電子契約とは？

電子契約サービスについて知る前に、そもそも電子契約とは何かを理解することが大切です。本章では、電子契約についての概要や従来の契約との違いについて解説します。

電子契約とは

電子契約とは、紙や書類を使わずに電子的な方法で契約を行うことを指します。インターネット上での取引が一般的になる中、電子契約は時間やコストを節約する方法として注目されています。電子署名によって正式な契約書となり、紙ベースの契約に比べて簡単かつ迅速に取引が完了できます。また、契約書の管理も簡単で、データの検索や共有が容易です。企業にとってはコスト削減にも繋がるため、多くの企業が電子契約の導入を検討しています。

従来の契約との違い

従来の契約と電子契約の違いは、主に手続きの煩雑さや時間、コストの面で大きく異なります。従来の契約では、紙の書類を用意して、書類に署名や捺印をする手続きが必要でした。そのため、書類の印刷や郵送、受領確認など、多くの作業が必要であり、契約にかかる時間やコストがかなり高いものでした。

一方、電子契約ではインターネットを通じてクラウド上で契約書を作成し、デジタル署名によって契約が成立するため、書類の作成や印刷、郵送などの手続きが不要になり、手続きの簡略化と効率化が実現されます。また、契約書の保存や管理も電子データ化され、いつでもどこでもアクセスできるため、利便性も向上しています。これにより、ビジネスプロセスの効率化や時間やコストの削減につながります。

電子契約サービスとは？

電子契約サービスとは、電子契約を支援するためのWeb上のサービスのことを指します。多くのサービスが存在し、それぞれ独自の特徴を持っています。 電子契約サービスを利用することで、契約書の作成や署名、送信、保存が簡単に行えます。また、多くのサービスがセキュリティ対策を行っているため、情報漏洩のリスクを軽減することができます。電子契約サービスは、業務の効率化やコスト削減にも役立つことが期待されています。

電子契約サービスの導入が進んでいる背景

近年、企業間の取引や個人間の契約において、電子契約サービスの導入が進んでいます。その背景には、コスト削減や効率化、環境保護などが挙げられます。従来の紙ベースの契約手続きでは、紙やインクの購入・保管・廃棄など、多くの時間や労力が必要でした。また、契約書の発送や受領などのやり取りにも時間がかかり、遠隔地の契約相手とのやりとりにも制約がありました。

これに対して、電子契約サービスを利用することで、オンライン上で契約書の作成・署名・送付・管理を行うことができます。これにより、紙の使用量や郵送に伴うCO2排出量を削減することができ、環境にも配慮した事業活動ができます。また、オンラインでの契約手続きにより、契約手続きの簡素化、迅速化が実現でき、コスト削減にもつながります。さらに、遠隔地とのやりとりも容易になり、ビジネスのグローバル化に対応することも可能になっています。このように、多様なメリットにより、電子契約サービスの導入が進んでいます。

電子契約サービスの主な機能6選

電子契約サービスは、ビジネスにおいて契約の作成、管理、実行をオンライン上で簡単かつ迅速に行うことができるツールです。本章では、電子契約サービスの基本的な機能について解説します。

• 契約書の作成
• 署名の収集
• 契約書の管理
• 契約の自動化
• ファイル共有
• 自動通知機能

1.契約書の作成

電子契約サービスは、契約書の作成を簡単にするための機能を提供します。ユーザーは、テンプレートを使用して契約書を作成することができます。また、必要な情報を入力するだけで、自動的に契約書が生成されます。

2.署名の収集

電子契約サービスには、署名の収集機能があります。ユーザーは、オンライン上で契約書に署名することができます。また、複数の人が署名をする必要がある場合には、順序を指定することもできます。

3.契約書の管理

契約書の管理機能は、重要な契約書を追跡し、必要なときにすばやくアクセスできるようにするために重要です。電子契約サービスは、契約書をクラウド上に保存し、必要に応じて検索やダウンロードができます。

4.契約の自動化

電子契約サービスは、契約プロセスを自動化するための機能を提供しています。ユーザーは、契約書に署名するだけで、契約が完了するように設定できます。これにより、契約プロセスの効率が向上し、ビジネスのスピードアップが実現されます。

5.ファイル共有

電子契約サービスには、ファイル共有機能があります。ファイル共有機能を使用すると、契約書や法的書類など、複数の人々に書類を送信し、閲覧や承認の意思を確認することができます。ファイル共有機能は、プロジェクトの進捗状況を確認するためにも有用です。また、機密性の高い書類には、アクセス制限や暗号化機能を使用して、セキュリティを強化することができます。

6.自動通知機能

電子契約サービスには、自動通知機能があります。自動通知機能は、契約書の締結期限や承認の進捗状況など、重要な情報をリアルタイムで通知することができます。自動通知機能を使用することで、契約書の締結や承認の進捗状況を常に把握し、スムーズな業務遂行ができます。

電子契約サービスの選定ポイント6つ

電子契約サービスを選ぶ際、数多くある製品の中からどの製品を選べばいいのか迷ってしまうこともあるでしょう。そこで、製品を比較する際の判断材料となる要素を6つにまとめたので、製品選定の参考に役立ててください。

• 利用目的を実現できる機能が備わっているか
• 無料トライアルによって導入後のイメージできるかどうか
• 導入後に費用対効果が得られるか
• 取引先との利便性を確保できているか
• 万全なセキュリティ対策が備わっているか
• サービスの持続性が安定しているか

1.利用目的を実現できる機能が備わっているか

電子契約サービスには汎用的かつ豊富な機能を備えているものや、特定の業界（不動産など）に特化したものなど幅広く存在します。その中で、価格の安さや多機能であれば良いという検討方法ではなく、予算の範囲内で導入後の目的を必ず達成できる機能が備わっているのかが最も重要です。そのため、利用の目的や業務フローのイメージを明確にし、それに伴ってどんな機能が必要となるのかを社内で相談しながら検討しましょう。

機能面で比較する際の要素として下記のような例が挙げられます。

• 契約締結だけでなく、その後の管理もしやすい機能が備わっているか
• 稟議や承認するシステムを導入していないため、それらができる機能のあるものを選ぶ
• ワークフローを見直すためにタスク管理に優れたものを選ぶ
• 多くの契約を取り扱う場合は、テンプレート機能があるか
• 検討している電子契約サービスが、電子化したい契約に対応しているか
• 以前に取り扱っていた紙の契約書をスキャン機能によって電子化できるのか
• 既存の社内システムや、今後に導入を検討しているサービスとの連携ができるのか
• 管理している契約書を簡単に探し出せる検索機能はあるか
• 締結を早めるために事前に承認フローを設定し、それ通りに承認を進められるワークフロー機能があるか
• 承認が止まった際のアラート機能があるか
• 会社の成長に伴って、機能の追加や拡張が可能であるか

これらはあくまで一例ですが、この中で参考になるものがあればそれを意識して検討してみると良いでしょう。

2.無料トライアルによって導入後のイメージできるかどうか

検討している製品に無料トライアルがある場合は利用してみるのもおすすめです。実際に導入後の業務を体験してみることで、使いやすさや機能の満足度、業務フローなどがわかり、導入後の失敗を防ぐことができます。また、導入を判断する際は権限のある社員だけではなく、実際に使用する従業員にも使用感を確かめてもらうことが重要です。

3.導入後に費用対効果が得られるか

数多くある電子契約サービスは、選ぶ製品によって費用も大きく変わってきます。そのため、初期費用や継続利用によってかかる費用を把握し、長期的に見てどのくらいの費用対効果が得られるかを考えておくことが重要です。また、他のサービスも使用している場合は機能が重複してしまい、その分の費用が無駄となる可能性もあるので、そのことも検討の要素として確認しましょう。

4.取引先との利便性を確保できているか

電子契約サービスを導入する際は取引先の利便性も考慮しましょう。せっかく取引先の了承を得て電子契約サービスを導入しても、使用する際に取引先にも料金が発生したり、操作性が悪いがために契約の進捗に影響が出てきてしまったりする場合があってはシステムを十分に活用できず、導入のメリットを実感しづらくなってしまいます。そのため、契約相手はアカウントの作成が不要であることや、料金がかからないようなサービスを導入することが望ましいでしょう。

5.万全なセキュリティ対策が備わっているか

電子契約サービスを選ぶときに検討要素として特に重要となるのが、セキュリティ対策です。電子契約サービスでは会社にとって重要である取引先との契約情報をインターネットで取り扱うため、サイバー攻撃などを受けることにより情報が漏えいしてしまい、会社に甚大な被害が出る可能性があります。それを防ぐためにも電子契約サービスの検討段階ではセキュリティシステムの充実度も重要視しておきましょう。セキュリティの例としては強力な暗号化技術が採用されているか、常に最新のセキュリティが用意されているのかなどが挙げられます。また、外部のセキュリティ対策だけでなく、内部のセキュリティ対策も行う必要もあります。権限ごとのアクセス制限の設定や操作ログの確認ができるかなど、内部の人間が使用する際のセキュリティ対策も万全にしておきましょう。

6.サービスの持続性が安定しているか

電子契約サービスを利用する際は、第三者であるサービス事業者に契約書データの管理を委ねます。そのため、運営会社が安定してサービスを運営できているのかといった持続可能性を検討するのも重要な要素となってきます。運営会社の規模や導入実績、シェアの割合などを比較して今後も長期的にそのサービスを使い続けることができるのか確認しましょう。

電子契約サービスの比較15選

電子契約サービスを導入する6つのメリット

契約の電子化が進んでいるとはいえ、電子化することによってどんなメリットがあるか把握しきれていない方もいるでしょう。そこで、電子契約を導入することによって得られる具体的なメリットを6つ紹介していきます。

• ペーパーレス化・電子化によるコスト削減
• 契約締結にかかる手間と時間を大幅に削減
• 契約書を保管する場所の削減や契約書の検索が簡単に
• テンプレート機能によって文書作成を効率化
• 強度なセキュリティによるコンプライアンス強化を実現
• 紙の削減により環境に配慮できる

1.ペーパーレス化・電子化によるコスト削減

紙の契約書を交付する際は契約金額に応じた印紙税がかかります。紙での契約の場合は契約金額が大きいほど印紙税も多くかかりますが、電子契約にすると課税の対象とならず、契約金額の大小に関係なく印紙税が不要となるので契約金額が大きくなるほどコスト面でのメリットが大きくなります。また、印紙税だけでなく郵送費や紙・インク・封筒代などはもちろん、契約書を安全に保管するためのコストや保管場所も不要となり、それらに関係する人件費までも削減することができます。

2.契約締結にかかる手間と時間を大幅に削減

紙の契約書で契約を締結する際は書類の作成や郵送、やり取りなどに多くの手間と時間がかかってしまいます。しかし、電子契約サービスを利用するとシステム上で全て完結させることができるため、契約締結までの手間と時間を大幅に削減し、最短1日での契約締結が可能となります。また、多くのサービスではワークフローの流れに沿って契約業務の進捗状況を確認でき、業務が止まった場合には、相手に契約業務の進行を促すことも可能です。

3.契約書を保管する場所の削減や契約書の検索が簡単に

紙の契約書を安全に保管するには、鍵付きの棚やそれを置くスペースを設けなければなりません。また、書類の量が膨大になると過去の契約書を探し出す際に長い時間がかかってしまうこともあるでしょう。しかし、電子契約サービスならシステム上で契約書を保管できるため、物理的な保管スペースが不要になります。さらに、スキャン機能が備わっているものであれば、過去に取り扱った紙の契約書もスキャンすることによって、これから電子契約するものと一緒にシステム上で一元管理できます。探し出す際にはシステム上に保管している契約書をキーワードで検索できるものもあり、必要な時に書類をすぐに見つけることができます。

4.テンプレート機能によって文書作成を効率化

取り扱う契約書の種類が多く、今後もそれらの作成が必要な場合は、数多くのテンプレートを保有している電子契約サービスを利用することによって書類の作成を効率化できます。長期的に考えるとテンプレート機能の有無によって文書作成にかかる時間が大きく変わる可能性があるため、効率化を図るにはテンプレート機能のある電子契約サービスを検討するとよいでしょう。

5.強度なセキュリティによるコンプライアンス強化を実現

電子契約サービスの導入を検討する際、判断の要素として安全面に関する意見も必ずと言っていいほど挙げられます。そのため、ほとんどの電子契約サービスではファイルの暗号化やログイン時の多重認証など、高強度なセキュリティシステムが備わっています。紙媒体で契約の締結・保管する場合は、契約書の不正な複製や改ざん、盗難、紛失などのリスクがあります。

一方、電子契約の場合は電子ファイルでの管理となるため盗難や紛失のリスクがほとんどなくなります。また、管理者権限を設定すれば権限が付与された者しか変更などを加えることができなくなり、アクセスログや変更履歴も記録されるため、社内でいつ、誰が、何の変更をどの書面に加えたかを把握できます。このことから、電子契約を導入することでコンプライアンスの強化を実現できるといえます。

6.紙の削減により環境に配慮できる

電子契約サービスを利用することで、紙の使用量を減らすことができ、環境に配慮したビジネスに貢献できます。また、紙による契約書の印刷や保存にはスペースも必要ですが、電子契約サービスを利用すればスペースを取らず、環境にも配慮できます。

電子契約サービスを導入する際の注意点3つ

前述の通り多くのメリットがある電子契約サービスですが、反対にデメリットとなる場合もあります。知らずに導入を進めてしまうとトラブルが起こる可能性があるため、導入前にしっかりと確認しておきましょう。

• 契約の種類によっては電子契約が認められていない場合がある
• 導入時に業務フローが大きく変わり、混乱する可能性がある
• 取引先のシステム導入状況や手間を考慮して導入する必要がある

1.契約の種類によっては電子契約が認められていない場合がある

近年では契約書の電子化を進める法改正が行われているため、多くの契約が電子で可能となっています。しかし、中には法律によって電子契約を行えないと定められ、書面での取り交わしでないと認められない契約も存在します。そのような契約を取り扱う場合は電子契約サービスでの取り交わしができないので、会社で取り扱う契約が電子契約に対応しているのかを事前に調べて確認しましょう。

2.導入時に業務フローが大きく変わり、混乱する可能性がある

電子契約サービスを導入する場合、今まで必要だった印刷や印鑑、郵送などが不要になるため、社内の業務フローが大幅に変わります。導入後の業務フローや人員の調整などを改めて策定する必要があり、導入後の間もない時期だと業務フローに慣れるまでは混乱してしまう可能性もあるでしょう。

そのため、導入前には業務フローを確認することや、導入する際には新しい業務フローについて担当者にしっかりと説明をする場を設けるなど、スムーズに移行できるようにすることが重要です。

3.取引先のシステム導入状況や手間を考慮して導入する必要がある

多くの電子契約サービスでは、契約相手となる取引先が電子契約サービスを導入していなくても契約を締結することができます。しかし、取引先が電子契約に慣れていなかったり、使用したことのないシステムを使うことになったりすると、契約フローを理解する手間やサービス利用によるコストが発生する可能性があります。そのため、契約相手が無料もしくは低価格で使用でき、直感的な操作方法により手間を削減できる電子契約サービスを導入するのがおすすめです。

また、電子契約サービスによっては自社だけでなく、取引先にも同様に電子契約サービスを導入してもらわないといけない場合があったり、取引先が書面をメインとした契約しか取り交わしておらず、電子契約の導入には抵抗がある場合があったりします。そのような場合も踏まえて導入を検討する必要があるため、取引先に了承を得ることや費用負担についての話し合いなどを事前に行いましょう。

電子契約サービスの失敗例と対策

電子契約サービスを導入した後に失敗してしまうことがあります。本章では、電子契約サービスの失敗例と対策について解説しますので、事前に知っておくことで失敗を防ぎましょう。

• 1-1.失敗例：契約内容が明確になっていない
• 1-2.対策
• 2-1. 失敗例：セキュリティ対策が不十分
• 2-2.対策

1-1.失敗例：契約内容が明確になっていない

電子契約を導入する際、契約内容が明確でなければ、後々のトラブルに繋がります。例えば、利用期間やサービスの内容などが細かく定義されていない場合、契約解除時に争いが発生する可能性があります。契約内容を確認せずに手続きを進めることは避けましょう。

1-2.対策

電子契約を導入する際には、契約内容を明確に定義しましょう。サービスの内容や利用期間、料金など、詳細に記載しておくことが大切です。また、契約書に必要事項を記載するだけでなく、電子署名による認証を行うことで、契約の正当性を保証することができます。

2-1. 失敗例：セキュリティ対策が不十分

電子契約は、紙の契約書と違い、オンライン上でのやり取りが必要となります。そのため、セキュリティ対策が不十分な場合、重要な情報が漏洩する可能性があります。特に、個人情報などの漏洩は、大きな問題となります。

2-2.対策

電子契約を導入する際には、セキュリティ対策に十分な注意を払いましょう。パスワードの強度を高めたり、暗号化通信を行ったりすることで、情報漏洩のリスクを低減することができます。また、契約書の保管場所も、セキュリティが確保されたクラウド上に保存するなど、適切な管理を行いましょう。

契約業務をデジタル化するには電子契約サービスの導入が必須

この記事では、電子契約サービスについて徹底的に解説してきました。電子契約サービスのメリットやデメリット、導入する際の注意点、製品の選び方、失敗例と対策など、多くの情報をご紹介しました。電子契約サービスは、紙での契約に比べて効率的で、時間や手間を省けるだけでなく、環境にも優しいことが大きな魅力です。

しかし、製品によっては料金や使い勝手に不満がある場合もあります。そのため、自社のニーズに合った製品を選ぶことが大切です。また、導入する際には注意点がありますが、問題を回避するためにはしっかりと対策を講じることが必要です。ぜひこの記事を参考にして、自社に最適な電子契約サービスを見つけていただければ幸いです。