安否確認システムおすすめ25選比較｜選び方や導入手順を徹底解説

安否確認システムとは

安否確認システムとは、災害や事故などの発生時に、従業員や関係者の安否を迅速かつ正確に把握するためのシステムです。従業員や関係者が安否確認システムに登録することで、災害や事故発生時にシステムが一斉に確認の連絡を行い、安否の確認を取ることができます。

また、安否情報の共有や情報の集計もシステム上で行えるため、安否情報の収集と管理の効率化が図れます。安否確認システムは、災害や事故に備える企業や自治体、学校、団体などで導入され、事前の準備とともに、迅速な対応を可能にします。

安否を確認するための手段は5種類

現在の日本における理想的な安否確認ツールとはどういったものでしょうか。本章では、現時点において緊急連絡手段として取り得る5つの選択肢をそれぞれ紹介します。

• 電話
• メール
• SNS・チャット
• 災害伝言ダイヤル・伝言板
• 安否確認システム

電話

電話は多くの人が利用可能で、災害時にリアルタイムでの安否確認にも役立ちます。しかし、災害時に通信が集中し、通信規制がかかる可能性があるため、利用には注意が必要です。また、対応者の負担も大きくなるため、適切に対応する必要があります。

メール

メールによる安否確認は回線に依存しないため、利用することができますが、災害時にはメールの送受信量が急増するため、サーバーが重くなり、受信にタイムラグが生じる可能性があります。また、メールに比べて電話の方が受信に気づきやすいという問題がある他、メールアドレスの変更によって正確な情報が得られないという問題も発生しやすいため、最善の方法とは言えません。

SNS・チャット

SNSサービスは業務連絡や安否確認に利用されることが増え、多くの人が利用しています。しかし、個人情報の漏洩などのリスクも存在します。社内チャットを利用することもできますが、回答集計に時間がかかるデメリットがあります。災害発生時には管理者の負担を軽減する必要があります。従業員がアカウントを共有したがらない場合もあるため、複数のツールを用意することが望ましいです。

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災害伝言ダイヤル・伝言板

災害伝言ダイヤルや伝言板は通信事業者が提供する安否確認手段であり、回線混雑による影響を受けず利用できます。ただし、一度に確認できる回数に制限があり、集計作業に時間がかかるため、大規模な安否確認には不向きです。企業での利用も可能ですが、その際は注意が必要です。

安否確認システム

安否確認システムは、災害発生時に従業員の安否確認を効率的かつ迅速に行うための機能を備えたサービスです。従業員の安否確認に特化し、キャリア回線規制下でも安定して運用できます。災害発生時には、自動的に安否確認通知を一斉送信し、回答内容を自動集計することも可能です。平時には、従業員間のコミュニケーションツールとしても活用できます。

安否確認システムの導入が進んでいる背景

日本は地震大国であり、マグニチュード6.0以上の地震の約20%が国内で起こるため、企業には災害時の被害を最小限に食い止め、事業継続・早期復旧のための計画策定が求められています。災害時には携帯電話やインターネットが使えなくなる可能性が高く、従業員や関係者の安否確認が困難になることが予想されます。

このことから導入の背景には従業員や関係者の安全確保、緊急時のスムーズな対応が必要とされます。安否確認システムは、情報収集や従業員への周知を事前に行い、緊急時にスムーズに安否確認を実施することができます。

安否確認システムに備わっている主な機能7つ

安否確認システムには様々な機能が備わっています。本章では、安否確認システムに備わっている主な機能について解説します。

• 安否情報の登録・管理機能
• 緊急時の迅速な情報共有機能
• 一斉メッセージ配信機能
• 非常時のアラート機能
• 安否情報の閲覧・確認機能
• 安否情報の集計・分析機能
• セキュリティ対策の機能

1.安否情報の登録・管理機能

安否確認システムに登録される情報は、被災者の氏名や住所、安否状況、連絡先などが含まれます。管理者はこの情報を確認することができ、被災者の安否確認や救援物資の配分などに役立てることができます。また、被災者自身も登録された情報の修正や更新ができるため、迅速な情報共有が可能となります。

2.緊急時の迅速な情報共有機能

安否確認システムには、緊急時の迅速な情報共有機能があります。システムには一斉メッセージ配信や非常時のアラート機能など、スピーディーな情報共有を支援する機能が必要です。また、事前に適切な訓練を受けてシステムを適切に活用することで、緊急時の迅速な情報共有を実現し、被害を最小限に抑えることができます。

3.一斉メッセージ配信機能

一斉メッセージ配信機能は、緊急時に必要な情報を一斉に配信することができる機能です。例えば、災害時には被災地の状況や避難場所、救援物資の受け入れ状況などの情報を一斉に配信することで、被災者や関係者に必要な情報を迅速に提供することができます。また、企業内での業務連絡や社内イベントの案内など平常時にも利用することができます。一斉メッセージ配信機能があることで、迅速な情報共有ができ、円滑な業務遂行や、災害時の救援活動を支援することができます。

4.非常時のアラート機能

非常時のアラート機能は、災害や事故、テロなど緊急事態が発生した際に被災者や関係者に緊急情報を迅速に伝達するための機能です。システム上で予め設定された条件を満たすと自動的にアラートが発せられ、利用者は迅速な対応が可能になります。アラートの配信先を設定できるため、必要な人に必要な情報をスピーディーに伝え、迅速な避難や救援活動を支援し、被災者や関係者の安全確保に役立てることができます。

5.安否情報の閲覧・確認機能

安否確認システムの重要な機能の一つに、安否情報の閲覧・確認機能があります。管理者は利用者が入力した安否情報を一元的に閲覧し、必要に応じて適切な対応を取ることができます。利用者自身も、自分の情報がどのように表示されるかを確認することができます。安否確認システムが適切に導入されることで、緊急時には情報を素早く集約・共有し、円滑な避難や救援活動を実現することができます。

6.安否情報の集計・分析機能

被災者の居住地や安否状況の傾向を分析することで、救援物資の配分や救助の優先順位を決定することができます。集計されたデータをもとに、今後の災害対策や安否確認システムの改善点を洗い出すことも可能です。このように、安否情報の集計・分析機能は、災害対策やシステムの改善に役立ちます。

7.セキュリティ対策の機能

安否確認システムには、多くの個人情報が含まれるためセキュリティ対策が必要不可欠です。アクセス制限、二要素認証、IPアドレス制限、データ暗号化などの方法が使われ、不測の事態に備えてバックアップや復旧機能なども備わっています。ログ取得と監視機能も欠かせません。これらの対策が万全であれば、利用者は個人情報が安全に保護され、安心してシステムを利用できます。

安否確認システムを導入するメリット6つ

ここでは安否確認システムの機能とそれによってもたらされる導入メリットについて解説します。

• 災害時にも安定して動作する
• 管理者の負担を最小限に抑えられる
• 大規模な災害でも迅速な安否確認が可能
• 従来手段よりも効率的で信頼性が高く、誤った情報拡散リスクが低減
• 災害時のリスクマネジメントに役立つ
• 日常での業務連絡ツールに活用できる

1.災害時にも安定して動作する

安否確認システムは災害時において信頼できる情報伝達ツールとして機能します。一般的なメールやSNSなどと比較してシステムの動作が安定しており、多様な連絡手段を提供しています。また、サーバーダウンのリスクが低く、連絡先の変更も追跡可能なため返信率が向上します。

運用コストには注意が必要ですが、システムの不具合が業務に影響を及ぼすことを考慮すると安否確認システムは非常に重要なツールであることがわかります。災害時には通信回線に集中が生じることが予想されますが、安否確認システムを利用することで確実な情報伝達を実現することができます。

2.管理者の負担を最小限に抑えられる

安否確認システムは、災害発生時に迅速な対応が求められる状況下で大きな役割を果たします。その中でも、自動送信や一斉送信、回答内容の自動集計などの機能は、管理者の負担を大幅に軽減します。これにより、管理者はより効率的かつ的確に安否確認作業を行うことができ、被災者の安全確保に向けた最大限の支援が実現します。また、自動化によって誤情報の伝達を防止することができ、信頼性の高い安否情報を素早く集めることができます。

3.大規模な災害でも迅速な安否確認が可能

安否確認システムは、複数の人に同時に確認連絡を送信できるため大規模な災害でも素早く確認できます。このシステムは、管理者の負担を最小限に抑え、回答内容を自動的に集計するため、最短時間で正確な情報を収集できます。また、従業員や家族が一斉に連絡を受け取ることにより、不安を解消し迅速かつ的確な行動を促進することができます。

4.従来手段よりも効率的で信頼性が高く、誤った情報拡散リスクが低減

安否確認システムは、従来の電話やメールよりも迅速で正確な情報収集が可能です。情報の伝達にかかる時間を短縮し、多くの人に簡単に安否確認を依頼することができます。また、自動化された回答機能により、誤った情報を拡散するリスクを低減することができます。信頼性の高い情報を素早く収集することが、災害時には生死を分ける重要な要素となります。

5.災害時のリスクマネジメントに役立つ

安否確認システムは、災害が発生した際に事前に登録した情報をもとに安否確認作業を迅速に行うことができます。登録された情報により被災者の居場所や連絡先、身体的な状態などを把握することができます。こうした情報はリスクマネジメントに役立ち、緊急事態に備えて最善の対応をすることができます。また、登録情報は更新することで常に最新の情報を保持し、より迅速な安否確認が可能となります。

6.日常での業務連絡ツールに活用できる

安否確認システムを選定する際のポイント12個

安否確認システムを検討する際は選定ポイントをしっかりと押さえておくことが大切です。本章では、安否確認システムの選定ポイントについて具体的に解説します。

• 想定している運用シーン
• 自動送信機能の有無
• 連絡手段は豊富に用意されているか
• 動作実績
• 緊急時に必要な機能の確認
• システムの利便性や使いやすさ
• システムの信頼性や安全性
• 保守・運用管理のしやすさ
• ユーザー数や拡張性の検討
• 価格やコストパフォーマンスの比較
• 顧客サポート体制の確認
• システムのカスタマイズや柔軟性の有無

1.想定している運用シーン

安否確認システムは性質上、緊急時以外においても利用することができます。どの機能により重点を置いて製品を選ぶのか、具体的にまず以下の2点から選ぶことができます。

• 災害時の安否確認だけではなく、日常の業務連絡ツールとしても利用したい
• 災害発生時の運用安定性を最重視したい

平時で利用できるシステムとして、セコム株式会社の「セコム安否確認サービス」があります。「セコム安否確認システム」では、報告メニューに「新型コロナウイルス」のテンプレートがあります。日々の検温結果などの体調報告、出社・休暇・テレワークといった勤務予定の状況把握ができます。設問内容は自由に編集できるので、お客さまそれぞれに最適化された運用が可能です。

2.自動送信機能の有無

従業員数によっては、災害発生時に従業員一人ひとりに手作業で安否確認を行うのは非常に困難です。そのため、安否確認システムには、災害発生時に一斉に安否確認を送信する機能が必要です。緊急事態の場合、誰でも動揺して通信も混雑するため、自動送信機能があれば、迅速かつ正確に安否確認を行うことができます。このように自動送信機能は、安否確認システムにおいて必須の機能といえます。

自動送信機能があるシステムとして、ユミルリンク株式会社の「安否確認サービスCuenote」があります。「安否確認サービスCuenote」では、地震発生や大雨などの気象災害が起きた際に、気象データベースと連携して自動で安否確認メールの配信が可能です。警報のレベルや、震度に応じて任意で設定でき、勤めている地域や住んでいる地域に合わせてメッセージを送信可能です。社員の安全をまもり、復旧の意思決定を向上します。

3.連絡手段は豊富に用意されているか

被災地が社内に限定されない場合、複数の通信手段を用意し、登録者のニーズに合わせて異なる通信手段を提供することが重要です。そのため、安否確認システムがモバイルデバイスに対応していることも確認してください。さらに、プライバシー保護にも配慮しながら、登録率を上げるために、研修や啓蒙活動を行うことでシステムの普及を促すことが望ましいです。

モバイルデバイスに対応しているシステムとして、株式会社パスカルの「オクレンジャー」が挙げられます。「オクレンジャー」では、Android,iOSでの専用アプリを使うことで、アプリから安否確認の回答が可能です。メールアドレスでの安否確認もできますが、必須では無いため大規模災害時に電話やメールが繋がりにくい状況でも安定して安否確認が可能になります。プッシュ通知にも対応しているので、見逃しもありません。

4.動作実績

安否確認システムが災害時に不安定になることは許されません。システム導入の際は、価格や機能面だけでなく、実際の動作実績も確認することが重要です。100%動作保証されたシステムは存在しないかもしれませんが、大規模災害下で稼働した実績がある製品は、動作が保証されていると言えます。高額なコストをかけて導入したシステムが災害時に動作しないことがないよう、動作実績を重視して確実にシステムを選定しましょう。

大規模災害下で稼働した実績があるシステムとして、株式会社コム・アンド・コムの「安否LifeMail」が挙げられます。「安否LifeMail」で、新潟中越地震や東日本大震災、熊本地震でも止まることなく安否確認を配信し続けた強固な安否確認システムです。災害発生直後に即座に自動配信し、早急な対応を助けてきました。自動配信機能にも対応しており、家族も含め安否を確認、コロナ禍では感染状況の確認機能も企業の役に立っています。

5.緊急時に必要な機能の確認

緊急時には、迅速な安否確認が求められます。そのため、システムには緊急時にスムーズに情報収集ができる機能が必要です。また、不特定多数の人が利用する場合があるため、シンプルでわかりやすいUI/UXが求められます。さらに、一斉メッセージ配信や非常時のアラート機能なども必要とされます。これらの機能があることで、緊急時にはスピーディーな情報共有ができ、迅速な避難や救援活動を支援することができます。

シンプルでわかりやすいUI/UXをもつシステムとして、株式会社アクリートの「アクリートSMSアラート」があります。アクリートのウェブ管理画面は、実際にオペレーションを行っている企業からの要望とフィードバックを反映した、ユーザー目線で開発されたサービスです。そのため、誤操作が発生しにくいのはもちろんのこと、直感的な操作が可能になっており、災害等の緊急事態発生時にもスムーズな対応が可能になります。

6.システムの利便性や使いやすさ

従業員が円滑な情報共有を実現するために、利便性の高いシステムが必要です。導入前にはシステムの操作感やユーザビリティを確認するため、デモや試用期間を設けることが大切です。また、システム利用に必要な研修やマニュアルの充実度も重要です。使いやすさの高いシステムであれば、ユーザーの負担を軽減し、運用効率を向上できます。

無料トライアルができるシステムとしては、株式会社エフ・イー・エスの「ココいるネット」が挙げられます。無料でのトライアルを通じて、捜査官やユーザビリティを確認しましょう。

7.システムの信頼性や安全性

安否確認システムは、緊急時に正確な情報を提供する必要があります。信頼性が低いシステムでは正確な情報を得られず、情報の誤解や誤報に繋がる可能性があります。また、システムにアクセスできる人が限定されているか、システム内の情報が適切に保護されているかなど、セキュリティ面についても確認が必要です。

セキュリティ対策が施されているシステムとして、富士通株式会社の安否確認サービス「緊急連絡/安否確認サービス」が挙げられます。「緊急連絡/安否確認サービス」のデータセンターは国内最高クラスのセキュリティと堅牢性を保っており、万が一各機器に異常が発生してもサービスを維持できるよう冗長化構成が施されております。2016年の熊本地震では通信の遅延が起きやすい地震直後でも20万通以上の通信を滞りなく行う事ができています。

8.保守・運用管理のしやすさ

システムの保守や運用にかかる負荷が大きい場合、緊急時の安否確認に支障が出る可能性があります。そのため、システムのアップデート方法や障害発生時の対応方法などを確認し、運用管理がしやすいシステムを選択することが重要です。また、システムの運用担当者には十分な教育やトレーニングが必要です。運用管理が効率的であれば緊急時の対応力を向上させ、より安全かつスムーズな運用が可能となります。

保守・運用管理がしやすいシステムとして、株式会社ネットウエルシステムの「緊急メール連絡版」が挙げられます。緊急メール連絡版のデータセンターは、様々な対策により災害時の信頼性、運用の継続性は十分となっています。不測の事態によりデータセンターが使用不能となった場合に備え、違う場所のデータセンターにシステムを待機させています。

9.ユーザー数や拡張性の検討

安否確認システムを選定する際には、現在のユーザー数や今後の拡張性を検討することが重要です。例えば、規模の拡大に伴いユーザー数が増加する場合、システムのユーザー数制限や負荷に耐えられるかどうかを確認する必要があります。また、新たな機能や機能拡張が必要になった際に、システムが柔軟に対応できるかどうかも検討する必要があります。このような点を考慮することで、将来的にもシステムの使い勝手を維持することができます。

機能や規模を拡張できるシステムとして、株式会社アバンセシステムの「ANPIC」が挙げられます。「ANPIC」は、2000名まで人数に合わせてプランを選ぶことができます。

10.価格やコストパフォーマンスの比較

製品によっては、同様の機能を持ちながら価格に大きな差がある場合があります。また、初期費用やランニングコストも考慮する必要があります。ただし、価格だけで判断するのではなく、機能や信頼性、保守・運用管理のしやすさなども含めたトータルコストを考えることが重要です。また、長期的な視点でコストパフォーマンスを評価することで、より経済的な選択ができる場合があります。

低コストで導入できるシステムとして、Yahoo! JAPAN株式会社の「Yahoo!安否確認サービス」が挙げられます。「Yahoo!安否確認サービス」は、Yahoo! JAPANの豊富な資産を活かしてこそ実現できる最低価格を設定しています。365日24時間サービス稼働させ、毎月約624億のページビューを処理しているYahoo! JAPANのプラットフォームを利用することで大幅なコスト削減ができました。あらゆる方にご利用いただきやすい価格帯に設定しております。

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11.顧客サポート体制の確認

安否確認システムを導入する際には、顧客サポート体制の確立が不可欠です。システム利用者にとって、万が一の際に素早くかつ正確に対応してもらえるかどうかは非常に重要です。業者選定前にはサポート内容や対応時間、問い合わせ方法、料金体系などを明確に確認する必要があります。また、運用後のサポートについても考慮し、信頼できる提供業者を選択することが必要です。

導入後のサポートがあるシステムとして、株式会社レスキューナウの「安否確認サービス」が挙げられます。「安否確認サービス」では、運用の中で発生する困りごとも丁寧にサポートします。カスタマーサポートによる電話対応も、安心材料のひとつ。また、運用をサポートする有償のオプションとして、担当者を派遣し、サービスの概要、利用方法など解説する説明会を実施することも可能です。

12.システムのカスタマイズや柔軟性の有無

企業が抱える問題やニーズが多様化する中で、1つの汎用的なシステムでは対応できないことがあるため、システムの柔軟性やカスタマイズが重要な要素となっています。柔軟なシステムは、企業が自社の業務や環境に合わせてシステムをカスタマイズできるため、運用コストの削減や業務効率の向上につながります。

ただし、システムが複雑化する可能性があるため、カスタマイズの範囲を明確化することが重要です。企業が柔軟性やカスタマイズ性を持ったシステムを導入することで、ビジネスの変化に迅速に対応でき、競争力を高めることができます。

カスタマイズができるシステムとして、日立産業制御ソリューションズの安否確認システム「安否の番人」が挙げられます。「安否の番人」の集計機能ではグループや組織毎だけではなく、居住地や勤務地ごと等、さまざなな単位で応答登録の集計をする事が可能です。また、応答登録状況をCSVファイルでエクスポートする事もできる為、単位ごとの応答状況の管理も効率よく行う事ができます。安否確認の回答率UPにつなげる為に活用できる機能です。