ファイル共有サービスとは

ファイル共有サービスとは、インターネット上の指定された場所にデータを保存することでファイルの共有を可能にするサービスのことです。これはオンラインストレージやクラウドストレージと呼ばれることもあり、有名なものではマイクロソフト社の提供するOneDriveなどがあります。

インターネット上にアップロードしたファイルは、同一アカウントでログインすることでどの端末からでも閲覧・ダウンロードすることができます。この性質を利用することで、ファイルやフォルダごとに共有リンクを作成し、自分以外のユーザにファイルを共有することができます。

オンラインストレージとファイル共有サービスの違い

では、オンラインストレージとファイル共有サービスの違いは一体なんでしょうか。ファイル共有サービスには大きく分けて2つのタイプがあります。

• ファイル共有・ファイル転送に特化したサービス（ファイル共有サービス）
• オンラインストレージの1機能として利用できるファイル共有のサービス（オンラインストレージ・クラウドストレージ）

これらの二つが両者の違いであるといえます。ファイル共有やファイル転送に特化したサービスは、その名の通りファイルを他者に「共有」することに特化しているのでファイルの保存は機能として想定されていません。そのため共有されたファイルは一定期間を過ぎると自動的に削除されます。このことからファイル共有サービスは比較的容量の大きなファイルの共有に適しており、また保存容量が必要ないため低コストで利用できるという特徴があります。

一方でオンラインストレージの1機能としてファイル共有機能が搭載されているものがあります。オンラインストレージはその名の通り、ファイルの保存を主な目的としているので、保管を前提としたファイル共有に適しているといえます。この手のサービスは主な目的がデータを保管することですので、前者のファイル共有サービスのように一定期限を過ぎるとデータが自動的に削除されてしまうということはありませんが、その分大容量のストレージを用意する必要もあります。

社内・社外にファイルを共有する方法5つ

ファイルを共有する方法には、冒頭で説明したオンラインストレージやクラウドストレージを利用した方法以外にもいくつか存在します。ここではそれらの方法の特徴や使用シーンを紹介したいと思います。

USBやSDカード、HDDを渡す

これは一番古典的で物理的な方法ですが、オフラインで行えるためセキュリティや機密性の面では安心できるのが特徴です。

また、媒体によっては大容量のデータを渡すことができます。オンラインの場合はアップロードとダウンロードに時間を要したり通信環境によっては途中で止まってしまったりと不安定な部分もあるため、確実に人が移動すれば共有ができるという点では一番信頼できる方法です。

しかし、を過ぎると自動的に削除されるということはありません。しかしデータを保管するにはそのための十分なストレージが必要であり、サービスによってはファイルのアップロード上限があらかじめ設定されているものもあります。

物理媒体であるため紛失や故障といったリスクが必ずあり、取り扱いには注意が必要となります。また当然ではありますが、離れた所へ届ける場合にはそれなりの時間がかかります。

使用シーンとしては動画や写真の元データ、PCのバックアップデータ受け渡しなどに用いられることが多いです。

メールに添付する

こちらも古典的な方法の1つです。気軽に複数人へファイルを送信することができ、メール文もセットで送るので社外に向けてのファイル共有にしばしば用いられています。

しかし、添付できるデータサイズに限りがあり比較的小さいことと、気軽に添付できるが故に誤送信も起きやすく機密データが社外に漏れるリスクがあることが大きなデメリットとなっています。パスワード付きzipによるセキュリティ対策方法もありますが脆弱性はいずれにしても高く、業界を問わず好まれない手法となりつつあります。

SNSやチャットツールで添付する

FacebookメッセンジャーやLINEといったSNSやTeamsやSlack、Chatworkなどのチャットツールを用いて社内外と連絡をしているケースは多いでしょう。そこで会話をしながらファイルの添付ができるため、社内でも日常的に用いられます。

基本的な機能としてはメールと同じで、添付サイズに制限があったり誤送信による情報漏洩のリスクがあったりと比較的ライトな手段と言えます。

脆弱性は各SNS、チャットツールに左右されますが、チャットの閲覧権限設定やファイルのダウンロード期限によってリスクが発生するところがメールと異なる点です。

ファイル転送サービスで転送する

ファイル転送サービスはオンライン上でファイルの送受信ができるサービスです。ギガファイル便やデータ便といったものが有名で聞いたこともあるでしょう。オンラインストレージが普及した現代ではファイルを転送することに特化したサービスとなりつつあります。

オンラインストレージに比べて特化している点として、ファイル1つ1つを転送するため権限設定などのミスにより他のファイルまで閲覧できてしまうことがないことと、ファイルが暗号化されてパスワードを知らないとコピーできないことが挙げられます。

使用シーンとしては、頻繁ではないものの社外への大容量データを送信することがある場合や、社内では共有サーバを使用していて社外への共有方法として用いられる場合が挙げられます。

オンラインストレージで共有する

オンラインストレージの本来の機能はオンライン、クラウド上にデータを保管することです。

ローカル環境では容量が足りない場合の保管先として扱われたり、バックアップ先として扱われたりと個人でも多く利用されています。企業でも共有サーバの代わりとして用いられ、さらに社外ともフォルダやファイルを共有することができるためファイル共有方法として一般化しています。

セキュリティ面はユーザー管理やアクセス制限といった機能でカバーしています。運営元のセキュリティは強固なため、不正アクセスやサーバ停止といったリスクは限りなく低いですが、共有用のURLを間違って送ってしまう、権限設定を誤ってしまうといった人的ミスによるリスクは存在します。

使用シーンは問わず、社内でも社外向けにも用いられて従業員がテレワーク先や外出先でも利用できるほか、連携できる外部ツールも多くあります。

ファイル共有サービスの基本的な機能

ここではファイル共有サービスに搭載されている基本的な機能を5つ紹介します。

• ファイルの共有
• データのバックアップ・管理
• データの暗号化
• 権限設定
• オンライン会議・ビジネスチャット

指定したファイルをクラウド上に保存することが根幹となる機能ですが、それ以外にもデータのバックアップや権限設定、Web会議やチャット機能などを搭載しているものも存在します。

ファイルの共有

予めアップロードされたファイルをオンライン上で共有することができます。

ユーザー別に権限を設定したり、閲覧できるファイルをユーザー毎に指定したりすることができます。このようにして権限が与えられたユーザーはファイルを閲覧・ダウンロードすることができます。共有された側はアカウントを持っていなくともリンクからデータにアクセスすることができます。

たとえばチームでプロジェクトを進めている場合、ストレージ上に専用のフォルダを作成し、メンバーに対してアクセス・編集権限を与えることで、メンバーが常に最新状態のファイルを確認することができます。

データのバックアップ・管理

ファイル共有サービスは、現在利用しているデータのバックアップ先として利用することもできます。

アップロードされたデータは自動的にバックアップされます。また保存されたデータは複数のサーバ上に保管されることが多く、万が一データを紛失してしまっても安心です。クラウド上にデータを保存しておくことで様々なトラブルに対して素早く対応することができます。

またデータを共有することで、データに不正な変更が加えられえる可能性が生まれます。ファイル共有サービスでは、この点に関して、共有ファイルに加えられた編集ログが自動的に更新されるためファイルに変更を加えた人物や時間などをすぐに確認することができます。

データの暗号化

ファイル共有サービスはファイル管理を暗号化することでセキュリティを確保しています。

SSL通信という高セキュリティの通信経路を使ったり、保存されているファイル自体を暗号化したりという手段を使いセキュリティの担保を行っています。社内で扱われるデータには、取引情報や顧客情報など社外秘の機密性の高いデータが多く含まれると思いますが、この点ファイル共有サービスを利用することで安心して利用することができます。

権限設定

ファイル共有サービスでは、保存したファイルへのアクセス権限を設定することができます。こちらから権限付与した人のみがファイルへとアクセスできるので、ファイルの不正利用や漏洩などのリスクを最小限にとどめることができます。

権限設定では、「閲覧のみ」「閲覧・ダウンロード」「編集者」というように権限を細かく設定することができます。これにより意図せぬデータ改ざんなども未然に防ぐことができます。

オンライン会議やチャット

ファイル共有サービスにはファイル共有やアクセス権限の設定などの機能に加え、オンライン会議やビジネスチャット機能を備えているものも存在します。

これとは逆に、オンライン会議システムに機能としてファイル共有が含まれているという場合もあります。具体例としては「Microsoft Teams」などが挙げられます。このマイクロソフト社が提供するオンライン会議システムの「Teams」はWeb会議機能に加え、ファイル共有やビジネスチャット機能などが1つのアプリケーションから利用できるのが特徴です。

どの機能に重点を置きたいかによって、利用するシステムを適宜選んでいただければと思います。

ファイル共有サービスおすすめ8選

ファイル共有サービス導入のメリット3つ

ここではファイル共有サービスを導入することで得られる3つのメリットについて解説します。

スマホでも共有・編集ができる

ファイル共有サービスでは基本的に、PCやスマートフォン、タブレットなどインターネットに接続のできる様々な端末からWEB上で作業が可能です。

また、社外での利用が可能なことに加えて共有サーバやVPNとは異なり個人端末での利用も可能になります。そのため、通勤時や外出先などでもカジュアルに使用ができて共有や編集のスピード感が早まりやすくなります。

メールやカレンダー、チャット機能も使える

オンラインストレージサービスの中には付随してメールやカレンダー、チャット機能を有しているものもあります。日常業務で使用するツールを1アカウントで済ませられるだけでなく、それらは同サービスとして連携が可能なため、チャット内でファイルが閲覧できたりファイルへのアクセス権限設定やコメントがメールで通知されたりなどが利点となります。

共同作業ができる

オンラインストレージ内で共有したファイルはリアルタイムで更新され、ドキュメントや表形式ファイル、プレゼンテーションファイルに関しては同時に複数人の作業が可能です。離れたところでも同時に書き込んだり修正したりといった作業ができるため、テレワーク化が進む現代において必要不可欠とも言える機能です。

サービスによってはプランごとに利用可能人数が決まっている場合があり、複数人プランではユーザーの一元管理ができるなどといった利点もあるため、法人が有料版を利用する理由の一つとなっています。

ファイル共有サービスの選定時のポイント6つ

ここでは実際にファイル共有サービスの製品を選ぶ時に、抑えてもらいたいポイントについて6つに分けて紹介します。ここで紹介したポイントを念頭において皆さんに合った製品を選んでいただければと思います。

容量は足りるか

一番重要となるのが容量です。共有するファイルに何を保存しいたいかによって必要となる容量は変わってきます。よってファイル共有サービスを選ぶ際には、保管したいデータが何GBくらいになるかを想定して選ぶ必要があります。

基本的には1ユーザーあたりの保存容量となり、利用する従業員が1人あたりどれくらいの容量を必要とするかで比較をするのが良いでしょう。ただし、1つの保存容量を全員で利用するサービスもあります。その場合は従業員が増減することも考慮して選びましょう。

具体的には1TBで考えると保存できるデータ量は以下のようになります。

・1,200 万画素のデジカメで撮影した写真 25 万枚

・映画 250 本または HD 画質の動画 500 時間分

・Office ファイル、PDF、プレゼンテーション形式で保存されたドキュメント 650 万ページ分（物理的なファイル キャビネット 1,300 台分に相当

参考　https://www.dropbox.com/ja/features/cloud-storage/how-much-is-1tb

基本的にOffice系のファイルなど業務で使用する書類関係のものについては大きくても2GBほどにしかなりません。そのため、オンラインストレージの容量を検討する際においては画像や動画ファイルといった容量の大きいデータをどれだけ保存するかを想定することが重要になります。

デザイン系の業界や顧客に対して納品するクリエイティブが多い場合、映像制作や動画配信といった業務がある場合を除けば30GB～100GBで事足りるケースがほとんどです。

上記のような利用が増えてきたらアップグレードするといったことも可能であるため、余裕を持って1TBまで増量が可能なサービスを選べば基本的には問題ないでしょう。

料金はトータルでいくらになるか

料金体系はいくつかパターンがあります。1つの容量を全員で使う場合と、30人までといったようにプランで区切られている場合、さらに1人単位で料金が発生する場合など、いずれにしても利用する人数によって料金は変わってきます。

1人あたりの料金だけでなく、トータルでいくらになるか見積もって比較しましょう。

使いやすさや検索性

ファイル共有だけでなく、オンラインストレージとして会社全体、部署やチームでのデータ保管のメインとして利用する場合も多くあります。中には組織内での連携を強化するためにローカル環境にのみデータを保管することを禁止する会社もあります。

そのように活用する場合、ファイル共有サービスの利便性は日常の業務にかなり影響してきます。例えばDropboxであればエクスプローラー内にDropboxのフォルダを表示して、まるでエクスプローラーと同じように使うことができます。他にもGoogleDriveはファイル種類や更新日、オーナーなどで絞り込みの検索ができるなど検索性の高さが特徴になっています。

セキュリティや権限の設定方法で安全性はあるか

一般的にファイル共有サービス、オンラインストレージとして公開されているものは強固なサーバで運用され、複数のデータセンターを用意して冗長化されています。

また、保管されるファイルも暗号化され、アクセス制限もされるため管理者が共有設定をしない限り公開されることはないというのが基本です。

比較基準としてはアクセス権限や共有設定の人的ミスによって誤ってしまう可能性を見ましょう。中には二段階認証やIPアドレス制限などといった設定ができるものもあるため、社内のセキュリティ基準などと照らし合わせて検討しましょう。

作業ツールとの互換性・連携

MicrosoftOfficeのExcelやWord、Googleのスプレッドシートやドキュメントなど普段作業するツールと互換性や連携機能があるかによって日常業務の作業効率は大きく変わります。保存だけでなく、クラウド上でリアルタイムの編集ができることやローカルに保存せずにファイルをビューできるなど互換性にも違いがあります。

特に「グループウェア」を呼ばれるメールやカレンダー、ワークフローといった機能を一つにまとめたツールは様々な互換性と連携機能を持ちます。そのツールに大きく依存することにはなりますが、使いこなせば業務を大幅に効率化できるでしょう。

自社の業界や取引先で一般に使われているものか

近年ではオンラインストレージの運用も一般的になっています。そのため、社外とのファイル共有もオンラインストレージで行われることが少なくありません。その際に同じサービスを利用していると連携が取りやすく、やり取りもスムーズにいきます。

「うちはそれ使ってないので使い方がわからず…」「○○で共有したのでご確認お願いします。」など、パートナーや顧客とのやり取りでしばしば耳にするケースです。あまりマイナーなサービスよりもメジャーなものを選ぶ方が無難でしょう。

機能や特性を複合的に考慮して自社に合った製品選びを

ファイル共有サービスでは、クライアントや社内のメンバーなど様々なメンバーとのファイル共有を容易にすることがお分かりいただけたかと思います。

製品ごとに搭載されている機能や特性、料金など大きく変わってきますので、自社のニーズを満たす製品はどれなのか、課題解決に繋がるのかを熟考したうえで製品を選んでいただければと思います。

無料試用期間なども利用できるものも数多く存在しますので、それらをうまく活用して失敗のないファイル共有サービス選びを行ったくださいね。