勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間や休暇の管理を電子化するためのシステムです。社員が出勤・退勤する際に打刻する打刻情報を集約し、勤怠データを自動的に算出します。これにより、従業員の労働時間を正確に把握でき、労働法規制に適合した勤務管理が可能になります。また、勤務表の作成や出退勤の承認・変更が容易になるため、勤怠に関するトラブルや人的ミスの削減にもつながります。

勤怠管理システムに備わっている主な機能

勤怠管理システムは、企業にとって労働時間や出勤状況の正確な管理が不可欠です。本章では、　勤怠管理システムに備わっている主な機能について解説します。

• 勤務時間の管理機能
• 休暇申請や勤務シフトの管理機能
• 残業申請や勤怠修正の管理機能
• 給与計算や勤怠データの集計機能

1.勤務時間の管理機能

勤務時間の管理機能は、出勤時間や退勤時間、休憩時間などを正確に管理するために必要です。

勤務時間の管理に必要な機能は以下のようになります。

• 出勤・退勤の打刻
• 勤務時間・休憩時間の自動計算
• 勤務時間の修正機能
• 勤務時間の状況を一覧表示

勤務時間の管理機能に優れた勤怠管理システムを選択することで、正確な勤務時間の計算や管理が可能となります。

 2.休暇申請や勤務シフトの管理機能

休暇申請や勤務シフトの管理機能は、社員が取得したい休暇の申請や勤務シフトの調整を簡単に行えます。

休暇申請や勤務シフトの管理機能に必要な機能は以下が挙げられます。

• 休暇の申請や承認
• 勤務シフトの作成・調整
• 勤務シフトの一覧表示

休暇申請や勤務シフトの管理機能が優れた勤怠管理システムを選択することで、社員の働き方に対する柔軟性を高められます。

3.残業申請や勤怠修正の管理機能

勤怠管理システムを導入する際に重要な機能の一つが残業申請や勤怠修正の管理機能です。

残業申請や勤怠修正の管理機能が備わっているかをチェックする際には以下のポイントを確認しましょう。

• 残業や勤怠の修正申請ができるか
• 申請後、管理者が承認または却下の返答できるか
• 残業時間や勤怠修正の履歴を確認できるか
• 管理者が残業や勤怠修正の履歴を管理できるか

これらの機能により従業員はスムーズに申請を行うことができ、管理者も迅速かつ正確に対応できます。

4.給与計算や勤怠データの集計機能

給与計算や勤怠データの集計機能が備わっているかどうかを確認することも重要です。

給与計算や勤怠データの集計機能が備わっているかどうかをチェックする際には、以下のポイントを確認してください。

• 従業員の給与計算がシステム上で行えるか
• 賞与や手当など、特別な給与計算ができるか
• 勤怠データの自動集計ができるか
• 勤怠データの分析やレポート出力ができるか

これらの機能により給与計算にかかる時間を大幅に削減することができ、正確な勤怠データの集計が可能になります。

勤怠管理システムの選定ポイント5つ

勤怠管理システムを選ぶ際には、以下の5つの観点から比較検討を行うことが重要です。

• 導入目的や業務内容に合わせて選ぶ
• 機能面の比較で選ぶ
• 操作性の良さや画面のわかりやすさで選ぶ
• 提供形態で選ぶ（クラウド型かオンプレミス型か）
• ユーザーサポートの質で選ぶ

1.導入目的や業務内容に合わせて選ぶ

勤怠管理システムは企業の業種や規模、業務内容によって必要な機能が異なります。例えば、製造業ではタイムスタンプや工程管理機能が必要になる場合がありますが、IT企業ではテレワークやフレックスタイムの管理が必要になる場合があります。そのため、自社の業務内容に合わせて必要な機能が揃っているシステムを選ぶことが重要です。

2.機能面の比較で選ぶ

勤怠管理システムには様々な機能がありますが、必要な機能をきちんと備えているかどうかを確認することが必要です。例えば、出勤・退勤時刻の打刻機能や勤務時間の自動計算機能、休暇申請や残業申請の機能、勤怠データの管理機能、レポート作成機能などが必要な機能として挙げられます。自社の必要な機能と比較して、最も適したシステムを選びましょう。

3.操作性の良さや画面のわかりやすさで選ぶ

インターフェースの使いやすさは、操作のしやすさやデザイン性、使い勝手などが関係します。ユーザーがストレスなく利用できるシンプルなデザインのシステムや、ワンクリックで必要な情報が取得できるシステムなどが使いやすさを重視した選択肢になります。

4.提供形態で選ぶ（クラウド型かオンプレミス型か）

勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれの特徴を把握し、自社に最適なシステムを選択しましょう。

クラウド型勤怠管理システム

クラウド型勤怠管理システムはサーバーがクラウド上にあるため、インターネットに接続することで利用することができます。クラウド型勤怠管理システムのメリットは、導入が容易であることや、利用料金が月額制で比較的安価であることが挙げられます。利用者は専用のIDやパスワードを入力することで、いつでもどこでも勤怠管理が可能です。

その特徴は以下の通りです。

• 特別なインストールは不要で、簡単に利用が開始できる
• 通常、月額利用料がかかるが、初期費用が安価
• システムのアップグレードは自動で行われるため、常に最新版が利用可能
• セキュリティ対策は、提供元が一括で管理するため安心

オンプレミス型勤怠管理システム

オンプレミス型勤怠管理システムは企業や組織のサーバーに導入することで利用します。企業や組織のネットワーク内での利用であるため、セキュリティ面での安心感があることや、システムのカスタマイズが幅広く行えることなどがメリットです。

オンプレミス型勤怠管理システムの特徴は以下の通りです。

• 自社内にサーバーを設置するため、セキュリティ対策が容易
• 月額利用料がかからず、長期的な利用を考えるとコスト面でメリットがある
• アップグレード作業や保守作業は自社で行わなければならず、専門的な知識が必要

5.ユーザーサポートの質で選ぶ

勤怠管理システムは、システムが停止した場合など、何かトラブルが発生する可能性があります。そのため、選ぶシステムには優れたユーザーサポートが必要です。ユーザーサポートの質が高ければ、トラブルの解決や問題解決のスピードが早く、運用上のトラブルを最小限に抑えることができます。

以下はユーザーサポートの質で選ぶためのポイントです。

サポート体制

• システム提供元が自社でサポートを行っているか、それとも外部委託しているか確認する
• サポート担当者数が十分か、サポートに対応する体制が整っているか確認する
• サポート体制が24時間体制であるか、または定期的な休日のサポートを提供しているか確認する

サポートの質

• サポートの対応スピードが早いか確認する
• サポート対応の品質が高いか確認する
• サポート対応が親切か確認する

サポート方法

• 電話、メール、チャットなどのサポート方法が用意されているか確認する
• サポート方法が適切か、問題の解決につながっているか確認する

以上のポイントを確認することで、優れたユーザーサポートを提供している勤怠管理システムを選択できます。トラブルが発生した場合にも迅速かつ適切に対応できるため、運用上のトラブルを最小限に抑えることが可能です。

勤怠管理システムを導入するメリット5つ

企業が勤怠管理システムを導入するとさまざまなメリットが得られます。本章では、勤怠管理システムを導入することで得られるメリットを5つ紹介します。

• 勤怠管理業務の負担を軽減できる
• 正確な勤怠情報の収集・管理が可能になる
• 出退勤管理や残業時間の把握による労働時間の適正化を図れる
• 従業員のワークライフバランスが向上する
• 企業の業務プロセスの改善による生産性の向上を図れる

1.勤怠管理業務の負担を軽減できる

勤怠管理システムは従業員の勤怠情報を自動的に収集し、管理することができます。これにより、従業員が手動で行っていた業務が大幅に軽減されます。具体的には、勤怠情報の集計や休暇の申請など、日々の勤怠業務にかかる時間が大幅に削減されます。また、システム上での勤怠管理により、人為的なミスを防ぐことができるため業務の効率性向上につながります。

2.正確な勤怠情報の収集・管理が可能になる

勤怠管理システムは出退勤や休暇などの勤怠情報を正確に収集し、管理できます。これにより、従業員の勤務時間や残業時間を正確に把握することができます。また、休暇の申請や承認、残業時間の申請や承認などのプロセスもシステム上で行えるため、勤怠情報の誤りや漏れを防止して正確な給与計算が可能になります。

3.出退勤管理や残業時間の把握による労働時間の適正化を図れる

従業員の出退勤時間や残業時間を正確に把握できます。これにより、従業員の労働時間を適正化することができます。また、システム上で労働時間の管理を行うことで、法令遵守や健康管理などの企業の社会的責任を果たすことができます。さらに、労働時間の見える化により、従業員と企業とのコミュニケーションの改善につながります。

4.従業員のワークライフバランスが向上する

勤怠管理システムを導入することで、従業員は勤務時間の把握が容易になります。そのため、従業員は自分の勤務時間や休暇の取得状況を正確に把握できるようになり、無理な残業を抑制できます。さらに、休暇や有給休暇なども取得しやすくなり、仕事とプライベートのバランスが取りやすくなるため従業員のワークライフバランスが向上します。

5.企業の業務プロセスの改善による生産性の向上を図れる

勤怠管理システムにより勤怠管理に関わる業務が自動化され、効率化されます。これにより、担当者は勤怠管理業務にかける時間を削減し、他の業務に集中できるようになります。また、勤怠情報を正確に管理できるため、給与計算や社会保険料の計算も正確に行えます。さらに、業務プロセスの改善によって業務の品質が向上し、生産性や競争力が高まることが期待できます。

勤怠管理システムのデメリット4つ

勤怠管理システムの導入にはデメリットもあります。以下に、主なデメリットを紹介します。

• 導入コストがかかる
• 社員の反発がある場合がある
• システム障害のリスクがある
• 導入後の改善が難しい場合がある

1.導入コストがかかる

勤怠管理システムを導入するにはシステム開発や導入に関する費用がかかります。また、導入後にも定期的なメンテナンスやアップデートによる費用がかかる場合があります。導入の前にどのくらいコストがかかるのか把握しておくことが重要です。

2.社員の反発がある場合がある

勤怠管理システムが導入されると、社員の勤務時間や行動が管理されることになります。そのため、社員からはプライバシーの侵害や過剰な管理といった反発が起こることがあります。これを避けるためには、事前の説明やコミュニケーションを取ることが大切です。

3.システム障害のリスクがある

勤怠管理システムに限らず、SaaSなどのサービスではシステム障害が発生する可能性があります。システム障害が起こると正確な勤務時間の把握ができなくなるため、人事や給与計算に影響が出る可能性があります。そのため、事前にシステム障害が起きた場合の対策を考えておく必要があります。

4.導入後の改善が難しい場合がある

勤怠管理システムの導入後に、システムに不具合がある場合や必要な機能が不足している場合に改善することが難しい場合があります。システムの開発や改善には時間とコストがかかるため、改善には慎重な対応が必要です。

勤怠管理システム39選の比較表（導入規模・製品タイプ）

製品名	製品ロゴ	中小企業	中堅企業	大企業	特化タイプ	多機能タイプ	カスタムタイプ
COMPANY 勤怠管理		–	–	〇	–	–	〇
B4A（ビーフォーエー）		〇	〇	〇	–	〇	–
クロノスPerformance		〇	〇	〇	〇	–	–
Fairgrit		〇	〇	〇	–	〇	–
MINAGINE就業管理システム		〇	〇	–	–	〇	–
Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）		–	〇	〇	–	〇	–
Universal勤次郎		〇	〇	〇	–	〇	–
TimePro-VG		–	〇	〇	–	–	〇
TimePro-NX		〇	〇	〇	–	〇	–
CYBER XEED		〇	〇	〇	–	〇	–
就業管理クラウド リシテア		–	〇	〇	〇	–	–
クラウド型勤怠管理システムkinnnosuke		〇	〇	–	〇	–	–
TeamSpirit		〇	〇	〇	–	〇	–
バイバイタイムカード		〇	〇	〇	–	–	〇
就業管理システムTimeWorks		–	〇	〇	–	–	〇
ハーモス勤怠		〇	〇	〇	〇	–	–
WiMS/SaaS　勤務管理システム		–	–	〇	–	–	〇
kincone		〇	〇	–	〇	–	–
ShiftMAX		–	〇	〇	–	–	〇
e-就業OasiS		〇	〇	〇	〇	–	–
TimeBiz		〇	〇	〇	〇	–	–
勤怠管理クラウドサービスCLOUZA		〇	〇	–	〇	–	–
attenly		〇	〇	〇	〇	–	–
クラウド型勤怠システム楽楽勤怠		〇	〇	〇	–	〇	–
CC-BizMate		〇	〇	〇	–	〇	–
rakumoキンタイ		〇	〇	–	〇	–	–
Dr.オフィスLookJOB2		〇	〇	〇	〇	–	–
かえる勤怠管理　介護		〇	〇	〇	〇	–	–
勤次郎Smart		〇	〇	〇	〇	–	–
勤労の獅子		〇	〇	–	〇	–	–
freee人事労務		〇	〇	〇	–	〇	–
jinjer勤怠		〇	〇	〇	〇	–	–
RecoRu		〇	〇	–	〇	–	–
AKASHI		〇	〇	〇	–	〇	–
MOT勤怠管理システム		〇	〇	–	〇	–	–
Touch on Time		〇	〇	〇	〇	–	–
マネーフォワード クラウド勤怠		〇	〇	–	〇	–	–
KING OF TIME		〇	〇	〇	〇	–	–
ジョブカン勤怠管理		〇	〇	〇	〇	–	–

勤怠管理システム39選の比較一覧

勤怠管理システムの導入前後に必要なこと

勤怠管理システムを導入するには、プロジェクトマネジメントの重要性や導入前の課題、導入後の評価や改善が必要です。

• プロジェクトマネジメントの重要性
• 導入前の課題と対策
• 導入後の評価と改善

1.プロジェクトマネジメントの重要性

勤怠管理システムを導入するにあたり、プロジェクトマネジメントは欠かせません。プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを計画・実施・監視・制御・完了するための手法であり、スケジュールやコスト、品質などを管理してプロジェクトを成功に導くことが目的です。

勤怠管理システムを導入する場合、以下の手順を実施することが重要です。

目的や必要性を明確化する

導入の目的や必要性を明確にし、どのような成果が得られるのかを明確にしておくことが重要です。

スケジュールを立てる

勤怠管理システムの導入にあたっては、スケジュールを立てて実施期間や実施予定の作業内容を明確にすることが必要です。

予算を決定する

勤怠管理システムを導入するには予算を確保する必要があります。予算を決定し、予算内での実施計画を立てることが重要です。

人員を確保する

勤怠管理システムの導入にあたっては、導入に必要な人員を確保することが必要です。導入に必要な作業を担当する人員を確保し、役割や責任を明確にすることが重要です。

2.導入前の課題と対策

勤怠管理システムの導入にあたり、以下のような課題が生じる場合があります。それぞれの課題に対してどのように対処すればよいか解説します。

導入費用が高い

勤怠管理システムを導入するためには一定の費用がかかります。特に、自社でシステムを構築する場合は高額な開発費用が必要になることがあります。この場合、クラウドベースのシステムを利用することで初期費用を抑えることができます。

社員の反発

勤怠管理システムの導入により、社員が不満を持つことがあります。例えば、プライバシーの侵害を心配する場合や新しいシステムに対する不安がある場合が挙げられます。このような場合には、社員に対してシステムの必要性やメリットを説明し、理解を得ることが重要です。

システムの操作方法がわからない

勤怠管理システムを利用するにあたり、操作方法がわからない社員がいる場合があります。この場合には、導入前にトレーニングを実施することで操作方法を説明することが有効です。また、システムの操作方法についてはマニュアルを作成し、社員がいつでも参照できるようにすることも重要です。

3.導入後の評価と改善

勤怠管理システムを導入したあとは、運用についても十分な注意が必要です。運用においては従業員の勤怠情報の正確な入力やシステムの障害やエラーに対する迅速な対応が求められます。

また、定期的なシステムのメンテナンスやアップデートも重要です。システムのセキュリティや機能性を維持するために、定期的なメンテナンスやアップデートを行うことが必要となるでしょう。これにより、システムの効果的な活用が可能となります。

具体的な手順としては、以下のようなものがあります。

• 初期段階でのシステム運用のレビュー
• システムの改善点や不具合の洗い出し
• 利用者のフィードバックの収集
• 改善計画の策定と実行

勤怠管理システムの導入は、慎重なプロジェクトマネジメントと導入前・導入後の課題への対応が必要です。しっかりとした計画を立てスムーズな導入・運用を目指しましょう。

勤怠管理システムの注意点・導入前に確認すべきこと

勤怠管理システムには導入する前に確認すべきことや注意点があります。本章で、勤怠管理システムの導入前に確認しておくことで導入後に起こりうるトラブルを未然に防ぎ、スムーズに導入できるようにしましょう。

勤怠管理システムを導入する際の注意点

勤怠管理システムを導入する際には、いくつかの注意点があります。まずは導入費用、導入後のランニングコスト、カスタマイズや保守、セキュリティ対策などを考慮する必要があります。また、自社の業務フローに適合しているか、従業員の研修や教育、システム操作の訓練など、導入前に行うべき調整がある場合があります。さらに、導入後の運用においてはデータのバックアップや障害発生時の対応策、改修の有無なども考慮する必要があります。

導入前に確認すべきこと

勤怠管理システムを導入する前には自社の業務フローに合わせた機能の確認が必要です。また、社員数や勤務形態、休暇の種類、残業や深夜勤務の扱いなどについても確認することが重要となります。導入後の運用においてはデータの管理やバックアップ、セキュリティ対策、保守契約の内容、対応する担当者の設定、トラブル発生時の対応策などについても確認する必要があります。システムのカスタマイズや導入に伴うコストも確認し、自社にとって最適な選択を行うことが重要です。

勤怠管理の負担削減や効率化には勤怠管理システムの導入が必須

本記事では、勤怠管理システムの機能や選び方について詳しく解説しました。勤怠管理システムを導入することで、労働時間の把握や労務管理の効率化ができるため、企業にとって非常に重要なシステムとなっています。

しかし、どのような勤怠管理システムを選ぶべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。本記事で紹介した選び方のポイントを参考に、自社に合った勤怠管理システムを導入して効率的な労務管理を実現しましょう。勤怠管理システムの導入には、コストや時間的な負担があるかもしれませんが、その効果は企業にとって大きいものとなります。