【2024年版】労務管理システム比較22選！選び方・メリット・特徴を徹底解説

労務管理/労務管理システムとは

労務管理システムとは、会社における人事情報をデジタル化することで一元管理を可能にし、労務管理業務の効率化を支援するシステムのことです。入退社手続きから年末調整、マイナンバー管理に至るまでその機能は多岐に渡ります。以下で詳しく解説していきます。

労務管理とは

労務管理とは、従業員にかかわる職場環境を管理する業務のことを指します。具体的には、入退社手続きや従業員の勤怠管理など労働に関連する管理業務に加え、社会保険・労働保険の書類作成提出や年末調整などの手続き業務などがあります。労働や税金に関する各種法令の遵守のためにも、従業員の勤怠や保険料・税金の管理といった業務はもれなく正確に行う必要があります。

労務管理システムとは

労務管理システムとは、会社における労務管理業務をクラウド管理によりペーパーレス化し効率化を支援するシステムのことです。従業員の社会保険手続きや福利厚生の加入管理、書類の作成から配布・提出までクラウド上で完結させれば、管理部だけでなく従業員の負担を軽減することができます。また手続きの進捗状況の把握やテンプレート機能による書類作成など、紙による労務管理よりもはるかに工数を削減することも可能です。

労務管理システムの必要性

平成30年度の税制改正により特定の法人について一部手続きの電子申請が義務化されました。また現在はマイナンバー制度により給与所得の源泉徴収票の作成や年末調整、社会保険手続きのために従業員のマイナンバーを管理する必要もあります。法改正へ対応や従業員情報のセキュリティー確保、作業の効率化など様々な観点から労務管理システムの必要性は高まっているといえます。

労務管理システムの導入目的や用途

労務管理システムの導入目的や用途として以下が上げられます。

1. 書類作成・配布・提出を効率化したい
2. 従業員情報を一元管理したい
3. 情報管理のセキュリティーを強化したい

1.書類作成・配布・提出を効率化したい

雇用契約書や異動通知といった文書の作成・配布を一元的に行うことができます。また各種保険に関する書類の電子申請機能を利用すれば、役所に足を運ぶことなく書類を提出することも可能です。申請の進捗状況の把握が可能になる、記入ミスの削減とペーパーレス化を実現できるなど様々な効果が期待できます。

2.従業員情報を一元管理したい

社内に散らばっている授業員の情報をクラウド上で一元管理することができます。必要なデータはシステム上で検索して見つけることができるため、紙ベースの管理よりも圧倒的に簡単かつ時間を削減して業務を行うことが可能です。従業員の個人情報のほかスキルや経歴などを管理することで、人事データとして活用することもできます。

3.情報管理のセキュリティーを強化したい

システム上で保管されているデータをIPアドレスやパスワードにより保護できるシステムを選定すれば、セキュリティー面の強化も期待できます。紙ベースの管理よりも効率的かつ安全にデータを扱うことができるようになり、権限の設定により様々な部門への情報共有も可能になります。

労務管理システムを導入するメリット

車両管理システムを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

1. 人事情報の一元管理が可能になる
2. 労務管理業務の負担を軽減できる
3. コンプライアンスを強化することができる
4. 従業員の満足度を向上させることができる

1.人事情報の一元管理が可能になる

従業員の登録情報やマイナンバー情報など、膨大な量のデータをクラウド上で管理することが可能になります。データベース上で検索をかけることでほしいデータをすぐに得ることができるため、労務管理業務にかかる時間を大幅に削減することができます。紙保管による紛失の不安も解消できるほか、人事データの分析機能を利用することで、より効率的な人的資源の活用も可能になります。

2.労務管理業務の負担を軽減できる

各種申請・承認や書類の配布もシステム上で行うことで、管理部だけでなく従業員の負担も削減することができます。混雑や繁雑な確認作業により時間のかかる役所での各種申請も、e-Govの電子申請により役所に足を運ぶことなく完了することができます。申請の進捗情報やミスによる差戻しもすぐにチェックできるため、スムーズな申請の完了が可能です。

3.コンプライアンスを強化することができる

労働基準法に沿った方法で勤怠管理を行い過度な長時間労働を防ぐことで、法令順守に取り組むことができます。また雇用保険や健康保険の加入状況の把握や各種保険料・税金の計算なども、計算機能により簡単に行うことができます。ストレスチェック機能が搭載されたシステムでは、従業員の状態を把握することでコンプライアンスの問題に取り組むことも可能です。

4.従業員の満足度を向上させることができる

労務管理システムの導入により入社手続きをスマホ上で完結させることも可能になります。さらに電子署名を活用すればハンコを押すために出社する必要もなくなるため、リモートワークに対応することもできます。引越・結婚などによる身上変更や給与明細の確認もWeb上で行えるようになるなど、従業員の満足度向上も期待できます。

労務管理システムを導入するデメリット

車両管理システムには以下のようなデメリットも考えられます。メリット・デメリットをそれぞれ把握したうえで導入を検討することが大切です。

1. 運用コストがかかる
2. システム連携できない場合がある

1.運用コストがかかる

労務管理システムの利用に当たっては利用料金が発生します。製品や会社の規模によりプランの金額や料金体系が異なるため、必要な機能のみ備えたシステムやシンプルな料金プランのシステムを選ぶことで費用を抑えるといった工夫が必要です。

2.システム連携できない場合がある

労務管理システムを導入するにあたり、今まで使っていたシステムや給与管理システムなど他のシステムと連携できないという場合もあります。スムーズな導入のために現在使っているサービスとの連携が可能か調べておくことが重要です。

労務管理システムを導入する際の注意点

車両管理システムのメリット・デメリットを踏まえたうえで、以下のような点に注意して導入を検討しましょう。

1. 操作性が直感的であるか
2. 十分な費用対効果が見込めるか

1.操作性が直感的であるか

管理部だけでなく一般の従業員が使用する機会もあるため、直感的に操作しやすいシステムを選ぶことでスムーズな導入を実現することができます。データ分析機能や結果のグラフ表示機能を搭載したシステムなら、プレゼンテーション資料として活用することも可能です。さらに雇用契約書や異動通知などの書類を作成する場合には、カスタマイズ機能が搭載されたシステムを選ぶことで自社のフォーマットに合わせた書類を作成することもできます。

2.十分な費用対効果が見込めるか

製品によって搭載されている機能や料金プランは大きく異なるため、電子申請や入社手続きなど対応したい業務内容とコスト面のバランスを比較して検討するとよいでしょう。自社の労務管理業務における課題とその解決の必要な機能を把握したうえで、初期費用や利用料金に対して十分な効果が見込めるサービスを選ぶことが大切です。

労務管理システムの選び方ポイント5点

労務管理システムの中にも、人事における情報を包括的に管理したものから社会保障や電子申請など特定の機能に特化したものまで、多様なサービスがあります。自社にける課題を踏まえて必要な機能を備えたシステムを選ぶことで、コストを抑えて運用することができます。以下では労務管理システムの選び方を紹介します。

1. 電子申請に対応しているか
2. 各種帳票の作成が可能か
3. マイナンバー管理が可能か
4. コスト面から選ぶ
5. 他システムと連携可能か

1.電子申請に対応しているか

e-Gov電子申請機能が搭載されていれば役所まで足を運ぶ必要がなくなるため、混雑などを気にせず申請業務を進めることができます。申請の情報入力画面において従業員に対する解説が用意されているなど、サポートが手厚いサービスを選ぶことで入力ミスを減らすこともできます。また進捗状況の把握や書類の差し戻し機能など、手続きを円滑に進めるための機能にも注目するとよいでしょう。

2.各種帳票の作成が可能か

源泉徴収票など各種書類の作成機能により、システム上で管理しているデータと連携して書類作成を行うことができます。項目のカスタマイズ機能やフォーマットの用意など、帳票作成をサポートする機能の活用も検討してみるとよいでしょう。

3.マイナンバー管理が可能か

従業員のマイナンバー管理機能により、給与所得の源泉徴収票の作成や年末調整といった業務を円滑に行うことができるようになります。またIPアドレスの制限やパスワード設定など、セキュリティ対策がより強固なものを選ぶことも大切です。

4.コスト面から選ぶ

従業員数や利用者数により利用料金が変動するシステムもあるため、自社の規模や使用用途とマッチしているか確認することが大切です。無料トライアルが提供されているサービスでは、費用をかけることなく実際の操作性や導入効果を検証することもできます。機能ごとにサービスが提供されているシステムもあるため、まずは必要な機能から導入していくという利用方法もあります。

5.他システムと連携可能か

会計システムや確定申告システムなど、他のシステムとの連携が可能かどうかも重要な選定ポイントの一つです。すでに利用しているサービスと連携が可能であればデータ入力の手間が省け、よりスムーズに労務管理システムを導入することができます。

【用途別】おすすめの労務管理システム22選

労務管理全般と人事データの活用が可能な労務管理システム

労務管理に加えて、組織分析や人事評価、アンケート機能などタレントマネジメント機能を搭載したシステムを紹介します。組織図の活用やスキルなどの人事データを管理・分析することで、経営の効率化を図ることができます。組織図シミュレーションにおける直感的な操作性やユーザインターフェースなど、分析結果をわかりやすく反映することができるどうかも選定ポイントになります。

1. HRBrain
2. SmartHR
3. ジンジャー人事労務
4. オフィスステーション 労務
5. クラウドハウス労務
6. ジョブカン労務HR

1.HRBrain

入退社手続きやマイナンバー管理といった労務管理から人事評価や組織診断、ストレスチェックなどタレントマネジメントまでクラウド上で一元的に実現することができます。課題に合わせて必要なサービスを選べるため、最適なプランで機能を組み合わせて利用することができます。

2.SmartHR

自動で収集される人事データを一元管理できるため、入社手続きや年末調整など人事・労務業務を効率化することができます。さらに人事評価や配置シミュレーション機能によりデータの可視化・分析することで、効果的で納得感のあるタレントマネジメントや組織のパフォーマンス向上を支援します。

3.ジンジャー人事労務

労務手続きをペーパーレス化し、社内の人事情報をリアルタイムで可視化します。顔写真のドラックなど直感的に利用できる組織図シミュレーションやアンケート方式の年末調整など、使いやすい操作性が魅力です。1か月の無料トライアルが提供されており、実際に導入する際にはトライアル期間の設定を契約後も活用できるためスムーズな導入が可能です。

4.オフィスステーション 労務

入退社手続きの時間削減や従業員情報のデジタル化を実現します。特に社会保険・労働保険手続きはボタン一つで申請書／届出が送信可能で、返ってきた公文書もクラウドに自動保存されるため工数を大幅に削減することができます。

5.クラウドハウス労務

入社手続きや雇用契約等の労務業務をペーパーレス化します。従業員からの申請データは自動で保存されるため常に最新の情報を扱うことができます。従業員の顔や名前などの情報管理だけでなく、毎月の入社者・離職者といったデータも分析可能です。マイナンバーはシステム上で暗号化されるため、紛失リスクへの対策も可能です。

6.ジョブカン労務HR

従業員情報の一元管理に加えて、テンプレート機能や進捗管理機能を用いた帳票作成・提出による社会保険・労働保険の手続きが可能です。ストレスチェック機能や従業員のスキル・経歴情報の管理など、人材管理機能が豊富な点も魅力です。30日間の無料トライアルにより実際の操作性を確かめることもできます。

労務管理業務全般を一元管理できる労務管理システム

紙ベースによる従業員情報や勤怠管理、入退社手続きや給与計算などの労務管理業務は非常に複雑で時間もかかります。労務管理をクラウド上で一元管理することで、作業工数やミスを削減し他の重要な業務に集中することができるようになります。ここでは労務管理のデジタル化に必要な幅広い機能を備えたシステムを紹介します。

1. ARROW
2. freee人事労務
3. HybRid
4. One人事 労務
5. 社労夢Company Edition

1.ARROW

出勤管理や給与計算、社員管理から書類出力まで幅広い機能が統合されているため、外部連携なしで労務情報の一元管理が可能になります。用途に合わせて選べるシンプルで低価格な料金プランにより、会社の規模にとらわれず幅広い業種で利用できるという特長があります。

2.freee人事労務

クラウド人事労務のシェアNo.1を誇ります。打刻や給与情報の紙管理をゼロにし、アラート機能で作業の抜け漏れを防ぐことができます。導入アドバイザリーやサポートデスク、Webマニュアル・解説セミナーによる手厚いサポートも魅力です。

3.HybRid

社会保険労務士が開発仕様書作成時から携わっており、法的なリスクへ備えた実践現場に適した機能が充実しています。メールによる入退社手続きや厚生労働省の様式に沿った通知書テンプレートの作成、従業員の顔写真登録機能など現場の声を反映した機能が多数搭載されています。

4.One人事 労務

入退社手続きや身上申請、書類配付・電子契約など人事労務の業務をクラウド上で一元管理し効率化します。24時間以内に専任のサポートスタッフの対応を受けることができる、導入支援プログラムが用意されているといった導入後も安心のサポート体制も魅力です。

5.社労夢Company Edition

専門家向けのシステム開発で培ったノウハウを活かした豊富な機能が魅力です。人事・給与システムデータをもとにした各種手続きの生成や、申請期日ごとの手続き進捗管理など、労務管理におけるミスや漏れを防ぐ機能が魅力です。他にも電子申請後の公文書の従業員への電子配布や入社連絡、給与明細書のWEB配信など豊富な機能が搭載されています。

特定の機能に特化した労務管理システム

雇用契約や電子申請など特定のサービスに特化したサービスを紹介します。コストを抑えられる、独自の詳細な機能が搭載されているなどのメリットがあります。他システムと連携可能かどうかも選定ポイントになります。

1. かんたん雇用契約 for クラウド
2. Gozal
3. ARDIO(R)
4. e-AMANO人事届出サービス
5. ez-GoV

1.かんたん雇用契約 for クラウド

入社手続きのための個人情報収集や契約書締結・管理に特化システムです。他システムともCSVで連携可能なので、既存のシステムはそのままにコストを抑えて導入することができます。用途にあわせてWeb面談や採用管理、評価などの機能拡張やカスタマイズも可能です。契約締結時に認定付与されるタイムスタンプで証拠性が確保されるため、説明責任対策も万全です。

2.Gozal

例外的な処理や異動情報に応じた処理、新しい制度への対応を可能にする給与計算のチェック業務に特化したシステムです。社員情報の変化に応じた給与変更者の自動リストアップや給与に影響を与えるような発令・異動情報の一元管理など、給与計算に特化しているからこその便利な機能が魅力です。

3.ARDIO(R)

社会保険労務に特化したサービスです。給与や社会保険料の計算から帳票の作成、届け出の完了まで豊富な機能で支援します。アクセス制限や操作履歴管理による万全のセキュリティー機能や、柔軟なシステム連携も魅力です。

4.e-AMANO人事届出サービス

入社手続きと雇用契約に特化した機能を備えています。招待メールを発行するだけで、従業員は入社手続きをPC・スマートフォンで申請でき、管理者は効率的に情報を収集することが可能です。雇用契約はオンラインで締結し、CSVファイルで取り込み雇用契約書を自動作成することができます。

5.ez-GoV

電子申請システムのe-Gov外部連携APIに対応した、各種届出の電子申請に特化したシステムです。電子証明書の取得後、スムーズに管理者・従業員とそれぞれに対応した様々な電子申請が可能です。権限カスタマイズやCSV申請、プレビュー機能など電子申請における豊富な機能が魅力です。

利用する機能ごとに導入可能な労務管理システム

機能ごとに製品が提供されているシステムの場合、自社に必要なサービスのみピックアップして導入することができます。プラン料金が変わるほかシステム間の連携が行いやすい点もポイントです。ここではマネーフォワードシリーズを紹介します。

1. マネーフォワード クラウド人事管理
2. マネーフォワード クラウド勤怠
3. マネーフォワード クラウド給与
4. マネーフォワード クラウド年末調整
5. マネーフォワード クラウド社会保険
6. マネーフォワード クラウドマイナンバー

労務管理システムを業務に活用した導入事例

自社の経営課題を解決するのに最も有効なサービスを探すためには、実際に導入した企業の事例を参考にすることも大切です。以下では車両管理システムを導入した企業の事例を紹介します。

• 事例1:アイリスオーヤマ株式会社におけるSmartHRの導入事例
• 事例2:KDDI Sonic-Falcon株式会社におけるクラウドハウス労務の導入事例

事例1:アイリスオーヤマ株式会社におけるSmartHRの導入事例

1つ目の事例はアイリスオーヤマ株式会社におけるSmartHRの導入事例です。家電・生活用品・食品の総合メーカーであるアイリスオーヤマ株式会社は、ペーパーレス化による紙の郵送コストの削減や機微な情報を扱う際のリスク抑制を実現しました。

アイリスオーヤマ株式会社では事業の成長に伴い従業員数が年々増えており、正社員で年間に数百名ほどの入社手続きを紙で対応することに限界を感じていました。導入以前の労務手続きはすべて紙ベースであったため、入社時に必要な書類を郵送し記入済みの書類を返送してもらい、その中身を確認するという作業に膨大な時間と労力がかかっていました。一度に300〜500名分の対応に追われていた年度もあったといいます。

そこで導入したSmartHRは、雇用契約の締結から文書配布、マイナンバーの管理までシステム上で全て一元的に行えるため、ペーパーレス化されたことで対応に追われる必要がなくなりました。とくにマイナンバーを取り扱う際の担当者の心理的負担も軽減されました。2022年には過去最多となる計757名の入社手続きにも活用しました。

参考文献：新卒757名の入社手続きに対応。成長戦略に伴う組織拡大を下支え | SmartHR｜シェアNo.1のクラウド人事労務ソフト

事例2:KDDI Sonic-Falcon株式会社におけるクラウドハウス労務の導入事例

2つ目の事例は、KDDI Sonic-Falcon株式会社におけるクラウドハウス労務の導入事例です。KDDIグループにおいて、主に量販店の店頭における通信・ライフデザイン商材の販売支援を行っているKDDI Sonic-Falcon株式会社では、スマートフォンによる人事申請や雇用契約を実現し、管理部及び従業員の業務負担の削減に成功しました。

KDDI Sonic-Falcon株式会社では、人事申請を行う従来システムがスマートフォン画面に対応しておらず、PCが支給されていない従業員はスマートフォンでPC画面にて人事申請を行う必要があり、ボタンの位置がわかりにくい、画面を横向きにする必要があるといった問題がありました。画面の分かりにくさや入力のしづらさからミスも多く、従業員にとって使いにくい状況だったといいます。

そこで導入したクラウドハウス労務は、PC・スマートフォン・タブレットから操作可能で、従業員は時間や場所を問わず人事申請やその他の手続きを行うことができるようになりました。またスマートフォンでの操作を前提とした直感的でわかりやすい設計で、入力ミスを削減することができました。さらに、人事申請・各種手続きで必要なフローを自由に設計することで、申請漏れを削減できる状態も実現しました。

参考文献：KDDI Sonic-Falcon株式会社 | クラウドハウス

管理業務の効率化やペーパーレス化には労務管理システムの導入が必須

労務管理システムを導入することで、管理業務のペーパーレス化や法令順守、労務負担の軽減など様々な課題の解決を図ることができます。従業員情報の管理や書類の作成、データ分析などその機能は多岐に渡るため、利用したい機能やコストを検討しながら、自社の経営課題の解決に最も適した費用対効果の高いサービスを選びましょう。