在庫管理システムとは

在庫管理システムとは、商品の入荷から出荷にいたるまでの、さまざまな業務プロセスを管理するシステムです。そもそも「在庫管理」とは商品在庫の個数だけではなく、製造日や原材料に関する情報も管理して、在庫品質を保ちながら管理することを指します。製造業や小売業など「商品」を物理的に扱う業界では、在庫管理は欠かせない業務です。

しかし手作業で行う従来の在庫管理では、どうしても人為的なミスが発生します。在庫管理を正確に行うことができないと、在庫不足や過剰在庫が生じて販売機会の喪失を招くことが問題です。在庫品質や供給状態も悪化するため、顧客からの信頼性も低下してしまいます。

こうした問題を解決してくれるのが在庫管理システムです。商品入庫と出庫情報などの情報を端末に入力すると、正確な在庫情報の管理と共有ができます。在庫不足や過剰在庫を回避できるだけではなく、ほかの部門との情報共有も容易に行えるため、全社的な業務効率の向上を図ることが可能です。製造業や小売業では必須といっても過言ではありません。

最適な在庫管理システムを選ぶ際に意識すべき7つのポイント

在庫管理システムを導入するときは、自社に合う製品を選ぶことが重要です。本章では最適な在庫管理システムを選ぶために重要な、下記7つのポイントについて解説します。

• 自社の業界や業種に適合するか
• 柔軟にカスタマイズできるか
• 自社の規模や設備と合うか
• 情報を簡単に登録できるか
• 既存システムと連携できるか
• 社内で運用体制を構築できるか
• サポート体制はしっかりしているか

自社の業界や業種に適合するか

まずは導入しようとしている在庫管理システムが、自社の業界や業種に適合するか確認しましょう。在庫管理システムには製造業向けや小売業向けなど、さまざまな種類のものがあります。業界や業種によって最適な在庫管理の手法が異なるため、適合しないものを選ぶと十分な導入効果を得られません。

自社の現状を把握して、課題点を洗い出しておくことも重要です。たとえば在庫管理のミスを減らしたい、生産性を高めたいなど課題や目的が異なれば、システムに求められる機能も変わります。この点が明確化されていないと、必要な機能が使えなかったり、システムを持て余したりするので注意が必要です。

柔軟にカスタマイズできるか

在庫管理システムは決して安価なものではないので、できるだけ低コストで最大限の効果を得られる製品を選びたいものです。そこで「カスタマイズ性」が重要な要素になります。在庫管理システムには、会計管理や労務管理などさまざまな機能を網羅した製品も多いです。しかし高機能なパッケージには、余分な機能が含まれていて使い切れないこともあります。

近年では必要な機能をカスタマイズして選べる、柔軟性が高い在庫管理システムも多いです。自社の業務内容や課題点に合わせた選択ができるだけではなく、コストパフォーマンスも高まるため、予算を重視する場合はカスタマイズ性を意識しましょう。ただし事前に導入目的や課題を明確化していなければ、適切なカスタマイズができないので注意が必要です。

自社の規模や設備と合うか

自社の事業規模や保有する設備と合うかどうかも、導入時に意識したいポイントです。ビジネスモデルによって、在庫数や種類、コストの度合いなどが大きく異なるため、適合しないものを選ぶと費用や機能の面で問題が生じます。自社が現在使用している倉庫や在庫管理の設備に適合しない製品を選ぶと、うまく連携させることができません。

たとえば、比較的小規模な企業が大規模な在庫管理システムを導入すると、コスト面で大きな無駄が出てしまうでしょう。できるだけ費用対効果が高い選択をすることも、自社に合う在庫管理システムを選ぶうえで重要です。在庫管理システムは決して安価なシステムではなく、導入費用に加えて月額の運用費用もかかります。

無理をして導入するとコストが増大して通常業務に支障が出たり、在庫管理システムの継続利用が困難になったりすることもあるでしょう。さまざまな観点から自社の規模や設備状況を分析して、「どれを選ぶのが最適か」を社内で慎重に検討して、あらかじめコスト感も精査しておくことが重要です。そのうえで全社的に認識を共有しましょう。

情報を簡単に登録できるか

在庫管理システムの導入後を想定することも大切です。在庫管理システムに在庫状況をスムーズに登録できれば、スムーズに運用できるので業務効率が向上します。しかし情報の登録に時間がかかったりシステムが使いづらかったりすると、従業員がうまく活用できません。せっかく導入したシステムを、従業員が使わなくなることもあるでしょう。

在庫の登録や確認作業を複数の担当者が担う場合は、誰でも簡単に使える操作性を備えた在庫管理システムが必要です。あらかじめ操作性を確認するために、デモやトライアルを試してみることをおすすめします。実際に運用する担当者に試してもらうことで、ミスマッチを最小限に減らすことが可能です。事前の確認作業をしっかり行って検討しましょう。

既存システムと連携できるか

すでに社内で採用している「既存システム」との連携性は、意外と見落としやすいポイントです。とくに生産管理システムを使用している場合は、生産数と在庫数は密接に関係していることから、システム同士の連携性が重要になります。販売管理システムや会計システムなど相互に影響するため、きちんと連携できるかどうかを確認しておきましょう。

社内で運用体制を構築できるか

在庫管理システムを導入したあと、社内で効果的に運用できるかどうかも確認しておきましょう。在庫管理システムを最大限に活用するためには、担当者が連携して運用する必要があるため、社内で適切な運用体制を構築して使いやすい環境を整備することが大切です。

在庫管理システムの導入前にマニュアルやルールを作成し、現場での活用方法を指導しておくとスムーズに進みます。データの設定やバーコードの整備も行っておくと安心です。業務フローが突然変わると混乱が生じるため、1週間程度はトレーニング期間を設けましょう。

サポート体制はしっかりしているか

ベンダーのサポート体制も細かくチェックしておきましょう。在庫管理システムを導入しても、すべてがスムーズに進んで課題を解決できるわけではありません。想定外の事態やトラブルが生じることもあるでしょう。在庫管理システムには高度な機能が搭載されているため、自社の担当者による解決が難しいというケースも考えられます。

そのようなときにサポート体制やサービス内容が重要です。サポート体制が充実していれば、短期間でトラブルを解決できるため被害を最小限に抑えられます。ただしサポートにはメールや電話での問い合わせや、24時間チャットでの対応などさまざまです。販売担当者に細かく確認して、どのようなサポートを得られるか調べておきましょう。

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在庫管理システムを導入するメリット7選

在庫管理システムを企業が導入すると、下記7つのメリットが得られます。本章ではそれぞれのポイントについて、具体的なベネフィットを確認しておきましょう。

• 在庫管理の業務を効率化できる
• 人為的なミスを防ぎやすくなる
• 在庫状況をリアルタイムに確認できる
• キャッシュフローを改善できる
• 商品品質を安定させやすくなる
• 人件費やコストを節約しやすい
• 在庫管理の安定で顧客満足度が高まる

在庫管理の業務を効率化できる

在庫管理システムを導入すると、在庫管理に関連する業務を効率化できます。在庫管理は極めて重要な業務ではありますが、とにかく手間とコストがかかることが難点です。商品の種類や数が多いほど、在庫確認や棚卸に時間を要するため作業が煩雑になります。在庫管理に割かれる人員が増えるため、重要な業務のリソースが不足することもあるでしょう。

在庫管理システムには一連の業務をサポートしてくれる機能があり、効率化と省力化が可能です。また全社的に在庫情報を共有できるため、ほかの部署との連携や意思疎通、各担当者への引き継ぎなどもスムーズに行えます。これまでより少ない人材でも在庫管理を行いやすくなるので、重要な業務への人員配置で生産性の向上を見込めるようになるでしょう。

人為的なミスを防ぎやすくなる

在庫管理システムの導入により、人為的なミスを防ぎやすくなります。在庫をひとつずつカウントして記録するという従来の手法では、カウント漏れや二重カウントによるデータ不一致が起きやすいことが問題です。また手書きの場合は書き写しミス、Excelでは転記ミスなど、あらゆる工程で人為的なミスが頻発することも問題でした。

在庫管理システムでは、ハンディターミナルやタブレットなどの端末を用いて、半自動的に在庫をカウントできます。手作業での入力を行う必要がなく、データ不一致が発生したときはエラーが表示されるため、人為的なミスが発生する余地を最小限に減らすことが可能です。結果的に雑務が減って在庫管理の効率を大幅に改善できます。

在庫状況をリアルタイムに確認できる

在庫管理システムではリアルタイムに在庫状況を把握できます。Excelなどの表計算ソフトで在庫管理を行うと、在庫状況を紙面に記録してExcelで手入力する必要があるため、相当のタイムラグが発生することが問題です。そのため、受発注時に実際の在庫状況がデータに反映されておらず、混乱が生じてしまうことがあります。

在庫管理システムを活用すると、バーコードやラベルを読み取った瞬間にデータが反映されるため、最新の情報を全社的に把握することが可能です。どの製品をいくつ発注すればいいか、どの倉庫にどれくらいの空きスペースがあるかを、正確かつスピーディに確認できます。情報の信頼性が高まるため各業務が円滑に進むでしょう。

キャッシュフローを改善できる

在庫管理システムによる正確な在庫管理は、企業のキャッシュフロー改善にも役立ちます。在庫不足や過剰在庫が頻発すると、企業が保有する在庫の流動性が低下して、キャッシュフローの悪化を招くことが問題です。たとえば在庫が不足すると顧客への販売機会が失われ、在庫が多すぎると処分するための余分なコストがかかります。

在庫管理システムを導入すると、実際の在庫数を正確に把握することが可能です。在庫数や出荷状況などをリアルタイムに確認できるので、在庫状況を反映して適切な仕入れができます。過去のデータから将来の需要や注文数も予測できるため、分析に基づいた仕入れを行うようにすると、キャッシュフローをさらに回線できるでしょう。

商品品質を安定させやすくなる

過剰在庫が増えると、倉庫に商品を長期保管しておかないといけません。商品によっては長期保管すると状態が劣化します。たとえば食品業界には賞味期限や消費期限があり、それを過ぎたものは廃棄しないといけません。食品以外のものでも、紫外線や室温・湿度などで商品が劣化することがあるほかに、ほこりや汚れなどが混入するリスクもあります。

在庫管理システムを活用すると、在庫管理のミスを防いで正確な判断をすることが可能です。必要な在庫だけを倉庫に保管できるため、適切なサイクルで商品を出荷できるようになります。商品の劣化が最小限に抑えられて在庫品質が安定し、余分なコストがかかりません。顧客からの信頼性やキャッシュフローの向上など、ベネフィットは多大です。

人件費やコストを節約しやすい

在庫管理システムを導入すると、企業の経費の大半を占める「人件費」を節約できます。人件費は企業の利益に大きな影響があるため、できるだけ減らしたいところですが、在庫管理には相当のコストが必要です。保管する在庫数が多いと入庫やピッキングの作業に時間がかかり、それだけ在庫管理の人件費が増大します。

在庫管理は付加価値が生まれない業務なので、その時間とコストをできるだけ減らすことが重要です。在庫管理システムを活用すると、半自動化により在庫管理に割くリソースを最小限に減らせます。より付加価値を生み出しやすい重要な業務にリソースを割り当てられるため、企業の生産性の大幅な向上も見込めるでしょう。

在庫管理の安定で顧客満足度が高まる

在庫管理システムにより、在庫管理が安定し「顧客満足度」も高まります。在庫管理の品質は、顧客からの「信頼性」に影響する重要な要素です。たとえば商品を安定して供給できる場合は、顧客は安心して契約できるため継続的な発注を見込めます。一方で欠品が相次いだり、在庫品質が低かったりすると、販売機会の損失やクレームにつながるでしょう。

しかし商品の需要はつねに変動するため、従来のアナログ手法では正確で臨機応変な在庫管理は困難です。在庫管理システムを導入すると、前述したさまざまな機能により、商品在庫をリアルタイムで管理できます。一定の在庫数を下回ったときに、通知を出すことも可能です。結果的に商品を安定供給できるようになり、顧客の信頼を勝ち取ることができます。

在庫管理システムに搭載されている8つの機能

在庫管理システムには下記8つの機能が搭載されています。本章では、それぞれの機能の概要やできることについて確認しておきましょう。

• 機能1：在庫一覧
• 機能2：入出庫管理
• 機能3：検品
• 機能4：返品管理
• 機能5：棚卸
• 機能6：在庫分析
• 機能7：データ抽出
• 機能8：マスター管理

機能1：在庫一覧

「在庫一覧機能」は、製品や保管場所ごとに在庫数を正確に管理するための機能です。製品ごとの検索機能も充実しているため、さまざまな観点から在庫を管理することができます。たとえば、あらかじめ設定したロット番号ごとに管理したり、ピッキングや出荷する製品の情報を確認したりするなどです。

特定の保管場所にある在庫数を調べることもできるため、事業規模が大きくても十分に対応できます。さらにExcelを活用して在庫データを抽出し、任意の項目や条件で並び替えて分析できる機能も搭載されているので便利です。在庫一覧機能は、在庫管理システムの最も重要な機能だといえるでしょう。

機能2：入出庫管理

「入出庫管理機能」は、入荷予定もしくは入荷後の製品の検品や、これから出荷する製品の検品をサポートするために使用する機能です。製品の型番やロット番号、数量など在庫管理のために必要な製品情報が記載された、「バーコード」を自動的に発行することができます。入荷した製品と出荷した製品双方の管理や、検品作業の効率化を図れるので便利です。

機能3：検品

「検品機能」は、入出荷する製品の検品作業をサポートし、効率化してくれる機能です。検品作業は入出庫のときに発生する作業で、在庫管理を正確に行うために欠かせません。検品作業を行うときは、発注伝票と実際の商品が異なっていないか、品目や数量を確認します。しかし担当者が手作業で行うと、時間と工数がかかりミスも発生しやすいことが問題です。

在庫システムの検品機能では、主にハンディターミナルやタブレットなどの端末をシステムと連携させて、商品のバーコードを読み取ります。それだけで伝票との整合性をチェックし、一致しない場合はエラーが表示されるため、在庫管理を正確に行うことが可能です。検品機能により検品作業の半自動化が実現して、大幅な工数とミスの削減に繋がるでしょう。

機能4：返品管理

「返品管理機能」は、出荷した商品が顧客から返品されたときに、的確な対応をサポートしてくれる機能です。一度出荷した商品が、何らかの理由で返品されることは珍しくありません。しかし返品時の対応は担当者によって異なる場合が多く、出荷履歴や在庫情報の修正などで在庫情報が混乱してしまうことがあります。

在庫システムの返品管理機能を活用すると、統一された返品管理を実現することが可能です。担当者によって手法が異なることがなくなり、簡単な入力だけで必要なデータを漏れなく修正できます。返品管理は作業が煩雑で人為的ミスが生じやすいですが、返品管理機能を使用するとミスを防ぎ大幅な効率化が可能です。

機能5：棚卸

「棚卸機能」は、システム上の在庫情報と実態が一致するかを確認するための機能です。正確な在庫管理を実現するために、データを精査する棚卸は欠かせません。しかし棚卸を人力で行うと、やはりそこでミスが生じてしまうことがあります。

在庫管理システムの棚卸機能では、ハンディターミナルやタブレットなどの端末とシステムを連携させて、ラベルを読み取ることで自動的にチェックすることが可能です。一斉棚卸しや循環棚卸しはもちろん、一部だけの棚卸しなども行えます。

機能6：在庫分析

「在庫分析機能」は、過去から現在にいたるすべての入出荷・在庫データを分析するための機能です。さまざまな観点からデータを分析することで、市場の需要予測やリードタイムなどを算出できます。たとえば売れ行きが好調・不調な商品を分析して、今後の在庫管理やマーケティングの戦略などを立案することが可能です。

在庫管理システムによっては、より高度な分析機能も備えています。ある商品の1年前の出荷数と現在の在庫数による次回入荷数の自動算出や、ABC分析や在庫回転率などの指標ができる在庫管理システムも多いです。Excelのような既存ソフトで管理するより高度な在庫分析ができるため、競合との差別化を図れるでしょう。

機能7：データ抽出

「データ抽出機能」は、在庫管理システムで管理されているデータを、さまざまな観点から抽出できる機能です。任意の切り口から必要なデータを的確に抽出・加工し、BIツールのような外部ツールと連携してデータ分析を促進させることができます。

先ほど紹介した在庫分析機能で作成したグラフや表を、説明用資料として活用したいときに便利です。Excelへのエクスポートができるシステムも多いため、今までよりも詳細かつ見やすい資料を作成して、今後の戦略立案に活かすこともできるでしょう。

機能8：マスター管理

「マスター管理機能」は、製品データを適切に管理するために役立つ機能です。在庫区分や保管場所、取引先やシステム担当者などさまざまな情報から、業務システムのマスターデータを統合管理できます。Excelなどの既存ソフトでゼロから作成するよりも、効率的にマスター管理が行えるので、生産性の向上を期待できるでしょう。

「在庫管理システム」が「在庫管理ができるシステム」と異なる点

在庫管理システムは在庫管理に特化しているため、商品在庫に関する細かな情報の収集と管理ができます。一方で在庫管理ができるシステムには、あくまで「帳簿在庫」を管理するための機能しか搭載されていません。帳簿在庫とは数値上の在庫のことで、在庫管理ができるシステムでは売上・仕入・製造などの処理に連動して、在庫数を増減させています。

つまり販売管理システムや生産管理システム、ERPパッケージなどの「基幹システム」では、簡易的な在庫管理しかできないということです。そのため、在庫管理に課題を抱えているのであれば、専用の在庫管理システムを導入する必要があります。基幹システムと在庫管理システムを組み合わせることで、より高度な企業経営ができるようになるでしょう。

従来の在庫管理が抱える課題点

従来の人力による在庫管理が抱える問題点は下記3つです。下記のような問題を抱えている場合は、在庫管理システムの導入を検討してみるといいでしょう。

• データ不一致のような人為的ミスが生じる
• 管理者によって管理品質に違いが出やすい
• 在庫管理に時間と手間がかかり効率が悪い

データ不一致のような人為的ミスが生じる

在庫管理を人力で行う場合は、どうしても人為的ミスが生じやすくなります。たとえば、データ上の数値と実際の在庫数が異なる「データ不一致」は、二重カウントやカウント漏れなどが原因で起きるミスです。在庫状況をまとめるときの転記ミスで、数値が大幅に異なってしまうこともあります。

いずれにしても在庫数が合わないと、受注や発送時にトラブルになりかねません。実際の在庫数を倉庫に確認したり、顧客側に説明したりする必要があるため、無駄な工数も発生してしまいます。さらに在庫不足は顧客の信頼を損ね、過剰在庫はキャッシュフロー悪化の原因になるので大きな問題です。

管理者によって管理品質に違いが出やすい

管理者によって在庫管理の品質に違いが出やすいことも問題です。たとえば、担当者Aが在庫確認を行うときはミスがほとんどないのに、担当者Bのときは在庫不足や過剰在庫が頻発するというケースは決して少なくありません。

管理者ごとに在庫管理の手法や仕事の丁寧さ、能力などに大きな違いがあるため、どうしても担当者によって在庫管理の品質にばらつきが出ます。在庫管理者に教育や研修を行ったとしても、こうした問題を解決するのは困難です。

在庫管理に時間と手間がかかり効率が悪い

人力で行う在庫管理には時間と手間がかかるため、業務効率が低下してしまうことも問題です。製造する製品や管理する在庫の数が増えると、それに比例して在庫管理にかかる工数は増大します。在庫管理にミスが生じると、確認作業によりさらに効率が悪化するでしょう。在庫管理に人員が割かれることで、ほかの業務がリソース不足に陥ることもあります。

在庫管理システムは業務の効率化と最適化に必須

在庫管理システムを導入すると、企業運営に欠かせない在庫管理を適切に行えるようになり、業務効率と生産性の向上を図ることができます。データ不一致など人為的ミスが多い場合や、在庫管理の効率化に課題を抱えていたりする場合は、在庫管理システムの導入を検討してみてください。

在庫管理システムは入出庫管理や検品、棚卸や在庫分析など煩雑な業務を半自動化してくれます。リアルタイムの在庫把握で商品品質が安定し、キャッシュフローの改善も見込めるでしょう。ただし自社の課題や目的に適合し、担当者にとって使いやすい在庫管理システムを選ぶことが重要です。