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文書管理システムのおすすめ21選を徹底比較|紙やエクセルでは限界?

「文書管理システム」とは文書を電子化してクラウド上で保存・管理できるシステムです。従来の紙媒体やエクセルでの保存に限界を感じている企業は文書管理システムの導入で大幅な業務効率化が期待できます。これまでは、業務で使用した大量の文書を保管、管理しなくてはいけませんでした。紙媒体の文書は保管するための場所を取ることや、必要な情報を得るために時間と手間がかかることが大きな問題です。

近年では、テレワークやリモートワークが一般化しつつあり、自宅で働く人が増えています。こうした背景から、なおさら紙媒体の文書保管に課題を感じやすくなっているのではないでしょうか。企業が文書管理システムを導入することで、こうした課題をすべて解決することができます。

本記事では、文書管理システムの概要や必要性、具体的な選び方について詳しく解説します。デジタル化のプロである「デジタル化の窓口」が厳選した、おすすめの文書管理システムも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

文書管理システムとは

「文書管理システム」とは、紙媒体の文書を電子化して、デジタル媒体で文書を管理するためのコンピューターシステムです。文書管理システムを導入することにより、紙媒体で保管・管理している大量の文書を、すべてコンピューター内部に移すことができます。

文書管理システムは、単に文書をデジタル化できるだけではありません。社内全体で文書の共有や情報の取り出しができること、文書ごとにセキュリティレベルによるアクセス権限を設定できることなど、さまざまな利点が得られるのが文書管理システムの魅力です。

文書管理システムを導入すると、あらゆる情報を社内で効率よく管理・共有できるようになるため、さまざまな業界の企業に導入されています。たとえば、書類契約の期限が近づくと通知を出して手続きの漏れを防いだり、病院で文書と電子カルテを連携させたりするなどの活用事例があります。

文書管理システムとファイルサーバーの違い

文書管理システムとよく似たコンピューターシステムに、「ファイルサーバー」というものがあります。文書の電子化や保管という点で、両者はよく似通っています。しかし、ファイルサーバーは「サーバー」という名称のとおり、文書の「共有」に特化したシステムです。

一方で文書管理システムは、文書の保管と共有はもちろん、文書ごとにさまざまな保管方法を設定できることが特徴です。たとえば、保管や廃棄のルール策定や、文書のバージョン管理も行えます。つまり、文書管理は文書のデジタル化と活用、廃棄までの「ライフサイクル」を管理できるシステムということです。

文書管理システムの必要性について

先ほど解説したように、紙媒体やエクセルでの文書保管にはさまざまな課題があります。企業コンプライアンスの遵守と業務効率の向上のためには、いかに文書を管理するかが重要な課題です。コンピューターで文書を管理する「文書管理システム」には、こうした課題をすべて解決する機能が備わっています。

近年、急速な勢いで企業の電子化・ペーパーレス化が進んでいます。企業が取り扱う情報量が増し続けるなかで、効率化とリスク回避を実現するための最適な方法が、文書管理システムの導入です。自社に合う文書管理システムを選ぶことで、セキュリティ面でもコスト面でも大きなアドバンテージとなるでしょう。

さらに2021年度の電子帳簿法保存法の改正により、電子取引情報の電子データ保存が義務付けされました。経理事務のデジタル化とあわせて、企業の文書管理も電子化する企業は増えています。

文書管理システム21選徹底比較

文書管理システムOCRソフト

SmartRead

株式会社 Cogent Labs(コージェントラボ)

文書管理システムOCRソフト

SmartRead

株式会社 Cogent Labs(コージェントラボ)

株式会社Cogent LabsのSmartReadは、独自開発のAIを活用することで認識率99.22%を誇るAI-OCRサービスです。コージェントラボが独自に開発した人工知能(AI)により、注文書や契約書、アンケート、預金通帳など多様なタイプのドキュメントを素早く正確に読み取り、情報を抽出。サードパーティツールを通して業務システム等に連携することで、データの利活用を促進します。SmartReadは事前学習済みのAIを活用することで、お客様による事前設定工数を大幅に削減できるだめ、作業時間やコストの削減に貢献します。

  • 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減
  • 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ
  • 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる
ソフト種別 クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 文書管理システム 外部連携 ワークフロー管理 文書編集 CSVファイル出力 ISO文書管理 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 OCRソフト 取消線対応 英語対応 英語以外の他言語対応 自動補正機能 撮影画像対応 手書き文字対応 Excel変換 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 1年
よく導入している業種
IT・情報通信金融公共機関・非営利団体
よく導入している企業の規模
1,001名以上101名-300名301名-1,000名

この製品の導入事例掲載数15

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文書管理システム契約書管理システム

楽々Document Plus

住友電工情報システム株式会社

文書管理システム契約書管理システム

楽々Document Plus

住友電工情報システム株式会社

住友電工情報システム株式会社の楽々Document Plusは、700社以上の導入実績があり、さまざまな業種や用途で利用されている文書管理システムです。紙文書の抱える問題点や、ファイルサーバーによる電子文書の管理が抱えるセキュリティ問題などを解決し、自社の設定した権限のもと文書管理・活用が可能になります。ペーパーレス化の実現だけでなく、社内の業務効率の向上、テレワークのサポートにもつながります。

  • ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い
  • 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性
  • あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い
ソフト種別 オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 属性登録 属性検索 変更履歴記録 外部連携 ログイン連携 ワークフロー管理 動画共有 CSVファイル出力 ISO文書管理 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録 変更点検知 契約書作成可 他サービス連携 複数部署管理 紙契約書データ化 更新通知 承認フロー設定 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 マルチデバイス対応 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
製造広告・放送・出版IT・情報通信
よく導入している企業の規模
301名-1,000名不明1,001名以上

この製品の導入事例掲載数6

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ファイル共有サービス文書管理システム

NotePM

株式会社プロジェクト・モード

ファイル共有サービス文書管理システム

NotePM

株式会社プロジェクト・モード

株式会社プロジェクト・モードのNotePMは、京王電鉄やレバテックなど5,000社以上に導入されており、使いやすさNo.1を受賞した文章管理システムです。社内の情報を探すのが大変、知識の共有が上手くいかないといった悩みを解決し、日報や議事録、マニュアルかな社内報といった文章を簡単に管理できます。またウィキペディアのように情報を書き込み蓄積するツールが導入されており、社内の知りたいことが簡単に見つかる機能が搭載されています。

  • ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する
  • 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる
  • アクセス制限やファイル共有など機能が豊富
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 ファイル検索 コメント機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証 動画共有 変更履歴記録 外部連携 レポート機能 属性登録 属性検索 文書編集 アクセス制限 いいね・コメント機能 CSVファイル出力 ページ閲覧者表示 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
医療・化学IT・情報通信製造
よく導入している企業の規模
6名-20名21名-50名51名-100名

この製品の導入事例掲載数10

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文書管理システム

Documal SaaS

株式会社富士通四国インフォテック

文書管理システム

Documal SaaS

株式会社富士通四国インフォテック

株式会社富士通四国インフォテックのDocumal SaaSは、文書管理・ワークフロー機能が充実した統合的な文書管理システムです。長い歴史を持つシステムで、専用環境のプライベートSaaSと、安価なパブリックSaaSから選べるのが特長です。クラウドなので、いつでもどこでも最新文書が確認できるので、ビジネスチャンスを逃しません。属人的になっている業務情報を文書化して社内の情報共有を推進し、操作履歴の記録により内部統制も図れます。

  • 文書のライフサイクルを自動化し、履歴管理も確実に
  • 業務効率をアップする多機能検索や、法規制を順守する電子取引管理
  • クラウドならではの利便性と堅牢なセキュリティ
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 ワークフロー管理 ページ閲覧者表示 ライフサイクル管理 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

EIMANAGER

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社

文書管理システム

EIMANAGER

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社のEIMANAGERは、製造業の現場の声を反映して作られた文書管理システムです。企業内に点在している文書を一元管理して、生産性を高めることができます。視覚的に見やすいシンプルな画面が特長で、初心者も安心です。また、属性やフリーワードだけでなくファイルの中身まで検索できるので、目当ての文書に辿り着きやすいのも魅力です。業務に合わせたワークフローも簡単に作ることができ、承認作業もスムーズに進みます。

  • 都合に合わせて運用環境も選べる利便性の高いシステム
  • 現場のリアルな課題に応える機能を数多く搭載
  • 豊富な導入実績を持つ、安心の支援体制が整えられている
ソフト種別 クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 文書管理システム 属性登録 属性検索 変更履歴記録 ワークフロー管理 文書編集 CSVファイル出力 ISO文書管理 アクセス制限 あいまい検索 ページ閲覧者表示 ライフサイクル管理 ドラッグ&ドロップ登録 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 6ヶ月
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム契約書管理システム

MyQuick

インフォコム株式会社

文書管理システム契約書管理システム

MyQuick

インフォコム株式会社

インフォコム株式会社のMyQuickは、文書管理、文書共有、文書検索など幅広い範囲をサポートする文書管理システムです。文書ファイルの保管だけではなく、文書の属性項目を定義した文書データベースを作成できるので検索しやすい仕組みになっています。電子契約サービスとの連携で、情報資産の共有も可能です。また、閲覧権限、登録権限などから組み合わせて操作権限を細かく設定できるため、組織構造を反映したグループ管理や、文書のアクセス制御が可能です。

  • さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索
  • 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ
  • 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 属性登録 属性検索 外部連携 レポート機能 ログイン連携 ワークフロー管理 文書編集 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 ページ閲覧者表示 契約書作成可 他サービス連携 更新通知 スキャンデータの文字検索可 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム契約書管理システム

クラウドサイン SCAN

弁護士ドットコム株式会社

文書管理システム契約書管理システム

クラウドサイン SCAN

弁護士ドットコム株式会社

弁護士ドットコム株式会社のクラウドサイン SCANは、紙のスキャンやデータのインポートを代行する文書管理サービスです。2022年時点で130万社以上もの企業に利用されています。スキャンやデータの入力が不要になるので、作業時間が大幅に短縮できるのが大きなメリットです。データ化後は、契約書の検索や日付管理などが行えます。契約締結日や自動更新の有無、部署名など様々な情報で検索することで目当ての契約書がすぐに見つかります。

  • 契約書のスキャン・データ入力の業務を代行
  • 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実
  • 導入から運用、書類返却までのスムーズな流れ
ソフト種別 なし 
基本的な機能 属性検索 OCR登録 契約書作成可 他サービス連携 自社システム連携 複数部署管理 紙契約書データ化 更新通知 AI自動管理 マルチデバイス対応 テンプレート管理 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

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文書管理システム

OPTIM Contract

日本電気株式会社

文書管理システム

OPTIM Contract

日本電気株式会社

日本電気株式会社が販売するOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。

  • AIが契約書のデータ自動抽出して作業を省力化
  • 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実
  • 柔軟な検索機能により、スピーディに契約書が見つかる
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 文書管理システム 属性検索 外部連携 CSVファイル出力 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 ドラッグ&ドロップ登録 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 1ヵ月
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム契約書管理システム

LegalForceキャビネ

株式会社LegalForce

文書管理システム契約書管理システム

LegalForceキャビネ

株式会社LegalForce

株式会社LegalForceのLegalForceキャビネは、適切な契約管理をサポートするAI文書管理システムです。AIが契約情報を自動で抽出し、管理台帳を作成したり、契約更新時期をアラートするなど、AI活用による高度な機能群が魅力のシステムです。AIは、国内トップの研究者機関出身者や米国大手テック出身者などが在籍する研究部門を設置し、契約書言語処理を中心とした要素技術の研究・開発を実施しているので技術には定評があります。

  • AIによる自動で手間のない管理台帳作成を実現
  • 全社での運用を可能にする、柔軟な閲覧権限管理
  • 更新期限の自動リマインドなど抜け漏れ回避の機能を搭載
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 属性登録 属性検索 外部連携 自動アーカイブ アクセス制限 OCR登録 変更点検知 契約書作成可 他サービス連携 英語対応 複数部署管理 担当者設定 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 リスク検出 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール チャット 
トライアル 有り
最低利用期間 1年
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

booMo

株式会社イングカワモト

文書管理システム

booMo

株式会社イングカワモト

株式会社イングカワモトのbooMoは、スキャンサービスのプロが開発したファイル管理ツールです。大量の紙文書をスキャンニングしてデジタル化し、ペーパーレス化を推進します。登録されたファイルはカテゴリやタイトル、タグによる検索のほか、全文検索、横断検索にも対応しています。また、すべての操作にブラウザを使用。PC、モバイル、タブレットなど端末の機種を選びません。見やすく分かりやすい画面なので、管理もスムーズに行えます。

  • 目当ての文書検索を的確に行う、さまざまな機能
  • 各デバイスに最適化されたデジタルブックビューアー
  • 誰でもすぐに使いこなせ、オリジナル化も可能な管理機能
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 属性検索 属性登録 CSVファイル出力 アクセス制限 ページ閲覧者表示 モバイル利用 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 1年
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

ConTrack

株式会社ベリサーブ

文書管理システム

ConTrack

株式会社ベリサーブ

株式会社ベリサーブのConTrackは、システム開発の品質確保に必要な構成管理や変更管理などの機能を合わせ持つトレーサビリティ管理ツールです。開発ドキュメントの文脈を追跡し、不具合の原因を明らかにします。要求管理、構成管理、変更管理などシステム全体を可視化する機能や、成果物登録やトレース設定などの開発現場作業を軽減する機能を持ち、生産性向上をサポートします。また、直感的で使いやすい操作画面で、短時間で操作方法を習得できるのも魅力です。

  • 開発文書管理の課題を解決する統合システム
  • 操作も快適で、状況の把握がスムーズに行える
  • さまざまなフォーマッチ対応する文書解析エンジン
ソフト種別 オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 外部連携 変更履歴記録 属性検索 属性登録 文書編集 ドラッグ&ドロップ登録 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

Quickスキャン V5

株式会社大塚商会

文書管理システム

Quickスキャン V5

株式会社大塚商会

株式会社大塚商会のQuickスキャン V5は、スキャンなどの基本機能から、クラウドを使ったソリューション、文書管理、タイムスタンプなどマルチな機能を提供するスキャンアプリケーションです。文書のスキャンを、複合機上ですべて設定して、プレビューで事前確認ができます。スキャンした後のファイル名のつけ方をルール化することが可能で、OCRオプションと組み合わせれば、ファイル名・本文の内容で文書が検索できます。

  • 複合機の操作パネルで保存先フォルダーやファイルが自動化できる
  • 連携できるソリューションが豊富で、使い方の幅が広い
  • よりセキュリティが強固なLiteスキャンツール
ソフト種別 パッケージ型ソフト 
基本的な機能 外部連携 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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ファイル共有サービスオンラインストレージ文書管理システム

Fleekdrive

株式会社Fleekdrive

ファイル共有サービスオンラインストレージ文書管理システム

Fleekdrive

株式会社Fleekdrive

株式会社FleekdriveのFleekdriveは、企業の情報資産を社内外問わず有効活用できるファイル共有サービスです。いつでも、どこからでも業務ファイルにアクセス可能で、フォルダの階層も一目で理解できるなど、使いやすいインターフェイスが特長。また、取引先へのメール送付や社内の承認作業など、簡易タスクを自動化する管理機能も魅力です。企業の様々なニーズにきめ細かく応える設計が、多くの導入実績につながっています。

  • 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上
  • 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力
  • モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 office連携 フォルダ同期機能 ファイル検索 コメント機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 自動バックアップ 外部連携 自動アーカイブ アクセス制限 モバイル利用 多言語対応 脅威検知 自動バックアップ オフライン利用可 コンプライアンス機能 Salesforce連携 ファイル暗号化 モバイルアプリあり 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 1年
よく導入している業種
製造その他医療・化学
よく導入している企業の規模
1,001名以上不明21名-50名

この製品の導入事例掲載数8

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文書管理システム

DocuWorks

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社

文書管理システム

DocuWorks

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社のDocuWorksは、複合機とソフトウェアの利用を通じ業務の効率化と生産性向上を達成する文書管理システムです。同社が開発した「簡易スキャンツールfor Apeos」と「文書属性プラグインfor DocuWorks」により、文章の電子化と属性登録をスムーズに行います。また保管後も、シンプルな検索画面とCSVファイル出力などの機能性により、文章の活用が容易にできます。

  • 複合機とソフトを使って簡単にスキャン、オフィスのペーパーレス化を推進
  • 複合機とソフトを活用し、文章管理のセキュリティ性を高める
  • IT用機器も含めた効率化の提案、電子化の推進によるデメリットをなくす
ソフト種別 パッケージ型ソフト 
基本的な機能 CSVファイル出力 ワークフロー管理 モバイル利用 外部連携 属性登録 文書編集 
推奨環境 Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
製造旅行・宿泊・飲食その他
よく導入している企業の規模
不明21名-50名101名-300名

この製品の導入事例掲載数3

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文書管理システム

Global Doc5

キヤノンITソリューションズ株式会社

文書管理システム

Global Doc5

キヤノンITソリューションズ株式会社

キヤノンITソリューションズ株式会社のGlobal Doc5は、ビジネスで生じる大量のオフィス文書・紙文書を一元管理可能な文章管理システムです。小規模の法人から大企業まで幅広い業種での情報管理が可能になります。承認機能とセキュリティ設定を自由に変更でき、セキュリティの維持と内部統制を実現。オプション機能の大容量文書管理や長期保管、ワークフローやCADの読み込みにも対応しており、業務に応じて柔軟に対応、効率化が実現できます。

  • ドラッグ&ドロップでファイルを簡単登録、検索しやすくする
  • 情報共有の効率化をすすめ、データ化された文章が活用できる
  • 権限に合わせて文章の閲覧制限ができる高いセキュリティ性、他にも豊富な機能
ソフト種別 クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 ドラッグ&ドロップ登録 CSVファイル出力 モバイル利用 ログイン連携 アクセス制限 属性検索 OCR登録 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

システムディ文書管理システム

株式会社システム ディ

文書管理システム

システムディ文書管理システム

株式会社システム ディ

株式会社システム ディのシステムディ文書管理システムは、Excel、Word、PowerPointなどで作成された文章データをそのままシステムに登録、管理や分類ができる文書管理システムです。文章に対して属性の付与が可能なので、文章を検索する際に楽になります。また期間に応じた文章の自動削除をライフサイクル管理で設定することも可能、権限設定で閲覧制限をかけられるので、組織に柔軟に合わせた運営が可能になります。

  • Office系の文書をそのままシステムに登録可能、文章をフォルダごとに一元管理できる
  • 属性検索や文章内文字、文書名検索など多彩な検索方法に対応
  • 履歴管理だけでなく作業履歴にも対応、古い文章の整理も自動で削除する機能を設定可能
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 属性登録 アクセス制限 変更履歴記録 属性検索 ライフサイクル管理 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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文書管理システム

FastWagbyCloud

株式会社 パルシス

文書管理システム

FastWagbyCloud

株式会社 パルシス

株式会社 パルシスのFastWagbyCloudは、ノーコードで文章管理システムを開発できるクラウド型のソフトです。文章管理システムの場合は、大量文書のQRコードを利用し効率の良い文章管理が可能になります。自動仕訳やOCR処理、業務フローの設定など、自由に設定可能。WordやExcelにも対応しており、企業の業務内容や開発力によって柔軟に対応可能。ソースコード生成型であり、大型のシステム開発にも適用できます。

  • Wagby(ワグビィ)はシステムを自動生成できる開発ソフト
  • 標準的機能をノンプログラミングで実現可能
  • 堅牢なセキュリティと安心したレスポンス性で文章管理も楽に
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 CSVファイル出力 ワークフロー管理 外部連携 OCR登録 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
その他
よく導入している企業の規模
不明

この製品の導入事例掲載数1

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文書管理システム

活文 Contents Lifecycle Manager

株式会社日立ソリューションズ

文書管理システム

活文 Contents Lifecycle Manager

株式会社日立ソリューションズ

活文 Contents Lifecycle Managerは、株式会社日立ソリューションズの20年を超える文書管理事業の経験と実績をもとにした、文書管理システムです。高い検索機能とセキュリティ性が特徴で、文書の電子化により文書活用を促進します。文書の作成から閲覧、保管から廃棄までのライフサイクルを一元的に管理。利用者は場所を問わず、目的の文書を活用できるようになります。活文製品や他システムとの連携により多様な文書の運用スタイルに対応できます。

  • 全文検索から絞り込み検索まで、多彩で高機能な文書検索機能で文書を発見・活用可能
  • 権限機能やPDF保護機能など高度なセキュリティで情報漏洩を防ぐ
  • 高いSI力で自社に最適なシステムを作成可能
ソフト種別 オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 外部連携 変更履歴記録 ログイン連携 属性登録 属性検索 文書編集 あいまい検索 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 ライフサイクル管理 モバイル利用 CSVファイル出力 OCR登録 
推奨環境 PCブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信その他医療・化学
よく導入している企業の規模
1,001名以上301名-1,000名101名-300名

この製品の導入事例掲載数9

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文書管理システム

ASTRUX文書管理システム

株式会社デジタルマトリックス

文書管理システム

ASTRUX文書管理システム

株式会社デジタルマトリックス

株式会社デジタルマトリックスのASTRUX文書管理システムは、JAなどで採用されている、PDFやWord文書を効率的に管理できます。一般文書だけでなく図面・医療文書、ISO文書の保管、記録と言った、運用から管理までをWebベースで管理できます。また誰がいつ何をしたかが一目でわかるログ機能など、セキュリティ性に対する対策も万全。安全な環境で企業の意思伝達・決定の効率化を進め、ビジネスの発展に繋げることが可能になります。

  • インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている
  • オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張
  • 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 ドラッグ&ドロップ登録 ワークフロー管理 モバイル利用 属性登録 ログイン連携 アクセス制限 ISO文書管理 属性検索 ライフサイクル管理 文書編集 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
医療・化学不動産教育
よく導入している企業の規模
101名-300名不明301名-1,000名

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文書管理システム

文書管理システム ソリューション(DMS)

AvePoint Japan株式会社

文書管理システム

文書管理システム ソリューション(DMS)

AvePoint Japan株式会社

AvePoint Japan株式会社 はMicrosoft 365の導入から活用派手をトータルサポートする企業で、クラウドを利用する際のガバナンス、コンプライアンスなどの課題を解決しています。文書管理システム ソリューション(DMS)はその解決法の1つで、データ保護体制とコラボレーションを強化し、業務効率を改善します。文書の作成からアーカイブ化、廃棄までのライフサイクルを全てカバーし、組織全体でシステムを利用できます。

  • コンテンツの自動分類、アクセス権限など管理機能も自動化
  • モバイル利用や外部共有も可能、ポリシーに準拠してサイト展開もできる
  • 情報を保護し、リカバリー機能でミスや悪意のある攻撃からデータを守る
ソフト種別 クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
基本的な機能 ワークフロー管理 モバイル利用 外部連携 アクセス制限 自動アーカイブ レポート機能 変更履歴記録 属性検索 ライフサイクル管理 文書編集 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
金融
よく導入している企業の規模
1,001名以上

この製品の導入事例掲載数1

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ファイル共有サービスオンラインストレージ文書管理システム

box

株式会社Box Japan

ファイル共有サービスオンラインストレージ文書管理システム

box

株式会社Box Japan

株式会社Box Japanのboxは、セキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーションのためのファイル共有サービスです。Boxを利用すれば、スマートフォンなどのモバイルデバイスからでも仕事が行えます。指先の操作一つで快適に音声や動画、ファイルの閲覧や編集ができ、多様な働き方を実現。また、ゼネラル・エレクトリックやJLL、ネーションワイドの各社を含むグローバルをリードする企業など、日本の6,000社以上の企業に利用されています。

  • 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護
  • 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能
  • 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 office連携 フォルダ同期機能 ファイル検索 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証 ワークフロー管理 レポート機能 文書編集 モバイル利用 多言語対応 脅威検知 コンプライアンス機能 Googleドライブ連携 Microsoft Teams連携 Salesforce連携 モバイルアプリあり チャットツール連携 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
建設製造広告・放送・出版
よく導入している企業の規模
301名-1,000名101名-300名

この製品の導入事例掲載数5

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文書管理システムを選ぶポイント5選

文書管理システムを導入する際は、自社に適切な製品を選ぶことが重要です。不適切な文書管理システムを導入すると、せっかく費やしたコストが無駄になってしまうこともあります。本章では、適切な文書管理システムを選ぶために重要な、下記5つのポイントを解説します。

1.導入目的が明確化されているか

文書管理システムを導入する目的が明確化されており、社内で意思が共有されていることが重要です。そのためには、どの文書をどのような目的で管理したいのか、社内で整理しておきましょう。

社内で保有する文書には、さまざまなものがあります。たとえば、一般的な社内文書のほかに、契約書や稟議書が文書管理システムの対象となることは多いです。契約書や稟議書は極めて重要で影響力が強く、今後も繰り返し参照されるからです。一方で、単なるメモ書きや重要ではない文書は、文書管理システムに含める必要性は低いでしょう。

文書管理システムの対象とする文書の種類が決まったら、現状の文書管理体制における問題点を洗い出します。部門やチームによって課題が異なるため、取りまとめて検討しましょう。たとえば、下記のような課題は多くの企業で見られます。

● 紙媒体の文書の電子化が進まない
● 文書の検索や共有に時間がかかる
● 文書に関する業務を効率化したい
● 契約書や稟議書の承認効率が悪い
● 文書のセキュリティに不安がある

「上記の問題点を解決したい」というのが、文書管理システム導入の明確な目的となります。ただし、すべての課題を解決してくれる製品を導入しようとすると、相当のコストがかかるでしょう。課題に優先順位をつけて、上位の課題を解決できる製品を選べば、自社に適した文書管理システムを選びやすくなります。

2.必要な機能が搭載されているか

先ほど洗い出した「優先的な課題」を解決するために、どのような機能が必要かを検討してみましょう。たとえば、必要な文書を探し出す時間と手間が課題となっているのであれば、検索機能に特化した文書管理システムを選ぶのがおすすめです。あいまい検索が利用できれば、キーワードと完全に一致していなくても文書を検索できるので便利です。

また、ワークフロー機能を搭載した文書管理システムを選べば、契約書や稟議書など承認が必要な文書を管理しやすくなります。システム上で文書の確認と承認が行えるだけではなく、後述するクラウド版であれば出先でも決裁ができるため業務効率が大幅に改善するでしょう。

また、法令や制度などに適切に対応しているかどうかも、文書管理システムの大切な機能のひとつです。たとえば、契約書や請求書など経理に関連する証憑書類は、最低7年間の保管が法人税法に定められています。文書管理システムが自動的に管理してくれれば、書類の保管期限に頭を悩ませる必要はありません。

3.セキュリティ対策が万全であるか

ほとんどのケースにおいて、文書管理システムで社内の機密文書を管理するため、セキュリティ対策の品質は極めて重要な要素です。セキュリティ性の改善のために文書管理システムを導入しても、肝心の文書管理システムのセキュリティ対策が甘ければ、機密情報が漏洩してしまいかねません。

とくにクラウド版の文書管理システムでは、社外で文書へのアクセスが可能となるため、外部流出や内部からの不正アクセスなどのリスクが高まります。役職・部署・文書単位でアクセス権限を設定したり、アクセス履歴を取得したりできる文書管理システムは、セキュリティ性が高いといえるでしょう。

また、文書のバックアップを自動取得できる機能も重要です。バックアップ機能があれば、文書管理システムの不具合で文書が喪失してしまっても、すぐに復元できるからです。セキュリティ対策は極めて重要なので、導入前に必ず確認しておきましょう。

4.オンプレミス版かクラウド版か

文書管理システムには、大きく分けて2つの販売形態があります。自社サーバー上で運用する「オンプレミス版」と、文書管理システムの提供企業のサーバーで運用する「クラウド版」です。どちらにもメリットとデメリットがあります。

オンプレミス版の文書管理システムは、自社サーバー内で完結するためセキュリティ性を担保できることがメリットです。しかし、自社サーバーの構築や運用に多額の費用がかかることがデメリットとなります。

クラウド版の文書管理システムは、導入と運用の費用が安いことや、社外からのアクセスやバージョンアップが容易なことが大きなメリットです。一方で、外部サーバーを経由することや情報流出の可能性など、セキュリティ面での不安はデメリットとなるでしょう。コストと利便性を考えると、基本的にはクラウド版の文書管理システムがおすすめです。

5.マルチデバイスに対応しているか

クラウド版の文書管理システムを導入する場合は、マルチデバイスに対応しているかどうかも確認しましょう。パソコンからしか利用できない場合は、せっかくクラウド版を選んでも出先でアクセスできません。

スマートフォンやタブレットなど、モバイル端末から閲覧・編集・承認ができる文書管理システムを選べば、教務効率をより高めることができます。実際に文書管理システムを利用する社員の意見も反映して、使いやすいものを選ぶことも大切です。

紙媒体の文書管理における課題とは?

近年、多くの企業が文書管理システムを導入するようになりました。しかし、そもそもなぜ文書管理システムがこれほど注目を集めるようになったのでしょうか。従来の紙媒体の文書管理には、下記4つの大きな課題があったからです。

1.文書を探すことにより作業効率が低下する

紙媒体の文書は、とにかく「探す」ことに時間と手間がかかります。これまでの業務のなかで、必要な文書を探すために苦労した経験はないでしょうか。必要な文書をすぐ取り出せれば、その時間をほかの重要な業務に費やすことができたはずです。こうした時間の浪費の積み重なりが、企業にとって生産性向上の大きな妨げになることもあります。

さらに、目当ての文書を探し出すことができても、その文書から必要な項目を検索するのも手間がかかります。デジタルデータと異なり、紙媒体では手作業で探さないといけません。文書に目次や索引があっても、どこになにが書かれているか判断しづらいこともあるでしょう。文書の規模が大きくなるほど、必要な情報の検索にかかる労力は大きくなります。

2.文書紛失や個人情報漏洩などリスクがある

文書を探すことに時間がかかる時点で、すでに文書紛失や個人情報漏洩のリスクが高い状態だといえます。どの場所にどんな情報があるかわからないのは、その情報がなくなっても気付けないのと同じことです。このような状態では何者かに文書を奪われたり、情報を漏洩させられたりしても、企業は事態をすぐに察知できません。

企業が管理する文書には、顧客の個人情報や機密情報など極めて重要な情報があります。高いレベルのセキュリティが要求される情報であるにも関わらず、紙媒体の文書には常に紛失と漏洩のリスクがあります。仮に文書紛失や個人情報漏洩などの問題が起きると、顧客に多大な損失を与え、企業の信頼が失墜する事態にもつながりかねません。

3.文書の耐久性や復旧性に大きな不安がある

文書は紙で作られていますが、紙は必ず劣化します。とくに気温や湿度、紫外線は紙に大きなダメージを与えます。季節による寒暖差が激しい日本の環境は、紙媒体の文書にとっては過酷な環境だといえるでしょう。また、不特定多数の人が文書を扱うことにより、破損や紛失などが生じることもあります。

文書の破壊は情報の破壊そのものを意味します。近年、日本では大きな自然災害が多発していますが、仮に企業が被災するとすべての文書が失われてしまうかもしれません。紙媒体の文書は、なくなれば情報の復元は不可能です。このように、紙媒体の文書には耐久性や復旧性など、サステナビリティ(持続可能性)に大きな課題があります。

4.紙媒体の文書保管と管理にコストがかかる

紙媒体の文書保管と管理には、実は多大なコストがかかっています。まず、文書を作成するためには紙とインク、プリンタなどの備品が必要です。文書を保管するための部屋や倉庫、管理するための人員も欠かせません。これらのコストをトータルで考慮すると、企業にとって相当の負担になっていることもあります。

エクセルの文書管理における課題とは?

現在もエクセルで文書管理をしている企業は多いでしょう。エクセルでの文書管理は、管理台帳を作成して更新する方法が一般的です。台帳の項目としては業務分類、文書名・文書番号、作成部署・作成者・更新者、作成日・更新日・廃棄日などが挙げられます。しかしエクセルによる文書管理には下記3つの課題があります。

1.変更や更新の入力が手作業になってしまう

管理している文書には変更事項や更新事項が発生します。その変更や更新が1回で済むことは稀でしょう。エクセルの文書管理では自動更新がないため、台帳に更新日を手動で入力する必要があります。このような変更履歴が増えることで行や列が追加され、管理が大変になります。さらに、記入漏れや記入忘れが起こる可能性もあり、気を付けることでしか対策方法がないのは不安です。

2.台帳の数が増えるほど文書の検索が困難になる

エクセルでの文書管理では、文書が保存されているリンクを共有することで管理している場合が多いでしょう。しかしリンク切れを起こしてしまうと文書の検索が一気に困難になります。ファイル名の変更や保存場所の移動でリンクは簡単に解除されてしまうため、保存場所の更新やリンクの再設定を毎回行う必要があります。

リンクが解除されていると自力でその文書を発見することはほとんど不可能です。そのため担当者や管理者と直接やり取りをする手間が生じてしまいます。お互いの作業効率が悪化するうえ、情報の検索にかかる労力は大きくなってしまいます。

3.セキュリティ面が万全ではない

紙媒体よりはセキュリティレベルが高いですが、エクセルでの管理は万全ではありません。編集権限がある人では誰でも台帳を更新できてしまいます。さらに誤って入力したり削除したりした場合は修復が非常に大変です。アクセス制御が十分にできていないとエクセルを印刷・コピーされることで情報漏えいするリスクが高くなります。

文書管理システム導入のメリット6選

文書管理システムを導入することで、企業はさまざまなメリットを享受することができます。本章では、文書管理システムを導入するメリットについて、下記6つの観点から詳しく解説します。

1.検索機能で必要な情報がすぐ手に入る

文書管理システムには「検索機能」があり、GoogleでWebサイトを検索するときのように文書を検索できます。タイトルや見出し、内容などのキーワードによる検索はもちろん、文書ごとに設定したタグや全文検索・あいまい検索も可能です。つまり、企業が保有するあらゆる情報のなかから、必要なものがすぐ手に入るということです。

冒頭で触れたように、紙媒体の文書はとにかく検索に手間がかかります。企業活動にともなって企業が保有する情報量は増え続けます。文書管理システムを導入すれば、手作業で紙を1枚ずつめくっていく作業はもはや必要ありません。これまで費やしていた余分な手間と時間を、本当に必要な業務に費やせるので生産性も向上することでしょう。

2.ペーパーレス化によるコスト削減が可能

文書管理システムの導入によるペーパーレス化により、大幅なコスト削減につながることがあります。前述したように、紙媒体の文書管理には多額のコストがかかります。文書保管のための部屋や倉庫などの場所が必要なだけではなく、それらを管理するための人員も必要です。文書が多ければ多いほど、文書管理にかかるコストも増大します。

文書管理システムを導入すれば、文書はすべてコンピューター内部に保管されるため、紙やインク、保管場所などのコストが不要となります。保有している文書が多いほど、文書管理システムの費用対効果は高まるでしょう。また、企業の人員やスペースの削減により、コンパクトなオフィスへの移転も可能です。

こうした背景から、文書管理システムの導入により、意外と多くのコストを削減できたという事例は決して少なくありません。

3.バージョン管理で古版の参照を防げる

文書管理システムでは、すべての文書のバージョンを適切に管理できます。紙媒体の文書には、旧版と新版の混在により、最新の情報が必要なときに旧版の文書を参照してしまうという問題がありました。こうした「先祖返り」はトラブルにつながる可能性があるため、企業の業務効率を低下させてしまう恐れがあります。

文書管理システムには新しい順に文書を並べ替えたり、簡単に最新情報にアップデートしたりする機能があるので、常に新しい情報にアクセス可能です。旧版と新版を個別に管理する機能があるので、誤って上書きしてしまった場合もすぐ元に戻せます。誰がいつ、どのように文書の編集や更新を行ったかもわかるため、セキュリティ面でも安心です。

4.社内での情報共有と承認が容易になる

社内での情報共有と承認がスムーズに行えることも、文書管理システムのメリットです。文書をデジタル化することで、メールやクラウド上で情報を共有できるようになります。パソコンやタブレットなどのデジタル端末は、場所を問わず使えるため情報共有の効率が格段に向上するでしょう。

また、文書管理システムにはワークフロー機能を搭載したものもあります。必要な文書を電子化することで、法務チェックや意思決定などの迅速化も可能です。従来の文書管理の手法では、責任者との情報共有や申請、承認などに多くの工数がかかっていました。文書管理システムによる電子化で、業務効率と生産性の向上が見込めます。

5.セキュリティの強化でリスク低減が可能

文書管理システムを導入すると、文書のセキュリティを向上させることができます。前述したように、紙媒体の文書には常に紛失や漏洩のリスクがあり、管理する文書が増えるほどセキュリティ面での不安も多くなります。文書管理システムには、文書の安全性を担保するためのさまざまな機能が備わっていることが魅力です。

アクセス権限の設定やアクセスログなどが、セキュリティ向上のために役立つ主な機能です。たとえば、機密性の高い文書はハイレベルな役職しか閲覧できないようにしたり、ダウンロードや印刷を禁止したりすると、情報漏洩のリスクが低下します。文書管理システムはいわば金庫のように、そこに保管するだけで一定のセキュリティを確保してくれます。

さらに、内部統制においては法令遵守や資産保全などが求められますが、これも文書管理システムによるセキュリティ向上で実現可能です。

6.テレワーク時代の文書管理に対応できる

労働環境の見直しやテレワークの推進により、自宅で働く人が増えています。今後はますますテレワークが一般化していくので、文書をどう扱うかが大きな課題となるでしょう。従来の紙媒体の文書は会社でしか閲覧できず、テレワークでも文書確認のための出社が必要です。そのために余分な時間がかかり、労働効率と生産性が低下します。

すべてのデータをサーバー上で管理するクラウド版の文書管理システムを導入すると、社員が自宅のデバイスから文書を確認できます。インターネット環境さえあればアクセスできるので、出張先やクライアント先にいても必要な文書を閲覧可能です。新しい労働環境に対応するためにも、文書管理システムの導入は急務ともいえるでしょう。

文書管理システム導入のデメリット3選

さまざまな魅力がある一方で、文書管理システムには下記3つのデメリットもあります。しかし、どのデメリットも適切に対処すれば解決できるため、それほど心配する必要はありません。導入前に知っておきたい重要なポイントを本章で確認しておきましょう。

1.導入と運用のためのコストがかかる

文書管理システムの導入と運用には一定のコストがかかります。また、システムを利用する社員に対して、使い方やルールの遵守などを教育する工数とコストも必要です。しかし、いずれも業務の効率化のためを考えれば、決して大きなものではありません。

導入と運用のコストに関しては、クラウド版の文書管理システムを選択することで抑えられます。無料プランがある場合は、社内環境が文書管理システムに対応できるようになるまで無料プランを利用し、体制が整ってから有料版へ移行するというのもひとつの方法です。

また、社員教育のコストに関しては、文書管理システムを適切に運用するために欠かせません。むしろ、丁寧な教育を行うことで余分な作業工数が減り、生産性の向上につながるためトータルで考えれば有利です。

2.スキャニングや移行に時間がかかる

文書管理システムへ移行するためには、すべての文書をデジタル化する必要があります。多くの場合はスキャン機器を用いた「スキャニング」でこれを実現しますが、スキャニングには意外と多くの時間と手間がかかります。

たとえば、文書をスキャンする前にバインダーやクリップから取り外して、文書をスキャン可能な状態にしないといけません。文書のファイリング状況が適切に行われていない場合は、さらに多くの工数がかかってしまうでしょう。スキャン後のフォルダ作成や分類を行ったり、文書管理システムへの登録や権限設定などを行ったりする作業も必要です。

導入後の利便性を考えれば、多くの時間をかけてでも文書をデジタル化する意義は大きいです。また、文書管理ソリューションや各種代行サービスを利用すれば、文書のスキャニングや登録などの工程をアウトソーシング化できます。可能な限り効率的に文書管理システムへ移行したい場合は、こうしたサービスの利用も検討してみましょう。

3.適切に運用できなければ扱いづらい

せっかく文書管理システムを導入したとしても、社内で適切な運用体制を構築できなければ、かえって文書の管理・検索・共有がしづらくなることがあります。電子化する文書の選定とフォルダ分けのルールを策定しておけば、文書管理システムの導入後に社員がスムーズに馴染みやすくなるでしょう。

また、文書管理システムは実際に導入してから、課題点や改善点が見つかることも多いです。文書管理システムの効果を高めるためには、運用ルールの定期的な見直しも必要になります。社員が使いづらさを感じて文書管理システムから離れてしまわないように、運用体制をしっかり構築しておきましょう。

文書管理の「ライフサイクル」とは?

文書管理には「ライフサイクル」という概念があります。これは、文書が作成されてから破棄されるまでの、いわば文書の一生を示すものです。文書管理のライフサイクルを理解しておくと、文書管理システムをより効果的に運用できます。本章では、下記4つの段階からなる、文書管理のライフサイクルについて解説します。

1.文書の作成

「文書の作成」は、文書管理システムに文書が登録された段階を指します。ワードやエクセルで作成されたファイルはもちろん、紙面媒体をスキャンしてデジタル化した文書も含まれます。登録した文書をいかにわかりやすく分類するかが、このフェーズで最も重要です。

2.文書の共有と活用

「文書の共有と活用」は、文書管理システムに登録した文書を、社員と共有できるようにした段階です。セキュリティ性を担保するために、アクセス権限をどのように付与するかが重要になります。たとえば、特定の役職しか閲覧できないようにしたり、「参照のみ」「編集可能」など部門やチームに応じて権限を変えたりすると効果的です。

3.文書の破棄

「文書の破棄」は、不要になった文書が破棄された段階です。文書管理システムは文書を保管するためのものですが、不要なものは適切な方法とタイミングで破棄する必要があります。いくら自動化されているとはいえ、文書の量が多すぎると管理が大変になります。

文書管理システムに保管する情報の種類や鮮度を見極めて、不要なものを減らすことで運用効率が高まります。ただし、文書の破棄時は社内ルールを遵守して、意思を確認することが重要です。必要な書類を誤って削除したり、勝手に削除したりしないように、ここでもアクセス権限が重要となります。

4.文書の保管と保存

「文書の保管と保存」は、文書管理システムに登録された文書が、適切なフォルダで大切に保管されている状態です。文書管理システムにおいては、検索性を考慮して文書の番号やバージョンなども管理されています。保管されている文章は編集や追記によって、再び「文書の作成」のフェーズへ戻り、このライフサイクルが繰り返されていきます。

新時代の文書管理に文書管理システムは必須!

文書管理を導入することで、ただ文書の管理が容易になるだけではなく、企業がこれまでに抱えていたさまざまな問題が解決されます。社内の意思決定や決裁が円滑に行われるようになることや、セキュリティ性が向上することは、極めて大きなメリットだといえるでしょう。

ただし、文書管理システムには多種多様なものがあるので、自社に最適なものを選ぶことが大切です。導入目的や機能性を考慮して慎重に選定することで、文書管理システムのメリットを最大限に享受できます。今回紹介した文書管理システムは、いずれも業界内で提供があるものばかりなので、この機会にぜひ文書管理システムの導入を検討してみてください。

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