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おすすめグループウェア16選│機能と使い方をわかりやすく解説

グループウェアとは、ファイル共有・スケジュール管理・設備予約などさまざまな機能を有するツールです。有効に活用することで業務効率のアップ、社内のコミュニケーション活性化につながります。この記事ではグループウェアの基本的な機能、使い方を詳しく解説するとともに、おすすめのグループウェアをご紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは全社レベルで円滑な情報共有を行うことで、業務の効率化・コミュニケーションの活性化を可能にするツールです。

具体的にはファイル共有・スケジュール管理・掲示板やチャットといったコミュニケーション機能・会社所有物の予約管理などの機能を有しています。ファイル共有機能では、データの容量を問わずスムーズなファイル共有ができ、社内・外出先を問わずデータにアクセスが可能なため業務の効率化につながります。

また、掲示板やチャットの機能を活用すれば、業務連絡の効率化・コミュニケーションの活性化にもつながります。会社所有物の予約管理機能では、予約が重なるとったトラブルを未然に防げます。

グループウェアの導入が進む背景

グループウェアの導入が進む主な背景として、以下の2点が挙げられます。

 

  • 働き方改革による業務効率の見直し
  • IT環境の発展による導入の容易化

働き方改革による業務効率の見直し

わが国では少子高齢化社会を迎えるにあたり、国を挙げて働き方改革を推進しています。将来の労働人口の減少から、企業には必然的に業務効率を上げることが求められます。さらに、リモートワーク普及により、働く場所を選ばない新しい働き方の導入が加速しました。

このような背景から、どこからでも情報にアクセスでき、円滑な情報共有により業務効率化を達成できるグループウェアが注目を集めています。

IT環境の発展による導入の容易化

グループウェアが開発された当初は、まだIT環境が未発達で、導入に際して高い専門知識と高額な導入コストが必要であったことから、導入するのはIT化が進んでいた大企業に限定されていました。しかし中小企業でもIT化が進んだのと並行して、専門知識を必要としない安価な製品が登場したことで企業規模を問わず導入が進みました。

さらに、近年ではクラウドの発展によりWeb上で用意にデータを扱うことができ、さらに低価格化が実現したことで、グループウェアの導入が加速しています。

グループウェアの主な機能7つ

グループウェアの主な機能について、7つご紹介します。

 

  • ファイル共有
  • スケジュール管理
  • コミュニケーションツール
  • プロジェクト管理
  • 会社所有物の予約管理
  • ワークフロー
  • Web会議

ファイル共有

会議資料・提案書などのデータを関係者で共有できる機能です。データはサーバー上で保管されるため、メールではやり取りが難しい容量の大きなデータでも、スムーズに共有可能です。

また、共有先を自由に設定できるため、一度に複数の関係者と共有できる点でも優れています。

スケジュール管理

個人はもちろん、全社・各部門でのスケジュールを管理する機能です。他部門も含めた全役員・社員のスケジュールを共有することによって、打ち合わせなどの日程調整の際にスケジュール確認が不要となり、業務効率を上げることが可能です。

公開設定・権限設定により、スケジュールの公開先を限定することもできます。

コミュニケーションツール

掲示版・メール・チャットにより、業務を効率化・コミュニケーションを活性化する機能です。掲示板を利用すれば全社員への業務連絡が容易になり、投稿者は既読・未読を確認することで、未読者へのフォローができます。

また、緊急度・重要度によりメール・チャットを使い分けることで円滑なコミュニケーションが可能です。

プロジェクト管理

部門をまたぐプロジェクトでも、グループウェア上で進捗状況を把握できる機能です。報告をグループウェアに集約することで、最新状況だけでなく履歴も追うことができ探す手間を省けます。

また、プロジェクトごとの管理に加え、担当者レベルでのタスク管理にも活用可能です。

会社所有物の予約管理

会議室・社有車・備品といった会社所有物について、予約を入れる、または最新の予約状況を確認する機能です。先約があれば予約ができないため、予約が重なるとったトラブルを未然に防げます。

運用にあたっては、「会社所有物を利用する際は必ず予約する」というルールを徹底することで、この機能を有効に活用できます。

ワークフロー

経費精算・休暇申請などの各種社内申請・承認手続を電子化する機能です。インターネット環境があれば利用することができ、業務の効率化を達成することができます。

また、紙でのやり取りを削減することで、コストの削減効果も見込めます。

Web会議

インターネットを利用して会議を行える機能です。外出先からでもリアルタイムで会議に参加することができ、時間の有効活用による業務効率化・コミュニケーション活性化が見込めます。

簡単な打ち合わせであれば会議室に集まることなく、各社員が座席から打ち合わせを開始することが可能です。

グループウェアの種類3つ

グループウェアの種類を3つご紹介します。

 

  • クラウド型
  • オンプレミス型
  • オープンソース型

クラウド型

クラウド型は、サービス提供会社のサーバー上にソフトウェアをインストール、日々のデータを蓄積します。

そして、自社内もしくは外出先からアクセスすることでグループウェアを利用する形態です。自社でグループウェア用のサーバーを構築する必要がなく、サービス提供会社が運用管理を行うため業務負荷を減らすことができます。また、導入費用が抑えられる点、拡張性に優れている点もメリットと言えます。

ただし、インターネット環境がない状況では利用することができないため、長時間の障害発生時には直接的な影響を受けます。

さらに、次のオンプレミス型と比べ、グループウェアを利用する期間にわたり継続して月々の保守費用が発生する点に注意が必要です。

オンプレミス型

オンプレミス型は、ソフトウェアを自社サーバーにインストールし、自社にて運用・管理を行うものです。

クラウド型と比較して導入費用は高くなりますが、毎月の保守費用が安くもしくはかからないという特徴があります。また、カスタマイズ性が高いことから自社に必要な機能を開発する点もメリットです。

ただし、日々の運用・管理を自社で行うことになるため、業務負荷も大きくなります。社内人員に余力がある場合に選択肢となるでしょう。

オープンソース型

オープンソース型は、コンピューターのプログラム実行に必要な言語である「ソースコード」が一般公開されており、誰でも無料で利用できる形態です。オープンソース型のグループウェアは、導入費用が掛からない点が最大の特徴です。

ただし、カスタマイズが自在である一方、エンジニアが必要になるため、社内の人員状況により導入を検討する必要があります。

グループウェアを導入するメリット4つ

グループウェアを導入するメリットを4つご紹介します。

 

  • 円滑な情報の共有・業務連絡の効率化
  • コミュニケーションの活性化
  • リモートワークへの対応
  • ペーパレス化

円滑な情報共有・業務連絡の効率化

グループウェアの掲示版・メール・チャット機能を活用することで、関係者間での円滑な情報共有が可能になります。

掲示板を利用すれば全社員、もしくは連絡先を自由に設定しての業務連絡が容易になり、個別に連絡するよりも業務を効率化できます。

コミュニケーションの活性化

メール・チャット機能を緊急度・重要度で使い分けすれば、円滑なコミュニケーションが可能です。掲示板を通して活発な意見交換が行うことで、全社的なコミュニケーションの活性化にもつながります。

リモートワークへの対応

ファイル共有機能を活用すれば、自宅・外出先からでも共有データにアクセス可能であり、関係者間のデータの受け渡しも容易です。

また、掲示板やチャット機能により、対面することなく円滑なコミュニケーションもできます。スケジュール管理・プロジェクト管理機能を利用すれば、各社員の業務スケジュール・進捗状況を把握することも可能です。

ペーパレス化

ファイル共有機能により、会議資料・提案書などのデータを関係者で共有できることから、紙での出力・書類の受け渡しが不要になります。

したがって、業務の効率化とともに、紙・印刷コストを削減することもできます。

グループウェアを導入するデメリット2つ

グループウェアを導入するデメリットを2つご紹介します。

 

  • 導入費用・保守費用の発生
  • 活用を促す教育・サポートが必要

導入費用・保守費用の発生

グループウェアを新規で導入する場合には、導入費用、製品によっては毎月の保守費用が発生します。グループウェアの種類により費用も大きくことなるため、自社の利用目的を明確にして製品選びを検討する必要があります。

導入費用が低く抑えたい場合には、低価格帯の製品が多く販売されているクラウド型のグループウェアがおすすめです。

活用を促す教育・サポートが必要

新しいツールの導入は、社員にとって新しい業務が増えることにもつながります。

利用方法に対する疑問には迅速にフォローを行うとともに、ツール活用による効果を周知し、社員自身が積極的に取り組める環境を整えましょう。

グループウェアの選び方、比較ポイント4つ

グループウェアを選ぶ際の比較ポイントを4つご紹介します。

 

  • 操作性、使いやすさ
  • 導入にかかるコスト
  • 自社の利用目的に適した機能の実装状況
  • 複数デバイスへの対応状況

操作性、使いやすさ

グループウェアを導入することで、業務の効率化・社内コミュニケーションの活性化を達成することができますが、取り扱いが難しいなど、操作性に問題がある場合には、せっかく導入したシステムが運用されないリスクがあります。

そのため、グループウェア導入の効果を最大限に発揮するためには、全ユーザーに負荷をかけず適切に運用してもらう必要があります。積極的に活用してもらえるように、わかりやすくスムーズに操作できるものを選びましょう。

導入にかかるコスト

新たにグループウェアを導入する場合には、導入費用、製品によっては毎月の保守費用が発生することになります。

グループウェアの料金は、利用するユーザー数・機能により大きく変動するため、グループウェアの利用目的を明確にして、自社に最適な利用範囲を定めることが重要です。

自社の利用目的に適した機能の実装

グループウェアは製品により、保有する機能はさまざまです。

グループウェアに限らずITシステムは、高機能・多機能になるほど、設定・操作が複雑になります。操作が難しすぎて運用できないということがないように、システム導入の目的を明確にして、必要十分な機能を持つ製品を選定しましょう。将来的に使う予定のない機能は、利用するユーザーにとってスムーズな操作の妨げとなるため見極めが必要になります。

 

  • 情報共有の円滑化を図りたい
  • コミュニケーションを活性化したい
  • リモートワークに対応したい

 

といった目的達成のために必要なグループウェアの機能が明確になれば、自社の求める機能を実装した製品を適切に選ぶことができます。

複数デバイスへの対応状況

パソコンだけでなくタブレットやスマホに対応していると、自宅でリモートワーク中の社員や、営業先の社員もスムーズに利用ができ、グループウェア活用の幅が広がります。利用環境に合わせ、デバイスの対応状況を確認しましょう。

また、タブレットやスマホでの利用が想定される場合には、アプリに対応していることも選択基準となります。

サービス内容

クラウド型のグループウェアでは、サービス提供会社によりサービス内容に大きな幅があります。

 

  • 障害発生時の復旧(対策と実績)
  • バックアップの頻度、保管期間

 

など、製品選定の際に確認しましょう。

おすすめのグループウェア16選

グループウェア

iQube

株式会社ガイアックス

グループウェア

iQube

株式会社ガイアックス

株式会社ガイアックスのiQubeは、iQubeは10名まで無料で使えるクラウド型グループウェアです。社内ノウハウの蓄積に特化した15機能を実装しています。iQube上に社内ノウハウをストックしていくことによって、情報が属人化しない働きやすい組織作りを促進します。直感的に使えるユーザーインターフェースや社内情報ストックに関しての機能で高い評価を得ており、現在では9,000社以上の企業にご導入いただいております。

  • 適切な情報共有とブラッシュアップが可能に
  • ノウハウを蓄積・共有する文化が社内に定着する
  • いつでもどこでも最新情報にアクセスしやすい
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 電話メモ 掲示板 アンケート機能 タスク管理 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信小売・流通医療・化学
よく導入している企業の規模
不明1,001名以上6名-20名

この製品の導入事例掲載数6

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グループウェア

TeamOn

株式会社フレクションコンサルティング

グループウェア

TeamOn

株式会社フレクションコンサルティング

株式会社フレクションコンサルティングのTeamOn(チームオン)は、多言語とマルチディバイスを対応したグループウェアです。仕事に必要なスケジュール管理、タスク管理、グループチャット、インフォボード(掲示板)、ビデオ会議やファイル共有をPCパソコンやスマホで一元化、業務効率やコミュニケーション向上の新感覚グループウェアです。チャットとスケジュール管理を一元化した、中小企業に最適なリモートワーク支援ツールです。

  • チームや会社スケジュールを、PCで楽々管理とアプリ共有。会議室や設備予約にも
  • やるべきタスクを、しっかり共有、漏れなく高速に管理
  • お仕事やビジネスに、より効率的な、チャットツール
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 設備予約 掲示板 モバイル連携 アンケート機能 ファイル管理 タスク管理 チャット・メッセージ 
推奨環境 iOSアプリ Androidアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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グループウェア

オルカ

有限会社アクティブ・ネットワーク・デザイン

グループウェア

オルカ

有限会社アクティブ・ネットワーク・デザイン

有限会社アクティブ・ネットワーク・デザインのオルカは、従業員規模300名程度までの小規模企業様向けに最適化された【純国産のグループウェア】です。ガラケーからスマートフォン、タブレットまで、全携帯キャリアに標準対応し、各端末へのアプリのインストールも不要で、サーバ保守、端末メンテナンスも一切不要です。高機能ながらも安定し、変わらない使い勝手と、いつでも安心してご利用いただけるシステムをご提供します。

  • ビジネスユースに必要不可欠なセキュリティ環境のすべてが標準
  • オルカはとにかく、簡単、安全、安価、使い勝手はとてもシンプル
  • 4,800社の実績。知る人ぞ知る、選ばれているグループウェア
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 経費精算 掲示板 モバイル連携 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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グループウェア

ArielAirOne Portal

株式会社ワークスアプリケーションズ

グループウェア

ArielAirOne Portal

株式会社ワークスアプリケーションズ

株式会社ワークスアプリケーションズのArielAirOne Portalは、直感的な無駄のないUIと、ユーザーのITリテラシーに応じたパーソナライズによって、導入直後から豊富な機能を目的に応じて利用に手軽に利用することができます。「ArielAirOne Portal」は、「Activity Assistance」をコンセプトとし、ユーザーを支援することで、組織全体のパフォーマンスを最大化することを志向する、行動支援型グループウェアです。

  • 主要な機能で多彩な設定ができ、企業文化に応じた情報共有を促進
  • 柔軟なアクセス権限設定で情報漏洩などを防止
  • 業務効率化をさらに推進する簡易業務アプリケーション・ワークフローへの拡張性
ソフト種別 なし 
基本的な機能 利用者一覧 設備予約 モバイル連携 
推奨環境 なし 
サポート メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
建設教育製造
よく導入している企業の規模
1,001名以上不明101名-300名

この製品の導入事例掲載数7

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グループウェア

enclo

メインソリューション株式会社

グループウェア

enclo

メインソリューション株式会社

メインソリューション株式会社のencloは、クラウド初めての方も始めている方も、簡単操作のオールインワンアプリです。ファイルデータ・メッセージチャット・メモを、すべてを簡単に共有することができる、グループで使うクラウドアプリです。手書きメモもキーボード入力メモも作成でき、すぐに共有することができ、レスポンシブWEBアプリでマルチデバイスに対応しています。また、豊中商工会議所に協力いただき開発しました。

  • enclo(エンクロ)のメッセージチャットで手間のかかるメールからチャットへ
  • enclo(エンクロ)のクラウドファイルで、MSオフィスのファイルも閲覧OK
  • enclo(エンクロ)のメモ機能で、「手書き」も「キーボード入力」も
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 チャット・メッセージ 
推奨環境 Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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グループウェアビジネスチャット

Aipo

TOWN株式会社

グループウェアビジネスチャット

Aipo

TOWN株式会社

TOWN株式会社のAipoは、チームのスケジュール共有を素早くかんたんにするグループウェアです。PCが苦手な人でも直感的に操作できるスケジュール管理アプリです。チームの予定をひとつのカレンダーで確認でき、社内外の日程調整がシンプルな運用で高速化します。チームの成長に合わせて機能も成長をして行きます。1分で登録完了し無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。1,700社 30,000人以上がアイポを利用しています。

  • チームの予定をひとつのカレンダーで共有
  • 社内外の日程調整がシンプルな運用で高速化
  • チームの成長に合わせて機能も成長をして行きます
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 外部連携 掲示板機能 タスク管理 タイムライン 設備予約 チャット・メッセージ 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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グループウェア

Knowledge Suite

ナレッジスイート株式会社

グループウェア

Knowledge Suite

ナレッジスイート株式会社

ナレッジスイート株式会社のKnowledge Suiteは、ビジネスに必要なSFAとCRMが機能連動しオールインワンされているグループウェアです。ユーザー数は無制限で、社内情報の共有や顧客管理情報の一体運用が可能になります。2010年度はグッドデザイン賞受賞を受賞し、ASP・SaaS・クラウド・アワード2015では基幹業務系グランプリを受賞。上場企業から中小企業まで幅広く使われているクラウドサービスの1つです。

  • SFAとCRM、グループウェアがオールインワン、機能は取捨選択可能
  • マルチデバイス対応で、いつでもどこでも繋がれる
  • 権限や組織で非公開・公開設定が可能、セキュリティ対策も万全
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 タイムカード 利用者一覧 備品管理 議事録 電話メモ 掲示板 顧客管理 チャット・メッセージ タスク管理 設備予約 プロジェクト管理 アンケート機能 ファイル管理 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信製造運輸・物流
よく導入している企業の規模
51名-100名301名-1,000名21名-50名

この製品の導入事例掲載数12

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グループウェア

グループウェア イーデスク

グループウェア株式会社

グループウェア

グループウェア イーデスク

グループウェア株式会社

グループウェア株式会社のイーデスクは、安心・安全に利用できる高いセキュリティ環境のグループウェアです。ASP型でサーバーはグループウェア株式会社が運用。ブラウザがあればいつでもどこでもアクセスできます。レンタルサーバー事業を運用していた実績があるため、サーバー運用に関する実績、知識が豊富。SSLプロトコルを採用しており、サーバーと利用者間の通信は暗号化され情報の流出を防ぎます。初期投資は0円で、専門知識や機材は必要ありません。

  • サーバーや専用アプリ、技術者無しで利用できる
  • 独自サービスがプラスされた高品質なソフトを低価格で利用できる
  • 安心のセキュリティ対応と、20日間の返金保証にも対応
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 モバイル連携 タスク管理 設備予約 宿泊・出張予約 人員組成図 ファイル管理 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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グループウェア

NI Collabo 360

株式会社NIコンサルティング

グループウェア

NI Collabo 360

株式会社NIコンサルティング

株式会社NIコンサルティングのNI Collabo 360は、社内・社外を問わずいつでもどこでもアクセスできるグループウェアです。PCだけでなく、タブレットやスマートフォンからアクセスし、経営や業務を可視化します。スケジュール管理、ワークフローなどの基本的な機能から、経費計算、支払管理などの機能もついておりその数は36にのぼります。クラウド版は月額360円使えるため、高機能でありつつ低予算でデジタル化を推進可能です。

  • 高機能で低価格、安心の導入実績で確実にデジタル化を推進
  • 低価格なのに複数機能が利用でき、優れている
  • 現場の声に応え開発し続け、安心のアフターフォローも
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 安否確認 宿泊・出張予約 設備予約 購買予約 掲示板 アンケート機能 タイムカード プロジェクト管理 モバイル連携 チャット・メッセージ 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
その他
よく導入している企業の規模
不明

この製品の導入事例掲載数4

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グループウェア

HotBiz8

株式会社 ASJ

グループウェア

HotBiz8

株式会社 ASJ

株式会社 ASJのHotBiz8は、パソコンだけでなくスマートフォンでもアクセスできるクラウド型のグループウェアです。ワークフローで申請経路を変えたい場合や、メールで第三者のチェックをしたい場合は、オーダーメイドでサービスをカスタマイズできます。テレワークが便利になるアップデートも行っており、勤務パターンの登録や予定表、回覧板などの機能で現実と変わらず円滑に業務を進められます。通信はSSLで暗号化されているので安心です。

  • 1ユーザー55円(税込み)~利用できる、低コストでの導入が可能
  • SSL通信で暗号化された安心のセキュリティ
  • オーダーメイドで企業や業務に合わせて各機能をカスタマイズ
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 タイムカード 来訪者管理 モバイル連携 備品管理 安否確認 掲示板 購買予約 チャット・メッセージ タスク管理 設備予約 アンケート機能 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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グループウェア

WaWaOficce

株式会社アイアットOEC

グループウェア

WaWaOficce

株式会社アイアットOEC

株式会社アイアットOECのWaWaOficceは、企業内LANを利用し従業員同士のコミュニケーションや情報共有の効率化を図り、企業に利益をもたらすグループウェアです。導入コストを大幅に削減できるASPで導入できます。導入実績1,500社以上、継続率94%、サポート満足度96%と高い評価を得ています。グループウェアを中心にワークフローや簡易データベースなどをオプションで利用可能。データはcsvファイルで出力可能なので、既存のシステムと両立して利用できます。

  • 既存のシステムと連携しニーズに合わせてカスタマイズ可能
  • 難しい操作が不必要で直感的に操作、価格も安い
  • 信頼できるASP・SaaSのクラウドサービスと手厚いセキュリティ、サポートを提供
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 人員組成図 宿泊・出張予約 掲示板 ファイル管理 タスク管理 チャット・メッセージ 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
小売・流通建設不動産
よく導入している企業の規模
6名-20名51名-100名301名-1,000名

この製品の導入事例掲載数10

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グループウェア

J-MOTTO

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

グループウェア

J-MOTTO

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOは、クラウドサービスの分野や技術力で多くの受賞・実績を持つグループウェアソフトです。グループウェアのdesknet's NEOをはじめとする組織運営に必要なツールをクラウドサービスとして提供し、さまざまなビジネスをサポートします。基本的なスケージュールや掲示板、ワークフロー機能のほかに、オプションとして給与明細やファイル共有、勤怠管理サービスなどさまざまな機能を導入できるのが強みです。

  • グループウェア(desknet's NEO)などを低コストで導入可能
  • 多様なラインナップサービスで業務に合わせて選択できる
  • 安心と充実のサポート体制、専門のスタッフが導入から運用をサポート
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 安否確認 利用者一覧 備品管理 顧客管理 議事録 タイムカード ファイル管理 チャット・メッセージ タスク管理 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
ビジネスサービスその他建設
よく導入している企業の規模
51名-100名不明21名-50名

この製品の導入事例掲載数22

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グループウェア

Microsoft Teams(グループウェア)

日本マイクロソフト株式会社

グループウェア

Microsoft Teams(グループウェア)

日本マイクロソフト株式会社

マイクロソフトのMicrosoft Teamsは、会議からチャット、通話や共同作業を全て1か所で行えるグループウェアです。会議やチャットだけでなく、ドキュメントや写真、ビデオ、チャット履歴にいつでもアクセスでき共同作業が簡単になります。仕事に利用できるだけでなく、家庭向けや学校向けにもカスタマイズされており、さまざまな環境に合わせて利用可能なソフトです。マイクロソフトの既存製品との連携も可能なため、共同作業を誰でも簡単に行えるようになります。

  • 慣れたソフトで共同作業をいつでも行えるようになる
  • チームの人数が2人でも10,000人でも、ビデオ会議が開ける
  • 通話、チャット、会議、コラボレーションが一つのアプリで可能
ソフト種別 パッケージ型ソフト 
基本的な機能 議事録 ファイル管理 チャット・メッセージ 
推奨環境 Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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グループウェア

desknet's NEO

株式会社ネオジャパン

グループウェア

desknet's NEO

株式会社ネオジャパン

株式会社ネオジャパンのdesknet's NEOは、使いやすさが特徴のグループウェアです。導入実績は450万人以上にのぼり、3ヵ月以上の定着率は77%、1,000以上の自治体や政府機関に採用されています。ISO27001/ISMS認証を取得し、グループウェア開発歴20年以上の実績があるため安心して利用できます。また契約も無料申し込みからお試し、契約から正式環境の案内へと簡単でスムーズ。低コストでグループウェアを導入できます。

  • 現場の声を反映した使いやすい画面で定着率が高い
  • 仕事に必要な機能の搭載だけでなく、Microsoft 365と連携可能
  • カスタムメイド型のアプリ作成ツールで作業を効率化
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 タイムカード 来訪者管理 モバイル連携 備品管理 安否確認 議事録 チャット・メッセージ タスク管理 プロジェクト管理 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
製造その他小売・流通
よく導入している企業の規模
301名-1,000名1,001名以上101名-300名

この製品の導入事例掲載数39

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グループウェア

Garoon

サイボウズ株式会社

グループウェア

Garoon

サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社のGaroonは、サイボウズ Officeの利用規模を拡大し、ガバナンスを強化した上位互換のソフトです。導入実績は6,400社、利用者数は300万人を超え、2021年の満足度は92%になっています。HDI格付けベンチマークにおいて三つ星獲得の最高評価を記録し、日経コンピューター誌の満足度調査において1位を獲得した実績のあるソフトです。国産グループウェアであるため、サポートやヘルプの品質が高く安心して利用できます。

  • 必要な機能をワンパッケージに集約し、日英中の3か国語に対応
  • 最高評価のカスタマーサポートが利用者を支援
  • 検討中や利用中の人に向けてセミナーを開催
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 設備予約 掲示板 モバイル連携 アンケート機能 顧客管理 電話メモ ファイル管理 タイムカード タスク管理 チャット・メッセージ 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 1か月
よく導入している業種
製造公共機関・非営利団体ビジネスサービス
よく導入している企業の規模
301名-1,000名1,001名以上101名-300名

この製品の導入事例掲載数40

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グループウェア

サイボウズ Office

サイボウズ株式会社

グループウェア

サイボウズ Office

サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社のサイボウズ Officeは、誰でも簡単に使えることが特徴のグループウェアです。チーム全体のコミュニケーションを助け、「チームのための機能」をワンパッケージで提供しています。スケジュール管理や掲示板、ファイル管理といった基本的な機能から、カスタムアプリを追加することで日報や共有タスク管理など働き方に合わせて利用できます。またパソコンだけでなく、スマホやタブレットでも利用可能なため、場所に縛られず業務の遂行が可能です。

  • 専門的なスキルがなくとも簡単にシステムの管理が可能
  • わかりやすいトップページの表示で情報をどこでも確認
  • カスタムアプリで自社に合わせたアプリを作成
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 掲示板 モバイル連携 プロジェクト管理 ファイル管理 利用者一覧 アンケート機能 電話メモ 顧客管理 チャット・メッセージ タスク管理 タイムカード 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
その他小売・流通不動産
よく導入している企業の規模
101名-300名21名-50名51名-100名

この製品の導入事例掲載数10

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グループウェアを導入する際の注意点6つ

グループウェアを導入する際の注意点を6つご紹介します。

 

  • セキュリティ対策
  • サポート体制
  • 無料トライアル・スモールスタートの可否
  • 人的リソースの確保
  • 導入目的の周知
  • 現行システムとの連携

セキュリティ対策

グループウェアはファイル共有を円滑に行える一方で、データをサーバー上で管理することから、会社の機密情報や顧客情報、社員個人情報など重要情報の漏洩リスクを有しています。

情報漏洩を防ぐためにも、特にクラウド型のグループウェアを導入する場合には、サービス提供会社のサーバーを利用することから、セキュリティ対策が万全であるかどうか十分に確認しましょう。セキュリティ対策の実施状況は、クラウド型のグループウェアを選ぶ際の非常に重要なポイントになります。

オンプレミス型・オープンソース型のグループウェアの場合には、自社にてサーバーの運用・管理を行うため、セキュリティに関する高度な知識を有する人員の配置が必要になります。

サポート体制

グループウェアに限らずITシステムを新たに導入する場合、運用が軌道に乗るまでは自社にて対応しきれない問題・トラブルなど、サポートへの問い合わせ機会が多くなります。

以下の点に注意して、どのようなサポート体制になっているかご確認ください。

サポート範囲

導入・運用支援に関するサポート内容の確認。

サポート時間、対応の早さ、窓口

サポート対応時間、質問・相談に対し迅速な対応をしてもらえるか。誰が窓口か。

料金

月々の保守費用の範囲内か

問い合わせ方法

電話、メール、Q&A

無料トライアル・スモールスタートの可否

無料トライアル・スモールスタートに対応している場合には、積極的に活用しましょう。

新システムの導入では、自社で効果的に活用できるか、運用上どのような課題が生じるのか等、正確な予測はできず、いきなり全社に導入してもうまく運用できないリスクもあります。

そのため、無料トライアル・スモールスタートで、まずは事業所・部門・ユーザーを限定して試験的に運用を行い、スムーズな運用が可能か確認した上で導入範囲を拡大するのが安全です。

人的リソースの確保

グループウェアの新たな導入は全社的な取り組みとなるため、システム上の不具合、操作上の疑問など、迅速に対応できる人材の配置が必要です。システムの初期設定・運用管理といった業務が発生します。

システムの導入から軌道に乗るまでは特に、導入プロジェクトの管理者・担当者には通常の業務に加えて大きな業務負荷がかかるため、プロジェクトを管理する専任を設けるか、社内人員で対応可能なのかなど事前に十分検討する必要があります。

可能であれば通常業務からは独立した、プロジェクト専任の管理者を置くことが望まれます。

導入目的の周知

会社にとっては重要な取り組みでも、その導入目的が周知されないうちにいきなりシステムが導入されたのでは、社員にとって単に新しい業務が増えたと認識され、なかなか協力を得ることができません。

グループウェアを効果的に運用していくためには、社員自身が導入により見込める効果を十分に理解した上で、積極的に協力してもらうことが重要です。

現行システムとの連携

連携させたい現行システムがある場合には、事前に連携が可能かどうか確認をしましょう。もし連携がうまくいかないと想定される場合には、現行システムの機能を持つグループウェアを選定し、業務フロー自体を新たに導入するグループウェアに移行することも検討できます。

ただし、その場合には社員の業務にも大きな影響があるため、新たなシステムに移行するメリット・新たな業務フローの周知が必要です。

利用目的を明確にして、自社に最適なグループウェアを選定

グループウェアを活用することで、全社レベルで情報共有をスムーズに行うことができ、業務の効率化・コミュニケーションの活性化を達成できます。ファイル共有機能では、データの容量を問わずスムーズなファイル共有ができ、社内・外出先を問わずデータにアクセスが可能なことから業務の効率化につながります。

また、掲示板やチャットの機能を活用すれば、業務連絡の効率化・コミュニケーションの活性化にもつながります。会社所有物の予約管理機能では、予約が重複するトラブルを未然に防げます。

グループウェア導入によるメリットを最大限発揮できるように、導入目的を明確にした上で自社に最適なツールをお選びください。

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