電子契約サービスとは

電子契約サービスとは、紙の契約書に押印で締結していた契約方法に代わり、Web上でPDF形式の電子文書に電子署名やサイン、タイムスタンプをすることで契約を締結できるシステムです。契約を電子化することで紙での契約にかかっていたコストや時間、保管スペースの削減など多くのメリットが得られます。

電子契約サービスの導入が進んでいる背景

近年では、社内外で締結する契約を電子化するために電子契約サービスの導入を検討する企業が増えています。さらには、新型コロナウイルスによるテレワークの急速的な普及や、今まで電子契約が認められていなかった契約が法改正によって対応可能となっているため、電子契約サービスを導入する動きが益々加速しています。

電子契約サービスの普及率

一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）の「IT-REPORT 2021 Spring」（2021年1月に調査されたアンケート）によると、電子契約システムを導入している企業の割合が67.2%となっていて、電子契約サービスの導入を検討している企業も合わせると84.9%までのぼることがわかりました。このことから、すでに国内では電子契約を導入している企業の割合が高く、今後も多くの企業で導入される可能性があるといえるでしょう。

参照：JIPDEC IT-Report 2021 Spring

電子契約サービスの今後の市場規模予想

矢野経済研究所が2020年に実施した電子契約サービス市場に関する調査によると、電子契約サービスの市場規模は2017年が28億円だったのに対し、2024年ではおよそ10倍の264億円にのぼると推計されています。この結果から電子契約の市場は高い伸び率で成長していて、今後も電子契約の市場規模はさらに拡大していくことが伺えます。

参照：電子契約サービス市場に関する調査を実施（2020年）｜市場調査とマーケティングの矢野経済研究所

電子契約サービスの比較10選

電子契約サービスを導入する5つのメリット

契約の電子化が進んでいるとはいえ、電子化することによってどんなメリットがあるか、いまいち把握しきれていないという人もいるのではないでしょうか。そこで、電子契約を導入することによって得られる具体的なメリットを5つ紹介していきます。

1.ペーパーレス化・電子化によるコスト削減

紙の契約書を交付する際は契約金額に応じた印紙税がかかります。紙での契約の場合は契約金額が大きいほど印紙税も多くかかりますが、電子契約にすると課税の対象とならず、契約金額の大小に関係なく印紙税が不要となるので、契約金額が大きくなるほどコスト面でのメリットが大きくなります。また、印紙税だけでなく郵送費や紙・インク・封筒代などはもちろん、契約書を安全に保管するためのコストや保管場所も不要となり、それらに関係する人件費までも削減することができます。

2.契約締結にかかる手間と時間を大幅に削減

紙の契約書で契約を締結する際は書類の作成や郵送、やり取りなどに多くの手間と時間がかかってしまいます。しかし、電子契約サービスを利用するとシステム上で全て完結させることができるため、契約締結までの手間と時間を大幅に削減し、最短1日での契約締結が可能となります。また、多くのサービスではワークフローの流れに沿って契約業務の進捗状況を確認でき、業務が止まった場合には、相手に契約業務の進行を促すことも可能です。

3.契約書を保管する場所の削減や契約書の検索が簡単に

紙の契約書を安全に保管するには、鍵付きの棚やそれを置くスペースを設けなければなりません。また、書類の量が膨大になると過去の契約書を探し出す際に長い時間がかかってしまうこともあるでしょう。しかし、電子契約サービスならシステム上で契約書を保管できるため、物理的な保管スペースが不要になります。さらに、スキャン機能が備わっているものであれば、過去に取り扱った紙の契約書もスキャンすることによって、これから電子契約するものと一緒にシステム上で一元管理できます。探し出す際にはシステム上に保管している契約書をキーワードで検索できるものもあり、必要な時に書類をすぐに見つけることができます。

4.テンプレート機能によって文書作成を効率化

取り扱う契約書の種類が多く、今後もそれらの作成が必要な場合は、数多くのテンプレートを保有している電子契約サービスを利用することによって書類の作成を効率化できます。長期的に考えるとテンプレート機能の有無によって文書作成にかかる時間が大きく変わる可能性があるため、効率化を図るにはテンプレート機能のある電子契約サービスを検討するとよいでしょう。。

5.強度なセキュリティによるコンプライアンス強化を実現

電子契約サービスの導入を検討する際、判断の要素として安全面に関する意見も必ずと言っていいほど挙げられます。そのため、ほとんどの電子契約サービスではファイルの暗号化やログイン時の多重認証など、高強度なセキュリティシステムが備わっています。紙媒体で契約の締結・保管する場合は、契約書の不正な複製や改ざん、盗難、紛失などのリスクがあります。一方、電子契約の場合は電子ファイルでの管理となるため盗難や紛失のリスクがほとんどなくなります。また、管理者権限を設定すれば権限が付与された者しか変更などを加えることができなくなり、アクセスログや変更履歴も記録されるため、社内でいつ、誰が、何の変更をどの書面に加えたかを把握できます。このことから、電子契約を導入することでコンプライアンスの強化を実現できるといえます。

電子契約サービスを導入する3つのデメリット・注意点

前述の通り多くのメリットがある電子契約サービスですが、反対にデメリットとなる場合もあります。知らずに導入を進めてしまうとトラブルが起こる可能性があるため、導入前にしっかりと確認しておきましょう。

1.契約の種類によっては電子契約が認められていない場合がある

近年では契約書の電子化を進める法改正が行われているため、多くの契約が電子で可能となっています。しかし、中には法律によって電子契約を行えないと定められ、書面での取り交わしでないと認められない契約も存在します。そのような契約を取り扱う場合は電子契約サービスでの取り交わしができないので、会社で取り扱う契約が電子契約に対応しているのかを事前に調べて確認しましょう。

2.導入時に業務フローが大きく変わり、混乱する可能性がある

電子契約サービスを導入する場合、今まで必要だった印刷や印鑑、郵送などが不要になるため、社内の業務フローが大幅に変わります。導入後の業務フローや人員の調整などを改めて策定する必要があり、導入後の間もない時期だと業務フローに慣れるまでは混乱してしまう可能性もあるでしょう。そのため、導入前には業務フローを確認することや、導入する際には新しい業務フローについて担当者にしっかりと説明をする場を設けるなど、スムーズに移行できるようにすることが重要です。

3.取引先のシステム導入状況や手間を考慮して導入する必要がある

多くの電子契約サービスでは、契約相手となる取引先が電子契約サービスを導入していなくても契約を締結することができます。しかし、取引先が電子契約に慣れていなかったり、使用したことのないシステムを使うことになったりすると、契約フローを理解する手間やサービス利用によるコストが発生する可能性があります。そのため、契約相手が無料もしくは低価格で使用でき、直感的な操作方法により手間を削減できる電子契約サービスを導入するのがおすすめです。

また、電子契約サービスによっては自社だけでなく、取引先にも同様に電子契約サービスを導入してもらわないといけない場合があったり、取引先が書面をメインとした契約しか取り交わしておらず、電子契約の導入には抵抗がある場合があったりします。そのような場合も踏まえて導入を検討する必要があるため、取引先に了承を得ることや費用負担についての話し合いなどを事前に行いましょう。

電子契約サービスの選び方

電子契約サービスを選ぶ際、数多くある製品の中からどの製品を選べばいいのか迷ってしまうこともあるでしょう。そこで、製品を比較する際の判断材料となる要素を6つにまとめたので、製品選定の参考に役立ててください。

1.利用目的を実現できる機能が備わっているか

電子契約サービスには汎用的かつ豊富な機能を備えているものや、特定の業界（不動産など）に特化したものなど幅広く存在します。その中で、価格の安さや多機能であれば良いという検討方法ではなく、予算の範囲内で導入後の目的を必ず達成できる機能が備わっているのかが最も重要です。そのため、利用の目的や業務フローのイメージを明確にし、それに伴ってどんな機能が必要となるのかを社内で相談しながら検討しましょう。

機能面で比較する際の要素として下記のような例が挙げられます。
 

• 契約締結だけでなく、その後の管理もしやすい機能が備わっているか
• 稟議や承認するシステムを導入していないため、それらができる機能のあるものを選ぶ
• ワークフローを見直すためにタスク管理に優れたものを選ぶ
• 多くの契約を取り扱う場合は、テンプレート機能があるか
• 検討している電子契約サービスが、電子化したい契約に対応しているか
• 以前に取り扱っていた紙の契約書をスキャン機能によって電子化できるのか
• 既存の社内システムや、今後に導入を検討しているサービスとの連携ができるのか
• 管理している契約書を簡単に探し出せる検索機能はあるか
• 締結を早めるために事前に承認フローを設定し、それ通りに承認を進められるワークフロー機能があるか
• 承認が止まった際のアラート機能があるか
• 会社の成長に伴って、機能の追加や拡張が可能であるか

 
これらはあくまで一例ですが、この中で参考になるものがあればそれを意識して検討してみると良いでしょう。

2.無料トライアルによって導入後のイメージできるかどうか

検討している製品に無料トライアルがある場合は利用してみるのもおすすめです。実際に導入後の業務を体験してみることで、使いやすさや機能の満足度、業務フローなどがわかり、導入後の失敗を防ぐことができます。また、導入を判断する際は権限のある社員だけではなく、実際に使用する従業員にも使用感を確かめてもらうことが重要です。

3.導入後に費用対効果が得られるか

数多くある電子契約サービスは、選ぶ製品によって費用も大きく変わってきます。そのため、初期費用や継続利用によってかかる費用を把握し、長期的に見てどのくらいの費用対効果が得られるかを考えまておくことが重要です。また、他のサービスも使用している場合は機能が重複してしまい、その分の費用が無駄となる可能性もあるので、そのことも検討の要素として確認しましょう。

4.取引先との利便性を確保できているか

電子契約サービスを導入する際は取引先の利便性も考慮しましょう。せっかく取引先の了承を得て電子契約サービスを導入しても、使用する際に取引先にも料金が発生したり、操作性が悪いがために契約の進捗に影響が出てきてしまったりする場合があってはシステムを十分に活用できず、導入のメリットを実感しづらくなってしまいます。そのため、契約相手はアカウントの作成が不要であったり、料金がかからないようなサービスを導入することが望ましいでしょう。

5.万全なセキュリティ対策が備わっているか

電子契約サービスを選ぶときに検討要素として特に重要となるのが、セキュリティ対策です。電子契約サービスでは会社にとって重要である取引先との契約情報をインターネットで取り扱うため、サイバー攻撃などを受けることにより情報が漏えいしてしまい、会社に甚大な被害が出る可能性があります。それを防ぐためにも電子契約サービスの検討段階ではセキュリティシステムの充実度も重要視しておきましょう。セキュリティの例としては強力な暗号化技術が採用されているか、常に最新のセキュリティが用意されているのかなどが挙げられます。また、外部のセキュリティ対策だけでなく、内部のセキュリティ対策も行う必要もあります。権限ごとのアクセス制限の設定や操作ログの確認ができるかなど、内部の人間が使用する際のセキュリティ対策も万全にしておきましょう。

6.サービスの持続性が安定しているか

電子契約サービスを利用する際は、第三者であるサービス事業者に契約書データの管理を委ねます。そのため、運営会社が安定してサービスを運営できているのかといった持続可能性を検討するのも重要な要素となってきます。運営会社の規模や導入実績、シェアの割合などを比較して今後も長期的にそのサービスを使い続けることができるのか確認しましょう。

便利な電子契約サービスを導入して働き方改革を進めましょう！

ここまで読んでいただいて、電子契約サービスの普及が進んでいる背景やメリット・デメリット、注意点などをよく知ることができたのではないでしょうか。電子契約サービスは数多くありますが、しっかりと導入する目的を明確にし、本記事で紹介したポイントを意識して検討することで製品を絞り込むことができると思います。これまで紙での契約がメインだったのを電子契約に変え、それまでかかっていた時間やコスト、人員を削減することで、働き方の向上に繋げられるでしょう。本記事が電子契約サービスを導入するきっかけとなれば幸いです。