入退室管理システムとは

入退室管理システム（別名：出入管理システム）とは、「いつ・誰が・どこの部屋を入退室したか」や、「特定の部屋に入退室できる人物は誰にするか」などを管理できるシステムです。入退室時に本人確認を行う認証リーダーも入退室管理システムの中に含まれ、その認証方法は各社が提供している認証リーダーによって異なります。

現代は情報化社会であり、雇用形態も多様化しているため、情報漏えいの対策を行うことは必須となっています。情報漏えいの原因には外部の犯行だけでなく、内部者の持ち出しも挙げられるため、内部の人間による情報の持ち出しを防ぐ目的も含めたシステムの導入が進んでいます。

入退室管理システムの選び方とは？比較のポイントを5つ解説

入退室管理システムを導入するときは、自社に合う製品を選ぶことが重要となります。
本章では、最適な入退室管理システムを選ぶために重要な、下記5つのポイントについて解説します。

1. どの認証方法を採用するか
2. 鍵の設置方法は交換か後付けか
3. 他システムとの連携性が良いか
4. トラブル時などのサポート体制は万全か
5. 導入や運用にかかるコストは適正か

1.どの認証方法を採用するか

入退室管理システムの認証方法は製品や認証リーダーによって異なります。そのため、社内でシステムを利用する際はどの認証方法が適しているのかを導入前に必ず考えておきましょう。認証方法については下記の5つが挙げられます。

• 暗証番号認証（テンキー認証）
• ICカード認証
• 生体認証（バイオメトリクス認証）
• スマートフォン認証（スマートロック）
• ハンズフリータグ認証

これらの認証方法とそれぞれの特徴については、次の章で詳しく解説します。

採用する認証方法を絞り込む際の例として、一度立ち止まって解錠の操作を行うことで解錠したいのか、歩きながら自動で解錠してくれるものがいいか、などが挙げられます。どちらを選択するかは入退室を行う頻度や解錠する動作を行う余裕があるかによっても変わってくるでしょう。

このように、認証方法を選ぶ際はシステムを導入した後に、業務に支障が出ないかなどを考えることが重要となります。

2.鍵の設置方法は交換か後付けか

入退室管理システムを選ぶ際は、設置方法で比較することも非常に重要です。設置方法のタイプは2種類に分けられ、1つは既存の鍵に後付けするタイプ、もう1つは鍵自体を交換するタイプとなります。これら2種類の特徴と、選んだ方が良い企業の特徴を以下に記述します。

既存の鍵に後付けするタイプ

• 安価で導入できる
• 原状回復費がかからない
• 導入の際に大規模工事が不要で簡単に設置できる
• 耐用年数が数年から十数年程度（製品によって異なる）
• 今後オフィス移転の可能性があるスタートアップやベンチャーなどの企業におすすめ

鍵自体を交換するタイプ

• 初期費用が高い
• 原状回復する際に費用が掛かる
• 既存の鍵と交換するための工事が必要
• 耐用年数を気にせず永続的に利用できる
• 今後オフィス移転の予定はなく、1つの拠点で長期的な利用を考えている企業におすすめ

このように、設置方法によって特徴は大きく異なります。選択を誤ると導入時にトラブルが起きかねないため、どちらの設置方法が良いかをよく考えてから導入しましょう。

3.他システムとの連携性が良いか

近年の入退室管理システムは、連携機能の充実によって入退室を管理すること以外の役割も担えるため、便利さが増しています。例えば、勤怠管理システムや警備システム、防災システムなどと連携が可能で、入退室の管理以外にも多くのメリットが得られます。

このように、連携機能によって入退室管理システムがカバーできる範囲は広くなっています。しかし、提供されているシステムによって連携性が異なるため、「入退室管理システムでどこまでをカバーするか」や、「既存システムとの連携が可能か」という点を考慮して製品選定ができるとよいでしょう。

4.トラブル時などのサポート体制は万全か

入退室管理システムはセキュリティ面において重要な役割を持っているため、トラブルが起きた時に迅速なサポートが必要となります。導入社数が多いシステムや、顧客満足度の高いシステムなどはサポート体制が万全であることが多く、企業によっては、24時間365日の万全な体制でサポートが提供されています。製品を比較する際は、サポートの充実度も視野に入れて検討するとよいでしょう。

5.導入や運用にかかるコストは適正か

システムの導入や運用にかかるコストがどの程度かを考えることも大切です。適正なコストについては、導入する企業のオフィス状況や規模、導入する製品などで大きく異なります。料金体系は「月額/1扉あたり」であったり「1製品の買い切り」であったりと様々で、鍵を交換するタイプであると工事費用や原状回復費用も必要となるでしょう。適正なコストである製品を導入するためには、いかに自社の状況に合った製品を選定できるかが重要となり、選定した中でコストに見合う製品を導入するのが正しい選択といえます。

入退室管理システムにある5つの認証方法とそれぞれのメリット・デメリット

入退室管理システムは、各製品や認証リーダーによって認証方法が異なります。
本章では、製品を選定する際の重要な判断材料となる、5つの認証方法について解説します。
各認証方法の説明とメリット・デメリットを挙げているので、他の認証方法と比較して決定する際の参考にしてみてください。

1. 暗証番号認証（テンキー認証）
2. ICカード認証
3. 生体認証（バイオメトリクス認証）
4. スマートフォン認証（スマートロック）
5. ハンズフリータグ認証

1.暗証番号認証（テンキー認証）

暗証番号認証（テンキー認証）とは、ドアまたはその付近に設置したテンキーを用いて、事前に設定した暗証番号を入力することで解錠ができる認証方法です。古くから利用されているシンプルな方法となります。

暗証番号認証（テンキー認証）のメリット

• 導入コストが低い
• 物理的な鍵が不要であるため、管理や紛失の心配がない
• エリアごとに暗証番号を変えることで、セキュリティ面を強化できる

暗証番号認証（テンキー認証）のデメリット

• 入退室者の特定が困難
• 定期的に暗証番号を変更しなければならない
• 暗証番号を盗み見されるリスクがある
• 病原体による接触感染のリスクがある

2.ICカード認証

ICカード認証とは、ドアまたはその付近に設置した認証装置にICカードをかざし、カード内の情報で入室権限の有無を確認することで解錠ができる認証方法です。近年では最も主流で用いられている認証方法となります。

ICカード認証のメリット

• 非接触での解錠が可能
• データが記録されるため、入退室者の特定が可能
• 社員証とICカードを兼用にできる
  （社員証にIC機能がない場合は、Felicaシールを張ることで社員証のICカード化が可能）
• 交通系ICカードでの認証ができる
• 社員証や交通系ICカードで認証できると、専用カードの発行コストを抑えられる

ICカード認証のデメリット

• 盗難や紛失の恐れがある
• ICカードを忘れた・紛失した際に対応が必要となる
• 第三者が社員のICカードを使って入室する危険性がある
• 異動の際などに再登録の手間が発生する可能性がある

3.生体認証（バイオメトリクス認証）

生体認証（バイオメトリクス認証）とは、認証装置が指紋や顔、静静脈、声紋、網膜などの情報を読み取り、事前に登録した情報と一致することで解錠ができる認証方法です。精度が高くセキュリティ面に強いのが特徴ですが、コストも高いため機密情報を扱う施設や部屋への導入がおすすめとなります。近年では技術の発展によりウォークスルーでの顔認証が可能となり、歩きながらでも自動解錠ができる製品も存在しています。

生体認証（バイオメトリクス認証）のメリット

• 非接触での解錠が可能
• 暗証番号を覚えておく必要がない
• 認証の精度が高く、安全性に優れている
• 第三者がなりすましで入室することを防げる
• データが記録されるため、入退室者の特定が可能
• 物理的な鍵が不要であるため、管理や紛失の心配がない

生体認証（バイオメトリクス認証）のデメリット

• 指紋認証は接触が必要となる
• 導入と運用にかかるコストが高い
• 生体認証の登録に手間がかかる
• マスク越しでの顔認証が困難なものもある

4.スマートフォン認証（スマートロック）

スマートフォン認証（スマートロック）とは、ドアまたはその付近に設置した認証装置にスマートフォンをかざしたり、スマートフォンから解錠の操作を行ったりすることで解錠ができる認証方法です。

スマートフォン認証（スマートロック）のメリット

• 導入コストが低い
• 非接触での解錠が可能
• 暗証番号を覚えておく必要がない
• スマートフォンを持ち慣れていると忘れにくい
• データが記録されるため、入退室者の特定が可能
• 製品によってはGPSなどを使うことで、ハンズフリーでの解錠が可能
• 鍵の有効期限や対象人物などを細かく設定でき、来客などの一時的な鍵発行が可能
• スマートフォンの画面ロックを行えば、紛失や盗難による第三者悪用のリスクを軽減できる

スマートフォン認証（スマートロック）のデメリット

• 従業員がスマートフォンを所持していないと使えない
• スマートフォンを忘れた・紛失した際に対応が必要となる
• スマートフォンのバッテリーが切れると開閉できなくなってしまう

5.ハンズフリータグ認証

ハンズフリータグ認証とは、カードやスマホをかざすことなく、専用のRFIDタグを服や鞄に携帯してドアに近づくだけで解錠ができる認証方法です。ハンズフリーで解錠できるため、スムーズな入退室が可能となっています。

ハンズフリータグ認証のメリット

• 非接触での解錠が可能
• 複数人の同時通過が可能
• スムーズな入退室を実現できる
• 暗証番号を覚えておく必要がない
• ドアがないところでも通過の認証が可能
• 認証装置を通過するだけで自動解錠が可能

ハンズフリータグ認証のデメリット

• タグ発行のコストがかかる
• 1ドアあたりのコストが高め
• 入退室者の特定が困難な場合がある
• タグを忘れた・紛失した際に対応が必要となる
• 服や鞄に常備していると、服装を変えた時に忘れてしまう可能性がある

入退室管理システムの比較15選

入退室管理システムの導入で得られる5つのメリット

入退室管理システムを企業が導入すると、下記5つのメリットが得られます。
本章では、それぞれのポイントについて具体的に解説しているので確認しておきましょう。

1. 不法侵入や共連れを防ぎ、社内の安全性が向上
2. 社員の入退室状況を記録し、情報漏えいや内部不正を防止
3. 物理的な鍵の管理や施錠確認の手間を削減
4. 他システムとの連携で利便性が大幅に向上
5. 人件費などのセキュリティコストを削減

1.不法侵入や共連れを防ぎ、社内の安全性が向上

入退室管理システムで得られる最大のメリットは、不法侵入を最小限に抑えられることだといえます。システムを導入すれば解錠には物理的な鍵を使わなくてよいため、ピッキングや複製の危険性も防ぐことができます。

また、製品によっては「アンチパスバック」という機能も備えられていて、解錠した人以外の人が同時に入室してしまう「共連れ」を防ぐことが可能となっています。これにより、第三者による不法侵入やその他犯罪のリスクを抑え、社内の安全性向上に繋げられます。

2.社員の入退室状況を記録し、情報漏えいや内部不正を防止

情報漏洩の原因は外部の人間による犯行とは限らず、内部の人間が持ち出すことで問題が発覚するケースも存在します。そのため、誰が・いつ・どこの部屋を入退室したのかが記録できる入退室管理システムの導入は、情報漏えいや内部不正を防止する対策の一つと言えるでしょう。社内で問題が発覚した場合にシステムの記録を確認することで、犯人の特定や被害拡大の前に解決できる可能性が高くなることや、「入退室の管理をしている」という事実が抑止力となり、問題を未然に防ぐことにも繋がります。

3.物理的な鍵の管理や施錠確認の手間を削減

入退室管理システムを導入することで、物理的な鍵が不要となるため煩雑な鍵の管理がなくなります。システムの多くにはオートロック機能が備わっているため、入退室を行うとき以外は常に鍵が締まっている状態となります。これにより、始業前の解錠や終業時の施錠を行う必要もなくなり、入退室の利便性が向上します。

また、繁忙期の人員増加やアルバイトの雇用などで人の入れ替えが多くなる場合でも、合鍵発行のコストがかからなかったり、一時的な入退室の権限を付与したりすることが可能です。拠点をまたいでの一括管理もシステム上で可能となっていて、他のオフィスも同様に管理したい場合などは管理の手間が削減できるでしょう。

4.他システムとの連携で利便性が大幅に向上

入退室管理システムの連携機能によって、入退室を管理すること以外の役割も担うことができます。例えば、勤怠管理システムとの連携による労務管理の効率化や、監視カメラなどの警備システムとの連携によるセキュリティ面の強化、火災報知器などの防災システムとの連携による防災体制の強化などが図れます。

特に、勤怠管理システムとの連携は多くの製品で可能となっていて、社員の行動がシステムで記録されるため、より正確な勤怠管理を実現できます。これにより、働き方改革への対応や人的ミスの削減、生産性の向上などにも繋げられます。

5.人件費などのセキュリティコストを削減

企業によっては、セキュリティ対策として通用口などに警備員を配置している場合もあるでしょう。そこで、入退室管理システムを導入すれば、入退室ができる権限を持った人のみを通せるため、警備員の人数を最小限にすることが可能です。これにより、人件費の削減を図ることができ、警備の配置時間が長い企業ほどその恩恵を受けられます。

導入前に知っておくべき3つの注意点

多くのメリットがある入退室管理システムですが、導入時に注意しなければならない点も存在します。本章では、以下3つの注意点について解説しているので、事前に確認しておきましょう。

1. オフィスが賃貸の場合に鍵交換が可能か
2. 電池切れが起きた場合の対処法があるか
3. 導入や運用ルールを社内のメンバーと共有できているか

1.オフィスが賃貸の場合に鍵交換が可能か

オフィスが賃貸で、既存の鍵と交換して取り付けるタイプの入退室管理システムを導入しようと考えている場合は、本当に鍵の交換を行っても大丈夫かを必ず確認しておく必要があります。鍵を交換するタイプのシステムは、既存の鍵を取り外し、システム用の鍵を取り付ける工事が行われます。そして、退去時には原状回復の工事を行う必要もあるため、オフィスの管理人に確認を取ることが大切です。

2.電池切れが起きた場合の対処法があるか

入退室管理システムは電気錠と電池錠の2種類に分けられ、既存の鍵に後付けするタイプの鍵はほとんどが電池錠となっています。そのため、長期間使っていると開閉装置が電池切れとなり、部屋に入れなくなってしまう可能性があります。後付けタイプの製品を選ぶ際には、従来の鍵でも開閉が可能なのか、遠隔操作での開閉ができるかなど、対処方法について確認しておきましょう。

3.導入や運用ルールを社内のメンバーと共有できているか

システムを導入する際は社内のメンバーに共有することが大切です。共有する内容は、システム導入の周知や部屋ごとにセキュリティレベルを変えるなどの運用ルールについて、どのシステムと連携するのかなどが挙げられます。導入後にメンバーが知ることになるとトラブルになりかねないため、導入前に必ず共有しておきましょう。

社内セキュリティの強化を図るには入退室管理システムの導入が必須

入退室管理システムを導入すると、いつ・誰が・どこの部屋を入退室したか把握できたり、物理的な鍵の管理の削減・後列化を図ったりすることが可能です。社内セキュリティの強化や物理的な鍵の管理、勤怠管理の確実性に問題を感じている場合は、入退室管理システムの導入を検討してみてください。

入退室管理システムの選定時は、自社に合う認証方法や設置方法であるか、他システムとの連携が可能かなどの観点から選ぶといいでしょう。また、導入や運用にはコストがかかり、セキュリティを担う重要なシステムであるため、サポート体制に優れた入退室管理システムがおすすめです。