予算管理システムとは

「予算管理システム」とは、企業の予算編成と進捗管理を効率的に行うためのコンピューターシステムです。企業が継続的な利益を出すためには、適切な予算管理が欠かせません。予算管理は「予算策定」と「進捗管理」から成り立ち、売上・原価・経費などの予算を事前に計画して、想定どおりに事業活動が進んでいるか分析する必要があります。

従来の予算管理ではExcelのような表計算ソフトを使用することが一般的でしたが、情報の集計や分析に時間がかかることや、情報管理や共有を効率化しづらいことが問題でした。予算管理システムは、Excelにさまざまな便利機能を搭載したようなものです。予算管理システムを導入することで、より正確でスピーディーな予算管理が可能となります。

予算管理システムを導入すべきケース3選

予算管理は企業経営の根幹となる要素ですが、正確な判断を行うためには全社的な情報収集と分析が欠かせません。下記のような課題を抱えている場合は、予算管理システムを導入することで解決できるでしょう。

• 全社的な予算の一元管理が難しい
• 事業拡大や部門増加に追い付かない
• 予算管理にかかる作業工数が多い

全社的な予算の一元管理が難しい

従来の予算管理の手法では、全社的な予算の一元管理が難しいことがありました。多くの企業において、予算データはそれぞれの部署のローカルルールに従って管理し、予算や予実管理も部署ごとに行っています。企業トータルの予算を管理するためには、各部門の情報を集約してから計算し直す必要があり、余分な手間と工数がかかってしまうことが難点です。

全社的な予算を管理したいときや、実績との差分を把握したいときでも、これではスピーディーな判断ができません。予算は一度作成したあとも、達成が難しいときは予算を再編成するなど早急な対応が求められますが、情報を一元管理できなければタイムラグが出ます。予算管理のスピードに課題を抱えている場合は、予算管理システムの導入が効果的です。

事業拡大や部門増加に追い付かない

事業拡大や部門増加などにより、予算管理が追い付かなくなることもあります。前述したように、予算管理は部門ごとに個別に行う企業が多いですが、それは部門数が多くなるほど全社的な予算管理が難しくなるということです。予算管理システムの導入により、事業拡大にもフレキシブルに対応して、全社的な予算管理が正確に行えるようになります。

予算管理にかかる作業工数が多い

従来の予算管理の手法では、新たなデータの追加や変更の際に、多大な労力を要することがあります。エクセルを活用してシステムを組んだとしても、やはり余計な作業工数がかかることに変わりはありません。各部門やグループ各社からの情報を集める場合も、それぞれの報告を待つ必要があり、情報が届いたあとも全社的な数値に変換する必要があります。

さらに、予算管理はそれぞれのローカルルールで行われるため、管理職が異動のたびに予算の入力手順を覚え直さないといけません。従来手法ではさまざまな点で人的コストがかかり、経営陣が情報を把握するまでにタイムラグも生じます。結果的に経営判断が遅れ、経営に悪影響が出ることもあります。予算管理システムの導入でこれらの問題が解決します。

予算管理システムの代表的な機能5つを解説

予算管理システムには、企業の予算管理を改善してくれるさまざまな機能が備わっています。本章では、予算管理システムでとくに重要な下記5つの機能を解説します。

• プランニング機能
• モニタリング機能
• シミュレーション機能
• 情報の一元管理機能
• フィードバック機能

プランニング機能

予算管理システムの「プランニング機能」は、予算編成のプロセスを効率化するための機能です。予算編成を行うためには、企業全体の業績はもちろん、各部門のデータを集約する必要があります。従来の手作業による予算管理では、この工程に多大な労力を要しました。

しかし、予算管理システムでは全社の情報を一元管理するため、データの取りまとめもシステム上で簡単に行えます。最終的な予算の根拠となる各部門のデータ収集、予実管理表の作成の大半を自動化してくれるため、予算編成の作業効率が飛躍的に高まります。

さらに、予算管理システムでは入力項目を細かくカスタマイズできるため、経営計画に基づくKPIを部門担当者に周知させることも可能です。情報の入力もシステム上のフォーマットで行われるため、データの転記や調整も不要となり承認過程の透明性も高まります。

モニタリング機能

予算管理システムの「モニタリング機能」は、予算編成後の企業活動をモニタリングするための機能です。システムが自動的にモニタリングを行うため、業績をタイムリーに把握することができます。予算編成が適切なものだったかを判断すると同時に、目標達成に対するマイナス要因・ボトルネックも迅速に分析可能です。

さらに予算管理システムでは、予実管理表が自動的に作成され、予算と実績の比較と分析が行われます。予算編成時に想定していなかった変化が起きたときは、マイナス要因を踏まえて予算を再編成して対応できます。これにより、予算と実績の乖離を防ぎ、予算が「絵に描いた餅」になってしまう事態を防ぐことが可能です。

シミュレーション機能

「シミュレーション機能」は、策定した予算計画が適切なものか判断するために、システム上でシミュレーションできる機能です。予算計画の手法には、トップダウン方式・ボトムアップ方式などさまざまな手法があります。予算管理のシミュレーション機能を活用すると、PDCAサイクルを回して予算編成の精度を高めやすくなるので便利です。

情報の一元管理機能

「情報の一元管理機能」は、予算に関する情報を全社的に一元管理するための機能です。予算管理でとくに重要なのが「人件費」ですが、従来の手法では人事部が全社の人件費を把握するのは困難です。企業規模が大きいほど、拠点ごとの人件費の統合に工数がかかるため、正確な人件費を把握しづらくなります。

予算管理システムには、この人件費の情報を一元管理できる機能が備わっています。あらゆる情報をシステム上で管理するので、情報収集の手間がかかりません。言い換えれば、これまでより高精度な予算編成を、システム上でタイムリーに行えるということです。人事管理システムと連携するとより効果的です。

フィードバック機能

「フィードバック機能」は、予算の目標達成度を評価するための機能です。年度末など予算の設定期間が終了すると、予算と実績を比較してその差分を評価します。予算管理システムには、さまざまな分析ツールとレポーティング機能が搭載されており、予算と実績の差分を図表やフラグなどグラフィカルな形式で可視化できます。

適切な予算編成を行うためには、予算と実績の比較データを蓄積し、PDCAサイクルを回しながら改善していくことが重要です。予算が未達成の場合も、システムが原因を分析してくれるので、今後の予算プランニングに役立ちます。これらの機能を活用することで、見通しの精度が向上し、適切な経営判断が行えるようになります。

予算管理システムの導入で得られる7つのメリット

企業が予算管理システムを導入すると、これまでExcelなどで手作業で行っていた予算管理を、専用のシステム上で効率的に行えるようになります。さらに、手作業や工数が減るため人為的ミスが減り、適切な経営戦略により従業員のモチベーションも向上します。本章では、下記7つのメリットについて詳しく見ていきましょう。

• 予算計画や編成を効率化できる
• 分析とレポート機能を利用できる
• 予算策定の精度と業績が向上する
• 従業員のモチベーションが高まる
• 人為的ミスや属人化を予防できる
• 適切なセキュリティ対策ができる
• 全社的な情報共有が行いやすい

予算計画や編成を効率化できる

予算管理システムの導入により、予算計画や編成を大幅に効率化できます。従来の手法では、Excelなどの表計算ソフトを活用するケースが大半でした。しかしExcelでは、各部門や拠点の情報収集に時間がかかり、データの入力や転記時に人為的ミスが発生する可能性もあります。未提出者への督促も大きな負担となります。

予算管理システムは、すべてがシステム上で完結することが魅力です。情報収集を自動的に行えるだけではなく、人為的ミスが起きづらいので余計な作業も生じません。さらに、原価管理システムや会計ソフトなど、ほかの業務システムとも連携できます。

また、部門ごとに異なっていたフォーマットをひとつに統合できることや、入力操作の手順を統一できることもメリットです。部門異動が多い管理職にとって、予算管理の作業手順の統一化は業務効率の向上に大きな効果があります。経理担当者の集計作業も行いやすくなるなど、現場の担当者が得られるメリットも絶大です。

分析とレポート機能を利用できる

前述した分析とレポートの機能により、事業が予算計画どおりに進んでいるかモニタリングできます。予算計画と実績の比較がレポート形式で表示されるので、それをチェックすることで今まで気付けなかった企業の課題が浮き彫りになります。どの部門の予算を増やすべきか、どこで予算を削減できるかなど、経営判断に役立つ情報が得られるでしょう。

予算策定の精度と業績が向上する

予算管理システムを活用すると、予算と実績の比較分析をリアルタイムで行えます。常にスピーディーな判断が要求される現代ビジネスでは、タイムリーな情報を得られることが極めて重要です。従来のExcelによる予算管理では、データの収集や集計に時間がかかるため、どうしてもタイムラグが発生します。

その結果、適切なタイミングで対処すれば悪影響を最小限に抑えられたのに、少しの遅れで甚大な被害が生じるケースもあります。予算管理システムでは、常に最新の情報が得られるので、経営上の問題にも迅速に対処可能です。結果的に予算策定の精度が向上し、全社的な業績も改善させやすくなるでしょう。

従業員のモチベーションが高まる

予算管理システムの意外な導入効果として、従業員のモチベーション向上が挙げられます。システムの導入により予算管理のプロセスが可視化されるため、経営戦略と部署の関連性や課題も明確化しやすくなるためです。各部門や社員の働きがどのように経営戦略と結びつくかわかり、全体のモチベーションが向上します。

さらに、部門や従業員の成果も適切に行われやすくなり、部門への予算配賦も最適化できます。たとえば経営戦略が原因で業績が低下したのに、特定部門の社員の評価が下げられるのは問題です。モニタリングや分析により、各部門への予算配賦も適切に行われやすくなるので、従業員満足度も今まで以上に高まるでしょう。

人為的ミスや属人化を予防できる

Excelによる予算管理は、自由度の高さが魅力的です。担当者のスキル次第では、関数の実相で高度な解析も行えます。しかし、Excelはスキルがなければ使いこなすのが難しいので、ほかの人にメンテナンスできないという「属人化」が起きやすくなります。

予算管理システムは、誰でも簡単に入力や分析ができる環境が整っており、複雑な設定は不要です。属人化した業務は引き継ぎ時に余分な教育コストがかかりますが、予算管理システムなら突然の配置換えにも対応可能でき、組織的な動きが取りやすくなります。

適切なセキュリティ対策ができる

予算管理システムを導入すると、情報の共有がシステム内で完結します。Excelファイルで管理する場合は、ファイル共有システムやメールなどでのデータ共有が必要です。しかし、予算管理では経営に関する機密情報を取り扱うため、誤送信やウイルスによる情報漏洩のリスクがあります。予算管理システムで管理すると、これらのリスクを未然に防げます。

全社的な情報共有が行いやすい

予算管理システムでは、全社的な情報共有が容易に行えます。Excelでのデータ管理には、部門を横断したデータ統合やバージョン管理、ファイルの配布と回収などさまざまな付帯業務が発生します。予算管理システムを導入すると、すべてをデータベース上で一元管理でき、人手による作業が介入する場面も減るので人為的ミスの予防も可能です。

予算管理システムのおすすめ19製品を徹底比較！

予算管理システムの種類とおすすめ用途

予算管理システムにはさまざまな種類があり、特徴や使用感が大きく異なります。予算策定や進捗管理など基本的な部分はどの製品でも同じですが、インターフェイスや分析・レポート機能などは製品ごとに特色があるものです。本章では、予算管理システムを下記3つのタイプに大別し、特徴やおすすめ用途などを紹介します。

• Excel同様に使いやすい予算管理システム
• 一元管理と効率化重視の予算管理システム
• 分析機能に特化している予算管理システム

Excel同様に使いやすい予算管理システム

予算管理システムには、Excel同様の画面構成やインターフェイスを備えたタイプがあります。使用感が似ているだけではなく、Excelからデータをインポートしたり、Excelと連携させたりすることも可能です。Excelらしい使い勝手や自由度を継承したい場合や、現状の管理方法や業務フローを維持したい場合は、Excel型の予算管理システムがおすすめです。

一元管理と効率化重視の予算管理システム

一元管理と効率化を重視した予算管理システムもあります。こちらは画面構成や使用感がExcelと大きく異なり、直感的で洗練された入力画面やデザインが特徴です。予算管理の機能性が優れているため、高い導入効果が得られるでしょう。これまでと業務フローや管理方法が変わっても問題ない場合や、とにかく予算管理を効率化したい場合におすすめです。

分析機能に特化している予算管理システム

分析機能に特化した予算管理システムも販売されています。こちらは「BI（ビジネスインテリジェンス）ツール」から派生したもので、経営に関するデータを詳細に分析できることが特徴です。さまざまなシステムやデータベースと連携できるので、経営改善に大きな効果が得られます。大量のデータを精密に分析したい場合は、こちらのタイプがおすすめです。

予算管理システムの選定時に重要な9つのポイント

予算管理システムにはさまざまな製品があり、機能性やコストなどが大きく異なります。そのため、予算管理システムの導入効果や成果を高めるためには、自社に合う製品を適切に選ぶことが大切です。本章では、予算管理システムの選び方としてとくに意識したい、下記9つのポイントを解説します。

• 導入目的に合う機能を備えているか
• Excelからスムーズな移行ができるか
• 各種会計基準への対応ができているか
• 自社の既存システムと連携ができるか
• 自社の課題に適切なKPIを設定できるか
• 複数ケースのシミュレーションが可能か
• ベンダーのセキュリティ強度は万全か
• サポート体制がしっかりしているか
• 多言語や多通貨に対応しているか

導入目的に合う機能を備えているか

予算管理システムの種類は多様で、システムごとに対応できる業務範囲が異なります。そのため、導入目的に適合する機能を備えた、自社にマッチする製品を選ぶことが重要です。たとえば、全社的な予算管理だけを行いたい、部門やプロジェクトごとの予算管理も行いたいなど、企業が抱える課題によってシステムが対応する領域は異なります。

また、予算管理システムには複数の提供形態があります。1台のコンピューターでの運用を想定した「パッケージ版」や、自社サーバーで大規模に運用する「オンプレミス版」、ベンダーのサーバー上で運用できる「クラウド版」などです。近年注目を集めているクラウド版は、低コストかつ手軽に導入できるので、多くのケースでおすすめです。

Excelからスムーズな移行ができるか

現在Excelで予算管理を行っている場合は、Excelからスムーズに移行しやすい製品を選ぶことも重要です。統一されたフォーマットや、一括したデータ集約などが予算管理システムのメリットですが、いきなり新たな形式へ移行すると担当者の負担が大きくなります。

予算管理システムには、Excel同様に使える製品も数多く存在します。現状の業務フローを継承したい場合は、このタイプを選ぶといいでしょう。エクセルファイルのデータを直接インポートできる機能があり、直感的に扱いやすい操作性を備えていると理想的です。

各種会計基準への対応ができているか

企業では「会計基準」に従って、決算に必要な「財務諸表」を作成しており、予算編成はそれを基に行います。しかし、日本には複数の「会計基準」があるため、自社が採用している会計基準に対応している予算管理システムを選ぶことが重要です。

適合しない予算管理システムを選ぶと、予算の記載内容や計上方法が異なるものになります。将来的に上場を検討している企業の場合は、「日本会計基準」「米国会計基準」「国際財務報告基準」などに対応した製品を選んでおくといいでしょう。

自社の既存システムと連携ができるか

すでに社内で業務システムを導入している場合は、既存システムと連携できる製品を選ぶことが重要です。予算管理は会計データや購買データなど、企業内のさまざまなデータを組み合わせて行うため、既存システムの情報を利用できると便利です。

予算管理システムの選定時は、「API連携」に対応しているか確認しましょう。API連携は、既存システムに蓄積されている大量のデータを、予算管理システムへ自動的にインポートできる機能です。これにより予算編成の効率が大幅に向上します。

自社の課題に適切なKPIを設定できるか

予算管理システムでは、企業が抱える課題に合わせた「KPI（重要業績評価指標）」ができると便利です。成長段階にある企業や、さまざまな新規プロジェクトを立ち上げる企業では、業務改善のためのKPI設定が予算管理を成功させるために役立ちます。売上高や経費など、プロジェクトのモニタリングに必要なKPIを自由にカスタマイズできると理想的です。

複数ケースのシミュレーションが可能か

予算編成時はシミュレーションを行うのが一般的ですが、複数パターンをシミュレーションできると便利です。それぞれの結果を比較検討すると、利益の確保と実現可能性を両立した、理想的な予算計画が立てやすくなります。予算の再編成時にも役立つ機能なので、システム選定時は複数ケースをシミュレーションできるものを選びましょう。

ベンダーのセキュリティ強度は万全か

予算管理システムでは、企業経営に関する機密情報を扱います。近年では、サイバー攻撃によって企業の機密情報が狙われることが増えています。クラウド版の予算管理システムを導入する場合は、ベンダーのセキュリティ体制について確認しておきましょう。

クラウド版のシステムは、ベンダーのサーバー上で稼働するため、ベンダーのセキュリティに問題があるとサイバー攻撃に対して脆弱になります。もし情報漏洩が発生すると、企業経営に深刻なダメージが生じかねないため、ぜひとも意識したいポイントです。

サポート体制がしっかりしているか

現行の予算管理体制から、予算管理システムを活用したものへ移行する場合、システムの初期設定が必要不可欠です。社内に専門知識がある担当者がいない場合は、システムの導入や移行にあたって不明点やトラブルが発生するかもしれません。

ベンダーによっては専任の担当者によるコンサルティングなど、丁寧な導入サポートを受けられることがあります。最新のマニュアルやセミナーなど、幅広いサポートが用意されていることもあるので、必要に応じて利用してみましょう。

また予算管理システムを導入してから、運用中にトラブルが生じることもあります。たとえば、システムに障害が発生して機能しなくなるなどです。そのときに、ベンダーのサポート体制が充実していると、すぐに問題を解決できるので安心です。

多言語や多通貨に対応しているか

海外の取引先がある場合や、将来的にグローバル展開も視野に入れている場合は、多言語や多通貨に対応したシステムを選んでおくと便利です。非対応のシステムを導入すると、いざグローバル展開したときに再度システム移行が必要となり、余分な工数やコストがかかってしまいます。システム選定時は将来性も意識して、幅広く検討するのがおすすめです。

予算管理システム導入時の注意点

企業が予算管理システムを導入しても、基本的には大きなデメリットはありません。しかし企業規模や導入状況によっては、コストや既存システムとの連携性などの点で問題が生じることがあるので注意が必要です。

従来の手法ではExcelを使用するため、予算管理をほとんど無料で行うことができました。しかし予算管理システムを導入すると、比較的多くのコストがかかるようになります。中小企業の場合は、予算管理システムのコストが経営を圧迫してしまわないように、事前のコスト検討をしっかり行うことが大切です。

また、予算管理システムは会計ソフトや原価管理システムなど、社内で使用している既存システムとの連携が不可欠です。しかしシステムの相性によっては、うまく連携できず業務効率が低下することもあります。予算管理システム導入時は、既存システムとの連携性や相性もしっかり確認しておきましょう。

予算管理システムの効果を高める3つのポイント

予算管理システムは、企業の予算策定や経営判断に極めて効果的なシステムです。しかし、予算管理システムを導入したからといって、必ずしも高い成果が得られるとは限りません。予算管理システムの機能を最大限に活かすためには、予算策定時に下記3つのポイントを意識することが重要です。

• 具体的かつ正確に予算を策定する
• 実現可能な範囲で予算編成を行う
• 現場の担当者の意見も取り入れる

具体的かつ正確に予算を策定する

予算策定においては、具体的で正確な情報が欠かせません。企業の目標利益と過去数年分の予算データと実績から、達成可能な予算を設定する必要があります。さらに、設備投資や機器の更新などを行う場合は経費がかかるため、将来的な計画を立てることも重要です。

予算管理システムは、予算編成のさまざまな業務を効率化してくれますが、予算そのものを自動的に策定してくれるわけではありません。事前のデータ入力や計画が誤っていると、不適切な予算を編成する原因になります。まずは、信頼性の高い情報を準備しましょう。

実現可能な範囲で予算編成を行う

予算編成は実現可能な範囲でないといけません。目標値を高く設定すれば、達成時の利益はそれだけ大きくなりますが、無理な計画は従業員のモチベーション低下を招きかねません。一方で低い目標は容易に達成できますが、企業経営を圧迫してしまいます。実現可能でありながらある程度チャレンジングな、バランスが取れた予算編成を意識することが大切です。

現場の担当者の意見も取り入れる

予算編成時は、現場の担当者の意見も誠実に取り入れることが大切です。予算の管理を経営陣の一存だけで行うと、現場の担当者が正確な予算感を把握できません。いざ予算が策定されたとき、それが現場に過度の負荷をかける内容であると、従業員のモチベーションは著しく低下するでしょう。

予算管理システムを導入した場合でも、最終的な意思決定を行うのは人間です。予算管理では、現場の担当者が予算を把握して、その内容に納得していることが理想的です。実現可能で利益も得られる予算編成を行うためには、現場の意見を取り入れて共有できる環境を構築する必要があります。

適切で迅速な経営判断には予算管理システムが必要不可欠

企業が予算管理システムを導入すると、予算編成に関わる業務を効率化し、適切な予算管理を実現できるようになります。高度な分析とレポート機能により、状況に応じた経営判断をスピーディーに行えるなど、収益向上と企業向上のためのメリットは計り知れません。

予算管理システムの選定時は、導入目的に合う機能を備えているか、Excelからのスムーズな移行と既存システムとの連携が可能かという点に注目しましょう。実際に予算を編成するときは、正確な情報と担当者の意見を基に実現可能な予算を策定することが大切です。