グループウェアとは

グループウェアとは全社レベルで円滑な情報共有を行うことで、業務の効率化・コミュニケーションの活性化を可能にするツールです。

具体的にはファイル共有・スケジュール管理・掲示板やチャットといったコミュニケーション機能・会社所有物の予約管理などの機能を有しています。ファイル共有機能では、データの容量を問わずスムーズなファイル共有ができ、社内・外出先を問わずデータにアクセスが可能なため業務の効率化につながります。

また、掲示板やチャットの機能を活用すれば、業務連絡の効率化・コミュニケーションの活性化にもつながります。会社所有物の予約管理機能では、予約が重なるとったトラブルを未然に防げます。

グループウェアの導入が進む背景

グループウェアの導入が進む主な背景として、以下の2点が挙げられます。

• 働き方改革による業務効率の見直し
• IT環境の発展による導入の容易化

働き方改革による業務効率の見直し

わが国では少子高齢化社会を迎えるにあたり、国を挙げて働き方改革を推進しています。将来の労働人口の減少から、企業には必然的に業務効率を上げることが求められます。さらに、リモートワーク普及により、働く場所を選ばない新しい働き方の導入が加速しました。

このような背景から、どこからでも情報にアクセスでき、円滑な情報共有により業務効率化を達成できるグループウェアが注目を集めています。

IT環境の発展による導入の容易化

グループウェアが開発された当初は、まだIT環境が未発達で、導入に際して高い専門知識と高額な導入コストが必要であったことから、導入するのはIT化が進んでいた大企業に限定されていました。しかし中小企業でもIT化が進んだのと並行して、専門知識を必要としない安価な製品が登場したことで企業規模を問わず導入が進みました。

さらに、近年ではクラウドの発展によりWeb上で用意にデータを扱うことができ、さらに低価格化が実現したことで、グループウェアの導入が加速しています。

グループウェアの主な機能7つ

グループウェアの主な機能について、7つご紹介します。

• ファイル共有
• スケジュール管理
• コミュニケーションツール
• プロジェクト管理
• 会社所有物の予約管理
• ワークフロー
• Web会議

ファイル共有

会議資料・提案書などのデータを関係者で共有できる機能です。データはサーバー上で保管されるため、メールではやり取りが難しい容量の大きなデータでも、スムーズに共有可能です。

また、共有先を自由に設定できるため、一度に複数の関係者と共有できる点でも優れています。

スケジュール管理

個人はもちろん、全社・各部門でのスケジュールを管理する機能です。他部門も含めた全役員・社員のスケジュールを共有することによって、打ち合わせなどの日程調整の際にスケジュール確認が不要となり、業務効率を上げることが可能です。

公開設定・権限設定により、スケジュールの公開先を限定することもできます。

コミュニケーションツール

掲示版・メール・チャットにより、業務を効率化・コミュニケーションを活性化する機能です。掲示板を利用すれば全社員への業務連絡が容易になり、投稿者は既読・未読を確認することで、未読者へのフォローができます。

また、緊急度・重要度によりメール・チャットを使い分けることで円滑なコミュニケーションが可能です。

プロジェクト管理

部門をまたぐプロジェクトでも、グループウェア上で進捗状況を把握できる機能です。報告をグループウェアに集約することで、最新状況だけでなく履歴も追うことができ探す手間を省けます。

また、プロジェクトごとの管理に加え、担当者レベルでのタスク管理にも活用可能です。

会社所有物の予約管理

会議室・社有車・備品といった会社所有物について、予約を入れる、または最新の予約状況を確認する機能です。先約があれば予約ができないため、予約が重なるとったトラブルを未然に防げます。

運用にあたっては、「会社所有物を利用する際は必ず予約する」というルールを徹底することで、この機能を有効に活用できます。

ワークフロー

経費精算・休暇申請などの各種社内申請・承認手続を電子化する機能です。インターネット環境があれば利用することができ、業務の効率化を達成することができます。

また、紙でのやり取りを削減することで、コストの削減効果も見込めます。

Web会議

インターネットを利用して会議を行える機能です。外出先からでもリアルタイムで会議に参加することができ、時間の有効活用による業務効率化・コミュニケーション活性化が見込めます。

簡単な打ち合わせであれば会議室に集まることなく、各社員が座席から打ち合わせを開始することが可能です。

グループウェアの種類3つ

グループウェアの種類を3つご紹介します。

• クラウド型
• オンプレミス型
• オープンソース型

クラウド型

クラウド型は、サービス提供会社のサーバー上にソフトウェアをインストール、日々のデータを蓄積します。

そして、自社内もしくは外出先からアクセスすることでグループウェアを利用する形態です。自社でグループウェア用のサーバーを構築する必要がなく、サービス提供会社が運用管理を行うため業務負荷を減らすことができます。また、導入費用が抑えられる点、拡張性に優れている点もメリットと言えます。

ただし、インターネット環境がない状況では利用することができないため、長時間の障害発生時には直接的な影響を受けます。

さらに、次のオンプレミス型と比べ、グループウェアを利用する期間にわたり継続して月々の保守費用が発生する点に注意が必要です。

オンプレミス型

オンプレミス型は、ソフトウェアを自社サーバーにインストールし、自社にて運用・管理を行うものです。

クラウド型と比較して導入費用は高くなりますが、毎月の保守費用が安くもしくはかからないという特徴があります。また、カスタマイズ性が高いことから自社に必要な機能を開発する点もメリットです。

ただし、日々の運用・管理を自社で行うことになるため、業務負荷も大きくなります。社内人員に余力がある場合に選択肢となるでしょう。

オープンソース型

オープンソース型は、コンピューターのプログラム実行に必要な言語である「ソースコード」が一般公開されており、誰でも無料で利用できる形態です。オープンソース型のグループウェアは、導入費用が掛からない点が最大の特徴です。

ただし、カスタマイズが自在である一方、エンジニアが必要になるため、社内の人員状況により導入を検討する必要があります。

グループウェアを導入するメリット4つ

グループウェアを導入するメリットを4つご紹介します。

• 円滑な情報の共有・業務連絡の効率化
• コミュニケーションの活性化
• リモートワークへの対応
• ペーパレス化

円滑な情報共有・業務連絡の効率化

グループウェアの掲示版・メール・チャット機能を活用することで、関係者間での円滑な情報共有が可能になります。

掲示板を利用すれば全社員、もしくは連絡先を自由に設定しての業務連絡が容易になり、個別に連絡するよりも業務を効率化できます。

コミュニケーションの活性化

メール・チャット機能を緊急度・重要度で使い分けすれば、円滑なコミュニケーションが可能です。掲示板を通して活発な意見交換が行うことで、全社的なコミュニケーションの活性化にもつながります。

リモートワークへの対応

ファイル共有機能を活用すれば、自宅・外出先からでも共有データにアクセス可能であり、関係者間のデータの受け渡しも容易です。

また、掲示板やチャット機能により、対面することなく円滑なコミュニケーションもできます。スケジュール管理・プロジェクト管理機能を利用すれば、各社員の業務スケジュール・進捗状況を把握することも可能です。

ペーパレス化

ファイル共有機能により、会議資料・提案書などのデータを関係者で共有できることから、紙での出力・書類の受け渡しが不要になります。

したがって、業務の効率化とともに、紙・印刷コストを削減することもできます。

グループウェアを導入するデメリット2つ

グループウェアを導入するデメリットを2つご紹介します。

• 導入費用・保守費用の発生
• 活用を促す教育・サポートが必要

導入費用・保守費用の発生

グループウェアを新規で導入する場合には、導入費用、製品によっては毎月の保守費用が発生します。グループウェアの種類により費用も大きくことなるため、自社の利用目的を明確にして製品選びを検討する必要があります。

導入費用が低く抑えたい場合には、低価格帯の製品が多く販売されているクラウド型のグループウェアがおすすめです。

活用を促す教育・サポートが必要

新しいツールの導入は、社員にとって新しい業務が増えることにもつながります。

利用方法に対する疑問には迅速にフォローを行うとともに、ツール活用による効果を周知し、社員自身が積極的に取り組める環境を整えましょう。

グループウェアの選び方、比較ポイント4つ

グループウェアを選ぶ際の比較ポイントを4つご紹介します。

• 操作性、使いやすさ
• 導入にかかるコスト
• 自社の利用目的に適した機能の実装状況
• 複数デバイスへの対応状況

操作性、使いやすさ

グループウェアを導入することで、業務の効率化・社内コミュニケーションの活性化を達成することができますが、取り扱いが難しいなど、操作性に問題がある場合には、せっかく導入したシステムが運用されないリスクがあります。

そのため、グループウェア導入の効果を最大限に発揮するためには、全ユーザーに負荷をかけず適切に運用してもらう必要があります。積極的に活用してもらえるように、わかりやすくスムーズに操作できるものを選びましょう。

導入にかかるコスト

新たにグループウェアを導入する場合には、導入費用、製品によっては毎月の保守費用が発生することになります。

グループウェアの料金は、利用するユーザー数・機能により大きく変動するため、グループウェアの利用目的を明確にして、自社に最適な利用範囲を定めることが重要です。

自社の利用目的に適した機能の実装

グループウェアは製品により、保有する機能はさまざまです。

グループウェアに限らずITシステムは、高機能・多機能になるほど、設定・操作が複雑になります。操作が難しすぎて運用できないということがないように、システム導入の目的を明確にして、必要十分な機能を持つ製品を選定しましょう。将来的に使う予定のない機能は、利用するユーザーにとってスムーズな操作の妨げとなるため見極めが必要になります。

• 情報共有の円滑化を図りたい
• コミュニケーションを活性化したい
• リモートワークに対応したい

といった目的達成のために必要なグループウェアの機能が明確になれば、自社の求める機能を実装した製品を適切に選ぶことができます。

複数デバイスへの対応状況

パソコンだけでなくタブレットやスマホに対応していると、自宅でリモートワーク中の社員や、営業先の社員もスムーズに利用ができ、グループウェア活用の幅が広がります。利用環境に合わせ、デバイスの対応状況を確認しましょう。

また、タブレットやスマホでの利用が想定される場合には、アプリに対応していることも選択基準となります。

サービス内容

クラウド型のグループウェアでは、サービス提供会社によりサービス内容に大きな幅があります。

• 障害発生時の復旧（対策と実績）
• バックアップの頻度、保管期間

など、製品選定の際に確認しましょう。

おすすめのグループウェア16選

グループウェアを導入する際の注意点6つ

グループウェアを導入する際の注意点を6つご紹介します。

• セキュリティ対策
• サポート体制
• 無料トライアル・スモールスタートの可否
• 人的リソースの確保
• 導入目的の周知
• 現行システムとの連携

セキュリティ対策

グループウェアはファイル共有を円滑に行える一方で、データをサーバー上で管理することから、会社の機密情報や顧客情報、社員個人情報など重要情報の漏洩リスクを有しています。

情報漏洩を防ぐためにも、特にクラウド型のグループウェアを導入する場合には、サービス提供会社のサーバーを利用することから、セキュリティ対策が万全であるかどうか十分に確認しましょう。セキュリティ対策の実施状況は、クラウド型のグループウェアを選ぶ際の非常に重要なポイントになります。

オンプレミス型・オープンソース型のグループウェアの場合には、自社にてサーバーの運用・管理を行うため、セキュリティに関する高度な知識を有する人員の配置が必要になります。

サポート体制

グループウェアに限らずITシステムを新たに導入する場合、運用が軌道に乗るまでは自社にて対応しきれない問題・トラブルなど、サポートへの問い合わせ機会が多くなります。

以下の点に注意して、どのようなサポート体制になっているかご確認ください。

サポート範囲

導入・運用支援に関するサポート内容の確認。

サポート時間、対応の早さ、窓口

サポート対応時間、質問・相談に対し迅速な対応をしてもらえるか。誰が窓口か。

料金

月々の保守費用の範囲内か

問い合わせ方法

電話、メール、Q&A

無料トライアル・スモールスタートの可否

無料トライアル・スモールスタートに対応している場合には、積極的に活用しましょう。

新システムの導入では、自社で効果的に活用できるか、運用上どのような課題が生じるのか等、正確な予測はできず、いきなり全社に導入してもうまく運用できないリスクもあります。

そのため、無料トライアル・スモールスタートで、まずは事業所・部門・ユーザーを限定して試験的に運用を行い、スムーズな運用が可能か確認した上で導入範囲を拡大するのが安全です。

人的リソースの確保

グループウェアの新たな導入は全社的な取り組みとなるため、システム上の不具合、操作上の疑問など、迅速に対応できる人材の配置が必要です。システムの初期設定・運用管理といった業務が発生します。

システムの導入から軌道に乗るまでは特に、導入プロジェクトの管理者・担当者には通常の業務に加えて大きな業務負荷がかかるため、プロジェクトを管理する専任を設けるか、社内人員で対応可能なのかなど事前に十分検討する必要があります。

可能であれば通常業務からは独立した、プロジェクト専任の管理者を置くことが望まれます。

導入目的の周知

会社にとっては重要な取り組みでも、その導入目的が周知されないうちにいきなりシステムが導入されたのでは、社員にとって単に新しい業務が増えたと認識され、なかなか協力を得ることができません。

グループウェアを効果的に運用していくためには、社員自身が導入により見込める効果を十分に理解した上で、積極的に協力してもらうことが重要です。

現行システムとの連携

連携させたい現行システムがある場合には、事前に連携が可能かどうか確認をしましょう。もし連携がうまくいかないと想定される場合には、現行システムの機能を持つグループウェアを選定し、業務フロー自体を新たに導入するグループウェアに移行することも検討できます。

ただし、その場合には社員の業務にも大きな影響があるため、新たなシステムに移行するメリット・新たな業務フローの周知が必要です。

利用目的を明確にして、自社に最適なグループウェアを選定

グループウェアを活用することで、全社レベルで情報共有をスムーズに行うことができ、業務の効率化・コミュニケーションの活性化を達成できます。ファイル共有機能では、データの容量を問わずスムーズなファイル共有ができ、社内・外出先を問わずデータにアクセスが可能なことから業務の効率化につながります。

また、掲示板やチャットの機能を活用すれば、業務連絡の効率化・コミュニケーションの活性化にもつながります。会社所有物の予約管理機能では、予約が重複するトラブルを未然に防げます。

グループウェア導入によるメリットを最大限発揮できるように、導入目的を明確にした上で自社に最適なツールをお選びください。