テレビ会議システムとは

テレビ会議システムとは、遠隔地にいる相手とリアルタイムで意思疎通を図るためのツールです。通信するための専用機器やTVモニター、マイクなどを利用し、映像・音声のやり取りを行います。

スピード感を求められる昨今のビジネスシーンでテレビ会議システムは重要なツールです。セキュリティの高さや安定した通信品質により、無料のウェブ会議システムからの乗り換えや、本格的にオンライン会議の導入を検討している企業から注目されています。

テレビ会議システムが注目される背景

テレビ会議システムが注目される背景には、以下の項目が挙げられます。

• 政府のデジタル化推進・働き方改革
• 優秀な人材の確保
• 災害や交通状況への対応

近年、国をあげて企業のデジタル化や働き方改革の推進により、リモートワークが一般的になりました。働き方の1つの選択肢としてリモートワークが広く認知された結果、優秀な人材を確保するためリモートワークを含めた多様な働き方を認める企業が増えています。

また、疫病や台風といった災害や交通網の乱れに影響されない仕事環境を構築するために、直接会わなくても業務を進められるテレビ会議システムが注目されています。

テレビ会議システムとウェブ会議システムの違い

テレビ会議とウェブ会議は混同されがちですが、用途や特徴が異なります。最も大きな違いは使用する通信機器です。テレビ会議に特化した通信機器を複数人で使うか、個々のデバイスで通信するかの違いがあります。

テレビ会議システムとウェブ会議システムの特徴を、以下の表に詳しくまとめました。

テレビ会議システムは、専用機器で映像や音声をデジタルデータに変換し、少ないデータ量で高品質な映像・音声を送るためにデータの圧縮・復元を行います。通信の乱れや遅延が少ないため、日常的な会議からセレモニーまであらゆる使い方に対応できます。

一方、ウェブ会議システムは、各自のパソコンのスペックやネットワーク環境に左右されやすく、映像・音声が乱れやすいです。簡単な日常的な打ち合わせには適しているものの、式典や役員会議といった場面には向いていません。

テレビ会議システムの7つの基本機能

テレビ会議システムの基本機能を確認して、自社に導入したときのイメージを膨らませましょう。

テレビ会議システムの基本機能は以下の7つです。具体例を挙げながら機能を解説します。

• 映像共有機能
• 通話機能
• プレゼン資料の共有
• セキュリティ機能
• 多拠点接続機能
• 録音・録画機能
• メモ機能

映像共有機能

専用機器と専用回線を使用したテレビ会議システムでは、高画質な映像を共有できます。製品を見せながらの説明やボディーランゲージを活かしたプレゼンなど、参加者全員がその場にいるような感覚で利用できます。

通話機能

安定した回線と通信に特化したシステム本体機器により、クリアな音声での通話が可能です。専用の回線・機器に加えて、ノイズキャンセリングや集音性に優れたマイクとスピーカーを設置するため、遅延が起きづらく、聞き取りやすい環境で会議を行えます。

プレゼン資料の共有

テレビ会議システムを使ってプレゼン資料の共有ができるため、話者とリスナーの視覚的な意識共有が可能です。モニターにプレゼン資料を映しながら説明できるため、簡単な打ち合わせであればプリントアウトせずにオンライン上で資料を共有するだけで済ませられます。

セキュリティ機能

テレビ会議システムは専用回線と自社サーバーを利用するため、外部からのアクセスに対するセキュリティは強固です。テレビ会議システムなら安心して重要・機密事項についての会議を行えます。

多拠点接続機能

テレビ会議システムは複数の拠点を繋いで会議ができます。多拠点接続できる専用機器を使用すれば小規模な打ち合わせから、百拠点ほどの大規模な会議まで開催可能です。ただし、提供サービスによって最大接続数は異なります。

録音・録画機能

テレビ会議システムには、映像や音声、共有された資料などを録音・録画できる機能があります。議事録や面談の記録に活用すれば、書記役の割り当てや会話しながらメモする必要がなく、従業員全員が会議に集中できるでしょう。

メモ機能

すべてに搭載されているわけではないものの、ホワイトボードのようにメモできる機能を備えたテレビ会議システムもあります。

対面での会議だと、言語化できない内容をホワイトボードで図にして議題をすすめる機会は少なくありません。テレビ会議システムでもフリーハンドでメモしたり、読み込んだ画像に書き足したりできるため、解像度の高い状態で意識共有できます。

テレビ会議システムが社内の役立つ4つの理由

テレビ会議システムが社内で役に立つ理由は、以下の4点です。テレビ会議システムの導入によって得られるメリットについて詳しく見ていきましょう。

• 高画質・高音声で対面のような会議ができる
• コスト削減できる
• 意思決定のスピードが早くなる
• ペーパーレス・DX化の推進につながる

高画質・高音声で対面のような会議ができる

クリアな画質と音声により、対面と同じ密度の会議を行えます。テレビ会議に特化した機器を使用するため、ウェブ会議よりもスムーズに映像や音声を共有できます。

ウェブ会議だとパソコンに内蔵されたスピーカーやマイクを使用するため、スピーカーの音割れやマイクの集音性の低さが気になるシーンも少なくありません。

テレビ会議システムで映像や音声品質の高い環境を構築すれば、周年記念や社員表彰などの式典の際にリモートで参加する場合でも臨場感のある環境を作り出せます。

コスト削減できる

テレビ会議システムを導入すれば、会議によるさまざまなコストを削減できます。

コスト削減できる代表的な項目は、以下の4つです。

• 移動時間
• 交通費
• 宿泊費
• 宿泊に伴う飲食費

全国の支店から集まる定例会議を対面で行えば、定期的に交通費や宿泊費などのコストが発生します。また、出張による移動によって従業員の稼働時間が減少します。

各拠点から集まる定例会議をテレビ会議に移行すれば、大きなコスト削減が期待できるでしょう。

意思決定のスピードが早くなる

テレビ会議システムを使えば意思決定のスピードが早まります。なぜなら、テレビ会議システムを利用すると意思決定までの時間を短縮できるからです。

時間短縮できる具体例を2つ見ていきましょう。

• 参加者のスケジュール調整がスムーズ
• 拘束時間が短いため近日中に開催可能

会議を行う際、参加者のスケジュール調整が大変で日程がなかなか決まらなくて困ったことはありませんか。テレビ会議なら会議時間さえ確保できれば開催できるため、スケジュール調整がしやすいです。

また、会議の拘束時間が短いほど参加者の都合を合わせやすくなるため、急ぎの議題でもすぐに会議を行えます。「3時間後に会議」とスピード感のある企業運営を実現できるでしょう。

ペーパーレス・DX化の推進につながる

テレビ会議システムを導入することで、ペーパーレス・DX化の推進につながります。

テレビ会議なら資料をオンラインで共有した上でモニターに映し出せば、プリントアウトする必要のないケースも多いでしょう。会議前の添付漏れや配布部数の確認といったアナログな作業を省略できます。

また、テレビ会議システムで各拠点を常時接続すれば、遠隔地と繋がっているような空間の構築が可能です。遠く離れた拠点でもリアルタイムの様子が知れるため、常時接続により以下のような使い方ができます。

• 電話やメールをせずに簡単な連絡や雑談
• モニターから声掛けしてショートミーティング
• 毎日の朝礼や全体会議
• 毎日顔を合わせることによる仲間意識の向上

テレビ会議システムを導入すれば、ペーパーレス化を始めとする業務の質が変化するため、企業のDX化が進めやすくなります。

テレビ会議システムの4つのデメリット

テレビ会議システムを導入する前にデメリットを把握して、デメリットから生じるトラブルを回避しましょう。

想定されるデメリットは、主に4つあります。

• パソコンの画面共有が難しい
• 決まった場所からしか使えない
• 専用機器や工事で導入コストがかかる
• 新たに接続拠点が必要になるとコストが発生する

自社で運用したときにデメリットを許容できるかどうか確認しましょう。

パソコンの画面共有が難しい

一般的なテレビ会議システムだと、共有したいパソコンとテレビ会議システムを有線で繋がなくてはなりません。

代表的な伝送方式に以下の種類があります。

• DVI
• HDMI
• RGB

テレビ会議のシステム機器とパソコンの伝送方式が異なると接続できません。そのため、変換プラグが必要です。システム導入前にパソコンとの共有方法を確認しましょう。

決まった場所からしか使えない

一般的なテレビ会議システムは専用の通信機器を設置して使用するため、利用できる場所が限られます。事前にサーバーと端末双方の設定を行えば自宅や外出先からでも参加できますが、一般的な使い方ではありません。

また、通信機器の設置場所の考慮も必要です。大人数で使うことを前提とするのであれば、あらかじめ大きな会議室に設置しておかなければなりません。決まった場所からしか使えないことを前提に設置場所を考えておきましょう。

専用機器や工事で導入コストがかかる

テレビ会議システムを導入するために初期費用が必要です。

導入までに以下の項目で費用がかかります。

• 専用機器の購入またはレンタル
• 専用回線の敷設
• 拠点ごとの工事

運用に合わせてシステムを構築するため、企業によって導入にかかる費用が異なります。主に、機器のグレードと繋ぎたい拠点数によって費用が大幅に変動します。

新たに接続拠点が必要になるとコストが発生する

テレビ会議システムに繋げる拠点を増やすたびにコストが発生します。なぜなら、拠点を作るたびに工事費や機器購入費などのコストがかかるからです。

新しく拠点を追加する際や移転の際に発生する追加コストや工事期間について、あらかじめ確認しておくことをおすすめします。

おすすめのテレビ会議システムを徹底比較

テレビ会議システムを比較する6つのポイント

どのような基準でテレビ会議システムを選ぶべきか迷うかもしれません。高性能なシステムを導入しても利用頻度が低ければ、導入効果が大きいとは言い難いです。従業員が長く利用できるシステムを選びましょう。

選定するときに比較すべきポイントは6つあります。自社でテレビ会議システムを利用する具体的なシーンを思い浮かべると、自社に合った具体的な機能やサービスを見つけられます。

• 提供方法
• 同時接続拠点
• 接続の安定性
• サポート体制
• 費用

提供方法

テレビ会議システムの提供方法は、大きく分けて以下の2つです。

• オンプレミス型
• クラウド型

オンプレミス型とクラウド型の違いは、サーバーの所有の有無です。

それぞれの特徴を把握して、どちらが自社に最適か判断しましょう。

近年は、オンプレミス型とクラウド型を状況に応じて使い分けられるハイブリッドなネットワークを提供しているサービスや、オンプレミス型でも資産計上せずに済むサーバーレンタルを行っているサービスなど、選択肢が増えています。

オンプレミス型とクラウド型どちらの提供方法が自社に最適か目星をつけてから、複数のサービス提供事業者にシステム構築について問い合わせしましょう。

同時接続拠点数

サービスによって同時接続可能な拠点数が異なるため、自社で接続したい数を明確にしたうえで接続可能な拠点数を確認すると効率良く製品選びを進められます。

初めは基幹支店のみで開始し、徐々に拠点数を増やすことを考えている企業は、最大接続拠点数を見据えた上でサービスや専用機器を選択しましょう。サービスにもよりますが、一般的に拠点数が5拠点以上になると専用の多地点接続装置（MCU）が必要です。

ちなみに、拠点数が多くなるほど利用料金も高額になります。支店数の多い企業は全支店に拠点を作るのではなく、接続拠点数を厳選することも検討しましょう。

接続の安定性

接続の安定性を確認してから選びましょう。接続が安定しないと、映像・音声の遅延や切断により会議に集中できず、利用頻度の低下につながるかもしれません。

ただし、接続の安定性は実際に使ってみないと分からないものです。機器の無料貸し出しやメーカーやベンダーのデモの機会を活用しましょう。

操作性

機械に詳しくない従業員でも会議準備や進行できるようにするために、シンプルな操作でテレビ会議を開催できるサービスを選びましょう。

操作数の少ないサービスや直観的に操作できるサービスだと、IT機器に苦手意識を持つ人でも扱いやすいです。導入前のトライアルを利用して、従業員が使いこなせるか判断しましょう。

サポート体制

IT担当を置いていない企業や、IT担当に余裕のない企業であれば、サポート体制の充実しているサービスがおすすめです。

以下のサービスを受けられると、スムーズな導入・運営ができます。

• トラブルサポート
• 失敗のできない会議での接続試験
• 機器の保守管理
• 出張サポート

ただし、サポート体制が充実するほど高額な料金やオプション料金が必要です。どの程度のサポート体制が必要か検討してから判断しましょう。

費用

テレビ会議システムの導入・運営にあたって出費に必要項目は、以下の通りです。

• 専用回線・サーバーの敷設や設置工事
• マイク・スピーカーなど専用機器の準備
• 利用料金
• 保守管理

敷設工事や専用機器による費用は拠点数に比例するため、予算に応じて中古製品の購入やレンタルの検討をしましょう。

利用料金は、利用するサービスに応じてさまざまです。多くの場合、オンプレミス型ならソフトライセンスの購入、クラウド型なら契約数に応じて毎月料金がかかります。

複数のサービス提供事業者から見積もりをとって、機能と費用のバランスの良いシステムを構築しましょう。

企業がテレビ会議システムを活用する4つのシーン

テレビ会議システムの活用に最適なシーンを確認しましょう。

クリアな映像と音声が特徴のテレビ会議システムは、主に外部とのやり取りや機密情報を扱う重要な場面で活躍します。逆に上記の機会が少ないのであれば、不要と判断しても良いでしょう。

• 拠点を超えた役員会議
• 大人数の参加者が集まる講習
• 顧客の相談窓口
• 取引先との打ち合わせ

拠点を超えた役員会議

拠点を超えた役員会議を行うなら、テレビ会議システムが役に立ちます。

なぜなら、セキュリティ対策がなされた環境のため、情報漏えいのリスクが低いからです。専用回線によってクローズドな環境を構築でき、安全性の高い通信で機密性の高い会議を行えます。

ウェブ会議と比べて格段にセキュリティ対策されているため、機密情報を扱う役員会議に最適です。

大人数の参加者が集まる講習

大人数の参加者が集まる株主総会や研修でテレビ会議を活用すれば、全国の拠点へ内容を配信できます。安定した通信によるクリアな音や映像で重要な情報を聞き逃しません。

株主や研修参加者からの質問もしっかりと聞き取れるため、スムーズに進行できます。

顧客の相談窓口

業務形態によっては、テレビ会議システムの導入で顧客の相談窓口の混雑解消や業務効率化を図れます。

各支店で行われている窓口対応を1か所に集約し、テレビ会議システムで対応すれば、サービスの質を維持しつつ、以下に挙げられる窓口業務特有の課題を解決できます。

• 各支店ごとの窓口設置コスト
• 地域による混雑の差
• 店舗ごとに異なる対応の差

また、セキュリティがしっかりしているテレビ会議システムなら、顧客情報の情報の漏えいリスクを過度に気にする必要はありません。そのため、個人情報に関する会話や実際の資料を提示しながら手続きを進めるといった機密度の高い対応ができます。

取引先との打ち合わせ

遠方にある取引先との打ち合わせを行うなら、テレビ会議システムを利用しましょう。高品質の映像と音声で細かいニュアンスが伝わるため、相手の「間」やわずかな「表情」を把握しやすいです。

他企業とのコミュニケーションを行う機会が多いのであれば、クラウド型やウェブ会議システムとの相互連携機能を提供しているサービスを選びましょう。

テレビ会議システムの導入前に確認すべきこと

テレビ会議システムを導入・運営を成功させるには、事前準備が大切です。確認事項の内容を明確にしておけばスムーズな導入と運営が可能になり、IT担当者の負担を軽減できます。

導入前に確認し、明確にしておきたいポイントは以下の4つです。どのようなサービス・機器が最適か判断して、最小の経費・労力で最大の効果を求めましょう。

• 設置場所
• 利用人数・拠点数
• 予算
• 運用ルール

設置場所

導入前にテレビ会議システムを設置する場所を決めましょう。特にテレビ会議システムの常時接続を行う場合、邪魔にならない場所に設置しなければなりません。人の流れや動き、利用するシーンを想定してテレビ会議システムを設置する場所を決めましょう。

利用人数・拠点数

テレビ会議システムを利用する人数と拠点数を割り出しましょう。利用する人数や拠点数によって設置する機器やサービスが異なります。テレビ会議システムを利用するシチュエーションを想定して、利用人数と必要な拠点数を算出すれば正確な見積り額が出せます。

予算

テレビ会議システムに求める機能と予算を明確にしましょう。企業ごとにサービスや工事・提供機器が異なるため、一概に「この規模ならいくら」とは言えません。また、専用機器のリースや購入といった導入方法によっても金額は変化します。

まずは見積もりを取ることが前提です。そのうえで予算とすり合わせながら機能や金額を決定しましょう。

運用ルール

テレビ会議システムを本格導入する前に運用マニュアルを定めましょう。マニュアルを設けることで、さまざまな従業員が利用しても対面会議と同様のクオリティを維持できます。

以下の項目を参考に、運用マニュアルを作成しましょう。

• 会議開始時間前の通信環境チェック
• 議題を簡潔に表す会議名の徹底
• 進行役の設定
• 会議前の挙手制か指名制の指定
• 会議終了時刻の徹底

どれもスムーズな会議進行に必要な項目です。従業員のだれもがテレビ会議システムを利用できる内容のマニュアルを作成して、テレビ会議システムの長期的な運用を目指しましょう。

テレビ会議システムを使って遠隔でも高品質な会議を実現しましょう

テレビ会議は効率的な企業運営を行うために欠かせないツールの1つです。遠隔地とのやり取りをリアルタイムで行えるため、スピーディーな経営判断を実現できます。

ただし、一定の導入コストがかかるため、テレビ会議システム導入と会議による出張費や時間との比較検討を必ず行いましょう。テレビ会議システムの構築費は企業が求めるシステムにより大きく変化します。そのため、複数の提供サービスから見積もりをとって比較検討することが重要です。

必要な機能や求める効果を明確にして、目的に合ったサービスを選定することで使い勝手の良いテレビ会議システムの構築ができます。今回ご紹介したテレビ会議システムを参考にして、企業の柔軟な運営や従業員の生産性向上につながる環境を整えましょう。