クラウド化が進む会計ソフトとは
会計ソフトとは簡単にいうとお金の動きを管理・集計できるソフトです。主に会計担当や経理担当、財務担当の業務を自動化・サポートし、業務の効率化が実現します。現代ではテレワーク化が進み、従業員と経理が顔を合わせないことも多く、紙書類の扱いも難しくなったため会計のクラウド化に拍車がかかっています。
令和元年では企業の64.7%が全社的もしくは一部でクラウドサービスを利用する時代になっていて、公共機関もe-Taxなど電子化が進み、クラウド化は蓄積されるビックデータとそれに伴うAIの進化により社会的なトレンドとなっています。
出典：総務省「令和元年 通信利用動向調査」
（https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/200529_1.pdf）より抜粋
会計ソフトをでできること、多くの企業が導入する理由
どんな作業ができるのか、紙媒体での会計作業と比較すると非常に分かりやすいでしょう。例えば、領収書の整理などは経理担当の所まで領収書を集めて清算していましたが、現在では従業員のスマホから領収書を読み取ってそのまま経費精算できます。
また、デスクに財務書類をいくつも並べ、仕訳や転記を行う必要もなくなります。さらに具体的に会計ソフトでできること、紙媒体やエクセルでの管理によって被る損害を説明していきます。
人的ミスを減らせる
会計ソフトであれば口座の取引情報やクレジットカードの利用履歴から自動的に仕訳があらかじめされていたり、入力も補助されたり、データ連携などで自動入力をすることもできます。
また、スキャン機能で入力することもでき、AIが勘定科目を判定するためミスが起こりにくくなります。さらに言えば、データがすべて会計ソフト上に集約されるため転記などの必要がなくなり、ミスを起こす機会を減らすことにも繋がります。
このように入力ミスや計算ミスを減らせるだけではありません。裏を返せばミスを意図的に起こすことも難しいということです。入力の履歴が残りますし、そもそも自動で入力する運用であれば不正行為はしづらくなるでしょう。
経理・簿記に詳しくない人でも記帳できる
大抵の会計ソフトは入力のサポートがあります。前述のように仕訳があらかじめされているだけでなく、帳簿への転記や集計までも自動的に行われるため、経理・簿記の詳しくなくても記帳ができます。領収書やレシート、銀行口座やクレジットカードをスキャンもしくは自動で取り込み、AIが自動仕訳してくれるわけですから、ほとんどの取引は自動的に仕訳できると考えて良いでしょう。
伝票の入力だけで帳簿を自動的に作成してくれるため、帳簿作成の知識もそれほど必要ではなくなります。
財務状況が確認しやすくなる
例えば残高試算表は自動集計され、財務諸表から収益性、生産性、安全性、成長性を分析。ソフトによっては損益分岐点分析や部署ごとの予実管理、キャッシュフロー計算書の作成ができるため、一目で財務状況を確認しやすくなります。
それらの自動的に作成されるレポートを定期的に確認することで経営判断などもしやすくなり、新たな意思決定にも繋がるでしょう。会計・経理担当者が利用することは少ないかもしれませんが、経営者にとっては心強い機能です。
テレワークでの作業・管理が効率化できる
紙媒体を必要としないため、物理的な移動を制限されるテレワーク下でも作業・管理でしやすくなります。「経理だけが出社をする」という不思議な働き方もなくなります。特に、この後に説明するクラウド型の会計ソフトであればよりテレワークでの作業・管理を効率化することができます。
会計ソフトの種類は大きく分けて2つ
会計ソフトの種類は大きく分けて2つあります。それは「インストール型」と「クラウド型」の2つ。違いが分かりづらい会計ソフトですが、まずはこの2種類を比較してみることで選ぶべき会計ソフトが見えてくるでしょう。
ただ、同じメーカーの中でもクラウド型とインストール型を用意してるパターンも多いので気を付けて比較をしましょう。
インストール型
インストール型の特徴
インストール型はパッケージのソフトを購入しPCにダウンロードするソフトです。PCに全てダウンロードするためオフラインでも作業できるのが特徴です。古くから利用されているのがこのインストール型ですね。
家電量販店などでパッケージを購入するため初期費用はかかりますが、月額のランニングコストがかからないのも特徴です。特定のPC1台で会計処理や入力ができれば事足りるような飲食店であったり小規模な小売店で使用されていたり、逆にカスタマイズ性の高さや使い慣れているという理由で大企業にも導入されているケースがあります。
インストール型のメリット
1細かな設定や複雑な会計処理ができる
インストール型の場合はソフトの設定を細かく行えて、自社で使いやすいようにカスタマイズできることが多いです。そのため、複雑な会計処理や独自の会計作業などもしやすい傾向にあります。そういったカスタマイズ性の高さから、未だに古くからのユーザーが割合として大きくなっています。
2オフラインで使用できる
ソフトをインストールして使用するため、ネットワークがオフラインの状態でも動作が可能です。ネットワークが不安定であったりしても動作するので個人商店など、あまりネットワーク環境を整えていないユーザーでも安心して使えるというメリットがあります。
3ランニングコストがかからない
前述の通り、ランニングコストがかかりません。長く使うことが前提の会計ソフトではお得に利用できる可能性は高いでしょう。
インストール型のデメリット
1バージョンアップの手間があり、費用がかかることも
オフラインでも使用できる反面、法改正などによって会計ソフトのバージョンアップが必要になった場合は別途で費用がかかったり、手動でバージョンアップ作業が必要になることがあります。従って、初期費用のみという訳でもない可能性は高いです。
2Mac未対応なソフトが多い
インストール型はPC上で動作するアプリケーションであるため、Windows・MacなどOSごとに対応可能なものと未対応なものが存在します。特にＭａｃは未対応なソフトが多く、社内での使用PCが複数のOSに分かれている場合は特に注意が必要です。
3スマホやタブレットでは使用できない
インストール型はPCにインストールして使用するため、当然ですがスマホやタブレットでは使用できません。出先でスマホから伝票入力できると移動の多い担当者にとっては便利ですが、インストール型の場合はインストールされているPCのみという縛りがあります。
4データ損失リスクがある
PCの故障などで会計データを損失してしまうリスクがあります。仮に復旧できたとしてもHDDを取り出して復旧するとなると時間がかかってしまい業務に支障が出るでしょう。また、自社サーバー上でインストール型の会計ソフトを使用する(オンプレミス型)であっても災害などによってサーバー自体に影響があれば会計データも損失してしまう可能性があります。
クラウド型
クラウド型の特徴
クラウド型はオンラインで作業・管理ができます。初期費用は基本的にかからず、月額での費用が発生します。また、操作や入力などもシンプルにわかりやすくなっており、インストール型と比べると初心者向きであると言えるでしょう。導入ハードルの低さから個人事業主から小規模事業にも向いていていますし、複数人で使用できることから大企業での導入事例も多くあります。
クラウド型のメリット
1初期費用がかからない
クラウド型は基本的に初期費用がかかりません。そのため、操作感や機能面で業務に合わなかったりした場合、すぐに他の会計ソフトに移行しやすいというメリットもあります。
2バージョンアップが楽
オンラインサービスであるため、メーカーが定期的にバージョンアップをしてくれます。ユーザーがバージョンアップを行わずともオンライン上でサービスがバージョンアップするため、最新の状態が維持されます。例えば消費税率の変更などといった法改正があった場合でもすぐに適応されます。
3複数端末で使用可能
会社内の複数人がユーザー登録することが可能で、端末を問わずログインできます。また、複数人同時で作業することも可能なので、他のユーザーが使っているからといってログアウトしてしまうようなことはありません。
そのため、会計・経理担当以外の担当者が伝票入力をサポートするといった使い方もできます。中小規模の事業では現場の営業担当なども伝票入力を行って、事務や広報などを兼任している経理担当の負担を軽減するといった使い方もしやすくなります。
4スマホやタブレットでも使用可能
ログインする端末を問わないため、スマホやタブレットでも使用できます。スマホでレシートや領収書をスキャンして伝票入力をする機能もあるため、出張先で宿泊費を入力するといった使い方もできますし、会計・経理担当も出先や出張先で会計業務を行いやすくなります。
5Macにも対応している
インストール型よりもMacに対応しているソフト比較的多いです。IT企業やベンチャー企業で社用PCをMacに統一しているような場合、会計・経理担当だけWindowsというような体制も少なくなるでしょう。
6データがクラウド上に保存される
会計データはクラウド上に保存されるため、PCや自社サーバーにエラーが起きた場合でもデータ損失はしません。サービスのサーバーが不具合を起こす可能性はありますが、そういったサービス元のサーバーは障害に備えて予備の設備なども整っているためリスクは非常に低いと言えます。
7比較的簡単に操作できる
インストール型のように入力設定を作りこむようなことはできませんが、初心者でも使いやすいように簡単な操作で扱えるようになっています。また、入力サポート機能も充実していて、AIが自動的に勘定科目を判定したりとクラウド上にストックされるビッグデータを活用してAIの精度が高められていくのもクラウド型の特徴です。
クラウド型のデメリット
1ネットワーク環境に依存する
クラウド型はインターネット上で動作するためネットワーク環境の不安定なところで使用するには不向きです。会社であればある程度ネットワーク環境が整っているはずなので心配する必要はありませんが、Wi-Fiのエラーなどで会社のネットワークが一時的に使用できない時などは会計業務に支障が出る可能性があります。
2ランニングコストがかかる
初期費用はかからない場合がほとんどですが、その分月額の費用が発生します。長期的に使用する場合はインストール型と比べると結果的にトータルの費用が高くなってしまう可能性もありますが、定期的に無償でバージョンアップされてクラウド上にデータが保存されることや自社サーバーを使う必要がないことなどを鑑みれば許容できるデメリットでしょう。
会計ソフトの選び方・比較ポイント
会計ソフトの違いについて説明しましたが、日々の業務に大きく関わり長く使用するものですので、まだ簡単には検討できないでしょう。ここからは実際にどのような基準で比較検討すれば良いか、会社規模や会計に関する課題などをもとに判断できるよう紹介していきます。
自社の業界に適している
会計ソフトの中には特定の業界に特化した製品があります。例えば、自動車販売業者向けに販売管理と連動して自動車税や自賠責といった科目も簡単に入力されるようなものがあります。その他にも飲食店に特化したソフト、ベンチャー企業や医療関係など様々な業界向けに特化したソフトがあるので、自身の業界に特化しているソフトがあるか、業界内でメジャーなものはないかなどを確認しましょう。
スキャン機能やスマホアプリとの連携
スマホやタブレットに対応しているもの、アプリが用意されているもの、その中でもスキャンができるものとそうでないものなど、たとえクラウド型であってもそれぞれ異なります。特にスキャン機能は業界や業種によっては魅力的な機能なので有無をしっかり確認しておきましょう。
一般社員と経理担当者どちらの作業負担を軽減したいか
会計ソフトの中には会計・経理担当者向けに効率化をサポートする機能と、一般社員が会計作業の一部を担う場合や経理担当に申請や報告をする際に便利な機能があります。これらのどれを重視するか、一般社員にとってはやはり簡潔な操作感やシンプルな入力が向いていてスキャン機能も喜ばれます。
逆に会計・経理担当者は日々の業務で使用するため、細かな設定ができるか、入力作業がAIなどの自動機能で効率化できるかといった観点が重要になります。
テレワークやPCの持ち出しが必要か
テレワーク化が進む近年ではPCの持ち出しや複数人での同時作業が当たり前になっています。そんな状況下であればクラウド型を向いていると言えます。様々な企業でも社内ツールや使用サービスのクラウド化が進められています。会計ソフトのクラウド型では特にスマホで経費の申請から承認まで行えることがテレワークに適した機能になっています。
初期費用とランニングコスト
インストール型の場合は初期費用がかかり、クラウド型の場合は月額費用がかかります。どちらもそこまで大きな金額ではないものの、会社のキャッシュフロー観点でどちらの方が適しているのか各方面に確認しておく必要はあります。
特殊な会計処理が必要か
インストール型の方が比較的に複雑な会計処理に向いています。複雑な部門、申請の経路などを設定できたり、連結処理ができたりと同じメーカーでもプランなどによって異なるため確認が必要になります。
サポート体制は充実しているか
長く使用していくためサポートの体制は確認しておくといいでしょう。導入段階での質問や日々の経理業務でのサポートなど。電話かチャットかなど、プランによっても異なるため確認をしておきましょう。
会計ソフト12選比較
会計ソフト
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール チャット |
製品のおすすめポイント
- クラウド会計ソフトのシェア率が国内No.1で手厚いサポート体制
- 経営レポートを自動作成、リアルタイムな意思決定が可能に
- データ取込と転記・仕訳の自動化によって経理業務を効率化
会計ソフト
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 |
製品のおすすめポイント
- 時間のかかる経理業務を短時間で可能に
- 業務の効率化と決算の早期化を実現
- 強力な管理会計機能で迅速な経営判断を支援
会計ソフト
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 企業価値を向上させる情報の最大活用を実現
- 業務に対応したシステムのカスタマイズで効率的に
- あらゆる経理スタイルに柔軟に対応
製品のおすすめポイント
- いつ監査が来ても安心な個別取消機能
- すべての科目に対応したプロジェクト別会計対応
- 日本だけでなく複数の会計基準に対応
- ワンタッチで画面の言語切り替えが可能に
会計ソフト
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 仕訳入力を豊富な補助機能で支援し、仕訳伝票の修正も容易に
- オプションの追加で企業にあった機能の追加が可能に
- 経営者が知りたい情報をまとめてExcelに出力
会計ソフト
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール チャット |
製品のおすすめポイント
- 簿記が苦手な利用者でも簡単に仕訳入力ができる
- データ化した証憑書類から仕訳を作成、便利な機能も
- 日次集計や月次集計の確認だけでなく、確定申告も可能
製品のおすすめポイント
- AI自動仕訳で利用者の仕事に革命を起こす
- 簡単操作としっかり機能でかゆい所に手が届く
- 利用者満足度No.1の高品質なサポートにより安心して業務を遂行
会計ソフト
| トライアル期間 | 有り |
|---|---|
| サポート | メール チャット |
製品のおすすめポイント
- ワンクリックで決裁書を作成、経営状況を見える化
- 顧問税理士とオンライン上でスムーズに情報共有
- バックオフィスのサービスをまとめて使い業務を効率化
製品のおすすめポイント
- 初心者でもすぐに使い始められる充実した基本設計
- テレワークにおける最新の法令改正にも対応
- クラウドとAIで管理し、業務効率を向上させる
製品のおすすめポイント
- 軽快な操作性をクラウド上で実現、ソフトが不必要
- リモートワークに対応、複数人でソフトを操作可能
- 無料でアップデートとデータ保管をしてくれる
会計ソフト
| トライアル期間 | 無し |
|---|---|
| サポート | 電話 メール チャット |
製品のおすすめポイント
- フレキシブルなマスタ設計により、あらゆる業務への対応が可能に
- 伝票入力やデータ検証に対応し、ヒューマンエラーを防止する
- 管理帳票や経営管理の機能の充実、ドリルダウン機能も
経理・簿記の初心者が会計ソフトを選ぶには
初心者が会計ソフトを選ぶには、できるだけ簡単に入力ができて自動で仕訳や勘定科目を設定する機能などが充実しているものを選びましょう。
無料トライアルやデモ版があるものを選ぶ
経理・簿記に詳しくない人であれば導入後の操作感や機能のイメージがしにくいでしょう。契約・導入してから「思っていたのと違った」となっても手遅れですので、できるだけ無料トライアルやデモ版があるものを選びましょう。特にクラウド型であれば音楽配信や動画サイトのサブすくのように「30日間無料」といった形で実際に使用することができるため、インストール型のデモ版よりも詳細な事前確認ができるでしょう。
使いやすさなら個人向けも扱っているメーカーを
例えばクラウド会計freeeは会計ソフトの中でメジャーなソフトで、家計簿をつけるような感覚で入力ができてしまいます。書いてある通りに、言われている通りに入力をしていけば帳簿が完成するようなイメージで誰でも簡単に会計ができるというのが売りです。
サポートの厚さなら日本シェアNo.1
また、サポートの厚さで選ぶのであれば弥生会計シリーズを選ぶといいでしょう。日本シェアNo.1であるため、事例や実績も多くネット上にも同じ課題を持ったユーザーの情報などがヒットしやすくなります。もちろんメーカー自体のサポート体制も手厚く、大規模なサポートセンターが設置されているため瞬時に課題を解決してくれます。
会計ソフト導入にあたっての注意点
さて、様々なソフトを比較しましたが、いざ導入をする前に改めて確認しておくべき事項をまとめて契約・購入してから後悔しないようにしておきましょう。
まずは税理士の利用を検討してみる、もしくは税理士に相談する
会社で起用している税理士がいる場合は、その税理士に相談するのが確実でしょう。また、税理士も会計ソフトを利用しているはずですので、同じ会計ソフトを導入するとデータの共有がしやすくなります。
法人向けか個人向けか確認する
同じメーカーでも法人向けと個人向けでソフトやプランを分けている場合が多くあります。法人向けの場合は複数ユーザーの登録が可能であったり、個人向けの場合は確定申告に特化していたりと機能面がかなり異なるので注意して選びましょう。
デモ版を使用してみる
ほとんどのソフトではデモ版が用意されています。まずはデモ版を触ってみて操作感や機能のイメージを掴みましょう。画面のデザインや細かな部分で使い勝手が変わるので自身の作業スタイルに合うソフトを見つける必要があります。
動作環境は適切か
PCのOSによっては未対応なソフトもあるので社内で使用が想定されるPCを確認しましょう。OSのバージョンによっても異なる可能性があるため、心配であれば情報システム担当者などに確認しておくと安心です。
