中小企業における経費精算の現状

中小企業における経費精算業務は、移動に伴う交通費の精算・外部との打合せに要する費用や接待に要した費用・出張などに伴う宿泊費などさまざまな内容が複合的に重なり合っています。実務の処理としては、実働部隊として動いている労働者が経理などの関係部署に対して申請を行い、決裁ルートに設定されている担当者の承認を得て最終的に決裁権者が決裁を行って処理をしています。

購入したいものが決まっており、金額なども事前に把握できている者であれば会社より前払いしてもらえるケースもありますが、ほとんどの場合では労働者が一度支払いを立替えて後払いの精算として処理をすることの方が多くなっています。

上述した事務手続きでは、会社内での処理手順によっては経費精算に関連する書類が担当部署内を何度も往復することも珍しくありません。

また、申請内容等において不備が発覚すると、担当者による修正および関連部署での再精査を余儀なくされますので、事務手続きフローはさらに煩雑化します。

一方、経費精算に関連する書類が紙ベースであった場合は、申請書類および領収書などの関連書類をフラットファイルなどに綴って適切な管理まで行う必要が生じてきます。それらの事務手続きを経て担当者へと支払するための現金についても、金庫などを用いて適切な管理が求められます。このように、経費精算に関連する業務とは日常的に発生することが想定され、事務処理はひじ用に煩雑なものとなっています。

また、経費精算に関連する業務は閑散期と繁忙期を比較すると業務に偏りが見られることから通年を通して繁忙期を想定した人員配置をすることが困難となっています。従って、繁忙期においては事務処理も輻輳することから計算間違いや処理方法のミスなどが多発する傾向にありそれらの対応に追われた結果、超過勤務が発生することも珍しくありません。そこで、働き方改革関連法に起因して超過勤務時間が制限される運びとなり、経理事務担当者は拍車をかけて限られた時間内において正確かつ効率的な業務遂行を余儀なくされているのです。

さらに、通常業務の合間を縫って月末および年度末などの定型業務を遂行しながら、会社の経営分析といった普段の業務とは違った特命業務への対応も迫られます。このように、中小企業における経費精算の現状とは非常に多忙を極めるものとなっているのです。

中小企業における経費精算の課題・問題点3つ

中小企業における働き方の変革は目を見張るものがあり、働き方改革および新型コロナウイルス感染拡大防止の観点より在宅勤務化が勧められるなど過渡期と言えるでしょう。そのため、さまざまな働き方に柔軟に対応することができずに、経費精算業務が思うように進まないところが多くなっています。

従来では、複雑化する経費精算業務は担当者が本来行うべき業務の時間を削減しなければならなかったことから、生産性低下が問題視されていました。

現在ではそれだけに留まらず、会社へ出勤しなければ経費精算業務をすることができないことそのものについてまで問題視されるようになって来ました。このように、中小企業における経費精算の課題は多種多様となっています。

ここからは、具体的な経費精算の課題・問題点について詳しく解説します。

• 経費精算がアナログのまま
• 領収書などの申告書類の回収が難しい
• 経費精算に時間がかかる・人的コストを費やせない

経費精算がアナログのまま

中小企業における経費精算の事務手続きは、過年度より続けられているところがほとんどです。そのため、新たな業務であればシステム化されていることもありますが、経費精算に至っては過年度からの前例踏襲もあることからアナログのまま現在も継続的に運用されているケースがあるのです。なお、経費精算がアナログのままとなっている具体的な事例は次のとおりです。

領収書の管理

経費精算の根拠となる領収書は、必須のものであり適切な管理をしなければなりません。そのため、申請書の裏面に領収書を貼りつけることや裏書きをしなければならない会社も多くなっています。

また、それらをエクセルなどに入力する事務作業も発生しますが、月末にまとめてすることが多くなっているため担当者の負担は増大するばかりです。決裁ルートに設定されている経理担当では、申請書の記載内容が正しいかどうかの精査を行う必要があり、金額・宛名などの管理には事務作業時間を膨大に確保しなければならないことから非常に苦慮しています。

申請の管理

経費精算に用いる申請書は、エクセルなどによる様式が使用されていることが多くなっています。パソコンで作成したあと、プリントアウトしたものが決裁として回議されますので申請書のプリントアウト・押印・現金の受け渡しといった事務手続きがアナログ化していることで、在宅勤務などの柔軟な働き方に対応できていないことが多くなっています。

小口現金の管理

中小企業の経費精算では、立替払い・仮払い・小口精算などの処理を銀行振り込みなどではなく現金で処理しているところが多くなっています。そのため、立替え払いをした担当者は経理担当者から現金を受け取らなければならず、経理担当者は銀行から現金を引き出してこなければならないのです。

また、申請があるたびに銀行へと現金を引き出しに行っては事務手続きが煩雑化することから、ある程度のまとまった現金を銀行から引き出します。結果的に、会社内において小口現金を金庫などによって適切に管理しなければならない状況となっているのです。

領収書などの申告書類の回収が難しい

一般的な担当者は、自身が立替え払いした交通費や接待費などを請求するための業務は、本来業務が終わってから行うなどしがちです。良くある事例として、担当者は自身の財布に収納されている領収書を月末まとめて申請処理をするケースなども珍しくないでしょう。

また、緊急事態などの対応に追われた結果、経理担当者が設定していた期日を超過して申請せざるを得ない場合なども想定できます。このようなことから、経理担当者の業務は平準化が難しく領収書などの申告書類の回収が難しい現状にあります。

本業務との兼ね合いで回収が難しい

経理担当者の業務は多岐に渡ります。本来業務としては、勘定科目などを理解しなければならないことから、専門的な知識を要求される業務が多くなっています。そのため、専門的な仕事を理解するための時間を確保しなければならないため、領収書の回収業務などに時間を割けない現状があるのです。

社員と経理担当者との入れ違い

会社外で仕事をすることをメインとしている担当者であれば、会社内での在席時間は短くなっています。また、会社へと帰社する時間も通常の定刻を過ぎてから帰社するケースも珍しくありません。一方、経理担当者では会社外へと離籍する機会はそれほど多いというわけではありませんので、通常の勤務時間中は在籍していることが多くなっています。

しかし、超過勤務が発生しない労働日などは定刻で退社してしまうため、勤務時間外は不在となるケースも珍しくありません。このように、会社外で仕事をする担当者と経理担当者ですれ違いが発生するケースが多くなっているため、領収書の回収が難しいこともあるのです。

経費精算に時間がかかる・人的コストを費やせない

経費精算を行うためには、会社内での事務手続きが必要不可欠です。しかし、担当者が申請書などを起案してから決裁ルートに設定されている担当者の承認を経て決裁権者の決裁をもらうまでには、さまざまな担当部署を経なければなりません。

また、決裁中において申請書に不備が発見された場合、最悪のケースではもう一度最初から決裁ルートに設定されている担当者の承認を得なければならなくなってしまうのです。そのため、経費精算に要する時間は非常に長くなってしまうのです。

さらに、経理担当者の業務は多忙を極めています。会計規則などに則って複式簿記で処理しなければならない案件や、会社内の経営分析などの業務を遂行しています。外部監査などがあればそれらの対応も経理担当者が行わなければなりません。しかし、会社内での人材は限られているため経理担当にばかり人員配置を増強することも困難な状況となっています。そのため、人的コストを投入することも難しい現状にあるのです。

中小企業が経費精算システムを導入するメリット3つ

中小企業が抱えている、経費精算に関する課題や問題点は上述したとおりです。そのため、それらの状況を打破するための改善策が急務となっているのです。そこで、経費精算に関する課題や問題を解決するにあたって非常に有効な手段が経費精算システムの導入です。

経費精算システムでは、経費精算の効率化・経理、会計システムと連携・スマホで申請承認できるなど、さまざまな面で業務効率の改善化が期待できます。ここからは、具体的なメリットについて詳しく解説します。

• 経費精算の効率化・自動化により本業に集中できる
• 経理・会計システムと連携して業務効率化できる
• スマホで申請・承認できる

経費精算の効率化・自動化により本業に集中できる

経費精算に関する業務を紙ベースの資料のままアナログ状態で行っているところも珍しくありません。そのため、申請書への入力ミスや申請書のプリントアウトなどに時間を要することから業務が非効率となっているのです。しかし、経費精算システムを導入することで申請書への入力ミスを軽減させることができます。

また、経費精算システムでは電子データで事務処理を行いますので、プリントアウトする手間も省略することができるのです。紙ベースの資料では印刷に要するインク代や紙代も必要となっていますので、経費削減にも寄与していると言えるでしょう。

さらに、経費精算システム導入に伴う非常に大きな恩恵は、交通費の精算と言えます。昔であれば、定期区間に入っていないルートなどの移動が発生すると必要となる交通費を生産する形式でしたので非常に分かりやすかったと言えるでしょう。ただ、昨今では交通系ICカードが普及していることもあり、定期区間として設定している駅以外でも交通費が発生しないケースもあります。また、交通系ICカードでは交通費に関する履歴を閲覧することができますが、登社および退社で使用した交通費と出張などで使用した交通費を分類して申請しなければいけませんでした。

しかし、経費精算システムを導入していると専用のカードリーダーにそれぞれの担当者が所持している交通系ICカードを読み込ませるだけで、システム内において利用した履歴を取り込むことができます。そうすることで、従来の方法と比較すると簡単に交通費などの精算ができるようになるのです。このように、経費精算システムを導入することで本来業務以外の業務であった経費精算に要する時間を短縮することができるため、本来業務の時間を今まで遺児用に確保できることとなるのです。

本来業務に専念できる時間が増やせるということは、会社にとって生産性の向上に繋がります。このように、経費精算の効率化・自動化により本業に集中できるというメリットがあるのです。

経理・会計システムと連携して業務効率化できる

経費精算システムでは、データ入力時において自動で会計仕訳をするよう設定することが可能です。また、適切に会計仕訳がなされている電子データはCSVファイルといった形式でエクスポートすることができますので、他の経理・会計システムへと取り込むことが可能です。このように、経理・会計システムと連携して業務効率化できるというメリットがあるのです。

スマホで申請・承認できる

これまでの経費精算に関する事務処理では、基本的に紙ベースの資料を使用したアナログ的な事務手続きが行われていたため、経費精算をするためだけに会社へと赴かなければならない事態となっていました。

しかし、経費精算システムを導入することでスマホなどの媒体を使用して申請や承認をすることができるのです。スマホを活用することができるということは、経費精算に関連する業務を会社以外で行うことが可能になるということです。そのため、移動時間や空き時間などを活用して経費精算に関連する事務手続きを行うことができますので、大幅な業務効率の改善化が期待できます。

また、昨今の働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大防止の観点より、在宅勤務にも柔軟に対応することができるでしょう。さまざまな働き方に対応できるばかりでなく、わざわざ勤務時間外に会社に戻ってきて経費精算に関する事務手続きをしなくて良くなることによって超過勤務の削減にも繋がります。このように、スマホで申請および承認できることは担当者にとっても会社にとっても非常に大きなメリットであると言えるでしょう。

中小企業が経費精算システムを導入するデメリット3つ

経費精算システムを導入することで、中小企業は非常に大きなメリットを得ることができるでしょう。しかし、逆にデメリットがあることについても正しく理解しておかなければなりません。ここからは、経費精算システムを導入することに伴うデメリットについて詳しく解説します。

• 導入時やオプション追加時のコスト
• スマホ対応できるか動作確認が必要
• 紙申請から切り替えが上手くいかない

導入時やオプション追加時のコスト

経費精算システムを導入するためには、システム導入時に伴うイニシャルコストとシステムを維持する際に必要となるランニングコストが発生します。イニシャルコストは導入時だけですので一過性のものですが、ランニングコストは経費精算システムを稼働し続ける限り必要となるコストですので、多額となる可能性が高くなっています。そのため、中長期計画の視点で予算計上をするようにしなければなりません。

また、経費精算システム導入後において自社で効率的に運用させるためにオプション機能の追加することなった場合、こちらについても別途コストが発生しますので注意が必要です。さらに、緊急時のサポート体制を利用するためにも別途コストが発生する可能性があります。このように、経費精算システムを運用するために多額のコストが必要となるデメリットがあるのです。

スマホ対応できるか動作確認が必要

導入する経費精算システムでは、動作環境によっては操作ができなかったりなどの不具合が発生する可能性があります。そのため、スマホに搭載されているOSの種類やバージョンによって動作確認が必要となるのです。

紙申請から切り替えが上手くいかない

これまでは経費精算を紙ベースなどのアナログ環境で処理していたところから、いきなり経費精算システムと言うデジタル化に切り替えた際、スムーズに行かない場合があります。

また、経費精算システム導入後において全ての事務手続きをデジタル化できないことが発覚したことにより、一部の経費精算に関する事務手続きをアナログ形式のまま存置させておくと、返って経費精算に関連する業務が複雑化してしまい業務に支障が出る可能性があります。

さらに、デジタルとアナログの両方を並行して事務手続きを進めて行かなければならなくなってしまうことから、誤った処理をしてしまい業務の手戻りなどが発生してしまうケースもあります。このような事態になってしまっては、業務の非効率化に繋がりかねませんので適切にアナログからデジタルへと移行できるよう検討の深度を深めておくべきであると言えるでしょう。

中小企業が経費精算システムを選ぶポイント3つ

経費精算システムの種類はたくさんあり、どのシステムを導入すべきか迷ってしまう方も多いでしょう。

また、A社では〇社のシステムは非常に適合したがB社には合わないなど、自社の状況によるところもありますので、一概に「ここの経費精算システムが良い」と論じることは難しいといえます。そのため、自社に合った経費精算システムを導入することが極めて重要であると言えるのです。ここからは、経費精算システムを選ぶポイントについて詳しく解説します。

• コストと費用対効果
• スマホ対応できるか、申請・承認ができるか
• サポート体制の有無、導入後のサポートあるのか

コストと費用対効果

イニシャルコストとランニングコストの重要性については、上述したとおりです。そのため、自社にとって過大な機能が搭載されている経費精算システムを導入しても、その費用対効果は最適であるとは言えないでしょう。自社の規模に見合った機能が搭載されており、中長期計画を視野に入れたランニングコストが適切である経費精算システムを導入するようにしてください。

スマホ対応できるか、申請・承認ができるか

スマホなどの媒体を使用して会社外より、経費精算に関する事務処理を行えることは非常に大きなメリットとなります。そのため、実際に経費精算システムを導入したあとに結局はスマホで事務処理ができなければ何の意味もないのです。経費精算システムの導入前には、トライアル版などを活用してスマホで対応できるのかどうか必ず確認してから本格的に導入するようにしてください。

サポート体制の有無、導入後のサポートあるのか

経費精算システム導入後、さまざまな不測の事態によってシステムが稼働しなくなってしまうことも想定されます。自社のIT担当者などで対応できれば良いですが、対応できなければメーカーのサポートなどを受けなければなりません。そのため、導入した経費精算システムのサポート体制がどのようになっており、導入後についても適切なサポートをしてもらえるのかどうかについて、必ず確認しておくようにしましょう。

中小企業におすすめ経費精算システム9選

経費精算システムの導入にあたって、さまざまな会社がサービスを提供しているため、どの経費精算システムを採用するのかについて悩まれる方は多いのではないでしょうか。経費精算システムによって搭載されている機能が異なりますので、自社がどのような経費精算を行うのかを明確にしてその目的が達成できる経費精算システムを選定するようにしましょう。ここからは、厳選した経費精算システム9選についてご紹介します。

中小企業が経費精算システムを導入後に行うこと

経費精算システムを導入後においては、各担当者が滞りなく経費精算システムを使いこなせるようにならなければなりません。そうでなければ、経費精算システムのパフォーマンスを遺憾なく発揮することができず、宝の持ち腐れとなってしまうのです。

そのため、会社内において経費精算システムの運用を広く周知する必要があるのです。例えば、導入した経費精算システムのメーカーに操作研修会を開催してもらい、その時にサポートマニュアルなども配布することで適切な運用が可能となるでしょう。

また、運用後において機能の充実化をすることで更なる業務効率改善に寄与するのであれば、新たな機能の搭載を検討するのも良いでしょう。このように、会社内において経費精算システムに関するPDCAサイクルをスパイラルアップさせることが重要であるといえます。

経費精算システムの導入がおすすめ

ここまで、経費精算の現状をはじめ、経費精算システムの概要・メリット・選定ポイントについて解説しました。経費精算システムを導入することで、経費精算に関する業務効率は飛躍的に向上させることが可能です。

そのためには、現状の把握が第一であり多種多様な課題をどのようにデジタル化することで改善することができるのか明確なビジョンを持つことが極めて重要なのです。経費精算システムを導入することによる恩恵は非常に大きなものとなっていますので、是非とも経費精算システムの導入を検討されては如何でしょうか。