オフィスソフトとは

オフィスソフトとは、オフィスで行われる事務仕事をサポートするためのソフトウェアです。ビジネスで使うソフトウェア全般を指していることもありますが、Microsoft Officeが販売している製品を指すことが一般的です。

世界的に多くの企業で利用されており、日本も例外ではありません。そのため、オフィスソフトが導入されていることを前提に資料のやり取りがされています。代表的なMicrosoft officeのソフトウェアには、以下の3つがあります。

オフィスソフトは「Office Suite」（オフィススイート）と呼ばれることもあり、顧客管理のデータベース、印刷デザインに使うパブリッシングといったアプリケーションも一緒になっていることがあります。

Microsoft officeのソフトを利用するには、ライセンスを購入してパソコンにインストールします。各端末ごとにセットアップをしなければなりません。

無料でオフィスソフトを使う３つの方法

企業で欠かせないオフィスソフトですが、できるだけコストを抑えるために無料で使えないか模索している人もいるかもしれません。そこで、無料でオフィスソフトを使う3つの方法をご紹介します。自社で活用できる方法をぜひ見つけてください。

• 無料トライアルに登録する
• Webサービスを使う
• 互換性のあるソフトを使う

無料トライアルに登録する

Microsoft Officeの無料トライアルに登録して、Word、Excel、PowerPointなどのすべてのオフィスソフトを使う方法があります。無料トライアル版は「Office365」というサービス名で展開されています。無料トライアル版であってもOne Driveというオンラインストレージを利用でき、最大1TBまで保存可能です。

ただし、Office365の利用期間は1ヶ月間です。期間が終了すると利用を終了するか、ライセンスを購入して使い続けるか判断しなければなりません。

Webサービスを使う

Webサービスである「Office Online」なら、無料で以下のことが利用できます。

• Word、Excel、PowerPointでのファイル作成
• One Driveへファイル保存
• One Note、Outlook、Skypeなどのソフトの無料利用

インストールしたMicrosoft Officeと同じような感覚でソフトが使え、Web版Microsoft Officeといっても過言ではありません。さらに、Webサービスのためブラウザからサービスにアクセスすれば、MacやiPhoneなどのWindows以外の端末でもオフィスソフトが使えることも魅力です。

一方で、Office Onlineには以下のような機能制限が設けられているため注意しなければなりません。

• WordとExcelにおいて、パスワード付きのファイルやマクロの実行ができない
• PowerPointにおいて、グラフとオーディオの追加ができない、フッダー・ヘッダーの編集ができない

また、Webサービスのためオフラインの状態ではすべてのソフトの利用ができません。常にインターネットに接続した状態でなければならないことに注意しましょう。

互換性のあるソフトを使う

オフィスソフトと互換性のあるソフトを使って代用する場合もあります。Word、Excel、PowerPointなど、それぞれに似た機能を持つソフトが無料で公開されています。ほとんどMicrosoft Officeと似た感覚で利用できるため、十分だと感じる人もいるかもしれません。ただし、完璧に互換性があるとは言えないため、レイアウトの崩れが気になることもあります。

互換性のあるソフトには、インストール型とWebサービス型の2つがあります。インストール型ではApache OpenOfficeやLibreOfficeなどが有名です。頻繁にアップデートが行われており、優れた互換性を持つソフトとして活用されています。Webサービス型ではGoogleドライブが高い支持率です。GoogleドライブはWeb上でファイル管理のできるサービスですが、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドなど、Microsoft Officeと互換性のあるソフトが利用できます。

どの互換ソフトであっても、保存の際にMicrosoft Officeに形式を合わせることが可能です。

オフィスソフトを無料で使う２つのメリット

オフィスソフトを無料で使うかMicrosoft Officeのライセンスを購入するか悩んでいる企業もあるかもしれません。まずは、オフィスソフトを無料で使うメリットについて見ていきましょう。オフィスソフトを無料で使うメリットは、主に2つあります。それぞれ確認し、メリットを享受したい企業は無料で使う方法を検討しましょう。

• 費用がかからない
• Webサービスなら他の端末からアクセスできる

費用がかからない

オフィスソフトを無料で使うメリットは、費用がかからないことです。いきなりMicrosoft Officeのライセンスを購入せずに、文書やプレゼン資料を作成したり、表計算したりできます。まずは無料のOffice Onlineや互換ソフトを利用してみて、満足できなかったら有料のMicrosoft Officeのライセンスを購入するといいでしょう。

Webサービスなら他の端末からアクセスできる

Office OnlineやGoogleドライブなどのWebサービスなら、インターネットさえ繋げれば他の端末からでもアクセスができます。たとえば、職場で作成していた資料の続きを自宅でも引き続き行いたい場合、パソコンを持ち帰る必要はありません。テレワークやリモートワークといった働き方が増えているなか、場所や端末に縛られずに仕事を継続できることは大きなメリットです。

また、Webサービスなら同時編集できることも魅力的です。ファイルを共有したい相手に共有・編集を許可すれば、リアルタイムで編集できます。たとえば、会議中に同じ資料を開けながら、会議で決定したことを書き込んでいけば、会議後にメールで共有する作業が必要ありません。よく更新されるファイルだと「どれが最新のものか分からない」といった課題が出てきやすいですが、同時編集かつリアルタイム編集だとファイルは1つしか存在しないため、混乱が起きずに済みます。

オフィスソフトを無料で使う３つのデメリット

オフィスソフトを無料で使うメリットがある一方で、デメリットがあることも理解しておきましょう。事前にデメリットを知っておかなければ、導入後社内の事務作業がなかなか進まないことが課題になるかもしれません。オフィスソフトを無料で使うデメリットは、3つあります。メリット・デメリットの両面を知ったうえで、オフィスソフトをどのように利用するか検討しましょう。

• 機能に制限がある
• 互換性がよくない場合がある
• Webサービスだとインターネットに繋げないと使えない

機能に制限がある

どうしても無料のサービス・ソフトだと機能に制限があります。そのため、Microsoft Officeに使い慣れた人にとっては、物足りなさを感じるかもしれません。単純に文字を打ち込む、表を作成する、画像を入れるといった内容だけであれば無料でも十分です。

しかし、それ以上の機能がないと業務が遂行できないこともあるでしょう。たとえば、Excelでは当たり前に使える関数が使えなかったり、作図機能が劣ったりします。マーケティング担当者が顧客調査をしたり、経営陣が企業分析をしたりするには、不具合が生じます。もし、オフィスソフトを無料で使う場合は、やりたいことができるよう機能が備わっているかどうかを確認した上で互換ソフトやWebサービスを選びましょう。

互換性がよくない場合がある

無料で公開されている互換ソフトやWebサービスには一定の互換性があるものの、100%ではない点に注意しなければなりません。ダウンロードや保存の際にMicrosoft Officeの形式にすることは可能です。Excelの関数も共通しているものがほとんどのため、問題なく変換されます。当然、Microsoft Officeのファイルを互換ソフトやWebサービスで開くことも可能です。

しかし、移行する際にはレイアウトの崩れが発生することが多いです。とくに、以下の点については崩れやすい項目のため、変更後にチェックして修正を加える必要があります。

• フォントの種類
• 行・列の幅
• 罫線の太さ
• グラフや表の見え方
• ワードアートや図表の見え方

とくに、取引先とデータのやりとりをする場合、相手はMicrosoft Officeを使っている可能性が高いです。なかには凝った機能を使って資料を作成する人もいます。この場合、本来どのような見た目だったか確認することはできません。文字だけ、表だけの単純な資料であれば心配ありませんが、画像や図表を使ったリッチな書類を作成した場合には再現性が低いため留意しましょう。

Webサービスだとインターネットに繋げないと使えない

Webサービスはブラウザを立ち上げてアクセスすればどの端末からもアクセスできるメリットがある一方、インターネットのないオフライン環境では開くことすらできません。出張先や営業先でうっかりポケットWi-Fiを忘れてしまうと、取引相手に資料を見せることすらできなくなります。オフィスソフトを使う場所が職場か自宅と限られているのであれば気になりませんが、外出の多い経営者や営業部門にとっては不便に感じるかもしれません。

おすすめの無料で使えるオフィスソフトを徹底比較

無料ソフトがおすすめな企業の特徴

メリット・デメリットを見ると、オフィスソフトを無料で使うべきか悩んでしまうかもしれません。もし、以下の3つの特徴にすべて当てはまる企業であれば、無料で使っても滞りなく業務を遂行できるでしょう。順番に確認し、自社に当てはまるかを確認してください。

• できるだけコストを抑えたい
• 基本機能しか使わない
• Microsoft Officeとの100%互換性が不要

できるだけコストを抑えたい

Microsoft Officeを利用するにはライセンス料金を支払わなければならないため、できるだけコストを抑えたい場合に無料ソフトがおすすめです。Microsoft Officeのソフトを使うには、最低でも3万円の費用がかかります。ユーザーごとにライセンス料が発生するため、従業員全員分を購入しようと思うと、莫大なコストになりかねません。立ち上げ期で企業の経営が安定していないのであれば、必要となるタイミングまで無料で使える手段を選ぶことを検討しましょう。

基本機能しか使わない

文字の打ち込みや表作成といった基本機能しか使わないのであれば、無料のオフィスソフトでも十分間に合います。もちろん、関数を使った計算も可能です。しかし、図表・画像を使ったり、PowerPointでアニメーションをつけたり、特殊なフォントを使ってリッチな書類を作りたいのであれば、機能に物足りなさを感じるでしょう。ただし、必要な機能が明確になってからMicrosoft Officeのライセンスを購入しても遅くはありません。

Microsoft Officeとの100%互換性が不要

Microsoft Officeとの100%互換性が不要で、単純にワープロ、表計算、プレゼン資料を作りたいだけなのであれば無料でオフィスソフトを使っても不具合を感じることはありません。たとえば、以下のような企業であればMicrosoft Officeとの100%互換性の必要性は低いでしょう。

• すべての取引先と資料のやり取りをしない
• すべての取引先との資料共有を特定のWebサービスで行っている
• 社内でしか資料のやり取りをしない

このようなケースに当てはまるのであれば、レイアウトの崩れを心配することはありません。ただし、他社から営業を受ける総務部門や経理部門、IT部門は相手から資料が送られてきたときに正しいレイアウトで確認できない可能性があることを覚えておきましょう。

Microsoft Officeを導入すべき企業の特徴

Microsoft Officeを導入した方が業務効率が向上し、社内全体の生産性を高められるケースもあります。Microsoft Officeを導入すべき企業の特徴は、以下のとおりです。1つでも特徴に当てはまるのであれば、Microsoft Officeのライセンス購入をおすすめします。詳しく確認していきましょう。

• 多機能・高機能な編集作業をしたい
• WordやExcelで他社とやりとりをする

多機能・高機能な編集作業をしたい

多機能・高機能な編集作業をしたいと思っているのであれば、Microsoft Officeのオフィスソフトを利用しましょう。たとえば、以下のような機能は、互換ソフトやWebサービスではできないことが多いです。

＜Word＞

• ファイルにパスワードをつける
• 図形の描画
• アウトライン表示
• アイコンライブラリの利用

＜Excel＞

• ファイルにパスワードをつける
• マクロ機能の利用
• ピボットグラフやマップグラフの作成

＜PowerPoint＞

• ヘッダー・フッターの編集
• グラフとオーディオの追加
• グラフの挿入
• 発表者ツールの利用

このように、Webサービスや互換ソフトはMicrosoft Officeの機能を100%カバーしているわけではありません。フル機能を使ってリッチな資料を作るのであれば、Microsoft Officeのライセンスを購入しましょう。

WordやExcelで他社とやりとりをする

WordやExcel、PowerPointを他社とやりとりするのであれば、互換性を気にせずに使えるMicrosoft Officeのオフィスソフトを使いましょう。もしかすると、自社から送付する分にはテキストのみでレイアウト崩れの心配がないかもしれません。

しかし、受け取る機会があるのであれば、相手がどのような機能を使って編集しているかが分からず、レイアウト崩れや表示されないものが出てくる可能性があります。相手はMicrosoft Officeを導入しているものだと思い込んで送付してくるため、レイアウトの崩れに配慮することはないでしょう。相手の伝えたいことが正確に伝わらないことも出てくるため、ビジネスに大きな影響を及ぼしかねません。他者とWordやExcel、PowerPointをメールで送り合う機会があるのであれば、Microsoft Officeのライセンスを購入することをおすすめします。

Microsoft Officeの料金体系

この記事を読み始める頃は「無料で使いたい」と思っていた人でも、使うシーンを想像するとやはりMicrosoft Officeのライセンスを契約しようと考えるのではないでしょうか。しかし、気になるポイントは発生する料金ですよね。Microsoft Officeのライセンス料は契約方法や使うソフトウェアの種類によって異なるため非常に複雑です。そもそもMicrosoft Officeのライセンス契約方法には、以下の3つの方法があります。それぞれの契約の違いと発生する料金について確認しましょう。

• 永久ライセンス版（旧パッケージ版）
• サブスクリプション版
• プリインストール版（PC搭載）

永久ライセンス版（旧パッケージ版）

永久ライセンス版とは、一度ライセンスを購入するとずっと使い続けられる契約方法です。もともとパッケージ版として販売されていました。現在、「Office 2021」が最新バージョンとして販売されています。永久ライセンス版の1番の特徴は買い切り型であることです。購入後、最新のOfficeにバージョンアップしない限り、追加料金が発生しません。

ただし、永久ライセンスと言っても、メインストリームサポート期限は2026年10月13日までです。メインストリームサポートが切れるとセキュリティの更新プログラムが受けられなくなります。

1つ前のバージョンであるOffice 2019は5年間のメインストリームサポートと5年間の延長サポートがありましたが、Office 2021のサポート期間は延長できません。脆弱性を狙われ、情報漏洩のリスクを抱えることになるため、実質使える期間は2026年10月13日までと言えます。

Office 2021は、最大2台のWindowsかMacにインストールできます。価格は以下の通りです。

もちろん買い切りのため、一度支払えばその後費用が発生することはありません。

サブスクリプション版

サブスクリプション版とは、使用する期間に応じて代金を支払う契約方法です。そのため、ソフトを購入するのではなく、月ごと、あるいは年ごとに使用料を支払って利用します。個人向けの「Microsoft 365 Personal」と法人向けの「Microsoft 365 Business」のプランが用意されており、企業で利用するのであれば「Microsoft 365 Business」を選びましょう。

Microsoft Officeは2〜3年ごとに新しいバージョンが販売されますが、サブスクリプション版を選べば無料で最新バージョンへアップグレードできます。WindowsもMacにも対応しており、OSを選びません。

料金は1ユーザー月額240円〜で、Word・Excel・Power Point、OneNoteなどはどのプランでも利用できます。ただし、オンラインストレージOneDriveやWeb会議Teamsなどを利用するには料金が上がっていきます。豊富な組み合わせでプランが展開されているため、サブスクリプション版を検討する際はMicrosoftやITベンダーに問い合わせましょう。

プリインストール版（PC搭載）

プリインストール版とは、パソコンにもともとプレインストールされた状態で利用できる契約方法です。インストールされているパソコンでしか使えず、同じパソコンを使い続ける限りは、永久的にライセンスが付与されます。万が一、パソコンが壊れてしまったり買い替えたりする場合、ライセンスを移管することは不可能です。

プリインストール版はすでにパソコンの料金に含まれているため、明確に価格を提示することはできません。しかし、永久ライセンス版やサブスクリプ版と比べると安い設定されています。詳しくはパソコンを購入する際に問い合わせましょう。

無料のオフィスソフトでも仕事できるなら使ってみよう

世界的にもMicrosoft Officeは多くの企業で導入されており、ビジネスシーンでは欠かせないツールです。一般的にワープロソフトと言えばWord、表計算と言えばExcelを思い浮かべるでしょう。しかし、似たツールを無料で使ってオフィスソフトの代用にしている企業も一定数います。他社と資料のやり取りをしなかったり、こだわった資料作成をしなかったりと、条件に当てはまるのであれば、無料のオフィスソフトでも業務をこなせるでしょう。

しかし、資料作成に多機能高機能を求めるのであれば、やはりMicrosoft Officeが1番です。また、他者とのやり取りが発生するのであれば、互換性も心配です。特にレイアウト崩れが発生しやすくなるため、伝えたいことが伝わらず誤解を招く原因になりかねません。

どうしてもコスト削減しなければならないのであれば、業務内容や部門によってMicrosoft Officeを導入する・しないを決めることも検討するのも良いですね。自社にとって最適なツールを導入し、効率良く業務遂行を促しましょう。