ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、ビジネス用途で利用されるインターネットを介したコミュニケーションツールです。主要な機能である「チャット機能」や「グループチャット機能」を活用すれば、関係者間でリアルタイムにコミュニケーションを取ることができます。

また、「ファイル共有機能」を利用すると関係者間でのファイル共有も簡単に行うことが可能です。さらに、「音声・ビデオチャット機能」を活用することで、相手の電話番号などの情報を知らなくても音声やビデオを用いたチャットを円滑に行えます。

ビジネスチャットの機能を有効に活用することで、社内のコミュニケーションを活性化でき、業務の効率化にもつながるでしょう。

ビジネスチャットの選定ポイント5つ

ビジネスチャットを選ぶときは、下記5つのポイントを意識することが重要です。本章では、自社に合うビジネスチャットを選ぶための選定ポイントについて解説します。

• 操作性、使いやすさ
• 導入、保守費用
• 複数デバイスへの対応状況
• 通話機能の有無
• 業界シェア

1.操作性、使いやすさ

ビジネスチャットを導入することで、業務の効率化・コミュニケーションの活性化を実現できますが、扱いが難しいなど、操作性に問題がある場合には、システムが適切に運用できず、導入が失敗に終わってしまうリスクもあります。ビジネスチャットに限らず、ITツールは利用されなければ、その機能を活かすことができません。

そのため、ビジネスチャットの機能を最大限に有効活用するためには、全ユーザーが直感的に操作でき、負担を感じることなく利用してもらう必要があります。ユーザーから積極的に活用してもらえるように、わかりやすくスムーズに操作できるものを選びましょう。

2.導入・保守費用

ビジネスチャットの導入費用は無料となっているものが多く、保守費用（月額利用料）として毎月の支払が発生する形態が一般的です。

料金は契約するライセンス数により決定されるため、導入にあたってビジネスチャットの導入範囲（アルバイト・業務委託を含めるか等）を明確にして、ライセンス数を決定することが重要です。

無料トライアルが可能な場合には通常機能制限があるため、試験的に運用したうえで有料プランへの切り替えを検討しましょう。

3.複数デバイスへの対応状況

ビジネスチャットは、パソコンだけでなくタブレットやスマホに対応していると、自宅でリモートワーク中の社員や外出中の社員も容易に利用でき、活用の幅が広がります。

マルチデバイス対応（iOS/Android/win/Mac）の製品も多数あるため、自社の利用環境に合わせて検討しましょう。

また、スマホアプリに対応しているものは操作性が格段に向上するため、タブレットやスマホでの利用が想定される場合には、アプリ対応も重要な選択基準となります。

4.音声通話・ビデオチャット機能の有無

ビジネスチャットには、音声通話・ビデオチャット機能が搭載されているものもあります。モニターで同じ資料を見ながら通話も可能なため、円滑なコミュニケーションをすることができます。

リモートワークの導入を進めている企業では、製品選定の際に重視すべきポイントと言えるでしょう。

5.業界シェア

ビジネスチャットの導入目的が社内のコミュニケーション活性化だけでなく、社外とのやり取りも効率化したい場合には、業界シェアも重要なポイントになります。

ビジネスチャットは同じツールを利用していないとやり取りができないため、導入実績の多い製品を選べば、現在の取引先だけでなく将来の取引先ともツールを共有できる可能性が高まるでしょう。

また、業界シェアの大きいツールは、利便性に優れ利用しやすい可能性も高いと言えます。

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ビジネスチャットの主な機能6つ

ビジネスチャットにはチャットの機能はもちろん、他人も様々な機能が備わっています。本章では、ビジネスチャットの主な機能として以下6つの機能について解説します。

• 機能1：チャット機能
• 機能2：グループチャット機能
• 機能3：ファイル共有機能
• 機能4：音声・ビデオチャット機能
• 機能5：タスク管理機能
• 機能6：災害時の安否確認機能

機能1：チャット機能

近年、リモートワークが普及し対面でのやり取りが減少する中、メールよりも迅速で手軽なコミュニケーションを可能とするチャット機能に注目が集まっています。

ビジネスチャットの主要機能であるチャットは、スレッド形式（縦に上から下へ）でメッセージが表示され、実際に会話をするようにテンポよくコミュニケーションができます。

機能2：グループチャット機能

グループチャット機能は、部門・プロジェクトに予め登録されたメンバー間でメッセージをやり取りできる機能です。メールのように個々に宛先を指定することは不要で、簡単な操作で送信したい関係者に一斉にメッセージを送信することが可能です。

機能3：ファイル共有機能

ビジネスチャットを利用すると、会議資料やプロジェクトごとの資料をスムーズに関係者間で共有することが可能です。紙で出力した資料を配布するといった手間がデータの送信だけで済み、業務の効率化を達成できます。

製品によっては、送受信ファイルの容量制限がないものもあり、大容量のデータでも問題なく送信することができます。

機能4：音声・ビデオチャット機能

ビジネスチャットの音声通話・ビデオチャット機能を活用すれば、相手の電話番号などの情報を知らなくても音声やビデオチャットでのコミュニケーションが可能です。

また、モニター上で同じ資料を見ながら通話もできるため、リモートワーク環境での効果も見込めます。

機能5：タスク管理機能

自分宛や依頼する相手にタスクを作成し管理できる機能です。一からタスクを作成できるのはもちろん、チャットでやり取りしたメッセージをタスクとして登録することもできます。

機能6：災害時の安否確認機能

ビジネスチャットは登録者にメッセージの一斉送信ができるため、安否確認の方法としても活用することができます。日頃から業務で使用しているツールであれば、緊急時でも慌てることなくスムーズに操作できるでしょう。

ただし、ビジネスチャット自体が、インターネット回線の使用を前提としているため、災害時にもし回線の不通・混雑が発生すればメッセージの送受信ができなくなってしまうケースも考えられます。

ビジネスチャットのメリット5つ

企業がビジネスチャットを導入すると、下記5つのメリットを得られます。本章では、プロジェクト管理ツールが企業にもたらす具体的なメリットについて、詳しく見ていきましょう。

• コミュニケーションの活性化
• 複数人でのコミュニケーションの円滑化
• 打ち合わせ機会の増加
• 情報、ファイル共有の円滑化
• 社内・社外問わずコミュニケーションが可能

1.コミュニケーションの活性化

ビジネスチャットでは、メールのように宛名・挨拶・本文・挨拶といった定型的な文章を作成する必要がないため、簡単なメッセージでコミュニケーションを取ることができます。

また、一度送信したら内容の修正ができないメールと異なり、ビジネスチャットのメッセージは修正が可能な点でも気軽に使えると言えるでしょう。

さらに、タブレットやスマホでの利用も可能なことから、外出先やリモートワーク中の自宅でもメッセージ確認が容易です。リアルタイムに近いコミュニケーションが実現でき、社内のコミュニケーション活性化につながります。

2.複数人でのコミュニケーションの円滑化

ビジネスチャットでは、あらかじめ部門・プロジェクトごとにメンバーを登録します。情報を共有したい部門・プロジェクトを指定するだけで、登録されたメンバー全員に簡単にメッセージを送信することができ、業務の効率化につながります。

また、メッセージ受信者の中で誰に対する指示かを指定することもできます。部門やプロジェクトでの業務連絡が多い企業では、大変便利な機能と言えます。

3.打ち合わせ機会の増加

ビジネスチャットはインターネットに接続できる環境があれば、同一の会議室に集まることなく現在地から簡単にコミュニケーションを取ることができます。

外出中・出張中の社員や遠隔地の事業所であっても場所に関係なくスピーディーに打ち合わせを開催することが可能です。リモートワークの導入を進めるにあたって、ビジネスチャットは非常に有効なツールといえます。

4.ファイル共有の円滑化

ビジネスチャットのファイル共有機能を活用すれば、ドキュメント・画像・PDFといったさまざまなデータを送受信でき、ファイル共有の円滑化が可能です。社内にいなくても、外出先や自宅でも必要なデータを簡単に共有できます。

5.社内・社外問わずコミュニケーションが可能

ビジネスチャットは社内でのやり取りに限らず、社外とのやり取りにも利用できます。メールのようなかしこまった文章を作成する必要がないため、簡単なメッセージで円滑にコミュニケーションを取ることが可能です。緊急度や重要度に応じて、メールと使い分けることで、業務の効率化にもつながるでしょう。

ビジネスチャットのデメリット3つ

多くのメリットがあるビジネスチャットですが、デメリットも存在します。本章では、以下3つのデメリットについて解説しているので、事前に確認しておきましょう。

• 対面でのコミュニケーションの機会が減少
• 教育コストの発生
• 情報漏洩リスク

1.対面でのコミュニケーションの機会が減少

ビジネスチャットを利用するとツール内でやり取りが完結するため、迅速で効率的なコミュニケーションが実現できる一方、直接対面での接点が減少してしまうリスクがあります。

日常的な業務ではツールを最大限活用しつつ、直接顔を合わせたコミュニケーションが取れる場を定期的に設けることが必要です。

また、文字だけのやり取りでは本来の意図が伝わらず、トラブルが発生することも考えられます。重要なやり取りについてはメッセージに加えて、電話や対面でフォローしましょう。

2.教育研修コストの発生

ビジネスチャットを新たに導入した場合、全ユーザーが操作を問題なく行えるように指導するための教育研修コストが発生します。社員にとっては今までにない作業が増えることになるため、操作方法や導入目的を周知するために説明会を開催し、操作上の不明点に関しては迅速にフォローする体制を構築しましょう。

社員が導入目的を理解したうえでビジネスチャットを利用すれば、社内へのツール浸透もスムーズに進み、教育研修コストを抑えることができます。社員に積極的に利用してもらえるよう、企業側でも努力が求められます。

3.情報漏洩リスク

ビジネスチャットは、社内の資料やデータを簡単に共有できる反面、情報漏洩のリスクを持っています。機密情報に限らず、データの送受信に際しては、誤送信をすることがないよう、宛先を慎重にチェックする必要があります。

ビジネスチャットの注意点6つ

ビジネスチャットを導入する際には注意しておくべきことがあります。本章では、ビジネスチャットを導入する際の注意点6つについて解説します。

• セキュリティ対策
• サポート体制
• 無料トライアル・スモールスタートの可否
• プライベートへの干渉リスク
• 不要なコミュニケーションの発生
• ユーザー側での利用方法の混乱

1.セキュリティ対策

ビジネスチャットはファイルの送受信が簡単である一方で、ハッキングにより会社の機密情報や顧客情報など重要情報の漏洩リスクを有しています。

セキュリティ面の充実度も重要な製品選定ポイントになります。ログイン方法、ログ監視、IPアドレス制限など十分なセキュリティ対策が取られているか確認しましょう。

2.サポート体制

ビジネスチャットを新たに導入する場合、運用が軌道に乗るまでは自社にて対応しきれない問題・トラブルなど、サポートへの問い合わせ機会が多くなることが予想されます。

以下の点に注意して、サービス提供会社においてどのようなサポート体制になっているかご確認ください。

• サポート範囲（導入・運用支援）
• サポート時間、対応の早さ、窓口
• 問い合わせ方法（電話、メール、Q&A）

3.無料トライアル・スモールスタートの可否

無料トライアル・スモールスタートに対応している場合には、積極的に活用しましょう。

ビジネスチャットに限らず新システムの導入では、自社で適切に運用できるか、どのような課題が生じるのかなど正確な予測ができないため、いきなり全社に導入することにはリスクがあります。

そのため、無料トライアル・スモールスタートで事業所・部門・ユーザーを限定して試験的に運用を行い、スムーズな運用が可能か実際に確認した上で導入範囲を拡大するのが安全と言えるでしょう。

さらに、ビジネスチャットツールでは、利用できる機能を限定した無料版もあるため、実際に利用してから機能が充実した有料版への切り替えも検討が可能です。

4.プライベートへの干渉リスク

ビジネスチャットはタブレットやスマートフォンでのメッセージ送受信も可能なことから、休暇中や業務終了後でも手もとに通知が届きます。

簡単にコミュニケーションが取れる一方、受信した側はプライベートな時間でもチャット内容の確認、場合によっては返信をすることになるため、プライベートに干渉してしまうリスクがあります。

業務時間外でのビジネスチャットの利用に関しては、運用ルールを明確に定め、社員のプライベートに度を過ぎて干渉しないよう注意が必要です。

5.不要なコミュニケーションの発生

ビジネスチャットではメールのようなかしこまった挨拶が不要なため、気軽にコミュニケーションを取ることが可能です。

そのため、業務に直接関係ない不要なコミュニケーションが発生する恐れがあります。不要な会話であまりにコミュニケーションの頻度が高くなると、業務の妨げにもなりかねません。

せっかくのITツールの導入が逆に業務効率を悪化させてしまわないように、運用ルールをしっかりと設定しましょう。場面や状況により通知設定のオン・オフを切り替え、業務に集中できる環境を整えることも有効です。

6.ユーザー側での利用方法の混乱

クラウドサービスが日々進化しており、企業ではさまざまなITツールが導入されています。メールはもちろん、グループウェアをすでに活用している企業も多いでしょう。

このような中、機能として似ているビジネスチャットを導入すると、ユーザー側としてはひとつの業務を複数のツールで処理できることになります。この場合、運用方法が全社レベルで周知されなければ、利用者側の混乱は避けられません。

そのため、このような場合はビジネスチャット導入の際に業務ごとにどのツールで処理するか明確にルールを定める必要があります。

メールでコミュニケーションを行うデメリット

メールではなく、ビジネスチャットでのコミュニケーションを選ぶ理由には、メールでのコミュニケーションにデメリットがあるからだと言えます。本章では、メールでコミュニケーションを行うデメリットとして以下の3つを解説します。

• 緊急度が高い場合には不向き
• メッセージ送信まで手間が掛かる
• 私的なメッセージは厳格に制限される

1.緊急度が高い場合には不向き

メールはリアルタイムでのやり取りが難しく、通常受信者がメッセージ内容を確認したかどうかを把握することも難しい場合があるため、緊急度が高い場合には不向きと言えます。

2.メッセージ送信まで手間が掛かる

メールではかしこまった挨拶からはじまりメッセージを作成することから、ビジネスチャットに比べメッセージ送信まで時間を要します。

3.私的なメッセージは厳格に制限される

メールアドレスは会社から付与されるものであり、私的なメッセージのやり取りは社内規定などで厳格に制限されています。

ビジネスチャットが注目を集める背景

ビジネスチャットが注目を集める背景として、以下の2点が挙げられます。本章では、ビジネスチャットが注目される理由について具体的に見ていきましょう。

• 働き方改革推進によるリモートワークの普及
• 機能の充実と低価格化の実現

働き方改革推進によるリモートワークの普及

近年、日本では働き方改革が推進されており、その一環としてリモートワークを採用する企業も急増しています。働く場所にかかわらず、これまで以上に生産性を上げていくためには業務の効率化が不可欠です。

対面でのやり取りが減少する中、メールよりも迅速な連絡・情報共有が可能となるツールとしてビジネスチャットが注目を集めています。

機能の充実と低価格化の実現

ビジネスチャットツールは、さまざまなベンダーがサービスを提供しており、自社の環境に合った製品を選択できるようになりました。機能が多様化するとともに、ユーザーの利便性も向上しています。

また、近年では月額制のサブスクリプション型サービスが登場して、導入に要する費用も低価格化しています。このような背景から、ビジネスチャットの導入が進んでいます。

社内コミュニケーションの活性化にはビジネスチャットの導入が必須

ビジネスチャットの機能を最大限に活用することで、社内のコミュニケーションを活性化でき、また業務の効率化につながります。「チャット機能」、「グループチャット機能」を活用すれば、関係者間でリアルタイムに近いコミュニケーションを取れます。

また、「ファイル共有機能」では関係者間でのファイル共有を円滑に行うことが可能です。「音声・ビデオチャット機能」では、相手の電話番号を知らなくても、音声・ビデオチャットができます。モニター上で同じ資料を見ながら通話もできるため、リモートワークの導入をスムーズに進めることができるでしょう。

導入目的を明確にして、自社に最適なビジネスチャットをお選びください。