請求書作成ソフトが重要視されている背景
現在では多くの企業が請求書作成ソフトを導入しています。それは下記２つの背景から請求書作成ソフトの重要性が増しているからです。本章ではそれぞれのポイントについて解説し、請求書作成ソフトの必要性を検討してみましょう。
1.電子帳簿保存法へ対応できるため
帳簿を電子データで保存して運用する場合、電子帳簿保存法への対応が必要です。電子帳簿保存法とは国税関係の帳簿や書類を電磁的記録で保存することを認める法律であり、ペーパーレス化を促進しています。現在は適用要件が緩和されているほか、令和３年度の改正では抜本的な要件見直しが行われました。電子帳簿保存法はこれからすべての事業者に関係してくる法律へと変化してきています。請求書作成ソフトでは法改正にも自動で対応してくれるため、法対応への負担も軽減されるでしょう。
2.クラウド化によるリモートワーク支援ができるため
請求書作成ソフトはクラウドで扱うのが一般的です。インターネット環境が整っていたらどこでも利用できるため、近年増加したリモートワークにも対応しています。さらに請求書の再発行依頼の電話を受けた場合でも、クラウドの請求書発行システムから再発行の処理をして、郵送代行の操作をすれば作業が完了します。
請求書作成ソフトの代表的な機能
請求書作成ソフトに搭載されている代表的な機能は下記の４つです。本章ではそれぞれの機能について、得られる効果や役立つ場面などについて解説します。
1.帳票作成機能
最も基本的な請求書発行機能で、ソフト上で請求書を作成します。作成方法はテンプレート型とカスタマイズ型の２種類があります。テンプレート型では豊富なデザインから１種類を選び、必要事項を入力するだけで請求書を作成できます。カスタマイズ型ではソフト導入前に使用していた帳票の形式を残しながら、請求書を作成できます。また、作成した請求書をもとに注文書、検収書、納品書、支払明細などへ自動で変換できる機能もあります。
2.請求書送付機能
請求書を取引先に発行した後、ソフトからメールをダウンロード不要で直接送信することができます。もちろんダウンロードしたデータをメールに添付したり、郵送やFAXで送信したりもできます。さらに指定した日時に帳票を自動作成し、取引先に自動でメール送信することも可能です。同じ内容の請求書などを同一の相手先へ定期的に発行する場合に役立つでしょう。追加料金がかかってしまいますが、紙の請求書の印刷、封入、郵送までを依頼できる郵送代行サービスもあります。
3.請求書管理機能
過去に発行した請求書をシステム上で管理する機能です。保管した請求書は日付、取引先企業名、商品名、金額などで検索できます。 定期的な取引がある企業の情報をあらかじめ登録しておくことで毎月の請求書の発行をスピーディーにできます。さらに取引先とのステータスを確認できる機能もあります。請求書の送付状況や取引先からの入金状況を把握できます。
4.外部システムとの連携機能
資料請求ソフトは他のシステムとも連携できます。例えば会計ソフトと連携すれば、請求書で入力した項目と振込費用を自動仕訳できます。他にも顧客管理システム、労務管理システム、営業支援システムなどの外部サービスとも連携できる製品があります。
請求書作成ソフトを導入するメリット
企業が請求書発行ソフトを導入すると、下記３つのメリットを得ることができます。本章ではそれぞれの観点から、実務に役立つ具体的なベネフィットについて確認していきましょう。
1.請求書発行の業務効率化
請求書発行業務がすべてシステム上で完結できるため、ネットワーク環境があれば時間や場所にとらわれずに作業が可能です。データによる請求書業務は印刷、封筒の用意や封入、郵送作業、帳票のステータス管理や保管をする必要がありません。さらに他のシステムと連携させることで、請求書業務全般の効率化が実現できます。
2.紙の請求書発行時にかかっていたコスト削減
データで請求書を発行してメールで送付できるため、紙の請求書発行時にかかっていた紙代、インク代、封筒代、印刷費、郵送費を節約できます。さらに請求書の封入、郵送作業にかかっている人的コストも抑えることができます。データ上で請求書を管理することで保管スペースの課題も解決できます。システム使用料を考えても高い費用対効果を期待できるでしょう。
3.請求書管理のセキュリティ強化
請求書を紙で発行する場合は帳票紛失や請求書の誤配送による情報漏えいリスクがありますが、請求書発行ソフトではこれらのセキュリティリスクを軽減できます。データとして保存する場合も宛先ミスによる誤送信リスクとデータの盗難や紛失リスクがありますが、アクセス権限の強化によって防げます。取引先企業管理機能と連携して宛先を自動設定すれば誤送信そのものを防げるほか、通信を暗号化できるため安心して送付できます。
Excelでの請求書作成は不十分なのか？
Excelで作成した請求書と請求書作成ソフトで作成した請求書はどのように違うのでしょうか。どちらもデータとして扱うことができますが、Excelでの管理は取引先企業数が多いほど難しくなっていきます。本章ではExcelの特徴やメリット・デメリットについて解説します。Excelでの特性を理解したうえで請求書作成ソフトと比較しましょう。
Excelを利用している企業の現状
現在でも多くの企業がExcelを用いて請求書や見積書を作成しています。特に非IT系の中小企業では過去に作った書類フォーマットを切り替えることが困難であるため、請求書作成ソフトに移行するのが難しいのが現状です。Excelでの請求書作成は人の管理に頼る部分が大きいため人的ミスが発生する可能性が高く、請求書管理はデータの消失・流出リスクがあるほか、担当者が複数いる場合はデータの書き換えを正確に把握できない危険性があります。Excelで作成した後にPDFデータに書き換えるなどの対応が必要です。
Excelを利用するメリット
まず、Excelはほとんどすべてのパソコンで使用できます。ソフトの初期費用や運用費用がかからない無料ソフトであるのが最大のメリットです。また、１つのファイルで請求書以外にも見積書・納品書などのシートもまとめて管理できます。１回の注文で必要な書類が１つのファイルにまとまっているのは非常に便利です。さらに同じExcelファイルを参照することで請求書の値が、納品書や見積書にも反映されるように設定でき、書類作成の時間を大幅に短縮できます。
Excelを利用するデメリット
１つのExcelブックを何年も利用しているとデータ容量が大きくなるため処理速度が遅くなっていきます。さらに入力作業で人的ミスが発生したり、それを関数の利用やセルの参照で防げてもデータ容量が大きくなったりします。バージョンやOSの違いでレイアウト崩れが起こることも多く、毎回修正作業を行うのは時間の無駄です。さらに担当者のスキルによってExcelの完成度も変わってしまいます。Excelが不得意な従業員が意図せずにファイルを壊してしまう可能性もあるため、管理者権限などをきちんと設定する必要があります。このようにExcelでは同一の方法で長期的な管理を実現することが難しいです。
請求書作成ソフト製品比較
製品のおすすめポイント
- 有給・経費の申請をボタン一つで、申請内容も一覧表示し、簡単確認
- 請求書を自動作成し、送付もワンクリックでメール送信
- 契約期間を自動で一覧化し、契約更新に掛かるコストを大幅削減
請求書作成ソフト
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 帳票テンプレートをカスタマイズでオリジナル帳票を作成
- 帳票の作成はかんたん３ステップ。文字を入力するだけで完成します。
- データの連携や、データバックアップサービスなど、便利機能も搭載
請求書作成ソフト
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 請求書・見積書をだれでも簡単にクラウド上で作成できる
- 作成した請求書・見積書はデータで一元管理
- 電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応
製品のおすすめポイント
- あらゆる請求書をオンラインで受け取りデジタル化
- 最新の法改正に対応した業務フローを構築できる
- さまざまな外部サービスと連携することで作業効率をアップ
製品のおすすめポイント
- さまざまなフォーマットの請求書を5秒でデータ化
- 仕訳データを自動学習。さまざまな会計システムのフォーマットに対応
- 改正電子帳簿保存法のシステム要件に対応済み
製品のおすすめポイント
- 請求書の作成・発行をかんたん操作で実現
- 口座を連携するとワンクリックで入金消込作業を実行
- 電子帳簿保存法に対応。インボイス制度にも対応済み
請求書作成ソフト
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 作成できる帳票は全部で7種類。すべてオンラインで完結します
- 作成した帳票は出力方法が多様でさまざまなシーンで活用可能
- ステータス管理を使って各帳票の進捗状況を確認
請求書作成ソフト
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 簡単な入力だけで請求書をすばやく作成。複数通貨にも対応
- すばやい請求書の送信。さまざまな送信方法が選択可能
- 多彩な支払い方法を活用し顧客からの支払いをオンライン化
製品のおすすめポイント
- 請求書のメール送信は簡単ワンクリックで完了
- 売上計上や入金消込機能で債権回収の漏れやミスを防止
- 売上データをリアルタイムで自動集計するから経理処理もスムーズ
製品のおすすめポイント
- 豊富なテンプレートと簡単な操作で請求書発行が完結
- 請求書データをINVOY上で保管・管理。口座の一括管理も可能に
- さまざま会計ソフトとCSVデータを利用して連携可能
製品のおすすめポイント
- ロゴの挿入もカンタン、洗練された請求書デザイン
- スマホ・タブレットからも帳票作成が可能、各種帳票の発行はワンクリック
- 確定申告ソフト連携や、売掛金の回収保証付与など、連携サービスも充実。
製品のおすすめポイント
- クラウド上で簡単に請求書を作成。請求データを一括取込、作成も可能に。
- 帳票のレイアウトは多数のサンプルから選択可能。オリジナルロゴや印影も登録可
- 請求書の受け取りから支払いまでをAPI連携で実現
製品のおすすめポイント
- 機能改善の40％を要望から改善。継続的なアップデート
- 過去の取引実績や一緒に仕事をした社員からの評価を可視化
- さまざまな外部サービスと連携することで作業効率をアップ
請求書作成ソフト
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- 見積書・納品書・請求書を流れで簡単に変換できる
- 表計算ソフトのような反復作業も一括で操作可能
- 「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」と連携可能
請求書作成ソフト
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 請求データを取り込むだけなので請求書発行にかかるコストを大幅カット
- 入金消込を自動化。督促もかんたんに実行可能
- 電子帳簿保存法、適格請求書等保存方式（インボイス制度）に対応
製品のおすすめポイント
- かんたん書類作成と書類送付。入金管理も簡単に。
- 他製品との連携が可能なのでもっと請求業務を便利にできる
- 電子帳簿保存法対応、さらにインボイス制度にも対応
製品のおすすめポイント
- エクセルや紙をなくして請求書業務の自動化を実現
- 債権管理の自動化で煩雑な業務の作業コストを大幅にカット
- 請求まるなげロボは与信審査から回収までの請求業務をすべてまるなげ
請求書作成ソフト
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- boardで解決できる4つの課題・ニーズ
- boardがフィットする企業とフィットしない企業
- 高い満足度、導入効果で有料の継続率は99%以上
製品のおすすめポイント
- 請求書だけではない。あらゆる帳票を発行できる
- 電子帳簿保存法やインボイス制度に対応済み
- データ連携はCSVやPDFで簡単連携が可能
請求書作成ソフト
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール |
製品のおすすめポイント
- ログインからたったの1分で請求書を作成できる
- ワンクリックで請求書・見積書をメールで送信
- 顧客データをクラウドに登録することで整理・検索しやすい
請求書作成ソフトの選定時に意識するべきポイント
請求書作成ソフトを導入するときは、自社に最適な製品を選ぶことが重要です。本章では下記４つの観点から、自社に最適な請求書作成ソフトを選定するポイントを解説します。
1.自社の事業形態に合ったシステムか
請求書の作成数がどれくらいかによって必要な機能は大きく変化します。取引先が少なく、請求書作成のみを効率化したいならば、作成と送付の機能に特化した安価なシステムから選ぶべきでしょう。一方で取引先が多く、データの取り込みや請求書の作成を自動化したい場合は、他の業務システムと連携できるソフトを導入するべきですさらに請求書作成業務をすべて電子化でき、そのソフト１本で作成・管理できる機能があると良いでしょう。
2.セキュリティ性能が保証されているか
請求書管理はクラウド上で行われるため、情報漏えいを防ぐセキュリティ性能の高さが必要です。システムの信頼性は導入実績や導入企業数をもとに判断できるため、導入事例はぜひ参考にしましょう。
3.他のシステムとの連携は可能か
自社で導入しているシステムとの連携でさらなる業務効率化が期待できます。連携するための代表的な２つの方法があります。第一にデータをCSVファイルで抽出し、それを請求書ソフトにインポートする方法です。第二に他のシステムとAPIで直接連携する方法です。請求書の発行頻度が低い場合はCSVファイルによるデータ連携で十分な場合が多いですが、請求書の発行頻度が高い場合はAPI連携が可能なソフトを選ぶべきです。
※CSV…CSVファイルはExcelファイルと比較して互換性が高く、装飾・機能の自由度が低いのが特徴です。
※API…APIとはApplication Programming Interfaceの略称で、ソフトウェアからOSの機能を利用するための仕様またはインターフェースを表します。アプリケーションの開発を容易にするためのソフトウェア資源のことです。
4.取引先へのサポートは充実しているか
請求書の受け取りを紙媒体でしか受け付けていない企業も存在します。取引先の企業が電子請求書に対応してもらうためにも、自社だけでなく取引先に対しても電子請求書導入の案内やサポートを行う体制が整っているソフトを選びましょう。また、不具合が発生した場合は請求書の作成ができなくなってしまいます。サポートが24時間対応しているのか、さらには365日対応しているのかも確認しておきましょう。
長期的な成長のためには請求書作成ソフトの導入が必要！
請求書作成ソフトの導入では業務効率化だけではなく、セキュリティ対策も実現できます。業務効率化では人的ミスを防ぐことで正確な請求ができるため、従来の方法から大幅なコスト削減を実現できます。Excelと比較しても請求書作成ソフトで得られる費用対効果は十分高いものです。本記事で紹介した機能や導入メリット、導入のポイントを参考にして自社に最適な製品の導入を検討してみてください。
