ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、各種申請や手続き承認が必要な業務において、以前は紙の書類に記入し、担当者から決裁者まで手渡しで渡していたものが、電子化されて効率的に承認作業を行うことのできるシステムです。「稟議システム」や「電子承認システム」と呼ばれる場合もあります。

紙の申請書を管理をしていた場合、申請書の保管場所が必要でしたが、全て電子化することによって保管場所も必要がなくなり、かつ過去の申請内容を検索できることで、管理も容易になります。更新履歴の管理することで、改ざんの防止や早期の不正発見を目的としたワークフローシステム導入も進んでいます。

ワークフローシステムのメリット

具体的な例を挙げつつ、解説していきます。

1.各種申請手続きをシステム上で完結できる

システム上で完結できるようになることで、申請から承認までを迅速に進めることができます。
具体的には、書類の受け渡しが不要になり、紛失リスクの削減が期待できます。また、申請内容の自動チェック機能が搭載されている場合、自動で確認が可能となります。目視チェックで見落としてしまうミスも、システムの支援を受けることで、限りなく完璧な申請書を作成することが可能になります。その他にも、過去の申請内容を参考にして新しく申請する場合、紙媒体の場合だと保管した書類の中から1つずつ探し出す必要があります。しかし、ワークフローシステムの検索機能を活用することで、素早く過去の申請内容を呼び出すことが可能になります。ワークフローシステムの導入は、今までの紙媒体でのやり取りからデジタル化することにより、申請者にとっても承認者にとっても効率的な業務を進めることが可能になります。

2.稟議書・申請書のペーパーレス化促進

ワークフローシステムを導入することで、稟議書・申請書はデジタル化することができ、ペーパーレスを促進することが期待できます。これは環境的にも、会社の紙資源削減による予算的な部分においても良い働きかけとなりますが、それ以外にもどのようなメリットがあるでしょうか。
ペーパーレス化が実現すると、様々な環境改善に繋がります。

働き方の改善

紙媒体で管理を進めている場合、申請者および承認者がお互いに時間的余裕がある時にしか書類の受け渡しができないため、比較的限られた時間のみしか作業できないという欠点があります。電子化されたデータはやり取りが簡単にできるようになるため

更なる業務効率化を図れる

社内ではどちらかと言えば大きな決済処理よりも、日々の小さな申請や申告が多くあります。それらをデジタル化することの効果は非常に大きいと言えます。ワークフローシステムを社内で方法を共有して使用していくことで、紙の文書をボトムアップでどんどん電子化されていくでしょう。また、これは昨今のテレワークにおいても非常に有効な手段となります。
紙媒体での管理の場合、申請書は手渡しであったり、拠点が離れている場合には郵送などで送る必要がありますが、場合によっては担当者の手元に届くのに相当な時間が発生する可能性があります。また、申請書が現在どの担当者にあるのかを確認しないといけない場合、書類が流れるであろう担当者全てに確認する必要がありますが、それは大変な労力を要する作業であり、他部署の担当者にはなかなか質問しづらいことでしょう。
ワークフローシステムを導入することにより、申請はすべてデジタル化されるため、紙媒体での受け渡しは不要になります。現在テレワークを活用する機会が多くなっていますが、デジタルデータでのやり取りになれば、出社の必要もないため、現在の働き方にあった業務を実現することが可能になるでしょう。

申請者も承認者も、すきま時間などを有効活用して作業を進められる

申請は紙媒体からデジタルになるため、書類の受け渡しが不要になります。つまり、申請者は承認者の状況にとらわれることなく、24時間いつでも申請することが可能になります。これは承認者も同じことで、受け取るタイミングはいつでも良くなるため、承認者は自分の都合のいい時間に作業することができます。すきま時間を有効に活用することで、時間にとらわれることの無い、比較的自由な作業を可能にできます。

モバイル端末対応の場合、自宅や出張先からでも申請・承認作業が可能に

もしワークフローシステムがスマートフォンなどのデバイスからも作業可能な場合、申請や承認は会社以外でも行うことが可能になります。出張中など、従来は対応ができない状況であっても、インターネットが繋がっている環境であれば、場所を問わず作業が可能になります。もちろん緊急時の申請や承認も可能になります。デジタル化を進めることで、このように場所にとらわれることなく、今までできなかった時間でも作業可能になるため、柔軟な働き方の対応と更なる業務の円滑性向上を図ることができます。

3.作業の進捗を可視化できる

承認作業の進捗確認については、システムで全て確認することが可能です。承認漏れなどを防ぐことが期待できます。どの担当者まで進んでいるか、リアルタイムで確認できるため、担当者全員に質問することなく、ターゲットを絞って連絡することが可能となり、差し戻しまでの時間を短縮することが可能となります。

4.内部統制、コンプライアンスの強化

ワークフローシステムの導入によって内部統制やコンプライアンスの強化も可能になります。
申請や承認のルールが明確にしやすくなることで「内部統制」を強化することができます。人為的なミスについては、申請者や承認者によりチェックを厳しく要求するのではなく、システムを上手く活用することにより、業務がより簡易的かつ円滑に進むようになります。また、ミスを無くしていくことは、コンプライアンス遵守にも繋がります。ワークフローシステムは業務効率を上げるためのツールだけでなく、ミスを減らしてコンプライアンスを強化することも可能であり、企業によってはコンプライアンス強化のためにワークフローシステムを導入する例もあります。

5.セキュリティの確保

ワークフローシステムを導入してペーパーレス化することにより、重要な書類も持ち出す必要がなくなるため、紛失や盗難の恐れが無くなります。ワークフローシステム自体に強固なセキュリティ対策を講じていることが多く、安心して利用できる環境が整っています。例えば、以下のような対策を実施しています。

• 権限の管理ができるようになっており、特定の人物しか文書の変更ができない
• 操作や閲覧した場合に記録が履歴として残り、問題発生時にも特定が可能

その他にも様々なセキュリティ対策を講じていることが多いですが、基本的には安心して利用できる環境が整っています。

6.容易なデータ管理

ワークフローシステムの導入により、容易に申請書のデータ管理や検索が可能になります。紙媒体で申請書を管理している場合、多くの申請書の管理と探すことが困難です。システムで管理することによって、申請書の件数はすぐに把握することができ、日時や内容、カテゴリごとに分別が可能になります。また、抽出、集計したデータから、今後の申請方法の改善や、不要になっている申請の整理など様々な用途に活用することができます。また、申請書の検索についても簡単に実施することができます。新しく申請をするにあたって、過去の申請内容を参考に記入する場合、ワークフローシステムを活用すれば簡単に参照することができます。

このようにワークフローシステムはデータ活用することで、更なる業務効率を高めることが可能になります。

ワークフローシステムの種類と選び方

ワークフローシステムは「企業規模」「申請書」「業務」の3つの基準に従って、5タイプに分けられます。以下、それぞれのタイプについて具体的にどんな場合が当てはまるのか、どんなシステムがおすすめなのか、紹介しています。

• 会社の規模で判断する場合→大企業システム・中小企業向けシステム
• 現行のExcelの申請書を活用したい場合→Excelフォーム型のワークフローシステム
• バックオフィス業務も一緒に効率化したい場合→バックオフィス一体型ワークフローシステム
• 他業務を一緒に効率化したい場合→グループウェア一体型ワークフローシステム

1.大企業向けワークフローシステムの選び方

大企業向けの場合、従業員数が多いことによって部署が多数あったり、上長が複数人いるなど、組織が複雑化しているため、ワークフローも同じように複雑化してしまいます。

そのため、複雑な申請、承認が可能で、柔軟に対応できるツールを選定する必要があります。また、海外に展開する場合は外国語に対応するなどの機能も必要になります。他にも、社員のマスタ管理がしやすいサービスであることも検討すべきでしょう。従業員数が多い場合、人事発令後にマスタ管理すると、短期間で変更が必要になってしまうため、管理者の負担が大きくなってしまいます。ワークフローシステムの一部には、マスタを事前変更しておき、決められた日付に一括変更することができるようなサービスも用意されている場合があります。

大企業がワークフローシステムを導入する場合は、以下のポイントを押さえる必要があります。

• 複雑な処理が可能で、柔軟に対応できる
• マスタ管理などが比較的柔軟に対応できる
• 外国語の対応があれば尚可
• 費用についてはある程度かかることを念頭に置いておく

ワークフローシステムの費用については、大企業向けになると高機能なものが多いため、どうしても価格が高くなってしまう傾向にあります。しかし、ここで低価格を重視してしまうと、機能が十分では無かったりしてしまい、導入しても十分に利用されず、結果として費用対効果の悪いシステムになってしまいます。

2.中小企業向けワークフローシステムの選び方

一方で中小企業の場合、従業員数が少ないことから申請や承認、回覧などがそれほど複雑に絡み合っていることはあまりなく、どちらかと言えば単純なワークフローの場合が多いです。この場合、いかに手軽に利用できるかが重要になってきます。

よって、中小企業が導入する場合、以下のポイントを押さえる必要があります。

• 申請書のサンプルが多数用意されている
• 操作が簡単で初心者へのサポートが充実している
• 費用があまり高額ではない
• Google Workspace、Microsoft 365とアカウントや申請ファイルなどを連携できる

3.Excelフォーム型のワークフローシステム

すでに申請書をExcelなどで作成している場合、また1からテンプレートを作成するのはとても手間がかかる作業になります。10個ほどのテンプレートを作り直すのであれば、さほど負担にはならないかもしれませんが、これを100個作り直さないといけないとなればどうでしょうか。おそらくワークフローシステムの導入をためらってしまうのではないでしょうか。

ワークフローシステムの中にはExcelで作成した申請書をそのままWeb申請フォームに変換することができるものがあります。もちろん、他のワークフローシステムと同様に決裁ルートなども決めることができます。

Excelフォーム型のワークフローシステムは以下のような企業におすすめします。

• 既にWordやExcelなどで申請書を大量に作成している
• 使い慣れたExcelを活用したままワークフローシステムを運用したい

このタイプのワークフローシステムは比較的テンプレートを作成するのが簡単な場合が多いです。初めてワークフローシステムを導入する企業にとってもおすすめです。

4.バックオフィス一体型ワークフローシステム

経費精算業務のワークフローのみではなく、勤怠管理など、他の業務もまとめて管理したい場合には、「バックオフィス一体型」のワークフローシステムがおすすめです。

このタイプのワークフローシステムは、提供会社によって機能が様々なため、一概にどのような機能があるというのは解説しづらいのですが、代表的なものとして以下のような機能が搭載されていることが多いです。

• 勤怠管理
• 工数管理
• 社内SNS

このように機能が非常に豊富なため、規模の大きな企業にもおすすめです。また、社内SNSやチャット機能など、連絡ツールがあれば社員同士の連携を取りやすくなるため、ワークフロー以外にも業務効率が上がる可能性があります。

バックオフィス一体型ワークフローシステムは以下のような企業におすすめします。

• ある程度の機能をまとめたい
• より社内で情報を共有できる環境を整えたい

5.グループウェア一体型ワークフローシステム

バックオフィス業務だけでなく、メールや社内SNS、カレンダー、掲示板機能など、様々な機能を搭載したワークフローシステムを検討している場合は「グループウェア一体型」のワークフローシステムがおすすめです。

グループウェアとは、社内ネットワークに接続されたユーザー同士で情報の交換や共有、スケジュール管理など、様々な機能が搭載されているソフトのことを指します。

グループウェア一体型の特徴は、ワークフロー以外の機能が多数搭載されていることです。様々なツールを使い分けており、煩雑に感じているのであれば、グループウェア一体型は非常におすすめです。

例えば、勤怠管理ではAというサービスを利用し、連絡ツールはBというサービスを利用しているとします。複数のシステムをそれぞれ運用すると、操作方法に違いがあったり、トラブル時に連絡先が異なるなど、運用面からすると複雑化してしまいます。

ツールを1つにまとめることによって運用が一本化できるため、管理者としても負担が軽減し、万が一トラブルが発生した場合でも、そのツールの会社に連絡すれば全て対応できるため、こちらも負担軽減が期待できます。

グループウェア一体型ワークフローシステムは以下のような企業におすすめします。

• バックオフィス一体型よりも更に機能が付属しているものを導入したい
• 現在複数のシステムを運用していて、機能を一本化したい

グループウェア一体型ワークフローシステムの注意点ですが、このタイプの製品はワークフローシステムをメインに作られていないことが多く、ワークフローシステム専用ソフトに比べると、若干機能が劣る場合があります。そのため、申請フォーム作成の柔軟性が低く、決裁ルートをあまり複雑化することができない場合があります。ワークフローシステムをメインで考えていて、グループウェア一体型を検討する場合は、ワークフローシステムの機能がどれほど充実しているか必ずチェックするようにしましょう。

ワークフローシステムの比較一覧

コラボフロー

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• 直感的にわかりやすく、簡単に導入が可能
• 業務プロセスの効率化により業務効率が飛躍的に向上
• ペーパーレスでコストカット、あらゆるコストを削減

導入事例24件をみる 資料ダウンロード

Yoom

製品詳細はこちら

ワークフローシステムETLツール

トライアル期間	有り
サポート	メール　チャット

製品のおすすめポイント

• 業務を自動化するSaaS時代のデータベース
• ボタンを押すだけで仕事が進む
• SaaSと繋がる入力フォーム

導入事例0件をみる 資料ダウンロード

WaWaFlow

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 入力フォームや承認ルートの設定も自由自在
• 分かりやすく多機能な申請で、業務を効率化
• 外出先からの承認が可能なマルチデバイス対応

導入事例2件をみる

Ci*X Workflow（サイクロス ワークフロー）

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	無し
サポート	電話　メール　チャット

製品のおすすめポイント

• 申請業務の効率化に必要な要素がすべて詰まったシステム
• 管理者の苦労を「作りやすさ」で解決します
• 変更に強いワークフロープラットフォームです

導入事例0件をみる

ActionPassport

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• データセンター運用のプロが提供、だから万全のセキュリティ
• 大量の申請処理をインターネットで大幅に効率化できます
• 自動計算や選択入力で入力が効率的になりミスも削減します

導入事例9件をみる

バクラク申請

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• AIが請求書を５秒で高精度のデータ化できます
• 承認も差し戻しもチャットアプリからできます
• データはバクラク請求書へ連携、「稟議システム」と「会計システム」の分断を解消

導入事例1件をみる

ワークフローEX

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 利用中のExcelの稟議文書をそのまま使えます
• 申請シートへのデータ引用、任意のデータを任意のセルに設定
• ドキュメント(申請書、稟議書)の オフライン編集

導入事例1件をみる

承認TIME

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• ペーパーレスでいつでもどこでも申請・承認
• マウス操作だけでできるかんたん文書フォーム作成
• 複数言語に翻訳可能で、多言語対応のワークフローシステム

導入事例4件をみる

rakumoワークフロー

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• シンプルなUIとメール・Slack通知により決裁をスピーディーに
• スマートフォンやタブレットに最適化され、どこでも業務を進行可能
• Google Workspaceと連携し、楽に運用できる

導入事例14件をみる

ワークフローAppRemo

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも利用可能、自動通知機能で承認漏れなし
• テレワークや在宅勤務に対応、ペーパーレス化だけでなくコンプライアンスの強化も
• 申請フォームはExcelで作成可能、使い慣れたツールでデジタル化を推進

導入事例5件をみる

SMILE V / eValue V（ワークフローシステム）

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 多種多様なサンプルフォームを提供、小口旅費精算、物品購入申請が可能
• 申請フォームを簡単にカスタマイズ、ドキュメントを自動で保存
• 複雑な承認ルートも直感操作で作成可能、柔軟に対応でき、合議機能も搭載

導入事例0件をみる

ジョブカンワークフロー

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール　チャット

製品のおすすめポイント

• 使いやすいUIで初期設定や申請書作成が簡単にできる
• 申請書のテンプレートは50種類以上、カスタマイズも可能
• スマートフォンでの利用に対応、いつでもどこでも利用できる

導入事例28件をみる

Gluegent Flow

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• モバイル利用ができ、クラウド型なのでいつでもどこでも利用可能
• 申請や稟議書など基本機能以外にも、申請書をカスタマイズして幅広い業務に利用可能
• システムをペーパーレス化し、検索・追跡も楽、作業の自動化機能も

導入事例10件をみる

Dugong

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	電話

製品のおすすめポイント

• 簡単に素早く申請と承認が可能、操作に迷わない
• Dugong独自の機能により承認経路の設定が簡単にできる
• 社内のシステムとデータ連携し、手入力ゼロ、ミスもゼロに

導入事例4件をみる

AgileWorks

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 直感的に入力できるフォームで、複雑な組織構造を簡単に処理
• 管理ルールを統一し、社内の業務フローを強化
• 検証環境によるリスク回避と、強力なシステム連携で変化に強い

導入事例20件をみる

X-Point Cloud

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• スマートフォン・タブレット対応でどこからでもワンクリック承認が可能
• 設備投資不要のクラウドサービスで圧倒的な費用対効果
• クラウドでありながら抜群のセキュリティ

導入事例40件をみる

Create! Webフロー

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• 業務プロセスを可視化し、ルートの自動判定により承認作業を円滑に
• 内部統制ができるだけでなく、ペーパーレス化のメリットも
• 業務効率を継続的に改善し、働き方改革に貢献

導入事例17件をみる

楽々WorkflowII

製品詳細はこちら

ワークフローシステム

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• いつでもどこでも簡単で迅速な立ち上げが可能、ストレスを軽減
• 大規模運用・長期での運用など、どのような環境にも対応
• システム統合型のワークフロー統一基盤として利用可能

導入事例18件をみる

ワークフローシステム導入手順

実際にワークフローシステムを導入することが決定した場合、どのようにワークフローシステムを導入すると良いでしょうか。

簡単にワークフローシステムの導入の流れを解説します。

1.ワークフローシステムを導入推進チームを作る

まずは、どの部署でワークフローシステムを運用するか決定し、その中から導入推進チームを結成します。この時チームメンバーはあまり多くいる場合、意思決定が難しくなるため、少数精鋭のメンバーを選びましょう。

2.システム化したい業務を選定し、プロセスを確認する

ワークフローシステムを運用するといっても、まずはどの業務に適用するか決めておきましょう。本格導入後は、様々な業務に適用することになりますが、まずは一部業務のプロセスなどを明確にし、決裁ルートなどがどのようになっているのか確認しましょう。この時点で情報が収集できていないと、ワークフローシステムが上手く機能しない場合があるため、しっかり情報を集めておきましょう。

3.ワークフローシステムの選定

先程の情報収集でどのような機能が必要なのか、ある程度明確にできれば、その要件からワークフローシステムを選定します。現在の業務内容から見て合致しそうなシステムがあれば、それを導入します。選定ポイントとして以下の3つを踏まえて検討することが重要です。

使いやすさとユーザーインターフェースの評価

ユーザーインターフェースは、ワークフローシステムの使用や管理において重要な要素です。使いやすく直感的なインターフェースを持つシステムを選ぶことで、導入やトレーニングの手間を削減できます。デモやトライアルを利用して、実際の操作感を評価してみることもおすすめです。

コストとコストパフォーマンスの考慮

ワークフローシステムのコストは、導入費用、ライセンス料、カスタマイズや保守のコストなど、様々な要素から構成されます。予算に合わせて適切なプランを選びつつ、コストパフォーマンスを考慮しましょう。最も高価なオプションが必ずしも最適な選択ではない場合もありますので、慎重に検討しましょう。

ワークフローシステムの形態を検討する

導入手段は適切なワークフローシステムの選ぶポイントの一つとして重要な指標となります。ワークフローシステムを導入する手段として、以下の3つの形態があり、それぞれのメリットデメリットを踏まえて検討することが重要です。

• オンプレミス型（自社運用）
• クラウドサービス型
• 自作（社内内製）

1.オンプレミス型（自社運用）

ワークフローシステムを自社のデータセンターやサーバーに構築し、自社で運用する方法です。データのセキュリティやカスタマイズ性を高めることができますが、運用コストがかかる場合があります。

メリット

セキュリティの管理

データセンターを自社内で管理するため、セキュリティ対策を独自に強化できます。データの保護とアクセス制御を細かくカスタマイズできます。

カスタマイズ性

システムのカスタマイズ性が高く、独自の要件やニーズに合わせて機能を追加・変更できます。

データ制御

データの所有権と管理を保持できるため、業界規制や法的要件に適合することが容易です。ネットワークの制御: 自社ネットワークを利用してシステムを運用するため、通信速度や品質を管理できます。

デメリット

運用コスト

ハードウェア、設備、メンテナンスのためのコストがかかります。また、スケーリングに伴うコストも大きい場合があります。

スケーラビリティの制限

ユーザー数やトラフィックが急増した場合、ハードウェアの追加やアップグレードが必要で、スケーリングが限定されることがあります。

運用リソース

システムの運用やメンテナンスに専門のITスタッフが必要です。適切なスキルとリソースの確保が求められます。

2.クラウドサービス型

クラウドプロバイダーが提供するインフラストラクチャ上でワークフローシステムを構築・運用する方法です。スケーラビリティが高く、運用コストを削減できます。代表的なクラウドプロバイダーにはAWSやMicrosoft Azureがあります。

メリット

スケーラビリティ

クラウドサービスは必要に応じてリソースを拡張できるため、急激なトラフィック増加に柔軟に対応できます。

運用コストの最適化

クラウドサービスは購入したリソースのみを支払うため、初期投資や運用コストを抑えることができます。

迅速な導入

クラウドプロバイダーがインフラストラクチャを提供するため、システムの導入と展開が迅速に行えます。

セキュリティ対策

クラウドプロバイダーはセキュリティを専門に提供し、データ保護やアクセス制御を高水準で確保します。

デメリット

データの制御

データがクラウド上に保存されるため、データの所有権や管理に関する制御が一部制約される可能性があります。

依存度の増加

クラウドサービスに依存することになるため、プロバイダーの障害や変更に対する影響を考慮する必要があります。

カスタマイズ性の制約

クラウドサービスは標準化された環境を提供するため、カスタマイズ性がオンプレミスと比較して制約されることがあります。

どちらの提供形態も、ビジネスのニーズや要件に合わせて検討する必要があります。セキュリティ、スケーラビリティ、運用コスト、導入速度などを考慮し、最適な選択を行いましょう。

3.自作（社内内製）

1. Excelを使う
2. Googleフォーム
3. オープンソースを活用する方法

1.2はプログラミングの知識がなくても簡単に自作することができますが、Excelは、承認ルートの確認や稟議書の提出などは手動で行う必要があり、またGoogleフォームでは、スクリプトは自身で組む必要があります。

3.オープンソースを活用する方法

無償で公開されているオープンソースを利用し、高度なワークフローシステムを自作する方法です。
非常に自由度が高い方法ですが、プログラミングの専門的な知識、スキルが必要となります。
なお、どの方法を選んだとしても、長期的な視点で構築すること、自社にとって必要な機能を見極めること、柔軟性のあるシステムを目指すことが大切です。

メリット

カスタマイズ性と柔軟性

自作のワークフローシステムは、自分のビジネスプロセスやニーズに合わせてカスタマイズできます。既存のワークフローシステムでは実現が難しい独自の機能やワークフローを組み込むことができます。

ピンポイントの機能提供

自作のワークフローシステムは、必要な機能だけを組み込むことができます。これにより、シンプルで使いやすいインターフェースを提供することが可能です。

運用コストの削減

オープンソースのツールやフレームワークを使用することで、ライセンス料や専門家の給与などの運用コストを削減できます。自社開発によって長期的なコスト削減が期待できます。

統合性の向上

自作のワークフローシステムは、既存のシステムとシームレスに統合することができます。他のビジネスアプリケーションとのデータ連携やプロセス統合がスムーズに行えます。

プロセスの最適化

自作のワークフローシステムを使用することで、ビジネスプロセスの効率化や改善が可能です。ボトルネックの特定やプロセスの可視化を行い、最適な運用方法を実現できます。

データセキュリティの確保

自作のワークフローシステムではセキュリティ対策を独自に設計・実装できます。機密情報の保護やアクセス制御を自社のニーズに合わせて強化できます。

競争優位性の獲得

自社独自のワークフローシステムを提供することで、他社との差別化や競争力の向上が可能です。カスタマイズされたソリューションを提供することで、顧客のニーズに対応できます。

学習と成長

ワークフローシステムの自作プロジェクトは、開発者やチームに新たなスキルや知識を獲得させます。新しい技術の学習や問題解決の経験を通じて、個人と組織の成長が促進されます。

デメリット

時間とコストの負担

ワークフローシステムの自作には時間と労力がかかります。開発チームの組織やプログラミング、テスト、デバッグなどの作業には多くのコストがかかる可能性があります。

技術的な課題

自作するためにはプログラミングやデータベース管理などのスキルが必要です。これらのスキルがない場合、開発プロセスが難航する可能性があります。

保守とアップデート

ワークフローシステムの開発だけでなく、保守やアップデートも必要です。新たな要件やセキュリティ対策に対応するため、継続的な作業が求められます。

機能の不足

オープンソースのワークフローツールと比較して、自作システムには必要な機能が足りないことがあります。既存のツールでは提供されている機能が利用できない場合、開発コストが増大する可能性があります。

リスクと不確実性

自作のシステムはバグや予期せぬ問題を抱える可能性があります。開発過程でのミスやセキュリティの脆弱性が存在する可能性も考慮しなければなりません。

専門知識の欠如

ワークフローシステムの開発には、ユーザビリティやデザイン、セキュリティの専門知識も必要です。これらの側面を十分に考慮しないと、利用者体験やセキュリティに問題が生じる可能性があります。自作ワークフローシステムの導入を検討する際は、これらのデメリットとメリットをバランスさせることが重要です。必要なリソースとスキルを適切に確保し、ビジネスのニーズと合致するかを慎重に検討することが大切です。

4.人事情報など、社内のシステムと連携させる

人事管理システムや経理システム、購買システムなど、自社で既に運用しているシステムがある場合、可能な限り連携しておくことをおすすめします。システムがそれぞれ別々になっている場合、連携が済んでいないと、人事異動の際などに、人事システムとワークフローシステムのどちらも従業員マスタを変更するという2重の作業が発生してしまう恐れがあります。

連携作業はなかなか大変だと思いますが、システム導入時に済ませておくと、変更時に苦労しなくて済むため、ぜひ実施しておきましょう。また、定期的に人事異動が発生することを想定して、社内システムとワークフローシステムは定期的に連携されるように設定しておきましょう。

5.申請フォームの作成する

あらかじめ選定しておいた業務の申請フォームを作成します。

申請フォームの作成は、Web画面で作成するか、Excelと連携可能なものであれば、既存の申請書をそのまま使用することができます。この段階でエラーチェック機能などがあるワークフローシステムであれば、設定をする必要があります。

その他にも様々な機能が搭載されていますが、どこまで作りこむかはある程度方針として決めておくと、効率的に申請フォームを作成できます。逆に、作りこむ方針を明確に定めていない場合、どこまでも機能を追加してしまうことになり、1つのフォームを作成するのに多くの時間を費やしてしまう恐れがあるため、計画的に作成しましょう。

6.決裁ルートを設定する

申請フォームが完成したら、次は決裁ルートを設定していきましょう。比較的簡単なルートであればすぐに作成は可能ですが、複雑な条件分岐（一定時間経過しても承認されない場合は、別の担当者にも承認権限が与えられるなど）の作成はそれなりに時間を要します。

ここでも先程の申請フォームの作成同様に、あらかじめどのような決裁ルートがいいのか、どういう条件を設定しておくべきか、設定前に決めておけば効率的に設定を進めることができます。

なお、決裁ルートは運用後でも変更は可能なので、完璧に作りこみ過ぎない方が時間を掛けずに設定できるでしょう。

7.権限を設定する

セキュリティを高めるためにも、権限設定は非常に重要なポイントになります。申請内容が格納されているフォルダーにそれぞれ権限を設定します。基本的には紙媒体で例えると、最終的に書類をファイリングする部署があると思います。フォルダーの管理権限はその部署に設定するのが一番シンプルで維持も簡単です。しかし、他部署とのやり取りが発生する申請内容の場合には、お互いの部署の管理職などに権限を付与するのがセキュリティの観点からおすすめです。
＃＃運用体制の整備
ワークフローシステムのトラブル発生時や問い合わせ対応を誰が行うのか、運用の体制を整えておきましょう。システム関連については基本的に社内のIT部門が適切ですが、その他の運用方法（作成後の決裁フローの変更時など）は都度担当者を選定しましょう。

8.パイロットテスターを選ぶ

運用体制が整ったら、ワークフローシステムのテストを実施するため、パイロットテスターを選びましょう。導入推進チーム同様に少数精鋭のチームを作ることをおすすめします。
パイロットテストとは？
パイロットテスト（pilot test）とは、新しい取り組みを進める際に、全体的な実行においても想定通りに有効かどうかを事前に評価するために一部を対象に実施する小規模なテストのこと。事前の調査であり、その評価をもって全体に展開するかを検討する。テストを通じて、全体的な展開の際に問題はないか採算性は適正かなどを評価するデータを得ることができる。

9.パイロットテストを実施する

まずは簡単なワークフローをシステムに組み込んでみましょう。その際は経費精算の中でも簡単に処理できそうなものを試しに運用するなどすると良いでしょう。
この時点で何か問題や改善点などがあれば、修正して改善を進めていきましょう。
問題なく運用できた場合は次のステップに移りましょう。

次のステップでは部署間に利用範囲を広げ、より複雑な決裁ルートの作成を行っていきます。この時のテストも先程と同じようにパイロットテストを実施しましょう。

部署内のテストと違って、部署間でのテストの際にはパイロットテスト対象者から多くのフィードバックをもらうことが想定されます。部署によって必要な情報は異なってきます。そのため最初に作ったテンプレートでは情報が不足する場合があります。担当者には現在のテンプレートにどのような情報を増やしていくべきなのか、ヒアリングして状況を確認しましょう。ヒアリングした内容を元にテンプレートを改善し、再度テストしてフィードバックする、というサイクルを繰り返していきましょう。

こうした改善の取り組みによって、業務を少しずつシステム化することができ、手作業にありがちなミスを防ぐことが可能になります。ワークフローシステムには自動で入力内容のチェック機能などが搭載されている場合があるため、より正確な申請データを作成することができ、データ化することによって書類の紛失も発生しなくなります。

業務全体のスピードアップが期待できるようになるほか、ワークフローが確立し、承認状況もリアルタイムで確認することができるようになるため、急いで承認作業をして欲しい場合に、誰に連絡すればいいかなど、効率的な業務が進むようになり始めます。

10．社内全体に導入

部署間のパイロットテストが進み、フィードバックが落ち着いてきて、改善することも少なくなってきたら、いよいよ社内全体に導入を検討しましょう。ここでは、誰でもスムーズに利用できるように、運用マニュアルを充実させることが重要です。
マニュアルの内容として、可能であれば一般利用者向けと管理者向けの2つを用意しましょう。

• 一般利用者向け（申請、承認、決裁の方法について）
• 管理者向け（申請業務の権限設定、決裁ルートの整備、新たな申請フォームの作成方法について）

もしマニュアルの作成が間に合わない場合、提供会社が使用方法についての研修などを実施してくれることがあります。実施が可能かどうか、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。

社内全体に導入することによって、全社員が効率的なワークフローを実行できるようになるため、社内の業務効率が上がっていきます。
また、システムによるチェック機能などにより、業務ミスも減少することが期待でき、コンプライアンスの強化も見込めるようになるでしょう。

ワークフローシステム導入における注意点4選

ワークフローシステムの導入には注意が必要です。以下のポイントに留意しましょう。

1.ユーザーの教育と変革管理

システムの導入に伴い、従業員のトレーニングや変革管理が重要です。適切な教育プログラムとコミュニケーションを通じて、従業員の理解と協力を促しましょう。

2.プロセスの最適化とマッピング

ワークフローシステム導入前に、現行の業務プロセスを詳細にマッピングしましょう。その上で、プロセスの最適化や合理化の余地を探り、システム導入に合わせて改善を行いましょう。

3.システムの適切なカスタマイズ

ワークフローシステムを適切にカスタマイズすることが重要です。ビジネスニーズに合わせた機能の設定やワークフローの設計を行い、システムが業務に適切に対応できるようにしましょう。

4.継続的な改善とユーザーフィードバック

ワークフローシステムの導入後も、定期的な改善活動とユーザーフィードバックの収集を行いましょう。ユーザーの声に耳を傾け、システムの利便性や効果を向上させるための改善策を継続的に実施しましょう。

紙媒体で業務を進めているのであればワークフローシステムは会社全体の効率を各段に向上できる

ワークフローシステムを導入することで、書類の受け渡しを無くすことができ、処理時間も大幅に短縮することができるため、会社全体の業務効率を向上させることができます。もちろん、導入時にはテンプレートを作っていく必要があり、導入後すぐはパイロットテストや環境整備などで思っていたほど業務効率化が進まないことが予想されます。

ですが、本格導入後には直感的に理解できるテンプレートや、自動で入力内容をチェック、決裁ルートの自動決定など、様々なシステムの機能を活用することで業務が円滑に進み、以前まではなかなかチェック作業で見落としていたミスを防止することができます。

ワークフローシステムは様々な製品が用意されており、導入を検討する際は、自社の導入目的や使用範囲、既存のシステムとの連携や費用などを考慮することが大切です。今回ご紹介したワークフローシステムは、いずれもユーザーの評価が高いものばかりなため、ぜひ自社のワークフローシステム選定の参考にしてみてください。