【2024】おすすめのタスク管理ツール14選｜王道製品や比較表を紹介

タスク管理ツールとは

「タスク管理ツール」とは、プロジェクトの各タスクを可視化して、進捗状況を管理するためのツールです。そもそも「タスク管理」は、プロジェクトで個人が遂行すべき「タスク（作業）」をリストアップし、期限や進捗状況を確認することを指します。タスクを整理せずにプロジェクトを進めると、作業漏れや遅延などの原因になります。

そのため、タスク管理はプロジェクトを成功させるために欠かせません。しかしタスク管理を手作業で行うと、どうしてもマネジメントの精度や効率に限界があります。たとえば突然追加されたタスクにうまく対応できなかったり、情報の更新にタイムラグが発生したりするなどです。こうした問題が、プロジェクトの進行に支障をきたすこともあります。

タスク管理ツールは、タスクのリストアップや優先順位の設定、情報共有などの作業をサポートしてくれます。さらに蓄積したデータを活用できるので、同じようなプロジェクトが発生したときのタスク管理に役立てることも可能。タスク管理の「見える化」と「合理化」により、人為的ミスを防ぎながら正確な仕事ができるようになります。

タスク管理ツールが重要視される理由

近年では多くの企業がタスク管理ツールを導入し始めています。タスク管理ツールが大きな注目を集めているのは対面での仕事が減少し、直接コミュニケーションをとる機会が以前より減り、オンライン上でのコミュニケーションが増加したことが一つの原因として挙げられます。

現代の仕事環境は、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットを使用して業務上のコミュニケーションを行うことが一般的です。さらに、業務ソフトウェアもスマートフォン上で利用可能です。このような状況から、いつでもどこでも作業が可能となっています。これによって、オンライン上で仕事をする機会が増え、個人でタスク管理を行い、それをチームに共有することが必要になりました。

特に、リモートワークや在宅勤務の増加に伴い、従来のように直接対面でチームと連絡を取り合う機会が減少しました。そのため、チームメンバーのタスクの進捗状況を確認し、自身のタスクを効果的に管理するために、ツールの活用が不可欠です。タスク管理ツールの使用により、仕事の生産性向上が望めるほかにも、プロジェクトの進捗共有などが容易になります。

タスク管理ツールの主な機能

タスク管理ツールには下記6つの主要機能が搭載されています。本章ではそれぞれの機能について、できることを詳しく確認していきます。

1. プロジェクト管理
2. ToDoリスト
3. コメント機能
4. リマインダーと通知
5. 詳細情報の記入
6. 検索機能

1.プロジェクト管理

多くのタスク管理ツールでは、「ボード」と「カード」によってタスク管理を行います。ボードはプロジェクトを指し、各ボードにはタスクがカード形式でリストアップされています。タスク管理はボードにあるカードを操作することで実現可能です。

もちろんボードは複数作成できるので、プロジェクト単位で適切なタスク管理ができます。また各ボードへのメンバー招待や除外も自由に行えるので、タスクの混乱や混同も防げます。ボードの公開と非公開も設定できるのでセキュリティ面も安心です。

2.ToDoリスト

タスクとToDoリストは混同されがちですが、タスクは明確な期限があり、ToDoには明確な期限がないという点で異なります。たとえば週明けの会議資料の作成はタスクで、整理整頓のために古い書類を処分するのはToDoです。

タスク管理ツールでは、ボード内に「ToDoリスト」を作成することも可能です。タスクの下位にあるToDoを明確化すると、より効率的なタスク遂行ができるようになります。もちろん個人用のToDoリストの作成も可能です。

3.コメント機能

タスク管理ツールは「コメント機能」も充実しています。コメントはタスクのカードごとに投稿できます。コメントに「@」で始まる「メンション」を付けて、特定の個人にコメントを送ることも可能です。

重要事項の共有やタスクの補足、フィードバックなどを個別のコミュニケーションツールを介さず行えるので便利です。コメント機能は、タスク管理ツールに欠かせない機能といっても過言ではありません。

4.リマインダーと通知

タスクの期限や重要なイベントに対するリマインダーを設定して、タスクの期限が近づいたときに通知を受けることができます。これによって、タスクの期限を忘れてしまって、タスクが未完了のまま提出締め切りになることを防ぎます。

5.詳細情報の記入

タスクを示すカードごとに、タスク名や担当者名、期日やラベルなどを設定できます。ラベルは「タスク区分」のことで、タスクのジャンルをわかりやすく分類可能です。さらに各タスクで重要な情報を記入し、抜け漏れのないタスク進行ができるようになります。これにより、進捗が思わしくないタスクが可視化されるため、適切な対処が可能です。

6.検索機能

タスク管理ツールに搭載されている「検索機能」により、さまざまな条件を指定してタスクを検索できます。現在進行中のタスクはもちろん、過去に完了したタスクや詳細情報についても検索可能です。似たようなタスクを過去に遂行している場合、検索機能を活用するとタスク進行や効率化に役立つヒントが見つかるでしょう。

タスク管理でよく起こる問題

日常の忙しさや複雑なプロジェクトに直面する際、タスク管理に関する課題は避けがたいものです。本章では以下のさまざまな状況でよく起こるタスク管理に関する一般的な問題５つについて紹介します。自分やチームの現在の状況と照らし合わせて、問題点を理解しましょう。

• 優先順位の付け方が難しい
• タスクの過剰な積み重ね
• タスクの進捗管理が難しい
• タスクを忘れてしまう
• 締め切りを守れない

優先順位の付け方が難しい

タスクの優先順位を適切に付けることが難しく、どれから始めればいいか迷うことがあります。例えば、締め切り日時の遅いものから先に始めてしまい、結果として、重要なタスクが後回しにされたり、緊急性の高いタスクに追われることがあります。

タスクの過剰な積み重ね

多くのタスクを同時にこなそうとして、タスクが積み重なり過ぎてしまうことがあります。そして、タスクが積み重なりすぎると、手が回らなくなるタスクが増えてきます。これにより、タスクの完了が難しくなり、ストレスや疲労感が増加する可能性があります。

タスクの進捗管理が難しい

タスクが進行中かどうか、完了したかどうかを追跡することが難しく、タスクの進捗状況が把握できないことがあります。行っているタスクが今どのような状況にいるのか、どれほどの進捗具合なのかなどを把握しづらいです。

タスクを忘れてしまう

シンプルかつ、最大の悩みはタスクを忘れてしまうことです。多忙な日常の中で、タスクが積み重なると、いくつかのタスクを忘れてしまうことがあります。これにより、重要なタスクを見落とす可能性があります。タスクを忘れて何もしない時間は最も非効率的な時間といえるでしょう。

締め切りを守れない

タスクの締切をうまく把握することができず、締め切り期限を過ぎてしまうことがあります。気づいたら締め切り前日になっていたということもしばしば起こりえます。これにより、プロジェクトやスケジュールに影響が及ぶ可能性があります。

これらの問題はタスク管理ツールの導入によって解決できる

以上で紹介した問題点のほとんどはタスク管理ツールの導入で解決されることがあります。このようにタスク管理ツールは個人の日常業務の効率化とタスク遂行の円滑化に貢献します。同じような問題点で悩んでいた場合はタスク管理ツールの導入を検討していきましょう。

タスク管理ツールの選び方

タスク管理ツールを導入するときは、自社に最適な製品を選ぶことが大切です。本章では自社に最適なタスク管理ツールを選定するために重要な、下記7つのポイントについて解説します。導入前にあらかじめ確認しておきましょう。

1. 手軽に使用できるか
2. 自社の業務内容に合っているか
3. チーム全体でタスク管理しやすいか
4. コストパフォーマンスが適切か
5. 販売形態が自社に合っているか
6. サポート体制が整っているか

手軽に使用できるか

タスク管理ツールで最も重要視されるのは手軽に利用できるかという点です。高機能ではあるが使い方が難しく、タスク管理の効率が悪くなる製品は避けましょう。タスク管理ツールに振り回されるのではなく、使用者が簡単に扱いやすい製品を選びましょう。

自社の業務内容に合っているか

タスク管理ツールを導入する目的を明確化して、当該ツールが本当に自社の業務内容に合っているかを精査することが大切です。まずはタスク管理について、自社が抱えている課題を洗い出してみましょう。たとえばタスク管理自体の工数が多い、タスク管理で抜け漏れが多く業務効率が悪いなどです。メンバーやタスクの数も重要なポイントとなります。

課題点が明確化すれば、どのようなタスク管理ツールを導入すべきかわかります。多くのプロジェクトとタスクを同時並行的に稼働し、動員するメンバーも多いのであれば、カンバンボード形式のタスク管理ツールを選ぶのが無難です。一方で個人や少人数で行うプロジェクトであれば、ToDoリスト形式のタスク管理ツールでも十分な効果があるでしょう。

チーム全体でタスク管理しやすいか

一般的にプロジェクトは複数メンバーで遂行します。したがってタスク管理ツールはマネージャーだけではなく、メンバー全員が「使いやすい」と感じるものを選ぶことが重要です。どれだけ高機能でマネージしやすくても、メンバーにとって使いづらいものであれば、せっかく導入したタスク管理ツールをメンバーが使わなくなってしまうかもしれません。

そのためタスク管理ツールの選定時は、チームメンバーにデモ版やトライアルを試してもらい、チームのパフォーマンスを最大化できるものを選びましょう。とくにオンラインで稼働する「クラウド型タスク管理ツール」であれば、トライアルも充実しているのでおすすめです。導入前に慎重に検討しておくことで、チーム全体の生産性が大きく向上します。

コストパフォーマンスが適切か

タスク管理ツールを導入するときは、どうしても機能性を意識して、「できるだけ高機能なものを選びたい」と思うでしょう。しかし高機能なタスク管理ツールは高額で、プロジェクトの規模によっては大半の機能を使わないこともあります。単に機能性で選ぶのではなく、自社にとって必要な機能を適正価格で満たしてくれる製品を選ぶことが大切です。

またタスク管理ツールは「料金形態」や「料金プラン」が複雑なことがあるので注意が必要です。たとえば基本的には無料だが一部機能は課金されるものや、参画するメンバー数によって利用料金が増減するものなど、さまざまなタイプの製品があります。導入前に利用料金に関する条件を精査して、費用対効果が最大限に高くなるものを選びましょう。

販売形態が自社に合っているか

タスク管理ツールには大きく分けて、「クラウド型」と「インストール型」という2つのタイプがあります。現在ではクラウド型のタスク管理ツールが主流なので、基本的にはこちらを選んでおけば問題ありません。ここでは両者の特徴と違いについて簡単に解説します。

インストール型は、企業のパソコンにインストールして使用するタイプ。オフラインで稼働するためインターネット環境が不要で、セキュリティ性が高いことが特徴です。ただし会社でしか使えないので、リモートワークが多い場合は実用的ではないので注意が必要です。

一方でクラウド型のタスク管理ツールは、ベンダーのサーバー上で稼働します。インターネット環境があれば、自宅でも外出先でもアクセスできるので便利です。セキュリティ強度はベンダーの体制に依存しますが、ほとんどの企業はクラウド型を選べばいいでしょう。

サポート体制が整っているか

タスク管理ツールは導入後ずっと使い続けるツールなので、「安心できるツール」であることが重要です。アクセスできない、操作方法がわからないなどのトラブルが発生したときに、サポート体制が充実していればすぐに対応してもらえます。問い合わせの方法や受付時間などを含めて、導入前に細かく確認しておくことが大切です。

用途別タスク管理ツールについてはこちらも参考にしてみてください

タスク管理ツール25選！個人、チーム向けからおすすめ厳選

王道のタスク管理ツール3選

タスクを効率的に管理し、生産性を向上させるためには、信頼性のあるタスク管理ツールの選択が重要です。本章では、プロフェッショナルから初心者まで幅広いユーザーに支持される、以下の王道のタスク管理ツール3つをご紹介します。

• Trello
• backlog
• notion

カードベースのタスク管理ツール「Trello」

アトラシアンのTrelloは、世界の数百万を超えるユーザーに信頼され、使用されているプロジェクト管理ツールです。クラウドを利用しコラボレーションやプロジェクト管理を実行、生産性を向上させられます。「作業を終わらせらるツール」としてだけでなく、共に仕事をするための方法としてTrelloはあり、ボードとリスト、カードを利用し使い勝手を確認することが無料でできます。チームの作業が増えたら、プロジェクト管理やタスクの整理と言った機能を増やし導入可能です。

カードとボードによる可視化されたタスク管理

Trelloでは、タスクやプロジェクトを「カード」と呼ばれる情報ユニットで表現し、これらのカードを「ボード」というコンテナに配置します。下の画像のように、カードを移動したり、ボードを作成したりすることで、タスクの進捗状況を視覚的に管理できます。

プロジェクトの大小を問わず、あらゆるワークフローに対応

Trelloの柔軟なカードとボードの構造、カスタムラベル、期限、チェックリスト、コメント機能などが、あらゆるプロジェクトのニーズに合わせて適応できるよう設計されています。そのため、個人の日常タスクから大規模なプロジェクトまで、さまざまなワークフローに適したツールと言えます。

使用状況の例

Trelloボードでタスクを管理します。「するべきこと」が今どのような状況にいるのかを一目で確認することができます。

Trelloカードはボードを自由に移動することができます。チームのニーズに合うようにワークフローを構築しましょう。

カードには業務遂行に必要な、参加メンバーや締め切り期限などの情報を示すことができます。作業の進捗に応じて情報は編集可能です。

業務を可視化するタスク管理ツール「backlog」

株式会社ヌーラボのBacklogは、ウェブ制作やソフトウェア開発、大手広告代理店、全国版新聞社でも使われているプロジェクト管理ツールです。SKYMARK AIRLINESやTOPPAN、FUJITSUやヤマト運輸などの有名企業などで利用されています。SlackやiOSなどと連携可能で、チームのタスク管理を助け、業務効率を向上させることができます。無料トライアルもあるので、さまざまな業界、業務で安心して導入することが可能です。

メールやスプレッドシートを横断せずに一括管理で工数削減

プロジェクト・タスク管理に必要な機能を網羅しているので、Backlogひとつで管理ができます。それによって、メールやスプレッドシートを横断せずに一括管理で工数削減できます。さらに、Backlogの通知やリマインダー機能を使用すれば、期限や進捗に関する情報をリアルタイムで受け取ることができます。プロジェクトの進捗管理やスケジュール管理には、ガントチャート機能を活用してプロジェクト全体の状況を視覚的に確認し、作業の調整が可能です。

androidやスマートフォンでも利用可能、いつでも管理できる

ガントチャートやマイルストーンで作業計画を一気に把握できるだけでなく、カンバンボードで課題の状態を直感的に変更できます。またモバイル・タブレットアプリケーションがあるため、メンバーからのコメントやプロジェクトの進捗をいつでもどこでも確認できます。

使用状況の例

スマートフォンでもpcでも利用することができ、デバイス間の連携に対応しています。

プロジェクトには複数人が関わっていますが、Backlogでは自分のタスク管理だけでなく、他のメンバーの進行状況も確認できます。他のメンバーの進行状況をプロジェクトマネージャーが把握できるので、プロジェクトが順調に進んでいるかを判断し、必要に応じた計画変更や調整がしやすくなります。

チーム全員の足並みをそろえるタスク管理ツール「notion」

Notion Labs Inc.のNotionは、プロジェクトやスケジュールなどを管理する、世界的なタスク管理ツールです。ドラッグ＆ドロップするだけで、必要なダッシュボード、Webサイト、ドキュメント、システムなどを作成できるシンプルな操作性が魅力です。コミュニティで作成された何千ものテンプレート、イベントがあるので、情報不足に悩むことがありません。無料で始められる手軽さもポイントです。

テレワークでも、同じ場所にいるような感覚で働ける

非対面でのコミュニケーションに必要なハブとして機能するツールです。共同で作業するドキュメント作成は、すべて迅速に進めることができます。メッセージを見逃さず、常に次の情報を把握し、誰かの邪魔をすることなく、スムーズなドキュメント編集が可能です。また、ページのどこにでもコメントできるので、やりとりを活性化できます。

大規模組織向けに限らず、フリーランスなどの個人利用にも便利な機能が充実

メモ機能により、ToDo、リマインダー、アイデアや計画など、何でもNotionに簡単に追加して、後で確認することができるので抜けや漏れのリスクを低減します。また、ワンクリックで一般公開ウェブサイトに変換し、履歴書、ポートフォリオなど、全世界に向けた情報発信をすることができます。

使用状況の例

やらなければいけないタスクをリスト化します。また、そのタスクを担当しているメンバーが誰かや、締め切り期限などの情報を明示します。

自分たちのチームのプロジェクトが現在どのような状況にいるかが一目でわかります。また、チーム全体に対しての変更は即座に通知され、情報を共有します。

おすすめのタスク管理ツール14選

Bitrix24

製品詳細はこちら

プロジェクト管理ツールタスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• 直感的に理解しやすいモバイルタスク管理機能
• プロジェクトの可視化による業務の効率化が可能
• プロジェクトの問題解決をオンラインで一元的に行える

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torio

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タスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• 組織の現実に合わせて、柔軟なタスク管理が可能
• 作業の手間を省く、外部ツールとの連携力が魅力
• チーム員同士のコミュニケーションを円滑にする機能が豊富

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Todoist

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タスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	チャット

製品のおすすめポイント

• 予定を明確化して、タスクの抜けや漏れを防ぐ
• 仕事仲間、家族などチームでの連携もスムーズに
• 世界中のあらゆる人の為の、豊富なテンプレート

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Notion

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タスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	メール　チャット

製品のおすすめポイント

• テレワークでも、同じ場所にいるような感覚で働ける
• 大規模な組織を管理できる、エンタープライズプラン
• 大規模組織向けに限らず、フリーランスなどの個人利用にも便利な機能が充実

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TeamHack

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タスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• タスクごとのチャットにより、業務推進のための質の高いコミュニケーションが可能
• 作業の時間も割り出せる、緻密なタスク管理
• 信頼のセキュリティで、タスクのデータを守る

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Group Task

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タスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• シンプルで必要十分の機能だから使いやすい
• チームの情報を効率的に蓄積、共有、活用できる
• スマートな連絡と明確なタスク表示で、スピーディな進行が可能

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タスクワールド

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プロジェクト管理ツールタスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• かゆい所に手が届く実践的な機能が搭載されている
• チャット機能によりチーム間、他部署との連携を可能に
• 案件ごとにチャット可能、タイムラインを視覚的に管理できる

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Asana

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プロジェクト管理ツールタスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• チームの連携を支援し、仕事を整理することができる
• ルーチン作業を自動化し、クリエイティブな作業に注力できる
• 1つのプラットフォームで200を超えるアプリと連携可能

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Redmine

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プロジェクト管理ツールタスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• オープンソースなので自由に誰でも利用可能
• プロジェクト管理や業務を一元管理し、チームで共有可能
• ソースが公開されており、業務にあわせてカスタマイズ可能

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Jira Software

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プロジェクト管理ツールタスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• ワークフローを選択、それぞれのチームにあったものにカスタマイズ可能
• 既存のツールと連携し、ワークフローを改善できる
• SAML SSO、2 段階認証などを使用した高いセキュリティ性

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Backlog

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コラボレーションツールプロジェクト管理ツールタスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• シンプルなデザインによりコラボレーションを促進
• プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンされている
• androidやスマートフォンでも利用可能、いつでも管理できる

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Wrike

製品詳細はこちら

プロジェクト管理ツールタスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	電話　メール　チャット

製品のおすすめポイント

• 複数部門のタスクをまとめてスムーズに進行できる
• ガントチャートやカンバン表示をフル活用し全体像を把握
• 高いセキュリティ性により、利用者の情報を強固に守る

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Jooto

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プロジェクト管理ツールタスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 4人まで無料で利用可能でありながら、充実したサポート体制
• スマホでのタスク管理にも対応、リアルタイムで確認
• タスク管理を4つの方法で可能、一目でわかりやすい

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Stock

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プロジェクト管理ツールタスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• チームの情報をストックし、情報を流さない
• チームのタスクを誰でも手軽に管理できるようになる
• メンバー間でのメッセージのやり取りが可能に

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Trello

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コラボレーションツールプロジェクト管理ツールタスク管理ツール

トライアル	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• チームの生産性を向上できる機能にあふれている
• コード不要で自動化が可能、人的ミスを減らし、生産的な活動を行える
• DropboxやSlackといった人気の仕事ツールを統合可能

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タスク管理ツールを導入する8つのメリット

企業がタスク管理ツールを導入すると、下記8つのメリットを得ることができます。本章ではそれぞれの具体的なメリットについて、詳しく見ていきましょう。

1. 業務の効率化
2. 進捗状況の可視化
3. タスクの抜け漏れを減らしてミスを減らせる
4. タスク外の急ぎの業務にも対応しやすくなる
5. 部署やカテゴリーごとにタスク管理ができる
6. チーム内での情報共有がスムーズに
7. テレワークでも円滑なタスク管理ができる
8. 蓄積したタスクデータを有効活用できる

業務の効率化

タスク管理ツールを導入すると、プロジェクト全体の業務を効率化できます。従来のタスク管理の手法では、ホワイトボードで付箋やカードなどを貼り付けたりする、いわば「アナログ」な手段を採用することが一般的でした。しかしアナログなタスク管理は、とにかく余計な時間と手間がかかることが厄介です。

たとえばExcelでタスク管理を行う場合、あらかじめフォーマットを作成しておく必要があります。さらにひとつずつ手作業で入力し、プロジェクトやタスクに変更が生じた際は、入力し直さないといけません。これではタスク管理の雑務のほうに時間を取られて、最も重要なタスクそのものに注力しづらくなってしまいます。

タスク管理ツールには、タスク管理に欠かせないすべての機能が搭載されていて、フォーマット作成のような事前準備は不要です。プロジェクトやタスクの更新、情報共有なども簡単に行えるため、とにかくタスク管理の手間を省くことができます。結果的により重要なタスクにリソースを割きやすくなり、プロジェクト全体の大幅な効率化が可能です。

進捗状況の可視化

タスクの進捗状況を可視化してリアルタイムに把握できることは、タスク管理ツールの最も大きな導入効果です。タスク管理ツールでは、進捗状況と期日が可視化されて、優先順位も明確に表現しやすくなります。さらにこれまでは手作業、もしくはメンバー個人で行っていたタスク管理が、チーム全体で合理的に行えるようになることもポイントです。

その結果として余計な工数をかけずに、誰がどのタスクを担当していてどれくらい進んでいるかなど、さまざまな要素を可視化できます。タスクの進捗状況が思わしくないメンバーがいれば、余裕があるメンバーへ割り当てるか、サポートメンバーを起用するなど適切な対策を行うことが可能です。チーム全体の業務効率と生産性が大幅に向上することでしょう。

タスクの抜け漏れを減らしてミスを減らせる

タスク管理ツールを導入すると、タスクを適切に管理して人為的ミスを減らせます。メンバーが担当していたタスクを失念して、期日に遅れてしまうというミスは珍しくありません。タスクの担当量が多いほど、タスクの抜け漏れは発生しやすくなります。手作業や個人の裁量によるタスク管理では、どうしてもマネージできる範囲に限界があるものです。

しかしタスク管理ツールではすべてのタスクをボード上で、可視化して合理的に管理できます。各カードには担当者と期限、カテゴリーや詳細情報などを記載できるため、責任範囲が明確になります。さらに「リマインド機能」があるタスク管理ツールも多く、期限の数日前や直前になると、通知やメールで教えてくれるのでタスクの抜け漏れ防止に最適です。

タスク外の急ぎの業務にも対応しやすくなる

タスク管理ツールを活用すると、想定外の急ぎの業務にも対応しやすくなります。たとえばプロジェクト開始後にクライアントから要件変更があり、当初の予定には入っていなかった業務を行う必要があるなどです。この場合は既存のタスクに変更が生じるため、適切なタスク管理を行っていなければ抜け漏れが発生し、プロジェクトがうまく進行しません。

タスク管理ツールでは、いつでもボードに新たなカードを追加できます。担当者ごとにどれくらいのタスクを担っているかわかり、追加のタスクを誰に任せるべきか的確に判断可能。優先順位の明確化や情報共有も容易なので、新たなタスクにもチーム全体で対応しやすくなります。臨機応変にプロジェクトを進められることがタスク管理ツールの魅力です。

部署やカテゴリーごとにタスク管理ができる

大半のタスク管理ツールでは、複数のボードを作成できます。ボードはプロジェクトを示すため、複数のプロジェクトを同時に管理できるということです。さらに、各ボードで自由にカードを追加できるので、複数のプロジェクトとタスクを同時並行的にマネージできます。これは全社的なタスク管理の効率化につながるので、多くの企業にとって魅力的です。

ボードごとに異なるメンバーをアサインしたり、ボードのアクセス権限を設定してほかのメンバーから見えないようにしたりすることも可能。たとえばハイレベル案件用の「少数精鋭ボード」や、新たにジョインした新人用の「新人教育ボード」などを作ると便利です。部署やカテゴリーごとにボードを作れるので、業務管理や情報共有の円滑化に役立ちます。

チーム内での情報共有がスムーズに

ほとんどのタスク管理ツールには、ボード内でのファイル共有や各カードへのコメント、メンバー同士で使えるチャットなどの機能が搭載されています。外部のコミュニケーションツールやメールなどで情報を共有すると、どうしても確認漏れが生じたり、あとから確認するのが困難になったりすることが問題です。

タスク管理ツールを導入するとメンバーへの一斉連絡もツール内で完結し、さらにタスクと関連付いたログとして保存できます。たとえばクライアントからの追加案件が発生したときは、新たにタスクを割り当てる必要があります。タスク管理ツールでは円滑な情報共有が行えるので、タスクの抜け漏れを予防可能です。

テレワークでも円滑なタスク管理ができる

近年ではテレワークやリモートワークが普及しつつあり、会社ではなく自宅で働く人も増えています。しかし従来のタスク管理手法では、マネージが行き届く範囲は社内に限られ、ほかの場所で働く人には及びません。そのため情報共有が難しかったり、タスクの抜け漏れが発生してしまったりするケースがよくあります。

大半のタスク管理ツールはオンラインで稼働するため、ネット環境さえあれば自宅や出張先など、どこからでもアクセスできます。ファイルのアップロードやコミュニケーションもツール内で行えるので、リモートワークの社員に対してもきめ細やかなタスク管理が可能。

さらにログも残るため、現場に居合わせなかった社員もあとから経緯を確認できます。「聞いていない」「上司から伝えられなかった」ということを防ぎ、メンバーがいる場所に関係なく丁寧な情報共有が可能です。多様化する働き方に対応するためには、タスク管理ツールが必須といっても決して過言ではないでしょう。

蓄積したタスクデータを有効活用できる

タスク管理ツールはITシステムなので、あらゆるデータが記録されていきます。たとえばプロジェクトやタスクの詳細、誰が何を担当してどのようなスケジュールで遂行したかなど、手作業では記録しきれないデータが保存されます。こうしたデータを活用すると、参考にできるタスクを探したり、情報の分析で過去のノウハウを活かしたりすることが可能です。

たとえば過去に担当したものと類似するプロジェクトを担当する場合、過去のボードを検索するとタスク配分やスケジューリングなどの参考になります。誰が優れたパフォーマンスを発揮したかも判断しやすいため、余分な人員を増やさずに業務効率を向上させることが可能。優秀な人材を活かしながらコストカットもできるため、生産性の向上を見込めます。

タスク管理は自作のエクセルでも可能か

ここまで、タスク管理ツールの主な機能やメリットについて紹介してきましたが、タスク管理はツールを用いずに、エクセルを用いて行う方法もあります。エクセルは、シンプルで使いやすいスプレッドシートソフトウェアであり、タスクの管理にも役立ちます。本章ではエクセルでのタスク管理の向いている場面とメリット・デメリット、エクセルでのタスク管理方法について詳しく解説していきます。

エクセルでのタスク管理の向いている場面

エクセルはシンプルで直感的なツールであり、個人や小規模チームが日常的なタスクやプロジェクトを管理するために適しています。特に、専門的なプロジェクト管理ツールを使う必要がない場合に有用です。しかし、大規模チームなどでの運用を考えている場合などはエクセルを使うよりも今後紹介する、タスク管理ツールを用いるほうが効果的でしょう。また、専用のタスク管理ツールを導入する前のプロジェクトの初期段階で、タスクのリスト化や基本的な計画を行う際にも、エクセルでのタスク管理は適しています。

エクセルでのタスク管理のメリット

以下の４つのエクセルでのタスク管理のメリットについて解説します。

• シンプルで使いやすい
• カスタマイズ性
• オフラインでの利用
• 低コスト

シンプルで使いやすい

エクセルは広く使われているシンプルなスプレッドシートソフトウェアであり、使い慣れているユーザーが多いため、直感的に利用できます。基本的な操作にはわかりやすいアイコンやメニューが用意されており、特別なトレーニングを受ける必要がありません。

カスタマイズ性

エクセルでは自分のニーズに合わせてカラムやカスタムフォーマットを設定できます。カラムやセルの設定により、タスク情報を自分のニーズに合わせてカスタマイズできます。優先度やカテゴリ、進捗ステータスなどをカラムとして追加し、見やすく整理することが可能です。

オフラインでの利用

エクセルはインターネットに接続していなくても使用できるため、移動中やオフラインの状況でもタスクの管理が可能です。これにより、タスクの整理や進捗管理を途切れることなく継続して行うことができ、作業時間にとらわれることがありません。

低コスト

エクセルは多くの場合、既に利用しているソフトウェアであり、追加のコストがかからない場合があります。これにより、予算の制約がある場合でも利用することができるので、手軽にタスク管理を行うことができます。

エクセルでのタスク管理のデメリット

以下の４つのエクセルでのタスク管理のデメリットについて解説します。

• 機能が限定されている
• データの整合性の保持が難しい
• 進捗のリアルタイムな追跡が難しい
• スケーラビリティの限界

機能が限定されている

エクセルは基本的な表計算ソフトウェアであるため、高度なプロジェクト管理やタスク管理に必要な機能が制限されています。タスクの優先順位や進捗のカスタマイズ、チームメンバーの役割分担の細かな設定など、専用のタスク管理ツールに比べてカスタマイズ性に制約があります。

データの整合性の保持が難しい

エクセルファイルを複数のメンバーで共有して編集する場合、同じファイルを同時に開いて編集することができますが、複数のバージョンが生まれる可能性があります。これにより、データの整合性を保つことが難しくなり、誤った情報が拡散するリスクがあります。

進捗のリアルタイムな追跡が難しい

エクセルはリアルタイムな業務には向いていません。そのため、複数のメンバーが同じファイルを編集している際に、進捗のリアルタイムな追跡が難しいです。タスクの状態や更新が他のメンバーにすぐに反映されない場合があります。

スケーラビリティの限界

エクセルは小規模なプロジェクトやタスク管理には適していますが、大規模なプロジェクトや多数のタスクを効果的に管理するためには向いていません。タスクやプロジェクトの数が増えるにつれて、ファイルが複雑化し、効率的な管理が難しくなる可能性があります。

エクセルでのタスク管理のポイント

本章では、以下のエクセルでタスク管理を行う際のポイント３つについてまとめます。前章でも述べたように、エクセルでのタスク管理はメリットとデメリットがあります。気軽に始められるという点でエクセルでのタスク管理は優れているので、導入の際の参考にしてみてください。

• スプレッドシートの基本的な構成
• タスクの管理と追跡
• グラフやチャートの活用
• テンプレートの活用

スプレッドシートの基本的な構成

タスクの情報を効果的に管理するために、カラムを設定します。一般的なカラムには「タスク名」、「期限」、「担当者」、「優先度」などがあります。その後、タスクを行ごとにリスト化します。各行にはタスクの詳細情報を記載します。

タスクの管理と追跡

まず、タスクの期限をカラムに記入することで、各タスクの締切を一目で把握できます。また、タスクの重要度に応じて優先度を設定し、それに基づいてタスクの順序を決定します。適切な期限を設定し、遅延を防ぎましょう。

グラフやチャートの活用

グラフやチャートを使って、タスクの進捗状況を可視化します。これにより、プロジェクト全体の進行具合を一目で把握することができ、その後の活動に生かすことができます。

テンプレートの活用

エクセルでのタスク管理はフォーマットを作るのに時間がかかりがちですが、インターネットで「エクセル　タスク管理　テンプレート」などで調べると、タスク管理のための多くのテンプレートを取得することができます。特にこだわりがない場合は、既存のテンプレートを活用し、作業時間を短縮しましょう。

エクセルでのタスク管理はおすすめか

本章で述べてきたようにエクセルでのタスク管理は場面によっては、最も適したタスク管理方法といえるでしょう。ツール導入のための予算が多く取れない場合や、取りあえず、手軽なものから始めたいという人にはおすすめです。しかし、これから紹介するタスク管理ツールは企業がタスク管理のために開発した製品であり、利便性が格段に高いです。エクセルでのタスク管理だと物足りない場合や、難しい設定などをせずに製品を導入したいという場合は以下のタスク管理ツールについての章を参考にしてみてください。

プロジェクトの円滑な進行にタスク管理ツールが必須

タスク管理ツールを導入すると、プロジェクトメンバーがそれぞれのタスクを遂行しやすくなり、全体の生産性を向上させることができます。タスク管理の効率が悪くてリソースを有効活用できない場合や、メンバーを適切にマネージするのが難しい場合は、タスク管理ツールの導入をぜひ検討してみてください。

プロジェクト管理ツールは、基本的にクラウド型でカンバンボード形式を採用した製品がおすすめです。プロジェクトやタスク数が増えても合理的に管理しやすく、自宅や出張先からでも使えるのでメンバーにとっても便利です。自社の業務内容に適合して、メンバー全員が使いやすい製品を選定してみましょう。