安否確認システムとは

安否確認システムとは、災害や事故などの発生時に、従業員や関係者の安否を迅速かつ正確に把握するためのシステムです。従業員や関係者が安否確認システムに登録することで、災害や事故発生時にシステムが一斉に確認の連絡を行い、安否の確認を取ることができます。

また、安否情報の共有や情報の集計もシステム上で行えるため、安否情報の収集と管理の効率化が図れます。安否確認システムは、災害や事故に備える企業や自治体、学校、団体などで導入され、事前の準備とともに、迅速な対応を可能にします。

安否確認システムの導入が進んでいる背景

日本は地震大国であり、マグニチュード6.0以上の地震の約20%が国内で起こるため、企業には災害時の被害を最小限に食い止め、事業継続・早期復旧のための計画策定が求められています。災害時には携帯電話やインターネットが使えなくなる可能性が高く、従業員や関係者の安否確認が困難になることが予想されます。

このことから導入の背景には従業員や関係者の安全確保、緊急時のスムーズな対応が必要とされます。安否確認システムは、情報収集や従業員への周知を事前に行い、緊急時にスムーズに安否確認を実施することができます。

安否確認システムを選定する際のポイント12個

安否確認システムを検討する際は選定ポイントをしっかりと押さえておくことが大切です。本章では、安否確認システムの選定ポイントについて具体的に解説します。

• 想定している運用シーン
• 自動送信機能の有無
• 連絡手段は豊富に用意されているか
• 動作実績
• 緊急時に必要な機能の確認
• システムの利便性や使いやすさ
• システムの信頼性や安全性
• 保守・運用管理のしやすさ
• ユーザー数や拡張性の検討
• 価格やコストパフォーマンスの比較
• 顧客サポート体制の確認
• システムのカスタマイズや柔軟性の有無

1.想定している運用シーン

安否確認システムは性質上、緊急時以外においても利用することができます。どの機能により重点を置いて製品を選ぶのか、具体的にまず以下の2点から選ぶことができます。

• 災害時の安否確認だけではなく、日常の業務連絡ツールとしても利用したい
• 災害発生時の運用安定性を最重視したい

2.自動送信機能の有無

従業員数によっては、災害発生時に従業員一人ひとりに手作業で安否確認を行うのは非常に困難です。そのため、安否確認システムには、災害発生時に一斉に安否確認を送信する機能が必要です。緊急事態の場合、誰でも動揺して通信も混雑するため、自動送信機能があれば、迅速かつ正確に安否確認を行うことができます。このように自動送信機能は、安否確認システムにおいて必須の機能といえます。

3.連絡手段は豊富に用意されているか

被災地が社内に限定されない場合、複数の通信手段を用意し、登録者のニーズに合わせて異なる通信手段を提供することが重要です。そのため、安否確認システムがモバイルデバイスに対応していることも確認してください。さらに、プライバシー保護にも配慮しながら、登録率を上げるために、研修や啓蒙活動を行うことでシステムの普及を促すことが望ましいです。

4.動作実績

安否確認システムが災害時に不安定になることは許されません。システム導入の際は、価格や機能面だけでなく、実際の動作実績も確認することが重要です。100%動作保証されたシステムは存在しないかもしれませんが、大規模災害下で稼働した実績がある製品は、動作が保証されていると言えます。高額なコストをかけて導入したシステムが災害時に動作しないことがないよう、動作実績を重視して確実にシステムを選定しましょう。

5.緊急時に必要な機能の確認

緊急時には、迅速な安否確認が求められます。そのため、システムには緊急時にスムーズに情報収集ができる機能が必要です。また、不特定多数の人が利用する場合があるため、シンプルでわかりやすいUI/UXが求められます。さらに、一斉メッセージ配信や非常時のアラート機能なども必要とされます。これらの機能があることで、緊急時にはスピーディーな情報共有ができ、迅速な避難や救援活動を支援することができます。

6.システムの利便性や使いやすさ

従業員が円滑な情報共有を実現するために、利便性の高いシステムが必要です。導入前にはシステムの操作感やユーザビリティを確認するため、デモや試用期間を設けることが大切です。また、システム利用に必要な研修やマニュアルの充実度も重要です。使いやすさの高いシステムであれば、ユーザーの負担を軽減し、運用効率を向上できます。

7.システムの信頼性や安全性

安否確認システムは、緊急時に正確な情報を提供する必要があります。信頼性が低いシステムでは正確な情報を得られず、情報の誤解や誤報に繋がる可能性があります。また、システムにアクセスできる人が限定されているか、システム内の情報が適切に保護されているかなど、セキュリティ面についても確認が必要です。

8.保守・運用管理のしやすさ

システムの保守や運用にかかる負荷が大きい場合、緊急時の安否確認に支障が出る可能性があります。そのため、システムのアップデート方法や障害発生時の対応方法などを確認し、運用管理がしやすいシステムを選択することが重要です。また、システムの運用担当者には十分な教育やトレーニングが必要です。運用管理が効率的であれば緊急時の対応力を向上させ、より安全かつスムーズな運用が可能となります。

9.ユーザー数や拡張性の検討

安否確認システムを選定する際には、現在のユーザー数や今後の拡張性を検討することが重要です。例えば、規模の拡大に伴いユーザー数が増加する場合、システムのユーザー数制限や負荷に耐えられるかどうかを確認する必要があります。また、新たな機能や機能拡張が必要になった際に、システムが柔軟に対応できるかどうかも検討する必要があります。このような点を考慮することで、将来的にもシステムの使い勝手を維持することができます。

10.価格やコストパフォーマンスの比較

製品によっては、同様の機能を持ちながら価格に大きな差がある場合があります。また、初期費用やランニングコストも考慮する必要があります。ただし、価格だけで判断するのではなく、機能や信頼性、保守・運用管理のしやすさなども含めたトータルコストを考えることが重要です。また、長期的な視点でコストパフォーマンスを評価することで、より経済的な選択ができる場合があります。

11.顧客サポート体制の確認

安否確認システムを導入する際には、顧客サポート体制の確立が不可欠です。システム利用者にとって、万が一の際に素早くかつ正確に対応してもらえるかどうかは非常に重要です。業者選定前にはサポート内容や対応時間、問い合わせ方法、料金体系などを明確に確認する必要があります。また、運用後のサポートについても考慮し、信頼できる提供業者を選択することが必要です。

12.システムのカスタマイズや柔軟性の有無

企業が抱える問題やニーズが多様化する中で、1つの汎用的なシステムでは対応できないことがあるため、システムの柔軟性やカスタマイズが重要な要素となっています。柔軟なシステムは、企業が自社の業務や環境に合わせてシステムをカスタマイズできるため、運用コストの削減や業務効率の向上につながります。

ただし、システムが複雑化する可能性があるため、カスタマイズの範囲を明確化することが重要です。企業が柔軟性やカスタマイズ性を持ったシステムを導入することで、ビジネスの変化に迅速に対応でき、競争力を高めることができます。