最終更新日： 2022/03/31
電子契約サービスのおすすめ15選を比較｜選定ポイントを徹底解説
昨今、新型コロナウイルスが猛威を振るい、テレワークの導入を余儀なくされる中で「ハンコ出社」というワードが話題となりました。押印のためだけに出社することを意味し、「脱ハンコ」の動きを促進させるきっかけとなっています。実際に、内閣府と法務省、経済産業省による指針において、「契約書に押印しない場合も契約として成立し、押印の効力は限定的である」としているため、以前は電子契約が認められていなかった契約も法改正により電子化が可能となっています。
しかし、実際のところ電子契約サービスの安全性などに不明点が多く、導入に一歩踏み出せないという方もいるのではないでしょうか。そこで、本記事を読んで電子契約サービスについての理解を深めることにより、導入へと前進するきっかけとなるように電子契約サービスを導入するメリットと注意点、選び方などについてご紹介します。
電子契約サービスとは
電子契約サービスとは、紙の契約書に押印で締結していた契約方法に代わり、Web上でPDF形式の電子文書に電子署名やサイン、タイムスタンプをすることで契約を締結できるシステムです。契約を電子化することで紙での契約にかかっていたコストや時間、保管スペースの削減など多くのメリットが得られます。
電子契約サービスの導入が進んでいる背景
近年では、社内外で締結する契約を電子化するために電子契約サービスの導入を検討する企業が増えています。さらには、新型コロナウイルスによるテレワークの急速的な普及や、今まで電子契約が認められていなかった契約が法改正によって対応可能となっているため、電子契約サービスを導入する動きが益々加速しています。
電子契約サービスの普及率
一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）の「IT-REPORT 2021 Spring」（2021年1月に調査されたアンケート）によると、電子契約システムを導入している企業の割合が67.2%となっていて、電子契約サービスの導入を検討している企業も合わせると84.9%までのぼることがわかりました。このことから、すでに国内では電子契約を導入している企業の割合が高く、今後も多くの企業で導入される可能性があるといえるでしょう。
参照：JIPDEC IT-Report 2021 Spring
電子契約サービスの今後の市場規模予想
矢野経済研究所が2020年に実施した電子契約サービス市場に関する調査によると、電子契約サービスの市場規模は2017年が28億円だったのに対し、2024年ではおよそ10倍の264億円にのぼると推計されています。この結果から電子契約の市場は高い伸び率で成長していて、今後も電子契約の市場規模はさらに拡大していくことが伺えます。
参照：電子契約サービス市場に関する調査を実施（2020年）｜市場調査とマーケティングの矢野経済研究所
電子契約サービスの比較15選
ITbook XCloud株式会社のDX-Signは、契約に関する業務効率化とコスト削減を両立させる電子契約書サービスです。電子契約に必要となる電子署名、タイムスタンプ、契約締結、電子印影などの一般的な機能はもちろん、固定ワークフローや書類のインポート、フォルダ公開設定などの便利機能も標準搭載しています。無料のフリープランがあるので、まず電子契約を試してみたいという企業にとっては、特に嬉しいサービスと言えます。
- 分かりやすい操作や記録など充実した機能の数々
- 検討段階から導入後まで、課題を解決し続けるサポート
- 契約データを守るために、安心のセキュリティ体制
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 印影登録 ワークフロー設定 操作ログ 期限通知 アクセス・参照制限 マルチデバイス対応 |
| 推奨環境 | PCブラウザ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
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株式会社TeraDoxの契約大臣は、初心者も扱いやすいシンプルな電子契約サービスです。契約書を送る件数が少ない企業も導入しやすい料金設定で、すぐに始められる手軽さが特長です。画面を見たままの操作で、契約書の作成や送信が可能です。取引先も簡単な操作で締結完了できます。もちろん、契約書に「いつ・誰が・何をした」を自動的に記録するなど、改ざん防止の仕組みもしっかりと備わっています。操作方法やサービスの疑問もメールや電話で手厚くサポートします。
- 契約締結を証明する、より証拠力の高い電子署名を利用可能
- グループ機能を活用して、 契約書の整理・閲覧範囲の設定が可能
- 契約の保存や検索も、スムーズに実施できる
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 2段階認証 アクセス・参照制限 マルチデバイス対応 テンプレート登録 |
| 推奨環境 | PCブラウザ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
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jinjer株式会社のジンジャーサインは、簡単操作で使いやすい電子契約サービスです。押印などの契約業務をオンライン上で完結できます。Adobe社が認定するルート証明書での署名が可能な信頼性に加え、最短1分で契約書が送付できます。また、安心安全なセキュリティや、導入から運営に対する手厚いサポートも魅力です。通常の契約書以外にも秘密保持契約書、社内用の誓約書、納品書、検収書、雇用契約書などで利用できます。
- 電子契約に必要な機能を多く揃えた、信頼性の高いサービス
- 堅牢なセキュリティで、 契約書データを安全に管理・保存
- 設計から導入、運用まで充実したサポートを提供
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ワークフロー設定 期限通知 SMS送信機能 テンプレート登録 |
| 推奨環境 | PCブラウザ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 1年 |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
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日鉄ソリューションズ株式会社のCONTRACTHUB@absonneは、電子契約を電子署名やタイムスタンプなどにより簡単に導入できる電子契約ソリューションです。これまで、金融、製造、建設、流通、小売、不動産などさまざまな業種の大企業で採用されており、50万ものユーザーが利用している実績あるソリューションです。ペーパーレス化によるコスト削減や業務効率化はもちろん、ERPや販売システムなど基幹システムと連携し易いことが特長です。
- 契約、受発注業務にフィットした便利な機能を多数搭載
- さまざまな契約業務にノンプログラミングで適用可能
- 外部システム連携ツールにより、購買、販売、会計システムなどと連携可能
- 取引先の参加を得やすくするサポート、機能、契約形態
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 印影登録 外国語対応 一括アップロード 期限通知 差戻し機能 押印機能 アクセス・参照制限 マルチデバイス対応 |
| 推奨環境 | PCブラウザ スマートフォンブラウザ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
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フリーサイン株式会社のfreeeサインは、弁護士監修による信頼性の高い電子契約システムです。文書の作成、締結、管理まで、契約業務の煩雑なプロセスをこれ１つでオンラインで完結します。2020年6月の外部調査「電子契約サービスを対象にしたサイト比較イメージ調査」では「使いやすさNo.1」に選ばれています。また、導入企業のみならず「契約相手」のサポートも実施している手厚い支援体制も魅力です。迅速に疑問・課題を解決します。
- 文書のテンプレート登録やクラウド上で完結するワークフローにより業務を効率化
- タイムスタンプの付与など信頼性が担保された契約の締結
- 外部からの不正なアクセスを防ぐための多重の予防措置
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 外部連携 一括承認 一括アップロード ワークフロー設定 印影登録 差戻し機能 期限通知 操作ログ 押印機能 コメント機能 2段階認証 アクセス・参照制限 マルチデバイス対応 テンプレート登録 契約書作成可 他サービス連携 一括作成・一括締結依頼 更新通知 承認フロー設定 マルチデバイス対応 テンプレート管理 |
| 推奨環境 | PCブラウザ スマートフォンブラウザ |
| サポート | 電話 メール チャット |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 1年 |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
この製品の導入事例掲載数0件
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株式会社NXワンビシアーカイブズのWAN-Signは、電子署名法や電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスです。このサービスには、官公庁・金融機関・医療機関・製薬業など厳しいセキュリティ基準での実績を通じて蓄積した文書管理ノウハウが活かされています。また、全世界で2,500万枚以上の電子証明書の発行実績を誇り、日本国内でシェアNo.1のGlobalSignと直接連携しており、セキュリティ体制にも強みがあります。
- 既存の「紙の書面契約」と「電子契約書」を簡単に一元管理
- 電子証明書を利用した当事者型署名と、メール認証による立会人型・事業者署名型署名
- 充実のセキュリティで、多くの外部認定を受ける
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 外国語対応 外部連携 ワークフロー設定 印影登録 差戻し機能 期限通知 手書きサイン機能 アクセス・参照制限 マルチデバイス対応 テンプレート登録 取引先の電子署名不要 他サービス連携 英語対応 複数部署管理 紙契約書データ化 更新通知 担当者設定 承認フロー設定 スキャンデータの文字検索可 テンプレート管理 |
| 推奨環境 | PCブラウザ スマートフォンブラウザ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の設定はありません |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
この製品の導入事例掲載数0件
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セコムトラストシステムズ株式会社のセコムあんしん電子契約サービスは、警備会社のセコムグループの1つが提供している電子契約書の1つです。クラウド型だとセキュリティが不安という人でも安心できる、高セキュリティ性が特徴で、厳格な権限管理とデータの遠隔地保存を行っています。紙とハンコで行われていた契約を電子契約書で行うことでコスト削減になるだけでなく、業務効率化にもつながります。電子署名法・電子帳簿保存法にも対応しており、法的にも利用価値のあるソフトです。
- 一般財団法人日本データ通信協会の認定を受けた、独自のタイムスタンプ機能
- 長期署名の国際標準規格に対応、裁判でも証拠として扱われる
- 紙で締結した契約書もスキャンして電子化可能
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 押印機能 印影登録 アクセス・参照制限 外国語対応 外部連携 |
| 推奨環境 | PCブラウザ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
この製品の導入事例掲載数0件
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株式会社ベクターの「みんなの電子署名」は、機能制限なしで全ての機能を無料で使える立会人型の電子契約書です。1年以上の文書保管に関しては有償サービスですが、1文書1か月あたり10円とリーズナブルなので、他社と比べて安く利用できます。無料で利用できるうえに、セキュリティ性も最高水準を提供しており、長年ソフトウェア関連の事業を行ってきたベクターだからこそできる機能が多くあります。企業だけでなく、個人やフリーランスの方にもおすすめできるソフトです。
- 無料で全機能が利用可能、有償なのは1年以上の文書保管のみ
- AATLや長期署名にも対応している、最高水準のサービス
- 通信・保管の両面で高いセキュリティ性を持っている
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 2段階認証 コメント機能 ワークフロー設定 アクセス・参照制限 操作ログ |
| 推奨環境 | PCブラウザ |
| サポート | メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- よく導入している企業の規模
この製品の導入事例掲載数0件
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ContractS株式会社のContractS CLMは、三菱地所や日テレなどに利用されている電子契約書です。旧サービス名はホームズクラウドと呼ばれていました。紙、電子ともに全ての契約を一元化し、ガバナンスの強化だけでなく契約業務全体を効率化します。ContractS CLMを利用し、今まで14日間かかっていた契約業務を1日に短縮した事例も。契約書作成からレビュー、承認、締結までのフローを全て一元管理し、ワンストップで行えるようになります。
- 法務相談を契約書に紐つけて管理可能、コンプライアンスリスクを回避
- 最適な契約プロセスを自社向けにカスタマイズできる
- 契約書のワークフローを柔軟に管理可能、効率化を進める
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 外国語対応 外部連携 一括承認 一括アップロード ワークフロー設定 印影登録 期限通知 操作ログ 押印機能 法務相談 コメント機能 アクセス・参照制限 シングルサインオン(SSO) テンプレート登録 契約書作成可 他サービス連携 一括作成・一括締結依頼 英語対応 複数部署管理 紙契約書データ化 担当者設定 承認フロー設定 テンプレート管理 |
| 推奨環境 | PCブラウザ |
| サポート | 電話 メール チャット |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 1年 |
この製品の導入事例掲載数9件
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アドビ株式会社のAdobe Signは、世界中で利用されており、YKKや日産、ソニーといったグローバルな企業に使われている電子契約書です。日本をはじめ世界で法的に利用できる電子サインとデジタル署名となっており、世界各国の最高レベルのコンプライアンスに対応、グローバル企業でも安心して利用できます。契約にかかる全てのプロセスをペーパーレス化し、業務を効率化するなど多くのメリットを企業に与えることができます。
- 世界で利用できるレベルのコンプライアンスとセキュリティ対応
- MicrosoftやSalesforceなど、外部アプリとの連携に対応
- PDFと電子サイン機能で生産性を向上できる
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | ワークフロー設定 外部連携 外国語対応 SMS送信機能 テンプレート登録 マルチデバイス対応 |
| 推奨環境 | PCブラウザ スマートフォンブラウザ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | 電話 |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している企業の規模
- 不明301名-1,000名
この製品の導入事例掲載数2件
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GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社の電子印鑑GMOサインは、自治体でも採用されている、導入企業数50万社以上の電子契約書です。大和証券やミズノ、三条市などに使われており、多くの実績があります。導入企業数電子契約のNo.1ソフトとなっており、業務の効率化だけでなくコストの削減、ガバナンスの強化が可能です。スマートフォンを活用するGMOサインスマホアプリも展開しており、スマホ上で契約締結業務を完了できます。
- 契約印タイプの送信料は1件当たり110円で使える
- 部外秘の文書も権限設定や閲覧制限で安心保管できる
- 電子帳簿保存法に対応し、安心して利用可能
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 2段階認証 押印機能 印影登録 マルチデバイス対応 ワークフロー設定 アクセス・参照制限 外国語対応 期限通知 テンプレート登録 一括アップロード SMS送信機能 |
| 推奨環境 | PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している企業の規模
- 不明101名-300名301名-1,000名
この製品の導入事例掲載数10件
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株式会社マネーフォワードのマネーフォワード クラウド契約は、簡単で始めやすいことが強みの電子契約書です。3ステップで電子契約を終わらせられるのが特徴で、契約書をアップロード、取引先情報を入力し、押印位置を指定し送信するだけで簡単に電子契約ができます。難しい操作が必要ないのでどのような企業にも浸透しやすく、また契約相手もスムーズに電子契約できます。2,980円から利用でき、基本料金で他のサービス製品が使えるため、バックオフィス全体を効率化可能です。
- DX化を推進させるワークフロー機能も搭載
- 管理機能によって、紙の契約と電子契約を一元管理できる
- 電子契約に必要な機能だけでなく、アラート通知など便利な機能も
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 外部連携 ワークフロー設定 期限通知 シングルサインオン(SSO) 契約書作成可 他サービス連携 紙契約書データ化 更新通知 承認フロー設定 スキャンデータの文字検索可 テンプレート管理 |
| 推奨環境 | PCブラウザ |
| サポート | メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している業種
- IT・情報通信
- よく導入している企業の規模
- 21名-50名
この製品の導入事例掲載数2件
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弁護士ドットコム株式会社のクラウドサインは、JTBやみずほ証券、トヨタなどの大企業からベンチャー企業まで30万社以上に導入されている電子契約書です。紙と印鑑で行われていた契約をクラウドで完結させ、契約作業をオンラインだけで行います。これからの新しい働き方、グローバルな環境で利用でき、業務の効率化を進めます。メールアドレスで認証するので、取引先も使いやすい事が特徴。国内大手先が多く導入しているので、すぐに実務に生かせるのも強みです。
- 官公庁・金融機関も利用している、堅牢なセキュリティ性
- 弁護士監修で電子署名法にも準拠、使いやすいデザイン
- 各社の課題に合わせて柔軟に導入、運用が可能
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 2段階認証 アクセス・参照制限 外部連携 シングルサインオン(SSO) 書類自動入力 一括アップロード |
| 推奨環境 | PCブラウザ |
| サポート | チャット |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している企業の規模
- 1,001名以上301名-1,000名101名-300名
この製品の導入事例掲載数10件
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DocuSign, Inc.のDocuSignは、アップルやビザカード、フェイスブックなど世界中で採用されている、180か国以上、44の言語で署名できる電子署名書です。優れたパフォーマンスと可用性の高さが特徴で、メンテナンスによるダウンタイムなどがないため、ソフトに企業の業務が振り回されることもありません。1契約辺り3,800円の時間と資材を節約、契約までの時間を80％短縮するなど、高い成果を上げているソフトです。デジタル化により業務を円滑化し、効率化を達成できます。
- 世界中で利用されているため、グローバルに利用できる
- 契約内容のカスタマイズも可能、AIによってチャンスやリスクの発見も行う
- 世界レベルのセキュリティとプライバシー保護が可能
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 外国語対応 ワークフロー設定 外部連携 |
| 推奨環境 | PCブラウザ |
| サポート | 電話 |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
この製品の導入事例掲載数9件
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株式会社インフォマート のBtoBプラットフォーム契約書は、60万社以上に導入され、20年以上の安心と実績を持つ、取引先の利用が無料の電子契約書です。産経デジタルやエイブル、野村證券など、さまざまな企業に導入されており、ブロックチェーン技術で契約内容の信用性と機密性を確保します。電子帳簿保存法改正に対応しており、法的効力のある安全な電子契約サービスです。ハンコと紙で行っていた契約を「電子契約」にきりかえ、電子署名とタイムスタンプで行い業務を円滑化します。
- 最大5社間の電子契約を締結可能、相手側は利用が無料
- 契約書類をクラウド上で保管・共有・契約できる
- 電子帳簿保存法にも対応しており、充実したサポート体制
| ソフト種別 | クラウド型ソフト |
|---|---|
| 基本的な機能 | 外部連携 一括アップロード 差戻し機能 押印機能 コメント機能 アクセス・参照制限 マルチデバイス対応 取引先の電子署名不要 契約書作成可 代理作成機能 紙契約書データ化 質問機能 担当者設定 スキャンデータの文字検索可 |
| 推奨環境 | PCブラウザ |
| サポート | 電話 メール |
| トライアル | 有り |
| 最低利用期間 | 最低利用期間の制限なし |
- よく導入している企業の規模
- 不明301名-1,000名
この製品の導入事例掲載数8件
この製品の導入事例を見る電子契約サービスを導入する5つのメリット
契約の電子化が進んでいるとはいえ、電子化することによってどんなメリットがあるか、いまいち把握しきれていないという人もいるのではないでしょうか。そこで、電子契約を導入することによって得られる具体的なメリットを5つ紹介していきます。
1.ペーパーレス化・電子化によるコスト削減
紙の契約書を交付する際は契約金額に応じた印紙税がかかります。紙での契約の場合は契約金額が大きいほど印紙税も多くかかりますが、電子契約にすると課税の対象とならず、契約金額の大小に関係なく印紙税が不要となるので、契約金額が大きくなるほどコスト面でのメリットが大きくなります。また、印紙税だけでなく郵送費や紙・インク・封筒代などはもちろん、契約書を安全に保管するためのコストや保管場所も不要となり、それらに関係する人件費までも削減することができます。
2.契約締結にかかる手間と時間を大幅に削減
紙の契約書で契約を締結する際は書類の作成や郵送、やり取りなどに多くの手間と時間がかかってしまいます。しかし、電子契約サービスを利用するとシステム上で全て完結させることができるため、契約締結までの手間と時間を大幅に削減し、最短1日での契約締結が可能となります。また、多くのサービスではワークフローの流れに沿って契約業務の進捗状況を確認でき、業務が止まった場合には、相手に契約業務の進行を促すことも可能です。
3.契約書を保管する場所の削減や契約書の検索が簡単に
紙の契約書を安全に保管するには、鍵付きの棚やそれを置くスペースを設けなければなりません。また、書類の量が膨大になると過去の契約書を探し出す際に長い時間がかかってしまうこともあるでしょう。しかし、電子契約サービスならシステム上で契約書を保管できるため、物理的な保管スペースが不要になります。さらに、スキャン機能が備わっているものであれば、過去に取り扱った紙の契約書もスキャンすることによって、これから電子契約するものと一緒にシステム上で一元管理できます。探し出す際にはシステム上に保管している契約書をキーワードで検索できるものもあり、必要な時に書類をすぐに見つけることができます。
4.テンプレート機能によって文書作成を効率化
取り扱う契約書の種類が多く、今後もそれらの作成が必要な場合は、数多くのテンプレートを保有している電子契約サービスを利用することによって書類の作成を効率化できます。長期的に考えるとテンプレート機能の有無によって文書作成にかかる時間が大きく変わる可能性があるため、効率化を図るにはテンプレート機能のある電子契約サービスを検討するとよいでしょう。。
5.強度なセキュリティによるコンプライアンス強化を実現
電子契約サービスの導入を検討する際、判断の要素として安全面に関する意見も必ずと言っていいほど挙げられます。そのため、ほとんどの電子契約サービスではファイルの暗号化やログイン時の多重認証など、高強度なセキュリティシステムが備わっています。紙媒体で契約の締結・保管する場合は、契約書の不正な複製や改ざん、盗難、紛失などのリスクがあります。一方、電子契約の場合は電子ファイルでの管理となるため盗難や紛失のリスクがほとんどなくなります。また、管理者権限を設定すれば権限が付与された者しか変更などを加えることができなくなり、アクセスログや変更履歴も記録されるため、社内でいつ、誰が、何の変更をどの書面に加えたかを把握できます。このことから、電子契約を導入することでコンプライアンスの強化を実現できるといえます。
電子契約サービスを導入する3つのデメリット・注意点
前述の通り多くのメリットがある電子契約サービスですが、反対にデメリットとなる場合もあります。知らずに導入を進めてしまうとトラブルが起こる可能性があるため、導入前にしっかりと確認しておきましょう。
1.契約の種類によっては電子契約が認められていない場合がある
近年では契約書の電子化を進める法改正が行われているため、多くの契約が電子で可能となっています。しかし、中には法律によって電子契約を行えないと定められ、書面での取り交わしでないと認められない契約も存在します。そのような契約を取り扱う場合は電子契約サービスでの取り交わしができないので、会社で取り扱う契約が電子契約に対応しているのかを事前に調べて確認しましょう。
2.導入時に業務フローが大きく変わり、混乱する可能性がある
電子契約サービスを導入する場合、今まで必要だった印刷や印鑑、郵送などが不要になるため、社内の業務フローが大幅に変わります。導入後の業務フローや人員の調整などを改めて策定する必要があり、導入後の間もない時期だと業務フローに慣れるまでは混乱してしまう可能性もあるでしょう。そのため、導入前には業務フローを確認することや、導入する際には新しい業務フローについて担当者にしっかりと説明をする場を設けるなど、スムーズに移行できるようにすることが重要です。
3.取引先のシステム導入状況や手間を考慮して導入する必要がある
多くの電子契約サービスでは、契約相手となる取引先が電子契約サービスを導入していなくても契約を締結することができます。しかし、取引先が電子契約に慣れていなかったり、使用したことのないシステムを使うことになったりすると、契約フローを理解する手間やサービス利用によるコストが発生する可能性があります。そのため、契約相手が無料もしくは低価格で使用でき、直感的な操作方法により手間を削減できる電子契約サービスを導入するのがおすすめです。
また、電子契約サービスによっては自社だけでなく、取引先にも同様に電子契約サービスを導入してもらわないといけない場合があったり、取引先が書面をメインとした契約しか取り交わしておらず、電子契約の導入には抵抗がある場合があったりします。そのような場合も踏まえて導入を検討する必要があるため、取引先に了承を得ることや費用負担についての話し合いなどを事前に行いましょう。
電子契約サービスの選び方
電子契約サービスを選ぶ際、数多くある製品の中からどの製品を選べばいいのか迷ってしまうこともあるでしょう。そこで、製品を比較する際の判断材料となる要素を6つにまとめたので、製品選定の参考に役立ててください。
1.利用目的を実現できる機能が備わっているか
電子契約サービスには汎用的かつ豊富な機能を備えているものや、特定の業界（不動産など）に特化したものなど幅広く存在します。その中で、価格の安さや多機能であれば良いという検討方法ではなく、予算の範囲内で導入後の目的を必ず達成できる機能が備わっているのかが最も重要です。そのため、利用の目的や業務フローのイメージを明確にし、それに伴ってどんな機能が必要となるのかを社内で相談しながら検討しましょう。
機能面で比較する際の要素として下記のような例が挙げられます。
- 契約締結だけでなく、その後の管理もしやすい機能が備わっているか
- 稟議や承認するシステムを導入していないため、それらができる機能のあるものを選ぶ
- ワークフローを見直すためにタスク管理に優れたものを選ぶ
- 多くの契約を取り扱う場合は、テンプレート機能があるか
- 検討している電子契約サービスが、電子化したい契約に対応しているか
- 以前に取り扱っていた紙の契約書をスキャン機能によって電子化できるのか
- 既存の社内システムや、今後に導入を検討しているサービスとの連携ができるのか
- 管理している契約書を簡単に探し出せる検索機能はあるか
- 締結を早めるために事前に承認フローを設定し、それ通りに承認を進められるワークフロー機能があるか
- 承認が止まった際のアラート機能があるか
- 会社の成長に伴って、機能の追加や拡張が可能であるか
これらはあくまで一例ですが、この中で参考になるものがあればそれを意識して検討してみると良いでしょう。
2.無料トライアルによって導入後のイメージできるかどうか
検討している製品に無料トライアルがある場合は利用してみるのもおすすめです。実際に導入後の業務を体験してみることで、使いやすさや機能の満足度、業務フローなどがわかり、導入後の失敗を防ぐことができます。また、導入を判断する際は権限のある社員だけではなく、実際に使用する従業員にも使用感を確かめてもらうことが重要です。
3.導入後に費用対効果が得られるか
数多くある電子契約サービスは、選ぶ製品によって費用も大きく変わってきます。そのため、初期費用や継続利用によってかかる費用を把握し、長期的に見てどのくらいの費用対効果が得られるかを考えまておくことが重要です。また、他のサービスも使用している場合は機能が重複してしまい、その分の費用が無駄となる可能性もあるので、そのことも検討の要素として確認しましょう。
4.取引先との利便性を確保できているか
電子契約サービスを導入する際は取引先の利便性も考慮しましょう。せっかく取引先の了承を得て電子契約サービスを導入しても、使用する際に取引先にも料金が発生したり、操作性が悪いがために契約の進捗に影響が出てきてしまったりする場合があってはシステムを十分に活用できず、導入のメリットを実感しづらくなってしまいます。そのため、契約相手はアカウントの作成が不要であったり、料金がかからないようなサービスを導入することが望ましいでしょう。
5.万全なセキュリティ対策が備わっているか
電子契約サービスを選ぶときに検討要素として特に重要となるのが、セキュリティ対策です。電子契約サービスでは会社にとって重要である取引先との契約情報をインターネットで取り扱うため、サイバー攻撃などを受けることにより情報が漏えいしてしまい、会社に甚大な被害が出る可能性があります。それを防ぐためにも電子契約サービスの検討段階ではセキュリティシステムの充実度も重要視しておきましょう。セキュリティの例としては強力な暗号化技術が採用されているか、常に最新のセキュリティが用意されているのかなどが挙げられます。また、外部のセキュリティ対策だけでなく、内部のセキュリティ対策も行う必要もあります。権限ごとのアクセス制限の設定や操作ログの確認ができるかなど、内部の人間が使用する際のセキュリティ対策も万全にしておきましょう。
6.サービスの持続性が安定しているか
電子契約サービスを利用する際は、第三者であるサービス事業者に契約書データの管理を委ねます。そのため、運営会社が安定してサービスを運営できているのかといった持続可能性を検討するのも重要な要素となってきます。運営会社の規模や導入実績、シェアの割合などを比較して今後も長期的にそのサービスを使い続けることができるのか確認しましょう。
便利な電子契約サービスを導入して働き方改革を進めましょう！
ここまで読んでいただいて、電子契約サービスの普及が進んでいる背景やメリット・デメリット、注意点などをよく知ることができたのではないでしょうか。電子契約サービスは数多くありますが、しっかりと導入する目的を明確にし、本記事で紹介したポイントを意識して検討することで製品を絞り込むことができると思います。これまで紙での契約がメインだったのを電子契約に変え、それまでかかっていた時間やコスト、人員を削減することで、働き方の向上に繋げられるでしょう。本記事が電子契約サービスを導入するきっかけとなれば幸いです。
