採用管理システム(ATS)とは?導入率や傾向も解説
採用管理システムとは、採用活動における求人の作成や情報管理、採用後のフォローまでを一元管理できるシステムです。別名で「ATS」といい、「Applicant Tracking System」(直訳:応募者追跡システム)の略称で、応募者がどの段階にいてどのような評価を受けているか追跡できるシステムという意味合いを持っています。
採用管理システムの導入率は、株式会社リクルートの「ジョブズコミュニティーレポート 2021年7月号」によると、2021年6月の調査で業種全体の36.6%が採用管理システムを導入しているという結果が出ています。また、2018年よりも約6%導入率が増加していることもわかりました。
この調査の結果から、運輸業以外の導入率は増加傾向にあり、今後も需要が高まっていくとともに市場規模も拡大していくことが伺えます。
ATSについての記事はこちら↓
ATS(採用管理システム)29選!料金や機能、強みなどで徹底比較
採用管理システムの機能でできること6選
年々、導入率が増加している採用管理システムでは、表計算ソフト(エクセルなど)や紙で管理するよりも便利で効率的に採用活動を進められる仕組みが整っています。
本章では、具体的に採用管理システムを導入することで何ができるのかを以下6つに分けて解説していきます。
- 自社の求人ページを作成できる
- 日程調整やメール送信を自動化
- 応募者の情報をシステム上で一元管理
- 選考評価やフィードバック、進捗もシステム上での管理できる
- レポート機能で分析して採用活動の強化や改善が可能に
- 内定通知とその後のフォローまでシステム上で可能
1.自社の求人ページを作成できる
採用管理システムの中には、企業の採用ページを作成できる機能を備えているものがあります。
今後さらに採用に力を入れたいと考えている場合は、人材紹介会社や求人媒体だけに求人を出すのではなく、自社の求人ページを作成して採用業務を内製化していくことで採用の強化を図れるでしょう。
2.日程調整やメール送信を自動化
採用活動において必ず発生する応募者や関係者との連絡、日程調整などのオペレーション業務も採用管理システムの機能で自動化できます。メールシステムやLINEと連携し、予約ページのURLを送ることで応募者が面接の日程を予約でき、日程が近づいた時のリマインド通知もシステムが自動で行ってくれます。
また、日々のやりとりで送られてきた内容をパターン化して「こういう文章が送られてきたら、このように返信する」といったメッセージの自動化ができるシステムも存在します。
3.応募者の情報をシステム上で一元管理
これまで、求人媒体やエージェントごとに応募者を管理していた場合、利用するサービスの数が多くなるほど応募者の管理が大変になっていました。
しかし、採用管理システムであれば利用している求人媒体やエージェントと連携し、応募者情報をシステム内に取り込むことで全ての応募者をシステム上で管理できます。
そのため、求人媒体ごとに連絡手段を変えることや手入力で応募者情報を打ち込んだりする必要がなくなり、業務効率化や人的ミスの削減に繋げられます。
また、この連携機能により各サービスに提出する求人情報や求人票も一元管理が可能となっています。
4.選考評価やフィードバック、進捗もシステム上での管理できる
採用活動で選考を進めるにあたって、応募者の評価や選考の進捗を管理することは必須の業務となってきます。
採用管理システムを使えば、選考後のフィードバックをシステム上に記載できるため、応募者がどの選考段階にいてこれまでの選考でどんな評価を受けたのかを簡単に把握し、社内に共有できます。
また、面接後に応募者が面接官を評価できる機能が備わっているシステムもあり、それを確認することで面接の改善や、質の向上を図ることも可能です。
5.レポート機能で分析して採用活動の強化や改善が可能に
採用管理システムでは、システム上で行なった採用活動をデータとして蓄積し、レポートに自動でまとめて表示できます。その項目はシステムによって様々ですが、そのレポートを分析することで採用活動の改善・強化に繋げられます。
たとえば、採用のデータ化を強みとしている「HRMOS」では、応募率や通過率、辞退数などを見やすくデータ化してくれます。今後、採用を強化を図っているのであれば、レポート機能のある採用管理システムを検討してみると良いでしょう。
6.内定通知とその後のフォローまでシステム上で可能
システムによっては、最終選考に合格した応募者に対して内定通知を出せます。さらに、システム上で内定者のフォローも可能となっているため、しっかり活用することで内定辞退者数の減少を図れます。
システムによっては内定者のサポート機能に力を入れているものもあるので、内定辞退に悩んでいる企業はこの機能に注目してみると良いでしょう。
採用管理システムのメリット3つ
企業が採用管理システムを導入すると、下記3つのメリットを得ることができます。本章ではそれぞれの観点から、実務に役立つ具体的なベネフィットについて確認していきましょう。
- 作業工数を減らし、本質的な業務に時間を割くことができる
- 採用活動の改善・強化が可能になる
- 人的ミスを削減できる
1.作業工数を減らし、本質的な業務に時間を割くことができる
採用管理システムで応募者の一元管理やオペレーション業務の自動化などを行うことで、導入前よりも大幅な時間削減と業務効率化が可能となります。これにより、雑務に割いていた時間を採用に関わる重要かつ本質的な業務に使うことができます。
2.採用活動の改善・強化が可能になる
上記により削減できた時間は採用の強化にも活用できます。採用管理システムに備わっているレポート機能を用いて採用方針を決定していくことで、高いコストパフォーマンスを保ちながらもより良い採用活動が可能となります。
実際に導入したことによって、採用人数の増加や優秀な人材の採用に成功した事例が多くあるので、大きなメリットであるといえるでしょう。
3.人的ミスを削減できる
これまでエクセルや紙で管理していて人の手が多く加わっていた雑務をシステムに任せ、一つのシステム上で求人募集から内定までを管理することで人的ミスが起きる可能性を大幅に低減できます。
人的ミスを削減することで、ミスした際の時間や進捗への影響もなくなるためスムーズな採用活動が実現可能となります。
採用管理システムの選定ポイント5つ
採用管理システムを導入するときは、自社に最適な製品を選ぶことが重要です。本章では下記5つの観点から、自社に最適な採用管理システムを選定するポイントを解説します。
- どのような人材を採用したいのか(新卒、中途、アルバイト・パート)
- 採用活動において改善・効率化したいことは何か
- 自社の採用ページを作成できるか
- 利用している求人媒体やエージェントとの連携に対応しているか
- サポート体制に優れているか
1.どのような人材を採用したいのか(新卒、中途、アルバイト・パート)
採用管理システムはどんな人材を採用するのかによって製品選定の軸が異なってきます。システムの種類は大きく下記のように分けられます。
- 新卒採用を強みとしているシステム
- 中途採用を強みとしているシステム
- 新卒、中途の両方に対応しているシステム
- アルバイトやパートの採用を強みとしているシステム
このことから、システムを検討する際には今後採用する人材を明確にしてから製品を選定することが重要だといえます。新卒も中途も採用したい場合は、一つのシステム上でその両方に対応している製品を選ぶのがおすすめです。
2.採用活動において改善・効率化したいことは何か
採用管理システムを導入する目的として、どのプロセスを改善・効率化したいか考えることも重要です。システムによって強みとしている部分が異なるため、目的に合う製品を選びましょう。
強みの例としては以下が挙げられます。
- 応募者とのやりとりや日程調整などの効率化を強みとしている
- レポート機能に優れ、採用活動の改善に繋げられることを強みとしている
- 他システムより多くの求人媒体やエージェントと連携し、一元管理できることを強みとしている
さらに、これらの中で一つだけに強みがあるのではなく全てに満足できる機能を備えているシステムもあるので、予算の範囲で可能ならば検討してみると良いでしょう。
3.自社の採用ページを作成できるか
今後の採用活動を求人媒体やエージェントに頼らず内製化していきたい場合は、自社の求人ページを作成できる機能が備わっているシステムがおすすめです。
また、求人ページ作成機能はあっても製品によって検索順位の向上まで図れる機能があったり、作成できるコンテンツの充実度が異なったりするため、自社で求人を作成することの重要度に見合った製品を選定しましょう。
4.利用している求人媒体やエージェントとの連携に対応しているか
採用管理システムでは求人媒体やエージェントと連携して応募者情報を自動で取り込めます。しかし、連携機能があっても自社で利用しているサービスに対応していないと、その機能が使用できないということになりかねません。
そのため、応募者を自動で取り込む機能がある製品を検討している場合は、自社で利用している求人媒体やエージェントに対応しているかを必ず確認しましょう。
5.サポート体制に優れているか
システムの導入時やその後の運用で操作の不明点などが出てくる可能性があります。そのような時に、サポートが優れていれば少ない時間での解決が可能となり、スムーズに業務を進められます。
さらに、製品によっては不明点の解決だけでなく、現状の分析から課題を見つけて改善を提案してくれるサポートサービスも存在します。どの程度サポートが必要か、導入前に検討しましょう。
また、導入前に無料トライアルを利用して、導入後の業務を実際に体験してみることも選定の際に有効です。そのシステムの使いやすさやどの程度業務を改善できるかがわかるため、無料トライアルが実施できるのであれば利用することをおすすめします。
【導入事例あり】おすすめの採用管理システム29選
製品のおすすめポイント
- 初回の契約継続タイミングにおいて契約を継続されたお客様の契約継続率95%以上
- 徹底した安全性、情報漏洩のリスクを減らすことができます
- 徹底した安全性、情報漏洩のリスクを減らすことができます
- 聞きたいときに気軽に相談できる体制を整えています
製品のおすすめポイント
- 研究により高度なSEOを施した採用Webサイト
- 主要な求人検索エンジンへの求人情報の自動配信や、セグメントした求職者への広告配信
- 今後の採用戦略に活かせる効果測定が可能に
製品のおすすめポイント
- オリジナルカスタマイズの公式採用Webサイトを作成
- 求人案件の管理を容易にするための、さまざまな機能を搭載
- Indeedのオーガニック求人に無料で自動転載
製品のおすすめポイント
- 全ての応募者情報を一元管理
- 1件の応募を大切にする様々な機能
- 課題の抽出と解決方法をご提案
製品のおすすめポイント
- 多くの媒体の自動取り込みを実現し、システムも随時アップデート
- リアルタイムに採用活動を管理し、情報のアウトプットも簡単
- 求人原稿ごとの応募状況、広告の登録・管理が可能
製品のおすすめポイント
- フォーム作成も可能な採用ページを作成し、エージェントとの連携も可能
- 情報を整理しやすい選考管理の仕組みが心強い
- 評価と内定通知も適切かつ効率的に推進できる
製品のおすすめポイント
- 簡単、手軽に求人掲載できる入力フォーマット
- 採用ページを自社Webサイトに表示可能で、大手求人サイトへの掲載も自動
- スマートな応募者確認・対応が可能で、面接日時の設定もチャット形式でスムーズ
製品のおすすめポイント
- リファラル採用の活動量と定着度を可視化して課題を把握
- 大事な社員心理のフォローと、分かりやすい紹介のフロー
- 経験豊富なアドバイザーの支援で運用面も安心
製品のおすすめポイント
- マイナビとシームレスに連携しているので、多くの学生が使いやすい
- 採用のすべてをオンラインで行えるので、仕事場所を問わない
- Web管理と見やすさを両立するPDF帳票
製品のおすすめポイント
- 自社採用のプロセスを効率化し、従業員の定着も行う
- 人材紹介会社の採用を、プラットフォーム上で管理して効率化
- 外部ツールとの連携やSNSの利用で採用活動の幅が広がる
製品のおすすめポイント
- 状況に応じて2種類のWEB面接手法を使い分け
- AIの力で印象を定量化し、公平な選考を実現
- 映像データから、AIでコミュニケーションを定量化
製品のおすすめポイント
- 会社の理解を促進するコミュニケーション機能
- 経験に即した万全のサポート体制とセキュリティ
- ビジネスマナーとExcel講座のeラーニングなど充実の教育機能
製品のおすすめポイント
- エージェントからの候補者情報を自動で登録
- 登録数は無制限なので、上限を気にせず採用活動を管理できる
- メール不要の日程調整機能で、採用業務を効率化
製品のおすすめポイント
- リファラル採用を手軽に導入し、社員参加を促進
- 活動状況が分かりやすいので、分析・対策もスムーズに行える
- イメージ調査にてNo.1獲得の実績があり、サポートも万全
製品のおすすめポイント
- 自社の採用Webサイトがドメイン不要で、誰でも簡単に作れる
- 応募者の進捗がひと目で分かりやすい応募者管理
- 採用Webサイトを作ることで自社のブランド価値も向上
製品のおすすめポイント
- Indeed/Googleしごと検索など各求人検索エンジンと連携
- 採用のプロフェッショナルチームが専属サポート
- 採用活動に必要な機能は全て用意しています
製品のおすすめポイント
- 初めてシステムを利用する方でも誰でも簡単に使えるシンプルな設計です
- 業界最安値クラスの利用料金を実現・維持しています
- エージェントとの円滑なコミュニケーションを実現します
製品のおすすめポイント
- あらゆる採用手段で母集団形成を強化できます
- 採用課題を発見、データで採用強化・効率アップ
- 面倒な作業を削減し、採用活動に集中できる
製品のおすすめポイント
- 新卒採用・中途採用の状況が一元管理できます
- わかりやすさ」にこだわったデザインです
- 複雑な採用業務を一目でわかるフロー図で可視化できます
製品のおすすめポイント
- LINE連携の採用管理システムだと管理が楽になる
- チャート形式による 選考状況の可視化で、他の採用管理システムにはない使いやすさ
- Reworksで、新卒採用はこう変わる!
- AWS利用による万全のセキュリティ体制を実現
製品のおすすめポイント
- Indeedを中心としたさまざまな求人検索サイトへの連携
- 人材業界のノウハウを活かしたリッチな採用HPで応募集客の向上を実現
- 応募から採用までの煩雑な採用業務を効率化
- 採用状況を可視化することでボトルネックを解消し採用コストダウン
製品のおすすめポイント
- 候補者の母集団に頼った採用の限界を突破する
- HRアナリストが採用面接官のスキルアップをお手伝い
- 現場への導入はカンタン。パソコン・タブレットでも書類でも
製品のおすすめポイント
- これからは、採用「管理」だけでは不十分です
- next≫なら採用移行率が驚くほど上がります
- 初回接点から内定後フォローまですべてがLINEで完結
- 採用担当者にとって「これがあればいい」という採用ツールは存在しない
- 募管理+採用マーケティングに特化した機能
製品のおすすめポイント
- LINEを採用活動で利用する企業が急増中
- HR PRIMEは採用活動を成功に導きます
- LINEを使って採用業務工数の削減と、採用成果の最大化を実現する
製品のおすすめポイント
- LINEとメールを一元管理でらくらく操作
- 初めての方でも安心の導入実績600社以上です
- LINE上で求職者に自動で選考の日程を調整
製品のおすすめポイント
- 卒採用向け採用管理システムでは導入シェアNo.1
- 採用効果を高めながら業務を効率化できます
- ヒューマネージの採用ソリューション。企業が求める人材をいかに獲得するか
- 豊富な機能と“人”による充実したサポートで採用業務を最適化
製品のおすすめポイント
- んなが使いやすい、シンプルでわかりやすい設計
- 採用コミュニケーションのスピードアップに貢献
- 圧倒的コストパフォーマンス、必要な機能を低価格で定額で活用可能
- 外部サービスとの連携も充実、様々なサービスと連携
- 厳重なセキュリティと高い信頼性で、大切なデータを守ります
製品のおすすめポイント
- 採用活動の全てをハーモス採用1つで完結しているので採用状況がカンタンに可視化
- 採用レポートから、自社の採用課題が分かります
- データに基づき採用を改善し、自社の採用力が上がります
- 豊富な機能であらゆる採用業務をサポートします
採用管理システムを導入する際の注意点
導入によって多くのメリットがある採用管理システムですが、システムが自社に合っていないと導入後に思ったほど費用対効果を得られない可能性もあるため、導入する際は選定ポイントをしっかりと確認しておきましょう。
数多くある採用管理システムにはそれぞれに異なる強みがあり、費用もプランによって大きく変わってきます。料金体系で見ると、大手企業向きで採用人数が多いほど費用対効果が高くなるものもあれば、採用人数ごとにプランが決められていて、採用人数が少ない方が安く済むものもあります。
そのため、確認不足によって製品選定やプランを誤ると、その強みを活かせずに費用対効果が得られなくなる可能性が出てきてしまいます。
採用管理システムの導入後に失敗する例
失敗する例としては、有料のオプション機能を付けたが実際には必要がなかったり、欲しい機能が標準ではなくオプションとして別料金になってしまうなどが挙げられます。こうしたミスを避けられるように、必要な機能と予算に関しては導入前に明確にしておきましょう。
また、採用人数が少ない場合は本当にエクセルやスプレッドシートで管理するよりも費用対効果が得られるのかをあらかじめ確認することが重要です。
採用管理システムの便利な機能を4つ紹介
ここでは、採用管理システムに備わっている便利な機能について4つ紹介します。すべての製品に備わっている機能ではなく、製品を差別化できるように備わっている機能であるため、その機能が備わっている製品も挙げながら解説していきます。
- 限定公開の求人作成
- フラグ機能
- セグメント配信
- 適正面接官の選定
1.限定公開の求人作成
この機能は「ジョブカン採用管理」などに備わっている機能で、求人ページのURLを知っている人だけが閲覧できる限定公開求人の作成ができます。URLを社内に共有することで、リファラル採用に活用できる機能となっています。
※リファラル採用(別名:社員紹介採用) … 企業が自社の社員から友人や知人を紹介してもらう採用手法のこと。企業側と人材側のミスマッチが起こりにくく比較的社員が定着しやすいため、近年では注目を浴びている。
2.フラグ機能
フラグ機能は「MOCHICA」などに備わっている機能で、応募者を「文系」と「理系」、「総合職」と「研究職」のようにわかりやすく属性で分けて管理できます。属性を自由に分けて管理できるため、どの企業でも独自の管理方法で便利に使える機能となっています。
3.セグメント配信
セグメント配信は「採用一括かんりくん」などに備わっている機能で、卒業年度や大学群、選考ステータスなど、様々な条件に合わせてメッセージ配信を行い応募者にアプローチできます。
4.適正面接官の選定
適正面接官の選定機能は「HRアナリスト」などに備わっている機能で、システム独自の診断を行うことで、その結果をもとに応募者と相性の良い面接官を選定することができます。
この機能を使うことで面接の質や満足度の向上を図れることはもちろん、診断結果で選出した社員を学生のリクルーターにすることで志望度の向上に繋げることも可能となっています。
採用活動を効率化し、採用強化を図るには採用管理システムの導入が必須
ここまで読んで採用管理システムについての理解が深まったと思いますが、最後にもう一度導入することのメリットをおさらいしてみましょう。
- 作業工数を減らし、本質的な業務に時間を割くことができる
- 採用活動の改善・強化が可能になる
- 人的ミスを削減できる
採用管理システムでは採用活動の効率化だけでなく改善・強化も可能になります。これまで、紙や表計算ソフトで採用管理を行なっていて、採用活動の改善を図っているのであれば、予算や費用対効果などをしっかりと確認した上で導入を検討してみると良いでしょう。
採用管理システムを使うべき理由はこちらの記事で詳しく解説されています。併せてご確認ください。