ファイル共有サービスとは

ファイル共有サービスは、インターネット上の特定の場所にデータを保存し、ファイルを共有できるサービスです。一般的にはオンラインストレージやクラウドストレージと呼ばれており、マイクロソフト社のOneDriveなどがよく知られています。

このサービスを利用すると、インターネットにアップロードしたファイルを、同じアカウントでログインすることでどのデバイスからでも閲覧やダウンロードができます。これを活用して、ファイルやフォルダごとに共有リンクを作成し、他のユーザーとファイルを共有することができます。

オンラインストレージとファイル共有サービスの違い

オンラインストレージとファイル共有サービスには、大きく分けて以下の2つのタイプがあります。
 

• ファイル共有・ファイル転送に特化したサービス（ファイル共有サービス）
• オンラインストレージの1機能として利用できるファイル共有のサービス（オンラインストレージ・クラウドストレージ）

1.ファイル共有・ファイル転送に特化したサービス

ファイル共有やファイル転送に特化したサービスは、その名の通りファイルを他者に「送信」することに特化しているのでファイルの保存は機能として想定されていません。そのため共有されたファイルは一定期間を過ぎると自動的に削除されます。

このことからファイル共有サービスは比較的容量の大きなファイルの共有に適しており、また保存容量が必要ないため低コストで利用できるという特徴があります。
該当製品としては「ファイル共有サービス」が挙げられます。

2.オンラインストレージの1機能としてのファイル共有

オンラインストレージには、機能の一つとしてファイル共有機能が搭載されているものがあります。オンラインストレージはその名の通り、ファイルの保存を主な目的としているので、保管を前提としたファイル共有に適しているといえます。

この手のサービスは主な目的がデータを保管することですので、前者のファイル共有サービスのように一定期限を過ぎるとデータが自動的に削除されてしまうということはありませんが、その分大容量のストレージを用意する必要もあります。

該当の製品としては「オンラインストレージ」「クラウドストレージ」などが挙げられます。オンラインストレージについてより詳しく知りたい人はこちらもご参考に。
【無料あり】最新のオンラインストレージ比較15選！法人に適した製品を紹介

クラウドのファイル共有サービスとは

クラウドのファイル共有サービスは、インターネット上でデータを保存し、複数のユーザーと共有できる便利なツールです。このサービスは、ユーザーがいつでもどこでもアクセスできるため、リモートワークやチームプロジェクトにおいて特に有用です。しかし、その特性を完全に理解するためには、非クラウドのファイル共有方法との違いを把握しておきましょう。クラウドサービスと非クラウドサービスの選択は、それぞれのニーズ、予算、およびセキュリティ要件に基づいて検討する必要があります。クラウドサービスはその利便性と柔軟性でファイル共有サービスとしては主流となっていますが、それでもなお非クラウドのファイル共有サービスが残り続ける意味があります。データの重要性とセキュリティの要件を考慮して適切な選択をすることが重要です。

非クラウドとの違い

クラウドと非クラウドのファイル共有サービスの主な違いは、データのアクセス方法と保存場所にあります。非クラウドサービスでは、ファイルは物理的なサーバーまたは個人のコンピュータに保存され、これらのデバイスに直接アクセスしなければファイルにアクセスすることができません。これに対して、クラウドサービスではファイルがインターネット上のサーバーに保存され、インターネット接続があればどこからでもアクセスできます。

データアクセス性

非クラウドサービスでは物理的な場所や特定のデバイスに依存しますが、クラウドサービスではインターネット接続があれば、どのデバイスからでもアクセス可能です。

データの同期

クラウドサービスではファイルがリアルタイムで同期され、最新の状態が常に保持されます。非クラウドでは、ファイルのコピーを手動で更新する必要があります。

コラボレーション

クラウドサービスは複数のユーザーが同時にドキュメントにアクセスし、編集することを可能にします。非クラウドではこのプロセスがより複雑で時間がかかります。

セキュリティ

クラウドサービス提供者は通常、データのセキュリティとプライバシーを保護するための高度な暗号化技術を使用します。一方、非クラウドサービスではこのレベルのセキュリティを自ら確保する必要があります。

コストとスケーラビリティ

クラウドサービスは使用するリソースに基づいて料金が発生し、ニーズに応じて容量を調整できます。非クラウドでは初期投資が大きく、拡張性も限られています。

社内・社外にファイルを共有する方法5つ

ファイルを共有する方法には、冒頭で説明したオンラインストレージやクラウドストレージを利用した方法以外にもいくつか存在します。ここではそれらの方法の特徴や使用シーンを紹介したいと思います。
 

• USBやSDカード、HDDを渡す
• メールに添付する
• SNSやチャットツールで添付する
• ファイル転送サービスで転送する
• オンラインストレージで共有する

1.USBやSDカード、HDDを渡す

これは一番古典的で物理的な方法ですが、オフラインで行えるためセキュリティや機密性の面では安心できるのが特徴です。

また、媒体によっては大容量のデータを渡すことができます。オンラインの場合はアップロードとダウンロードに時間を要したり通信環境によっては途中で止まってしまったりと不安定な部分もあるため、確実に人が移動すれば共有ができるという点では一番信頼できる方法です。

一定期間を過ぎても自動的にデータが削除されるということはありません。しかしデータを保管するにはそのための十分なストレージが必要であり、サービスによってはファイルのアップロード上限があらかじめ設定されているものもあります。

しかし物理媒体であるため紛失や故障といったリスクが必ずあり、取り扱いには注意が必要となります。また当然ではありますが、離れた所へ届ける場合にはそれなりの時間がかかります。

使用シーンとしては動画や写真の元データ、PCのバックアップデータ受け渡しなどに用いられることが多いです。

2.メールに添付する

こちらも古典的な方法の1つです。気軽に複数人へファイルを送信することができ、メール文もセットで送るので社外に向けてのファイル共有にしばしば用いられています。

しかし、添付できるデータサイズに限りがあり比較的小さいことと、気軽に添付できるが故に誤送信も起きやすく機密データが社外に漏れるリスクがあることが大きなデメリットとなっています。パスワード付きzipによるセキュリティ対策方法もありますが脆弱性はいずれにしても高く、業界を問わず好まれない手法となりつつあります。

3.SNSやチャットツールで添付する

FacebookメッセンジャーやLINEといったSNSやTeamsやSlack、Chatworkなどのチャットツールを用いて社内外と連絡をしているケースは多いでしょう。そこで会話をしながらファイルの添付ができるため、社内でも日常的に用いられます。

基本的な機能としてはメールと同じで、添付サイズに制限があったり誤送信による情報漏洩のリスクがあったりと比較的ライトな手段と言えます。

脆弱性は各SNS、チャットツールに左右されますが、チャットの閲覧権限設定やファイルのダウンロード期限によってリスクが発生するところがメールと異なる点です。

4.ファイル転送サービスで転送する

ファイル転送サービスはオンライン上でファイルの送受信ができるサービスです。ギガファイル便やデータ便といったものが有名で聞いたこともあるでしょう。オンラインストレージが普及した現代ではファイルを転送することに特化したサービスとなりつつあります。

オンラインストレージに比べて特化している点として、ファイル1つ1つを転送するため権限設定などのミスにより他のファイルまで閲覧できてしまうことがないことと、ファイルが暗号化されてパスワードを知らないとコピーできないことが挙げられます。

使用シーンとしては、頻繁ではないものの社外への大容量データを送信することがある場合や、社内では共有サーバを使用していて社外への共有方法として用いられる場合が挙げられます。

5.オンラインストレージで共有する

オンラインストレージの本来の機能はオンライン、クラウド上にデータを保管することです。

ローカル環境では容量が足りない場合の保管先として扱われたり、バックアップ先として扱われたりと個人でも多く利用されています。企業でも共有サーバの代わりとして用いられ、さらに社外ともフォルダやファイルを共有することができるためファイル共有方法として一般化しています。

セキュリティ面はユーザー管理やアクセス制限といった機能でカバーしています。運営元のセキュリティは強固なため、不正アクセスやサーバ停止といったリスクは限りなく低いですが、共有用のURLを間違って送ってしまう、権限設定を誤ってしまうといった人的ミスによるリスクは存在します。

使用シーンは問わず、社内でも社外向けにも用いられて従業員がテレワーク先や外出先でも利用できるほか、連携できる外部ツールも多くあります。

ファイル共有サービスの基本的な機能

指定したファイルをクラウド上に保存することが代表的な機能ですが、それ以外にもデータのバックアップや権限設定、Web会議やチャット機能などを搭載しているものも存在します。ここではファイル共有サービスに搭載されている基本的な機能を5つ紹介します。
 

• ファイルの共有
• データのバックアップ・管理
• データの暗号化
• 権限設定
• オンライン会議・ビジネスチャット

1.ファイルの共有

予めアップロードされたファイルをオンライン上で共有することができます。

ユーザー別に権限を設定したり、閲覧できるファイルをユーザー毎に指定したりすることができます。このようにして権限が与えられたユーザーはファイルを閲覧・ダウンロードすることができます。共有された側はアカウントを持っていなくともリンクからデータにアクセスすることができます。

たとえばチームでプロジェクトを進めている場合、ストレージ上に専用のフォルダを作成し、メンバーに対してアクセス・編集権限を与えることで、メンバーが常に最新状態のファイルを確認することができます。

2.データのバックアップ・管理

ファイル共有サービスは、現在利用しているデータのバックアップ先として利用することもできます。

アップロードされたデータは自動的にバックアップされます。また保存されたデータは複数のサーバ上に保管されることが多く、万が一データを紛失してしまっても安心です。クラウド上にデータを保存しておくことで様々なトラブルに対して素早く対応することができます。

またデータを共有することで、データに不正な変更が加えられえる可能性が生まれます。ファイル共有サービスでは、この点に関して、共有ファイルに加えられた編集ログが自動的に更新されるためファイルに変更を加えた人物や時間などをすぐに確認することができます。

3.データの暗号化

ファイル共有サービスはファイル管理を暗号化することでセキュリティを確保しています。

SSL通信という高セキュリティの通信経路を使ったり、保存されているファイル自体を暗号化したりという手段を使いセキュリティの担保を行っています。社内で扱われるデータには、取引情報や顧客情報など社外秘の機密性の高いデータが多く含まれると思いますが、この点ファイル共有サービスを利用することで安心して利用することができます。

4.権限設定

ファイル共有サービスでは、保存したファイルへのアクセス権限を設定することができます。こちらから権限付与した人のみがファイルへとアクセスできるので、ファイルの不正利用や漏洩などのリスクを最小限にとどめることができます。

権限設定では、「閲覧のみ」「閲覧・ダウンロード」「編集者」というように権限を細かく設定することができます。これにより意図せぬデータ改ざんなども未然に防ぐことができます。

5.オンライン会議やチャット

ファイル共有サービスにはファイル共有やアクセス権限の設定などの機能に加え、オンライン会議やビジネスチャット機能を備えているものも存在します。

これとは逆に、オンライン会議システムに機能としてファイル共有が含まれているという場合もあります。具体例としては「Microsoft Teams」などが挙げられます。このマイクロソフト社が提供するオンライン会議システムの「Teams」はWeb会議機能に加え、ファイル共有やビジネスチャット機能などが1つのアプリケーションから利用できるのが特徴です。

どの機能に重点を置きたいかによって、利用するシステムを適宜選んでいただければと思います。

ファイル共有サービスおすすめ15選

Fleekdrive

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文書管理システムファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上
• 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力
• モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい

導入事例8件をみる

NotePM

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文書管理システムファイル共有サービス

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する
• 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる
• アクセス制限やファイル共有など機能が豊富

導入事例10件をみる

Bizストレージ ファイルシェア

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ファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• 法人向けサービスは業務における大容量ファイル送信が可能
• 送受信機能を利用し、ファイルのやり取りをする相手が都度異なる場合に対処
• 共有機能により、企業間での継続的なファイル共有が楽
• 転送ファイルのウイルスチェック、アクセスログ管理で万全なセキュリティ対策

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box

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文書管理システムファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護
• 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能
• 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に

導入事例5件をみる

SugarSync

製品詳細はこちら

ファイル共有サービス

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール　チャット

製品のおすすめポイント

• セキュリティと保護対策の実施で安全なファイル共有
• すべてのデバイス間でファイルを自動的に同期
• オンラインバックアップとデータのリモートワイプ

導入事例0件をみる

Fujitsu セキュアストレージ

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ファイル共有サービス

トライアル期間	無し
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• ファイル自体をAESで自動暗号化して保護
• ファイル無害化、メール無害化製品との連携
• 承認ワークフロー、ログ管理、ウイルスチェック

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オフィス宅ふぁいる便

製品詳細はこちら

ファイル共有サービス

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• 安全性の強化・改善、24時間×365日有人監視
• 社内不正対策の強化（PPAP対策の強化も可能）
• 大容量・大人数も対応、直感操作で低コスト

導入事例0件をみる

どこでもキャビネット

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ファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• クラウドサービスが初めての方にも使いやすいシンプルな設計
• 充実したセキュリティ機能で大切な情報を保護
• 名刺をスキャンして、どこでも情報を参照できる

導入事例0件をみる

使えるファイル箱

製品詳細はこちら

ファイル共有サービス

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール　チャット

製品のおすすめポイント

• ユーザー数無制限なので、使用する人が増えても心配なし
• 普段のパソコンと同じような操作で、業務効率アップ
• セキュリティを守りながら、取引先とデータを共有化

導入事例2件をみる

Smooth File クラウド

製品詳細はこちら

ファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間	無し
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 高い信頼性を持つファイル共有サービスなので安心して使用できる
• 徹底した対策により高い安心と安全性を獲得
• ユーザーの視点に立ったサービス展開と高い機能性

導入事例5件をみる

Everidays

製品詳細はこちら

ファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 慣れ親しんだデザインでローカルのような使い心地
• 端末上のアプリで直接ファイルやフォルダを開ける
• 従来のストレージサービスには無い操作感の実現

導入事例0件をみる

セキュアSAMBA

製品詳細はこちら

ファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• きめ細やかなアクセス権限を設定し運用可能
• ユーザーとデータを一元管理し、インシデントの原因究明が可能
• 信頼のおけるアマゾンウェブサービスのデータセンターを利用

導入事例5件をみる

クリプト便

製品詳細はこちら

ファイル共有サービス

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• メール添付、メディア輸送から脱却し利便性と安心感を両立
• 共有ミスが起こりにくいシステムを実現、ミスを少なく
• 法令上の「委託」に該当することなく個人情報をアップロード可能

導入事例6件をみる

Fileforce

製品詳細はこちら

ファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• 新バージョンと旧バージョンが選べる、使い勝手に優れたストレージシステム
• EFFICIENCY MANAGEMENT 極めて高い水準の安全性と運用性
• 社内組織、チーム内でのスムーズなファイル共有
• 通信経路および保管データの全てを強力に暗号化

導入事例3件をみる

GigaCC

製品詳細はこちら

ファイル共有サービス

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール　チャット

製品のおすすめポイント

• 純国産だから信頼できる国内データセンターと暗号通信
• ファイル共有を自動化して業務効率を改善
• ファイル共有・転送の安全性を高めるセキュリティの管理機能
• あらゆる業種、あらゆる規模、さまざまなビジネスシーンでの確かな実績

導入事例5件をみる

ファイル共有サービス導入のメリット

ここではファイル共有サービスを導入することで得られる3つのメリットについて解説します。
 

• スマホでも共有・編集ができる
• メールやカレンダー、チャット機能も使える
• 共同作業ができる

1.スマホでも共有・編集ができる

ファイル共有サービスでは基本的に、PCやスマートフォン、タブレットなどインターネットに接続のできる様々な端末からWEB上で作業が可能です。

また、社外での利用が可能なことに加えて共有サーバやVPNとは異なり個人端末での利用も可能になります。そのため、通勤時や外出先などでもカジュアルに使用ができて共有や編集のスピード感が早まりやすくなります。

2.メールやカレンダー、チャット機能も使える

オンラインストレージサービスの中には付随してメールやカレンダー、チャット機能を有しているものもあります。日常業務で使用するツールを1アカウントで済ませられるだけでなく、それらは同サービスとして連携が可能なため、チャット内でファイルが閲覧できたりファイルへのアクセス権限設定やコメントがメールで通知されたりなどが利点となります。

3.共同作業ができる

オンラインストレージ内で共有したファイルはリアルタイムで更新され、ドキュメントや表形式ファイル、プレゼンテーションファイルに関しては同時に複数人の作業が可能です。離れたところでも同時に書き込んだり修正したりといった作業ができるため、テレワーク化が進む現代において必要不可欠とも言える機能です。

サービスによってはプランごとに利用可能人数が決まっている場合があり、複数人プランではユーザーの一元管理ができるなどといった利点もあるため、法人が有料版を利用する理由の一つとなっています。

ファイル共有サービスの選定時のポイント

ここでは実際にファイル共有サービスの製品を選ぶ時に、抑えてもらいたいポイントについて6つに分けて紹介します。ここで紹介したポイントを念頭において皆さんに合った製品を選んでいただければと思います。
 

• 容量に不足はないか
• 料金はトータルでいくらになるか
• 使いやすさや検索性
• セキュリティや権限の設定方法における安全性
• 作業ツールとの互換性・連携
• 自社の業界や取引先で一般に使われているものか

1.容量に不足はないか

共有するファイルに何を保存しいたいかによって必要となる容量は変わってきます。よってファイル共有サービスを選ぶ際には、保管したいデータが何GBくらいになるかを想定して選ぶ必要があります。

基本的には1ユーザーあたりの保存容量となり、利用する従業員が1人あたりどれくらいの容量を必要とするかで比較をするのが良いでしょう。ただし、1つの保存容量を全員で利用するサービスもあります。その場合は従業員が増減することも考慮して選びましょう。

データ容量を1TBと仮定したとき、保存できるデータ量は以下のようになります。
 

• 1,200 万画素のデジカメで撮影した写真 25 万枚
• 映画 250 本または HD 画質の動画 500 時間分
• Office ファイル、PDF、プレゼンテーション形式で保存されたドキュメント 650 万ページ分（物理的なファイル キャビネット 1,300 台分に相当)

参考：1TB はどれくらいの容量？

基本的にOffice系のファイルなど業務で使用する書類関係のものについては大きくても2GBほどにしかなりません。そのため、オンラインストレージの容量を検討する際においては画像や動画ファイルといった容量の大きいデータをどれだけ保存するかを想定することが重要になります。

デザイン系の業界や顧客に対して納品するクリエイティブが多い場合、映像制作や動画配信といった業務がある場合を除けば30GB～100GBで事足りるケースがほとんどです。

上記のような利用が増えてきたらアップグレードするといったことも可能であるため、余裕を持って1TBまで増量が可能なサービスを選べば基本的には問題ないでしょう。

2.料金はトータルでいくらになるか

料金体系はいくつかパターンがあります。1つの容量を全員で使う場合と、30人までといったようにプランで区切られている場合、さらに1人単位で料金が発生する場合など、いずれにしても利用する人数によって料金は変わってきます。

1人あたりの料金だけでなく、トータルでいくらになるか見積もって比較しましょう。

3.使いやすさや検索性

ファイル共有だけでなく、オンラインストレージとして会社全体、部署やチームでのデータ保管のメインとして利用する場合も多くあります。中には組織内での連携を強化するためにローカル環境にのみデータを保管することを禁止する会社もあります。

そのように活用する場合、ファイル共有サービスの利便性は日常の業務にかなり影響してきます。例えばDropboxであればエクスプローラー内にDropboxのフォルダを表示して、まるでエクスプローラーと同じように使うことができます。他にもGoogleDriveはファイル種類や更新日、オーナーなどで絞り込みの検索ができるなど検索性の高さが特徴になっています。

4.セキュリティや権限の設定方法で安全性はあるか

一般的にファイル共有サービス、オンラインストレージとして公開されているものは強固なサーバで運用され、複数のデータセンターを用意して冗長化されています。

また、保管されるファイルも暗号化され、アクセス制限もされるため管理者が共有設定をしない限り公開されることはないというのが基本です。

比較基準としてはアクセス権限や共有設定の人的ミスによって誤ってしまう可能性を見ましょう。中には二段階認証やIPアドレス制限などといった設定ができるものもあるため、社内のセキュリティ基準などと照らし合わせて検討しましょう。

5.作業ツールとの互換性・連携

Microsoft OfficeのExcelやWord、Googleのスプレッドシートやドキュメントなど普段作業するツールと互換性や連携機能があるかによって日常業務の作業効率は大きく変わります。保存だけでなく、クラウド上でリアルタイムの編集ができることやローカルに保存せずにファイルをビューできるなど互換性にも違いがあります。

特に「グループウェア」を呼ばれるメールやカレンダー、ワークフローといった機能を一つにまとめたツールは様々な互換性と連携機能を持ちます。そのツールに大きく依存することにはなりますが、使いこなせば業務を大幅に効率化できるでしょう。

6.自社の業界や取引先で一般に使われているものか

近年ではオンラインストレージの運用も一般的になっています。そのため、社外とのファイル共有もオンラインストレージで行われることが少なくありません。その際に同じサービスを利用していると連携が取りやすく、やり取りもスムーズにいきます。

「うちはそれ使ってないので使い方がわからず…」「○○で共有したのでご確認お願いします。」など、パートナーや顧客とのやり取りでしばしば耳にするケースです。あまりマイナーなサービスよりもメジャーなものを選ぶ方が無難でしょう。

機能や特性を複合的に考慮して自社に合った製品選びを

ファイル共有サービスでは、クライアントや社内のメンバーなど様々なメンバーとのファイル共有を容易にすることがお分かりいただけたかと思います。

製品ごとに搭載されている機能や特性、料金など大きく変わってきますので、自社のニーズを満たす製品はどれなのか、課題解決に繋がるのかを熟考したうえで製品を選んでいただければと思います。

無料試用期間なども利用できるものも数多く存在しますので、それらをうまく活用して失敗のないファイル共有サービス選びをおこなってくださいね。