経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算に必要な作業を総合的に作業できるツールです。

インターネットに接続して使用するクラウド型でマルチデバイスに対応のサービスなら、外出先からスマートフォンやタブレットなどの端末でアクセスできます。そのため、場所を問わず利用可能です。

経費精算システムは業務を自動化して、経理に関わる従業員すべての負担を軽減します。具体的な例を挙げると、従来の紙ベース、手動管理ベースで行っていた下記の作業を経費精算システムに置き換えられます。

• 経費精算に必要な申請書作成・提出
• 承認者の承認
• 申請内容の仕訳
• 申請内容のチェック

企業運営に必要な経費処理をシステムで一元管理するため、大手企業だけでなく中小企業や零細企業でも大きな効果を期待できます。

経費精算システムの5つの基本機能

経費精算システムでどのような業務をデジタル化できるのか確認しましょう。

多くのシステムに共通する基本機能は、5つあります。具体例を交えながら説明するため、自社の経理状況と照らし合わせながら見ていきましょう。

• 経費精算
• 交通費精算
• 旅費精算
• ​​システム自動連携
• ​​ワークフロー

経費精算

経費精算システムでは、立替購入や交際費による飲食費の事前・事後精算をシステム上で行い、煩雑な経費精算の工程を自動化します。

申請時に役立つ機能を見ていきましょう。

• 入力補助・エラーチェック
• 利用明細取り込み

申請前にエラーが判明するため、冗長や経理部門による差戻し回数が減ります。また、連携しているクレジットカードの利用明細を自動で取り込むため、手入力を減らし転記ミスを防ぎます。

承認者・経理担当者の業務を改善する機能は、以下の通りです。

• 承認作業の簡易化
• 自動差戻し
• 自動仕分け
• 振込データ作成

システム上で承認するため、捺印の必要はありません。また、従来の経理担当者の負担であった差戻しや仕訳作業などが自動化できます。

交通費精算

交通費精算は、交通経路の履歴や料金、定期料金を自動的に算出する機能です。

膨大な交通費の精算を下記の機能でサポートします。

• ICカードとの連携
• パターン登録
• 定期区間の自動排除機能

ICカードと連携と連携している経費精算システムを利用すれば、専用のカードリーダにかざすだけでデータを自動で読み込むため、手入力する必要はありません。利用頻度の高い経路や行先をパターン登録すれば入力の手間を省けます。

従来の手作業入力だと、定期区間の控除をしないまま処理してしまい、余分に経費を支払っていることも少なくありません。経費精算システムで従業員の定期区間を登録すれば自動的に控除されます。

旅費精算

旅費計算は出張時に発生する旅費申請や精算を自動で行います。

旅費精算で便利な機能は3つです。

• 撮影データでの領収書添付
• 運賃・日当の自動計算
• 海外出張の申請・精算
• 事前申請と旅費精算申請の紐づけ

アプリ連携できる経費精算システムであればスマホで撮影した領収書のデータをシステムで添付するだけで完了するため、従来の書類へのり付けする必要はありません。自動計算機能により、日当や運賃の計算をせずに旅費精算の申請ができます。

海外出張の場合、円換算や税管理を経費精算システムで行うため手間がかかりません。事前申請と旅費精算の紐づけ機能を利用すれば変更点が一目で把握できるため、承認外の利用の確認や不正チェックがスムーズです。

​​システム自動連携

システム自動連携は、API連携により他社のシステムのデータのやり取りをリアルタイムで行える機能です。API連携すれば、異なるシステムを接続してデータを共有できます。

代表的なサービスは以下の通りです。

• 会計ソフト
• 出張管理システム
• クレジットカード
• 交通系ICカード

会計ソフトや出張管理システムと連携させて、人間の手を介さずにデータのやり取りを行うことで転記ミスを防ぎます。クレジットカードや交通系ICカードを連携させれば、利用日に遡って購入物品や利用経路の確認、申請書へ手入力といった業務そのものを削減できます。

​​ワークフロー

経費精算システムのワークフローは、申請書の作成から申請・承認をすべてシステム上で行う機能です。経費精算システム上にワークフローを作成すれば、ステータスの可視化や差戻しの簡素化が実現します。

そもそも、ワークフローとは担当者や意思決定の流れ、承認のプロセスを図式化したものです。紙ベースだと差戻しの手間や承認・修正により、特定の従業員で停滞して困った経験は誰しもがあるのではないでしょうか。

経費精算システムでワークフローを策定すれば、すべて画面上で申請・承認するため、現在のステータスを可視化できます。滞っている原因の特定や催促が簡単にできるため、スムーズに承認を得られます。

企業が抱える経費精算の課題

経費精算において企業が抱えている課題を把握しましょう。課題を把握することで、どのように解決すべきかが見えてきます。

多くの企業で抱えている経費精算の課題は、3つです。自社の課題と照らし合わせながら確認しましょう。

• 経費申請の手間がある
• 承認に時間がかかる
• バックオフィスのテレワークができない

経費申請の手間がある

経費申請の課題は、申請書類の作成に手間がかかることです。内容や金額によってルールが異なると「まとめてやろう」と後回しにされやすく、締め切りを過ぎてしまうケースが見られます。

経費申請で手間だと感じる具体的なポイントは、以下の通りです。

• 申請書類ごとに異なる入力ルール
• 訪問先の経路や金額の確認
• 領収書の転記・添付
• 上司への承認のお願い
• 紙ベースの場合、在社時と限られた時間での処理

申請を行う従業員は、業務の合間に経費申請を行います。すきま時間で行うため、領収書ののり付けや交通ルートの確認を面倒だと感じる従業員が多いです。

また、忙しいときに差戻しが発生すると、修正を忘れたまま翌月に繰り越すことも少なくありません。外回りの多い営業の場合、経費申請できる時間は限られるため負担になっている可能性が高いです。

承認に時間がかかる

承認に時間がかかると精算処理されない状態が続き、経理担当者へのしわ寄せが大きくなります。承認工程で滞る主な原因は、承認者の時間を確保できないことです。

承認者の時間が確保できない原因は、3つあります。

• 締め切り直前に大量の承認依頼がある
• 外出が多く確認している時間がない
• 承認の確認工程が煩雑

日々、承認作業を行っていたとしても、締め切り前に複数の申請者が大量の承認依頼を出せば、承認に時間がかかってしまうことは無理ありません。

そもそも承認者である上長や役員は出張・外出が多く、申請書類の確認のタイミングを逃しがちです。さらに、承認するための確認工程が煩雑であれば、作業を後回しにする承認者がいてもおかしくないでしょう。

バックオフィスのテレワークができない

バックオフィスのテレワーク導入が進まず、課題となっている企業は少なくありません。出社が必須の企業の場合、災害や交通機関の乱れによって稼働できないリスクを抱えています。テレワーク導入にあたってのボトルネックは、処理する書類の多さです。

エクセルベースで経費精算を処理している企業だと、以下の流れで紙の書類が発生します。

• 立て替えた費用や項目をエクセルに入力
• プリントアウトして領収書を貼付
• 承認・申請
• 書類の保管

経理担当者は申請書をもとに、経費に該当するか金額は正しいか1件ずつ領収書と突合させなくてはなりません。添付資料が漏れていれば、申請者へ直接差し戻す作業が発生します。

これらの理由により経理担当のテレワーク導入が進まず、出社を強いられるケースが多いです。

経費精算システム導入の5つのメリット

経費精算システムの導入は、経費精算に関する課題の解決に導きます。

経費精算システムを導入するメリットは5つです。自社の課題と経費精算システムの利点をそれぞれ把握して解決させれば、定着率や職場の満足度の向上につなげられます。

• 申請時間を短縮できる
• ワークフローがスムーズになる
• ​​不正防止につながる
• ​​人的ミスを防げる
• ​​バックオフィスのDX化ができる

申請時間を短縮できる

経費精算システムを導入すれば、申請時間を短縮できます。従業員の移動履歴や購入履歴を遡って調べなくとも、連携機能でデータを経費精算システムに移行できるからです。

外出先から経費精算の申請ができるシステムだと、経費精算のためだけに帰社する必要がありません。明細を入力して撮影した領収書を添付すれば、画面上で申請が完了します。なかには、スマホのOCR撮影でレシートや領収書の明細内容を自動で取り込む機能を搭載したシステムもあります。

申請に関わる時間を短縮できれば、本業に充てる時間を確保しやすいです。営業部門なら営業活動、マーケティング部門なら市場調査に集中できるでしょう。単純に経理部門の業務が楽になるだけではなく、経費申請をするすべての従業員に恩恵があります。

ワークフローがスムーズになる

経費処理をすべてシステム上に移行すれば、ワークフローがスムーズに進みます。ステータスが一目瞭然かつ、承認や差戻しもワンクリックで行えるからです。経理担当の負担になっていた締め切り前のアナウンスも、一斉通知機能でお知らせできます。

経費精算システムのワークフローは、内容や金額ごとに承認者が異なる申請でも個別に承認ルートの設定が可能です。そのため、ほとんどのワークフローをシステム化できます。

精算業務をシステムに一本化すれば、ステータスの見える化と承認者、経理担当者の効率化を実現します。

​​不正防止につながる

経費精算システムの導入は不正防止につながります。従来のマンパワーに頼る方法だと、細かな不正を見過ごしていた可能性は多少なりともあるでしょう。しかし、経費精算システムに社内規定の設定や従業員の定期区間登録を行えば小さな不正を自動で防ぎます。

たとえば、以下のルールに従って不正をブロックします。

• タクシー利用時の理由を記入しないと申請できない
• 1人当たりの金額が大きい場合は交際費を選択しないと申請できない
• 過去日付でないと精算申請できない

規定違反のある申請ができないようブロックすることで、コンプライアンス遵守や内部統制の強化につながります。

​​人的ミスを防げる

申請者から経理担当者まで、経費精算に関わるあらゆる工程での人的ミスを減らします。

人的ミスを防止する代表的な機能は4つです。

• 社内規定に反する申請の自動ブロック
• 不備のある申請の自動ブロック
• 交通系ICカードの自動読み込み
• 会計ソフトの連携

社内規定に反する申請や不備のある申請を自動でブロックすることで、経理側でのミスの見落としを防止します。

他のシステムと連携すれば、システマチックに経費精算することが可能です。人間の判断や手入力を減らせばヒューマンエラーを起こすきっかけがなくなります。

​​バックオフィスのDX化ができる

電子帳簿保存法に対応した経費精算をシステムに1本化すれば、書類を扱う機会が激減するためバックオフィスのDX化を推進できます。電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類をデジタル化して保存することを認めた法律です。

DX化がすすめば、出社とテレワークを組み合わせた働き方ができます。ここ数年でテレワークが浸透したものの、経理や会計といったバックオフィスのテレワーク率は決して高くありません。

紙ベースでの処理や差戻し時のコミュニケーションなどのテレワークを阻む要因は、経費精算システムによって解消します。経費精算のDX化によりバックオフィスの働き方に選択肢が生まれれば、従業員の満足度向上に貢献するでしょう。

経費精算システムの3つのデメリット

基本的に、どのような業態・業種の企業であっても経理精算システムを活用できるでしょう。しかし、経費精算システムにはデメリットも少なからずあります。

経費精算システムのデメリットは、以下の3つです。デメリットの対策方法も一緒に確認して、しっかり運用できるかイメージを膨らませましょう。

• 社内規定・フローの浸透に時間がかかる
• ​​電子化のリスクがある
• ​​一定のコストがかかる

社内規定・フローの浸透に時間がかかる

システム導入当初は慣れない作業を行うため、従業員に浸透するまでに時間がかかるでしょう。

システム導入にあたって業務要件を整理したことで、従来の運用ルールから変更されるケースが想定されます。その場合、これまでの業務フローと異なるため申請者や承認者が混乱する可能性があります。

経費精算システムを導入する前に運用ルールをマニュアル化し、社内通知と教育に努めましょう。

​​電子化のリスクがある

領収書を電子化すれば、経費精算の不正が増加する可能性があります。

懸念される不正受給は下記のような事例です。

• 領収書の使いまわし
• 画像改ざん
• データ編集

不正受給を防止するなら、撮影時のルール化や機能活用が有効です。

• 領収書原本へ自筆署名の徹底
• 保存データの検証機能の活用
• タイムスタンプによるチェック

領収書の原本に自筆署名して、他の従業員が領収書を使いまわすことを防止します。保存データの検証機能を活用すれば編集ログが一目で分かるため、データの編集や改ざんの発見につながります。

タイムスタンプとは、時刻の付与とデータの真実性を保証する電子証明のことです。画像が「いつ」から存在し、その日時以降「改ざんされていない」ことを証明します。

経費精算システムを選定するときは、保存データの検証やタイムスタンプ機能を搭載したサービスを選びましょう。

​​一定のコストがかかる

経費精算システムを利用する場合、一定のコストが必要です。

サービスによって料金は異なりますが、以下の合計金額がかかります。

• 初期費用+月額料金+オプション（サポートや連携機能など）

一般的に、月額料金は従業員数に応じて変動します。経費精算を行う機会の少ない企業や従業員の少ない企業には、割高に感じられるかもしれません。

従来の経費精算方法とシステムを活用した場合の費用対効果を比較検討したうえで、導入すべきかどうかを決定しましょう。

おすすめの経費精算システムを徹底比較

経費精算システム導入前に確認すべき選定ポイント

経費精算システムの導入を決めたら、事前に確認しておきたいポイントを見ていきましょう。システムによって機能や料金が異なるため、運用イメージに沿ったサービスを選ぶことが大切です。

経費精算システムを導入する前に確認すべきポイントは、5つあります。自社で必要な機能や条件を洗い出しながら見ていきましょう。

• 必要機能が搭載されているか
• クラウド対応しているか
• ​​自社利用しているシステムやサービスと連携できるか
• ​​費用が予算内か
• ​​十分なサポートを受けられるか

必要機能が搭載されているか

自社にとって必要な機能が搭載されているか確認しましょう。そのためには、自社で抱える問題点を把握することが大切です。

自社の課題を把握するには、以下の観点から確認しましょう。

• ミスの多い申請内容はなにか
• 時間がかかっている業務はどれか
• 一般経費・出張費など、利用頻度の高い項目はどれか

課題を解決できる機能が自社で必要な機能といえます。

クラウド対応しているか

クラウド対応の経費精算システムか確認しましょう。クラウド対応だとインターネットに接続すればどこからでも処理できるため、従業員の負担軽減につながります。

外出先から申請や承認ができれば、職場にいないと経費処理ができない環境を改善できます。また、経理担当のリモートワークが可能となるため、多様な働き方の助けとなるでしょう。

​​自社利用しているシステムやサービスと連携できるか

運用中の会計システムやサービスの連携ができるかあらかじめ調べておきましょう。特に会計システムとのAPI連携は重要です。会計システムと連携ができれば、リアルタイムのデータが自動的に反映されます。

また、クレジットカードの自動読み込みやオンライン上の銀行振込などと連携できるシステムを利用すれば転記の手間が省けるため、より経費精算を簡素化できます。

​​費用が予算内か

予算内で経費精算システムを運用できるかどうか検討しましょう。

経費精算システムには月々の料金が必要です。サービスによっては導入するための費用やオプション料金がかかることもあります。長期的な運用を前提に毎月の支出と業務の改善状況を比較検討して、費用対効果の大きい経費精算システムを選びましょう

​​十分なサポートを受けられるか

十分なサポートを受けられるか確認しましょう。サポート体制がしっかりしたサービスなら、IT機器に不得手な担当者でも安心して導入・運営できます。

法改正によるシステム変更や使い方についてもフォローしてもらえるため、柔軟に対応できます。

経費精算システム導入前に検討すべきこと

経費精算システムを導入する前に検討すべきことを確認しましょう。本格導入してしまうと他サービスへ移ることは難しいため、失敗しないための事前準備が重要です。

経費精算システムを導入する前に検討しておきたい項目は、3つあります。経理担当者と相談しながら、最適なサービスを見つけましょう。

• 導入の目的を明確にする
• オンプレミスかクラウドのどちらが適しているか判断する
• ​​トライアルで実際に使ってみる

導入の目的を明確にする

経費精算システムを導入する前に、自社で抱えている課題の洗い出しをして目的を明確にしましょう。導入目的を明確にすれば、必要な機能だけでなく不要な機能も定まります。

近年の経費精算システムは多機能なサービスが多くリリースされているため、目的意識を明確にして判断基準を定めましょう。

オンプレミスかクラウドのどちらが適しているか判断する

オンプレミスかクラウドのどちらかが適しているか改めて検討しましょう。違いはシステムに接続する方法の違いです。

それぞれの特徴と違いを表にまとめました。

オンプレミス型は、自社サーバーに経費精算システムをインストールして自社回線でアクセスします。自前のサーバーを利用するため、外部からの不正アクセスのセキュリティは安心です。

クラウド型は、クラウド上のシステムにインターネットを経由してアクセスします。インターネットに接続できれば、場所を問わずに利用できるためリモートワークに適しています。

​​トライアルで実際に使ってみる

本格的に導入する前にトライアルで試験的に利用しましょう。

トライアルをおすすめする理由は、下記の2つを確認できるからです。

• 業務に必要な機能が備わっているか
• 操作性・利便性

機能の必要性や操作感を実際に確認できるため、自社に合っているかどうか判断できます。スムーズに運用するためにも、トライアル期間を上手に活用しましょう。

経費精算システムを導入して社内の生産性をアップさせよう

経費精算システムを導入することで下記の業務負担を軽減します。

• 手入力
• 交通費や経路などの検索
• 差戻し
• 紙での処理・保管

経費精算システムを導入すれば、申請者・承認者・経理担当それぞれの負担が軽減します。不正の見落としや判断ミスも少なくなるため、コンプライアンス遵守につながるでしょう。

システムを選ぶ前に、あらかじめ自社で抱える経理の課題の洗い出しをすることが大切です。求める機能の有無や社内規定・ワークフロー設定との相性といった観点から、複数のサービスを検討するとスムーズです。

自社に合った経費精算システムを導入して、これまで頭を悩ませてきた経費申請業務や経理業務の効率化を図りましょう。