そもそもRPAツールとは？
RPAとはRobotic Process Automationの略です。直訳すれば、「ロボットによる工程の自動化」となり、仮想知的労働者とも呼ばれています。今まで人間が手作業で行っていた業務をロボットが代行し効率化をするわけですが、ここで言うロボットというのは実際に形ある機械ではなく、アプリケーションのことを指します。
つまり、実際に営業に出向いたり店舗でモノを売ったり、お茶出しや来客対応をするツールではなく、主に事務作業を中心とした定型作業を自動化します。
入力や転記といった単純作業、大量に同じ動作を繰り返したり複数のシステムを跨って作業することに長けているため、発注業務・受注の登録・伝票入力・DMの一斉送信といったシーンで活用されます。
RPAツールを導入するメリット
近年話題となっているRPAツール。大企業だけでなくベンチャー企業やスタートアップ企業でも注目される、導入事例も増えてきています。なぜ、今になってRPAツールが話題になり導入する企業が増えているのでしょうか？
作業を効率化できる
RPAツールの真髄であるのが作業の効率化です。ロボットによって行われる作業は人間よりもそのスピードが早いだけでなく、24時間稼働することができるため時間に囚われず大幅に生産性を高めます。
またロボットの動作中、担当者は手を離して他の業務に時間を使えるため、ロボットではできない人間の判断が必要な仕事や人とのコミュニケーションなどより価値のある業務に時間を使うことができます。
例えば、営業担当であっても日々の顧客情報登録やレポートなどを自動化することによって、営業企画や顧客との打ち合わせに時間を使うことができるようになります。
人的ミスの防止
RPAツールは人間とは違い、設定された動作であれば正確に作業をします。人間であれば単純・繰り返しの作業であっても、逆に集中力を欠いてしまいタイプミスや入力漏れを起こしてしまいますが、その心配はありません。また、そういった人的ミスの確認作業も削減することができます。
残業時間の削減や人件費の削減ができる
作業を効率化し人間の代わりに動くということは、それまで作業をしていた担当者の業務時間を削減することができます。すなわちそれは残業時間を削減し、その担当者を他の業務に充てるなどすれば人件費の削減にも繋がります。
さらに、その作業をアウトソーシングしてる場合でもRPAツールを利用する方が遥かに費用を削減することができます。
人材不足の解消
大企業だけでなく、中小企業でもRPAツールが注目されている理由の一つが人材不足の解消です。大企業よりも人材の確保が難しく、なおかつ事務作業や入力作業にリソースを回せず他の担当者が兼任をするということもあります。
そういった人材不足の解消ができるのはRPAツールが専門の知識や工数を必要とせずに導入、運用できるという特徴があるからです。
従業員のストレスケアと働き方改革に繋がる
上記のメリットはいずれも従業員のストレスケアと、現代において社会的な動きである働き方改革に繋がります。
基本的に人はひたすら単純作業を繰り返すことにストレスを感じやすく、それによって残業が発生したり他の業務が圧迫されたりしたら尚更です。
またこれらに加え、ロボットの作業はテレワーク下においても可能であり、さらにこれからの労働人口減少といった課題も合わさっていることから、現代の日本社会においてRPAツールが注目されるのは必然とも言えるでしょう。
RPAツールの導入事例
RPAツールのメリットについて紹介しましたが、やはりまだ具体的にどんなことができるのか、どのようなシーンで活用されるのか分かりづらいという人も多いでしょう。
ここでは実際にRPAツールを導入した事例を紹介してイメージを掴みやすくしたいと思います。また、具体的な効果についても数字で分かるため導入後の成果基準としてどれくらいの数字を見込めれば良いか参考になるでしょう。
1.【株式会社JCアカウンティング】部門横断的な業務へRPAツールを導入
JCアカウンティングは外資系企業に対して記帳代行、支払代行、給与計算といった業務委託サービスを行う約70名規模の会社です。
クライアントは小規模な法人が主で、その数は毎年10%増加。増えるクライアントと業務に対してスタッフの確保が追いつかず、変革が必要となっていました。そのような中で「デジタル・サバイバル・プラン」として属人化の改善と生産性2倍、そして「どのメンバーが1か月有給をとっても業務に支障がない体制づくり」を目標にプロジェクトを立ち上げました。
課題
1.クライアントの情報量の増加に採用が追い付いておらず、生産体制変革を図りたい
組織内の別部門で同じデータを入力していることに気づき、部門を横断する業務を自動化することに決め、さらに設定時に業務のプロセス自体も見直し、属人化されているフローを統一することで自動化できるタスクを増やしました。
受領した請求書で仕訳処理をし、その仕訳情報によって別部門が管理表作成及び納付書作成をしていた部分の自動化に成功します。
効果
1.自動で請求書の仕訳処理・納付書作成を行い、年間900時間の業務削減が実現した。
2.店頭納付時に発生していた銀行訪問の回数・滞在時間削減、さらなる業務時間削減が実現。
3.社員に業務標準化のマインドセットを定着化、業務の属人化も改善することができた。
請求書の情報入力、またそれらの集計入力作業を全て自動化し年間で900時間の削減に成功しました。また、電子納税データ生成業務、納税システムへのデータ転記業務も自動化していき、業務を標準化させることを従業員へ根付かせていきました。
RPAツールの種類は大きく分けて2つ
RPAツールを選ぶ第一歩として、まずは種類について説明します。
導入時の規模、将来的な運用規模、どこまで複雑に運用するかといった観点に加え、担当者や担当部署による導入と管理コストを中心に紹介します。
デスクトップ型
デスクトップ型はパソコンごとにインストールする種類です。PC1台に対して1つのツールを導入します。ロボットも1つのPC内で動くため、比較的導入が容易なのが特徴です。ロボットを利用したいPCごとに導入が必要なため、スモールスタートをしたい場合や小規模の事業に向いています。導入後も担当者が管理しやすく、ロボットも特定のPCのみでしか動作できないため社内的な機密情報などにアクセスはできないというのがメリットでもデメリットでもあります。
しかし、特定のPCに導入して担当者単位で管理をすることが多くなるため、管理やロボットのシナリオ設定が属人化しやすく、担当者が離れるといわゆる「野良ロボット」になりやすくなり誰も手がつけられなくなるという状態になりやすいです。
サーバー型
サーバー型はサーバーにRPAツールをインストールする種類です。サーバー型は大量に、横断的に作業を同時進行することができます。そのため、大規模な組織への導入に向いており、部署やチームをまたいだ作業も自動化できるようになります。また、ロボットの作業はサーバーのリソースを用いるため、PCのメモリを圧迫することが少なくなります。
しかし、サーバーからRPAツールを構築し横断的にシナリオを設定するため、導入は比較的難しく初期費用やランニングコストも高くなります。とはいえ、自動化できる作業も大量になるため費用対効果としては設定次第で大幅に見込めるでしょう。
RPAツールの選び方
RPAツールは大規模なものであれば初期費用に数百万円かかることもあります。組織として企業として導入の失敗はできないでしょう。ここではRPAツールの導入を検討するにあたって課題としている部分が解決できるか、どのような課題に合っているのかに注目して選び方を紹介します。
担当者が設定・管理をできるか
RPAツールの導入で特に懸念点となるのが設定・管理ができるかでしょう。これらの要素はRPAツールが組織内でしっかりとワークするかを左右します。特に動作させるロボットが多くなることが見込まれる場合や自社でシナリオを開発する場合は操作性やメンテナンス性が重要になります。
改善したい課題に対して有効的か
機能として、WEBやアプリケーションとの連携ができるか、複雑な条件分岐やAIによる学習機能など対応しているものを確認して改善したい課題に有効かどうか確認しましょう。MAツールとのAPI連携といった機能もあるため、顧客管理やWEBサイトに更新がある場合もRPAツールが連動します。そういったように、どこに課題があるかで対それに応する機能を確認しましょう。
業務は基幹的か特定的か
基幹業務とは企業において根幹となる販売や生産の管理、財務会計といった事業を行う上で欠かせない業務のことです。逆にそれらの基幹業務の中でも特定のものに絞って自動化をしたいという場合もあるでしょう。
基幹業務全般を横断的に自動化し、他ツールなどとの連携なども行いたい場合はメジャーで一般的なRPAツールを選ぶと良いです。特定的な場合はスモールスタートをすることも検討してデスクトップ型などからミニマムに導入をした方がよいでしょう。
RPAツールの比較16選
製品のおすすめポイント
- 日常的に繰り返されるPC業務を代行し、作業を効率化
- ユーザーに優しい開発インターフェースにより業務を効率化
- 手厚いサポートと無料トライアルで安心したスタートを
製品のおすすめポイント
- 自治体のDX化に最適なRPAで事業改革に貢献します
- ロボットと協働し、よりクリエイティビティな業務への労働力シフトの実現
- 社会変化に応じる様々なビジネスを迅速にサポートします
製品のおすすめポイント
- 専門的な知識は不要のまま、希望通りの業務ロボットを入手可能
- RaBitの導入により、定型業務に割く人員や時間、コストを大幅に削減
- 優れた費用対効果とプロによる充実のサポートで安心して利用できる
製品のおすすめポイント
- 安心かつ充実のサポート体制で継続率99％
- クラウド型RPAなのでいろいろな業務を 自由に自動化できます
- 分かりやすい導入フローで気軽に始めることが可能
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 チャット |
製品のおすすめポイント
- 充実したサポート体制で、誰でも安心して導入可能
- 最先端AIを活用して様々な社会課題や企業が抱える課題を解決します
- プログラミング不要で、簡単・直感的に操作可能
RPAツール
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 業務調査から現状を把握し、導入の必要性を検討
- 導入する業務範囲とRPAシナリオの定義の早期確定
- 企業それぞれに合わせたRPAツールのシナリオ開発
- 導入前から導入後までも充実したサポート
製品のおすすめポイント
- ノンITでもロボットをローコードで簡単に開発
- デスクトップ版だけでなくサーバー版も提供
- 充実の管理機能により指定した時間に簡単実行
製品のおすすめポイント
- プログラミング不要の簡単操作で自動化範囲を増やす
- 純国産なので完全日本語対応、英語にも対応可能
- 信頼のNTT研究所で開発、PC1台から始められサポートも充実
製品のおすすめポイント
- プログラミングなしの簡単な設定で情報収集を自動化できる
- クラウドによりデータ抽出速度が向上し、24時間の運用が可能に
- 1,000社以上をサポートし、リピート率95%を誇る高品質なデータ収集代行
製品のおすすめポイント
- 画面を認識し、人間の動きを自動的に再現する
- 開発型ソリューションの決定版的存在であるRPAソフト
- グリッド方式のソフトウェアを採用したRPA
製品のおすすめポイント
- リーズナブルにRPAを使用し、業務改善可能
- 録画機能により簡単記録、簡単ロボット作成
- 安心のサポート体制によりロボ作成をアシスト
製品のおすすめポイント
- RPAのシナリオをかんたん作成、低いエラー率を達成
- 安定性により、業務を滞りなく効率化できる
- 手厚いサポートにより業務を止めずに行える
RPAツール
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 |
製品のおすすめポイント
- 分野事に最適化されたソリューションの提供
- コーディングを使用せずエンドツーエンドのワークフローを管理
- 高度なドキュメント処理と解析により自動化レベルを向上
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 |
製品のおすすめポイント
- タスクをプロセスに変え自動化を加速、素早い効率化
- エンドツーエンドで完全に自動化、作業時間を短縮
- 堅牢な管理コンソールにより監査をモニタリング
RPAツール
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 自動化の力でビジネスを次のレベルへ進める
- エンドツーエンドの自動化においてユーザー本位の設計
- 総合的なプラットフォームのメリットを活用しさらなる効率化を図る
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 チャット |
製品のおすすめポイント
- インテリジェントオートメーションにより投資を最大化
- 正確かつ高速なマルチタスキングを実現可能
- クラウドとマーケットにより無限の可能性を
RPAツールが会社・組織にとって本当に必要か考えよう
ここまでRPAツールについて紹介しましたが、なんとなく導入をすると失敗する可能性はかなり高いです。どんなツールやサービスにも言えることではありますが、導入前に本当に必要かどうかを考えましょう。RPAツールの場合はどの点に注意するべきかご紹介します。
導入の成果基準は？
検討段階としてRPAツールの機能について理解できた次は導入後の成果基準を定めておくことが重要です。
導入段階では「とりあえず業務を効率化できそう」「会計業務の何かしらを自動化したい」というざっくりとした課題ではなく、「伝票入力業務の時間を月〇〇時間短縮したい」「会計業務の転記作業を自動化したい」というように具体的な課題感と成果基準を用意しておきましょう。
誰がいつ、どのくらい時間をかけて導入するか
導入、導入後のサポートはほとんどのツールで用意されていますが、それでもサーバ型ーで環境を構築する場合にはそれなりに工数がかかりますし、導入後のシナリオ設定についても部署間を横断したりと複数人の連携と作業が必要になるため通常業務を圧迫する可能性は大きくあります。
導入後、想定以上に時間と工数がかかってしまい結局後回しになってしまったり、中途半端な運用になってしまったりということもあるので、誰がいつ、どのくらい時間をかけるか慎重に見積もっておきましょう。
情シス業務を効率化するならこちらの記事も参考になります
情シス業務を効率化する4つの方法！抱える課題やアウトソーシングのメリットも
導入後の管理や設定はどうするか
RPAツールは導入後にもシナリオ設定が必要になり、それ以降に関しても随時メンテナンスを行わなければならなりません。それらの設定・管理を誰が行うのか、担当者を一人決めるか部署で担当を持つか、もしくは個人個人が設定・管理を行えるようにするかなどを考える必要があります。
特定の担当者が一人で設定や管理をすると、その人が退職や移動をした時に「野良ロボット」が生まれてしまう可能性がありますし、かといって個人個人で設定・管理をするには事前に運用ルールやフローのマニュアルを用意しておく必要があります。
これらが曖昧なまま導入してしまうと「野良ロボット」が動き回り、部署間ではロボットが重複するなどといった惨事が起こりかねません。
最終的な費用対効果はどれほど見込めるか
RPAツールは大規模なものによっては高額な初期費用とランニングコスト、そして運用とメンテナンスのコストがかかります。それらに対してどれほどの費用対効果が見込めるのかを見極めなければいけません。
生産性が何%アップして業績を伸ばせるか、自動化によって人件費を月何時間分カットできるか。もちろんそういった端的な効果だけでなく、自動化によって空いたリソースを他の業務に回したり新たなチームを結成したり、部署やチームを横断的に自動化し連携することで相乗効果を生むなど、中長期的な効果も視野に入れて検討しましょう。
