【2025・比較表】会議室予約システム比較17選｜選定ポイントや導入手順も解説

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは特定の場所で会議やイベントを開催するための会議室や施設の予約を管理するためのツールです。このシステムを使用することで、利用者はオンライン上で会議室の予約状況を確認し、自分の予定に合わせて会議室を予約することができます。さらに、予約情報はリアルタイムで共有されるため、参加者は常に最新の情報を把握することができます。会議室予約システムは、予約手続きの効率化やスケジュールの管理を容易にし、会議の運営を円滑にするための重要なツールとなっています。

会議室予約システムの主な機能

会議室予約システムにはさまざまな機能があります。それぞれの機能の内容を理解し、その利点を生かすことでシステムを最大限活用することができます。本章では下記4つの機能、それらによってできることをまとめます。

1. 会議室の予約と取り消し
2. 会議室利用状況の確認
3. 設備や備品の管理
4. 通知とリマインダー

1.会議室の予約と取り消し

最も基本的な機能として会議室の予約機能があります。利用可能な会議室を検索し、希望の日時や条件に基づいて予約を行うことができます。また、予定が変更された場合や会議がキャンセルされる場合などには利用者は予約を取り消すことができます。

2.会議室利用状況の確認

予約された会議室の状況や利用可能な時間帯をカレンダー形式や視覚的に確認できます。今の時間帯にどこのチームが利用中かを把握したり、予定がずれて空室になった会議室の確認をすぐにできます。会議室の利用状況や利用者の傾向などを知ることもでき、会議室を運営する際に部屋の数が足りているかなどの分析に役立てることができます。

3.設備や備品の管理

会議室ごとに設備や備品（プロジェクターや音響機器、ホワイトボードなど）を管理し、必要なものを予約に含めることができます。利用者は予約前にアメニティの有無や種類を確認できるため、自身のニーズに適した会議室を選択できます。また、管理者はアメニティの利用状況やメンテナンススケジュールを把握し、効果的な管理を行うことができます。

4.通知とリマインダー

予約の受付や変更、キャンセルに関する通知やリマインダーを自動的に送信することができます。通知システムを利用することで、予約の承認や拒否、予約の変更やキャンセルなどの情報をリアルタイムで利用者に伝えることができます。これにより、利用者は予約の状況を把握し、確実に会議室を利用することができます。

会議室予約システムを導入するメリット

最近では多くの企業や民営団体で会議室予約システムが導入されています。会議室予約システムを導入することで、それまで人為的に行っていたことが機械化されさまざまなメリットを得ることができます。本章では下記5つの観点から、会議室予約システムを導入するメリットを紹介します。

1. 予約の効率化
2. スケジュールの可視化
3. リソースの最適化
4. 予約の追跡と履歴管理
5. 通知とリマインダー

1.予約の効率化

会議室予約システムを使用することで、空いている会議室を素早く検索し、手動の予約方法に比べて効率的に予約が行えます。利用者は多くの場合、オンライン上で直接予約を行うことができ、予約可能な日時や会議室の可用性をリアルタイムに確認することができます。これにより、予約プロセスが迅速化され、利用者と管理者の両方にとって時間と手間を節約することができます。

2.スケジュールの可視化

予約システムは、各会議室の予約状況をリアルタイムで表示するため、会議室の利用可能な時間帯を容易に確認できます。これにより、ダブルブッキングや時間の重複を防ぐことができ、予定の把握が容易になり、会議室の利用率を最大化することができます。利用者は予約可能な日時や会議室の空き状況を一目で把握できるため、予約が取りやすくなります。また、重複予約や無駄な予約を防ぐことができるため、会議室の有効活用が促進されます。

3.リソースの最適化

会議室予約システムを使用することで、必要な会議室の容量や設備要件を事前に把握することができます。これにより、適切な会議室を選択し、リソースの最適化を図ることができます。例えば、空いている小規模の会議室を利用することで、大規模な会議室を占有する必要がなくなり、より効率的に会議室を使用することができます。

4.予約の追跡と履歴管理

会議室予約システムは、予約の追跡と履歴の管理を容易にします。予約の変更やキャンセルがあった場合も、システム上で確認できるため、人的ミスを防ぐことができます。また、過去の予約履歴を分析することで、会議室の利用状況や需要の傾向を把握し、将来の予約計画に役立てることができます。

5.通知とリマインダー

会議室予約システムは、予約の確認や変更、キャンセルに関する通知やリマインダーを自動的に送信する機能を備えています。これにより、予約者は会議室の利用に関する重要な情報を逃すことなく把握できます。また、通知によりミスコミュニケーションや予約の混乱を防ぎ、円滑な予約プロセスを実現します。

会議室予約システムを導入するデメリット

会議室予約システムを使用していると不満点が出てくることがあります。それらの不満点は製品導入後では解決できない場合もあるので、予想される不満点を知り製品導入の役に立てましょう。本章では代表的な不満点ついて紹介します。

1. 会議室の予約スケジュールを守らない利用者
2. 不正な予約の発生
3. 予約のキャンセルや変更の制約

1.会議室の予約スケジュールを守らない利用者

会議室を予約しているのにその時間を守らない利用者がいると、予約が入っているのに会議室が空き状態になり、会議室を効率的に活用することができません。これには、予約システムの自動通知の機能が有効です。予約システムを利用して、予約時間の直前にユーザーに通知する機能がある製品がおすすめとなります。予約したユーザーに対して、会議室利用のリマインダーや遅刻に関する警告メッセージを送ることで、時間を守る意識を高めることができます。

2.不正な予約の発生

システム上のセキュリティ対策が不十分な場合、不正な予約や無断使用が発生する可能性があります。このようなことが起こるとシステムが正常に動作しなくなり、利用者と管理者に大きな被害をもたらします。例えば、すでに予約していた利用者が直前で会議室を使えなくなるなどの問題が発生します。このような問題を未然に防ぐために、セキュリティ対策の十分なシステムを選ぶこともとても重要なポイントとなってきます。

3.予約のキャンセルや変更の制約

一度予約した会議室をキャンセルや変更したい場合、システムが柔軟に対応していないと、手続きが煩雑になります。キャンセルポリシーなどを明確にし、予約時に正確に利用者に通知することで、上で述べた予約スケジュールを守らない利用者も減ることが期待されます。また自動キャンセル機能をもつ製品であればカラ予約の防止にもつながります。

会議室予約システムの選定ポイント

会議室予約システムの選定は、業務の効率化と資源の最適化に不可欠です。このプロセスでは、システムの目的、注意点、機能、料金といった要素を総合的に評価することが重要です。適切なシステムを選ぶことで、会議室の利用がよりスムーズになり、組織全体の生産性が向上します。

1. 会議室予約システムの導入目的のチェックする
2. 会議室予約システムの導入時の注意点をチェックする
3. 会議室予約システムの機能をチェックする
4. 会議室予約システムの料金・価格相場をチェックする

1.会議室予約システムの導入目的のチェックする

会議室予約システムの導入目的を明確にすることは、最適なシステム選定の第一歩です。目的は、予約プロセスの自動化、利用状況の透明化、リソース管理の効率化など多岐にわたる可能性があります。この段階では、組織のニーズを詳細に分析し、それに基づいた機能やサービスを提供するシステムを選定することが重要です。また、将来的な拡張性や予算の制約も考慮に入れるべきです。

2.会議室予約システムの導入時の注意点をチェックする

会議室予約システムの導入にあたっては、いくつかの重要な注意点があります。第一に、システムの互換性と統合性を確認すること。既存のITインフラとの互換性がなければ、余計な時間と費用がかかる恐れがあります。第二に、ユーザーインターフェースの使いやすさを評価すること。直感的な操作性は、スタッフの学習曲線を低減し、導入後の運用を容易にします。第三に、セキュリティ対策の厳格さを検証すること。個人情報や企業データの保護は、信頼性の高いシステム選定に不可欠です。

3.会議室予約システムの機能をチェックする

会議室予約システムの機能面は、導入の成功を左右する重要な要素です。基本的な予約管理機能に加えて、複数の会議室を同時に管理できる能力、リアルタイムでの予約状況の確認、予約の自動調整といった高度な機能の有無も評価に含めるべきです。また、モバイル対応やカレンダー同期など、利便性を高める機能も重要な判断基準となります。機能の総合的な評価を通じて、組織のニーズに最も適したシステムを選定することが可能になります。

4.会議室予約システムの料金・価格相場をチェックする

会議室予約システムのコストパフォーマンスを把握することは、予算の効率的な管理に直結します。料金体系はシステムによって異なり、一律料金、使用量に基づく料金、追加機能ごとの料金などがあります。価格相場を理解し、予算内で最大限の機能を提供するシステムを選ぶことが重要です。また、長期的なコスト削減の観点から、初期投資と運用コストのバランスを考慮することも不可欠です。

会議室予約システムの3つのタイプを解説

会議室予約システムには大きく分けて3つのタイプがあります。そこで本章ではそれぞれのタイプの特徴や主な機能を解説していきます。

1. 在席管理対応型
2. 貸会議室・レンタルスペース運営者向け型
3. 基本型（汎用的な会議室予約・管理向け）

1. 在席管理対応型

会議室の予約機能に加え、社員の在席・不在状況を管理し、柔軟なオフィス環境をサポートするシステムです。

主な機能は以下の通りです。

• 在席状況の可視化：オフィスに誰が在席しているかを把握できる。
• デスクや共有スペースの予約：社員が事前に座席を確保できる。
• 社員の所在確認：社内でのコミュニケーション促進や、混雑緩和に役立つ。

ハイブリッドワークを採用し、出社社員が流動的な企業やオフィススペースの効率的利用を重視する企業におすすめです。

2. 貸会議室・レンタルスペース運営者向け型

外部利用者を対象に、会議室やレンタルスペースを貸し出す運営者向けのシステムで、予約から決済までを一元管理できます。

主な機能は以下の通りです。

• 外部予約の受付：Web上で外部ユーザーが利用希望日を予約できる。
• 決済機能：クレジットカードなどでの事前決済や現地決済に対応。
• 利用時間・料金設定：運営側が利用料金を時間単位で設定できる。

コワーキングスペースや貸し会議室を運営する企業、また無人運営が求められる施設に最適です。

3. 基本型（汎用的な会議室予約・管理向け）

企業内の会議室予約管理を主な目的とした、汎用的で基本機能が充実したシステムです。

主な機能は以下の通りです。

• 予約の重複防止：二重予約を防ぐ。
• 自動リマインダー：予約者にリマインドを送信して会議忘れを防ぐ。
• 空き状況のリアルタイム確認：社員が予約状況を簡単に確認可能。

多くの企業で導入されており、シンプルな操作性が求められる社内利用に最適です。

タイプ別おすすめ会議室予約システム

本章では、全16個のおすすめの会議室予約システムを前章で説明したタイプ別に分類して紹介します。

1. 在席管理対応型4選
2. 貸会議室・レンタルスペース運営者向け型6選
3. 基本型（汎用的な会議室予約・管理向け）6選

1.在席管理対応型4選

2.貸会議室・レンタルスペース運営者向け型6選

3. 基本型（汎用的な会議室予約・管理向け）6選

会議室予約システムの4つの導入手順

会議室予約システムの具体的な導入手順について紹介します。製品導入の際の参考にしてください。

1. 目的と要件の明確化
2. システムの選定
3. システムのカスタマイズと設定
4. 導入と運用

1.目的と要件の明確化

会議室予約システムの導入目的と必要な要件を明確化します。組織のニーズや課題を分析し、システムが解決すべき問題や必要な機能を特定します。このフェーズで明確にした情報をもとにシステムの選定の段階に移るので、できるだけ詳しくまとめましょう。

2.システムの選定

組織のニーズに最も適した会議室予約システムを選定します。機能、使いやすさ、セキュリティ、カスタマイズ性、予算など、このサイト内で紹介した比較基準を考慮し、複数の製品を比較します。場合によっては複数の製品を試すことで製品同士を比較し、より自社にあった製品を選定します。

3.システムのカスタマイズと設定

選んだ会議室予約システムを組織の要件に合わせてカスタマイズし、必要な設定を行います。会議室の情報や予約条件、利用者情報、通知設定などを設定し、システムがスムーズに運用できるようにします。自社のニーズに合わせた設定をすることで、より製品のパフォーマンスを向上させることができます。

4.導入と運用

会議室予約システムを組織に導入し、運用を開始します。運用していく中で不便な点や修正したい点があれば、その都度システムのカスタマイズをし、より組織にあったシステムへと改良していきます。利用者と管理者の意見をまとめて、利用状況を分析することで改良しやすくなります。

自社のニーズに見合った会議室予約システムを選ぶことが重要

会議室予約システムは、近年多くの企業や団体が導入し始めています。人が手動で行っていたものを自動化することにより、業務を効率化し、無駄なミスを減らすことができます。本記事で紹介した製品では導入事例やおすすめポイントなどもまとめています。会議室予約システムにはさまざまな種類があるので、自社に必要な機能を明確にし、最適な製品を導入しましょう。

会議室予約システム16選の比較一覧

ChoiceRESERVE

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診療予約システム美容室予約システム治療院 予約システム予約システム会議室予約システム飲食店予約システム

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製品のおすすめポイント

• 予約システムの導入提案、運用サポートまで対応します
• 予約管理の課題解決のための機能を網羅しています
• クラウドセキュリティ認証を取得しております

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Condeco

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会議室予約システム

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製品のおすすめポイント

• PC・スマホから簡単予約・チェックイン
• 新常態に対応した、安全・健康管理をサポート
• データ分析によるオフィス利用最適化や固定費削減

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WORK AGILE

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座席管理システム会議室予約システム

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製品のおすすめポイント

• レポート機能をオフィスのPDCAに活用し、働き方を最適化
• 手軽に、迅速に、低コストで導入できる
• 社内コミュニケーションの促進機能が充実

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Nimway

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座席管理システム会議室予約システム

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製品のおすすめポイント

• スマホ・PCから座席や会議室の予約が可能
• 直感的なMAPデザインで空き状況を確認可能
• 座席・会議室の利用データを基にオフィスレイアウトの改善へ

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SmartRooms

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会議室予約システム

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製品のおすすめポイント

• 部屋前端末を簡単操作で状況確認
• 会議室利用ログで利用実態を把握
• クラウドサービスで低コストで導入可能

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Acall

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座席管理システム会議室予約システム

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製品のおすすめポイント

• 分散や効率化ではたらきやすいオフィス環境づくり
• 個人のはたらき方を大切にするチェックイン管理
• データの可視化と分析

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Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）

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座席管理システム物品管理システム予約システム会議室予約システム勤怠管理システム

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製品のおすすめポイント

• フリーアドレスやテレワークでどこにいるか分からない状況を簡単に可視化
• 予定確認やアポ調整の時間を削減
• アナログな資産/備品管理をアプリでスマートに工数削減
• アナログな郵便物作業をDXでスマートに工数削減
• 社内のあらゆる支払いをキャッシュレスに

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Resource Look

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予約システム会議室予約システムWeb会議システム

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製品のおすすめポイント

• カラ予約防止、入室が確認できない予約は自動キャンセル
• 来客情報や受付情報も一元管理、受付の無人化
• 会議室端末・集中制御端末・フロアマップといった用途に合わせた利用が可能

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予約ルームズ

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座席管理システム予約システム会議室予約システム

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製品のおすすめポイント

• 空いている部屋が一目でわかり、会議室予約を効率化
• 状況に応じた応答が自動ででき、会議室管理をスムーズになります
• 拠点結合による会議室予約の課題を解決します

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BRoomHubs

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予約システム会議室予約システム

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製品のおすすめポイント

• 会議室・ブース・備品まで一括管理できる安価なクラウド型サービス
• 来訪者管理（オプション機能）を装備しています
• 無駄な予約を排除して効率的な会議室利用を実現

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iMeeting-R

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会議室予約システム予約システム

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製品のおすすめポイント

• 自動キャンセル機能で空予約を防止し、他の人が予約/利用することが可能
• 利用実績の「見える化」で運用の改善・見直しをサポート
• ICSファイルを利用したグループウェアに対応

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EIPrO

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会議室予約システム予約システム

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製品のおすすめポイント

• クレジットカード決済、コンビニ決済・ペイパル決済
• チケット・クーポンを利用した割引予約にも対応
• ウェブデザイン・SEO・翻訳機能による多言語対応

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eReserve

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美容室予約システム診療予約システム予約システム会議室予約システム飲食店予約システム

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製品のおすすめポイント

• 基本情報と業種情報を登録するだけで誰でも簡単にネット予約システムを導入
• 頼れる機能がたくさん標準装備しており、さまざまな業種にも対応できます
• 『eリザーブペイメント』なら経理業務を大幅に簡略化できます

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Direct Reserve

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美容室予約システム診療予約システム予約システム会議室予約システム

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製品のおすすめポイント

• 充実の機能でTOPクラスの低コストを実現
• 顧客の見える化と万全なフォローでサポートします
• 直感的な仕様で管理者は満足、Webから予約できるので、お客様も満足

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リザエン

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美容室予約システム診療予約システム予約システム会議室予約システム飲食店予約システム

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製品のおすすめポイント

• 高いセキュリティ性と24時間365日の監視体制
• 幅広いカスタマイズ性と独自のシステムカスタマイズ可能
• 安心の料金体系と予約の成立数に合わせた従量課金

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AirRESERVE

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診療予約システム予約システム会議室予約システム飲食店予約システム

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製品のおすすめポイント

• 2つの予約枠タイプ、自由受付タイプと事前設定タイプがあります
• 予約受付にかかる手間を軽減、はじめてでもカンタンに使えます
• 予約が何件入ってもずっと低コストで安心かつ、オンライン決済の手数料率も3.24%と業界最安水準

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