グループウェアとは

グループウェアとは、ビジネスで必要な共同作業を効率化するためのツールです。社員同士の情報共有やコミュニケーション、プロジェクト管理やタスク管理、日程調整など、ビジネスの現場で欠かせない様々な機能を提供しています。

グループウェアを導入することで、業務効率が上がり、社員同士のコミュニケーションもスムーズになります。しかし、グループウェアには適した導入時期や注意点がありますので、しっかりと把握してから導入を検討することが重要です。

グループウェアの提供形態は3種類

グループウェアには3種類の提供形態があります。本章では、提供形態について具体的に解説しますのでシステム選定の参考にしましょう。

• クラウド型
• オンプレミス型
• オープンソース型

1.クラウド型

クラウド型は、サービス提供会社のサーバー上にソフトウェアをインストール、日々のデータを蓄積します。そして、自社内もしくは外出先からアクセスすることでグループウェアを利用する形態です。自社でグループウェア用のサーバーを構築する必要がなく、サービス提供会社が運用管理を行うため業務負荷を減らすことができます。

また、導入費用が抑えられる点、拡張性に優れている点もメリットと言えます。ただし、インターネット環境がない状況では利用することができないため、長時間の障害発生時には直接的な影響を受けます。さらに、次のオンプレミス型と比べ、グループウェアを利用する期間にわたり継続して月々の保守費用が発生する点に注意が必要です。

2.オンプレミス型

オンプレミス型は、ソフトウェアを自社サーバーにインストールし、自社にて運用・管理を行うものです。クラウド型と比較して導入費用は高くなりますが、毎月の保守費用が安くもしくはかからないという特徴があります。

また、カスタマイズ性が高いことから自社に必要な機能を開発する点もメリットです。ただし、日々の運用・管理を自社で行うことになるため、業務負荷も大きくなります。社内人員に余力がある場合に選択肢となるでしょう。

3.オープンソース型

オープンソース型は、コンピューターのプログラム実行に必要な言語である「ソースコード」が一般公開されており、誰でも無料で利用できる形態です。オープンソース型のグループウェアは、導入費用が掛からない点が最大の特徴です。ただし、カスタマイズが自在である一方、エンジニアが必要になるため、社内の人員状況により導入を検討する必要があります。

グループウェアの選定ポイント8つ

自社に適したグループウェアを導入するには選定ポイントを確認することが大切です。本章では、グループウェアの選定ポイントについて解説します。

• 機能の確認
• 使いやすさの評価
• カスタマイズ性の確認
• セキュリティ機能の確認
• 価格の比較
• 導入後のサポート体制の確認
• 無料トライアル・スモールスタートの可否
• 現行システムとの連携

1.機能の確認

グループウェアを選ぶ際、まずは必要な機能を確認することが重要です。自社で必要とされる機能がしっかりと備わっているかどうかを確認することで、後々トラブルを回避することができます。

例えば、スケジュール管理やタスク管理などの機能だけでなく、社内外とのコミュニケーションやドキュメント管理などが必要かもしれません。自社に必要な機能が備わっているグループウェアを選ぶことで、社員の業務効率化にも繋がります。

2.使いやすさの評価

使いやすいグループウェアであれば従業員が簡単に操作することができ、時間や労力の節約が可能になります。使いやすさを評価するためには、試用期間中に実際に操作してみることが重要です。

特に、主要な機能が直感的に操作できるか、設定変更やデータの入力がしやすいか、ユーザーが必要な情報にアクセスしやすいかをチェックすることが重要です。また、ユーザーマニュアルの分かりやすさや、カスタマーサポートの充実度も確認することが望ましいです。

3.カスタマイズ性の確認

グループウェアの選定で大事なことは自社の業務に合った機能を提供しているかどうかだけでなく、カスタマイズ性も確認することです。カスタマイズ性が高ければ、自社の業務フローに合わせてグループウェアをカスタマイズすることができます。

例えば、社内で特定のドキュメント管理方法を採用している場合、グループウェアにそれに合わせたドキュメント管理機能があるかどうかを確認する必要があります。また、カスタマイズには技術的な知識が必要な場合もあるため、ベンダーがサポートを提供しているかどうかも確認しておくことが重要です。

4.セキュリティ機能の確認

グループウェアを導入する際には、情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティリスクを考慮することが重要です。例えば、ユーザー認証機能やアクセス制限機能、データ暗号化機能、ログの監視・管理機能などが挙げられます。

導入前にセキュリティポリシーや規定に基づき、グループウェアのセキュリティ機能を十分に確認することが求められます。また、セキュリティ対策の最新情報にも常に注意し、グループウェアのセキュリティ機能の強化や改善を行うことも重要です。

5.価格の比較

グループウェアは同様の機能を持つ製品でも、価格に大きな差がある場合があります。ただし、価格が高いからといって必ずしも優れた製品とは限りません。価格に見合った機能やサポート体制、カスタマイズ性などを総合的に判断し、選択することが重要です。

また、クラウド型かオンプレミス型かによっても価格が異なるため、自社に合った導入形態も検討する必要があります。最終的な判断は、コストパフォーマンスを考慮した上で行うことが望ましいでしょう。

6.導入後のサポート体制の確認

グループウェアの導入後には、万が一問題が発生した場合のサポート体制が非常に重要です。サポート体制は、導入前にしっかり確認することが必要です。導入後のサポート体制は、サポート担当者の対応時間や対応範囲、問い合わせ方法などが該当します。

また、システムの障害に対して適切に対応してくれるかどうかも重要なポイントです。メールや電話などのサポート体制が整っているか、オンラインでのサポートが可能かなど、導入前に確認しておくことが必要です。さらに、保守契約やアップデート、バグ修正なども重要なポイントであり、長期的な運用を考慮して評価する必要があります。

7.無料トライアル・スモールスタートの可否

無料トライアル・スモールスタートに対応している場合には、積極的に活用しましょう。新システムの導入では、自社で効果的に活用できるか、運用上どのような課題が生じるのか等、正確な予測はできず、いきなり全社に導入してもうまく運用できないリスクもあります。

そのため、無料トライアル・スモールスタートで、まずは事業所・部門・ユーザーを限定して試験的に運用を行い、スムーズな運用が可能か確認した上で導入範囲を拡大するのが安全です。

8.現行システムとの連携

連携させたい現行システムがある場合には、事前に連携が可能かどうか確認をしましょう。もし連携がうまくいかないと想定される場合には、現行システムの機能を持つグループウェアを選定し、業務フロー自体を新たに導入するグループウェアに移行することも検討できます。ただし、その場合には社員の業務にも大きな影響があるため、新たなシステムに移行するメリット・新たな業務フローの周知が必要です。

おすすめのグループウェア比較一覧16選

iQube

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 適切な情報共有とブラッシュアップが可能に
• ノウハウを蓄積・共有する文化が社内に定着する
• いつでもどこでも最新情報にアクセスしやすい

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TeamOn

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• チームや会社スケジュールを、PCで楽々管理とアプリ共有。会議室や設備予約にも
• やるべきタスクを、しっかり共有、漏れなく高速に管理
• お仕事やビジネスに、より効率的な、チャットツール

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オルカ

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• ビジネスユースに必要不可欠なセキュリティ環境のすべてが標準
• オルカはとにかく、簡単、安全、安価、使い勝手はとてもシンプル
• 4,800社の実績。知る人ぞ知る、選ばれているグループウェア

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ArielAirOne Portal

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グループウェア

トライアル期間	無し
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• 主要な機能で多彩な設定ができ、企業文化に応じた情報共有を促進
• 柔軟なアクセス権限設定で情報漏洩などを防止
• 業務効率化をさらに推進する簡易業務アプリケーション・ワークフローへの拡張性

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enclo

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• enclo（エンクロ）のメッセージチャットで手間のかかるメールからチャットへ
• enclo（エンクロ）のクラウドファイルで、MSオフィスのファイルも閲覧OK
• enclo（エンクロ）のメモ機能で、「手書き」も「キーボード入力」も

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クロジカ

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グループウェアビジネスチャット

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• チームの予定をひとつのカレンダーで共有
• 社内外の日程調整がシンプルな運用で高速化
• チームの成長に合わせて機能も成長をして行きます

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Knowledge Suite

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• SFAとCRM、グループウェアがオールインワン、機能は取捨選択可能
• マルチデバイス対応で、いつでもどこでも繋がれる
• 権限や組織で非公開・公開設定が可能、セキュリティ対策も万全

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グループウェア　イーデスク

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	メール

製品のおすすめポイント

• サーバーや専用アプリ、技術者無しで利用できる
• 独自サービスがプラスされた高品質なソフトを低価格で利用できる
• 安心のセキュリティ対応と、20日間の返金保証にも対応

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NI Collabo 360

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 高機能で低価格、安心の導入実績で確実にデジタル化を推進
• 低価格なのに複数機能が利用でき、優れている
• 現場の声に応え開発し続け、安心のアフターフォローも

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HotBiz8

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 1ユーザー55円(税込み)～利用できる、低コストでの導入が可能
• SSL通信で暗号化された安心のセキュリティ
• オーダーメイドで企業や業務に合わせて各機能をカスタマイズ

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WaWaOficce

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 既存のシステムと連携しニーズに合わせてカスタマイズ可能
• 難しい操作が不必要で直感的に操作、価格も安い
• 信頼できるASP・SaaSのクラウドサービスと手厚いセキュリティ、サポートを提供

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J-MOTTO

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール　チャット

製品のおすすめポイント

• グループウェア（desknet's NEO）などを低コストで導入可能
• 多様なラインナップサービスで業務に合わせて選択できる
• 安心と充実のサポート体制、専門のスタッフが導入から運用をサポート

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Microsoft Teams（グループウェア）

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	電話

製品のおすすめポイント

• 慣れたソフトで共同作業をいつでも行えるようになる
• チームの人数が2人でも10,000人でも、ビデオ会議が開ける
• 通話、チャット、会議、コラボレーションが一つのアプリで可能

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desknet's NEO

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• ユーザーの意見を反映した使いやすい操作画面
• 仕事に必要な機能の搭載だけでなく、Microsoft 365と連携可能
• カスタムメイド型のアプリ作成ツールで作業を効率化

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Garoon

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール　チャット

製品のおすすめポイント

• 必要な機能をワンパッケージに集約し、日英中の3か国語に対応
• 最高評価のカスタマーサポートが利用者を支援
• 検討中や利用中の人に向けてセミナーを開催

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サイボウズ Office

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グループウェア

トライアル期間	有り
サポート	電話　メール

製品のおすすめポイント

• 専門的なスキルがなくとも簡単にシステムの管理が可能
• わかりやすいトップページの表示で情報をどこでも確認
• カスタムアプリで自社に合わせたアプリを作成

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グループウェアに備わっている主な機能10選

グループウェアには業務を効率化するための様々な機能が備わっています。本章ではグループウェアの主な機能を紹介します。

• スケジューリング機能
• タスク管理機能
• メール機能
• ファイル共有機能
• コミュニケーション機能
• ドキュメント管理機能
• ワークフロー機能
• リマインダー機能
• ビデオ会議機能
• 会社所有物の予約管理機能

1.スケジューリング機能

スケジューリング機能を使うことで、スケジュールの共有や管理が容易になります。グループウェア内で共有されたカレンダーには、個人の予定や会議のスケジュールなどが登録され、グループ全体でスケジュールを調整することができます。

スケジューリング機能を使うことで、以下のようなメリットがあります。

• スケジュールの確認が容易になり、ミスが少なくなる
• 予定の重複やスケジュールの調整がしやすくなる
• スケジュールの共有ができ、チーム全体で進捗を確認しやすくなる

このように、スケジューリング機能は、個人のスケジュール管理だけでなく、チーム全体のスケジュール管理にも役立ちます。

2.タスク管理機能

タスク管理機能とは、チーム全体のタスクを一元管理し、進捗状況や期限などを確認できる機能です。この機能を利用することで、チームメンバー同士でタスクの共有や割り当てを行い、タスクの状況を共有することができます。

また、優先度や期限を設定することで、各タスクの重要度を明確にし、全体のタスクの進捗を把握することができます。さらに、通知機能やコメント機能も搭載されており、チーム内でのコミュニケーションも円滑に行うことも可能です。この機能をうまく活用することで、タスクの効率的な管理やチームメンバーの協力的な作業が実現できます。

3.メール機能

メール機能は、通常のメールと同様に、宛先・件名・本文などを設定して送信できます。グループウェアの場合、各ユーザーのメールアドレスが登録されているため、社内でのコミュニケーションが容易に行えます。さらに、受信したメールに対して、返信・転送・削除などの操作ができるため、スムーズなコミュニケーションを行うことができます。

4.ファイル共有機能

ファイル共有機能は、複数人でのファイルのやり取りを円滑にするために欠かせない機能です。この機能を利用することで、社内でのファイル共有が容易になり、時間とコストの削減につながります。ファイル共有機能を活用すれば、重要なファイルの更新や共有を瞬時に行うことができます。

また、アクセス権限の設定によって、閲覧や編集が必要な人だけにファイルを共有でき、情報漏洩を防ぐことが可能です。さらに、複数人で同時にファイルを編集できるため、作業効率の向上にもつながります。

5.コミュニケーション機能

コミュニケーション機能を使うことで、チャットや掲示板などを利用して、社員同士のコミュニケーションを円滑にすることができます。また、遠隔地にいる社員ともリアルタイムでコミュニケーションを取ることができ、業務の効率化につながります。

さらに、ミーティングの予定や進捗状況の共有など、プロジェクト管理に必要な情報を共有することもできます。この機能を活用することで、コミュニケーション不足や情報共有不足を解消し、チーム全体の生産性向上につながるでしょう。

6.ドキュメント管理機能

ドキュメント管理機能は、複数の人が同時に文書を編集することができるため、共同作業に適しています。また、バージョン管理機能があるため、過去のバージョンに戻すこともできます。

ドキュメントの閲覧履歴を記録し、誰がどのように文書を編集したのかを確認できるため、進捗状況の確認や作業履歴の共有にも役立ちます。ファイルのアップロードやダウンロード、フォルダの共有なども容易に行え、チーム内でのコラボレーションを促進することができます。

7.ワークフロー機能

ワークフロー機能を利用することで、定型的な業務やルーチンワークの自動化を行うことが可能です。具体的には、申請書の作成や承認、決裁フローの自動化、および契約書や注文書の作成などが挙げられます。

これにより、従業員はより効率的に業務を行い、生産性を向上させることができます。また、ワークフロー機能を活用することで、業務プロセスの進捗状況や作業の優先度を把握することができるため、組織の業務プロセスの効率化に活用されています。

8.リマインダー機能

リマインダー機能は、重要なイベントや期限が近づいたことをユーザーに知らせるための機能です。例えば、会議の予定、タスクの締切り、お知らせなど、何かを忘れないようにユーザーに通知することができます。通知の方法は、アプリ内のポップアップ、メール、スマートフォンの通知など、様々な方法があります。

リマインダー機能を使うことで、スケジュールの調整やタスクの管理がより効率的に行えます。また、忙しいビジネスパーソンや多忙なスケジュールを抱える人にとっては、重要なイベントや期限を忘れることなく、時間を上手く使うことができます。

9.ビデオ会議機能

ビデオ会議機能では、オンライン上で複数人が参加でき、リアルタイムでのコミュニケーションが可能です。ビデオ映像や音声だけでなく、画面共有機能やチャット機能も備えており、資料共有やリアルタイムな意見交換に役立ちます。

また、ビデオ会議を記録することもできるため、参加者が不在の場合でも後から確認することができます。特にリモートワークが増加した現代では、ビデオ会議機能がますます重要性を増しています。

10.会社所有物の予約管理機能

会議室・社有車・備品といった会社所有物について、予約を入れる、または最新の予約状況を確認する機能です。先約があれば予約ができないため、予約が重なるとったトラブルを未然に防げます。運用にあたっては、「会社所有物を利用する際は必ず予約する」というルールを徹底することで、この機能を有効に活用できます。

グループウェアを導入するメリット6つ

グループウェアを導入することで多くのメリットが得られます。本章では、具体的なメリットについて解説します。

• コミュニケーションの促進
• 業務効率化によるコストの削減
• 情報の共有と効率化
• ワークフローの改善
• タスク管理の簡素化
• セキュリティ性の向上

1.コミュニケーションの促進

グループウェアは、社内外で働く社員やパートナーとのコミュニケーションを促進するメリットがあります。様々なコミュニケーション機能があり、リアルタイムでのコミュニケーションやメール、ドキュメント共有によって、メンバー同士の情報共有が容易になります。

また、拠点や時間帯を問わず、多様なコミュニケーションが可能になり、コミュニケーションの効率化にもつながります。離れた場所にいる社員とのコミュニケーションも円滑になり、業務のスピードアップや、社員同士の協力関係の向上にもつながります。

2.業務効率化によるコストの削減

グループウェアの導入により、企業は業務プロセスを効率化し、経費を削減できます。例えば、グループウェアを使用することで、社員が会議室を予約したり、出張の承認を申請したりするために必要な紙の文書を削減できます。

また、業務の進捗状況をリアルタイムで共有できるため、業務の遅延や不要な手戻りが発生するリスクを軽減することができます。これにより、企業は生産性を向上させることができ、結果的にコスト削減につながると言えます。

3.情報の共有と効率化

従来の個人的なファイル共有とは異なり、グループウェアを使うことで複数の人が同じドキュメントを編集し、コメントを残し、すぐに共有することができます。このように、情報の流れを迅速化することができるため、業務効率が向上します。

また、グループウェアはデータを中央集権的に管理するため、情報の一元管理が可能になります。これにより、情報の重複や漏れが防止され、情報の正確性が向上します。

4.ワークフローの改善

グループウェアは、ワークフローを改善することができます。従来のプロセスでは、紙やメールなどの手作業で行われることが多かった作業が、グループウェア上で自動的に処理されます。例えば、承認フローの場合、従来は用紙に記入して承認者に手渡す必要がありましたが、グループウェア上では、電子的に承認を行うことができます。

これにより、承認フローの進捗状況をリアルタイムに把握でき、時間と手間を削減できます。また、業務フローの可視化が可能になるため、プロセス改善につながることもあります。ワークフローの改善によって、作業の正確性や迅速性が向上し、業務効率が高まることが期待できます。

5.タスク管理の簡素化

タスク管理機能があるグループウェアを使用することで、タスクの進捗状況を共有し、誰が何を担当しているのかを把握できます。また、優先度や期限を設定してタスクを管理することができます。これにより、業務の優先順位を明確化し、作業の遅延や重複を防げます。

さらに、グループウェアによって、タスクの進捗状況を可視化し、管理者がタスクの進捗状況を把握することが可能になります。これによって、業務の状況を把握し、適切な指示を出すことができるため、業務効率が向上することが期待できます。

6.セキュリティ性の向上

グループウェアを利用することで、企業の情報セキュリティの向上が期待できます。例えば、グループウェアにはアクセス権限やログイン認証などのセキュリティ機能が備わっており、機密情報の漏洩や不正アクセスを防止でます。また、グループウェアを通じたコミュニケーションやファイル共有は、メールや手紙などよりも安全で迅速な方法となります。

従来のファイルサーバーと比較しても、グループウェアのセキュリティ性は高く、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクを大幅に減らせます。企業のセキュリティ対策に不可欠なグループウェアを導入することで、組織全体の情報セキュリティを向上させることができます。

グループウェアのデメリット5つ

グループウェアには多くのメリットがある反面、デメリットも存在します。本章では、グループウェアの導入で考えられるデメリットについて解説します。

• 初期費用や維持費用がかかる
• スキルや知識が必要な場合がある
• 情報漏えいやセキュリティ問題に対するリスクがある
• ネットワーク環境によっては接続が不安定な場合がある
• 業務プロセスの変化に適応するための時間がかかる

1.初期費用や維持費用がかかる

グループウェアの導入には、システム導入やカスタマイズに伴う初期費用や維持費用が必要となる場合があります。特に、導入規模が大きい場合や、複数の業務システムとの連携が必要な場合には費用がかさむことがあります。

また、システム導入後も、メンテナンスやアップグレードに伴う費用がかかることもあります。そのため、事前に費用面をしっかりと見積もり、予算内に収めることが重要です。ただし、メリットでもお伝えしたように、業務の効率化や生産性の向上が期待できることから、コスト削減につながる場合もあります。

2.スキルや知識が必要な場合がある

グループウェアを利用するためには、ある程度のスキルや知識が必要な場合があります。特に、システム導入後のカスタマイズや設定変更を行う場合には、プログラミングやネットワーク技術などの知識が必要になる場合があります。

また、新しい機能やアップデートが追加された場合には、それに対応するためのスキルアップが必要となる場合もあります。そのため、スキル不足の場合には、専門的な知識や技術を持ったスタッフのサポートが必要になることもあります。

3.情報漏えいやセキュリティ問題に対するリスクがある

グループウェアを利用する際には、情報漏えいやセキュリティ問題に対するリスクがあります。例えば、パスワードの漏洩や悪意のあるアクセスによって、機密情報が外部に流出してしまう可能性があります。

そのため、適切なセキュリティ対策を講じることが必要です。また、セキュリティに関する知識やスキルが必要な場合があるため、専門家のアドバイスを仰ぐなど、十分な対策を行うことが重要です。

4.ネットワーク環境によっては接続が不安定な場合がある

グループウェアはインターネット上で動作するため、ネットワーク環境が安定していない場合、接続が切断されたり、遅延が発生する可能性があります。このため、作業効率が低下したり、作業自体ができなくなる場合もあるでしょう。そうならないためにはネットワーク環境を整えることが大切です。

5.業務プロセスの変化に適応するための時間がかかる

グループウェアの導入により、業務プロセスが変化するため、社員の適応に時間がかかる場合があります。また、新しいシステムに抵抗を示す社員もいるため、システムの導入にあたっては、社員の教育やトレーニングが必要です。これらの作業には時間やコストがかかることがあります。そのため、組織全体でシステムの導入に対する理解や合意形成を行うことが重要です。

グループウェア導入や利用する際に知っておくべき注意点8つ

グループウェアには導入や利用の際に注意すべきことがあり、事前に把握しておくことが大切です。本章では、グループウェアの注意点について具体的に解説します。

1.人的リソースを確保する

グループウェアの新たな導入は全社的な取り組みとなるため、システム上の不具合、操作上の疑問など、迅速に対応できる人材の配置が必要です。システムの初期設定・運用管理といった業務が発生します。

システムの導入から軌道に乗るまでは特に、導入プロジェクトの管理者・担当者には通常の業務に加えて大きな業務負荷がかかるため、プロジェクトを管理する専任を設けるか、社内人員で対応可能なのかなど事前に十分検討する必要があります。可能であれば通常業務からは独立した、プロジェクト専任の管理者を置くことが望まれます。

2.導入目的を周知する

会社にとっては重要な取り組みでも、その導入目的が周知されないうちにいきなりシステムが導入されたのでは、社員にとって単に新しい業務が増えたと認識され、なかなか協力を得ることができません。グループウェアを効果的に運用していくためには、社員自身が導入により見込める効果を十分に理解した上で、積極的に協力してもらうことが重要です。

3.セキュリティ対策を徹底する

グループウェアには機密情報が含まれることがあり、セキュリティ対策は重要です。従業員が不正アクセスを行う可能性もあるため、パスワードポリシーの設定やアクセスログの記録、2段階認証の導入などの厳重なセキュリティ対策が必要です。また、適切なバックアップ手段や復旧計画の策定も必要です。最新のセキュリティ情報を確認し、セキュリティ対策を徹底してください。

4.バージョンアップを定期的に行う

グループウェアのバージョンアップを定期的に行うことは、機能改善や不具合修正につながるため非常に重要です。定期的なバージョンアップにより、最新の機能やセキュリティ対策を取り込むことができます。バージョンアップ作業は専門知識を必要とするため、システム管理者が行うことが望ましいです。バージョンアップ作業前には、バックアップを取ることや、新しいバージョンのリリースノートを確認することが大切です。

5.データのバックアップを取る

グループウェアを利用する場合、データのバックアップは欠かせません。定期的にバックアップを取ることで、万が一の際にもデータを失わずに済みます。また、バックアップ先は本体とは別の場所に置くことが望ましいです。クラウドストレージや外付けHDDなど、複数の場所に保存しておくと安心です。バックアップの方法については、グループウェアのヘルプやサポートページなどを参考にすると良いでしょう。

6.管理者が適切な設定を行う

グループウェアの管理者は、システム全体の設定を行うことが求められます。適切な設定を行わないと、情報漏洩やシステムの乗っ取りなどのセキュリティリスクが生じます。また、ユーザーが効率的に業務を行えるよう、アクセス権限や通知設定などを適切に設定する必要があります。適切な設定により、グループウェアの機能を最大限に活用し、業務の生産性を向上させることができます。

7.社内ルールを明確にする

グループウェア導入時には、社内ルールを明確にすることが大切です。例えば、業務において情報共有する範囲や、チャット機能の利用における禁止事項などを定め、全員が了解しておく必要があります。ルールが明確であれば、社員間でのトラブルを未然に防ぐことができます。また、社内ルールの整備は、グループウェアの効果的な利用につながります。

8.システム障害時の対応方法を準備する

グループウェアのシステム障害時には、迅速な対応が求められます。事前に復旧の手順を整備することで、被害を最小限に食い止めることができます。具体的には、問題発生時のアクションプランや、連絡先リストの整備、復旧作業の担当者の決定などを準備します。また、システム監視の体制も整え、早期発見・対応を心がけましょう。以上の対策が適切に実施されることで、グループウェアを安定的に運用することができます。

グループウェアをおすすめするユーザー

グループウェアは、社内での情報共有や業務プロセスの効率化に興味を持っている企業や組織におすすめです。例えば、社員が遠隔地にいる場合でも、共同作業や情報共有ができるため、リモートワークを推進している企業にも有効です。

また、複数の部署やチームでのプロジェクトがある場合、プロジェクト管理やタスクの進捗状況の共有が容易になります。さらに、社内コミュニケーションの向上にも貢献します。繰り返しにはなりますが、企業や組織において業務プロセスの改善や情報共有の効率化を検討している場合に、グループウェアの導入を検討することをおすすめします。

グループウェアの導入手順

グループウェアを導入しようと考えている方にとって、導入手順を知ることが重要です。本章では、グループウェアの導入手順について詳しく解説します。

• ニーズの把握
• ベンダー選定
• システム設計
• 試験運用
• 本格稼働
• 運用・保守

1.ニーズの把握

グループウェアの導入にあたっては、まずニーズを把握することが重要です。現在の業務フローを把握し、それに合わせたグループウェアを選定することで、導入効果を最大化することができます。

また、ユーザーが求める機能や使い勝手も調査することで、スムーズな導入が可能になります。さらに、導入にあたっては、社員の意見や要望を十分に聞き取り、コミュニケーションを図ることが大切です。

2.ベンダー選定

グループウェアの導入にあたり、ベンダー選定は重要なポイントです。機能や価格だけでなく、ベンダーの信頼性やサポート体制も確認することが必要です。複数のベンダーに問い合わせ、デモや見積もりを取り比較することが望ましいです。また、ベンダーの選定は長期的な視野で考えることが重要で、将来的な拡張やカスタマイズにも対応可能なベンダーを選ぶことが望ましいです。

3.システム設計

システム設計では、導入するグループウェアの種類や機能、ネットワーク環境、データの取り扱い方、セキュリティ対策などを考慮して、システムの全体像を図にまとめたり、詳細な設計書を作成したりします。設計書には、画面イメージやデータベース設計、機能の詳細な説明などが含まれます。設計の詳細さや正確さは、後の工程に大きな影響を与えるため、丁寧かつ綿密な設計が求められます。

4.試験運用

試験運用は、実際の業務運用に向けて不具合の洗い出しや課題の発見を行う重要な作業です。試験運用では、ユーザーが実際の業務を想定した操作を行い、システムが正しく動作するかを確認します。不具合や課題が発見された場合は、設計や開発の段階で見落とされた部分があるかどうかを検証し、修正を加えます。試験運用をきちんと行わ ずに本番稼働に移行すると、大きなトラブルや損失が発生するリスクがあるため、慎重に行うことが必要です。

5.本格稼働

グループウェアの本格稼働は、システム導入の最終段階であり、社員が実際に業務で利用し始める時期です。この段階では、システムが正常に稼働しているかどうかを確認することが非常に重要です。

また、社員がシステムを使いながら、不具合や改善点を見つけることもあるため、その対応も必要です。さらに、定期的なバックアップの実施やセキュリティ対策の強化など、維持管理にも注意が必要です。全体として、本格稼働の段階では、システムが安定して稼働し、社員がスムーズに業務を行えるよう、適切な対応が求められます。

6.運用・保守

グループウェアの運用・保守では、システムの正常な動作を維持するために、運用管理やトラブル対応、保守作業などが必要です。定期的なバックアップやアップデート、セキュリティ対策などの作業が求められます。

また、ユーザーサポートや操作方法の説明、トラブル解決のサポートも行われます。運用・保守を行うことで、システムの安定性やセキュリティ性を保ちながらユーザーの利便性を高めることができます。運用・保守を適切に行うことで、グループウェアをより効果的に活用することができます。

グループウェアと他ツールを連携するメリット

グループウェアは様々なシステムとの連携が可能です。本章では、他システムと連携することによってどのようなメリットが得られるかについて具体的に解説します。

• メールソフトとの連携
• チャットツールとの連携
• クラウドストレージとの連携
• CRMツールとの連携
• 社内SNSとの連携

1.メールソフトとの連携

グループウェアとメールソフトを連携することで、メールのやり取りを一元化することができます。例えば、グループウェアに送信されたメールは、メールソフトで受信することができます。また、グループウェアのスケジュールをメールソフトに反映させることも可能です。これにより、業務効率が向上すると同時に、情報漏洩のリスクも軽減されます。

2.チャットツールとの連携

グループウェアとチャットツールを連携させることで、コミュニケーションをより円滑にすることができます。例えば、チャットツールでやりとりした内容をグループウェアのタスクに変換することができるため、タスク管理を効率化することができます。また、グループウェアから直接チャットを開始することもできるため、よりスムーズなコミュニケーションを実現することができます。さらに、チャットのログをグループウェアに保存することで、情報の共有や後からの確認がしやすくなります。

3.クラウドストレージとの連携

グループウェアは、クラウドストレージと連携することで、ファイルの共有や編集が可能になります。例えば、グループウェアから直接クラウドストレージにアクセスし、ファイルを開くことができます。また、クラウドストレージのファイルをグループウェア内で表示することもできます。このような連携により、グループウェアを通じてファイルを共有する際に、効率的でスムーズなコミュニケーションが実現されます。

4.CRMツールとの連携

グループウェアとCRMツールの連携は、営業活動に大きな効果をもたらします。例えば、グループウェアのスケジュールとCRMツールの顧客情報を連携させることで、顧客との面談や営業活動のスケジュール管理が容易になります。また、CRMツールのデータをグループウェアで共有することで、情報の把握や顧客への対応がスムーズに行えます。そのため、営業チームを持つ企業には、グループウェアとCRMツールの連携をおすすめします。

5.社内SNSとの連携

グループウェアと社内SNSを連携することで、社員のコミュニケーションをより円滑に行えます。例えば、グループウェアのスケジュール機能で予定を共有し、社内SNSのチャットで詳細を話し合うことができます。また、グループウェアのドキュメント管理機能で作成された文書を社内SNSで共有することもできます。これにより、情報共有がスムーズになり、業務効率の向上につながります。

グループウェアと社内SNSの違い

グループウェアと社内SNSは、両方とも組織内でのコミュニケーションや情報共有を支援するツールですが、異なる点があります。グループウェアは、メールやスケジュール管理、ドキュメント共有、ワークフロー管理など、あらゆる業務に必要な機能を一元的に提供する統合ツールです。一方、社内SNSは、TwitterやFacebookのように、ユーザーが自由に情報を投稿し、コメントやいいねなどでやり取りすることを主な目的としています。

また、グループウェアは、企業が導入し、管理するシステムであり、社員が使用するためにはアカウントの発行や研修などの手続きが必要です。一方、社内SNSは、一般的にクラウドベースで、社員が自分自身でアカウントを作成し、すぐに利用できるようになっています。つまり、グループウェアは業務の合理化や効率化を目的として導入され、社内SNSは、情報共有やコミュニケーションを促進することを目的としています。

利用目的を明確にして、自社に最適なグループウェアを選定しましょう

この記事ではグループウェアの概要から利用方法までを解説しました。グループウェアは、社内の情報共有や業務効率化に不可欠なツールです。利用にあたっては、セキュリティ対策やバージョンアップの定期的な実施、データのバックアップ、社内ルールの明確化、システム障害時の対応方法の準備などが必要です。

また、グループウェアを使いこなすためには、機能の理解やカスタマイズ、情報の整理や共有、スケジュールの管理などが大切です。これらを把握して適切な使い方をすることで、業務の効率化やコミュニケーションの改善につながります。グループウェアの導入や利用に迷った場合は、社内の専門家や外部のコンサルタントに相談することも必要です。