オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、サーバ上でデータの保存や管理、共有などができるストレージサービスのことで、別名でクラウドストレージと呼ばれることもあります。インターネットに接続できる環境さえあれば、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレット端末からでもデータにアクセスできるのが特徴です。

オンラインストレージはクラウドサーバ上にデータを保管してそれを共有できるというだけでなく、その他にも複合的に機能を持ち合わせています。これらを連携して利用することで業務を円滑に行うことが可能となるため、多くの企業が共有サーバやファイル転送サービスといった既存の手法から移行しています。

オンラインストレージの主な機能3つ

オンラインストレージの主な機能は以下の3つが挙げられます。本章で主な機能を把握し、オンラインストレージへの理解を深めましょう。

• ファイル共有機能
• バックアップ機能
• ファイル転送機能

1.ファイル共有機能

ファイル共有機能では、ファイルをオンラインストレージに保存しておくことで、アクセス権限のある人がそのファイルにアクセスすることができます。そのため、インターネットに繋がる環境さえあれば、パソコンだけでなくスマートフォンなどからでもファイルの閲覧が可能となります。

また、アクセス権限のある人はファイルの編集を行うことができ、編集内容はリアルタイムで反映されるため、複数人が同時にアクセスして共同で編集することも可能です。会議やミーティングの際にメンバーでファイルを共有し、共同で編集しながら話し合いを進めるといった使い方をするのも便利でしょう。

2.バックアップ機能

バックアップ機能では、定期的またはリアルタイムでファイルを自動バックアップすることや、ファイルを指定してバックアップすること、手動でバックアップしたいファイルを手動で行うことなどができます。

ほとんどのオンラインストレージサービスでは自動バックアップが可能ですが、サービスによってはバックアップに関してより柔軟な設定を行えるサービスもあります。

オンラインストレージではなくローカルのストレージにファイルを保存していると、機器の故障や破損によりデータを失ってしまい、復旧するのも困難になります。オンラインストレージであれば機器に依存しないため、データを失うリスクが大幅に減らせるでしょう。

3.ファイル転送機能

ファイル転送機能では、オンラインストレージにファイルをアップロードし、送りたい相手にダウンロードURLを共有することで相手がファイルをダウンロードできます。ファイルのサイズが大きく、メールでの送信が困難である場合はオンラインストレージを使うことでスムーズなファイル転送が可能となります。

また、ファイルのダウンロードには期限やパスワードを設定することができ、パスワードを個別のチャットなどで送ることで第三者にダウンロードされるリスクを低減できるため、セキュリティ面でも安心できます。

オンラインストレージのメリット9つ

企業がオンラインストレージを導入すると、下記9つのメリットがあります。本章では、オンラインストレージが企業にもたらす具体的なベネフィットについて、詳しく解説します。

• 場所を選ばずにファイルの共有や共同作業ができる
• 端末を選ばずにファイルの共有・編集ができる
• 使用できる容量が大きく、足りなければ拡張もできる
• データの自動バックアップができる
• ファイルを一元管理できる
• サーバの管理が不要になる
• セキュリティが強固で災害にも強い
• 導入ハードルが低い
• メールやカレンダー、チャット機能も使える

1.場所を選ばずにファイルの共有や共同作業ができる

ファイルをオンラインストレージ上にアップロードすることで、アクセス権を持つメンバー同士で共有できます。オンラインストレージ内で共有したファイルはリアルタイムで更新され、ドキュメントや表形式ファイル、プレゼンテーションファイルに関しては同時に複数人の作業が可能です。

インターネットに繋がる環境があれば、離れたところでも同時に書き込んだり修正したりといった作業ができるため、テレワーク化が進む現代において必要不可欠とも言える機能です。

サービスによってはプランごとに利用可能人数が決まっている場合があり、複数人プランではユーザの一元管理ができるなどといった利点もあるため、法人が有料版を利用する理由の一つとなっています。

2.端末を選ばずにファイルの共有・編集ができる

オンラインストレージは基本的にWEB上で作業が可能で、スマホアプリに対応しているものも少なくありません。また、社外での利用が可能なことに加えて、共有サーバやVPNとは異なり個人端末での利用も可能になります。

そのため、通勤時や外出先などでもカジュアルに使用ができて、共有や編集のスピード感が早まりやすくなります。場所や端末を選ばないオンラインストレージを導入することで、働き方の多様化にも対応できるでしょう。

3.使用できる容量が大きく、足りなければ拡張もできる

ストレージとして使える容量はかなり大きく、多いものだとテラバイト単位で利用が可能です。パソコンのローカルストレージや外付けハードディスクの代わりとして使用できるほか、外部とのデータ共有においても十分な容量があります。

しかし、容量は料金プランによって変動する場合が多く、無料版では2GBや15GBなど法人にとってはあくまでもお試し程度の容量となっているため、多くの企業は有料版を利用しています。

ローカルストレージの場合は、容量が足りなくなると外付けハードディスクなどを使用しなくてはならず、ファイルの保存先が増えるため管理も大変になります。オンラインストレージであれば、容量が足りなくなったとしてもプランを変更するだけで容量を追加できるため、ハードウェアに依存するリスクを低減することができます。

4.データの自動バックアップができる

ほとんどのオンラインストレージサービスには自動バックアップ機能が備わっています。ファイルをアップロードするだけでデータが保存され、編集や更新があった時にはその都度リアルタイムで自動保存してくれます。

これにより、パソコンなどの端末が故障した場合や人的ミスによる保存忘れがあった際にもデータが失われるリスクがなくなります。

また、保存する前のデータに戻したいという場合にも、変更履歴を遡ることで保存前のデータを復元することが可能です。オンラインストレージを使えばデータの保存や消失について考えることがなくなるため、ミスの削減や安心感を得られるでしょう。

5.ファイルを一元管理できる

社内のファイルが端末ごとに点在していて管理が大変になっている企業も多くあります。そこで、オンラインストレージを利用すれば社内のデータ保存先を一つにすることができます。拠点や部署の多い企業でも権限を設定し、オンラインストレージ内でフォルダ分けをすればデータを集約しても乱雑にならずに済むでしょう。

オンラインストレージにデータを集約することで各々がファイルの管理をする必要がなくなり、最小限の管理者のみで管理を行うことが可能です。さらに、ファイルを探す際に多くのファイルから検索できるため、探し出す手間を削減できます。

6.サーバの管理が不要になる

オンラインストレージはサービスを提供する企業が大規模なサーバを用意しているため、自社専用のサーバを用意する必要も、管理する必要もありません。

また、社内にサーバを設置している企業の場合はオンラインストレージにすることで自社のサーバを減らせることがあり、減らせた場合は業務負担が減るためリソースを他業務に割くことが可能となります。

7.セキュリティが強固で災害にも強い

オンラインストレージは通信の暗号化や脅威に対する対策などサーバのセキュリティ対策が万全です。Googleなどの大企業が提供するサービスやオンラインストレージの提供に特化している企業が提供するサービスもあるため、セキュリティレベルはかなり高い水準となっています。政府機関も利用しているため、その信頼性は高いといえるでしょう。

また、サーバのセキュリティだけでなく各自が共有で使用するファイルにも権限の設定ができたり、転送の際にパスワードや二段階認証を求めたりすることもできるため、情報漏洩の対策もしっかりと施されています。

さらに、ファイルなどのデータはサーバ上に保管されるため、端末の紛失・盗難時や災害時などでもデータを守ることができます。オンラインストレージを導入することで多くのリスクを低減・分散できるため、安心して利用することができるでしょう。

8.導入ハードルが低い

オンラインストレージの中には初期費用が無料で導入できるサービスは多くあります。有料であっても初期費用は低価格に設定されていることや、多少の初期費用がかかっても導入のサポートがしっかりしていることなど、導入へのハードルが低いことが特徴です。

自社のサーバを設置する従来の方法では初期費用が大きな負担となっていたため、オンラインストレージの初期費用は従来の方法よりかなり低コストだといえるでしょう。

9.メールやカレンダー、チャット機能も使える

オンラインストレージの中には付随してメールやカレンダー、チャット機能を用意しているものもあります。日常業務で使用するツールを1アカウントで済ませられるだけでなく、それらは同サービスとして連携が可能なため、チャット内でファイルが閲覧できたりファイルへのアクセス権限設定やコメントがメールで通知されたりなどが利点となります。

オンラインストレージの選定ポイント6つ

オンラインストレージを選ぶ際に特に重要ポイントは、機能として根幹的な保存可能容量とそれに比例する料金です。

本章では、どのくらいの用途であれば何GBくらいが必要で、料金はいくらかかるというように紹介しつつ、利用するにあたって重要となる使いやすさや利便性についても触れていきます。

• どのくらいの容量が必要か
• どのくらいの費用がかかるか
• 操作性や検索性が良いか
• セキュリティや権限の設定方法に安全性はあるか
• 作業ツールとの互換性や連携は可能か
• 自社の業界や取引先で一般的に使われているものか

1.どのくらいの容量が必要か

一番重要となるのが容量です。入れ物を買うときも入れたいものが入るかを考えるように、オンラインストレージにおいても保管したいデータが何GBくらいになるかを想定して選ぶ必要があります。

無料版では2GBから15GBなど、有料版であれば100GBから1TBと増えていき、さらには無制限のサービスも存在します。基本的には1ユーザあたりの保存容量となり、利用する従業員が1人あたりどれくらいの容量を必要とするかで比較をするのが良いでしょう。

ただし、1つの保存容量を全員で利用するサービスもあります。その場合は従業員が増減することも考慮して選ぶことが大切です。

具体的には1TBで考えると保存できるデータ量は以下のようになります。

“

• 1,200 万画素のデジカメで撮影した写真 25 万枚
• 映画 250 本または HD 画質の動画 500 時間分
• Office ファイル、PDF、プレゼンテーション形式で保存されたドキュメント 650 万ページ分（物理的なファイル キャビネット 1,300 台分に相当

”
参照：1TB のデータ ストレージはどれくらいの容量？ – Dropbox

基本的にOffice系のファイルなど業務で使用する書類関係のものについては大きくても2GBほどにしかなりません。そのため、オンラインストレージの容量を検討する際においては画像や動画ファイルといった容量の大きいデータをどれだけ保存するかを想定することが重要になります。

デザイン系の業界や顧客に対して納品するクリエイティブが多い場合は、映像制作や動画配信といった業務がある場合を除けば30GB～100GBで事足りるケースがほとんどです。

上記のような利用が増えてきたらアップグレードするといったことも可能であるため、余裕を持って1TBまで増量が可能なサービスを選べば基本的には問題ないでしょう。

2.どのくらいの費用がかかるか

料金体系はいくつかパターンがあります。料金体系の例として以下が挙げられます。

• 1つの容量を全員で使う場合
• 30人までといったようにプランで区切られている場合
• 1人単位で料金が発生する場合

いずれにしても利用する人数によって料金は変わってきます。また、サービスによっては導入の初期費用が無料であったり、〇GBまで無料というプランがあったりします。

しかし、企業がオンラインストレージを利用すると無料プランだけでは容量が足りないという場合も多くあるため、どのくらい容量が必要で費用がいくらかかるのかを月や年単位で見積もることが重要です。

しっかりと予算と照らし合わせて、中長期的な目線で運用可能な製品を選ぶとよいでしょう。

3.操作性や検索性が良いか

ファイルの共有だけでなく、オンラインストレージとして会社全体、部署やチームでのデータ保管のメインとして利用する場合も多くあります。中には組織内での連携を強化するためにローカル環境にのみデータを保管することを禁止する会社もあります。

そのように活用する場合、オンラインストレージの利便性は日常の業務にかなり影響してきます。

例えばDropboxであればエクスプローラー内にDropboxのフォルダを表示して、まるでエクスプローラーと同じように使うことができます。他にもGoogleDriveはファイル種類や更新日、オーナーなどで絞り込みの検索ができるなど検索性の高さが特徴になっています。

4.セキュリティや権限の設定方法に安全性はあるか

一般的にファイル共有サービス、オンラインストレージとして公開されているものは強固なサーバで運用され、複数のデータセンターを用意してトラブルに備えられています。

また、保管されるファイルも暗号化され、アクセス制限もされるため管理者が共有設定をしない限り公開されることはないというのが基本です。

比較基準としては、アクセス権限や共有設定の人的ミスによって誤ってしまう可能性の高さを見ることが重要です。中には二段階認証やIPアドレス制限などといった設定ができるものもあるため、社内のセキュリティ基準などと照らし合わせて検討しましょう。

5.作業ツールとの互換性や連携は可能か

MicrosoftOfficeのExcelやWord、Googleのスプレッドシートやドキュメントなど普段作業するツールと互換性や連携機能があるかによって日常業務の作業効率は大きく変わります。保存だけでなく、クラウド上でリアルタイムの編集ができることやローカルに保存せずにファイルをビューできるなど互換性にも違いがあります。

特に「グループウェア」を呼ばれるメールやカレンダー、ワークフローといった機能を一つにまとめたツールは様々な互換性と連携機能を持ちます。そのツールに大きく依存することにはなりますが、使いこなせば業務を大幅に効率化できるでしょう。

6.自社の業界や取引先で一般的に使われているものか

近年ではオンラインストレージの運用も一般的になっています。そのため、社外とのファイル共有もオンラインストレージで行われることが少なくありません。その際に同じサービスを利用していると連携が取りやすく、やり取りもスムーズにいきます。

「うちはそれ使ってないので使い方がわからず…」「○○で共有したのでご確認お願いします。」など、パートナーや顧客とのやり取りでしばしば耳にするケースです。あまりマイナーなサービスよりもメジャーなものを選ぶ方が無難でしょう。

オンラインストレージの比較15選

無料で使えるオンラインストレージ

本章では、 「オンラインストレージの比較15選」で紹介した製品の中で無料プランが用意されているオンラインストレージサービスを紹介します。

1.TeraClOUD

TeraCLOUDは10GBまで無料で利用できます。

TeraCLOUDの詳しい製品紹介はこちら → https://digi-mado.jp/products/43200/

2.firestorage

firestorageは2GBまで無料で利用できます。また、無制限アップロードなども利用可能です。

firestorageの詳しい製品紹介はこちら → https://digi-mado.jp/products/42944/

3.セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは3ユーザー、5GBまで無料で利用できます。

セキュアSAMBAの詳しい製品紹介はこちら → https://digi-mado.jp/products/10033/

4.Everidays

Everidaysはフリープランであれば3GB無料で利用できます。

Everidaysの詳しい製品紹介はこちら → https://digi-mado.jp/products/10034/

5.box

boxは10GBまで無料で利用できます。

boxの詳しい製品紹介はこちら → https://digi-mado.jp/products/10027/

無料のオンラインストレージについての詳しい記事はこちら↓

【2023】無料のオンラインストレージおすすめ5選を徹底比較

個人向けと法人向けの違い

個人向けと法人向けは主に容量やセキュリティが異なります。個人向けと法人向けのオンラインストレージがどのように違うのか具体的に見ていきましょう。

個人向け

個人向けは、写真や動画を保存するための容量があれば十分である場合が多いです。多くても、バックアップを取るためにオンラインストレージの容量はPCやスマートフォンの容量程度で足りるため、法人ほどの容量は必要ないでしょう。

そのため、容量の少ないプランが用意されていて、初期費用や数GB程度までは無料で使えるようなオンラインストレージが個人利用に向いているといえます。

法人向け

法人向けは、社内のデータを集約するために大容量が必要となる場合が多いです。また、セキュリティに関しても、法人向けは個人向けよりもセキュリティが強固です。

個人向けのオンラインストレージもセキュリティは十分強固ですが、法人の場合は人的ミスで情報が流出したりサイバー攻撃を受けたりした場合のリスクが大きいため、二段階認証やアクセスログ確認、監査ログなど個人向けよりもさらにセキュリティが充実しています。

ただ、法人向けのオンラインストレージは初期費用が有料であったり、大容量を前提としているため個人向けのように数GBまで無料というプランが無かったりすることが多いです。

情報漏えいは企業の存続や信頼にも大きな影響を与えるため、特に規模の大きい企業や機密情報を扱う企業は安全を第一に考え、セキュリティが強固な法人向けのオンラインストレージを選ぶとよいでしょう。

オンラインストレージのデメリット3つ

オンラインストレージには多くのメリットがある反面、デメリットも存在します。本章では、下記3つのデメリットについて具体的に解説します。

• 障害時の対応が提供会社に依存する
• IDとパスワードの管理に注意が必要
• システムや機能の独自カスタマイズが難しい

1.障害時の対応が提供会社に依存する

オンラインストレージを利用していてネットワーク障害などが起きた際、その対応はオンラインストレージを提供している会社が行うため、自社は復旧を待つしかないという状況になります。

逆に言えば、障害が起きても自社で対応しなくていいというメリットとも捉えることができますが、自社で対応できないことを不安に思う方も少なくないでしょう。

そのため、オンラインストレージを提供している会社のほとんどは常にトラブルが起きても対応できる体制が整っています。サーバに障害が起きても予備のサーバに切り替えるなどの準備をしていて、多くのトラブルはすぐに復旧します。

トラブルへの対応が早いことや、そもそもトラブルが起きることの少ないオンラインストレージはユーザ数や満足度、継続率などにも表れるため、評判のいいオンラインストレージはその信頼性が担保されているといえます。

2.IDとパスワードの管理に注意が必要

オンラインストレージを利用する際はIDとパスワードを厳重に管理することが重要です。情報漏えいが起きる原因はIDやパスワードの流失である場合が多く、流出してしまうとインターネットに繋がる環境があればどこからでもアクセスできてしまいます。

そのため、ID やパスワードを知る人や社内全体でセキュリティの研修などを行ったりしてリスクを最小限に抑えましょう。

3.システムや機能の独自カスタマイズが難しい

オンラインストレージのシステムや機能は提供会社が用意しているものを使うしかないため、独自に細かくカスタマイズすることが難しいです。ただ、多くの企業に提供しているオンラインストレージであれば、カスタマイズの要望に対応するために豊富な機能を用意していることもあります。

特に、法人向けのオンラインストレージであれば、業務に適した機能が標準で備わっていたり、オプションで必要な機能を追加できたりするため、不便に感じることはほとんどないでしょう。

ただ、機能が豊富だとしても使わなければ無駄にコストがかかってしまう場合があるため、導入前に機能についても確認しておくのが大切です。

オンラインストレージを活用する方法5選

ただオンラインにストレージを持ってクラウド上にデータを保管、さらに社内外とファイルを共有できると言っても、具体的にどのように活用していけば良いか分かりづらい部分もあります。

また、こういったツールは職種を問わず幅広い業務に関わるため、導入後から実際に現場単位でワークするかどうかが重要となります。

活用しきれないと社内にもなかなか浸透せずに、ローカル環境でのデータ保管やメールでのファイル共有が一般化してしまう恐れもあるため、運用方法は事前に考えておきましょう。

• ペーパーレスに社内ファイルを素早く共有
• 共同作業で会議資料やプロジェクト進行に
• アクセス権限、共有設定で社外や役職ごとに公開する
• 自社のファイルサーバ代わりに
• フォルダ分けやローカルファイル禁止などルール化

1.ペーパーレスに社内ファイルを素早く共有

オンラインストレージを導入することでまずは書類のペーパーレス化が促進できます。その他ワークフローもPDFやドキュメントを共有することで部署を横断する書類のやり取りもスムーズになります。テレワーク化が進む昨今では働き方改革の第一歩になるでしょう。

2.共同作業で会議資料やプロジェクト進行に

会議の資料も議事録もファイルを共有して同時編集できます。また、その場でコメントを打ったり赤入れしたりするといったこともできます。さらに、表計算ツールも共同作業が可能なためガントチャートなどといった進行表を作成して共有することで社内だけでなく社外とのプロジェクト進行も効率化できます。

3.アクセス権限、共有設定で社外や役職ごとに公開する

社内でも部署やチーム、役職の階層などによって機密となるファイルもあります。そういったファイルもアクセス権限、共有設定によって管理することができます。また、「閲覧のみ」「編集者」「管理者」といったように権限の種類も設定できるツールも多くあります。

4.自社のファイルサーバ代わりに

会社によっては共有サーバによってファイルを共有していることも多いでしょう。しかし、自社でサーバを構築、保守するには費用がかかり管理者工数もかかります。オンラインストレージであれば管理コストが削減できて増設も容易になります。また、複数のデータセンターで冗長化されているため災害や通信障害といったリスクにも強くなります。

5.フォルダ分けやローカルファイル禁止などルール化

複数人、さらに全社でオンラインストレージを利用するとなればある程度ルール化することが必要となります。部署ごと、チームごと、プロジェクトごとにフォルダ分けをしたり、機密情報はフォルダを分けたりなど雑多にならないために日頃から整理が必要になります。

また、オンラインストレージを導入しても頑なにローカル環境にのみデータを保管する人がいるとチーム連携が難しくなります。パソコンの故障や紛失によってデータを紛失してしまうことや属人化してしまうことを避けるためにも、できるだけオンラインストレージを利用するようなルール、もしくは社内文化を築くことが重要となります。

端末に依存しない環境を作るにはオンラインストレージの導入が必須

オンラインストレージには、社内でのファイル共有や管理を効率化したり、端末や盗難などの端末依存によるリスクを低減したりすることができます。ファイルの管理やリスクへの対に課題を感じている場合は、この機会にぜひオンラインストレージの導入を検討してみてください。

オンラインストレージは社内のペーパーレス化や共同作業によるプロジェクト進行などで活用できます。選定の際には容量や料金、機能、セキュリティについて重点的にチェックしましょう。自社に最適なオンラインストレージを選定することで、無駄なコストをかけずにオンラインストレージの効果を最大限に高めることができます。