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「名刺管理ソフト」とは
名刺管理ソフトとは、スキャナを用いて名刺をデータ化し、保存しておくことができるツールのことです。
また、権限を持った社内の人ともらった名刺を共有できる機能もあり、もらった名刺を一箇所で集約して一元管理することができます。ペーパーレス化も期待でき、溜め込んでしまいがちな名刺の収納場所に困ることもなくなるでしょう。PDF化できる製品もあれば、OCRで自動で読み取ってくれる製品も存在し、テキストとして保存することも可能です。
名刺管理ソフトで有名なものとして、「Sansan」や「Eight Team」などが挙げられます。
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「文書管理システム」とは
文書管理システムとは、電子化し保存した文書データをいつでも検索、保管・活用できる、文書の一元管理システムです。
検索したい文書のキーワードを入力することで、欲しい文書を瞬時に検索することが可能です。文書管理システムを利用することで社内のペーパーレス化も期待でき、無駄な紙が発生することを防いでくれます。紙の保管場所の確保も必要なくなり、省スペース化にも貢献することでしょう。
文書管理システムには、文書の保管機能の他にも文書へのアクセス権限の付与やワークフロー機能が付いているものもあり、文書に関する作業を一つのシステム内で行えるという特徴も持ち合わせています。
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「購買管理システム」とは
購買管理システムとは、効率的に資材を行い、注文伝票の作成や振り込み依頼書の作成などの購買業務の効率化を支援するツールのことです。
購買管理システムを活用するメリットとして、発注の際のコスト削減、人的なミスの防止、資材の在庫数を可視化できるといったような点が挙げられます。購買管理システムを導入することで、より資材の調達を効率的に行えるようになり、在庫数の正確な把握、発注ミスなどの人的なミスを防ぐなど非常にたくさんの恩恵を受けることができるでしょう。
また、購買情報をデータとして管理できるため、社内のペーパーレス化推進なども期待できます。
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「予約システム」とは
予約システムとは、予約業務の効率化をサポートし、生産性を向上させることができる業務サポートツールのことを指します。
予約システムを用いることで、予約業務の業務情報などをクラウド上で管理することも可能であり、社内での予約業務情報の共有にも一役買ってくれるでしょう。また、予約情報をリアルタイムで管理できるようになるため、情報伝達の迅速化が見込めます。近年、様々な業界業種で予約システムが導入されており、顧客対応スタッフの業務負担の軽減にも大きな貢献をしています。
予約システムを導入する際は、予算や機能面はもちろんのこと、不正アクセスなどのリスクの少ないセキュアなシステムを選択するようにしましょう。
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「人事評価システム」とは
人事評価システムとは、従来人事担当が行っていた評価をツールにて自動化し、採用活動をサポートするツールのことを指します。
評価のまとめ方には様々ありますが、基本的に人事評価システムでは評価表を自動で作成したり、人事評価の共有、各応募者のスキルや個人情報を共有できる機能が存在します。また、一元的に採用情報・人事評価を管理できるため、評価を公平に行えるようになり、より質の高い採用活動が可能となるでしょう。
公平な人事評価によって、社員のモチベーションアップの効果が見られるケースも非常に多いです。
さらに人事担当の業務負担の軽減も見込めるため、結果として他の業務効率の向上も見込めます。
