購買管理システムとは
購買管理システムは、企業の購買プロセスを効率的にクラウド上で管理します。購買管理における業務内容は業種によってさまざまですが、発注から支払いまでの流れを一元化し、データの正確性と可視化を促進します。効率化と自動化により時間とコストを削減し、従業員の業務集中と生産性向上に貢献します。また、サプライチェーンの最適化とリスクマネジメントにも寄与し、全体的な透明性と効果的な購買プロセスの管理を実現します。
なぜ購買管理をDXするべきなのか
購買管理をデジタル化することで、全体的な効率化が期待できます。本記事では、主に以下の4つのポイントに注目します。
- 効率的なプロセス自動化
- データの正確性と透明性
- サプライチェーンの最適化
- リスクマネジメント
購買管理システムによって、データの正確性が向上し、可視化することで全体的な透明性を高めることが可能です。これによって、サプライチェーンの最適化やリスクマネジメントなどの課題にも対応できます。効率化と自動化によって、時間やコストの削減が可能です。従業員はより高度な業務に集中できるため生産性が向上し、データの正確性が向上することでヒューマンエラーを削減し、正確性を高めることができます。データの可視化により、全体的な透明性が高まり、課題や改善点を把握しやすくなります。これらによって、購買プロセスをより効果的に管理することが可能です。また、購買管理システムを導入することで、サプライチェーンの最適化やリスクマネジメントにおいてもメリットがあります。詳しいメリットについては後ほど紹介しますが、デジタル化によってサプライチェーン全体を可視化しリアルタイムなデータ共有が可能になります。これによって、物流や在庫管理・生産計画などが改善し、リスク管理についてもサプライヤーやコスト・品質・納期などのリスクを把握しやすくなるため早期に対応できます。これらの理由から、購買管理のデジタル化がオススメです。
製造業・生産業における購買管理
例えば製造業や生産業においての購買管理とは、その企業の調達部門が製品を製造・生産するために必要な部品や原材料を仕入れることを意味します。ここでは一般的に購買管理システムと併用して仕入管理システムや支払管理システム、在庫管理システムなどが連携して管理されることが多いです。
小売業における購買管理
一方で自社で加工・製造を行わない小売業などでの購買管理とは、日々の業務で消耗するような事務用品などの資材を購入することを意味します。ここでは会計システムなどと連携させ、発注先への支払いを円滑に行うことが一般的です。
購買管理システムの基本的な機能8つ
購買管理システムを導入することでどのようなことが実現されるのか、以下の機能をもって説明します。
1.購買計画
購買計画機能では製品の製造・生産計画に対して必要となる原材料や部品の仕入先や仕入量、期間や価格などを決定します。
システム化されていない環境での購買計画は、ExcelやPowerPointで作成していることが考えられます。しかし、以上の方法では購買計画への進捗を反映したり、計画のデータを参照したりすることが難しいといった問題があります。
購買管理システムにて購買計画を作成すると、これらの情報はシステム上で一元管理されます。よってユーザーはいつでも簡単に購買計画を確認することができますし、進捗反映も簡単に行うことができます。
2.仕入先情報の管理
仕入先情報や取引履歴、購入したものや数量など、これらの情報を正確に管理することは購買管理を最適化するうえで非常に重要となります。
例えば取引履歴が明確ならまとめ買いなど価格交渉を有利に進めることができ、購買管理全体のコスト削減につながります。
3.発注管理
仕入先に発注した物品の発注情報を管理するのが発注管理機能です。
製造業でも小売業でも、仕入先が一つとは限りません。複数の仕入先に発注をかける場合や、1つの発注先に生産計画の異なる同じ物品を発注することもあります。そして発注業務では以上のような状況下で、発注ミスが頻発しています。
購買管理システムで発注管理機能を活用することで発注先や発注の数量、その他詳細情報を正確に管理することができます。
4.仕入価格管理
仕入価格の管理は原価管理を行う上で非常に重要な作業です。物品を仕入れる際の価格は企業経営的観点からして、可能な限り安いほうがよく、この適正価格を維持する必要があります。
仕入価格管理機能では過去の取引の際の価格を管理できるため、次回仕入をする際の参考となるデータを蓄積することもできます。
5.取引契約
材料や物品を購入する際、取引契約が結ばれます。契約書には詳細情報として時期や取引の内容などが記載されている必要があります。
取引契約機能では取引内容をデジタル化してクラウド上で管理することができます。これにより過去の取引内容などがいつでもクラウド上から閲覧可能になり、取引契約を結ぶ際の参考データとして利用できるようになります。
6.納期管理
現在の仕入状況を正確に把握することは、生産計画の細かな調整を可能にします。
納期に遅れが出ている場合は生産計画を遅らせ、逆に予定より早く仕入が行われるなら生産計画を前倒しにするなど、これらの調整を行うことでより適切な生産計画を実施することができます。
7.品質管理
発注した材料や資材が事前に指定した品質で納品されているかを管理する機能です。もし基準に満たない品質で納品された場合は、その個数や状態などを把握し、今後の生産計画の調整を速やかに行うことができます。
これらの情報は仕入先を選ぶ際にも参考情報として利用できますので、次回以降別の仕入先を選ぶなどの選択も可能にします。
8.検収支払管理
発注した材料や資材を納入した後、検収や支払を滞りなくスムーズに行うことは仕入先との良好な関係を築くために非常に重要な要素であるといえます。
検収支払管理機能を使うことで、案件ごとに現在の進捗状況が確認でき以上の作業の管理がしやすくなります。
購買管理システムおすすめ18製品比較
製品のおすすめポイント
- 商品ラインナップは約6,000万品目にものぼるメガサプライヤ
- SaaS型システムで短期導入を実現。低コスト、低リスクで運用可能
- 間接材購買業務の支援や購買分析・提案の業務・改善パートナー
受発注システム購買管理システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 支出の見える化で支出削減に！ワークフロー機能で購買統制も
- 間接材購入にかかわる業務プロセスを改善しコストの削減にも
- 間接材の支出削減とシステムコストの削減！
購買管理システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 間接財購入業務の効率化を促進！一元管理で無駄がない
- コスト削減のコンサルティングサービスで管理全体費用の削減に
- 管理の一元化でコンプライアンス強化に
購買管理システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 便利な機能がいっぱい、半年程度での導入も可能
- 導入実績がいっぱい、ITトレンド上半期ランキング2022 購買管理部門 第一位
- 多くの企業が持つ課題を解決する機能（ノウハウ）を搭載
購買管理システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 発注書など、面倒な入力作業が簡単になります
- 発注のペーパーレス化で人為的なミスを減少させ、管理工数を削減し、調達コストも削減
- 調達プロセスを可視化して内部統制・コンプライアンス強化を実現
製品のおすすめポイント
- 見積データを蓄積、データの活用で調達・購買業務のコスト削減を支援
- アンケートやファイル送信機能でサプライヤーとの連携を強化
- 柔軟な導入方法や機能拡張の追加により調達・購買の機能を拡充
購買管理システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 大手企業への購買システム導入のノウハウを搭載し複雑なワークフローにも対応
- 購買業務を搭載されているさまざまな機能で効率化
- 物品の購買だけでなく工事などの役務などあらゆる購買業務を一元管理
製品のおすすめポイント
- プライベートブランドを展開することで直接コストダウンを実現
- 企業内のあらゆる購買業務を軽減することでコスト削減を実現
- 大企業には専用の購買システムやコンサルティングを提供
製品のおすすめポイント
- WEBサイト上で完結する一元管理システムなので作業工数を大幅削減
- 購買業務の課題を迅速に発見できる「一元管理」
- ボリュームディスカウントで直接的なコストダウンを実現
購買管理システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 商品数の多さとジャンルの幅広さを誇るカタログ機能
- あらゆる調達・購買業務をデジタル化。調達・購買の時間を削減
- 請求とりまとめ機能や充実した管理機能で管理コストを低減
購買管理システム
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 購買・調達プロセスをシンプルかつ明確なインターフェースで徹底的に見える化
- 購買基準・ルールの標準化・統制を保つことで統制管理・コンプライアンス強化を実現
- クラウドによる集中購買で管理コストの均一化を実現
購買管理システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 購買管理を一元管理、リアルタイム共有で内部統制を実現
- 導入や操作は簡単。企業に応じてカスタマイズも可能
- サーバー単位のライセンス体系で稼働コストを削減
製品のおすすめポイント
- 充実の購買管理機能
- 自由なサプライヤ接続
- 豊富なシステム連携実績
製品のおすすめポイント
- 豊富な外部カタログによる幅広い商材集約と横断検索機能による都度最適購買を実現
- 契約を伴うサービス材の購買プロセスをサポート
- 購買実績データを連携することで経理業務も省力化
購買管理システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 基本機能と拡張機能を組み合わせて企業に合わせたシステムを短納期・低コストで実現
- 購入業務の申請・承認のワークフロー機能を標準搭載
- intra-mart（イントラマート）のアクセスセキュリティで内部統制対策も万全
購買管理システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 基幹システムと連携することで、帳票類をペーパレス化
- 取引先や担当者との確認をリアルタイムで行える
- 関連資料や変更履歴、質問・回答なども一元管理
製品のおすすめポイント
- 高いカスタマイズ性と豊富な外部連携で効率化を進める
- 複数のテーブルを連携した、リレーショナルなＤＢを実現、分析も自由
- 充実したサポート体制と、豊富なセキュリティ機能
受発注システム購買管理システム
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- BtoBプラットフォーム TRADEでペーパーレス化を達成する
- 見積書から契約書、検収まで包括的に業務を電子化
- 企業間取引全体のクラウド管理を実現するシステム
購買管理システムの導入メリット3つ
ここでは購買管理システムを導入することで、企業が得られるメリットを3つ紹介します。
1.発注業務の効率化・コスト適正化
購買管理システムを導入することで、各仕入先からの購買業務を平準化することができます。これにより購買業務の際に必要となる見積書の比較やサプライヤーの選定過程を可視化することができ、無駄なく仕入先の査定を行うことにつながり、結果的にコストが最適化されます。
購買管理システムの仕組みを利用することで、原材料や部品などのサービスに直結する部分のコストだけではなく、企業経営に必要となる設備投資や光熱費、通信費などといった間接的なコストも適正化することができます。
購買コストは企業内で発生するコストのおよそ6～7割を占めるといわれています。この点を考慮すると購買管理システムを導入することで得られるコストの適正化というメリットは、非常に重要な要素であることがお分かりいただけるかと思います。
2.データを可視化し購買活動を高度化
購買管理システムを導入することで、購買活動を行う際に毎度発生する取引のデータが自動で蓄積されていきます。材料や部品、資材などの安定的な供給体制を確立するためには購買業務のデータ化が必須です。
具体的なデータの内容としては、発注単価や数量、見積書の明細、仕入先の特性など購買時の価格系のデータからサプライヤーに関するデータまで幅広いデータが自動で蓄積されていきます。
このようにして質の高いデータを活用して仕入を行うことができるため、購買活動の高度化につながります。
3.人為的ミスや不正を防止できる
購買管理システムでは、発注の履歴や実際に発生した取引の状況など簡単に確認することができます。また部門間での購買に関する情報共有はデータが更新されるごとにリアルタイムで共有されます。
よって複数の部門で同一の製品を発注してしまったり、指定している取引先とは異なった場所に発注をかけてしまったりといった人為的なミスを未然に防ぐことができます。また履歴なども逐一確認できるのでデータの改ざんなどといった不正にも対応することができます。
購買管理システムを選ぶ時のポイント3つ
ここでは購買管理システムを実際に選ぶ際に抑えてもらいたいポイントを解説します。
1.システムの提供形態（クラウド型orオンプレミス型）
購買管理システムには大きく分けて2つ、クラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型
クラウド型のシステムは特定のソフトなどをインストールせずとも、ネット環境さえあれば場所を選ばずブラウザから利用できる点などが特徴です。自社での運用や保守が不要でかつ料金形態についても月額費用を支払うという形になります。初期投資額が最も抑えられるなどの点から、提供形態の中で最も導入のハードルが低いものであるといえます。
オンプレミス型
これは自社のニーズに合わせて機能を自由にカスタマイズできるパッケージ型というようなイメージで、自社専用の開発となりますのでカスタマイズ性に最も優れますが導入・運用・保守のコストが大きくなります。また、発注をしてからシステムを新たに構築するので導入までにある程度時間を要します。
現在の購買管理システムの提供形態はクラウド型が主流といえます。しかし業種によっては「非常に高度な機密情報を取り扱っていて、購買業務にもセキュリティ保護が必要である」場合があることも考えられます。このような人はオンプレミス型を検討する余地があるといえます。
2.自社の導入目的に一致したシステムか
購買管理システムの導入を検討する際には、まず初めに「なぜ購買管理システムを導入したいのか、その目的は何か？」という点を明確にしましょう。
購買業務のデジタル化は重要で有益なものですが、導入目的が明確でないとシステムに様々なコストをかけても、いざ実装されたときに導入効果を十分に実感することができず導入プロジェクトが失敗に終わってしまうということも考えられます。
導入を検討する際には自社で起こっている問題とその原因、そしてその課題解決のための必要要件を満たす購買管理システムはどれかということを念頭においてシステム選定を行っていただければと思います。
3.取引先や購買担当にとって利用しやすいシステムであるか
購買管理システムの導入を最終的に決定するのは経営陣であることが多いのではないかと思います。しかし、実際に導入されたシステムを利用するのは現場の購買担当やサプライヤーです。
システム導入プロジェクトの最終的なゴールはシステムの導入ではなく、現場の業務改善です。よってシステム導入推進の段階で現場の責任者なども交えて議論の意思決定を行っていくことをおすすめします。
導入目的を明確にして自社に最適なシステム選定を
いかがだったでしょうか。購買管理システムを導入することで「作業の効率化」「コストの適正化」「人為的ミス・不正の防止」など企業に対して非常に大きな利益をもたらすことがお分かりいただけたかと思います。
実際に購買管理システムの導入を検討する際は、本記事を参考にして自社が現在抱えている問題とその課題を洗い出し、その課題を解決するための必要十分な機能や形態を持った購買管理システムを選んでいただければと思います。
