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ワークフローシステム比較18選!比較表や目的に合った製品の選び方を解説

この記事で解説すること

経費精算業務など、承認が必要な業務において、以前は紙やExcelで行っていたものが、現在は「ワークフローシステム」を活用して効率的に処理している企業が増えてきています。申請から承認までのプロセスを電子化し、紛失リスクを減らしながら業務の流れをスムーズにできるワークフローシステムですが、製品の種類は多岐に渡ります。

この記事では、効率的なペーパーレスでの承認申請業務を実現するための最新ワークフローシステムを機能や料金などで比較し、選び方やメリットなども解説します。

「ワークフローシステム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • チャット機能
    • ワンクリック承認
    • 申請ステータス表示
    • 集計機能
    • マルチデバイス対応
    • 入力内容自動チェック
    • 外国語対応
    • 履歴管理
    • 一括申請・承認
    • 合議機能
    • プレビュー機能
    • インポート・エクスポート
    • 入力制御機能
    • 過去申請引用
    • 代理申請・承認
    • 外部連携
    • 承認放置アラート
    • フォロー機能
    • 申請フロー設定
    • 印影表示機能
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
カオナビ(OKR/ワークフロー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
フリー ¥0
備考
月額ライセンス料 ¥0/名+タスク実行料金 ¥0/タスク
自分の業務を自動化したい方のために
スタンダード ¥1,200~/名+¥0.64~5/タスク
備考
月額ライセンス料 ¥1,200~/名+タスク実行料金 ¥0.64~5/タスク
より多くのことを自動化したいパワフルなチームのために
プロ ¥1,600~/名+¥0.64~5/タスク
備考
月額ライセンス料 ¥1,600~/名+タスク実行料金 ¥0.64~5/タスク
業務フロー全体を変革する企業のために
制限なし
Yoomの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
スタンダードプラン 月額500円/1ユーザー
備考
年額5,880円/1ユーザー
プレミアムプラン 月額800円/1ユーザー
備考
年額9,400円/1ユーザー
1ヵ月
コラボフローの資料サムネイル
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ID 400円/月額
備考
基本料金とセットです。
基本料金 2,500円/月額
備考
基本料金はID単位ではなく、1契約単位になります。フリーフォーム作成、承認ルート作成、申請機能、申請書作成、承認機能、検索・閲覧機能、滞留防止機能、CSV出力、コメント機能、モバイル利用、クレーム報告、文書管理が可能です。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
クラウドサービス基本料金 5,000円/月額/10ID
1年間
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
要相談 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用クラウド版 0円
初期費用オンプレミス版 要相談
要相談 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
承認TIMEシステム利用料(10ID単位) 3,000円 / 月
添付ファイル追加容量利用料(10GB単位) 1,000円/月額
多言語翻訳利用料(10GB単位)初期費用 90,000円
多言語翻訳利用料(10GB単位) 30,000〜円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
ワークフロー 300円/月額
備考
年額は3,600円/ 1ユーザーになります。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
AppRemoクラウド ユーザー数50 Standard 741,000円/年間
AppRemoパッケージ版 ユーザー数50 500,000円
備考
年間保守サポート価格は75,000円です。
AppRemoクラウド ユーザー数400 Standard 2,097,600円/年間
AppRemoパッケージ版 ユーザー数400 2,280,000円
備考
年間保守サポート価格は342,000円です。
AppRemoクラウド ユーザー数1,000 Standard 4,423,200円/年間
AppRemoパッケージ版 ユーザー数1,000 5,000,000円
備考
年間保守サポート価格は750,000円です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
有料プラン 300円/月額
備考
ユーザー1名の価格です。
500名以上 別途ご相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
クラウドプラン お問い合わせ
パッケージプラン お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 -
備考
要お問い合わせ
料金 -
備考
要お問い合わせ
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
スタンダードプラン -
備考
要お問い合わせ
プリペイドプラン -
備考
要お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
クラウド版 500円/月
備考
1ユーザーの価格です。
パッケージ版 50ユーザー60万円~
備考
1ユーザーの価格です。
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
基本ライセンス 要相談
クラウド 基本料金 10,000円/月額  1ユーザ料金 500円/月額
1年間
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /

価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!

目次

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、組織内の稟議や申請作業を電子化し、業務の効率化を図るシステムです。別名で「稟議システム」や「電子承認システム」と呼ばれる場合もあります。

ワークフローシステムは申請から承認までのプロセスを可視化し、ミスの防止や円滑な承認申請業務を可能にします。特にリモートワークの普及に伴い、内部統制の強化や生産性の向上を図るため、多くの企業が導入を進めています。

紙の申請書は保管場所が必要でしたが、システムで電子化することによって保管場所も必要がなくなります。また、過去の申請内容を検索できることで管理も容易になります。更新履歴の管理もできるため、改ざんの防止や早期の不正発見を目的としたワークフローシステム導入も進んでいます。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを導入することで企業は多くのメリットを得られます。本章では、具体的なメリットについて解説します。

  1. 申請から承認までがスムーズになる
  2. ペーパーレス化の実現と電子帳簿保存法にも対応できる
  3. 人的ミスを減らし、セキュリティやコンプライアンスを強化できる
  4. コストを減らし、管理業務が効率化する
  5. 内部統制の強化が可能になる
  6. 業務プロセスが可視化

1.申請から承認までがスムーズになる

ワークフローシステムの導入により、申請から承認までのプロセスがスムーズになり、出張中や在宅勤務時でも問題なく業務を進めることができます。クラウド対応によって、場所を選ばずに申請や決裁を行えるため、業務の滞りを心配する必要がなくなります。さらに、申請書のテンプレート化機能により、繰り返し行う業務も効率化します。電子化された文書のやり取りは、印刷や手渡しの必要をなくし、結果として企業の意思決定スピードが向上するため、全体の生産性が高まるでしょう。

2.ペーパーレス化の実現と電子帳簿保存法にも対応できる

ワークフローシステムの導入により、申請や承認プロセスが全てオンラインで完結し、ペーパーレス化を実現します。これにより印刷代、用紙代、郵送費などのコストを大幅に削減できます。さらに、物理的な書類の管理や保管にかかる時間とスペースを節約し、業務効率化を促進します。また、電子帳簿保存法に則った適切な文書管理が可能となり、内部統制の強化や監査対応にも有効です。

3.人的ミスを減らし、セキュリティやコンプライアンスを強化できる

ワークフローシステムでペーパーレス化することにより、書類紛失のリスクが減り、必要な書類を素早く見つけられます。さらに、承認プロセスが自動化され、固定されたルートに沿って進むことで、申請から承認までの手続きのミスが減少し、業務が標準化されます。これにより、人的ミスや作業漏れが大幅に削減され、、セキュリティの強化にも貢献します。

ミスを無くしていくことは、全体的な業務の効率と正確性が向上するとともに、セキュリティやコンプライアンスの遵守にも繋がります。ワークフローシステムは業務効率を上げるだけでなく、ミスやリスクを減らすことも可能であり、企業によってはコンプライアンス強化のために導入する例もあります。

4.コストを減らし、管理業務が効率化する

ワークフローシステムの導入は、文書管理の効率化とコスト削減に大きく貢献します。ペーパーレス化により、紙の管理や保管スペースが不要になり、用紙代、印刷代、郵送費が削減できます。また、検索機能により、必要な申請書テンプレートを迅速に見つけられ、情報へのアクセスが容易になります。これは特に、類似の申請が多い組織での作業効率を大幅に向上させます。

5.内部統制の強化が可能になる

ワークフローシステムの導入によって内部統制の強化が可能になります。申請から承認までのプロセスを一元管理し、情報を適切な人へ効率的に伝えられます。社内規程に沿わない不適切な申請を行っていた従業員の行動を改善し、文書の不正改ざんを防げるため、内部統制を強化することが可能です。

6.業務プロセスが可視化

ワークフローシステムで管理者や関連部署が現場に行かずとも作業の進捗をリアルタイムで確認できます。また、業務プロセスが明確に表示されるため、業務の最適化や再設計が容易になり、情報伝達がスムーズになります。さらに申請プロセスの可視化によって、紙やExcelでの管理よりも、不正防止に大きな効果を発揮します。結果として、ワークフローシステムは組織全体の組織の効率性と透明性を大きく向上させるでしょう。

ワークフローシステムの種類と選び方

ワークフローシステムは「企業規模」「申請書」「業務」の3つの基準に従って、5タイプに分けられます。

各ニーズに合わせたワークフローシステムは下記のようになっています。

  • 会社の規模で判断する場合 → 大企業システム・中小企業向けシステム
  • 現行のExcelの申請書を活用したい場合 → Excelフォーム型のワークフローシステム
  • バックオフィス業務も一緒に効率化したい場合 → バックオフィス一体型ワークフローシステム
  • 他業務を一緒に効率化したい場合 → グループウェア一体型ワークフローシステム

以下、それぞれのタイプについて具体的にどんな場合が当てはまるのか、どんなシステムがおすすめなのか、紹介しています。

  1. 大企業向けワークフローシステム
  2. 中小企業向けワークフローシステム
  3. Excelフォーム型のワークフローシステム
  4. バックオフィス一体型ワークフローシステム
  5. グループウェア一体型ワークフローシステム

1.大企業向けワークフローシステム

大企業向けの場合、従業員数が多いことによって部署が多数あったり、上長が複数人いるなど、組織が複雑化しているため、ワークフローも同じように複雑化してしまいます。

そのため、複雑な申請、承認が可能で、柔軟に対応できるツールを選定する必要があります。また、海外に展開する場合は外国語に対応するなどの機能も必要になります。他にも、社員のマスタ管理がしやすいサービスであることも検討すべきでしょう。従業員数が多い場合、人事発令後にマスタ管理すると、短期間で変更が必要になってしまうため、管理者の負担が大きくなってしまいます。ワークフローシステムの一部には、マスタを事前変更しておき、決められた日付に一括変更することができるようなサービスも用意されている場合があります。

大企業がワークフローシステムを導入する場合は、以下のポイントを押さえる必要があります。

  • 複雑な処理が可能で、柔軟に対応できる
  • マスタ管理などが比較的柔軟に対応できる
  • 外国語の対応があれば尚可
  • 費用についてはある程度かかることを念頭に置いておく

ワークフローシステムの費用については、大企業向けになると高機能なものが多いため、どうしても価格が高くなってしまう傾向にあります。しかし、ここで低価格を重視してしまうと、機能が十分では無かったりしてしまい、導入しても十分に利用されず、結果として費用対効果の悪いシステムになってしまいます。

2.中小企業向けワークフローシステム

一方で中小企業の場合、従業員数が少ないことから申請や承認、回覧などがそれほど複雑に絡み合っていることはあまりなく、どちらかと言えば単純なワークフローの場合が多いです。この場合、いかに手軽に利用できるかが重要になってきます。

よって、中小企業が導入する場合、以下のポイントを押さえる必要があります。

  • 申請書のサンプルが多数用意されている
  • 操作が簡単で初心者へのサポートが充実している
  • 費用があまり高額ではない
  • Google Workspace、Microsoft 365とアカウントや申請ファイルなどを連携できる

3.Excelフォーム型のワークフローシステム

すでに申請書をExcelなどで作成している場合、また1からテンプレートを作成するのはとても手間がかかる作業になります。10個ほどのテンプレートを作り直すのであれば、さほど負担にはならないかもしれませんが、これを100個作り直さないといけないとなればどうでしょうか。おそらくワークフローシステムの導入をためらってしまうのではないでしょうか。

ワークフローシステムの中にはExcelで作成した申請書をそのままWeb申請フォームに変換することができるものがあります。もちろん、他のワークフローシステムと同様に決裁ルートなども決めることができます。

Excelフォーム型のワークフローシステムは以下のような企業におすすめします。

  • 既にWordやExcelなどで申請書を大量に作成している
  • 使い慣れたExcelを活用したままワークフローシステムを運用したい

このタイプのワークフローシステムは比較的テンプレートを作成するのが簡単な場合が多いです。初めてワークフローシステムを導入する企業にとってもおすすめです。

4.バックオフィス一体型ワークフローシステム

経費精算業務のワークフローのみではなく、勤怠管理など、他の業務もまとめて管理したい場合には、「バックオフィス一体型」のワークフローシステムがおすすめです。

このタイプのワークフローシステムは、提供会社によって機能が様々なため、一概にどのような機能があるというのは解説しづらいのですが、代表的なものとして以下のような機能が搭載されていることが多いです。

  • 勤怠管理
  • 工数管理
  • 社内SNS

このように機能が非常に豊富なため、規模の大きな企業にもおすすめです。また、社内SNSやチャット機能など、連絡ツールがあれば社員同士の連携を取りやすくなるため、ワークフロー以外にも業務効率が上がる可能性があります。

バックオフィス一体型ワークフローシステムは以下のような企業におすすめします。

  • ある程度の機能をまとめたい
  • より社内で情報を共有できる環境を整えたい

5.グループウェア一体型ワークフローシステム

バックオフィス業務だけでなく、メールや社内SNS、カレンダー、掲示板機能など、様々な機能を搭載したワークフローシステムを検討している場合は「グループウェア一体型」のワークフローシステムがおすすめです。

グループウェアとは、社内ネットワークに接続されたユーザー同士で情報の交換や共有、スケジュール管理など、様々な機能が搭載されているソフトのことを指します。

グループウェア一体型の特徴は、ワークフロー以外の機能が多数搭載されていることです。様々なツールを使い分けており、煩雑に感じているのであれば、グループウェア一体型は非常におすすめです。

例えば、勤怠管理ではAというサービスを利用し、連絡ツールはBというサービスを利用しているとします。複数のシステムをそれぞれ運用すると、操作方法に違いがあったり、トラブル時に連絡先が異なるなど、運用面からすると複雑化してしまいます。

ツールを1つにまとめることによって運用が一本化できるため、管理者としても負担が軽減し、万が一トラブルが発生した場合でも、そのツールの会社に連絡すれば全て対応できるため、こちらも負担軽減が期待できます。

グループウェア一体型ワークフローシステムは以下のような企業におすすめします。

  • バックオフィス一体型よりも更に機能が付属しているものを導入したい
  • 現在複数のシステムを運用していて、機能を一本化したい

グループウェア一体型ワークフローシステムの注意点ですが、このタイプの製品はワークフローシステムをメインに作られていないことが多く、ワークフローシステム専用ソフトに比べると、若干機能が劣る場合があります。そのため、申請フォーム作成の柔軟性が低く、決裁ルートをあまり複雑化することができない場合があります。ワークフローシステムをメインで考えていて、グループウェア一体型を検討する場合は、ワークフローシステムの機能がどれほど充実しているか必ずチェックするようにしましょう。

 

「ワークフローシステム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • チャット機能
    • ワンクリック承認
    • 申請ステータス表示
    • 集計機能
    • マルチデバイス対応
    • 入力内容自動チェック
    • 外国語対応
    • 履歴管理
    • 一括申請・承認
    • 合議機能
    • プレビュー機能
    • インポート・エクスポート
    • 入力制御機能
    • 過去申請引用
    • 代理申請・承認
    • 外部連携
    • 承認放置アラート
    • フォロー機能
    • 申請フロー設定
    • 印影表示機能
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
カオナビ(OKR/ワークフロー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
フリー ¥0
備考
月額ライセンス料 ¥0/名+タスク実行料金 ¥0/タスク
自分の業務を自動化したい方のために
スタンダード ¥1,200~/名+¥0.64~5/タスク
備考
月額ライセンス料 ¥1,200~/名+タスク実行料金 ¥0.64~5/タスク
より多くのことを自動化したいパワフルなチームのために
プロ ¥1,600~/名+¥0.64~5/タスク
備考
月額ライセンス料 ¥1,600~/名+タスク実行料金 ¥0.64~5/タスク
業務フロー全体を変革する企業のために
制限なし
Yoomの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
スタンダードプラン 月額500円/1ユーザー
備考
年額5,880円/1ユーザー
プレミアムプラン 月額800円/1ユーザー
備考
年額9,400円/1ユーザー
1ヵ月
コラボフローの資料サムネイル
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ID 400円/月額
備考
基本料金とセットです。
基本料金 2,500円/月額
備考
基本料金はID単位ではなく、1契約単位になります。フリーフォーム作成、承認ルート作成、申請機能、申請書作成、承認機能、検索・閲覧機能、滞留防止機能、CSV出力、コメント機能、モバイル利用、クレーム報告、文書管理が可能です。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
クラウドサービス基本料金 5,000円/月額/10ID
1年間
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
要相談 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用クラウド版 0円
初期費用オンプレミス版 要相談
要相談 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
承認TIMEシステム利用料(10ID単位) 3,000円 / 月
添付ファイル追加容量利用料(10GB単位) 1,000円/月額
多言語翻訳利用料(10GB単位)初期費用 90,000円
多言語翻訳利用料(10GB単位) 30,000〜円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
ワークフロー 300円/月額
備考
年額は3,600円/ 1ユーザーになります。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
AppRemoクラウド ユーザー数50 Standard 741,000円/年間
AppRemoパッケージ版 ユーザー数50 500,000円
備考
年間保守サポート価格は75,000円です。
AppRemoクラウド ユーザー数400 Standard 2,097,600円/年間
AppRemoパッケージ版 ユーザー数400 2,280,000円
備考
年間保守サポート価格は342,000円です。
AppRemoクラウド ユーザー数1,000 Standard 4,423,200円/年間
AppRemoパッケージ版 ユーザー数1,000 5,000,000円
備考
年間保守サポート価格は750,000円です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
有料プラン 300円/月額
備考
ユーザー1名の価格です。
500名以上 別途ご相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
クラウドプラン お問い合わせ
パッケージプラン お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 -
備考
要お問い合わせ
料金 -
備考
要お問い合わせ
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
スタンダードプラン -
備考
要お問い合わせ
プリペイドプラン -
備考
要お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
クラウド版 500円/月
備考
1ユーザーの価格です。
パッケージ版 50ユーザー60万円~
備考
1ユーザーの価格です。
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
基本ライセンス 要相談
クラウド 基本料金 10,000円/月額  1ユーザ料金 500円/月額
1年間
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /

価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!

ワークフローシステムおすすめ18製品の比較一覧

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 直感的にわかりやすく、簡単に導入が可能
  • 業務プロセスの効率化により業務効率が飛躍的に向上
  • ペーパーレスでコストカット、あらゆるコストを削減

ワークフローシステムOKRツール

トライアル 無し
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • OKR/MBOを始める最速手段
  • オリジナルな評価制度を実現
  • 承認者の設定が自由自在

iPaaSワークフローシステムETLツール

トライアル 有り
サポート メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • 業務を自動化するSaaS時代のデータベース
  • ボタンを押すだけで仕事が進む
  • SaaSと繋がる入力フォーム

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 入力フォームや承認ルートの設定も自由自在
  • 分かりやすく多機能な申請で、業務を効率化
  • 外出先からの承認が可能なマルチデバイス対応
トライアル 無し
サポート 電話 メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • 申請業務の効率化に必要な要素がすべて詰まったシステム
  • 管理者の苦労を「作りやすさ」で解決します
  • 変更に強いワークフロープラットフォームです

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • データセンター運用のプロが提供、だから万全のセキュリティ
  • 大量の申請処理をインターネットで大幅に効率化できます
  • 自動計算や選択入力で入力が効率的になりミスも削減します

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • AIが請求書を5秒で高精度のデータ化できます
  • 承認も差し戻しもチャットアプリからできます
  • データはバクラク請求書へ連携、「稟議システム」と「会計システム」の分断を解消

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 利用中のExcelの稟議文書をそのまま使えます
  • 申請シートへのデータ引用、任意のデータを任意のセルに設定
  • ドキュメント(申請書、稟議書)の オフライン編集

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • ペーパーレスでいつでもどこでも申請・承認
  • マウス操作だけでできるかんたん文書フォーム作成
  • 複数言語に翻訳可能で、多言語対応のワークフローシステム

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • シンプルなUIとメール・Slack通知により決裁をスピーディーに
  • スマートフォンやタブレットに最適化され、どこでも業務を進行可能
  • Google Workspaceと連携し、楽に運用できる

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも利用可能、自動通知機能で承認漏れなし
  • テレワークや在宅勤務に対応、ペーパーレス化だけでなくコンプライアンスの強化も
  • 申請フォームはExcelで作成可能、使い慣れたツールでデジタル化を推進

文書管理システムワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 多種多様なサンプルフォームを提供、小口旅費精算、物品購入申請が可能
  • 申請フォームを簡単にカスタマイズ、ドキュメントを自動で保存
  • 複雑な承認ルートも直感操作で作成可能、柔軟に対応でき、合議機能も搭載
トライアル 有り
サポート 電話 メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • 使いやすいUIで初期設定や申請書作成が簡単にできる
  • 申請書のテンプレートは50種類以上、カスタマイズも可能
  • スマートフォンでの利用に対応、いつでもどこでも利用できる

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • モバイル利用ができ、クラウド型なのでいつでもどこでも利用可能
  • 申請や稟議書など基本機能以外にも、申請書をカスタマイズして幅広い業務に利用可能
  • システムをペーパーレス化し、検索・追跡も楽、作業の自動化機能も

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 

製品のおすすめポイント

  • 簡単に素早く申請と承認が可能、操作に迷わない
  • Dugong独自の機能により承認経路の設定が簡単にできる
  • 社内のシステムとデータ連携し、手入力ゼロ、ミスもゼロに

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 直感的に入力できるフォームで、複雑な組織構造を簡単に処理
  • 管理ルールを統一し、社内の業務フローを強化
  • 検証環境によるリスク回避と、強力なシステム連携で変化に強い

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • スマートフォン・タブレット対応でどこからでもワンクリック承認が可能
  • 設備投資不要のクラウドサービスで圧倒的な費用対効果
  • クラウドでありながら抜群のセキュリティ

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 業務プロセスを可視化し、ルートの自動判定により承認作業を円滑に
  • 内部統制ができるだけでなく、ペーパーレス化のメリットも
  • 業務効率を継続的に改善し、働き方改革に貢献

ワークフローシステム

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • いつでもどこでも簡単で迅速な立ち上げが可能、ストレスを軽減
  • 大規模運用・長期での運用など、どのような環境にも対応
  • システム統合型のワークフロー統一基盤として利用可能

ワークフローシステムを選ぶ際の注意点

ワークフローシステムを導入する際には注意すべきポイントがあります。導入する際には本章で解説する以下のポイントに注意しましょう。

  1. システムが自社の目的に合っているか
  2. 費用対効果を得られるか
  3. 操作性に優れているか
  4. 自社のシステムと連携ができるか
  5. 安全なセキュリティが確保されているか

1.システムが自社の目的に合っているか

ワークフローシステムを導入する際には、まず現在の業務フローを見直し、問題点や不満を把握することが重要です。このシステムにより、申請から承認、決裁までのプロセスを自動化できるものの、自動化できる業務は限定されているため、効率化を目指す業務を明確にする必要があります。

また、従業員の抵抗を避けるために、既存のフォームを活用できるシステムの選択が重要です。クラウド型システムを選ぶ場合は、リモートでの申請や承認の利便性や、スマートフォンやタブレット対応、スマホアプリの有無も検討することが望ましいです。

2.費用対効果を得られるか

ワークフローシステムを選ぶ際は、費用対効果が得られるかも重要です。月額料金は利用人数によって変わるため、将来の利用者数を予測し適切なシステムを選びましょう。安価なシステムを選ぶと、後から必要な機能を追加することになり、費用が増える可能性があります。また、初期設定やカスタマイズ、維持には別途費用がかかるため、必要な機能を選定し、費用対効果も考慮する必要があります。

3.操作性に優れているか

ワークフローシステムを全従業員が使いこなせるかを考慮する必要があります。特にPC操作が苦手な年配の従業員にとっては、システムの利便性や操作の容易さを事前に理解することが大切です。多くのワークフローシステムでは無料トライアルが提供されているため、従業員と管理者双方に適した操作性のシステム選びを心がけましょう。また、操作が複雑になりがちな点にも留意し、効率的な業務遂行のため適切なトレーニングとサポートの提供が不可欠です。

4.自社のシステムと連携ができるか

ワークフローシステムは、勤怠管理やグループウェアなど多様なサービスと連携可能ですが、すべてのシステムが互換性を持つわけではありません。自社が既に使用しているシステムや、導入を検討しているサービスとの連携が可能かどうかを事前に確認することが重要です。連携ができない場合、データを手動で複数のシステムに入力する必要が生じ、作業の煩雑さが増す恐れがあります。そのため、自社のニーズに合った連携機能を持つシステムを選択することが、効率化を実現する上での大事なポイントとなります。

5.安全なセキュリティが確保されているか

ワークフローシステムは稟議書や報告書など重要な業務情報を扱うため、セキュリティの確保が必須です。不正アクセスやデータ漏洩のリスクに対処するため、適切なセキュリティ対策と常時の監視が欠かせません。特に、クラウド型のシステムを利用する場合は、サービス提供者のサーバーにデータが保存されるため、サイバー攻撃やトラブルによる情報流出の可能性を考慮し、提供されるセキュリティ対策を確認するとよいでしょう。

また、担当者以外による稟議書の改ざんや不正利用を防ぐため、アクセス権限を管理者が詳細に設定できるかも検討する必要があります。これらの点を踏まえ、ワークフローシステムを有効活用することで、セキュアな環境での業務改善が可能となります。

ワークフローシステム導入手順

実際にワークフローシステムを導入することが決定した場合、どのようにワークフローシステムを導入すると良いでしょうか。本章では、簡単にワークフローシステムの導入の流れを解説します。

  1. 導入推進チームの結成
  2. 業務選定とプロセス確認
  3. ワークフローシステムの選定
  4. 社内システムとの連携
  5. 申請フォームの作成
  6. 決裁ルートの設定
  7. 権限設定
  8. 運用体制の整備
  9. パイロットテストの実施
  10. 社内全体への導入

1.導入推進チームの結成

運用する部署を決めた後、少数精鋭で導入推進チームを組織します。このチームは、意思決定を迅速に行い、プロジェクトの成功を牽引します。メンバー選定はプロジェクトの目的と合致する重要なスキルを持つ人材から行います。

2.業務選定とプロセス確認

導入するワークフローシステムの目的に合わせて、最初に適用する業務を選定します。その業務の現行プロセス、決裁ルートを詳細に確認し、システム化による改善点を明確にします。この段階での情報収集が後のステップでのスムーズな導入を支えます。

3.ワークフローシステムの選定

業務の特性と必要機能を踏まえ、使いやすさ、コストパフォーマンス、提供形態(オンプレミス、クラウド、自作)を基準にワークフローシステムを選定します。デモやトライアルを活用し、実際の操作感や適合性を確認することが重要です。

4.社内システムとの連携

既存の人事管理システムや経理システム等とワークフローシステムを連携させます。これにより、人事異動などの情報更新時に発生する二重作業を防ぎ、効率化を図ります。

5.申請フォームの作成

選定された業務に必要な申請フォームを作成します。エラーチェック機能を含むワークフローシステムを使用して、誤入力の防止や効率化を目指します。申請内容に応じて、Web画面またはExcelとの連携で作成します。

6.決裁ルートの設定

申請フォーム完成後、その内容に基づいて必要な決裁ルートを設定します。簡単なものから始め、条件分岐が必要な複雑なルートも検討します。運用後の変更も可能なため、初期段階では過度に複雑化させずに設定します。

7.権限設定

セキュリティを確保するために、申請内容が格納されるフォルダーやシステム機能へのアクセス権限を設定します。適切な権限管理により、情報漏洩のリスクを低減し、データの安全性を高めます。

8.運用体制の整備

システムの日常運用、トラブルシューティング、ユーザーサポートを担当する体制を整えます。IT部門だけでなく、ユーザー部門も含めた体制で、迅速な問い合わせ対応や運用改善を行います。

9.パイロットテストの実施

限定された範囲でワークフローシステムのテスト運用を行い、問題点を洗い出し改善します。このテストを通じて、システムの不具合修正やユーザビリティの向上を目指します。

10.社内全体への導入

パイロットテストの結果を踏まえ、社内全体への導入を進めます。運用マニュアルの整備やユーザートレーニングを通じて、全社員がスムーズにシステムを利用できるようサポートします。

ワークフローシステムを導入し、業務を効率化しましょう

ワークフローシステムの導入で書類の受け渡しを無くし、処理時間を大幅に短縮できます。導入時にはテンプレートを作っていく必要があり、導入後すぐはパイロットテストや環境整備などで思っていたほど業務効率化が進まない可能性があります。

しかし、本格導入後には直感的に理解できるテンプレートや、自動の入力内容チェック、決裁ルートの自動決定など、機能を活用することで業務が円滑に進み、ミスの防止などのメリットを享受することができます。

ワークフローシステムは様々な製品が用意されており、導入を検討する際は、自社の導入目的や使用範囲、既存のシステムとの連携や費用などを考慮することが大切です。今回ご紹介したワークフローシステムは、いずれもユーザーの評価が高いものばかりなため、適したワークフローシステムを選定する際の参考にしてみてください。

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