販売管理システムとは？

販売管理システムとは、企業が商品やサービスを販売するうえで生じる、商品や金銭などあらゆる情報を管理するためのツールです。詳細は後述しますが、販売管理システムの機能には出荷や在庫など商品に関するものと、見積もりや請求など金銭に関わるものがあります。

販売管理システムの種類はさまざまです。以前はパソコンにインストールして使う「パッケージ型」が一般的でした。一方で、近年では「クラウド型」の販売管理システムが主流になりつつあります。クラウド型の販売管理システムの最大の魅力は、価格が安いことです。

企業によって業種や業態はさまざまですが、いずれの場合でも販売管理システムの導入により、業務の大幅な効率化が可能です。それだけではなく、適切な製品を選べば企業の経営やマーケティングにも有利なので、販売管理システムを導入する企業は増え続けています。

販売管理システムの主な機能とできること

販売管理システムに搭載されている主な機能は、販売管理と在庫管理、購買管理（仕入管理）の3つです。企業や業種によって必要な機能は異なりますが、いずれも便利な機能です。それぞれの機能の詳細と、導入によって何ができるようになるのか、下記3つの観点から解説します。

● 販売管理機能
● 在庫管理機能
● 購買管理機能

販売管理機能

「販売管理機能」は金銭の流れを管理するための機能です。小売業や製造業、卸売業など商品を扱う業種はもちろん、あらゆる企業が金銭を扱います。その金銭の流れをコントロールして、業務工数を減らすことができるのが販売管理システムの販売管理機能です。

具体的には見積もりや請求、受注管理などの機能が販売管理システムに備わっています。従来の方法では、見積もりから受注や請求の段階へ移行するたびに、情報を再入力や照合などの手間がかかりました。注文内容が変わるごとに同様の手間がかかることも難点です。

販売管理システムを導入することにより、見積もりから請求までの工程で、金銭に関わるすべての作業を一貫して運用できるようになります。人手不足が深刻な中小企業ではとくに、売上管理の効率化に効果的な機能です。

在庫管理機能

「在庫管理機能」は商品の流れを管理するための機能です。製造業や小売業を営む企業では、在庫に過不足があれば収益に悪影響が出ます。企業の販売業務を最適化するためには、商品の出荷状況や在庫状況を監視して在庫管理を適切に行うことが大切です。

販売管理システムのなかには、受注段階で在庫状況を確認して、出荷と在庫調整が適切に行えるものがあります。マーケティングに役立つ機能も多く、シーズンやトレンドに合わせて売れる商品を揃えたり、大量のデータから売れ筋商品を把握したりすることも可能です。

従来の方法では、企業は基本的に受注管理部門から指示がなければ、商品の在庫状況を確認できませんでした。販売管理システムを導入すれば、業務プロセスの効率化やマーケティングに役立ちます。

購買管理機能

「購買管理機能」は、商品や原材料の仕入れにともなう業務を管理できる機能です。在庫管理と同様に、製造業・小売業・卸売業において仕入れは大切で、ビジネスの効率化には適切な仕入れ管理が欠かせません。

仕入れ管理すなわち購買管理には、商品と金銭の2つの要素が関係します。仕入れは商品の安定供給に欠かせず、自社が顧客側となる仕入れでは見積もりや発注など金銭のコントロールも必要だからです。

販売管理システムの導入により、店舗の売上状況と連動した適切な購買管理ができます。たとえば、店舗で特定の商品がよく売れている場合は、その商品を優先的に仕入れることができるようになります。

もちろん、仕入れに欠かせない見積もりや発注など、購買で生じる支払い管理などの業務は自動化できます。スピーディーな購買管理により業務を効率化できるでしょう。

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムには、企業の販売業務を効率化するための機能が詰まっています。とくに製造業や小売業を営む中小企業の場合は、生産性の向上に大きな効果が得られるでしょう。この点をふまえて、本章では販売管理システムを導入することで得られる、下記5つのメリットについて解説します。

● 業務の負担を軽減できる
● 業務を効率化できる
● 業務のミスを未然に防げる
● 顧客満足度や信頼性が向上する
● 売上と購買データを有効活用できる

業務の負担を軽減できる

販売管理システムを導入すると、業務の負担を軽減できます。販売管理では、商品の種類や個数、請求額や在庫状況などさまざまな情報を取り扱います。情報は部門を超えて社内全体で共有する必要がありますが、メールやエクセル、口頭や紙面など部門によって伝達手段が異なるため、情報管理の負担は決して小さくありません。

さらに、顧客に対しては各種書類の発行業務も欠かせず、内容が変わるたびに作り直しが必要です。販売管理システムを導入すると、ほとんどの業務を自動化できるため、社内リソースを有効活用できます。中小企業においては、とくに大きなメリットとなるでしょう。

業務を効率化できる

販売管理や在庫管理など、販売業務ではさまざまな場面で作業工数がかかります。しかし、販売管理システムを導入すると、商品名と商品コード、販売価格や在庫状況などを登録しておけば、すぐに必要な情報を入手できます。さらに、販売管理システムの情報は社内全体で共有できるため、商品名や商品コード、価格や在庫状況など登録情報から検索しすぐに情報を探すことが可能です。

業務効率の向上は、結果的に人件費の削減にもつながります。さまざまな業務が単純化され作業性が高まり、正確性が高まることにより修正や確認など余分な工数が減ります。結果的に社内の業務全体が効率化して、人員を減らしても生産性を維持することが可能です。業務量が減って残業時間も短縮されれば、大幅なコストダウンも可能となるでしょう。

業務のミスを未然に防げる

さまざまな業務を人の手で行っていると、どうしてもミスが発生してしまいます。たとえば、データの記載ミスや漏れなどです。小売業や卸売業では、注文と異なる商品が顧客に届いたり、納期に送れたりすると大きなトラブルにつながりかねません。

販売管理システムを導入すると、情報管理の自動化と一元化が可能となります。たとえば、受注確定時に自動的に出荷部門や経理部門にメールを送信すれば、間違いのない出荷と請求が可能です。在庫不足や請求漏れは、販売管理システムを導入する事で防ぐことができるでしょう。

顧客満足度や信頼性が向上する

販売管理システムを導入すれば、顧客満足度を向上させることも可能です。製造業や小売業においてはとくに、作業効率や正確性が顧客満足度に結びついています。たとえば、顧客に納品する商品の種類や個数が間違っていれば、顧客の印象は悪化してしまうでしょう。

販売管理システムで業務のミスが減れば、今までより正確で満足度の高いサービスを顧客に提供できます。結果的に、さらなる受注数の増加や新規顧客の開拓につながり、企業の収益が向上するかもしれません。ミスを減らしたい企業は販売管理システムの導入が最適です。

売上と購買データを有効活用できる

小売業や卸売業では、売上と購買のデータは経営判断のための貴重な情報源です。在庫切れを防ぐことはもちろん、商品の売れ行きや人気によって、商品開発や仕入れの方向性も変わります。しかし、紙面やエクセルなどで情報を個別に管理していると、スムーズでフレキシブルな対応はできません。

販売管理システムを導入すると、データの蓄積と加工が自動的に行われるため、販売状況をリアルタイムで把握できます。たとえば、複数の店舗を展開している場合でも、総合的な判断が可能です。データの見える化により受注や販売予測が容易となり、人員配置や設備投資も効果的に行えるようになるでしょう。

販売管理システムの種類

販売管理システムには、大きく分けて3種類のものがあります。企業規模や業種によって適切な販売管理システムが異なるので、適切なものを選ぶことが大切です。本章では、下記3種類の販売管理システムの概要と、向いている業種について解説します。

● 特定業種に特化した販売管理システム
● 汎用型の販売管理システム
● 在庫管理機能がない販売管理システム

特定業種に特化した販売管理システム

自社に最適な販売管理システムを導入すれば、業務効率を最大化できます。しかし、販売管理システムをオーダーメイドすると、多額の費用がかかってしまいます。そこで便利なのが、特定業種に特化したパッケージがある販売管理システムです。

たとえば、アパレル・ファッションや食品、製造業や医療業界など、各業界に最適化されたパッケージが提供されている販売管理システムがあります。こうしたパッケージでは、賞味期限や使用期限、受注状況を反映した在庫管理など特定の商習慣に対応可能です。

汎用型の販売管理システム

汎用型の販売管理システムは、どのような業種でも広く対応できます。オプションサービスが充実しており、自社に合う機能をあとから追加することが可能です。特定業種に特化した販売管理システムでは、たとえ業種が合っていたとしても、自社が求めるフィーリングやコストにマッチしないことがあります。

汎用型の販売管理システムにオプションを追加すれば、コストを抑えつつも業務の効率化に役立つ機能を実現できます。たとえば、社内業務のシステム化が可能なWebデータベースを追加すれば、業務フローを最適化できるでしょう。機能の追加はいつでも可能なので、実際に使いながらベストを追求できるのが魅力です。

在庫管理機能がない販売管理システム

小売業や卸売業は在庫を保有するため、在庫管理機能がある販売管理システムが必須です。しかし、IT系やWeb系の場合は在庫を持たず、在庫管理機能がある販売管理システムはコスト面で不利になります。

このような場合は、在庫管理機能がない小規模な販売管理システムを選べば、利便性とコストを両立させることができます。ただし、将来的に事業規模が拡大したときは、ほかのシステムとの連携が必要になるかもしれません。

販売管理システムの販売形式

販売管理システムの販売形式は、下記3つに分けることができます。本章では、それぞれの販売方式の特徴やメリット、デメリットについて解説します。

● パッケージ版の販売管理システム
● オンプレミス版の販売管理システム
● クラウド版の販売管理システム

パッケージ版の販売管理システム

パッケージ版の販売管理システムは、いわゆるソフトウェア版やダウンロード版のタイプです。自社のパソコンにインストールして、パソコン内部ですべてのデータを管理します。。基本的にすべてが社内で完結するため、導入ハードルが低くセキュリティ性が高いことがメリットです。

一方で、ソフトウェアをインストールしたパソコンでしか使えないことや、バージョンアップの手間やコストがかかることがデメリットです。バックアップや復元にも手間がかかります。パッケージ版の販売管理システムを導入する企業は減りつつありますが、手軽に導入したい場合はおすすめです。

オンプレミス版の販売管理システム

オンプレミス版の販売管理システムは、ソフトウェアをインストールしたパソコンだけではなく、企業ネットワーク内のパソコンから利用できるタイプです。一般的に機能性とカスタマイズ性が高く、複数のパソコンからアクセスできることがメリットとなります。

しかし、パッケージ版と比べて導入ハードルやコストが高いことや、ネットワークやセキュリティを独自に構築する必要があることがデメリットです。サーバーを維持するためのコストもかかりますが、ネットワークやサーバー構築のノウハウがある場合はおすすめです。

クラウド版の販売管理システム

クラウド版の販売管理システムは、製品提供元のサーバーを介して、さまざまなデータを管理できるタイプです。自社のPCへのインストールや、自社内でのサーバーやネットワークの構築が不要なことがメリットです。また、一般的にコストが安いので手軽に導入でき、アップデートが迅速で最新の状態で使えます。

さらに、すべてのデータをクラウド上で保管しておけるので、万が一のときのデータ復元が容易です。ただし、パッケージ版とは異なり月額料金を支払い続ける必要があることや、場合によってはセキュリティが気になることはデメリットです。導入ハードルが低いため、今から販売管理システムを導入する場合は、クラウド版を選ぶことをおすすめします。

販売管理システムの比較一覧

販売管理システムの選び方

先ほど紹介したように、販売管理システムは多くの企業から販売されており、その機能はさまざまです。しかし、企業の規模や業種によって、必要な機能は異なります。自社に合う適切な販売管理システムを選ぶためにも、下記8つのポイントを意識しましょう。

● 導入する目的・業種・業態に合っているか
● 自社の業務範囲に適しているか
● 企業規模や利用頻度に合うか
● 既存システムと簡単に連携できるか
● クラウド版とパッケージ版のどちらか
● アップデートスピードや拡張性は十分か
● 運用のサポート体制がしっかりしているか
● 無料体験やデモ版に触れてみて使いやすいか

導入する目的・業種・業態に合っているか

販売管理システムには、大きく分けて「業種特化型」と「汎用型」の2種類のものがあります。どちらを選ぶべきかは、販売管理システムを導入する目的や、自社の業種や業態によって異なります。特有の商習慣がある業種の場合は、業種特化型の販売管理システムを選ぶほうが効果的です。

たとえば、食品業界には在庫に賞味期限があることや、特売・キャンペーンで価格が頻繁に変動することが特徴です。こうした商習慣を反映した在庫管理や受注管理を実現するために、業種特化型の販売管理システムには特別な機能が搭載されています。一方で、特有の商習慣がなければ、汎用型の販売管理システムを選ぶ方が使いやすいでしょう。

また、販売管理システムには標準パッケージに加えて、業種や業態に合わせて機能を拡張できるオプションもあります。同じようなパッケージやオプションであっても、販売管理システムによって機能や使いやすさも異なります。自社が抱えている課題を明確化することで、適切な販売管理システムを選べるでしょう。

自社の業務範囲に適しているか

販売管理システムで管理する業務の範囲によって、適切な販売管理システムが異なります。販売管理システムには、在庫管理や販売管理だけではなく、顧客管理が行える製品もあります。しかし、あまり機能が多すぎるパッケージを選ぶと、自社では使用しない機能も増えるかもしれません。

たとえば、IT系やWeb系の企業の場合は商品在庫を保有しないため、在庫管理や出荷管理などの機能は不要です。こうした機能がない販売管理システムを選ぶ方が、使いやすさやコストパフォーマンスなどの点で有利になります。一方で、製造業・小売業・卸売業の場合は、きめ細やかな在庫管理機能がある販売管理システムが必要です。

さらに、販売管理システムの検討時は各部署の要件をまとめることも大切です。販売管理システムは社内全体で使用するので、特定の部署に偏ったものを選んでも効果的に運用できません。部署ごとに既存システムがある場合は、後述するように既存システムとの連携性や拡張性も重要な要素になります。

企業規模や利用頻度に合うか

企業規模や利用頻度を反映して販売管理システムを選定しましょう。中小企業と大企業では、従業員数が大きく異なるため、必要とされる販売管理システムも異なります。販売管理システム自体に、従業員規模や売上規模を考慮した料金プランが設定されているケースもあります。

大企業向けの販売管理システムを中小企業が導入しても、導入コストを償却するだけの効果は得られません。とくに中小企業の場合は、いかに導入や運用のコストを抑えるかが重要になります。場合によっては、販売管理システムに合わせた業務フローの改善が必要になることもあるでしょう。

既存システムと簡単に連携できるか

すでに社内で在庫管理システムや顧客管理システムを導入している場合、新しい販売管理システムとの連携を考えることが大切です。スムーズな連携ができる販売管理システムを選べば、これまで蓄積してきたデータを活用できるからです。

すべてのシステムを切り替えると、多大なコストと工数がかかるので、かえって業務効率が低下してしまいます。既存システムと容易に連携できる販売管理システムを選べば、新しいシステムの運用体制がすぐに整い、コストと効率の双方の点で有利になるでしょう。

クラウド版とパッケージ版のどちらか

販売管理システムには、パッケージ版のものとクラウド版のシステムがあります。パッケージ版はパソコンにインストールするタイプで、導入ハードルが低いことや既存システムと連携させやすいことがメリットです。しかし、オンプレミスなのでサーバー上で情報共有しづらいことや、導入コストが比較的高いことがデメリットです。

クラウド版の販売管理システムは、クラウド上ですべてのデータを管理します。すぐに利用開始できることや、移行時や災害発生時などのデータ復旧が容易なことがメリットです。また、法改正や機能のアップデートが容易で、テレワークに対応しやすいので将来性が高いです。一方で、オフラインで運用できないことはデメリットになるでしょう。

アップデートスピードや拡張性は十分か

アップデートスピードや拡張性は、将来的に販売管理システムを継続利用するために重要なポイントです。たとえば、販売管理に関する法改正があった場合、業務内容の変更が求められます。販売管理システムのアップデートがスムーズであれば、業務に支障をきたすことなく新制度に対応できます。

また、新しい機能の追加やほかのサービスとの連携が、将来的に必要になるかもしれません。販売管理システムの拡張性が乏しく、ほかのサービスとの連携が困難だと、別のシステムへの移行を迫られます。コストとの兼ね合いはありますが、将来性の高い販売管理システムを最初から選んでおくほうが便利です。

運用のサポート体制がしっかりしているか

販売管理システムには信頼性が求められます。商品やサービスの受注から出荷、支払いまで一連の流れを管理するだけではなく、複数の部署が販売管理システムを利用します。システムダウンや障害が発生すると、企業が多大な損失を受けるかもしれません。とくに小売業や卸売業では致命的です。

どんな販売管理システムでも不具合は発生します。しかし、ベンダー側のサポート体制がしっかりしていれば、スムーズな対応で被害を最小限に抑えることが可能です。電話やチャットはもちろん、出張サービスや24時間対応などのサービスがある販売管理システムを選べば、非常時でも安心できるでしょう。

無料体験やデモ版に触れてみて使いやすいか

これまでのポイントを意識して、自社に合う販売管理システムが見つかったら、無料体験やデモ版で使いやすさをチェックしてみましょう。どれだけ機能性が優れていても、実際に販売管理システムを使う人のフィーリングと合わなければ、十分な導入効果は得られません。

たとえば、パッケージ版で定評がある販売管理システムでも、クラウド版では動作速度や画面表示に難があるなど、意外な問題点が見つかることがあります。無料体験やデモ版を利用する際は、実際に販売管理システムを使う人にチェックしてもらうことが大切です。

販売管理システムの導入前に注意すること

販売管理システムの導入メリットや、製品の選定方法などについて解説してきました。販売管理システムを導入すると企業の業務効率を改善できますが、選び方によっては逆効果になることがあります。本章では、販売管理システムの導入時に意識しておきたい、下記4種類の業界ごとの注意点を解説します。

● 製造業
● 小売業
● 卸売業
● EC関連事業

製造業者が販売管理システムを導入する際の注意点

製造業では、仕入れた原材料を基にして製品を製造するため、各工程との緊密な連携が欠かせません。そのため、販売管理だけではなく、購買管理と製造管理、工程管理と容易に連携できる販売管理システムを選ぶことが大切です。

購買管理では、製品の製造に必要な原材料や部品などの仕入れなどを管理します。製造管理は、策定した製造計画に基づいて製品の納期を管理して、納品の遅れを防ぐためのものです。工程管理では、製造工程や在庫、品質など重要な工程を管理できます。

購買と製造から、工程と販売までをすべて管理できる販売管理システムを構築できれば、企業の業務全体を効率化できます。納期の管理も適切に行えるので、顧客とのトラブルを未然に防ぎ、企業の信頼性を高めることも可能です。

これまでに蓄積した情報から受注予測や製造計画を立てられるので、企業の経営に大きなアドバンテージになることも魅力です。製造業者が販売管理システムを導入するときは、できるだけほかのシステムと連携しやすい製品を選びましょう。

小売業者が販売管理システムを導入する際の注意点

小売業者が販売管理システムを導入するときは、販売チャネルと連携しやすい製品を選ぶようにしましょう。多数の店舗を運営している場合は、販売管理システムと販売チャネルの連携がとくに重要になります。

小売業では、地域によって売れやすい商品が異なるため、店舗ごとの正確な損益の把握が欠かせません。自社の販売チャネルを成長させるためにも、受注と発注の状況や、売上計画と実際の売上状況などについてリアルタイムで情報を得ることが大切です。

販売管理システムによっては、自社の販売チャネルと適切に連携する機能があり、各店舗の売上状況を適切に把握できます。店舗に応じた販売計画や仕入れが行えるため、自社の経営方針を的確に判断できるようになるでしょう。

卸売業者が販売管理システムを導入する際の注意点

卸売業では、在庫管理と品質管理がとくに重要なポイントです。たとえば、消費期限や有効期限が切れた商品を卸してしまうと、顧客に多大な損失が出ることがあります。顧客満足度が低下するだけではなく、自社の信頼も失われてしまうでしょう。

そのため、在庫管理と品質管理の機能が搭載された販売管理システム、もしくは既存システムと連携できる販売管理システムを選ぶことがおすすめです。在庫や品質を管理するための人員を削減できるので、コストカットの効果も得られるでしょう。

EC関連事業者が販売管理システムを導入する際の注意点

近年では、ECサイトをメインとして運営している企業も増えています。そうしたEC関連事業者が販売管理システムを導入する場合は、ECサイトの受注・発注を管理できる機能がある製品を選びましょう。複数のECサイトを運営している場合は、各ネットショップを一元管理できる機能も必要です。

また、実店舗とECサイトの双方を運営している場合は、実店舗とECの顧客情報を一元管理できる機能がある販売管理システムを選ぶと便利です。販売管理システムによっては、複数ネットショップの一元管理に加えて、実店舗とECサイトを連携させた顧客情報の管理ができます。実店舗とECサイトの情報を相互に活かせるようになるでしょう。

販売管理システムはあらゆる業種に効果的

販売管理システムを導入すると、販売管理や在庫管理、管理機能などを効率化できます。企業規模や業種によって適切な販売管理システムは異なりますが、適切なものを選べば業務負担の軽減やコストカットなどさまざまな効果が得られます。

ただし、販売管理システムを選定する際は、自社の導入目的や業務範囲、既存システムとの連携性などを考慮することが大切です。今回紹介した販売管理システムは、いずれも評価が高いものばかりなので、ぜひ自社の販売管理システム選定の参考にしてみてください。