの、買い切りのため利用料はかかりません。基本的に社内で利用することが想定されており、外からアクセスする場合にはVPNで接続しなければなりません。その分セキュリティ性は高く、外部へ情報漏えいするリスクは低いです。

このように、それぞれにメリットとデメリットがあります。近年では、どこでも仕事できる環境を整えることを想定したクラウド型が人気です。自社の事情や使うシーンを考慮し、クラウド型・オンプレミス型どちらを選ぶべきか検討しましょう。

2.データ化の精度

紙の契約書をデータ化する頻度が高いのであれば、データ化の精度は重要なポイントです。たとえば、PDF形式で保存されれば良いのか、OCR機能で文字のデータ化までしたいのかといったところまで確認しましょう。

とくに、OCR機能は製品によって精度が大きく異なります。せっかくOCR機能が搭載されているのに、読み取りが甘いと結局手入力も必要です。二度手間となるため、データ化の精度は無料トライアルを活用してチェックすることをおすすめします。

3.検索精度

契約書の検索機能はどの製品にもついている機能です。契約相手や契約開始日、有効期限に加え、文字列でキーワード検索できることが一般的です。しかし検索範囲がタイトルのみであるか、文章全体なのかによって大きな差があります。

検索結果をCSVで出力できる製品もあり、利便性に違いがあります。無料トライアルを活用し、どのような検索ができるのか確認しておくと安心です。

4.操作性

従業員の多くが触れる契約書管理システムは、操作性も確認すべきポイントです。まず、管理画面や操作画面を見て直感的に使いやすいかどうかを確認しましょう。特に大企業の法務部門では年齢層が幅広いため、頻繁に人材配置が変わる場合、誰でもすぐに覚えられる操作性でなければ教育に時間がかかってしまいます。

直感的に使いづらいと思わせてしまうと、なかなか社内に定着しません。せっかく費用を払って契約書管理システムを導入したにもかかわらず、「従来の方がやりやすい」と思わせてしまうと、二重の管理方法ができてしまったり、余分なコストがかかったりします。

新しいことを始めるには、何かしら従業員の反発を受けるものです。しかし、「これなら便利」「使いやすい」と思ってもらえれば、従業員は自然に契約書管理システムに移行してくれるでしょう。

5.機能の豊富さ

1つのシステム導入で、複数のことができると効率的です。企業側のコスト負担が少ないうえに、従業員も1つのシステムを覚えるだけで済みます。

特にチェックしておきたい機能は、以下の通りです。

  • 更新期限の通知
  • 電子契約サービス
  • OCR機能

機能の有無はもちろんですが、機能の使いやすさを見るようにしましょう。たとえば、更新期限の通知の条件設定はできるのか、契約書ごとに通知ユーザーを定められるのかといった点です。

必ず機能の豊富さと機能性について確認し、自社に最も適した製品を選定しましょう。

6.セキュリティの高さ

顧客情報を漏洩させないためにも、セキュリティの高さは考慮すべきポイントです。一般的に、契約書管理システムには以下のようなセキュリティ機能が搭載されています。

  • アクセス権限設定
  • ログ管理
  • 印刷・ダウンロード不可設定

ただし、製品によって設定できる細かさは異なります。当然、セキュリティ機能の高い製品を選ぶとコストは高くなりやすいです。そのため、どのようなセキュリティ機能をどれくらい備えているかを製品ごと確認し、自社の求めるセキュリティ性を満たす製品を選びましょう。

契約書管理システム19選を徹底比較

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製品のおすすめポイント

  • カテゴリ別で分類したチャット機能で行うリーガルチェック
  • 紙も電子も一元管理で契約書のデジタル化、効率化
  • ダッシュボードにより締結中の契約がどの段階にいるかが明確に

文書管理システムAI OCR契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • AIが自動で、契約書の管理台帳を作成
  • スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化
  • 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能
  • セキュリティ対策も万全

文書管理システム契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い
  • 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性
  • あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い

契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 見たいと思った文書を、AIが先回りして発見します!
  • 文書内のインデントのズレを全て自動補正する機能
  • 社内で回覧する際の便利な機能により、無駄な業務をなくします

勤怠管理システム請求書作成ソフト契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 有給・経費の申請をボタン一つで、申請内容も一覧表示し、簡単確認
  • 請求書を自動作成し、送付もワンクリックでメール送信
  • 契約期間を自動で一覧化し、契約更新に掛かるコストを大幅削減

文書管理システム文字起こしソフトナレッジマネジメントシステム電子契約書契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • Legaledgeで契約書のマネジメント業務とドキュメンテーション業務をシームレスに連携
  • 契約書情報を自動で解析してデータ化
  • 契約書のレビュー・作成をより快適に

契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 紙の契約書に触れずに契約が作成&締結できる
  • あらゆる契約書をクラウド上で一元管理できる
  • アナログな業務をデジタル化し、多様な働き方を実現できる

契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • オフィスペースを最適化、キャビネットを減らせます
  • 電子化は必要な分だけで済むため、電子化にかかるコストを大幅に削減
  • 契約書管理のルールが統一でき、確認・検索の無駄な工数が削減

契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • ひとり法務の手間を減らし、契約書管理業務の効率化を実現
  • 締結中、締結済み契約書におけるリスク管理の強化
  • いままでの紙の契約書と電子契約を一元管理できます

契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 契約業務のフローを最適化、案件の抜け漏れを防ぎます
  • 契約書の全ての情報がストック、情報の一元管理
  • 契約情報も管理でき、さまざまなAPIとも連携できます

文書管理システム電子契約書契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 電子契約に必要な機能を多く揃えた、信頼性の高いサービス
  • 堅牢なセキュリティで、 契約書データを安全に管理・保存
  • 設計から導入、運用まで充実したサポートを提供

電子契約書契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 文書のテンプレート登録やクラウド上で完結するワークフローにより業務を効率化
  • タイムスタンプの付与など信頼性が担保された契約の締結
  • 外部からの不正なアクセスを防ぐための多重の予防措置

電子契約書契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 既存の「紙の書面契約」と「電子契約書」を簡単に一元管理
  • 電子証明書を利用した当事者型署名と、メール認証による立会人型・事業者署名型署名
  • 充実のセキュリティで、多くの外部認定を受ける

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製品のおすすめポイント

  • さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索
  • 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ
  • 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限

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製品のおすすめポイント

  • 契約書のスキャン・データ入力の業務を代行
  • 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実
  • 導入から運用、書類返却までのスムーズな流れ

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製品のおすすめポイント

  • AIによる自動で手間のない管理台帳作成を実現
  • 全社での運用を可能にする、柔軟な閲覧権限管理
  • 更新期限の自動リマインドなど抜け漏れ回避の機能を搭載

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製品のおすすめポイント

  • 法務相談を契約書に紐つけて管理可能、コンプライアンスリスクを回避
  • 最適な契約プロセスを自社向けにカスタマイズできる
  • 契約書のワークフローを柔軟に管理可能、効率化を進める

電子契約書契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • DX化を推進させるワークフロー機能も搭載
  • 管理機能によって、紙の契約と電子契約を一元管理できる
  • 電子契約に必要な機能だけでなく、アラート通知など便利な機能も

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製品のおすすめポイント

  • 最大5社間の電子契約を締結可能、相手側は利用が無料
  • 契約書類をクラウド上で保管・共有・契約できる
  • 電子帳簿保存法にも対応しており、充実したサポート体制

契約書管理システムを業務に活用した導入事例2選


経営課題の解決に最も有効なサービスを探すためには、実際に導入した企業の事例を参考にすることも大切です。以下では契約書管理システムを導入した企業の事例を紹介します。

  • 事例1:株式会社U-NEXTにおけるLAWGUEの導入事例
  • 事例2:カシオ計算機株式会社におけるHubbleの導入事例

事例1:株式会社U-NEXTにおけるLAWGUEの導入事例

一つ目の事例は、株式会社U-NEXTにおけるLAWGUEの導入事例です。株式会社U-NEXTでは、映画・音楽・電子書籍など各種コンテンツの配信サービス提供にあたり数百社とのライセンス契約を締結している中、配信システム改修のタイミングで契約書を全て締結し直すという大規模なプロジェクトにLAWGUEを活用しました。

特に契約書のファーストドラフトを作成する際にLAWGUEの機能が活躍しました。やりたいことに最も近い過去の類似契約書をベースにして、追加の条項を「条項検索」や「類似条項検索」で足していき大枠を作ることができます。さらに内容に漏れがないかチェックをしながら、条数の揃えなどをきれいに整えていくことで作成時間の削減が可能になりました。また、LAWGUEと既存の文書システムとの併用で、契約書・規約のファーストドラフト作成時間が50%短縮され、大幅なコストカットも実現しました。

参照:株式会社U-NEXT – 導入事例 – LAWGUE

事例2:カシオ計算機株式会社におけるHubbleの導入事例

二つ目の事例は、カシオ計算機株式会社におけるHubbleの導入事例です。電子機器や楽器の製造を行うカシオ計算機株式会社では、契約業務のフローとして事業部から依頼書と契約書のデータがメールに添付されて、法務共有アドレス宛に依頼が来ます。部内レビューの際にHubbleを活用し、業務効率化を実現しました。

以前は修正案作成の際、変更履歴が一つになるようにWordのユーザー名を全て統一していましたが、誰が修正したのかわからなくなるため、わざわざWord本文にマーキングし説明を書いたメールを送っていました。Hubbleを導入することで、ドキュメントの見やすさを保ちつつ修正者が誰かもはっきりわかるため、こういった煩雑さから全て解放されたといいます。

また、相手方とのやりとり回数が重なり履歴がわかりにくくなるという事態も防げるようになったため、Word内の差分の比較も行いやすくなりました。Hubbleのコメント機能により、月間で約300件のメール削減に成功するなど、日常の小さいストレスが一気に解消されたといいます。

参照:月300件のメールから解放、CASIOの法務部を大公開!|Hubble(ハブル) – 契約書管理クラウドサービス

契約書管理システムを使って業務効率を改善しよう

契約書管理システムは、契約書を適切に管理するために欠かせないシステムです。社内の契約書をデータ化し、一元管理できます。社内全体の生産性が上がるうえに、テレワークやリモート環境の整備の後押しもしてくれます。

電子契約のついているタイプだと契約締結の際に必要な一連がシステム内でできるようになるため、より業務効率向上・コスト削減の効果が実感できるはずです。

まずは自社に必要な契約書管理システムのタイプを把握し、どのような機能があれば便利かを社内で検討しましょう。導入前には無料トライアルを活用し、自社の課題を解決してくれる製品を見つけてくださいね。

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