企業に欠かせないグループウェアとは？

グループウェアとは、組織内のコミュニケーションや情報共有をスムーズに行い、業務の効率化を図るソフトウエアのことです。グループで仕事を進めるためには、メンバーそれぞれとの意思疎通が重要です。しかし、人数が増えるほど、密なコミュニケーションを取りづらくなります。ちょっとした疑問や業務の確認などの軽い会話ができない状態が続くと、コミュニケーション不足による従業員の孤立や重大インシデントに繋がる可能性があります。そのため、企業側で対策しなくてはなりません。

また、職場の人数が増えるほど、会議の日程調整や社内通知の徹底に時間を要します。伝達漏れのトラブル防止のために煩雑な手続きルールが増えてしまうことも珍しくありません。これらのコミュニケーション不足や情報共有の課題を解決するソフトがグループウェアです。グループウェアを利用すれば在社の有無に関わらず、リアルタイムで密度の濃いコミュニケーションや情報共有ができます。グループウェアを活用することで、生産性の高い職場づくりを実現できるでしょう。

グループウェアの8つの基礎機能

グループウェアはさまざまな機能を備えており、多くの作業をPC上で完結できます。そのため、グループウェアを導入すれば自社のIT化を推し進められます。グループウェアの基本機能は、以下の8つです。自社で活用したときをイメージしながら、それぞれの機能を確認しましょう。

• スケジュール管理
• 設備・部屋の予約
• 社内掲示板・SNS
• 文書管理・ストレージ
• ワークフロー
• 勤怠管理
• 経費精算
• 社内チャット

スケジュール管理

スケジュール管理とは、従業員の予定をPC上で把握できる機能のことです。従業員の予定を時間単位で把握できるため、複数人が参加する会議でも簡単に共通の空き時間を見つけられます。そのため、一人一人にスケジュールを確認する必要はありません。スケジュール管理を行えば、誰でも従業員の予定を把握できるため、会議の予定や各々の予定の共有がスムーズに行えます。

設備・部屋の予約

グループウェアで会議室やプロジェクタなど、企業の共用設備をPC上で管理できます。操作内容が即座に反映されるため、予約が被ることはありません。自分の席で利用状況を随時チェックできるため、予約表や貸出表を確認する手間が省けます。また、予約表や貸出票の記入漏れによるトラブル防止にも繋がります。

社内掲示板・SNS

社内掲示板やSNSを利用して、人事異動や社内行事に関するお知らせといった全従業員に向けた情報発信を行えます。社内連絡のメールだと開封を後回しにしてしまいがちですが、掲示板だと埋もれる心配がないため、社内での共有事項がある場合に有効です。

文書管理・ストレージ

文書管理とは、申請書類や契約書のひな形などの重要な書面をオンライン上に保管する機能のことです。オンライン上に保管するため、書庫へ行ったりファイルを探したりする必要がありません。オンラインだと閲覧できる権限の付与や更新履歴の確認ができます。そのため、重要な文書の管理にも対応可能です。また、オンラインだと簡単に探せるため、必要書類を見つけ出すだけで時間が取られてしまう労力を削減できます。

ワークフロー

ワークフローとは、事前にプログラムを設定して、稟議書や有給申請などの承認プロセスを自動で行って可視化する機能のことです。申請者が「申請」ボタンを押せば直属の上司に決済依頼が行き、上司が決済をすれば部門長、さらに事業部長へと依頼が自動的に行われます。

申請者は「今誰の決済待ちなのか」を確認できるため、急ぎであれば電話をして処理してもらうといった対応が可能です。申請と承認作業をオンライン化することで、スピーディーに承認プロセスを進められます。

勤怠管理

グループウェアによる勤怠管理システムは、従業員の出勤状況をオンラインで確認できます。ログイン・ログアウトで打刻するタイプなら、リモートワークの勤怠管理がスムーズです。ソフトのなかには出勤状況をCSVやExcelの書き出し可能なタイプがあるため、簡単に集計処理を行えます。

経費精算

経費精算をグループウェアで行えば、煩わしい提出作業を簡素化できます。グループウェアの経費精算機能は、カメラ機能や経費精算システムを使ってその場で申請できる仕組みです。そのため、移動中や社外打ち合わせ前といったすき間時間に申請できます。会社に領収書を持ち帰って申請処理をするひと手間を省くことで、提出漏れを防ぐことが可能です。また、経費精算の締め切り直前にまとめて書類を提出されるといった状況を回避できるため、処理を行う側にもメリットがあります。

社内チャット

社内チャットを利用すれば、情報共有や業務連絡の効率化にも役立ちます。メールと異なり、リアルタイムでやり取りできるため迅速な意思決定を行えます。社内チャットとメールの異なる点を見ていきましょう。

• 簡単に会話の流れを追える
• 見落とし防止ができる
• 緊急事項の一斉共有が簡単にできる

社内チャットは一対一だけでではありません。メンバーごとにチャットルームを作成して、そのなかでやりとりできます。大事な情報を必要なメンバーと簡単に共有できるため、業務の効率化に繋がりやすいです。また、気軽にコミュニケーションが取りやすいツールを利用すれば、従業員の孤立を防げます。

グループウェアを導入する4つのメリット

グループウェアを導入するメリットは、主に4つあります。具体例を交えながら詳しく見ていきましょう。

• 社内コミュニケーションの促進
• 業務効率の向上
• ペーパーレスの促進
• テレワーク・リモート環境の整備

社内コミュニケーションの促進

グループウェアだとコミュニケーションツールが豊富なため、社内交流の促進に役立ちます。例を挙げると、社内チャットは、会話するようにテキストでやり取りできるツールです。そのため、報告・連絡・相談を行うハードルが低くなるでしょう。また、掲示板やSNSを活用すれば、情報の伝達漏れを防止できます。メールや電話以外のコミュニケーションツールを用意することで、メンバー間で業務連絡しやすい環境を整えられます。

業務効率の向上

これまで書類で行ってきた申請や承認作業をオンライン上で処理できるため、業務効率の向上を期待できます。なぜなら、オンライン化によって入力ルールが定まり、手続きフローが明確になるからです。

オンライン上での申請や承認作業は必ずしも社内で作業する必要はありません。そのため、外回りの多い従業員が行う作業があっても出先で操作できるため、帰社を待たずに処理を進められます。また、オンライン上で書類を管理すれば、コピーや書類を探す手間が省けます。業務効率の向上を目指すなら、グループウェアの活用を検討しましょう。

ペーパーレスの促進

書類作業がオンライン上で完結するため、ペーパーレスの促進に繋がります。ペーパーレス化する主なメリットを見ていきましょう。

• 用紙や印刷などのコスト削減
• 文書作成の負担軽減
• 回覧や承認作業の効率化
• 文書管理・保管の負担軽減

紙を使って業務を行うと、用紙や印刷のためのインク代の他に、コピー機やシュレッダーのメンテナンス費用や書類整理のための文房具代といったコストがかかります。手書きで書類申請を行うと、誤字脱字で識字できずに処理に時間がかかってしまうこともあるでしょう。紙による回覧や承認作業だと、在社していない従業員のところで滞留してしまうケースは少なくありません。また、保管のためにスペースを確保することや、セキュリティ対策のための施錠管理といった人的コストも発生するため、効率的とは言い難いです。

ペーパーレス化すれば、紙ベースで作業するデメリットを一気に解消できます。グループウェアではオンライン上で書類を管理するため、用紙代や保管場所は必要ありません。

テレワーク・リモート環境の整備

グループウェアの導入は、テレワークやリモート環境の整備に役立ちます。業務で必要な作業をオンライン化すれば、仕事をする場所を選びません。グループウェアを導入すると、生産性を落とさずにテレワークできる環境を整えられるため、多様な働き方に対応できます。たとえば、家族の看病や病院の付き添いで出社が難しいときでも、リアルタイムに情報共有し、重要な内容に返信したり自宅で会議に出席したりといった働き方が可能です。

また、出社しないと行えない業務を減らせるため、家族の介護や育児で長期的に出社が難しい従業員がいても、働き続けられる環境を作れます。多様な働き方が求められる時代において、テレワークやリモート環境が整備された職場は、人材確保する際に大きな強みとなるでしょう。

おすすめのグループウェアを徹底比較

グループウェアを選ぶときの4つのポイント

グループウェアによってそれぞれ特徴が異なります。業務の効率化を最大限に行うには、自社に合ったソフトを選択することが大切です。最適なグループウェアを導入するためのポイントを見ていきましょう。グループウェアを選ぶときのポイントは、以下の4つです。取り入れたい機能と選ぶときのポイントのすり合わせをして、自社に最適なグループウェアを見つけましょう。

• 導入形態
• 既存システムとの相性
• 無料トライアルの有無
• 導入サポートの有無

導入形態

グループウェアの導入形態を決めましょう。オンプレミス型とクラウド型の2種類から選択します。オンプレミス型とは、サーバーやネットワークといったグループウェアに必要なインフラを自社調達して管理する仕組みのことです。オンプレミス型のメリットを見ていきましょう。

• セキュリティの確保
• オフライン利用可能
• カスタマイズ性の高さ

オンプレミス型は社内ネットワーク上で運営されるため、機密情報を扱う業務に最適です。一方で、オンラインでやり取りできないことから、リモートワークや出張の多い業務には向いていません。オンプレミス型はすべて自社運営しなくてはならないため、専門的な知識を持ったエンジニアが必要です。

続いて、クラウド型のメリットを確認しましょう。

• 導入障壁の低さ
• コストの低さ
• オンラインによるアクセスのしやすさ

クラウド型はグループウェア環境を構築するための環境や管理を自社でまかなう必要はありません。なぜなら、専門のサービス企業からインターネット上でグループウェアを利用できる仕組みだからです。

ブラウザからURLにアクセスし、ログインすればすぐにシステムを利用できます。そのため、短い期間かつ最低限のコストで導入できます。サーバーを社内に置く必要はありませんが、外部へアクセスしなければなりません。そのため、セキュリティの安全性をどこまで許容できるかがポイントです。オンラインでの使用を前提にしているため、オフライン利用が難しいことも覚えておきましょう。

専門知識を持つエンジニアがいて、機密情報の保持が重要ならオンプレミス型、オンライン上のスピーディーなやり取りを求めるならクラウド型を選びましょう。

既存システムとの相性

既存システムと連携できるグループウェアを選びましょう。既存システムとの連携ができないと、業務効率化のメリットを感じられないため、社内で定着しない可能性があります。たとえば、グループウェアと既存システムのデータの同期ができないと、データを二重入力することになり、工数が増えてしまう原因になりかねません。グループウェアを選ぶときは、既存システムとの相性を確認するだけでなく、将来的にほかのシステムとも連携できるような拡張性の高いソフトを選びましょう。

無料トライアルの有無

無料トライアルを実施しているサービスを利用して、導入する前に自社に合っているシステムか確認しましょう。いきなりグループウェアを導入すると、使いづらかったときに現場が混乱するため、リスクが高いです。

さらに、無料トライアルを利用することで、本当に必要な機能が改めて可視化されるといったメリットも得られます。グループウェアを導入するなら、無料トライアルを実施しているサービスを選んで使い勝手を確認しましょう。

導入サポートの有無

導入サポートの有無や、運用サポートの手厚さについて検討しましょう。グループウェアの導入時は、初期設定や他システムとの連携について問い合わせる機会が増えます。運用開始した後もシステムエラーや連携の問題が起きれば、問い合わせが必要になるためサポート体制の手厚さも考慮すべきです。

ITに詳しいエンジニアが在籍していない企業は、丁寧な導入サポートを提供している会社のグループウェアを選びましょう。オンライン上での取扱いマニュアルや電話、メールといった窓口が多い会社を選ぶと、ITに詳しいエンジニアが在籍していなくても安心です。

グループウェアを導入するときの注意点

やみくもにグループウェアを導入しても、業務効率の悪化や定着率の悪さにより、逆効果になる可能性があります。注意点をしっかり踏まえた上でグループウェアを導入しましょう。グループウェアを導入するときの注意点は、主に4つあります。注意点を把握して、グループウェアを適切に導入しましょう。

• 一定の費用がかかる
• 従業員の教育に時間がかかる
• 導入目的を明確にしないと活用されない
• 機能がグループウェアだけで十分とは限らない

一定の費用がかかる

グループウェアを十分に活用するために、一定のコストがかかることは避けられません。特に多機能で高性能であるほど、導入や運用時のコストが高くなるので注意が必要です。自社に必要な機能を洗い出してからグループウェアを選定すると満足のいくサービスを選べます。

なかには無料のグループウェアもありますが、データ容量や利用できる人数の制限がかかっている場合がほとんどです。十分に業務を遂行するための機能が備わっていないグループウェアを導入すると社内の不満が高まるため、求めている機能が備わっているサービスを選びましょう。

また、オンプレミス型とクラウド型では費用の大きさだけでなく、人的コストも変わってきます。グループウェアの導入・運営には一定の費用がかかることを把握して、コストに見合ったメリットを得られるサービスを選ぶことが大切です。

従業員の教育に時間がかかる

ITに馴染みのない従業員が多い企業だと、グループウェアを使いこなすまでに時間がかかります。グループウェアを従業員全員で活用することが運営を成功させるポイントのため、従業員の教育は不可欠です。場合によっては、導入時に研修が必要になるかもしれません。

一部の従業員がグループウェアを避ける状況になれば、旧来のやり方と混在してしまい、かえって非効率になる可能性が高いです。グループウェアを導入したからといって、すぐに業務効率が改善されるわけではありません。導入するときは長期的な取り組みを見据えて、研修や周知を行いましょう。

導入目的を明確にしないと活用されない

導入目的を明確にしないと、社内で活用されません。なぜなら、忙しい業務の合間に新たな処理方法を覚えることは大変だからです。導入目的を明らかにして、従業員にも大きなメリットを得られることを伝えましょう。業務効率の向上を図ることで、従業員は以下のようなメリットを得られます。

• 残業時間の減少
• フロア移動の減少
• 申請書類の進捗状況の把握しやすさ

また、導入目的に沿ったシンプルなルール作りが重要です。複雑なルールだと活用されないため、「申請書類は全てグループウェアで申請する」といった分かりやすいルール作りを心がけましょう。

それぞれの機能がグループウェアだけで十分とは限らない

グループウェアだけで必要とする機能が十分であるとは限りません。なかには利用可能とされる機能でもオプションや連携があって初めて成り立つ機能も存在します。たとえば、勤怠管理システムや経費精算システムは、有料の連携を必要とする場合が多いです。グループウェアの導入前に、グループウェア単体で利用できる機能とオプションや連携で使える機能の確認をしましょう。

グループウェアの導入が必要な企業の特徴

コミュニケーションを簡単にとれるグループウェアは多くの企業で成果をもたらすでしょう。そのなかでも特にグループウェアの導入により大きな成果を期待できる企業があります。大きな成果を期待できる企業の特徴は、以下の4つです。グループウェアの導入が必要な企業の特徴を具体的に見ていきましょう。

• アナログ業務を効率化させたい
• 属人化で仕事が回っている
• チームメンバーの距離が離れている
• 従業員が社内にいない時間が長い

アナログ業務を効率化させたい

グループウェアを導入すれば、アナログ業務を解消して効率化できます。なぜなら、グループウェアは基本的にオンライン上で業務を完結させるソフトウエアだからです。たとえば、以下のアナログ業務をオンライン化できます。

• 手書きの申請書類
• 重要書類のファイリング
• 会議で必要な情報の共有
• 共有設備の予約作業
• 外出先メンバーへの伝言や情報共有

グループウェアを利用すれば、手書きの申請書類をエクセルへ打ち直しや、書類の整理整頓を行う必要はありません。アナログ業務を効率化させるなら、グループウェアが最適です。

属人化で仕事が回っている

情報共有しやすいグループウェアを導入して、属人化している業務をなくしましょう。グループウェアを導入すると、以下のように属人化を解消できます。

• マニュアルのPDF化により誰でも業務を遂行できる
• 担当者のスケジュールでプロジェクトの進捗状況の確認ができる

特定のメンバーにしか分からない業務が増えてきたなら、情報共有する仕組み作りを行いましょう。仕事が属人化すると、担当者の急な休みや退職で後任者が困るだけでなく、トラブルを抱えていても深刻になるまで表面化しない問題もあります。グループウェアを導入して業務の属人化を解消させましょう。

チームメンバーの距離が離れている

チームメンバーの距離が離れており、コミュニケーションを取りづらい場合は、グループウェアを利用して精神的な距離を縮めましょう。これまでだと、同じ支店にチームメンバーが在籍していない場合、電話やメールでコミュニケーションをとる方法が一般的でした。

グループウェアの社内チャットがあれば、会話をするようにテキストメッセージを送れるため、密なコミュニケーションが可能です。また、支店の異なるメンバーのスケジュールを一目で把握できるため、会議の日程をスピーディーに決められます。物理的にメンバーの距離が離れていても、お互いの状況をリアルタイムで把握できることがグループウェアの強みです。

従業員が社内にいない時間が長い

社外との打ち合わせや現場に出る機会の多い企業は、オンライン上で処理できる環境を構築しましょう。業務をオンライン上に移行すれば、社内にいないことで発生する課題や問題の解決に繋がります。たとえば、出張の多い従業員を抱えている部署だと、担当者が戻って来るまで仕事が進まないケースが散見されます。オンラインで進められる業務があれば、外出先でも事務処理ができるため、在社時と変わらないスピード感で仕事を進められるでしょう。

リモートワークの場合でも同様です。社内にいない時間が長くても以前と同じスピード感で業務を遂行するには、グループウェアの導入が効果的といえます。

社内コミュニケーションの活発化にグループウェアは役立つ

グループウェアは社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。とくに、チームメンバーが近くにいない場合やリモートワークの多い環境だと、グループウェアのツールが大いに活躍するでしょう。多様な働き方を求められる現代では、グループウェアの導入は遅かれ早かれ必須になるはずです。

一方で、自社に最適なグループウェアを導入しないと従業員全員に定着しません。さらに、複数のやり方が混在することで、不要な混乱を招く可能性があります。また、必要以上に高性能なグループウェアを導入してしまうと、コストとメリットが見合わないケースも出てくるでしょう。

グループウェアを導入するときは、目的を明確にしてから利用するサービスを検討してください。また、複雑なルールを設けるのではなく、シンプルな運用で社内の定着を目指しましょう。グループウェアといってもさまざまな機能を持ったサービスが展開されています。今回紹介したグループウェアを参考に、自社に最適なシステムを導入して社内全体の生産性を向上してくださいね。