採用管理システム（ATS）とは？導入率や傾向も解説

採用管理システムとは、採用活動における求人の作成や情報管理、採用後のフォローまでを一元管理できるシステムです。別名で「ATS」といい、「Applicant Tracking System」（直訳：応募者追跡システム）の略称で、応募者がどの段階にいてどのような評価を受けているか追跡できるシステムという意味合いを持っています。

採用管理システムの導入率は、株式会社リクルートの「ジョブズコミュニティーレポート 2021年7月号」によると、2021年6月の調査で業種全体の36.6%が採用管理システムを導入しているという結果が出ています。また、2018年よりも約6%導入率が増加していることもわかりました。

この調査の結果から、運輸業以外の導入率は増加傾向にあり、今後も需要が高まっていくとともに市場規模も拡大していくことが伺えます。

参考：ジョブズコミュニティーレポート

ATSについての記事はこちら↓

ATS（採用管理システム）29選！料金や機能、強みなどで徹底比較

採用管理システムの機能でできること6選

年々、導入率が増加している採用管理システムでは、表計算ソフト（エクセルなど）や紙で管理するよりも便利で効率的に採用活動を進められる仕組みが整っています。

本章では、具体的に採用管理システムを導入することで何ができるのかを以下6つに分けて解説していきます。

• 自社の求人ページを作成できる
• 日程調整やメール送信を自動化
• 応募者の情報をシステム上で一元管理
• 選考評価やフィードバック、進捗もシステム上での管理できる
• レポート機能で分析して採用活動の強化や改善が可能に
• 内定通知とその後のフォローまでシステム上で可能

1.自社の求人ページを作成できる

採用管理システムの中には、企業の採用ページを作成できる機能を備えているものがあります。

今後さらに採用に力を入れたいと考えている場合は、人材紹介会社や求人媒体だけに求人を出すのではなく、自社の求人ページを作成して採用業務を内製化していくことで採用の強化を図れるでしょう。

2.日程調整やメール送信を自動化

採用活動において必ず発生する応募者や関係者との連絡、日程調整などのオペレーション業務も採用管理システムの機能で自動化できます。メールシステムやLINEと連携し、予約ページのURLを送ることで応募者が面接の日程を予約でき、日程が近づいた時のリマインド通知もシステムが自動で行ってくれます。

また、日々のやりとりで送られてきた内容をパターン化して「こういう文章が送られてきたら、このように返信する」といったメッセージの自動化ができるシステムも存在します。

3.応募者の情報をシステム上で一元管理

これまで、求人媒体やエージェントごとに応募者を管理していた場合、利用するサービスの数が多くなるほど応募者の管理が大変になっていました。

しかし、採用管理システムであれば利用している求人媒体やエージェントと連携し、応募者情報をシステム内に取り込むことで全ての応募者をシステム上で管理できます。

そのため、求人媒体ごとに連絡手段を変えることや手入力で応募者情報を打ち込んだりする必要がなくなり、業務効率化や人的ミスの削減に繋げられます。

また、この連携機能により各サービスに提出する求人情報や求人票も一元管理が可能となっています。

4.選考評価やフィードバック、進捗もシステム上での管理できる

採用活動で選考を進めるにあたって、応募者の評価や選考の進捗を管理することは必須の業務となってきます。

採用管理システムを使えば、選考後のフィードバックをシステム上に記載できるため、応募者がどの選考段階にいてこれまでの選考でどんな評価を受けたのかを簡単に把握し、社内に共有できます。

また、面接後に応募者が面接官を評価できる機能が備わっているシステムもあり、それを確認することで面接の改善や、質の向上を図ることも可能です。

5.レポート機能で分析して採用活動の強化や改善が可能に

採用管理システムでは、システム上で行なった採用活動をデータとして蓄積し、レポートに自動でまとめて表示できます。その項目はシステムによって様々ですが、そのレポートを分析することで採用活動の改善・強化に繋げられます。

たとえば、採用のデータ化を強みとしている「HRMOS」では、応募率や通過率、辞退数などを見やすくデータ化してくれます。今後、採用を強化を図っているのであれば、レポート機能のある採用管理システムを検討してみると良いでしょう。

6.内定通知とその後のフォローまでシステム上で可能

システムによっては、最終選考に合格した応募者に対して内定通知を出せます。さらに、システム上で内定者のフォローも可能となっているため、しっかり活用することで内定辞退者数の減少を図れます。

システムによっては内定者のサポート機能に力を入れているものもあるので、内定辞退に悩んでいる企業はこの機能に注目してみると良いでしょう。

採用管理システムのメリット3つ

企業が採用管理システムを導入すると、下記3つのメリットを得ることができます。本章ではそれぞれの観点から、実務に役立つ具体的なベネフィットについて確認していきましょう。

• 作業工数を減らし、本質的な業務に時間を割くことができる
• 採用活動の改善・強化が可能になる
• 人的ミスを削減できる

1.作業工数を減らし、本質的な業務に時間を割くことができる

採用管理システムで応募者の一元管理やオペレーション業務の自動化などを行うことで、導入前よりも大幅な時間削減と業務効率化が可能となります。これにより、雑務に割いていた時間を採用に関わる重要かつ本質的な業務に使うことができます。

2.採用活動の改善・強化が可能になる

上記により削減できた時間は採用の強化にも活用できます。採用管理システムに備わっているレポート機能を用いて採用方針を決定していくことで、高いコストパフォーマンスを保ちながらもより良い採用活動が可能となります。

実際に導入したことによって、採用人数の増加や優秀な人材の採用に成功した事例が多くあるので、大きなメリットであるといえるでしょう。

3.人的ミスを削減できる

これまでエクセルや紙で管理していて人の手が多く加わっていた雑務をシステムに任せ、一つのシステム上で求人募集から内定までを管理することで人的ミスが起きる可能性を大幅に低減できます。

人的ミスを削減することで、ミスした際の時間や進捗への影響もなくなるためスムーズな採用活動が実現可能となります。

採用管理システムの選定ポイント5つ

採用管理システムを導入するときは、自社に最適な製品を選ぶことが重要です。本章では下記5つの観点から、自社に最適な採用管理システムを選定するポイントを解説します。

• どのような人材を採用したいのか（新卒、中途、アルバイト・パート）
• 採用活動において改善・効率化したいことは何か
• 自社の採用ページを作成できるか
• 利用している求人媒体やエージェントとの連携に対応しているか
• サポート体制に優れているか

1.どのような人材を採用したいのか（新卒、中途、アルバイト・パート）

採用管理システムはどんな人材を採用するのかによって製品選定の軸が異なってきます。システムの種類は大きく下記のように分けられます。

• 新卒採用を強みとしているシステム
• 中途採用を強みとしているシステム
• 新卒、中途の両方に対応しているシステム
• アルバイトやパートの採用を強みとしているシステム

このことから、システムを検討する際には今後採用する人材を明確にしてから製品を選定することが重要だといえます。新卒も中途も採用したい場合は、一つのシステム上でその両方に対応している製品を選ぶのがおすすめです。

2.採用活動において改善・効率化したいことは何か

採用管理システムを導入する目的として、どのプロセスを改善・効率化したいか考えることも重要です。システムによって強みとしている部分が異なるため、目的に合う製品を選びましょう。

強みの例としては以下が挙げられます。

• 応募者とのやりとりや日程調整などの効率化を強みとしている
• レポート機能に優れ、採用活動の改善に繋げられることを強みとしている
• 他システムより多くの求人媒体やエージェントと連携し、一元管理できることを強みとしている

さらに、これらの中で一つだけに強みがあるのではなく全てに満足できる機能を備えているシステムもあるので、予算の範囲で可能ならば検討してみると良いでしょう。

3.自社の採用ページを作成できるか

今後の採用活動を求人媒体やエージェントに頼らず内製化していきたい場合は、自社の求人ページを作成できる機能が備わっているシステムがおすすめです。

また、求人ページ作成機能はあっても製品によって検索順位の向上まで図れる機能があったり、作成できるコンテンツの充実度が異なったりするため、自社で求人を作成することの重要度に見合った製品を選定しましょう。

4.利用している求人媒体やエージェントとの連携に対応しているか

採用管理システムでは求人媒体やエージェントと連携して応募者情報を自動で取り込めます。しかし、連携機能があっても自社で利用しているサービスに対応していないと、その機能が使用できないということになりかねません。

そのため、応募者を自動で取り込む機能がある製品を検討している場合は、自社で利用している求人媒体やエージェントに対応しているかを必ず確認しましょう。

5.サポート体制に優れているか

システムの導入時やその後の運用で操作の不明点などが出てくる可能性があります。そのような時に、サポートが優れていれば少ない時間での解決が可能となり、スムーズに業務を進められます。

さらに、製品によっては不明点の解決だけでなく、現状の分析から課題を見つけて改善を提案してくれるサポートサービスも存在します。どの程度サポートが必要か、導入前に検討しましょう。

また、導入前に無料トライアルを利用して、導入後の業務を実際に体験してみることも選定の際に有効です。そのシステムの使いやすさやどの程度業務を改善できるかがわかるため、無料トライアルが実施できるのであれば利用することをおすすめします。

【導入事例あり】おすすめの採用管理システム29選

採用管理システムを導入する際の注意点

導入によって多くのメリットがある採用管理システムですが、システムが自社に合っていないと導入後に思ったほど費用対効果を得られない可能性もあるため、導入する際は選定ポイントをしっかりと確認しておきましょう。

数多くある採用管理システムにはそれぞれに異なる強みがあり、費用もプランによって大きく変わってきます。料金体系で見ると、大手企業向きで採用人数が多いほど費用対効果が高くなるものもあれば、採用人数ごとにプランが決められていて、採用人数が少ない方が安く済むものもあります。

そのため、確認不足によって製品選定やプランを誤ると、その強みを活かせずに費用対効果が得られなくなる可能性が出てきてしまいます。

採用管理システムの導入後に失敗する例

失敗する例としては、有料のオプション機能を付けたが実際には必要がなかったり、欲しい機能が標準ではなくオプションとして別料金になってしまうなどが挙げられます。こうしたミスを避けられるように、必要な機能と予算に関しては導入前に明確にしておきましょう。

また、採用人数が少ない場合は本当にエクセルやスプレッドシートで管理するよりも費用対効果が得られるのかをあらかじめ確認することが重要です。

採用管理システムの便利な機能を4つ紹介

ここでは、採用管理システムに備わっている便利な機能について4つ紹介します。すべての製品に備わっている機能ではなく、製品を差別化できるように備わっている機能であるため、その機能が備わっている製品も挙げながら解説していきます。

• 限定公開の求人作成
• フラグ機能
• セグメント配信
• 適正面接官の選定

1.限定公開の求人作成

この機能は「ジョブカン採用管理」などに備わっている機能で、求人ページのURLを知っている人だけが閲覧できる限定公開求人の作成ができます。URLを社内に共有することで、リファラル採用に活用できる機能となっています。

※リファラル採用（別名：社員紹介採用） … 企業が自社の社員から友人や知人を紹介してもらう採用手法のこと。企業側と人材側のミスマッチが起こりにくく比較的社員が定着しやすいため、近年では注目を浴びている。

2.フラグ機能

フラグ機能は「MOCHICA」などに備わっている機能で、応募者を「文系」と「理系」、「総合職」と「研究職」のようにわかりやすく属性で分けて管理できます。属性を自由に分けて管理できるため、どの企業でも独自の管理方法で便利に使える機能となっています。

3.セグメント配信

セグメント配信は「採用一括かんりくん」などに備わっている機能で、卒業年度や大学群、選考ステータスなど、様々な条件に合わせてメッセージ配信を行い応募者にアプローチできます。

4.適正面接官の選定

適正面接官の選定機能は「HRアナリスト」などに備わっている機能で、システム独自の診断を行うことで、その結果をもとに応募者と相性の良い面接官を選定することができます。

この機能を使うことで面接の質や満足度の向上を図れることはもちろん、診断結果で選出した社員を学生のリクルーターにすることで志望度の向上に繋げることも可能となっています。

採用活動を効率化し、採用強化を図るには採用管理システムの導入が必須

ここまで読んで採用管理システムについての理解が深まったと思いますが、最後にもう一度導入することのメリットをおさらいしてみましょう。

• 作業工数を減らし、本質的な業務に時間を割くことができる
• 採用活動の改善・強化が可能になる
• 人的ミスを削減できる

採用管理システムでは採用活動の効率化だけでなく改善・強化も可能になります。これまで、紙や表計算ソフトで採用管理を行なっていて、採用活動の改善を図っているのであれば、予算や費用対効果などをしっかりと確認した上で導入を検討してみると良いでしょう。

採用管理システムを使うべき理由はこちらの記事で詳しく解説されています。併せてご確認ください。

ATS（採用管理システム）を使うべき5つの理由