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グループウェアとは?基本機能から導入メリット、選び方まで初心者向けに解説

業務を円滑に進めるには、密なコミュニケーションが大切です。一方で、近年リモートワークが浸透したことにより、職場にいなくても業務を遂行できる環境づくりが求められています。つまり、企業は従業員のコミュニケーション促進と業務のオンライン化を両立させなければなりません。

そこで、さまざまなコミュニケーションツールがあり、場所を問わず業務をこなせる環境を構築できるグループウェアをおすすめします。

本記事では、グループウェアの基本機能から導入するメリットを解説します。おすすめのグループウェアの比較についても紹介しているので参考にしてください。

企業に欠かせないグループウェアとは?

グループウェアとは、組織内のコミュニケーションや情報共有をスムーズに行い、業務の効率化を図るソフトウエアのことです。グループで仕事を進めるためには、メンバーそれぞれとの意思疎通が重要です。しかし、人数が増えるほど、密なコミュニケーションを取りづらくなります。ちょっとした疑問や業務の確認などの軽い会話ができない状態が続くと、コミュニケーション不足による従業員の孤立や重大インシデントに繋がる可能性があります。そのため、企業側で対策しなくてはなりません。

また、職場の人数が増えるほど、会議の日程調整や社内通知の徹底に時間を要します。伝達漏れのトラブル防止のために煩雑な手続きルールが増えてしまうことも珍しくありません。これらのコミュニケーション不足や情報共有の課題を解決するソフトがグループウェアです。グループウェアを利用すれば在社の有無に関わらず、リアルタイムで密度の濃いコミュニケーションや情報共有ができます。グループウェアを活用することで、生産性の高い職場づくりを実現できるでしょう。

グループウェアの8つの基礎機能

グループウェアはさまざまな機能を備えており、多くの作業をPC上で完結できます。そのため、グループウェアを導入すれば自社のIT化を推し進められます。グループウェアの基本機能は、以下の8つです。自社で活用したときをイメージしながら、それぞれの機能を確認しましょう。

 

  • スケジュール管理
  • 設備・部屋の予約
  • 社内掲示板・SNS
  • 文書管理・ストレージ
  • ワークフロー
  • 勤怠管理
  • 経費精算
  • 社内チャット

スケジュール管理

スケジュール管理とは、従業員の予定をPC上で把握できる機能のことです。従業員の予定を時間単位で把握できるため、複数人が参加する会議でも簡単に共通の空き時間を見つけられます。そのため、一人一人にスケジュールを確認する必要はありません。スケジュール管理を行えば、誰でも従業員の予定を把握できるため、会議の予定や各々の予定の共有がスムーズに行えます。

設備・部屋の予約

グループウェアで会議室やプロジェクタなど、企業の共用設備をPC上で管理できます。操作内容が即座に反映されるため、予約が被ることはありません。自分の席で利用状況を随時チェックできるため、予約表や貸出表を確認する手間が省けます。また、予約表や貸出票の記入漏れによるトラブル防止にも繋がります。

社内掲示板・SNS

社内掲示板やSNSを利用して、人事異動や社内行事に関するお知らせといった全従業員に向けた情報発信を行えます。社内連絡のメールだと開封を後回しにしてしまいがちですが、掲示板だと埋もれる心配がないため、社内での共有事項がある場合に有効です。

文書管理・ストレージ

文書管理とは、申請書類や契約書のひな形などの重要な書面をオンライン上に保管する機能のことです。オンライン上に保管するため、書庫へ行ったりファイルを探したりする必要がありません。オンラインだと閲覧できる権限の付与や更新履歴の確認ができます。そのため、重要な文書の管理にも対応可能です。また、オンラインだと簡単に探せるため、必要書類を見つけ出すだけで時間が取られてしまう労力を削減できます。

ワークフロー

ワークフローとは、事前にプログラムを設定して、稟議書や有給申請などの承認プロセスを自動で行って可視化する機能のことです。申請者が「申請」ボタンを押せば直属の上司に決済依頼が行き、上司が決済をすれば部門長、さらに事業部長へと依頼が自動的に行われます。

申請者は「今誰の決済待ちなのか」を確認できるため、急ぎであれば電話をして処理してもらうといった対応が可能です。申請と承認作業をオンライン化することで、スピーディーに承認プロセスを進められます。

勤怠管理

グループウェアによる勤怠管理システムは、従業員の出勤状況をオンラインで確認できます。ログイン・ログアウトで打刻するタイプなら、リモートワークの勤怠管理がスムーズです。ソフトのなかには出勤状況をCSVやExcelの書き出し可能なタイプがあるため、簡単に集計処理を行えます。

経費精算

経費精算をグループウェアで行えば、煩わしい提出作業を簡素化できます。グループウェアの経費精算機能は、カメラ機能や経費精算システムを使ってその場で申請できる仕組みです。そのため、移動中や社外打ち合わせ前といったすき間時間に申請できます。会社に領収書を持ち帰って申請処理をするひと手間を省くことで、提出漏れを防ぐことが可能です。また、経費精算の締め切り直前にまとめて書類を提出されるといった状況を回避できるため、処理を行う側にもメリットがあります。

社内チャット

社内チャットを利用すれば、情報共有や業務連絡の効率化にも役立ちます。メールと異なり、リアルタイムでやり取りできるため迅速な意思決定を行えます。社内チャットとメールの異なる点を見ていきましょう。

  • 簡単に会話の流れを追える
  • 見落とし防止ができる
  • 緊急事項の一斉共有が簡単にできる

社内チャットは一対一だけでではありません。メンバーごとにチャットルームを作成して、そのなかでやりとりできます。大事な情報を必要なメンバーと簡単に共有できるため、業務の効率化に繋がりやすいです。また、気軽にコミュニケーションが取りやすいツールを利用すれば、従業員の孤立を防げます。

グループウェアを導入する4つのメリット

グループウェアを導入するメリットは、主に4つあります。具体例を交えながら詳しく見ていきましょう。

 

  • 社内コミュニケーションの促進
  • 業務効率の向上
  • ペーパーレスの促進
  • テレワーク・リモート環境の整備

社内コミュニケーションの促進

グループウェアだとコミュニケーションツールが豊富なため、社内交流の促進に役立ちます。例を挙げると、社内チャットは、会話するようにテキストでやり取りできるツールです。そのため、報告・連絡・相談を行うハードルが低くなるでしょう。また、掲示板やSNSを活用すれば、情報の伝達漏れを防止できます。メールや電話以外のコミュニケーションツールを用意することで、メンバー間で業務連絡しやすい環境を整えられます。

業務効率の向上

これまで書類で行ってきた申請や承認作業をオンライン上で処理できるため、業務効率の向上を期待できます。なぜなら、オンライン化によって入力ルールが定まり、手続きフローが明確になるからです。

オンライン上での申請や承認作業は必ずしも社内で作業する必要はありません。そのため、外回りの多い従業員が行う作業があっても出先で操作できるため、帰社を待たずに処理を進められます。また、オンライン上で書類を管理すれば、コピーや書類を探す手間が省けます。業務効率の向上を目指すなら、グループウェアの活用を検討しましょう。

ペーパーレスの促進

書類作業がオンライン上で完結するため、ペーパーレスの促進に繋がります。ペーパーレス化する主なメリットを見ていきましょう。

  • 用紙や印刷などのコスト削減
  • 文書作成の負担軽減
  • 回覧や承認作業の効率化
  • 文書管理・保管の負担軽減

紙を使って業務を行うと、用紙や印刷のためのインク代の他に、コピー機やシュレッダーのメンテナンス費用や書類整理のための文房具代といったコストがかかります。手書きで書類申請を行うと、誤字脱字で識字できずに処理に時間がかかってしまうこともあるでしょう。紙による回覧や承認作業だと、在社していない従業員のところで滞留してしまうケースは少なくありません。また、保管のためにスペースを確保することや、セキュリティ対策のための施錠管理といった人的コストも発生するため、効率的とは言い難いです。

ペーパーレス化すれば、紙ベースで作業するデメリットを一気に解消できます。グループウェアではオンライン上で書類を管理するため、用紙代や保管場所は必要ありません。

テレワーク・リモート環境の整備

グループウェアの導入は、テレワークやリモート環境の整備に役立ちます。業務で必要な作業をオンライン化すれば、仕事をする場所を選びません。グループウェアを導入すると、生産性を落とさずにテレワークできる環境を整えられるため、多様な働き方に対応できます。たとえば、家族の看病や病院の付き添いで出社が難しいときでも、リアルタイムに情報共有し、重要な内容に返信したり自宅で会議に出席したりといった働き方が可能です。

また、出社しないと行えない業務を減らせるため、家族の介護や育児で長期的に出社が難しい従業員がいても、働き続けられる環境を作れます。多様な働き方が求められる時代において、テレワークやリモート環境が整備された職場は、人材確保する際に大きな強みとなるでしょう。

おすすめのグループウェアを徹底比較

グループウェア

iQube

株式会社ガイアックス

グループウェア

iQube

株式会社ガイアックス

株式会社ガイアックスのiQubeは、iQubeは10名まで無料で使えるクラウド型グループウェアです。社内ノウハウの蓄積に特化した15機能を実装しています。iQube上に社内ノウハウをストックしていくことによって、情報が属人化しない働きやすい組織作りを促進します。直感的に使えるユーザーインターフェースや社内情報ストックに関しての機能で高い評価を得ており、現在では9,000社以上の企業にご導入いただいております。

  • 適切な情報共有とブラッシュアップが可能です
  • ノウハウを蓄積・共有する文化が社内に定着する
  • いつでもどこでも最新情報にアクセスしやい
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 掲示板 アンケート機能 電話メモ タスク管理 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信小売・流通医療・化学
よく導入している企業の規模
不明1,001名以上6名-20名

この製品の導入事例掲載数6

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グループウェア

TeamOn

株式会社フレクションコンサルティング

グループウェア

TeamOn

株式会社フレクションコンサルティング

株式会社フレクションコンサルティングのTeamOn(チームオン)は、多言語とマルチディバイスを対応したグループウェアです。仕事に必要なスケジュール管理、タスク管理、グループチャット、インフォボード(掲示板)、ビデオ会議やファイル共有をPCパソコンやスマホで一元化、業務効率やコミュニケーション向上の新感覚グループウェアです。チャットとスケジュール管理を一元化した、中小企業に最適なリモートワーク支援ツールです。

  • チームや会社スケジュールを、PCで楽々管理とアプリ共有。会議室や設備予約にも。
  • やるべきタスクを、しっかり共有、漏れなく高速に管理
  • お仕事やビジネスに、より効率的な、チャットツール。
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 設備予約 掲示板 モバイル連携 アンケート機能 ファイル管理 タスク管理 チャット・メッセージ 
推奨環境 iOSアプリ Androidアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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グループウェア

オルカ

有限会社アクティブ・ネットワーク・デザイン

グループウェア

オルカ

有限会社アクティブ・ネットワーク・デザイン

有限会社アクティブ・ネットワーク・デザインのオルカは、従業員規模300名程度までの小規模企業様向けに最適化された【純国産のグループウェア】です。ガラケーからスマートフォン、タブレットまで、全携帯キャリアに標準対応し、各端末へのアプリのインストールも不要で、サーバ保守、端末メンテナンスも一切不要です。高機能ながらも安定し、変わらない使い勝手と、いつでも安心してご利用いただけるシステムをご提供します。

  • ビジネスユースに必要不可欠なセキュリティ環境のすべてが標準
  • オルカはとにかく、簡単、安全、安価、使い勝手はとてもシンプル
  • 4,800社の実績。知る人ぞ知る、選ばれているグループウェア
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 経費精算 掲示板 モバイル連携 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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グループウェア

ArielAirOne Portal

株式会社ワークスアプリケーションズ

グループウェア

ArielAirOne Portal

株式会社ワークスアプリケーションズ

株式会社ワークスアプリケーションズのArielAirOne Portalは、直感的な無駄のないUIと、ユーザーのITリテラシーに応じたパーソナライズによって、導入直後から豊富な機能を目的に応じて利用に手軽に利用することができます。「ArielAirOne Portal」は、「Activity Assistance」をコンセプトとし、ユーザーを支援することで、組織全体のパフォーマンスを最大化することを志向する、行動支援型グループウェアです。

  • 主要な機能で多彩な設定ができ、企業文化に応じた情報共有を促進
  • 柔軟なアクセス権限設定で情報漏洩などを防止
  • 業務効率化をさらに推進する簡易業務アプリケーション・ワークフローへの拡張性
ソフト種別 なし 
基本的な機能 利用者一覧 設備予約 モバイル連携 
推奨環境 なし 
サポート メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
建設教育製造
よく導入している企業の規模
1,001名以上不明101名-300名

この製品の導入事例掲載数7

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グループウェア

enclo

メインソリューション株式会社

グループウェア

enclo

メインソリューション株式会社

メインソリューション株式会社のencloは、クラウド初めての方も始めている方も、簡単操作のオールインワンアプリです。ファイルデータ・メッセージチャット・メモを、すべてを簡単に共有することができる、グループで使うクラウドアプリです。手書きメモもキーボード入力メモも作成でき、すぐに共有することができ、レスポンシブWEBアプリでマルチデバイスに対応しています。また、豊中商工会議所に協力いただき開発しました。

  • enclo(エンクロ)のメッセージチャットで手間のかかるメールからチャットへ
  • enclo(エンクロ)のクラウドファイルで、MSオフィスのファイルも閲覧OK
  • enclo(エンクロ)のメモ機能で、「手書き」も「キーボード入力」も
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 チャット・メッセージ 
推奨環境 Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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グループウェア

Aipo

TOWN株式会社

グループウェア

Aipo

TOWN株式会社

TOWN株式会社のAipoは、チームのスケジュール共有を素早くかんたんにするグループウェアです。PCが苦手な人でも直感的に操作出来るスケジュール管理アプリです。チームの予定をひとつのカレンダーで、確認できます。社内外の日程調整がシンプルな運用で高速化します。チームの成長に合わせて機能も成長をして行きます。1分で登録完了し無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。1,700社 30,000人以上がアイポを利用しています

  • チームの予定をひとつのカレンダーで共有
  • 社内外の日程調整がシンプルな運用で高速化
  • チームの成長に合わせて機能も成長をして行きます
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 設備予約 チャット・メッセージ 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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グループウェア

Knowledge Suite

ナレッジスイート株式会社

グループウェア

Knowledge Suite

ナレッジスイート株式会社

ナレッジスイート株式会社のKnowledge Suiteは、ビジネスに必要なSFAとCRMが機能連動しオールインワンされているグループウェアです。ユーザー数は無制限で、社内情報の共有や顧客管理情報の一体運用が可能になります。2010年度はグッドデザイン賞受賞を受賞し、ASP・SaaS・クラウド・アワード2015では基幹業務系グランプリを受賞。上場企業から中小企業まで幅広く使われているクラウドサービスの1つです。

  • SFAとCRM、グループウェアがオールインワン、機能は取捨選択可能
  • マルチデバイス対応で、いつでもどこでも繋がれる
  • 権限や組織で非公開・公開設定が可能、セキュリティ対策も万全
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 タイムカード 利用者一覧 備品管理 議事録 電話メモ 掲示板 顧客管理 チャット・メッセージ タスク管理 設備予約 プロジェクト管理 アンケート機能 ファイル管理 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信製造運輸・物流
よく導入している企業の規模
51名-100名301名-1,000名21名-50名

この製品の導入事例掲載数15

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グループウェア

グループウェア イーデスク

グループウェア株式会社

グループウェア

グループウェア イーデスク

グループウェア株式会社

グループウェア株式会社のイーデスクは、安心・安全に利用できる高いセキュリティ環境のグループウェアです。ASP型でサーバーはグループウェア株式会社が運用。ブラウザがあればいつでもどこでもアクセスできます。レンタルサーバー事業を運用していた実績があるため、サーバー運用に関する実績、知識が豊富。SSLプロトコルを採用しており、サーバーと利用者間の通信は暗号化され情報の流出を防ぎます。初期投資は0円で、専門知識や機材は必要ありません。

  • サーバーや専用アプリ、技術者無しで利用できる
  • 独自サービスがプラスされた高品質なソフトを低価格で利用できる
  • 安心のセキュリティ対応と、20日間の返金保証にも対応
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 モバイル連携 タスク管理 設備予約 宿泊・出張予約 人員組成図 ファイル管理 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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グループウェア

NI Collabo 360

株式会社NIコンサルティング

グループウェア

NI Collabo 360

株式会社NIコンサルティング

株式会社NIコンサルティングのNI Collabo 360は、社内・社外を問わずいつでもどこでもアクセスできるグループウェアです。PCだけでなく、タブレットやスマートフォンからアクセスし、経営や業務を可視化します。スケジュール管理、ワークフローなどの基本的な機能から、経費計算、支払管理などの機能もついておりその数は36にのぼります。クラウド版は月額360円使えるため、高機能でありつつ低予算でデジタル化を推進可能です。

  • 高機能で低価格、安心の導入実績で確実にデジタル化を推進
  • 低価格なのに複数機能が利用でき、優れている
  • 現場の声に応え開発し続け、安心のアフターフォローも
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 モバイル連携 掲示板 プロジェクト管理 安否確認 宿泊・出張予約 設備予約 タイムカード 購買予約 アンケート機能 チャット・メッセージ 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
その他
よく導入している企業の規模
不明

この製品の導入事例掲載数4

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グループウェア

HotBiz8

株式会社 ASJ

グループウェア

HotBiz8

株式会社 ASJ

株式会社 ASJのHotBiz8は、パソコンだけでなくスマートフォンでもアクセスできるクラウド型のグループウェアです。ワークフローで申請経路を変えたい場合や、メールで第三者のチェックをしたい場合は、オーダーメイドでサービスをカスタマイズできます。テレワークが便利になるアップデートも行っており、勤務パターンの登録や予定表、回覧板などの機能で現実と変わらず円滑に業務を進められます。通信はSSLで暗号化されているので安心です。

  • 1ユーザー55円(税込み)~利用できる、低コストでの導入が可能
  • SSL通信で暗号化された安心のセキュリティ
  • オーダーメイドで企業や業務に合わせて各機能をカスタマイズ
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 タイムカード 来訪者管理 モバイル連携 備品管理 安否確認 掲示板 購買予約 チャット・メッセージ タスク管理 設備予約 アンケート機能 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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グループウェア

WaWaOficce

株式会社アイアットOEC

グループウェア

WaWaOficce

株式会社アイアットOEC

株式会社アイアットOECのWaWaOficceは、企業内LANを利用し従業員同士のコミュニケーションや情報共有の効率化を図り、企業に利益をもたらすグループウェアです。導入コストを大幅に削減できるASPで導入できます。導入実績は1,500社以上、継続率は94%、サポート満足度は96%と、高い評価を得ています。グループウェアを中心にワークフローや簡易データベースなどをオプションで利用可能。データはcsvファイルで出力可能なので、既存のシステムと両立して利用できます。

  • 既存のシステムと連携しニーズに合わせてカスタマイズ可能
  • 難しい操作が不必要で直感的に操作、価格も安い
  • 信頼できるASP・SaaSのクラウドサービスと手厚いセキュリティ、サポートを提供
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 掲示板 チャット・メッセージ タスク管理 宿泊・出張予約 人員組成図 ファイル管理 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
小売・流通建設不動産
よく導入している企業の規模
6名-20名51名-100名301名-1,000名

この製品の導入事例掲載数10

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グループウェア

J-MOTTO

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

グループウェア

J-MOTTO

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOは、クラウドサービスの分野や技術力で多くの受賞・実績を持つグループウェアソフトです。グループウェアのdesknet's NEOをはじめとする組織運営に必要なツールをクラウドサービスとして提供し、さまざまなビジネスをサポートします。基本的なスケージュールや掲示板、ワークフロー機能のほかに、オプションとして給与明細やファイル共有、勤怠管理サービスなどさまざまな機能を導入できます。グループウェアを含めたサービスを低コストで導入できるのが強みです。

  • グループウェア(desknet's NEO)などを低コストで導入可能
  • 多様なラインナップサービスで業務に合わせて選択できる
  • 安心と充実のサポート体制、専門のスタッフが導入から運用をサポート
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 タイムカード 利用者一覧 備品管理 安否確認 議事録 顧客管理 チャット・メッセージ タスク管理 ファイル管理 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
ビジネスサービス建設人材サービス
よく導入している企業の規模
51名-100名21名-50名6名-20名

この製品の導入事例掲載数10

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グループウェア

desknet's NEO

株式会社ネオジャパン

グループウェア

desknet's NEO

株式会社ネオジャパン

株式会社ネオジャパンのdesknet's NEOは、使いやすさが特徴のグループウェアです。導入実績は450万人以上にのぼり、3ヵ月以上の定着率は77%、1,000以上の自治体や政府機関に採用されています。ISO27001/ISMS認証を取得し、グループウェア開発歴20年以上の実績があるため安心して利用できます。また契約も無料申し込みからお試し、契約から正式環境の案内へと簡単でスムーズ。低コストでグループウェアを導入できます。

  • 現場の声を反映した使いやすい画面で定着率が高い
  • 仕事に必要な機能の搭載だけでなく、Microsoft 365と連携可能
  • カスタムメイド型のアプリ作成ツールで作業を効率化
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 タイムカード 来訪者管理 モバイル連携 備品管理 安否確認 議事録 チャット・メッセージ タスク管理 プロジェクト管理 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
その他小売・流通金融
よく導入している企業の規模
21名-50名301名-1,000名1,001名以上

この製品の導入事例掲載数9

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グループウェア

Garoon

サイボウズ株式会社

グループウェア

Garoon

サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社のGaroonは、サイボウズ Officeの利用規模を拡大し、ガバナンスを強化した上位互換のソフトです。導入実績は6,400社、利用者数は300万人を超え、2021年の満足度は92%になっています。HDI格付けベンチマークにおいて三つ星獲得の最高評価を記録し、日経コンピューター誌の満足度調査において1位を獲得した実績のあるソフトです。国産グループウェアであるため、サポートやヘルプの品質が高く安心して利用できます。

  • 必要な機能をワンパッケージに集約し、日英中の3か国語に対応
  • 最高評価のカスタマーサポートが利用者を支援
  • 検討中や利用中の人に向けてセミナーを開催
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 ファイル管理 モバイル連携 掲示板 設備予約 アンケート機能 電話メモ 顧客管理 チャット・メッセージ タスク管理 タイムカード 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 1か月
よく導入している業種
製造卸売教育
よく導入している企業の規模
1,001名以上301名-1,000名101名-300名

この製品の導入事例掲載数10

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グループウェア

サイボウズ Office

サイボウズ株式会社

グループウェア

サイボウズ Office

サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社のサイボウズ Officeは、誰でも簡単に使えることが特徴のグループウェアです。チーム全体のコミュニケーションを助け、「チームのための機能」をワンパッケージで提供しています。スケジュール管理や掲示板、ファイル管理といった基本的な機能から、カスタムアプリを追加することで日報や共有タスク管理など働き方に合わせて利用できます。またパソコンだけでなく、スマホやタブレットでも利用可能なため、場所に縛られず業務の遂行が可能です。

  • 専門的なスキルがなくとも簡単にシステムの管理が可能
  • わかりやすいトップページの表示で情報をどこでも確認
  • カスタムアプリで自社に合わせたアプリを作成
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 掲示板 モバイル連携 プロジェクト管理 ファイル管理 利用者一覧 アンケート機能 電話メモ 顧客管理 チャット・メッセージ タスク管理 タイムカード 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
その他小売・流通不動産
よく導入している企業の規模
101名-300名21名-50名51名-100名

この製品の導入事例掲載数10

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グループウェアを選ぶときの4つのポイント

 

グループウェアによってそれぞれ特徴が異なります。業務の効率化を最大限に行うには、自社に合ったソフトを選択することが大切です。最適なグループウェアを導入するためのポイントを見ていきましょう。グループウェアを選ぶときのポイントは、以下の4つです。取り入れたい機能と選ぶときのポイントのすり合わせをして、自社に最適なグループウェアを見つけましょう。

 

  • 導入形態
  • 既存システムとの相性
  • 無料トライアルの有無
  • 導入サポートの有無

導入形態

グループウェアの導入形態を決めましょう。オンプレミス型とクラウド型の2種類から選択します。オンプレミス型とは、サーバーやネットワークといったグループウェアに必要なインフラを自社調達して管理する仕組みのことです。オンプレミス型のメリットを見ていきましょう。

  • セキュリティの確保
  • オフライン利用可能
  • カスタマイズ性の高さ

オンプレミス型は社内ネットワーク上で運営されるため、機密情報を扱う業務に最適です。一方で、オンラインでやり取りできないことから、リモートワークや出張の多い業務には向いていません。オンプレミス型はすべて自社運営しなくてはならないため、専門的な知識を持ったエンジニアが必要です。

続いて、クラウド型のメリットを確認しましょう。

  • 導入障壁の低さ
  • コストの低さ
  • オンラインによるアクセスのしやすさ

クラウド型はグループウェア環境を構築するための環境や管理を自社でまかなう必要はありません。なぜなら、専門のサービス企業からインターネット上でグループウェアを利用できる仕組みだからです。

ブラウザからURLにアクセスし、ログインすればすぐにシステムを利用できます。そのため、短い期間かつ最低限のコストで導入できます。サーバーを社内に置く必要はありませんが、外部へアクセスしなければなりません。そのため、セキュリティの安全性をどこまで許容できるかがポイントです。オンラインでの使用を前提にしているため、オフライン利用が難しいことも覚えておきましょう。

専門知識を持つエンジニアがいて、機密情報の保持が重要ならオンプレミス型、オンライン上のスピーディーなやり取りを求めるならクラウド型を選びましょう。

既存システムとの相性

既存システムと連携できるグループウェアを選びましょう。既存システムとの連携ができないと、業務効率化のメリットを感じられないため、社内で定着しない可能性があります。たとえば、グループウェアと既存システムのデータの同期ができないと、データを二重入力することになり、工数が増えてしまう原因になりかねません。グループウェアを選ぶときは、既存システムとの相性を確認するだけでなく、将来的にほかのシステムとも連携できるような拡張性の高いソフトを選びましょう。

無料トライアルの有無

無料トライアルを実施しているサービスを利用して、導入する前に自社に合っているシステムか確認しましょう。いきなりグループウェアを導入すると、使いづらかったときに現場が混乱するため、リスクが高いです。

さらに、無料トライアルを利用することで、本当に必要な機能が改めて可視化されるといったメリットも得られます。グループウェアを導入するなら、無料トライアルを実施しているサービスを選んで使い勝手を確認しましょう。

導入サポートの有無

導入サポートの有無や、運用サポートの手厚さについて検討しましょう。グループウェアの導入時は、初期設定や他システムとの連携について問い合わせる機会が増えます。運用開始した後もシステムエラーや連携の問題が起きれば、問い合わせが必要になるためサポート体制の手厚さも考慮すべきです。

ITに詳しいエンジニアが在籍していない企業は、丁寧な導入サポートを提供している会社のグループウェアを選びましょう。オンライン上での取扱いマニュアルや電話、メールといった窓口が多い会社を選ぶと、ITに詳しいエンジニアが在籍していなくても安心です。

グループウェアを導入するときの注意点

やみくもにグループウェアを導入しても、業務効率の悪化や定着率の悪さにより、逆効果になる可能性があります。注意点をしっかり踏まえた上でグループウェアを導入しましょう。グループウェアを導入するときの注意点は、主に4つあります。注意点を把握して、グループウェアを適切に導入しましょう。

 

  • 一定の費用がかかる
  • 従業員の教育に時間がかかる
  • 導入目的を明確にしないと活用されない
  • 機能がグループウェアだけで十分とは限らない

一定の費用がかかる

グループウェアを十分に活用するために、一定のコストがかかることは避けられません。特に多機能で高性能であるほど、導入や運用時のコストが高くなるので注意が必要です。自社に必要な機能を洗い出してからグループウェアを選定すると満足のいくサービスを選べます。

なかには無料のグループウェアもありますが、データ容量や利用できる人数の制限がかかっている場合がほとんどです。十分に業務を遂行するための機能が備わっていないグループウェアを導入すると社内の不満が高まるため、求めている機能が備わっているサービスを選びましょう。

また、オンプレミス型とクラウド型では費用の大きさだけでなく、人的コストも変わってきます。グループウェアの導入・運営には一定の費用がかかることを把握して、コストに見合ったメリットを得られるサービスを選ぶことが大切です。

従業員の教育に時間がかかる

ITに馴染みのない従業員が多い企業だと、グループウェアを使いこなすまでに時間がかかります。グループウェアを従業員全員で活用することが運営を成功させるポイントのため、従業員の教育は不可欠です。場合によっては、導入時に研修が必要になるかもしれません。

一部の従業員がグループウェアを避ける状況になれば、旧来のやり方と混在してしまい、かえって非効率になる可能性が高いです。グループウェアを導入したからといって、すぐに業務効率が改善されるわけではありません。導入するときは長期的な取り組みを見据えて、研修や周知を行いましょう。

導入目的を明確にしないと活用されない

導入目的を明確にしないと、社内で活用されません。なぜなら、忙しい業務の合間に新たな処理方法を覚えることは大変だからです。導入目的を明らかにして、従業員にも大きなメリットを得られることを伝えましょう。業務効率の向上を図ることで、従業員は以下のようなメリットを得られます。

  • 残業時間の減少
  • フロア移動の減少
  • 申請書類の進捗状況の把握しやすさ

また、導入目的に沿ったシンプルなルール作りが重要です。複雑なルールだと活用されないため、「申請書類は全てグループウェアで申請する」といった分かりやすいルール作りを心がけましょう。

それぞれの機能がグループウェアだけで十分とは限らない

グループウェアだけで必要とする機能が十分であるとは限りません。なかには利用可能とされる機能でもオプションや連携があって初めて成り立つ機能も存在します。たとえば、勤怠管理システムや経費精算システムは、有料の連携を必要とする場合が多いです。グループウェアの導入前に、グループウェア単体で利用できる機能とオプションや連携で使える機能の確認をしましょう。

グループウェアの導入が必要な企業の特徴

コミュニケーションを簡単にとれるグループウェアは多くの企業で成果をもたらすでしょう。そのなかでも特にグループウェアの導入により大きな成果を期待できる企業があります。大きな成果を期待できる企業の特徴は、以下の4つです。グループウェアの導入が必要な企業の特徴を具体的に見ていきましょう。

 

  • アナログ業務を効率化させたい
  • 属人化で仕事が回っている
  • チームメンバーの距離が離れている
  • 従業員が社内にいない時間が長い

アナログ業務を効率化させたい

グループウェアを導入すれば、アナログ業務を解消して効率化できます。なぜなら、グループウェアは基本的にオンライン上で業務を完結させるソフトウエアだからです。たとえば、以下のアナログ業務をオンライン化できます。

  • 手書きの申請書類
  • 重要書類のファイリング
  • 会議で必要な情報の共有
  • 共有設備の予約作業
  • 外出先メンバーへの伝言や情報共有

グループウェアを利用すれば、手書きの申請書類をエクセルへ打ち直しや、書類の整理整頓を行う必要はありません。アナログ業務を効率化させるなら、グループウェアが最適です。

属人化で仕事が回っている

情報共有しやすいグループウェアを導入して、属人化している業務をなくしましょう。グループウェアを導入すると、以下のように属人化を解消できます。

  • マニュアルのPDF化により誰でも業務を遂行できる
  • 担当者のスケジュールでプロジェクトの進捗状況の確認ができる

特定のメンバーにしか分からない業務が増えてきたなら、情報共有する仕組み作りを行いましょう。仕事が属人化すると、担当者の急な休みや退職で後任者が困るだけでなく、トラブルを抱えていても深刻になるまで表面化しない問題もあります。グループウェアを導入して業務の属人化を解消させましょう。

チームメンバーの距離が離れている

チームメンバーの距離が離れており、コミュニケーションを取りづらい場合は、グループウェアを利用して精神的な距離を縮めましょう。これまでだと、同じ支店にチームメンバーが在籍していない場合、電話やメールでコミュニケーションをとる方法が一般的でした。

グループウェアの社内チャットがあれば、会話をするようにテキストメッセージを送れるため、密なコミュニケーションが可能です。また、支店の異なるメンバーのスケジュールを一目で把握できるため、会議の日程をスピーディーに決められます。物理的にメンバーの距離が離れていても、お互いの状況をリアルタイムで把握できることがグループウェアの強みです。

従業員が社内にいない時間が長い

社外との打ち合わせや現場に出る機会の多い企業は、オンライン上で処理できる環境を構築しましょう。業務をオンライン上に移行すれば、社内にいないことで発生する課題や問題の解決に繋がります。たとえば、出張の多い従業員を抱えている部署だと、担当者が戻って来るまで仕事が進まないケースが散見されます。オンラインで進められる業務があれば、外出先でも事務処理ができるため、在社時と変わらないスピード感で仕事を進められるでしょう。

リモートワークの場合でも同様です。社内にいない時間が長くても以前と同じスピード感で業務を遂行するには、グループウェアの導入が効果的といえます。

社内コミュニケーションの活発化にグループウェアは役立つ

グループウェアは社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。とくに、チームメンバーが近くにいない場合やリモートワークの多い環境だと、グループウェアのツールが大いに活躍するでしょう。多様な働き方を求められる現代では、グループウェアの導入は遅かれ早かれ必須になるはずです。

一方で、自社に最適なグループウェアを導入しないと従業員全員に定着しません。さらに、複数のやり方が混在することで、不要な混乱を招く可能性があります。また、必要以上に高性能なグループウェアを導入してしまうと、コストとメリットが見合わないケースも出てくるでしょう。

グループウェアを導入するときは、目的を明確にしてから利用するサービスを検討してください。また、複雑なルールを設けるのではなく、シンプルな運用で社内の定着を目指しましょう。グループウェアといってもさまざまな機能を持ったサービスが展開されています。今回紹介したグループウェアを参考に、自社に最適なシステムを導入して社内全体の生産性を向上してくださいね。

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