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導入前に知っておきたい
基礎知識や、選び方をご紹介します。
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「SFA」とは
SFAとは、営業活動において必要となる顧客情報や業務プロセスをシステム上で管理し、蓄積した営業結果などの情報を分析することで、営業活動の改善を図れるツールです。SFAを有効に活用すれば、営業活動が可視化され、営業の効率化や質の向上、属人化の解消などが実現可能となります。
SFAの意味は、英語の「Sales Force Automation」の頭文字をとって略された言葉で、日本語では「営業支援ツール」や「営業支援システム」と呼ばれています。
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「人事評価システム」とは
人事評価システムとは、従来人事担当が行っていた評価をツールにて自動化し、採用活動をサポートするツールのことを指します。
評価のまとめ方には様々ありますが、基本的に人事評価システムでは評価表を自動で作成したり、人事評価の共有、各応募者のスキルや個人情報を共有できる機能が存在します。また、一元的に採用情報・人事評価を管理できるため、評価を公平に行えるようになり、より質の高い採用活動が可能となるでしょう。
公平な人事評価によって、社員のモチベーションアップの効果が見られるケースも非常に多いです。
さらに人事担当の業務負担の軽減も見込めるため、結果として他の業務効率の向上も見込めます。
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「名刺管理ソフト」とは
名刺管理ソフトとは、スキャナを用いて名刺をデータ化し、保存しておくことができるツールのことです。
また、権限を持った社内の人ともらった名刺を共有できる機能もあり、もらった名刺を一箇所で集約して一元管理することができます。ペーパーレス化も期待でき、溜め込んでしまいがちな名刺の収納場所に困ることもなくなるでしょう。PDF化できる製品もあれば、OCRで自動で読み取ってくれる製品も存在し、テキストとして保存することも可能です。
名刺管理ソフトで有名なものとして、「Sansan」や「Knowledge Suite」、「Eight Team」などが挙げられます。
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「文書管理システム」とは
文書管理システムとは、電子化し保存した文書データをいつでも検索、保管・活用できる、文書の一元管理システムです。
検索したい文書のキーワードを入力することで、欲しい文書を瞬時に検索することが可能です。文書管理システムを利用することで社内のペーパーレス化も期待でき、無駄な紙が発生することを防いでくれます。紙の保管場所の確保も必要なくなり、省スペース化にも貢献することでしょう。
文書管理システムには、文書の保管機能の他にも文書へのアクセス権限の付与やワークフロー機能が付いているものもあり、文書に関する作業を一つのシステム内で行えるという特徴も持ち合わせています。
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「顧客管理システム」とは
顧客管理システムとは、氏名や住所などの顧客情報や訪問履歴・進捗状況などを保存・共有できるツールのことで、別名「CRM」とも呼ばれます。
顧客管理システムの導入により、顧客情報の管理だけでなく、カスタマーサポートの精度を向上させたり、商談や日報の管理、売り上げ予測を立てることも可能です。顧客管理システムは営業利益を向上させる上で非常に優秀なツールであり、導入を進める企業が増えてきている現状があります。
「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があり、前者はセキュリティ性に特化しカスタマイズしやすく、後者はアップデートが容易でどの端末からもアクセスできるというメリットがあります。
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「予約システム」とは
予約システムとは、予約業務の効率化をサポートし、生産性を向上させることができる業務サポートツールのことを指します。
予約システムを用いることで、予約業務の業務情報などをクラウド上で管理することも可能であり、社内での予約業務情報の共有にも一役買ってくれるでしょう。また、予約情報をリアルタイムで管理できるようになるため、情報伝達の迅速化が見込めます。近年、様々な業界業種で予約システムが導入されており、顧客対応スタッフの業務負担の軽減にも大きな貢献をしています。
予約システムを導入する際は、予算や機能面はもちろんのこと、不正アクセスなどのリスクの少ないセキュアなシステムを選択するようにしましょう。
