給与計算ソフトとは

給与計算ソフトとは、企業において従業員の給与を計算する際に使用されるソフトウェアのことです。給与計算ソフトは、従業員の基本情報や勤怠情報、給与規程などを登録することで自動的に給与計算を行い、給与明細書を作成することができます。また、社会保険料や税金なども自動的に計算するため、人的ミスがなくなり、効率的かつ正確な給与計算が可能になります。

給与計算ソフトには、多数の種類があり、大手ソフトメーカーから専門のベンダーまで、幅広い選択肢があります。企業の規模や業務内容に合わせて、適切なソフトを選択することが大切です。

給与会計ソフトを選定する際のポイント9つ

給与計算ソフトの導入に失敗しないためには、自社に最適なソフトを選ぶ必要があります。本章では、給与計算ソフトの選び方について具体的に解説します。

• 企業規模に合ったソフトを選ぶ
• 対応させたい業務の範囲や必要な機能に対応しているか
• 他業務のシステムとの連携が可能か
• どの提供形態が適しているか
• システムの安定性はあるか
• 操作性が優れているか
• サポート体制は充実しているか
• セキュリティが優れているか
• コストはどのくらいかかるか

1.企業規模に合ったソフトを選ぶ

給与計算は従業員に対する必須の業務であり、そのため選択するソフトは従業員の数に応じて適したものがあります。具体的には、専門的に給与計算に特化したソフトや多機能でさまざまな業務に対応するソフトなどがあります。企業の規模や人事・労務部門の規模に応じて、最適なソフトを選択する必要があります。

小規模向けソフトの選び方

小規模の企業では人事・労務業務を1人の担当者が兼任することもあります。この場合、PC1台でインストールできる給与計算ソフトやERPをパッケージにしたソフトが適しています。また、一部の業務を外部委託する場合は給与計算に特化したソフトを選択することも考慮するとよいでしょう。

中小企業向けソフトの選び方

中小企業では人事・労務管理を社内で行うところが多く、社労士や外部に委託することは少ないです。また、すでに人事・労務系のソフトをいくつか導入している場合もあります。このような場合、横断的な業務の連携を図るためにERPをパッケージにしたソフトを導入することが選択肢の一つです。こうした統合型ソフトの導入は、業務の効率化や生産性向上につながるため、多くの企業が採用しています。

中堅・大企業向けソフトの選び方

雇用形態が多様であり、多くの従業員に対応する必要があるため、人事・労務管理システムやERPをパッケージ化したソフトが最適です。加えて、企業ごとに独自の勤怠ルールが存在することが多いため、カスタマイズ性の高いソフトを選択することが望ましいです。

2.対応させたい業務の範囲や必要な機能に対応しているか

給与計算ソフトを選定するにあたり、勤怠管理や人事管理といった付随する業務を含め、細かな業務にも対応する必要があります。例えば、オンラインでの給与振込や扶養人数の自動集計など、多岐にわたる機能が必要とされます。まずは現在の業務を整理し、求められる機能を洗い出すことが大切です。

しかし、機能が多いほど高機能と思われがちですが、実際に必要な機能だけを選ぶことでコスト削減にも繋がります。また、給与計算に関する法律や制度の変更に柔軟に対応するため、アップデートが頻繁に行われるかどうかも重要なポイントになります。

3.他業務のシステムとの連携が可能か

給与計算ソフトは、従業員の勤怠情報を利用して給与を計算します。しかし、勤怠管理機能が欠けている場合、他の勤怠管理システムとの連携が必要です。CSVファイルによる勤怠データの取り込みも可能ですが、連携機能があればより効率的に作業を行うことができます。

さらに、給与計算ソフトは会計ソフトやタレントマネジメントシステム、福利厚生ソフトなどと連携することで、他の業務との横断的な作業をスムーズに行うことができます。結果として、効率的かつ正確な給与計算が可能になり、企業の業務効率の向上につながるでしょう。

4.どの提供形態が適しているか

給与計算ソフトは、インストール型、クラウド型、オンプレミス型の3つの提供形態があります。これらは企業の規模やニーズに応じてそれぞれメリットとデメリットがあります。給与計算ソフトは会社の重要な基幹システムであり、全従業員に関わるため適切な提供形態を選ぶことが必要です。会社の情報システム部門や経営陣は提供形態の違いを理解し、最適な選択を行う必要があります。

クラウド型

最近では、クラウド上で給与計算を行うことが一般的になっています。このタイプのシステムでは、初期費用はかかりませんが、月額料金が必要です。しかし、クラウド型では自動的にバージョンアップされるため、常に最新の状態が保たれ、法改正に対応するためのアップデートも迅速に行われます。クラウド型の中には、無料で使用できるものもあります。

オンプレミス型

オンプレミス型の給与計算ソフトは、自社内のサーバーにシステムを構築する方式です。初期費用が高額になる傾向がありますが、ランニングコストはメンテナンスの費用のみである場合が多いです。カスタマイズ性が高く、自社の業務に合わせた細かいカスタマイズが可能であるため、大企業に多く採用されています。

インストール型

インストール型は買い切りであるため初期費用はかかりますが、ランニングコストがかからないのが特長です。しかし、法改正などにより機能追加が必要になった場合は、再度購入してインストールする必要があります。また、インストールしたPCのみで使用できるため、場所を選ばず使用できるクラウド型ソフトと比較して柔軟性に欠けるというデメリットもあります。それでも、経費削減などを考えると、ランニングコストを抑えるためにインストールタイプを選択する企業も少なくありません。

5.システムの安定性はあるか

給与計算ソフトは、給与計算や社会保険、税金の計算などビジネスに必要な業務を行う上で欠かせないシステムです。そのため、システムの安定性は選ぶ上で安定性は大きなポイントとなります。システムが不安定だと計算ミスやシステムダウンによる業務のストップなどが起こります。選ぶ際には、サポート体制や障害対応のスピードなども確認しておくことが重要です。

6.操作性が優れているか

給与計算ソフトを使う人は、必ずしもシステムに慣れている人ではありません。そのため、操作性が高く、直感的に使えることが求められます。また、複数人で使う場合には複数ユーザーに対応しているかどうかも確認しておく必要があります。操作が簡単なソフトを選ぶことで、導入後の教育費用や時間を削減することができます。

7.サポート体制は充実しているか

万が一トラブルが発生した場合、問題をスピーディーに解決することができるかどうかは、業務の遅延を防ぐためにも不可欠です。そのため、事前に導入先のサポート体制やカスタマーサポートのレベルを確認しましょう。電話やメールなどでのサポートがあるかどうか、24時間対応しているかどうか、対応時間帯が自社業務時間に合致するかなど、確認すべきポイントを把握しておきましょう。

8.セキュリティが優れているか

給与計算ソフトは、個人情報を扱うため、セキュリティが非常に重要です。ソフトの導入前に、そのセキュリティ体制を十分に確認しましょう。セキュリティ面で万全であるかどうかを確認するためには、以下のようなポイントを確認することが必要です。

• 個人情報の暗号化や管理体制
• データのバックアップ方法
• 不正アクセス対策
• システムの脆弱性に対する対応力

以上のようなポイントを確認し、セキュリティ面で信頼性がある給与計算ソフトを選びましょう。

9.コストはどのくらいかかるか

給与計算ソフトの導入には、ある程度のコストが必要となります。コストには、導入費用、利用料金、メンテナンス費用、アップグレード費用などが含まれます。コスト面で注意すべき点は、初期費用だけでなく、その後のランニングコストも含めた総合的な費用がどの程度かかるかを確認することです。また、導入前に必要な予算をあらかじめ詳細に把握し、見積もりを依頼することも重要です。

給与計算ソフトの比較一覧

給与計算ソフトの種類は3つのタイプに分けられる

給与計算ソフトは、通常人事・労務担当者が使用します。また、給与計算業務は他の人事・労務関連業務と密接に関連しており、そのためソフトの対応範囲は広範囲に及ぶことがあります。このため、給与計算に特化したものから、基幹業務全体をカバーするものまで、様々な種類の給与計算ソフトがあります。給与計算ソフトを選ぶ場合は、対応範囲の広さが重要になるため、各ソフトの種類について把握する必要があります。

• 給与計算に特化したソフト
• 人事労務系業務を含めたソフト
• ERPをパッケージにしたソフト

1.給与計算に特化したソフト

このタイプの給与計算ソフトは、主に「給与の自動計算」と「給与の明細作成」に特化したソフトです。一般的には、人事・労務管理に関する機能は備えていませんが、中にはマイナンバー管理や社会保険処理などの一部機能を持つものもあります。一般的には、同じメーカー内に勤怠管理や人事管理などを行うためのソフトが存在しているため、これらと併用することが多いです。

また、自社で勤怠管理システムを開発している場合や別のメーカーの人事管理ソフトを利用している場合など、システム間で機能が重複しないようにするため、給与計算に特化したソフトを選ぶことが重要です。これにより、無駄なコストを削減し、より効率的な業務を実現することができます。

2.人事労務系業務を含めたソフト

例えば「freee人事労務」というソフトは、勤怠管理機能によって得られた情報を自動的に収集し、給与計算を自動化することができます。また、従業員管理や保険手続きなどの人事労務に関する業務もシームレスに処理することができます。

多くの場合、同じメーカー内に勤怠管理ソフトや人事管理ソフトが存在するため、これらのソフトを簡単に統合することができます。このような人事労務系のソフトは、複数のソフトを個別に導入するよりも安価である傾向にあります。

3.ERPをパッケージにしたソフト

総合的な機能を備えた給与計算ソフトは、人事・労務管理に加えて、販売管理、会計、生産管理などの企業の基幹業務に対応しています。これにより、業務のシームレスな実現が可能になるだけでなく、企業の様々な情報を1つのソフトでまとめて経営戦略にも活用できます。また、各基幹業務のフローやプロセスが統一されているため、それに沿って業務を行うことで自然と効率化につながります。

給与計算ソフトの主な機能6つ

給与計算ソフトには業務を効率化するための様々な機能が備わっています。本章では、給与計算ソフトの主な機能について解説します。

• 給与計算
• 源泉徴収税計算
• 社会保険・労災保険計算
• 労働時間管理
• 給与明細書作成
• データ管理

1.給与計算

給与計算は、社員の基本給や残業代、手当などから控除額を差し引いた上で最終的な支払額を算出する機能です。手動で行う場合は多くの時間や手間が必要になるため、給与計算ソフトを導入することで作業効率を大幅に改善することができます。また、給与計算ソフトを使用することで、計算ミスや漏れが発生するリスクを大幅に低減することができます。

2.源泉徴収税計算

源泉徴収税計算は、社員の給与から源泉徴収税を計算する機能です。社員の所得や扶養家族の状況などをもとに源泉徴収税額を正確に計算し、税務署に申告する必要があります。手動で行う場合は煩雑な手続きが必要になりますが、給与計算ソフトを導入することで自動的に計算や申告が行われるため、作業効率を改善することができます。また、計算ミスや漏れのリスクを大幅に低減することができます。

3.社会保険・労災保険計算

社会保険・労災保険計算は、社員の給与から社会保険料や労災保険料を計算する機能です。社員の所得や保険料率などをもとに保険料額を正確に計算し、社会保険庁や労働基準監督署に申告する必要があります。手動で行う場合は多くの時間や手間が必要になるため、給与計算ソフトを導入することで作業効率を大幅に改善することができます。また、計算ミスや漏れのリスクを大幅に低減することができます。

4.労働時間管理

労働時間管理は、社員の勤怠情報を管理するための機能であり、時間管理により給与計算精度を向上させます。出退勤打刻や休暇申請、タイムカード管理などが含まれます。また、法定労働時間や時間外労働時間の計算も自動化されるため、法令遵守にも役立ちます。社員の勤怠情報を一元管理することで、社員のモチベーション向上や業務改善にもつながることがあります。

5.給与明細書作成

給与明細書作成は、社員一人ひとりの給与明細書を自動生成するための機能であり、細かい計算や手作業のミスを防ぎます。給与明細書には、基本給や手当、福利厚生の控除などが含まれます。この機能により、社員が自身の給与明細書を容易に確認できるため、誤解や不満を解消することができます。

6.データ管理

データ管理は、社員の情報や給与に関するデータを一元管理するための機能であり、データの取り扱いを効率化することができます。社員情報や給与データは年度ごとや月ごとに膨大な量になるため、手動で管理すると時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも高まります。しかし、給与計算ソフトを使用することで、自動的にデータのバックアップや保管が行われ、情報漏えいのリスクを低減することができます。

給与計算ソフトを導入するメリット6つ

企業が給与計算ソフト導入することで、さまざまなメリットが得られます。本章では給与計算ソフトのメリットについて具体的に解説します。

• 手間と時間を削減できる
• 計算の正確性が向上する
• 法令遵守の強化ができる
• データの集約と分析ができる
• 報告書の自動化が可能に
• 従業員の信頼感が向上する

1.手間と時間を削減できる

給与計算ソフトの導入により、給与計算にかかる手間と時間を削減することができます。手動で計算する必要がある従業員の労働時間や残業時間などの集計や、社会保険や税金の計算、給与明細書の作成など、多くの作業を自動化できるため作業にかかる時間が大幅に短縮されます。また、これにより給与計算に関するミスのリスクも低減されます。

2.計算の正確性が向上する

給与計算ソフトを使用することで、手動で計算する場合よりも高い精度で計算することができます。給与計算ソフトは社会保険や税金の計算などの複雑な計算も自動で行い、誤りを防ぐことができます。また、計算結果に対する再チェックも容易に行うことができます。

3.法令遵守の強化ができる

給与計算には法令や労働基準法に基づいた複雑な計算が必要です。給与計算ソフトの導入により、これらの法令を遵守することが容易になります。給与計算ソフトは社会保険や税金の計算の自動化に加え、法令の改正に伴う計算式の変更や各種控除の設定の変更なども素早く反映できます。これにより、法令遵守の強化とコンプライアンスの向上につながります。

4.データの集約と分析ができる

給与計算ソフトを導入することで、従業員の勤怠データや給与明細などのデータを一元管理することが可能となります。このため、従業員の勤怠状況や給与データなどを簡単に把握でき、労働時間の適正化や残業時間の削減、人件費の削減などの改善策の立案に役立ちます。また、各種データを分析することで従業員の能力や生産性などの向上にも繋がります。

5.報告書の自動化が可能に

給与計算ソフトを使用することで、手作業で行っていた報告書の作成作業を自動化することが可能です。例えば、年末調整や社会保険の手続きに関する書類など、煩雑な書類作成業務を短時間で済ませることができます。

6.従業員の信頼感が向上する

給与計算ソフトを導入することで、従業員の給与明細書が自動的に発行されます。このため、給与明細の発行が定期的かつ迅速に行われることで、従業員からの信頼感が向上することが期待できます。また、給与計算ソフトを利用することで、適正な労働時間の確保や残業時間の適正化など、従業員の福利厚生の向上にもつながるため、従業員満足度の向上を図れます。

給与計算ソフトのデメリット4つ

給与計算ソフトを導入すると様々なメリットが得られる反面、デメリットも存在します。本章では給与計算ソフトのデメリットについて解説します。

• 導入にはコストがかかる
• 知識がないと正しい給与計算ができない場合がある
• ソフトの不具合やエラーが起きる場合がある
• 情報漏えいや不正アクセスなどのリスクがある

1.導入にはコストがかかる

給与計算ソフトの導入には、初期費用や年間のライセンス料が必要となるため、コストがかかることがあります。また、社内のシステムとの連携やデータ移行など、導入にあたっての調整や設定作業も必要です。これらのコストを事前に把握しておくことが重要です。

2.知識がないと正しい給与計算ができない場合がある

給与計算ソフトを正確に使用するためには、ソフトを利用するための知識が必要です。特に複雑な給与体系や税金の計算方法を取り扱う場合、専門的な知識が求められます。正しい知識や技能を持たない場合、誤った給与計算が行われてしまう可能性があります。

3.ソフトの不具合やエラーが起きる場合がある

給与計算ソフトには多数の機能があり、複雑な処理が必要となるためソフトウェアの不具合やエラーが起きる場合があります。そのため、ソフトウェアの保守やサポートが必要になる場合があります。システムのスムーズな運用を維持するためには、導入後も定期的なメンテナンスや問題解決のサポートを受けることが重要です。

4.情報漏えいや不正アクセスなどのリスクがある

給与計算ソフトは個人情報を扱うため、情報漏えいや不正アクセスなどのリスクがあります。導入前にセキュリティ対策を徹底し、データの漏えいや改竄、不正アクセスなどに対して強力な対策を講じることが必要です。また、導入後もセキュリティに関する情報の共有やトレーニングなど、定期的な対策を行うことが重要です。

給与計算ソフトを導入や運用する際の注意点6つ

給与計算ソフトの導入には注意すべきことがあります。本章では、給与計算ソフトを導入する際の注意点について解説します。

• 導入の必要性と費用対効果を慎重に検討する
• 複数の業者を比較検討する
• 関係部署の了解を得る
• データの紛失や誤った導入を防ぐ
• 知識を持ったスタッフの配置や教育を考慮する
• システムの安定性やセキュリティの確保に努める

1.導入の必要性と費用対効果を慎重に検討する

給与計算ソフトを導入する際の注意点として、導入前に現状の業務プロセスを把握し、導入の必要性と費用対効果を慎重に検討することが挙げられます。業務プロセスの分析によって、どの程度効率化が期待できるのか、導入費用やランニングコストに見合うかなどを検討することが大切です。

2.複数の業者を比較検討する

ソフトの機能や価格だけでなく、導入するベンダーの信頼性やサポート体制、セキュリティ対策などを含め、複数の業者を比較検討することも重要です。ベンダーの信頼性やサポート体制が不十分な場合、トラブルが発生した場合の対応や問題解決が遅れることがあります。また、セキュリティ対策が不十分な場合、個人情報の漏えいや不正アクセスなどのリスクが高まります。

3.関係部署の了解を得る

システムの導入によって変更される業務フローを明確にし、関係部署の了解を得ることも重要です。新しいシステムが導入されることで、関係部署の業務フローが変更されることがあります。そのため、変更される業務フローを明確にし、関係部署の了解を得ることで、システム導入後のスムーズな業務遂行が期待できます。

4.データの紛失や誤った導入を防ぐ

給与計算ソフトを導入する際には、データのバックアップや移行方法などを詳細に計画し、データの紛失や誤った導入を防ぐことが重要です。データは企業にとって貴重な資産であり、万が一の場合に備えて十分な対策を講じることが必要です。また、システムの導入に伴って既存のデータを正確に移行することも重要です。

5.知識を持ったスタッフの配置や教育を考慮する

給与計算ソフトの運用には、システムを運用するために必要なスキルや知識を持ったスタッフの配置や教育を考慮することが重要です。適切なスタッフを配置し、彼らに必要なトレーニングやサポートを提供することで、システムの運用を円滑に行うことができます。また、導入後のトラブルシューティングにも対応できるようにしておくことが望ましいです。

6.システムの安定性やセキュリティの確保に努める

給与計算ソフトを導入した後は定期的な保守やアップデートを実施し、システムの安定性やセキュリティの確保に努めることが重要です。ソフトウェアの不具合や新しい機能の追加、セキュリティの脅威など様々な要因によってシステムが影響を受ける可能性があるため、システムの維持管理には注意を払う必要があります。また、従業員にシステムの使い方やアップデート内容について適切に伝えることも大切です。

給与計算の効率化や精度向上には給与計算ソフトの導入が必須

本記事では、給与計算ソフトの導入による効果や注意点について解説しました。給与計算ソフトの導入により、作業の効率化や精度の向上、人的ミスの軽減などが期待できます。

一方で、システム導入前の十分な計画や運用に必要なスキルの獲得、システムの保守やアップデートについても考慮が必要です。安心してシステムを導入するためには、解説した注意点に加え、給与計算ソフトの機能や価格、セキュリティ対策などを比較検討し、自社のニーズに合ったソフトを選ぶことが大切です。