電子印鑑ソフトとは

電子印鑑とは、朱肉をつけて紙に押すといった印鑑の印影を電子化したものです。印影がデータ化されているので、PDFファイルなどの電子文書を紙に印刷しなくても、パソコンやスマートフォンなどのデバイス上から文書に捺印することができます。電子印鑑ソフトではこのようにデータ化された印鑑を作成することができ、三文判といった簡易的なものから、会社印や住所印、ビジネス印など様々な種類の印鑑を作成することが可能です。

電子印鑑の種類

電子印鑑には大きく分けて、2種類あります。

印影が画像としてデータ化されたもの

このタイプは、紙に押された印鑑をスキャンして印影以外の背景を透過したり、ソフトなどのテンプレートで作成した印影を画像データとして保存したものです。簡単に即時作成できますが、使用者が捺印したのかを証明できず、「電子署名法」の要件が満たされないため、法的効力はありません。セキュリティも低いため、社内のデータ書類の確認や荷物の受け取りといった業務に適しています。社外との契約などで使用しないように注意が必要です。

印影に使用者の識別情報を含めてデータ化されたもの

このタイプは上で説明した印影の画像データに、使用者（捺印者）の識別情報が付与されているものです。「いつ、誰が押印したのか」や「作成者」がわかるのでセキュリティ面でも安全であり、ビジネスにおいて使用されることが多いです。偽造やなりすましを防止できる機能や、印影のコピー防止機能も付与されているので安全ですが、無料電子印鑑ソフトのほとんどは対応していないので、導入前にチェックが必要です。

電子契約サービスと電子印鑑ソフトの違い

以上のように、ビジネスで使用する場合には、セキュリティ面に注意してソフトを選別しなければならないことがわかりました。そのため、より信頼性を確保したい方には「電子契約サービス」をお勧めします。

電子契約サービスとは、社外との契約を締結する際、すべての過程をクラウド上でおこなうことができるサービスのことです。Web上でPDF形式の電子文書に電子署名やサイン、タイムスタンプをすることで契約を締結できます。電子印鑑は電子契約サービスの「電子署名」のオプションで付与されていることがあります。

電子署名とは、電子契約において本人認証・真正性を示すために、認証機関が発行する電子証明書などを利用したり、メール認証を利用した署名のことです。電子証明書には、利用者本人により作成されたことを行政機関等が確認する情報が記録されているため、法的効力の高い電子契約として認められています。

そのため、電子印鑑ソフトのみでは法的効力を持つ印鑑を作成できませんが、電子契約サービスでは法的効力を持つ署名に追加して電子印鑑を押印することができます。

電子契約サービスについてより詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

https://digi-mado.jp/category/back-office/electronic-subscriber-agreement/

実印との違い

ここまで電子印鑑について詳しく見ていきましたが、電子印鑑ソフトをご紹介する前に、電子印鑑ソフトで作成できる認印と、電子印鑑ソフトでは作成できない実印との違いについてご説明します。

実印

実印とは、住民登録をしている市区町村の役所で印鑑登録をした、公的に認められている印鑑のことをいいます。印鑑登録時に、印鑑登録証明書というものが発行され、これが「押印をしたのは確かに本人である」ということを証明します。印鑑登録がされていない印鑑は実印とは見なされないため、法的効力を持ちません。印鑑登録をするのが個人ではなく法人の場合、「丸印」や「会社実印」、「代表社印」などと呼ばれています。

認印（電子印鑑ソフトでも作成できる）

認印とは、先ほどの実印とは違い、印鑑登録を行っていない印鑑のことをいいます。電子印鑑ソフトで作成できるのは認印だけです。法人の場合、「角印」や「社印」などと呼ばれています。認印は社内書類確認や、荷物の受け取りなどで日常的に使用される印鑑ですが、法的効力はありません。しかし、先ほど電子契約サービスのところで説明した、「電子証明書」の申請を行うことで、実印と同様の法的効力が認められるようになります。ここでの注意点は、電子証明書は実印の印鑑登録証明書とは異なり、有効期限があるということです。有効期間は3か月から27か月で、3か月単位で期間を選択でき、期間ごとに手数料がかかります。

このように、電子印鑑ソフトで作成できる認印でも、条件を達成することで実印と同様の法的効力を持つことができますが、実印の印鑑登録より手続きが少々複雑です。そのため、無料の電子印鑑ソフトなどで作成するのは、認印や日付印、役職印、角印といった即時作成ができて、法的効力がなくても使用できる社内書類確認用の印鑑をお勧めしています。

電子印鑑ソフト比較9選

電子印鑑ソフト導入のメリット

ペーパーレス化でコスト削減

電子印鑑ソフトを利用する一番のメリットはやはり、ペーパーレス化によるコスト削減です。例えばA4サイズの書類1枚を印刷するとき、モノクロでは約4円、フルカラーでは約10円だったとします。この書類を10,000枚印刷しなければならないとなると、モノクロで約40,000円、カラーで約100,000円もかかる計算になります。また、押印の間違いや失敗で、書類の作り直しや書類の再印刷をしなければいけない状況になることもありません。電子印鑑は押し間違いを訂正できるので、押印の失敗は起こりません。このように、これまで、書類の印刷にかかっていたコストが、印鑑を電子化することで大幅に削減されます。

電子文書との組み合わせで契約がスムーズになる

先ほどご紹介した電子契約サービスなどで作成できる電子文書と組み合わせすることで、出張中や自宅でリモートワークをしていた時に書類の承認をしなければならない状況になったとしても、わざわざオフィスまで向かう必要がなくなります。また、捺印した書類を郵送する必要もないため、契約にかかる時間を短縮することができます。

テレワークの推進

近年、新型コロナウイルスが猛威を振るい、テレワークの導入を余儀なくされる中で「ハンコ出社」問題が注目されるようになりました。ハンコ出社とは、出勤せずリモートで仕事をしているのに、書類にハンコを押すためだけに出社しないといけない状況のことです。書類を電子化し、電子印鑑で押印を行えば、社内の書類確認作業を自宅でも簡単に済ませることができ、押印するためだけに出社する必要がなくなります。またそれにより、テレワークが推進できます。

なりすまし・悪用の防止

有料の電子印鑑ソフトには、印影に使用者・捺印者の情報を付与できる機能や、捺印した後に書類を変更できないようロックする機能がついているものがあります。紙書類に直接印鑑を押す場合、書類の保管がきちんとされていないと書類の改ざんの可能性があったり、本人になりすました捺印がされてしまう可能性があります。上記のような、セキュリティ機能がしっかり付与されている電子印鑑であればそのような事態を防ぐことができます。

電子印鑑ソフト導入時の注意ポイント

取引先が電子印鑑に対応しているか

テレワークやペーパーレス化が進む中、電子印鑑も近年普及しつつありますが、未だ認知度は高いといえません。また、もし取引先の企業が電子印鑑について理解していたとしても、セキュリティ面の問題や、電子契約サービスや電子印鑑ソフトの導入体制が整っていないために、電子印鑑の使用を認めていない可能性があります。そのため、社外との契約に電子印鑑を利用したい場合、そもそも取引先が電子印鑑での契約に対応しているか確認し、同意を得る必要があります。

セキュリティは安全か

電子印鑑ソフトは無料タイプのものと、有料タイプのものに分けられます。無料と有料ではセキュリティ面に大きく違いがありますので、社外との契約の際だけでなく、社内での使用の際においても注意が必要です。

無料タイプの電子印鑑ソフト

簡単に即時作成でき、テンプレートの種類も豊富なものが多いですが、ほとんどが「印影が画像としてデータ化されたもの」です。そのため、誰でも同じものが作成できたり、画像のコピーができたりし、なりすましなどの悪用が容易です。また、印影の画像から実物の印鑑を偽造されるリスクもあります。さらに、ただ印影が画像データ化されているだけですので、「いつ、誰が押印したのか」や「作成者」がわかる識別情報が印影に付与されず、記録として残りません。そのため、無料タイプの電子印鑑ソフトを使用する場合は、セキュリティを気にせず形式的に押印を行う業務に限定することを推奨します。

有料タイプの電子印鑑ソフト

有料タイプの電子印鑑ソフトの中には、無料電子印鑑ソフトの機能がより拡張されただけのものもありますが、一方で、「印影に使用者の識別情報を含めてデータ化」できるものもあります。識別情報を含めて保存された電子印鑑での押印は、印影で本人性や、書類が改ざんされていないこと証明でき、コピーやなりすまし、悪用を防止することができます。さらに、「印鑑登録証明書」にあたる「電子証明書」を発行すれば、より安全性を確保することができ、ビジネス上の重要な書類への押印や、相手企業が電子印鑑の使用を承諾していれば、契約の際にも押印可能です。

このように無料電子印鑑ソフトと有料電子印鑑ソフトの違いとして、セキュリティ面での大きな違いがみられましたが、必ずしも有料電子印鑑ソフトにセキュリティ機能がついているとは限らないので、電子印鑑ソフトを導入する前にしっかりと確認することが必要です。

電子印鑑の利用目的を明確にして最適な選択を

ここまで、電子印鑑についての理解を深めたうえで、導入メリットや電子印鑑ソフト導入時の注意ポイントをご紹介させていただきましたが、いかがだったでしょうか？

電子印鑑には、コスト削減や業務効率化などのメリットが多くありますが、無料の電子印鑑ソフトで作成できる電子印鑑などには、セキュリティ面での問題も多くあるということがご理解いただけたかと思います。そのため「電子印鑑を活用して得られるメリットは何か」をもう一度よく考えていただき、自社にとって最適な選択をしていただくことを推奨致します。

そのうえで導入を考える場合には、「電子印鑑を活用したい業務はどのようなものか」「その業務において法的効力やセキュリティは必要か」を本記事を参考にして確認いただき、適切な電子印鑑ソフトを導入していただければ幸いです。