テレビ会議システムとは

テレビ会議システムとは、リモートでのビジネス会議や、遠隔地とのコミュニケーションを容易にするためのシステムです。ビデオカメラやマイク、スピーカー、ディスプレイなどの機器を利用し、ネットワークを介して音声や映像を送受信することができます。

スピード感を求められる昨今のビジネスシーンでテレビ会議システムは重要なツールです。セキュリティの高さや安定した通信品質により、無料のWeb会議システムからの乗り換えや、本格的にオンライン会議の導入を検討している企業から注目されています。

テレビ会議システムとWeb会議システムの違い

テレビ会議とWeb会議は混同されがちですが、用途や特徴が異なります。最も大きな違いは使用する通信機器です。テレビ会議に特化した通信機器を複数人で使うか、個々のデバイスで通信するかの違いがあります。

テレビ会議システムとWeb会議システムの特徴を、以下の表に詳しくまとめました。

テレビ会議システムは、専用機器で映像や音声をデジタルデータに変換し、少ないデータ量で高品質な映像・音声を送るためにデータの圧縮・復元を行います。通信の乱れや遅延が少ないため、日常的な会議からセレモニーまであらゆる使い方に対応できます。

一方、Web会議システムは、各自のパソコンのスペックやネットワーク環境に左右されやすく、映像・音声が乱れやすいです。簡単な日常的な打ち合わせには適しているものの、式典や役員会議といった場面には向いていません。

テレビ会議システムを選ぶ際の比較ポイント6つ

どのような基準でテレビ会議システムを選ぶべきか迷うかもしれません。高性能なシステムを導入しても利用頻度が低ければ、導入効果が大きいとは言い難いです。従業員が長く利用できるシステムを選びましょう。

選定するときに比較すべきポイントは6つあります。自社でテレビ会議システムを利用する具体的なシーンを思い浮かべると、自社に合った具体的な機能や製品を見つけられます。

• 提供方法
• 同時接続拠点
• 接続の安定性
• 操作性
• サポート体制
• 費用

1.提供方法

テレビ会議システムの提供方法は、オンプレミス型とクラウド型の2つに分けられます。以下の表でそれぞれの特徴を把握して、どちらが自社に最適か判断しましょう。

近年は、オンプレミス型とクラウド型を状況に応じて使い分けられるハイブリッドなネットワークを提供しているサービスや、オンプレミス型でも資産計上せずに済むサーバーレンタルを行っているサービスなど選択肢が増えています。

オンプレミス型とクラウド型どちらの提供方法が自社に最適か目星をつけてから、複数のサービス提供事業者にシステム構築について問い合わせしましょう。

2.同時接続拠点数

拠点数が多い企業は接続拠点数を厳選し、最大接続拠点数を確認して製品や専用機器を選択しましょう。一般的に拠点数が5以上になると、専用の多地点接続装置（MCU）が必要です。拠点数が多くなるほど利用料金も高額になりますので、支店数の多い企業は全支店に拠点を作るのではなく、同時接続可能な拠点数を明確にしましょう。また、基幹支店のみで開始し、徐々に拠点数を増やす企業は、将来的な拡張を見据えた製品選びが重要です。

3.接続の安定性

導入前には、接続の安定性を確認することが大切です。接続が不安定である場合、会議が中断したり、映像や音声の遅延が生じる可能性があります。これによって、会議の品質が著しく低下することが考えられます。実際に使用してみることで、接続の安定性を確認することができます。無料デモや貸出サービスを利用し、自社に最適なシステムを選ぶことをお勧めします。

4.操作性

テレビ会議は機械に詳しくない従業員でも開催できるよう、シンプルで直観的なサービスを選びましょう。操作が少ないサービスであれば、扱いやすく苦手意識を持つ人でも使いこなせます。従業員が使いやすいかどうかは、導入前にトライアルで判断しましょう。

5.サポート体制

IT担当が不足している企業やIT担当に余裕がない企業には、サポート体制の充実したサービスが最適です。

以下のサービスを受けられると、スムーズな導入・運営ができます。

• トラブルサポート
• 失敗のできない会議での接続試験
• 機器の保守管理
• 出張サポート

ただし、サポート体制が充実するほど高額な料金やオプション料金が必要です。どの程度のサポート体制が必要か検討してから判断しましょう。

6.費用

テレビ会議システムの導入・運営にあたって必要な出費となる項目は、以下の通りです。

• 専用回線・サーバーの敷設や設置工事
• マイク・スピーカーなど専用機器の準備
• 利用料金
• 保守管理

敷設工事や専用機器による費用は拠点数に比例するため、予算に応じて中古製品の購入やレンタルの検討、複数の事業者から見積もりを取りましょう。利用料金は、オンプレミス型ならソフトライセンスの購入、クラウド型なら契約数に応じた毎月の利用料がかかります。機能と費用のバランスの良いシステムを構築するためには、複数のサービス提供事業者から見積もりを取ることが重要です。

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テレビ会議システムの主な機能6つ

テレビ会議システムの基本機能を確認して、自社に導入したときのイメージを膨らませましょう。本章では、テレビ会議システムの基本機能である以下の6つについて具体的に解説します。

• 映像共有機能
• 通話機能
• セキュリティ機能
• 多拠点接続機能
• 録音・録画機能
• メモ機能

1.映像共有機能

映像共有機能を利用することで、参加者はスライドや資料などの情報をリアルタイムで確認しながら会議を進めることができます。また、参加者同士でディスカッションを行う場合にも映像共有機能を使うことで、議題に関するイメージを共有することができます。

このように、映像共有機能は参加者同士の情報共有や議論を円滑に進める上で欠かせない機能であり、テレビ会議システムの利便性を高める重要な機能の一つです。

2.通話機能

安定した回線と通信に特化したシステム本体機器により、クリアな音声での通話が可能です。専用の回線・機器に加えて、ノイズキャンセリングや集音性に優れたマイクとスピーカーを設置するため遅延が起きづらく、聞き取りやすい環境で会議を行えます。

また、ノイズキャンセリング機能を備えており、周囲の騒音や音楽などの音量を自動的に調整することでクリアな音声通話を実現しています。さらに、一度に複数の相手との通話も可能であり、グループディスカッションが円滑に行えます。

3.セキュリティ機能

テレビ会議システムは専用回線と自社サーバーを利用するため、外部からのアクセスに対するセキュリティは強固です。例えば、オンラインでの会議に参加するためにはユーザーIDやパスワードの認証が必要です。また、テレビ会議システムは暗号化技術を利用することで、通信内容を保護することができます。

4.多拠点接続機能

テレビ会議システムは複数の地理的に離れた場所にある拠点を一つのシステムに接続することができます。多拠点接続できる専用機器を使用することで、小規模な打ち合わせから百拠点ほどの大規模な会議まで開催可能です。ただし、提供サービスによって最大接続数は異なります。

5.録音・録画機能

テレビ会議システムには映像や音声、共有された資料などを録音・録画できる機能があります。議事録や面談の記録に活用すれば、書記役の割り当てや会話しながらメモする必要がなく、従業員全員が会議に集中できるでしょう。そのため、参加者が不在の場合や会議の内容を振り返る必要がある場合に便利です。

ただし、録音・録画する前に、参加者の同意を得ることが重要です。また、会議の内容が機密情報である場合は適切な管理が必要です。

6.メモ機能

すべてに搭載されているわけではないものの、ホワイトボードのようにメモできる機能を備えたテレビ会議システムもあります。対面での会議だと、言語化できない内容をホワイトボードで図にして議題をすすめる機会は少なくありません。テレビ会議システムでもフリーハンドでメモしたり、読み込んだ画像に書き足したりできるため、解像度の高い状態で意識共有できます。

テレビ会議システムによって得られるメリット7つ

テレビ会議システムが社内で役に立つ理由は以下の7点です。テレビ会議システムの導入によって得られるメリットについて詳しく見ていきましょう。

• 高画質・高音声で対面のような会議ができる
• 時間とコストの節約が可能
• 遠隔地とのリアルタイムなコミュニケーションが可能
• ビジネスチャンスを広げ、地理的な制限を克服できる
• 環境にやさしく、企業のCSRに貢献できる
• 顔を合わせない会議の場合でも意思決定がスムーズになる
• ペーパーレス・DX化の推進につながる

1.高画質・高音声で対面のような会議ができる

テレビ会議システムは高品質の映像と音声を提供することができ、対面会議と同じような密度の会議を実現できます。Web会議と比較してテレビ会議システムは専用の機器を使用するため、映像や音声の共有がスムーズに行えます。

一方、Web会議ではパソコンの内蔵スピーカーやマイクを使用するため、音割れや集音性の低さが発生することがあります。高品質の映像や音声を提供するテレビ会議システムを使用すれば、リモートでの式典や社員表彰などの場合でも臨場感のある環境を実現することができます。

2.時間とコストの節約が可能

テレビ会議システムを有効活用することで、出張や移動に必要な時間を短縮し、関連する費用を削減できます。また、多数の人数で会議を行う場合、交通機関や宿泊施設などの手配が不要となり、スケジュール調整が容易になります。これにより、ビジネスマンは有効な時間管理ができ、業務の生産性を向上させることができます。これらのメリットは、企業の効率性を高めるために不可欠なものであり、経済的にも環境的にも有益な手段となります。

3.遠隔地とのリアルタイムなコミュニケーションが可能

テレビ会議システムの導入は、遠隔地とのコミュニケーションを円滑化させる上で重要な役割を果たします。リアルタイムで情報を共有し、円滑な意見交換を行うことができるため業務の進行が劇的にスピードアップし、遠隔地との間に物理的な距離を感じさせないコミュニケーションを実現できます。また、顧客との打ち合わせにも最適であり、顧客との信頼関係を築くために欠かせないツールといえます。

4.ビジネスチャンスを広げ、地理的な制限を克服できる

ビジネスにおいて、地理的な距離が障壁となることがあります。しかし、テレビ会議システムを使用することで、この問題を解決できます。ビジネスチャンスを拡大するためには、テレビ会議システムは有用なツールです。

さらに、グローバルにビジネスを展開する企業にとっては、顧客との打ち合わせや業務を円滑に進めるために必要不可欠なものとなります。テレビ会議システムを導入することで、業務の効率化や顧客とのコミュニケーションの向上につながることが期待できます。

5.環境にやさしく、企業のCSRに貢献できる

テレビ会議システムを導入することで、業務上必要な移動を大幅に減らし、環境負荷となる二酸化炭素の排出削減につなげることができます。また、遠隔地とのコミュニケーションが増えることで、世界的な課題に対する理解を深め、企業の社会的責任(CSR)にも貢献できるでしょう。

人々の生活やビジネスに影響を与えるグローバルな問題に対して、積極的なアプローチを取ることが重要です。テレビ会議システムの導入は、環境に配慮した経営や社会的責任を果たす企業として、信頼性の高いイメージを築く上で大きな役割を果たすことができます。

6.顔を合わせない会議の場合でも意思決定がスムーズになる

テレビ会議システムの導入により、場所や時間を超えた円滑な会議が実現できます。顔を合わせなくても相手の表情や仕草をリアルタイムで捉えながらコミュニケーションを取ることができます。また、遠隔地にいる参加者も同等の参加体験を得ることができます。

これにより、会議に参加する人数が増えても迅速に意思決定を行うことができ、ビジネスプロセスの効率化が実現できます。さらに、減少する交通費や時間の節約も期待でき、企業のコスト削減にもつながるでしょう。

7.ペーパーレス・DX化の推進につながる

テレビ会議システムを導入することで、ペーパーレス化・DX化の推進が期待できます。例えば、資料をオンラインで共有し、モニターに映し出すことで、プリントアウトする必要がない場合が多くなります。

これにより、会議前の添付漏れや配布部数の確認といったアナログな作業を省略することができます。さらに、テレビ会議システムを使用して各拠点を常時接続すれば、遠隔地と繋がっているような空間を構築することができます。これにより、遠隔地にいるメンバーともスムーズにコミュニケーションが取れるようになります。

遠く離れた拠点でもリアルタイムの様子が知れるため、常時接続により以下のような使い方ができます。

• 電話やメールをせずに簡単な連絡や雑談
• モニターから声掛けしてショートミーティング
• 毎日の朝礼や全体会議
• 毎日顔を合わせることによる仲間意識の向上

テレビ会議システムを導入することで、ペーパーレス化を始めとする業務の質が変化するため企業のDX化が進めやすくなります。

テレビ会議システムのデメリット6つ

テレビ会議システムを導入する前にデメリットを把握して、デメリットから生じるトラブルを回避しましょう。想定されるデメリットは、主に6つあります。

• 通信環境によっては音声や映像が乱れることがある
• テレビ会議システムの導入には高額な費用がかかる
• 操作方法に慣れていない場合は使いにくいと感じることがある
• 対面で行う会議と比べてコミュニケーションが希薄になることがある
• 機器のトラブルや障害によって会議が中断されることがある
• 利用可能な場所に制限がある

1.通信環境によっては音声や映像が乱れることがある

テレビ会議システムはインターネットを介して行われるため、通信環境によっては映像や音声が乱れることがあります。さらに、遠隔地との通信ではネットワーク環境によっては遅延やエコーが発生することもあります。

これらの問題は専用のハードウェアや通信回線の設定などで改善することができる場合がありますが、整備されていない場合には円滑な会議運営を妨げることがあります。したがって、会議を円滑に進めるためには事前に通信環境やハードウェアなどを適切に整備し、運用ルールを確立する必要があります。

2.テレビ会議システムの導入には高額な費用がかかる

テレビ会議システムの導入には相応の費用がかかることがあります。具体的には会議用の端末やカメラ、マイク等のハードウェアの購入、システム構築や導入作業、運用管理等にかかるコストが必要です。

このように、導入には一定のコストがかかりますので、経営者や管理者は費用対効果を慎重に検討する必要があります。コストに対するリターンやビジネスニーズとの整合性を確認し、計画的な導入を行うことが重要です。

導入までに以下の項目で費用がかかります。

• 専用機器の購入またはレンタル
• 専用回線の敷設
• 拠点ごとの工事

運用に合わせてシステムを構築するため企業によって導入にかかる費用が異なります。主に、機器のグレードと繋ぎたい拠点数によって費用が大幅に変動します。

3.操作方法に慣れていない場合は使いにくいと感じることがある

テレビ会議システムは多機能であることが特徴ですが、システムに慣れていない場合には使いにくさを感じることがあります。特にオンプレミス型の場合、システム構築や運用に関する専門知識が必要になることもあります。そのため、ユーザーが操作に慣れるまでは、トラブルや操作ミスが発生することもあります。

こうした問題を回避するには、システムを利用する前に専門知識を持った担当者による操作説明やシステムの事前練習を行うことが必要です。さらに、ユーザーがシステムをスムーズに利用できるよう、操作マニュアルの整備や、サポート体制の充実も重要です。

4.対面で行う会議と比べてコミュニケーションが希薄になることがある

テレビ会議システムを利用する際には、対面で行う会議に比べて、会話の質が低下することがある点に注意が必要です。参加者が画面越しに会話をするため、直接目を合わせることができず、相手の表情や仕草を見逃す場合があります。また、音声や映像が遅延する場合もあるため、リアルタイムのコミュニケーションが困難になることがあります。

これらの要因により、会議の進行や議論の品質に影響を与える可能性があります。したがって、テレビ会議システムを利用する前にはこれらのリスクを理解し、対策を講じることが大切です。

5.機器のトラブルや障害によって会議が中断されることがある

テレビ会議システムを利用する際、機器のトラブルや障害によって会議が中断される可能性があります。例えば、カメラやマイクの故障やインターネット接続の不安定さ、セキュリティ上の問題などが挙げられます。これらの問題が発生すると会議が滞り、参加者の時間や労力が無駄になる可能性があります。

また、問題が発生した場合には専門知識が必要になり、すぐに対処する必要があるため十分な準備が必要です。デメリットを事前に認識し、適切な対策を講じることでテレビ会議をスムーズに進めることができます。

6.利用可能な場所に制限がある

一般的なテレビ会議システムを導入する際には、通信機器を使用する必要があります。しかし、これには利用可能な場所に制限があります。特に、大人数で使用する場合は、あらかじめ大きな会議室に設置する必要があります。そのため、使用可能な場所が限られることを前提に通信機器の設置場所を慎重に選定することが重要です。これらの点に留意し、テレビ会議システムの導入を検討しましょう。

テレビ会議システムを活用するシーン4選

テレビ会議システムはビジネスにおいて様々なシーンで活用できます。本章では、テレビ会議システムを活用できる4つのシーンについて解説します。

• 拠点を超えた役員会議
• 大人数の参加者が集まる講習
• 顧客の相談窓口
• 取引先との打ち合わせ

1.拠点を超えた役員会議

拠点を超えた役員会議を行う場合、テレビ会議システムを利用することがおすすめです。テレビ会議システムは、セキュリティ対策がしっかりとされた環境を提供するため、情報漏えいのリスクが低くなります。専用回線を利用することでクローズドな環境を構築し、機密性の高い会議を安全性の高い通信で行うことができます。Web会議と比べて、セキュリティ対策が格段に強化されており、機密情報を扱う役員会議など、セキュリティが重視される会議に最適です。

2.大人数の参加者が集まる講習

株主総会や研修など多数の参加者が集まる場合、テレビ会議を活用することで全国の拠点に内容を配信できます。クリアな音や映像により安定した通信環境を確保し、重要な情報を逃さずに受け取ることができます。また、株主や研修参加者からの質問にもしっかりと耳を傾けることができ、スムーズに進行することもできます。これにより、時間や場所に縛られることなく、効率的かつ円滑なコミュニケーションを実現できます。

3.顧客の相談窓口

業務形態によってはテレビ会議システムの導入により、顧客窓口の混雑解消や業務効率化が可能です。各支店で行われている窓口対応を1か所に集約し、テレビ会議システムを利用することで、サービスの質を損なうことなく窓口業務特有の課題を解決することができます。このようなシステム導入は顧客満足度向上やコスト削減など、多くのメリットがあります。

窓口業務特有の課題は以下が挙げられます。

• 各支店ごとの窓口設置コスト
• 地域による混雑の差
• 店舗ごとに異なる対応の差

堅牢なセキュリティを備えたテレビ会議システムでは、機密性の高い会話や情報提示を行うことができます。そのため、お客様情報の漏えいリスクを過度に心配する必要がありません。個人情報を含む手続きを行う場合でも安心して実施できます。テレビ会議システムを活用することで機密情報の保護が確実に行えるため、遠隔地でも安全かつ効率的なビジネスコミュニケーションを行うことができます。

4.取引先との打ち合わせ

遠隔地にいる取引先との打ち合わせには、テレビ会議システムが適しています。高品質の映像と音声により微細なニュアンスが伝わるため、相手の「間」やわずかな「表情」を的確に把握することができます。もし、他の企業とのコミュニケーションが多い場合は、クラウド型やWeb会議システムとの相互連携機能を提供しているサービスを選択することが大切です。

これにより、他のビジネスツールとの統合がスムーズに行われ、より効率的なコミュニケーションが可能になります。ビジネスの成長や競争力を高めるために適切なツールの選択が重要です。

テレビ会議システムの導入前に確認すべき6つのこと

テレビ会議システムを導入・運営を成功させるには事前準備が大切です。確認事項の内容を明確にしておけばスムーズな導入と運営が可能になり、IT担当者の負担を軽減できます。

導入前に確認し、明確にしておきたいポイントは以下の4つです。どのようなサービス・機器が最適か判断して、最小の経費・労力で最大の効果を求めましょう。

• 設置場所
• 利用人数・拠点数
• 予算
• 運用ルール
• 運用マニュアル
• セキュリティ対策

1.設置場所

導入前にテレビ会議システムを設置する場所を決めましょう。特にテレビ会議システムの常時接続を行う場合、邪魔にならない場所に設置しなければなりません。人の流れや動き、利用するシーンを想定してテレビ会議システムを設置する場所を決めましょう。

テレビ会議システムの設置場所については、十分な広さや設備の整った会議室が必要です。また、ネットワークや電源の配備も必要となります。設置場所によっては、音声や映像の品質に影響が出ることがあるため、十分な設備や配備を確認してからシステムを導入しましょう。

2.利用人数・拠点数

テレビ会議システムを利用する人数や拠点数に応じてシステムの性能や機能が必要となります。利用人数や拠点数を十分に検討し、必要な機能や性能を把握してからシステムを選定することが重要です。また、利用する拠点や人数が多い場合にはシステムの拡張性やメンテナンスのしやすさも重要な要素となります。利用する人数や拠点数を見据えてシステム選定を行いましょう。

3.予算

予算にはシステム導入費用や運用コスト、メンテナンス費用などが含まれます。また、導入後のコスト削減効果やシステムの機能、性能によっても予算に影響があります。導入前に十分な調査を行って予算内でシステムを導入し、効果的に運用するために必要な費用を計画しましょう。

4.運用ルール

テレビ会議システムを運用する際には運用ルールの策定が必要です。ルールには利用者の権限や操作方法、セキュリティ対策などが含まれます。また、システムの利用時間や接続方法、システム利用後の情報の取り扱いなども明確に定める必要があります。運用ルールを策定することでシステムの運用効率を高め、安全かつ円滑な運用を実現することができます。

5.運用マニュアル

テレビ会議システムの運用を行うまでに運用マニュアルを作成しましょう。これにより、従業員がスムーズかつ一貫した方法でシステムを利用することができ、対面会議と同様のクオリティを維持できます。

運用マニュアルの項目として以下の例が挙げられます。

• 会議開始時間前の通信環境チェック
• 議題を簡潔に表す会議名の徹底
• 進行役の設定
• 会議前の挙手制か指名制の指定
• 会議終了時刻の徹底

どれもスムーズな会議進行に必要な項目です。全従業員がテレビ会議システムを使いこなせるよう、システムのマニュアルを作成し、長期的な運用を目指しましょう。

6.セキュリティ

テレビ会議システムを導入する前にはセキュリティ対策を十分に考慮する必要があります。情報漏洩や不正アクセスを防ぐため、適切なパスワードの設定や暗号化通信の導入が求められます。また、システムへのアクセス制限や監視体制の整備も必要です。万が一の際に備え、バックアップ体制を整えておきましょう。セキュリティ対策をしっかりと考慮したうえでシステムを導入し、運用することが重要です。

テレビ会議の導入における問題

テレビ会議の導入には、いくつかの問題が存在します。まず、システムを適切に導入できるだけの予算があるかどうかが課題となります。また、導入後の運用ルールを従業員全員が守れるかどうかも懸念されます。さらに、テレビ会議システムを利用することで、プライバシーやセキュリティ上のリスクが生じる可能性もあります。これらの問題について事前に対策を考え、対応することが重要です。

テレビ会議システムが注目される背景

テレビ会議システムが注目される背景には、以下の項目が挙げられます。

• 政府のデジタル化推進・働き方改革
• 優秀な人材の確保
• 災害や交通状況への対応

デジタル化や働き方改革により多様な働き方が認められ、リモートワークが普及しています。優秀な人材を確保することや交通網の乱れ、災害による影響を受けずに業務を進めるためなどの理由でテレビ会議システムが注目されています。コミュニケーションを取りたい遠隔地の相手と直接会わなくても、テレビ会議システムを利用することで重要なコミュニケーションが可能になります。

遠隔でも高品質な会議を行うにはテレビ会議システムの導入が必須

本記事では、テレビ会議システムの導入についての予算や運用ルールの確認方法や、導入のメリットや注意点について解説しました。テレビ会議システムは、遠隔地とのコミュニケーションや経営判断をスピーディーに行うことができ、企業の柔軟な運営や従業員の生産性向上に大きく寄与します。

しかし、導入コストや運用ルールの確立が必要となるため、慎重な検討が必要です。必要な機能や求める効果を明確にし、複数の提供サービスから見積もりをとって比較検討することが重要です。テレビ会議システムを活用して、より効率的なコミュニケーションを実現しましょう。