マイナンバー管理システムとは

「マイナンバー管理システム」とは、企業のマイナンバー関連業務をサポートしてくれるツールのことです。具体的には、企業が従業員のマイナンバーを収集して保管し、税務・労務処理のために利用して破棄するまで、一連のプロセスを管理してくれます。

2016年に「マイナンバー制度」が開始されてから、企業が従業員の源泉徴収や社会保険の資格取得などを行う際に、対象者のマイナンバーを書類に記載する義務が課せられました。そのため、企業は従業員のマイナンバーの収集と管理を行わなければなりません。

しかし、マイナンバーは個人情報と密接に結びついているため極めて機密性が高く、厳格な安全管理とセキュリティが求められます。後述するように、企業はマイナンバーに関するルールを順守することが求められており、情報漏洩が生じた場合は企業の責任となります。

マイナンバー管理システムを導入すると、こうした複雑なマイナンバー関連の業務を最適化し、従業員から収集したマイナンバーを安全かつ効果的に管理可能です。マイナンバーの紛失や漏洩などの事故を防ぎ、帳簿発行や労務・税務処理の負担も軽減できます。

マイナンバー情報の管理には適切な体制が必要

個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」では、企業がマイナンバーを管理するうえで遵守すべきことが定められています。そのなかで、「基本方針の策定」と「取扱規程等の策定」という2つのルール作成と、下記4つの「安全管理措置」の遵守が指定されています。

● 組織的安全管理措置
● 人的安全管理措置
● 物理的安全管理措置
● 技術的安全管理措置

基本方針と取扱規程等の策定については、企業がいかにマイナンバーを取り扱うかを明確化するためのものです。具体的にはマイナンバーの収集と利用、保管と廃棄といった段階ごとに、担当者の役割と責任や、取るべき手順などを定めておきます。

組織的・人的・物理的・技術的の4つの観点からなる安全管理措置については、企業がマイナンバーを安全に管理するうえでとくに重要なポイントです。これは、マイナンバー管理システムを導入する際にも考慮すべきことなので、本章で概要を確認しておきましょう。

組織的安全管理措置

「組織的安全管理措置」は、マイナンバーを安全に管理するために、企業および組織に求められている安全管理体制です。たとえば、下記のような体制を構築しておくと、このポイントをクリアできているといえるでしょう。

● マイナンバー関連業務の担当者の役割と責任を明確化する
● 取扱規程に基づいて運用し取り扱い状況を正確に記録する
● 現状の取り扱い状況を把握するための連絡体制を整備する
● 漏洩や紛失が起きたときに適切に対応できる体制を整える
● 取り扱い状況を定期的に把握し体制の評価と見直しを行う

人的安全管理措置

マイナンバー情報を実際に取り扱うのは、企業の税務や労務処理を行う担当者です。いくら企業側が厳格な体制を整えていたとしても、担当者が不適切にマイナンバーを扱うと事故が起きてしまいます。そのため、担当者を監督して定期的な講習を行うなど、マイナンバーの適切な取り扱いを徹底することが大切です。

物理的安全管理措置

マイナンバー情報には、セキュリティ性が高く安全な管理体制が求められます。マイナンバーの紛失や漏洩などの事故が起きると、従業員はもちろん企業にも大きな悪影響が出かねません。こうしたリスクを防ぐために、まずは「物理的」にマイナンバーを保護できる下記のような対策が必要です。

● 取扱区域への入室や機器の持ち込みを厳格に管理する
● マイナンバー関連の機器や電子媒体の盗難を防止する
● 電子媒体を暗号化やパスワードで保護して漏洩を防ぐ
● マイナンバー廃棄時は物理的に破壊してから破棄する

技術的安全管理措置

マイナンバー管理のセキュリティを担保するためには、物理的な対策とあわせて技術的な安全管理措置も欠かせません。下記のような体制を構築したうえで、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を連携させることが、企業のマイナンバー管理において重要です。

● マイナンバー情報にアクセスできる端末や権限を制限する
● アクセスした人間を識別および認証して履歴を正確に残す
● 外部と内部からの不正アクセスを防止するシステムを作る
● データの暗号化やパスワードによる保護で情報漏洩を防ぐ

マイナンバーが漏洩した場合は企業の責任となる

企業が従業員のマイナンバーを漏洩させた場合、故意・過失に関わらず企業の責任となります。当該事案が発生した場合は、個人情報保護委員会の「公式フォーム」より、迅速に報告することが重要です。また、「個人番号の取扱い及び漏えい事案等が発生した場合の対応等（事業者向けリーフレット）」では、下記の対処が求められています。

1. 責任者への報告と被害の拡大防止
2. 事実関係の調査と原因の究明
3. 影響範囲の特定
4. 再発防止策の検討と実施
5. 漏洩で影響を受ける人への連絡
6. 事実関係と再発防止策などの公表

前述したように、マイナンバーは極めて機密性が高く重要な情報であるため、漏洩の被害を受けた従業員から損害賠償を請求される可能性があります。さらに、マイナンバーを意図的に漏洩させた場合は、4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金が担当者に科せられる可能性もあります。

このように、マイナンバーの取り扱いは企業や担当者にとって、大きなリスクや懸念事項となることに注意が必要です。だからこそ、マイナンバーを安全かつ効率的に取り扱うことができる「マイナンバー管理システム」が注目を集めており、実際に多くの企業が導入し始めています。マイナンバー管理システムは、企業に欠かせない存在だといえるでしょう。

マイナンバー管理システムを導入するメリット

本章では、マイナンバー管理システムを企業が導入することで得られる、下記3つのメリットについて詳しく解説します。これらの点を踏まえて、マイナンバー管理システムの導入をぜひ検討してみてください。

● 完全管理措置を講じる負担を軽減できる
● 堅牢なセキュリティ性を確保できる
● マイナンバー関連の業務を効率化できる

完全管理措置を講じる負担を軽減できる

マイナンバー管理システムを導入すると、完全管理措置を実現するための体制構築の負担を軽減できます。前述したように、従業員のマイナンバー情報を取り扱う企業には、厳格な「完全管理措置」のための体制構築が求められています。しかし、法令やガイドラインなどを遵守した体制を構築するためには、相当の手間とコストがかかることが難点です。

物理的および技術的な要件を満たすだけではなく、担当者への徹底した教育も欠かせません。従業員に関する機密情報を扱うという重圧により、企業だけではなく担当者にとっても大きな負担になることがあります。マイナンバー管理システムの導入により、こうした負担を大幅に軽減できます。

マイナンバー管理システムはペーパーレス化を実現できるので、物理的なリスクを未然に防ぐことが可能です。さらに、暗号化やアクセス制限によって、マイナンバーを技術的にも保護できます。マイナンバーの管理に欠かせない、組織的・人的・物理的・技術的の要素からなる完全管理措置が、マイナンバー管理システムひとつで実現できるということです。

堅牢なセキュリティ性を確保できる

マイナンバー管理システムの導入で、堅牢なセキュリティ性を担保できます。従業員のマイナンバーを企業が独自の体制で管理していると、紛失と漏洩のリスクからは逃れられません。思わぬことがきっかけで、想定外のトラブルに発展するケースもあります。

たとえば、紙媒体の場合は紙面の劣化や破損で情報が失われたり、従業員が間違って破棄してそこから情報が漏洩したりすることがあります。パソコンで情報を管理している場合も、故障によるデータ喪失やハッキングによる漏洩リスクが気になるところです。

マイナンバー管理システムには、安全性を高めるためのさまざまな機能が備わっています。具体的には、アクセス権限の設定やアクセス履歴の保存、外部からの不正アクセス防止などです。マイナンバー管理システムは、セキュリティ確保に必須だといえるでしょう。

マイナンバー管理システムでは、マイナンバーデータの破棄も安全かつ容易に行うことができます。従来の方法では、退職者のマイナンバーを不適切に廃棄し、情報漏洩が生じるリスクがありました。あらゆるリスクを防げることが、マイナンバー管理システムの魅力です。

マイナンバー関連の業務を効率化できる

マイナンバー管理システムを導入すると、マイナンバーの収集・利用・管理における、あらゆる業務を効率化できます。たとえば、マイナンバーの収集に時間がかかったり、各種書類の作成が面倒だったりするなどの課題を抱えている場合は、マイナンバー管理システムの導入で業務効率が大幅に改善するでしょう。

マイナンバーを従業員から取得するときは、利用目的の提示と本人確認書類のチェックが必要となります。そのため、従業員に電話で同意を得たり、書類を郵送する必要があったりなど、細かな作業が生じるので従業員数によっては大きな負担となることもあります。マイナンバー管理システムでは、システム上で一連の作業を完結させることが可能です。

さらに、源泉徴収や社会保険などに必要な書類を作成するときも、マイナンバーの転記が必須です。労務管理システムや給与計算ソフトと連携できるマイナンバー管理システムを導入すると、書類の作成時に自動的にマイナンバー情報が反映されます。業務の効率化だけではなく、人為的なミスの防止にもつながるでしょう。

マイナンバー管理システムの種類

マイナンバー管理システムには、大きく分けて2種類のものがあります。本章では、下記2種類のマイナンバー管理システムの違いを確認すると同時に、具体的なサービス名についても紹介します。

● マイナンバー管理に特化した独立型のシステム
● 労務管理システムに組み込まれたマイナンバー管理システム

マイナンバー管理に特化した独立型のシステム

マイナンバー管理システムはあくまでマイナンバーを管理するためのシステムなので、実際の業務で活用するためには、労務管理システムや給与管理システムなどと連携させる必要があります。すでに社内でこれらのシステムを導入している場合は、マイナンバー管理に特化した、下記のような単独システムを導入するのがおすすめです。

● マネーフォワード クラウドマイナンバー｜株式会社マネーフォワード
● オフィスステーション マイナンバー｜株式会社エフアンドエム
● 奉行Edge マイナンバークラウド｜株式会社オービックビジネスコンサルタント
● jinjerマイナンバー｜jinjer株式会社
● 皆伝！マイナンバー｜スミセイ情報システム株式会社
● MJSマイナンバー｜株式会社ミロク情報サービス
● マイナクラウド｜株式会社ビットスクリプト

大規模なシステム導入や移行、コストを抑えたい場合は、既存システムを活かして単独のマイナンバー管理システムを導入すると便利です。ただし、この場合は既存システムと確実に連携できるマイナンバー管理システムが必須なので、慎重に選ぶようにしましょう。

また、既存システムと同じ企業が提供するマイナンバー管理システムがある場合は、そちらを選んでおくとバックオフィス関連システムとスムーズに連携しやすくなります。

労務管理システムに組み込まれたマイナンバー管理システム

現時点で労務管理システムや給与管理システムなど、社内にバックオフィス関連のシステムを導入していない場合は、労務管理システムに組み込まれたマイナンバー管理システムを選ぶといいでしょう。具体的には下記のようなサービスが該当します。

● SmartHR｜株式会社SmartHR
● 人事労務freee｜freee株式会社

このタイプのマイナンバー管理システムは、マイナンバーとあわせて労務関連の手続きも一括管理できるので便利です。この機会に包括的なシステムを導入したい場合は、上記のようなマイナンバー管理システムを選ぶことをおすすめします。

ただし、労務管理システムではセキュリティ上の観点から、担当者以外にはマイナンバー関連の情報が表示されません。そのため、このタイプのマイナンバー管理システムを導入する場合は、マイナンバー関連業務の責任者とワークフローを明確にしておくことが大切です。

マイナンバー管理システムのマイナンバー取集方法

マイナンバー管理システムの主要機能のひとつが、従業員のマイナンバー収集です。しかし、マイナンバー管理システムごとにその方法が異なるため、自社のスタイルを考慮して選ぶことが重要です。本章では、下記3つの主要なマイナンバー収集方法について解説します。

● システムの画面入力による収集
● ID/パスワード方式による収集
● ワンタイムURL方式による収集

専用画面での入力による収集

システムの画面入力による収集を行うマイナンバー管理システムでは、マイナンバー収集のための専用画面に従業員にアクセスを求めるタイプです。従業員に入力画面へのURLリンクをメールで送信して、情報を入力してもらうことでマイナンバーを収集します。

基本的にはPCとスマホいずれの端末からもアクセス可能で、マイナンバー入力の手順も簡単です。しかし、マイナンバー入力画面のURLはほかの従業員と共有されていることが多いため、セキュリティ面で不安を感じることがあるかもしれません。

また、企業規模が大きく支店や店舗が多い場合は、すべてのマイナンバー収集や照合などの対応が難しいかもしれません。その場合は「オフィスステーション マイナンバー」のような、支店や店舗ごとにマイナンバーの収集と管理ができるものが便利です。

ID/パスワード方式による収集

ID/パスワード方式による収集を行うマイナンバー管理システムは、従業員それぞれがマイナンバー管理システムにログインし、マイナンバー情報を入力してもらうことで収集するタイプです。つまり、専用アカウントによるマイナンバー収集です。

具体的な手順としては、従業員に対してあらかじめアカウントおよびID/パスワードを発行しておきます。ログイン後に必要情報を入力と、本人確認書類のアップロードを行ってもらい、認証と収集プロセスの完了となります。

アカウントがなければマイナンバー管理システムにログインできないため、セキュリティ性が比較的高い方法だといえるでしょう。また、PCとスマホいずれの端末からでもアクセス可能なケースが多いですが、アカウント作成とログインの手間がかかります。

ワンタイムURL方式による収集

ワンタイムURL方式による収集を行うマイナンバー管理システムは、従業員それぞれに専用のワンタイムURL、すなわち一時的に有効な専用アドレスを発効するタイプです。従業員にそのURLへのアクセスをリクエストして、必要情報を入力してもらうことでマイナンバーを収集します。

ワンタイムURL方式は各種金融機関などで、取引の際に採用されることが多いので、セキュリティ性が高い方法だといえるでしょう。多くの場合はPCやスマホ、タブレットいずれの端末からもアクセス可能であり、アカウント作成やログインの必要もないので利便性の高い収集方法です。

マイナンバー管理システムの連携方法

マイナンバー管理システムは、既存の労務管理システムや給与管理システムと連携させることで、必要書類へ自動的にマイナンバー情報が反映されます。しかし、連携方法には下記2つのタイプがあり、それぞれ使い勝手が異なることが重要です。本章では、マイナンバー管理システムの連携方法について、下記2種類の違いを解説します。

● API連携による自動的なデータ連携
● CSVファイルによる手動のデータ連携

API連携による自動的なデータ連携

API連携を採用しているマイナンバー管理システムでは、システム同士を自動的に連携させることができます。既存の労務管理システムや給与管理システムで各種書類を作成するときに、自動的にマイナンバー情報が転記されるため便利です。

ただし、API連携に対応していないマイナンバー管理システムや、特定のシステムとしかAPI連携ができないものもあります。そのため、マイナンバー管理システムが既存システムと連携できるか、あらかじめ確認しておくことが大切です。

CSVファイルによる手動のデータ連携

CSVファイルによる連携を採用しているマイナンバー管理システムは、CSVファイルを作成して手動でデータを連携させるタイプです。CSVファイルとは、「コンマ」で区切られたテキストファイルのことで、データ管理に使用されることが多い形式です。

ただし、労務管理システムや給与管理システムによって、CSVファイルのフォームが異なることがあります。そのため、データを連携させるためにCSVファイルを加工しなければならないケースがあり、工数が増えることが難点です。

株式会社エフアンドエムが提供する「オフィスステーション」のように、特定のシリーズ同士でデータ連携が可能になる専用ツールが使用できる場合は、ぜひ採用してみましょう。

マイナンバー管理システムの比較一覧

マイナンバー管理システムの適切な選び方

マイナンバー管理システムのメリットを最大限に享受するためには、自社とマッチする適切なサービスを選ぶことが大切です。本章では下記3つの観点から、マイナンバー管理システムの適切な選び方とポイントを解説します。

● 自社で使用しているシステムとの連携できるか
● マイナンバーの収集方法が自社とマッチするか
● 帳票へのデータ連携や反映方法が自社に合うか

自社で使用しているシステムとの連携できるか

自社で労務管理システムや給与管理システムなどを導入している場合は、それらと確実に連携できるマイナンバー管理システムを選ぶことが大切です。既存システムと連携できなければ、せっかくマイナンバー管理システムを導入しても業務を効率化させることが困難です。

既存システムと連携させると、源泉徴収や社会保険などに関わる各種書類の作成がスムーズにできます。連携がなければすべて手入力となるため、入力ミスが発生してしまうかもしれません。また、既存システムと同じシリーズのマイナンバー管理システムがあれば、連携させやすいので便利です。

たとえば、社内で「マネーフォワードクラウド給与」を導入している場合は、「マネーフォワードマイナンバー」を選ぶといいでしょう。ほかのソフトウェアと円滑に連携させるための機能である「API連携」が搭載されているシステムを選ぶのもおすすめです。

マイナンバーの収集方法が自社とマッチするか

マイナンバーの収集方法は、先ほど解説したようにマイナンバー管理システムによって異なり、大きく分けて3つのタイプがあります。システムの入力画面・ID/パスワード・ワンタイムURLによるものです。この方法によって自社とのマッチング度合いが変わってきます。

マイナンバー管理システムごとに手順や仕様は異なりますが、システムの入力画面は企業規模が大きな場合に向かないことがあります。ワンタイムURLは便利ではありますが、アカウントを作成しないため、基本的には単発での取引先に対して使用されることが多いです。

一方で、ID/パスワードはセキュリティ性と実用性のバランスが取れた方法ですが、アカウント作成やログインが必要なので従業員にとっては手間がかかります。このように、マイナンバーの収集方法はそれぞれ一長一短なので、社内で検討してみる必要があるでしょう。

帳票へのデータ連携や反映方法が自社に合うか

源泉徴収や社会保険などに関わる、各種書類や帳簿とのデータ連携の方法も、マイナンバー管理システムを選ぶときの重要なポイントです。前述したように、API連携による自動的なデータ連携と、CSVファイルによる手動でのデータ連携では、使い勝手が異なります。

業務の効率化と利便性を重視する場合は、できるだけAPI連携に対応したマイナンバー管理システムを選ぶことをおすすめします。とくに、既存の労務管理システム・給与管理システムとマイナンバー管理システムを連携させる場合は、API連携を採用したいところです。

API連携が使えない場合は、既存ソフトにデータを反映させるためにCSVファイルの書き出しと、既存システムへのアップロードが必要となります。担当者がこうしたファイルの取り扱いに慣れていない場合は、作業工数や効率が低下することがあるので注意してください。

バックオフィス業務の効率化にマイナンバー管理システムが効果的

企業がマイナンバー管理システムを導入することで、税務や労務、各種書類の作成などバックオフィス業務の効率化を図れます。機密性の高いマイナンバー情報を安全に管理できるようになるため、情報漏洩の防止や企業の信頼性向上に役立つでしょう。

ただし、マイナンバー管理システムにはさまざまな種類があるので、自社とマッチする製品を慎重に選ぶことが大切です。今回紹介したマイナンバー管理システムは、いずれも利便性と信頼性に定評があるものばかりなので、ぜひ参考にして導入を検討してみてください。