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【2024年・比較表】文書管理システム27選!用途別おすすめ製品を紹介

この記事で解説すること

近年では、テレワークやリモートワークが一般化しつつあり、自宅で働く人が増えています。こうした背景から、なおさら紙媒体の文書保管に課題を感じやすくなっているのではないでしょうか。企業が文書管理システムを導入することで、こうした課題をすべて解決することができます。本記事では、文書管理システムの概要や必要性、具体的な選び方について詳しく解説します。デジタル化のプロである「デジタル化の窓口」が厳選した、おすすめの文書管理システムも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

「文書管理システム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • アクセス制限
    • 文書編集
    • ログイン連携
    • ページ閲覧者表示
    • 属性登録
    • 外部連携
    • モバイル利用
    • ドラッグ&ドロップ登録
    • ワークフロー管理
    • CSVファイル出力
    • 自動アーカイブ
    • ライフサイクル管理
    • いいね・コメント機能
    • OCR登録
    • あいまい検索
    • 変更履歴記録
    • 属性検索
    • レポート機能
    • ISO文書管理
    • 動画共有
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
DenHo(デンホー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料トライアル 要相談
スターター 9,980円/月額
備考
同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
ビジネス 49,800円/月額
備考
同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
制限なし
OPTIM Contractの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
3ヵ月
スマートOCRの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ヶ月トライアルプラン 30,000円/月額
スモールプラン(クラウド版) 36万円/年(月額3万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数1.2万枚前後
スタンダードプラン(クラウド版) 96万円/年(月額8万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数6万枚前後
エンタープライズプラン(クラウド版) 240万円/年(月額20万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数26万枚前後
オンプレミスプラン(オンプレミス版) お客様に最適な プランをご提案いたします
備考
初期費用は不要!
1年
SmartReadの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
利用期間の最低制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円~
備考
プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。
利用料金 30,000円~/10ユーザー/月額
備考
プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとにご用意しています。
ユーザー、ストレージ、AI OCR画像数の課金制です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 無料
無料トライアル 月額無料
備考
年間アップロード上限:120(月間上限:10)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:6ヶ月
スターターS1 月額 9,980円(税抜)
備考
年間アップロード上限:1,200(月間上限:100)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS2 月額 19,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:6,000(月間上限:500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS3 月額 29,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:12,000(月間上限:1,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
ビジネスB1 月額 34,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:18,000(月間上限:1,500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB2 月額 39,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:24,000(月間上限:2,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB3 月額 49,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:36,000(月間上限:3,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料プラン 0円
備考
5名まで無料で利用でき、200件までアップロード可能です。
スタータープラン 月額9,800円~
備考
アップロード可能件数は500件で、10名まで利用できます。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
12か月~
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 300,000円~
備考
パブリックSaaSの初期費用です。プライベートSaaS初期費用は1700,000円~です。
プラン1 20,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス10アカウント」です。
プラン2 60,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス50アカウント」です。
プラン3 100,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス100アカウント」です。
基盤サービス(最小構成) 240,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
基盤サービス(標準構成) 300,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
文書管理サービス(SaaS) 120,000円/月額
備考
ディスク容量は10GBです。
文書管理パッケージ ライセンス 1,800,000円~
備考
100ID~の料金です。
6ヶ月
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
スタンダードプランは300,000円、
MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。
スタータープラン 20,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。
スタンダードプラン 70,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。
プレミアムプラン 要相談
備考
MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。
MyQuickオンプレミス 150,000円~/月額
備考
MyQuickオンプレミス版です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
初回時に行う、契約書手動補正件数により異なります。
ライセンス費用 要相談
備考
契約書の年間アップロード件数によって異なります。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
ライトプラン 132,000円(税込)/年額
備考
容量は5GBで、ユーザー数は無制限です。
スタンダードプラン 264,000円(税込)/年額
備考
容量は20GBで、ユーザー数は無制限です。
プレミアムプラン 528,000円(税込)/年額
備考
容量は50GBで、ユーザー数は無制限です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 70,000円
保守料金 800円/月額
備考
リコー複合機1台ごとの契約となります。
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Team 500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は10GB×契約ユーザー数。
Business 1,500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は200GB×契約ユーザー数。
Enterprise 4,000円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は無制限。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要お問い合せ
備考
詳細は別途お問い合わせください。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用・サポート費用 0円
プラン 8 4,800円/月額
プラン 15 9,000円/月額
プラン25 15,000円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
Project 開発キット50,160 円(税込)/年間 本番運用110,000円(税込)
Unlimited 1,650,000 円(税込)/1開発者
備考
次年度以降は330,000 円(税込)/1開発者の値段になります。
Corporate 3,300,000円(税込)/5台・年間~
備考
ユーザ企業(企業グループを含む)による「全社 Wagby 化」を実現可能です。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス (初年度保守付) 684,750円(税込)
ASTRUX文書管理システム 保守費用 (1年間) 136,950円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 1サーバーライセンス (初年度保守付) 258,500円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 保守費用 (1年間) 275,000円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要お問い合わせ
備考
Businessプラン
Businessプラン 要お問い合わせ
Business Plusプラン 要お問い合わせ
Enterpriseプラン 要お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /

価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!

目次

文書管理システムとは

文書管理とは

文書管理とは、社内の書類やファイルの追加・変更履歴を管理したり、作成者や更新者を管理したりする業務のことです。ただ文書を保管するだけではなく、適切な場所に保管し必要なときにいつでも取り出せる状態に保つ必要があります。社内文書は契約書や電子帳簿、報告書、マニュアルなど多岐にわたり、文書ごとに定められた保管場所や保管期間を管理することも重要な作業です。

文書管理システムとは

「文書管理システム」とは、紙媒体の文書を電子化して、デジタル媒体で文書を管理するためのコンピューターシステムです。文書管理システムを導入することにより、紙媒体で保管・管理している大量の文書を、すべてコンピューター内部に移すことができます。さらに、社内全体で文書の共有や情報の取り出しができる、文書ごとにセキュリティレベルによるアクセス権限を設定できるといった利点もあります。書類契約の期限が近づくと通知を出して手続きの漏れを防いだり、病院で文書と電子カルテを連携させたりするなどの活用事例があります。

文書管理システムとファイルサーバーの違い

文書管理システムとよく似たコンピューターシステムに、「ファイルサーバー」というものがあります。文書の電子化や保管という点で両者はよく似通っていますが、ファイルサーバーは「サーバー」という名称のとおり、文書の「共有」に特化したシステムです。一方で文書管理システムは、文書の保管と共有はもちろん、文書ごとにさまざまな保管方法を設定できることが特徴です。たとえば保管や廃棄のルール策定や、文書のバージョン管理も行えるなど、文書のデジタル化と活用・廃棄までの「ライフサイクル」を管理できるシステムということです。

文書管理システムの必要性

近年、急速な勢いで企業の電子化・ペーパーレス化が進んでいます。企業が取り扱う情報量が増し続けるなかで、効率化とリスク回避を実現するための最適な方法が、文書管理システムの導入です。自社に合う文書管理システムを選ぶことで、セキュリティ面でもコスト面でも大きなアドバンテージとなるでしょう。さらに2021年度の電子帳簿法保存法の改正により、電子取引情報の電子データ保存が義務付けされました。経理事務のデジタル化とあわせて、企業の文書管理も電子化する企業は増えています。

紙媒体の文書管理における課題とは?

近年、多くの企業が文書管理システムを導入するようになりました。しかし、そもそもなぜ文書管理システムがこれほど注目を集めるようになったのでしょうか。従来の紙媒体の文書管理には、下記4つの大きな課題があったからです。

  1. 文書を探すことにより作業効率が低下する
  2. 文書紛失や個人情報漏洩などリスクがある
  3. 文書の耐久性や復旧性に大きな不安がある
  4. 紙媒体の文書保管と管理にコストがかかる

1.文書を探すことにより作業効率が低下する

紙媒体の文書は、とにかく「探す」ことに時間と手間がかかります。必要な文書をすぐ取り出せれば、その時間をほかの重要な業務に費やすことが可能になり、生産性を向上させることができます。さらに目当ての文書を探し出すことができても、その文書から必要な項目を検索するのも手間がかかります。どこに何が書かれているか判断しづらい、文書の属人化により誰でも探せる状態ではないなど、文書の規模が大きくなるほど必要な情報の検索にかかる労力は大きくなります。

2.文書紛失や個人情報漏洩などリスクがある

企業が管理する文書には、顧客の個人情報や機密情報など極めて重要な情報があり、高いレベルのセキュリティが要求されます。仮に文書紛失や個人情報漏洩などの問題が起きると、顧客に多大な損失を与え、企業の信頼が失墜する事態にもつながりかねません。紙媒体の文書管理において、どの場所にどんな情報があるかわからない状態では常に文書紛失と情報漏洩のリスクがあるといえます。

3.文書の耐久性や復旧性に大きな不安がある

紙ベースの文書は気温や湿度、紫外線のダメージにより劣化していきます。また、不特定多数の人が文書を扱うことにより、破損や紛失などが生じることもあります。紙媒体の文書は失われれば情報の復元は不可能なため、自然災害などにより全ての文書が失われてしまうというリスクがあります。このように紙媒体の文書には耐久性や復旧性など、サステナビリティ(持続可能性)に大きな課題があります。

4.紙媒体の文書保管と管理にコストがかかる

文書を作成するための紙やインク・プリンタなどの備品に加えて、文書を保管するための部屋や倉庫、それらを管理するための人員の確保など、紙媒体の文書保管と管理には実は多大なコストがかかっています。これら文書管理のコストをトータルで考慮すると、企業にとって相当の負担になっていることもあります。

エクセルの文書管理における課題とは?

現在もエクセルで文書管理をしている企業は多いでしょう。エクセルでの文書管理は、管理台帳を作成して更新する方法が一般的です。台帳の項目としては業務分類、文書名・文書番号、作成部署・作成者・更新者、作成日・更新日・廃棄日などが挙げられます。しかしエクセルによる文書管理には下記3つの課題があります。

  1. 変更や更新の入力が手作業になってしまう
  2. 台帳の数が増えるほど文書の検索が困難になる
  3. セキュリティ対策が万全ではない

1.変更や更新の入力が手作業になってしまう

管理している文書には変更事項や更新事項が発生します。その変更や更新が1回で済むことは稀でしょう。エクセルの文書管理では自動更新がないため、台帳に更新日を手動で入力する必要があります。このような変更履歴が増えることで行や列が追加され、管理が大変になります。さらに、記入漏れや記入忘れが起こる可能性もあり、気を付けることでしか対策方法がないのは不安です。

2.台帳の数が増えるほど文書の検索が困難になる

エクセルでの文書管理では、文書が保存されているリンクを共有するという方法がよく用いられますが、リンク切れを起こしてしまうと文書の検索が一気に困難になります。ファイル名の変更や保存場所の移動でリンクは簡単に解除されてしまうため、保存場所の更新やリンクの再設定を毎回行う必要があります。自力でその文書を発見することはほとんど不可能であるため、担当者や管理者と直接やり取りをする手間が生じてしまいます。お互いの作業効率が悪化するうえ、情報の検索にかかる労力は大きくなります。

3.セキュリティ対策が万全ではない

紙媒体よりはセキュリティレベルが高いですが、エクセルでの管理は万全ではありません。編集権限がある人では誰でも台帳を更新できてしまいます。さらに誤って入力したり削除したりした場合は修復が非常に大変です。アクセス制御が十分にできていないとエクセルを印刷・コピーされることで情報漏えいするリスクが高くなります。

文書管理システム導入のメリット6選

文書管理システムを導入することで、企業はさまざまなメリットを享受することができます。本章では、文書管理システムを導入するメリットについて、下記6つの観点から詳しく解説します。

  1. 検索機能で必要な情報がすぐ手に入る
  2. ペーパーレス化によるコスト削減が可能
  3. バージョン管理で古版の参照を防げる
  4. 社内での情報共有と承認が容易になる
  5. セキュリティリスクの強化でリスク低減が可能
  6. テレワーク時代の文書管理に対応できる

1.検索機能で必要な情報がすぐ手に入る

文書管理システムには「検索機能」があり、GoogleでWebサイトを検索するときのように文書を検索できます。タイトルや見出し、内容などのキーワードによる検索はもちろん、文書ごとに設定したタグや全文検索・あいまい検索も可能です。つまり、企業が保有するあらゆる情報のなかから、必要なものがすぐ手に入るということです。企業活動にともない、企業が保有する情報量とその管理の手間は増え続けます。書類管理システムを活用すれば、これまで費やしていた余分な手間と時間を削減し、生産性の向上を図ることができます。

2.ペーパーレス化によるコスト削減が可能

文書保管のためには部屋や倉庫などの保管場所が必要なだけではなく、それらを管理するための人員も必要です。文書が多ければ多いほど、文書管理にかかるコストも増大します。文書管理システムを導入すれば、文書はすべてコンピューター内部に保管されるため、紙やインク、保管場所などのコストが不要となります。保有している文書が多いほど、文書管理システムの費用対効果は高まるでしょう。また企業の人員やスペースの削減による、コンパクトなオフィスへの移転といったコスト削減も期待できます。

コスト削減については「コスト削減の方法は?進め方や取り組むときのポイント」もご覧ください。
コスト削減の方法は?進め方や取り組むときのポイント

3.バージョン管理で古版の参照を防げる

紙媒体の文書では旧版と新版の混在により、最新の情報が必要なときに旧版の文書を参照してしまうという問題がありました。こうした「先祖返り」はトラブルにつながる可能性があるため、企業の業務効率を低下させてしまう恐れがあります。文書管理システムには新しい順に文書を並べ替えたり、簡単に最新情報にアップデートしたりする機能があるため、常に新しい情報にアクセス可能です。旧版と新版を個別に管理する機能があるので、誤って上書きしてしまった場合もすぐ元に戻せます。誰がいつ、どのように文書の編集や更新を行ったかもわかるため、セキュリティ面でも安心です。

4.社内での情報共有と承認が容易になる

文書をデジタル化することで、メールやクラウド上で情報を共有できるようになります。パソコンやタブレットなどのデジタル端末は、場所を問わず使えるため情報共有の効率が格段に向上するでしょう。また、文書管理システムにはワークフロー機能を搭載したものもあります。必要な文書を電子化することで法務チェックや意思決定などの迅速化も可能になるなど、業務効率と生産性の向上が見込めます。

5.セキュリティの強化でリスク低減が可能

紙媒体の文書には常に紛失や漏洩のリスクがあり、管理する文書が増えるほどセキュリティ面での不安も多くなります。文書管理システムには、アクセス権限の設定やアクセスログなどセキュリティ向上のために役立つ機能が搭載されています。たとえば機密性の高い文書は閲覧の権限を設定したり、ダウンロードや印刷を禁止したりすると、情報漏洩のリスクを抑えることができます。さらに内部統制においては法令遵守や資産保全などが求められますが、これも文書管理システムによるセキュリティ向上により実現することができます。

6.テレワーク時代の文書管理に対応できる

従来の紙媒体の文書では会社でしか情報を閲覧できず、テレワークでも文書確認のための出社が必要でした。クラウド版の文書管理システムを導入すれば、社員が自宅のデバイスからすべてのデータを確認できるようになります。インターネット環境さえあればアクセスできるので、出張先やクライアント先にいても必要な文書を閲覧可能です。リモートワークなど新しい労働環境に対応するためにも、文書管理システムの導入は急務ともいえるでしょう。

文書管理システム導入のデメリット3選

さまざまな魅力がある一方で、文書管理システムには下記3つのデメリットもあります。しかし、どのデメリットも適切に対処すれば解決できるため、それほど心配する必要はありません。導入前に知っておきたい重要なポイントを本章で確認しておきましょう。

  1. 導入と運用のためのコストがかかる
  2. スキャニングや移行に時間がかかる
  3. 適切に運用できなければ扱いづらい

1.導入と運用のためのコストがかかる

文書管理システムの導入と運用には一定のコストがかかります。また、システムを利用する社員に対して、使い方やルールの遵守などを教育する工数とコストも必要です。導入と運用のコストに関しては、クラウド版の文書管理システムを選択することで抑えられます。無料プランがある場合は、システムに対応できるようになるまで無料プランを利用し、体制が整ってから有料版へ移行するというのもひとつの方法です。また社員教育のコストに関しては、丁寧な教育を行うことで余分な作業工数の削減や生産性の向上のために不可欠なコストであるといえます。

また、次章でトライアル無料のおすすめ製品を紹介します。

2.スキャニングや移行に時間がかかる

文書管理システムへ移行するためには、すべての文書をデジタル化する必要があります。多くの場合はスキャン機器を用いた「スキャニング」でこれを実現しますが、文書をスキャンしフォルダ作成や分類を行う、文書管理システムへの登録や権限を設定するといった作業が必要になります。

しかし導入後の利便性を考えれば、多くの時間をかけてでも文書をデジタル化する意義は大きいといえます。企業活動により管理する情報は増え続けるため、できるだけ早く導入することで管理業務を効率化することができます。また文書管理ソリューションや各種代行サービスを利用すれば、文書のスキャニングや登録などの工程をアウトソーシング化できます。可能な限り効率的に文書管理システムへ移行したい場合は、こうしたサービスの利用も検討してみましょう。

3.適切に運用できなければ扱いづらい

せっかく文書管理システムを導入したとしても、社内で適切な運用体制を構築できなければ、かえって文書の管理・検索・共有がしづらくなることがあります。電子化する文書の選定とフォルダ分けのルールを策定しておけば、文書管理システムの導入後に社員がスムーズに馴染みやすくなるでしょう。また、文書管理システムは実際に導入してから、課題点や改善点が見つかることも多いです。文書管理システムの効果を高めるためには、運用ルールの定期的な見直しも必要になるため、運用体制をしっかり構築しておきましょう。

トライアル無料のおすすめ製品4選

無料トライアルがある文書管理システムの中で特におすすめの製品を5つ紹介します。

  • SmartRead
  • OPTIM Contract
  • スマートOCR
  • DenHo(デンホー)

【さらに多くの無料の文書管理システム製品を比較した記事はこちら】

  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社Cogent LabsのSmartReadは、独自開発のAIを活用することで認識率99.22%を誇るAI-OCRサービスです。コージェントラボが独自に開発した人工知能(AI)により、注文書や契約書、アンケート、預金通帳など多様なタイプのドキュメントを素早く正確に読み取り、情報を抽出。サードパーティツールを通して業務システム等に連携することで、データの利活用を促進します。SmartReadは事前学習済みのAIを活用することで、お客様による事前設定工数を大幅に削減できるだめ、作業時間やコストの削減に貢献します。

    製品のおすすめポイント

    1 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減

    独自開発のAIエンジンを活用し、ドキュメントの種類を自動で判別・仕分けした上で、あらゆる活字や手書き文字を高精度で読み取り可能。従来人手をかけていたデータ入力作業をSmartReadに置き換えることでその時間やコストを削減し、人にしかできない業務にリソースを投下できるため、生産性の向上を実現します。

    2 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ

    新しいツールのスムーズな導入を実現するためには、使いやすさが不可欠です。実際に利用する現場従業員への教育も不要なSmartReadのUI/UXは多くのお客様に評価されており、一部署だけでなく全社的な業務効率向上に貢献できます。

    3 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

    ドキュメントの「データ化」は決してゴールではなく、そのデータをいかに活用できるかが重要です。SmartReadはAPIをはじめとする連携機能が充実しているため、RPAやデータ連携ツールを通して既存システムとスムーズに連携し、企業のデータ活用やDXを推進します。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 文書管理システム 外部連携 ワークフロー管理 文書編集 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 取消線対応 英語対応 英語以外の言語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 API連携 Excel変換 Word変換 RPA連携 ベリファイ機能
  • 文書管理システム AI OCR 契約書管理システム

    株式会社オプティムのOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。

    製品のおすすめポイント

    1 AIが自動で、契約書の管理台帳を作成

    OPTiM Contractは、契約書管理業務を劇的に効率化できるサービスです。
    契約書の管理台帳をAIが自動作成してくれるので、手間のかかる入力業務をなくすことができます。契約終了や自動更新の時期を自動通知する機能があり、契約管理のミスも削減可能です。OPTiM Contractを導入すれば、契約管理業務の効率化だけでなく、ミスの削減にもつながります。

    2 スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化

    サービスの使いやすさもOPTiM Contractの大きな魅力といえます。
    既存の契約書をOCR処理でテキストデータ化できるので、紙と電子の契約書が混在していても一元管理が可能です。スキャンデータの契約書に使われている単語でも検索でき、契約書の検索や確認にかかる時間の削減にも大きな効果を発揮します。

    3 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能

    OPTiM Contractは、国内に利用企業の多い電子契約サービスとの連携機能も充実しています。連携済みのサービスで締結した契約書は、OPTiM Contractに簡単にアップロードが可能です。「Adobe Sign」や「クラウドサイン」、「GMOサイン」、「WAN-sign」、「Docusign」に対応しています。すでに電子契約サービスを利用している場合は、連携によりさらなる業務効率化につながります。

    4 セキュリティ対策も万全

    電子取引保存の法的要件認証であるJIIMA認証を取得しています。契約書PDFの手動アップロードも可能なので、紙契約と電子契約の両方を、改正電子帳簿保存法の電子取引の保存要件を満たした上で一元管理ができます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 属性検索 外部連携 OCR登録 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 他サービス連携 英語対応 手書きの読み取り可 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 リスク検出 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 英語対応 非定型帳票対応 手書き文字対応 画像読み取り 準定型帳票対応 タイムスタンプ API連携 データベース連携
  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社インフォディオのスマートOCRは、紙の文書や帳票をスキャン・撮影された画像データからテキストデータを抽出するクラウド型業務効率化支援ソリューションです。AIによるディープラーニングを活用し、手書き文字や非定型帳票などにも対応した高精度の読取を実現します。使用の際、毎回アップロードを行う必要はなく、フォルダ指定を行うだけで自動アップロードからOCR変換、そしてCSV出力までできる使い勝手の良さも魅力です。

    製品のおすすめポイント

    1 基本の特長となる高精度な文字認識と全自動変換

    AIのディープラーニングによる⾃動⽂字列認識機能で、ノイズのある画像でも⽂字列だけを探し出して、テキストに変換することが可能です。また、プロジェクションマッピング技術を用いた歪み・たわみ補正機能により写真で撮影した歪んだ書類、台形の書類も整形することができるので、様々なケースでも精度高く読み取れます。

    2 各書類への対応力が高い、頼れるデータ抽出エンジン

    高度なデータ抽出力により、請求書、決算書、勤務管理表、健康保険証、領収書、通帳、源泉徴収票など、書式の形式にかかわらず帳票画像のデータ化が可能です。また、フォーマットの異なる請求書から、共通のデータ抽出テンプレートを作成し「請求日」「会社名」「請求金額」「振込口座」 等の項目を自動的にデータ抽出もできます。

    3 操作画面もユーザー管理も分かりやすく、セキュリティも安心の設計

    文字の確認がしやすい操作画面を使用できます。ステータスが未確認・ダウンロード済などタグで色分けされたり、対応する文字色のついたラインがひかれるため一目で確認可能。ユーザー管理も、グループ内で情報の共有・分担作業ができるので効率的です。セキュリティ面も2段階認証、IPアドレス制限など厳重なので安心。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 名刺スキャン 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 取消線対応 英語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 スマホでスキャン可 API連携 RPA連携 ベリファイ機能 データベース連携
  • 文書管理システム AI OCR 電子帳票システム

    株式会社インフォディオのDenHo(デンホー)は、オフィスの紙帳票・PDFをいつでもどこでも検索・閲覧可能に、電子帳簿保存はこれ1つで簡単対応できる電子帳簿保存クラウドサービスです。DenHo(デンホー)はAI-OCR・タイムスタンプも標準搭載だから、追加料金は不要。これひとつで電子帳簿保存法対応することができます。また、非常にシンプルな機能であることから誰でもすぐに使いこなすことができます。初期設定もほとんど不要なため、すぐに使い始めることができます。電子帳簿保存で業務効率化を図りたい企業はもちろん、電子帳簿保存の準備にまだ手をつけられていない企業や、電子帳簿保存の準備に人的リソースを割けそうにない企業への迅速な電子帳簿保存導入をDenHo(デンホー)は強力に支援いたします。

    製品のおすすめポイント

    1 ラクラク電子保存、 AIが自動で分類・データ化

    FAX、メール、スキャナーなどから帳票の読込み・文字の読み取り・データ化・帳票の分類化までをAI-OCRが自動で行います。もうデータを手打ち入力する必要はありません。

    2 全ての保存帳票の文字列を検索可能(全文検索)

    画像からもAI-OCRで項目をデータ化しているため紙帳票・電子帳票問わず、すべての帳票から全文検索することが可能です。また付与したタグの検索や、日付や金額の範囲検索にも対応しています。

    3 どこからでも確認・検索OKでテレワークを促進

    紙帳票と電子帳票を問わずどんな場所でも検索・閲覧可能なため、紙による制約がなくなり在宅勤務を促進します。

    4 手書き文字の帳票もデータ化

    Denho(デンホー)に搭載されているAI-OCRエンジンは手書き文字の読み取りも可能です。手書きの領収証や注文書をアップロードするだけで帳票内にある画像の文字がテキストデータへ変換されます。
    今の手書きでの運用はそのままでも問題なく、取引先に負担を強いることもありません。 電子帳簿保存以外にも、ホワイトボードの写真を議事録として保存する等、使い方のアイデアは広がります。

    5 大手企業で実績のある安心の技術

    DenHoは実績の豊富な当社製品「スマートOCR」の超高精度・高速なAI-OCRエンジンを搭載しています。セキュリティやシステム可用性においては「スマートOCR」と同じ基準で運用されています。

    「スマートOCR」は国税庁や、国勢調査、みずほ銀行、JTBなど、官公庁や大手企業でも採用されております。 また、社内でも複数の部門間で共有してガバナンスを高めることができます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 電子帳票システム 電子帳簿保存法対応 インボイス制度対応 タイムスタンプ AI OCR機能 名刺スキャン 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 スマホでスキャン可 タイムスタンプ PDF編集 API連携 Excel変換 Word変換 RPA連携

文書管理システムを選ぶポイント5選

文書管理システムを導入する際は、自社に適切な製品を選ぶことが重要です。不適切な文書管理システムを導入すると、せっかく費やしたコストが無駄になってしまうこともあります。本章では、適切な文書管理システムを選ぶために重要な、下記5つのポイントを解説します。

  1. 導入目的を明確化する
  2. 必要な機能が搭載されているか
  3. セキュリティ対策が万全であるか
  4. オンプレミス版かクラウド版か
  5. マルチデバイスに対応しているか

1.導入目的を明確化する

文書管理システムを導入する目的を明確化するために、どの文書をどのような目的で管理したいのか社内で整理しておくことが重要です。社内で保有する文書にはさまざまなものがあり、一般的な社内文書のほかに、極めて重要でく今後も繰り返し参照される契約書や稟議書などが含まれます。一方で単なるメモ書きや重要ではない文書は、文書管理システムに含める必要性は低いといえます。

文書管理システムの対象とする文書の種類が決まったら、現状の文書管理体制における問題点を洗い出します。部門やチームによって課題が異なるため、取りまとめて検討しましょう。たとえば、下記のような課題は多くの企業で見られます。

  • 紙媒体の文書の電子化が進まない
  • 文書の検索や共有に時間がかかる
  • 文書に関する業務を効率化したい
  • 契約書や稟議書の承認効率が悪い
  • 文書のセキュリティに不安がある

「上記の問題点を解決したい」というのが、文書管理システム導入の明確な目的となります。ただし、すべての課題を解決してくれる製品を導入しようとすると、相当のコストがかかるでしょう。課題に優先順位をつけて、上位の課題を解決できる製品を選べば、自社に適した文書管理システムを選びやすくなります。

2.必要な機能が搭載されているか

先ほど洗い出した「優先的な課題」を解決するために、どのような機能が必要かを検討してみましょう。たとえば、必要な文書を探し出す時間と手間が課題となっているのであれば、検索機能に特化した文書管理システムを選ぶのがおすすめです。あいまい検索が利用できれば、キーワードと完全に一致していなくても文書を検索できるので便利です。

またワークフロー機能を搭載した文書管理システムを選べば、契約書や稟議書など承認が必要な文書を管理しやすくなります。システム上で文書の確認と承認が行えるだけではなく、後述するクラウド版であれば出先でも決裁ができるため業務効率が大幅に改善するでしょう。

さらに法令や制度などに適切に対応しているかどうかも、文書管理システムの大切な機能のひとつです。たとえば契約書や請求書など経理に関連する証憑書類は、最低7年間の保管が法人税法に定められています。2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、メール添付などで受け取った電子データの証憑については電子保存が義務付けられました。文書管理システムが自動的に管理してくれれば、書類の保管期限や管理に頭を悩ませる必要はありません。

3.セキュリティ対策が万全であるか

ほとんどのケースにおいて、文書管理システムで社内の機密文書を管理するため、セキュリティ対策の品質は極めて重要な要素です。主に文書管理システムで重視すべきセキュリティに関する機能は以下の通りです。

  • アクセス権限の細かな設定
  • 文書のバックアップ機能
  • アクセスログの管理

とくにクラウド版の文書管理システムでは、社外で文書へのアクセスが可能となるため、外部流出や内部からの不正アクセスなどのリスクが高まります。役職・部署・文書単位でアクセス権限を設定したり、アクセス履歴を取得したりできる文書管理システムは、セキュリティ性が高いといえるでしょう。

また不具合で文書が喪失してしまってもすぐに復元できる、文書の自動バックアップ機能も重要になります。アクセスログ機能によるセキュリティ対策も非常に重要なので、導入前に必ず確認しておきましょう。

4.オンプレミス版かクラウド版か

文書管理システムには、大きく分けて2つの販売形態があります。自社サーバー上で運用する「オンプレミス版」と、文書管理システムの提供企業のサーバーで運用する「クラウド版」です。どちらにもメリットとデメリットがあります。

オンプレミス版の文書管理システムは、自社サーバー内で完結するためセキュリティ性を担保できることがメリットです。しかし、自社サーバーの構築や運用に多額の費用がかかることがデメリットとなります。

クラウド版の文書管理システムは、導入と運用の費用が安いことや、社外からのアクセスやバージョンアップが容易なことが大きなメリットです。一方で、外部サーバーを経由することや情報流出の可能性など、セキュリティ面での不安はデメリットとなるでしょう。コストと利便性を考えると、基本的にはクラウド版の文書管理システムがおすすめです。

5.マルチデバイスに対応しているか

クラウド版の文書管理システムを導入する場合は、マルチデバイスに対応しているかどうかも確認しましょう。スマートフォンやタブレットなど、モバイル端末から閲覧・編集・承認ができる文書管理システムを選べば、業務効率をより高めることができます。実際に文書管理システムを利用する社員の意見も反映して、使いやすいものを選ぶことも大切です。

「文書管理システム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • アクセス制限
    • 文書編集
    • ログイン連携
    • ページ閲覧者表示
    • 属性登録
    • 外部連携
    • モバイル利用
    • ドラッグ&ドロップ登録
    • ワークフロー管理
    • CSVファイル出力
    • 自動アーカイブ
    • ライフサイクル管理
    • いいね・コメント機能
    • OCR登録
    • あいまい検索
    • 変更履歴記録
    • 属性検索
    • レポート機能
    • ISO文書管理
    • 動画共有
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
DenHo(デンホー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料トライアル 要相談
スターター 9,980円/月額
備考
同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
ビジネス 49,800円/月額
備考
同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
制限なし
OPTIM Contractの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
3ヵ月
スマートOCRの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ヶ月トライアルプラン 30,000円/月額
スモールプラン(クラウド版) 36万円/年(月額3万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数1.2万枚前後
スタンダードプラン(クラウド版) 96万円/年(月額8万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数6万枚前後
エンタープライズプラン(クラウド版) 240万円/年(月額20万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数26万枚前後
オンプレミスプラン(オンプレミス版) お客様に最適な プランをご提案いたします
備考
初期費用は不要!
1年
SmartReadの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
利用期間の最低制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円~
備考
プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。
利用料金 30,000円~/10ユーザー/月額
備考
プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとにご用意しています。
ユーザー、ストレージ、AI OCR画像数の課金制です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 無料
無料トライアル 月額無料
備考
年間アップロード上限:120(月間上限:10)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:6ヶ月
スターターS1 月額 9,980円(税抜)
備考
年間アップロード上限:1,200(月間上限:100)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS2 月額 19,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:6,000(月間上限:500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS3 月額 29,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:12,000(月間上限:1,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
ビジネスB1 月額 34,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:18,000(月間上限:1,500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB2 月額 39,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:24,000(月間上限:2,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB3 月額 49,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:36,000(月間上限:3,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料プラン 0円
備考
5名まで無料で利用でき、200件までアップロード可能です。
スタータープラン 月額9,800円~
備考
アップロード可能件数は500件で、10名まで利用できます。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
12か月~
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 300,000円~
備考
パブリックSaaSの初期費用です。プライベートSaaS初期費用は1700,000円~です。
プラン1 20,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス10アカウント」です。
プラン2 60,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス50アカウント」です。
プラン3 100,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス100アカウント」です。
基盤サービス(最小構成) 240,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
基盤サービス(標準構成) 300,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
文書管理サービス(SaaS) 120,000円/月額
備考
ディスク容量は10GBです。
文書管理パッケージ ライセンス 1,800,000円~
備考
100ID~の料金です。
6ヶ月
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
スタンダードプランは300,000円、
MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。
スタータープラン 20,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。
スタンダードプラン 70,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。
プレミアムプラン 要相談
備考
MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。
MyQuickオンプレミス 150,000円~/月額
備考
MyQuickオンプレミス版です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
初回時に行う、契約書手動補正件数により異なります。
ライセンス費用 要相談
備考
契約書の年間アップロード件数によって異なります。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
ライトプラン 132,000円(税込)/年額
備考
容量は5GBで、ユーザー数は無制限です。
スタンダードプラン 264,000円(税込)/年額
備考
容量は20GBで、ユーザー数は無制限です。
プレミアムプラン 528,000円(税込)/年額
備考
容量は50GBで、ユーザー数は無制限です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 70,000円
保守料金 800円/月額
備考
リコー複合機1台ごとの契約となります。
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Team 500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は10GB×契約ユーザー数。
Business 1,500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は200GB×契約ユーザー数。
Enterprise 4,000円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は無制限。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要お問い合せ
備考
詳細は別途お問い合わせください。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用・サポート費用 0円
プラン 8 4,800円/月額
プラン 15 9,000円/月額
プラン25 15,000円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
Project 開発キット50,160 円(税込)/年間 本番運用110,000円(税込)
Unlimited 1,650,000 円(税込)/1開発者
備考
次年度以降は330,000 円(税込)/1開発者の値段になります。
Corporate 3,300,000円(税込)/5台・年間~
備考
ユーザ企業(企業グループを含む)による「全社 Wagby 化」を実現可能です。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス (初年度保守付) 684,750円(税込)
ASTRUX文書管理システム 保守費用 (1年間) 136,950円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 1サーバーライセンス (初年度保守付) 258,500円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 保守費用 (1年間) 275,000円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要お問い合わせ
備考
Businessプラン
Businessプラン 要お問い合わせ
Business Plusプラン 要お問い合わせ
Enterpriseプラン 要お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /

価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!

社内文書の保管・活用に強い製品16選

  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社インフォディオのスマートOCRは、紙の文書や帳票をスキャン・撮影された画像データからテキストデータを抽出するクラウド型業務効率化支援ソリューションです。AIによるディープラーニングを活用し、手書き文字や非定型帳票などにも対応した高精度の読取を実現します。使用の際、毎回アップロードを行う必要はなく、フォルダ指定を行うだけで自動アップロードからOCR変換、そしてCSV出力までできる使い勝手の良さも魅力です。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 3ヵ月
  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社Cogent LabsのSmartReadは、独自開発のAIを活用することで認識率99.22%を誇るAI-OCRサービスです。コージェントラボが独自に開発した人工知能(AI)により、注文書や契約書、アンケート、預金通帳など多様なタイプのドキュメントを素早く正確に読み取り、情報を抽出。サードパーティツールを通して業務システム等に連携することで、データの利活用を促進します。SmartReadは事前学習済みのAIを活用することで、お客様による事前設定工数を大幅に削減できるだめ、作業時間やコストの削減に貢献します。

    サポート メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 1年
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    住友電工情報システム株式会社の楽々Document Plusは、800社以上の導入実績があり、さまざまな業種や用途で利用されている文書管理システムです。紙文書の抱える問題点や、ファイルサーバーによる電子文書の管理が抱えるセキュリティ問題などを解決し、自社の設定した権限のもと文書管理・活用が可能になります。ペーパーレス化の実現だけでなく、社内の業務効率の向上、テレワークのサポートにもつながります。

    サポート メール
    トライアル 無し
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 文書管理システム 電子帳票システム

    ウイングアーク1st株式会社のinvoiceAgent 文書管理は、あらゆる帳票の仕分けから保管、検索可能な文書管理ソリューションです。電子帳簿保存法に対応した安心の電子文書管理を実現し、コスト削減、ガバナンス強化、ペーパーレス化を推進します。また、連携アダプターやWeb APIの活用により、様々なシステムと連携した文書管理が可能です。そのため、システム間の相互関連性の確保を実現します。

    サポート メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    インフォコム株式会社のMyQuickは、文書管理、文書共有、文書検索など幅広い範囲をサポートする文書管理システムです。文書ファイルの保管だけではなく、文書の属性項目を定義した文書データベースを作成できるので検索しやすい仕組みになっています。電子契約サービスとの連携で、情報資産の共有も可能です。また、閲覧権限、登録権限などから組み合わせて操作権限を細かく設定できるため、組織構造を反映したグループ管理や、文書のアクセス制御が可能です。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 文書管理システム

    富士フイルムビジネスイノベーション株式会社のDocuWorksは、複合機とソフトウェアの利用を通じ業務の効率化と生産性向上を達成する文書管理システムです。同社が開発した「簡易スキャンツールfor Apeos」と「文書属性プラグインfor DocuWorks」により、文章の電子化と属性登録をスムーズに行います。また保管後も、シンプルな検索画面とCSVファイル出力などの機能性により、文章の活用が容易にできます。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 株式会社デジタルマトリックスのASTRUX文書管理システムは、JAなどで採用されている、PDFやWord文書を効率的に管理できます。一般文書だけでなく図面・医療文書、ISO文書の保管、記録と言った、運用から管理までをWebベースで管理できます。また誰がいつ何をしたかが一目でわかるログ機能など、セキュリティ性に対する対策も万全。安全な環境で企業の意思伝達・決定の効率化を進め、ビジネスの発展に繋げることが可能になります。

    サポート メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 文書管理システム 電子帳票システム

    株式会社OSKのeValue V Air ドキュメント管理は、書類を電子化し一括管理することができる文書管理システムです。社内規程、契約書、図面、伝票など、さまざまな文書に対応しており、幅広い場面で活用することができます。書類検索機能を使えば、必要な書類を即座に見つけることができます。eValue V Air ドキュメント管理の導入により、デジタル化の第一歩といえるペーパーレス化と大幅な業務効率向上が実現します。

    サポート 電話 メール チャット
    トライアル 有り
    最低利用期間 利用期間の最低制限なし
  • 文書管理システム

    株式会社 パルシスのFastWagbyCloudは、ノーコードで文章管理システムを開発できるクラウド型のソフトです。文章管理システムの場合は、大量文書のQRコードを利用し効率の良い文章管理が可能になります。自動仕訳やOCR処理、業務フローの設定など、自由に設定可能。WordやExcelにも対応しており、企業の業務内容や開発力によって柔軟に対応可能。ソースコード生成型であり、大型のシステム開発にも適用できます。

    サポート メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 文書管理システム

    株式会社富士通四国インフォテックのDocumal SaaSは、文書管理・ワークフロー機能が充実した統合的な文書管理システムです。長い歴史を持つシステムで、専用環境のプライベートSaaSと、安価なパブリックSaaSから選べるのが特長です。クラウドなので、いつでもどこでも最新文書が確認できるので、ビジネスチャンスを逃しません。属人的になっている業務情報を文書化して社内の情報共有を推進し、操作履歴の記録により内部統制も図れます。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • AvePoint Japan株式会社 はMicrosoft 365の導入から活用をトータルサポートする企業で、クラウドを利用する際のガバナンス、コンプライアンスなどの課題を解決しています。文書管理システム ソリューション(DMS)はその解決法の1つで、データ保護体制とコラボレーションを強化し、業務効率を改善します。文書の作成からアーカイブ化、廃棄までのライフサイクルを全てカバーし、組織全体でシステムを利用できます。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 文書管理システム

    伊藤忠テクノソリューションズ株式会社のEIMANAGERは、製造業の現場の声を反映して作られた文書管理システムです。企業内に点在している文書を一元管理して、生産性を高めることができます。視覚的に見やすいシンプルな画面が特長で、初心者も安心です。また、属性やフリーワードだけでなくファイルの中身まで検索できるので、目当ての文書に辿り着きやすいのも魅力です。業務に合わせたワークフローも簡単に作ることができ、承認作業もスムーズに進みます。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 6ヶ月
  • 文書管理システム

    株式会社イングカワモトのbooMoは、スキャンサービスのプロが開発したファイル管理ツールです。大量の紙文書をスキャンニングしてデジタル化し、ペーパーレス化を推進します。登録されたファイルはカテゴリやタイトル、タグによる検索のほか、全文検索、横断検索にも対応しています。また、すべての操作にブラウザを使用。PC、モバイル、タブレットなど端末の機種を選びません。見やすく分かりやすい画面なので、管理もスムーズに行えます。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 1年
  • 文書管理システム

    株式会社ベリサーブのConTrackは、システム開発の品質確保に必要な構成管理や変更管理などの機能を合わせ持つトレーサビリティ管理ツールです。開発ドキュメントの文脈を追跡し、不具合の原因を明らかにします。要求管理、構成管理、変更管理などシステム全体を可視化する機能や、成果物登録やトレース設定などの開発現場作業を軽減する機能を持ち、生産性向上をサポートします。また、直感的で使いやすい操作画面で、短時間で操作方法を習得できるのも魅力です。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 株式会社大塚商会のQuickスキャン V5は、スキャンなどの基本機能から、クラウドを使ったソリューション、文書管理、タイムスタンプなどマルチな機能を提供するスキャンアプリケーションです。文書のスキャンを、複合機上ですべて設定して、プレビューで事前確認ができます。スキャンした後のファイル名のつけ方をルール化することが可能で、OCRオプションと組み合わせれば、ファイル名・本文の内容で文書が検索できます。

    サポート 電話 メール
    トライアル 無し
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし
  • 株式会社システム ディのシステムディ文書管理システムは、Excel、Word、PowerPointなどで作成された文章データをそのままシステムに登録、管理や分類ができる文書管理システムです。文章に対して属性の付与が可能なので、文章を検索する際に楽になります。また期間に応じた文章の自動削除をライフサイクル管理で設定することも可能、権限設定で閲覧制限をかけられるので、組織に柔軟に合わせた運営が可能になります。

    サポート 電話 メール
    トライアル 有り
    最低利用期間 最低利用期間の制限なし

契約書の保管・活用に強い製品5選

  • 文書管理システム AI OCR 契約書管理システム

    株式会社オプティムのOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。

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  • 文書管理システム 文字起こしソフト ナレッジマネジメントシステム 電子契約書 契約書管理システム

    株式会社コスモルートのLegaledge(リーガレッジ)は、契約書の登録・管理からドキュメンテーションまでを一気通貫でサポートする新・契約ナレッジマネジメントシステムです。人による入力作業を減らして、面倒な契約書の登録を手軽にできます。条文単位でアクセスできるから、必要な情報にピンポイントでアクセス。特定の条文について契約書を横断的に検索することで、過去の契約書からベストプラクティスを抽出、テンプレート化し、さらに使いやすくできます。個人に蓄積された経験と膨大な契約書を法務チーム全員のナレッジに変え、ドキュメンテーションの効率化アップやクオリティの標準化が実現できます。

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  • 文書管理システム 電子契約書 契約書管理システム

    jinjer株式会社のジンジャーサインは、簡単操作で使いやすい電子契約サービスです。押印などの契約業務をオンライン上で完結できます。Adobe社が認定するルート証明書での署名が可能な信頼性に加え、最短1分で契約書が送付できます。また、安心安全なセキュリティや、導入から運営に対する手厚いサポートも魅力です。通常の契約書以外にも秘密保持契約書、社内用の誓約書、納品書、検収書、雇用契約書などで利用できます。

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    最低利用期間 12か月~
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    弁護士ドットコム株式会社のクラウドサイン SCANは、紙のスキャンやデータのインポートを代行する文書管理サービスです。250万社以上もの企業に利用されています。スキャンやデータの入力が不要になるので、作業時間が大幅に短縮できるのが大きなメリットです。データ化後は、契約書の検索や日付管理などが行えます。契約締結日や自動更新の有無、部署名など様々な情報で検索することで目当ての契約書がすぐに見つかります。

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  • 文書管理システム 契約書管理システム

    株式会社LegalOn TechnologiesのLegalForceキャビネは、適切な契約管理をサポートするAI契約書管理システムです。AIが契約情報を自動で抽出し、管理台帳を作成したり、契約更新時期をアラートするなど、AI活用による高度な機能群が魅力のシステムです。AIは、国内トップの研究者機関出身者や米国大手テック出身者などが在籍する研究部門を設置し、契約書言語処理を中心とした要素技術の研究・開発を実施しているので技術には定評があります。

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    最低利用期間 1年

電子帳簿の保管・活用に強い製品3選

  • 文書管理システム AI OCR 電子帳票システム

    株式会社インフォディオのDenHo(デンホー)は、オフィスの紙帳票・PDFをいつでもどこでも検索・閲覧可能に、電子帳簿保存はこれ1つで簡単対応できる電子帳簿保存クラウドサービスです。DenHo(デンホー)はAI-OCR・タイムスタンプも標準搭載だから、追加料金は不要。これひとつで電子帳簿保存法対応することができます。また、非常にシンプルな機能であることから誰でもすぐに使いこなすことができます。初期設定もほとんど不要なため、すぐに使い始めることができます。電子帳簿保存で業務効率化を図りたい企業はもちろん、電子帳簿保存の準備にまだ手をつけられていない企業や、電子帳簿保存の準備に人的リソースを割けそうにない企業への迅速な電子帳簿保存導入をDenHo(デンホー)は強力に支援いたします。

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    最低利用期間 1年
  • 文書管理システム AI OCR 電子帳票システム

    株式会社オプティムのOPTiM 電子帳簿保存は、AI解析で請求書・領収書・注文書などの取引書類を電子帳簿保存法に対応できる電子帳票システムです。インボイス制度にも対応して帳票書類の取引情報を一元管理できます。インボイス登録番号のAI読み取り、番号の有効性の自動チェックから企業名や取引金額、取引年月日などの複数条件検索や全文検索機能まで搭載しています。電子帳簿保存法対応のお困り事を解決する電子帳票システムです。

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  • 文書管理システム 電子帳票システム

    株式会社LayerXのバクラク電子帳簿保存は、さまざまな書類を電子保存できる文書管理システムで、5000社以上に導入されています。インボイス制度と改正電帳法に対応し、請求書などの国税関係書類を電子保管可能。法対応とペーパーレス化を同時に実現できます。導入サポートや法対応、事業者登録番号・区分・解像度の判定を含む一部機能を無料で利用できるため、気軽に始められる利点があります。サポート体制満足度98%の初心者にも安心のソフトです。

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    最低利用期間 最低利用期間の制限なし

社外との情報共有に強い製品3選

  • 文書管理システム ファイル共有サービス オンラインストレージ

    株式会社FleekdriveのFleekdriveは、企業の情報資産を社内外問わず有効活用できるファイル共有サービスです。いつでも、どこからでも業務ファイルにアクセス可能で、フォルダの階層も一目で理解できるなど、使いやすいインターフェイスが特長。また、取引先へのメール送付や社内の承認作業など、簡易タスクを自動化する管理機能も魅力です。企業の様々なニーズにきめ細かく応える設計が、多くの導入実績につながっています。

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    最低利用期間 1年
  • box
    文書管理システム ファイル共有サービス オンラインストレージ

    株式会社Box Japanのboxは、セキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーションのためのファイル共有サービスです。Boxを利用すれば、スマートフォンなどのモバイルデバイスからでも仕事が行えます。指先の操作一つで快適に音声や動画、ファイルの閲覧や編集ができ、多様な働き方を実現。また、ゼネラル・エレクトリックやJLL、ネーションワイドの各社を含むグローバルをリードする企業など、日本の6,000社以上の企業に利用されています。

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  • 文書管理システム ナレッジマネジメントシステム ファイル共有サービス

    株式会社プロジェクト・モードのNotePMは、7,000社以上に導入されている、使いやすさNo.1を受賞したマニュアル作成・ナレッジ共有システムです。マニュアル作成、社内wiki、ノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータル、取引先との情報共有など、さまざまなシーンで活躍します。社内の情報を探すのが大変、知識の共有が上手くいかないといった悩みを解決し、日報や議事録、マニュアルかな社内報といった文章を簡単に管理できます。またウィキペディアのように情報を書き込み蓄積するツールが導入されており、社内の知りたいことが簡単に見つかる機能が搭載されています。

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文書管理の「ライフサイクル」について

文書管理には「ライフサイクル」という概念があります。これは、文書が作成されてから破棄されるまでの、いわば文書の一生を示すものです。文書管理のライフサイクルを理解しておくと、特にどの段階を重視したいのかを確認することができ、文書管理システムをより効果的に導入・運用できます。本章では、下記4つの段階からなる、文書管理のライフサイクルについて解説します。

  1. 文書の作成
  2. 文書の共有と活用
  3. 文書の破棄
  4. 文書の保管と保存

1.文書の作成

「文書の作成」は、文書管理システムに文書が登録された段階を指します。ワードやエクセルで作成されたファイルはもちろん、紙面媒体をスキャンしてデジタル化した文書も含まれます。登録した文書をいかにわかりやすく分類するかが、このフェーズで最も重要です。

2.文書の共有と活用

「文書の共有と活用」は、文書管理システムに登録した文書を、社員と共有できるようにした段階です。セキュリティ性を担保するために、アクセス権限をどのように付与するかが重要になります。たとえば、特定の役職しか閲覧できないようにしたり、「参照のみ」「編集可能」など部門やチームに応じて権限を変えたりすると効果的です。

3.文書の破棄

「文書の破棄」は、不要になった文書が破棄された段階です。文書管理システムは文書を保管するためのものですが、不要なものは適切な方法とタイミングで破棄する必要があります。いくら自動化されているとはいえ、文書の量が多すぎると管理が大変になります。

文書管理システムに保管する情報の種類や鮮度を見極めて、不要なものを減らすことで運用効率が高まります。ただし文書の破棄時は社内ルールを遵守して、意思を確認することが重要です。必要な書類を誤って削除したり、勝手に削除したりしないように、ここでもアクセス権限が重要となります。

4.文書の保管と保存

「文書の保管と保存」は、文書管理システムに登録された文書が、適切なフォルダで大切に保管されている状態です。文書管理システムにおいては、検索性を考慮して文書の番号やバージョンなども管理されています。保管されている文章は編集や追記によって、再び「文書の作成」のフェーズへ戻り、このライフサイクルが繰り返されていきます。

文書管理システム全27製品一覧

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • ラクラク電子保存、 AIが自動で分類・データ化
  • 全ての保存帳票の文字列を検索可能(全文検索)
  • どこからでも確認・検索OKでテレワークを促進
  • 手書き文字の帳票もデータ化
  • 大手企業で実績のある安心の技術

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 文書のライフサイクルを自動化し、履歴管理も確実に
  • 業務効率をアップする多機能検索や、法規制を順守する電子取引管理
  • クラウドならではの利便性と堅牢なセキュリティ

文書管理システムAI OCR契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • AIが自動で、契約書の管理台帳を作成
  • スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化
  • 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能
  • セキュリティ対策も万全

文書管理システムAI OCR

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製品のおすすめポイント

  • 基本の特長となる高精度な文字認識と全自動変換
  • 各書類への対応力が高い、頼れるデータ抽出エンジン
  • 操作画面もユーザー管理も分かりやすく、セキュリティも安心の設計

文書管理システムAI OCR

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製品のおすすめポイント

  • 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減
  • 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ
  • 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

文書管理システムファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル 有り
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製品のおすすめポイント

  • 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上
  • 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力
  • モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 複合機とソフトを使って簡単にスキャン、オフィスのペーパーレス化を推進
  • 複合機とソフトを活用し、文章管理のセキュリティ性を高める
  • IT用機器も含めた効率化の提案、電子化の推進によるデメリットをなくす

文書管理システム契約書管理システム

トライアル 無し
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製品のおすすめポイント

  • ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い
  • 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性
  • あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • Wagby(ワグビィ)はシステムを自動生成できる開発ソフト
  • 標準的機能をノンプログラミングで実現可能
  • 堅牢なセキュリティと安心したレスポンス性で文章管理も楽に
トライアル 有り
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製品のおすすめポイント

  • インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている
  • オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張
  • 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー
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製品のおすすめポイント

  • コンテンツの自動分類、アクセス権限など管理機能も自動化
  • モバイル利用や外部共有も可能、ポリシーに準拠してサイト展開もできる
  • 情報を保護し、リカバリー機能でミスや悪意のある攻撃からデータを守る

文書管理システムファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル 有り
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製品のおすすめポイント

  • 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護
  • 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能
  • 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に

文書管理システム電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • アクセス権管理や印刷・持ち出しを制限できる高いセキュリティ性能
  • 蓄積されたナレッジにすばやくアクセスできる
  • 電子帳簿保存法のスキャナ保存制度に則した証憑管理を支援

文書管理システム電子帳票システム

トライアル 有り
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製品のおすすめポイント

  • 電子帳簿保存法への対応が可能
  • インボイス制度対応の業務効率化
  • 文書のライフサイクルを適切に管理

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • うんざりする台帳記入は全部AIにお任せ
  • 請求書・領収書・注文書など様々な取引関係書類をデータ化
  • 電子帳簿保存法・インボイス制度の保存要件に対応

文書管理システム電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • 誰でも使いやすいシンプルなデザインで運用コストを削減
  • 安心のセキュリティで電子書類も紙の書類も一元管理
  • 自動読み取り機能で手入力の労働コストを削減

文書管理システム文字起こしソフトナレッジマネジメントシステム電子契約書契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • Legaledgeで契約書のマネジメント業務とドキュメンテーション業務をシームレスに連携
  • 契約書情報を自動で解析してデータ化
  • 契約書のレビュー・作成をより快適に

文書管理システム電子契約書契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 電子契約に必要な機能を多く揃えた、信頼性の高いサービス
  • 堅牢なセキュリティで、 契約書データを安全に管理・保存
  • 設計から導入、運用まで充実したサポートを提供

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 都合に合わせて運用環境も選べる利便性の高いシステム
  • 現場のリアルな課題に応える機能を数多く搭載
  • 豊富な導入実績を持つ、安心の支援体制が整えられている

文書管理システム契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索
  • 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ
  • 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限

文書管理システム契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 契約書のスキャン・データ入力の業務を代行
  • 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実
  • 導入から運用、書類返却までのスムーズな流れ

文書管理システム契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • AIによる自動で手間のない管理台帳作成を実現
  • 全社での運用を可能にする、柔軟な閲覧権限管理
  • 更新期限の自動リマインドなど抜け漏れ回避の機能を搭載

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 目当ての文書検索を的確に行う、さまざまな機能
  • 各デバイスに最適化されたデジタルブックビューアー
  • 誰でもすぐに使いこなせ、オリジナル化も可能な管理機能

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 開発文書管理の課題を解決する統合システム
  • 操作も快適で、状況の把握がスムーズに行える
  • さまざまなフォーマッチ対応する文書解析エンジン
トライアル 無し
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製品のおすすめポイント

  • 複合機の操作パネルで保存先フォルダーやファイルが自動化できる
  • 連携できるソリューションが豊富で、使い方の幅が広い
  • よりセキュリティが強固なLiteスキャンツール

文書管理システムワークフローシステム

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製品のおすすめポイント

  • 多種多様なサンプルフォームを提供、小口旅費精算、物品購入申請が可能
  • 申請フォームを簡単にカスタマイズ、ドキュメントを自動で保存
  • 複雑な承認ルートも直感操作で作成可能、柔軟に対応でき、合議機能も搭載

文書管理システムナレッジマネジメントシステムファイル共有サービス

トライアル 有り
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製品のおすすめポイント

  • ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する
  • 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる
  • アクセス制限やファイル共有など機能が豊富
トライアル 有り
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製品のおすすめポイント

  • Office系の文書をそのままシステムに登録可能、文章をフォルダごとに一元管理できる
  • 属性検索や文章内文字、文書名検索など多彩な検索方法に対応
  • 履歴管理だけでなく作業履歴にも対応、古い文章の整理も自動で削除する機能を設定可能

新時代の文書管理に文書管理システムは必須!

文書管理を導入することで、ただ文書の管理が容易になるだけではなく、企業がこれまでに抱えていたさまざまな問題が解決されます。社内の意思決定や決裁が円滑に行われるようになることや、セキュリティ性が向上することは、極めて大きなメリットだといえるでしょう。

ただし、文書管理システムには多種多様なものがあるので、自社に最適なものを選ぶことが大切です。導入目的や機能性を考慮して慎重に選定することで、文書管理システムのメリットを最大限に享受できます。今回紹介した文書管理システムは、いずれも業界内で提供があるものばかりなので、この機会にぜひ文書管理システムの導入を検討してみてください。

よくある質問

文書管理システムとファイルサーバーの違いとは?

大きく3つの相違点があります。第一に検索機能です。文書管理システムでは保管している文書を属性や全文で検索できるため、文書を探しやすいです。第二にバージョン管理です。ファイルを上書きする際にバージョンを付与し、最新版がどのファイルなのか一目瞭然になります。第三に権限の付与が容易なことです。登録・更新・参照・削除権などをファイルごとに付与可能です。さらにダウンロードや印刷を制限する機能がついた製品もあります。

文書管理の流れとは?

文書管理における一般的な流れは作成→レビュー→通知→保管→活用→廃棄です。文書を保管しているだけでは必要な情報をすぐに取り出すことができません。文書のライフサイクルを最適化し、文書を適切に管理できる状態にしましょう。

システムの導入期間はどのくらいかかりますか?

3カ月~1年程度が目安です。導入する製品や現在導入しているシステムの規模・要件によっても変化するため、詳しくは各製品ページでお問い合わせください。

システムの導入費用はどのくらいかかりますか?

導入するシステムの規模や性能によって大きく変わります。1ユーザーが月額500円で利用できるシステムから、月額10,000円以下で利用できるクラウド型のシステムもあります。まずは必要な機能をピックアップし、自社に適した製品を選定しましょう。そして各製品の見積もり作成を依頼しましょう。

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