問い合わせメールの書き方を徹底解説【テンプレート7選＆必須構成】

問い合わせメールを書き慣れていない方でも以下のステップで「すぐに効果を実感できる」よう体系的に解説します。

1. 問い合わせメール作成の５つの必須ポイント

問い合わせメールはビジネスにおいて大変重要な要素の一つです。

• ビジネスパーソンは１日に平均126通の業務メールをやり取りしています。的確なメールでないと、商談機会の損失や誤解につながる恐れがあります。
• 86％のプロフェッショナルが、業務連絡手段としてメールを最も好む（HubSpot, 2021）。プロ間コミュニケーションの大半を占め、レスポンスの質が信頼構築に直結します。
• したがって、「いつ」「何を」「なぜ」明確に伝える問い合わせメールは、業務効率化と顧客満足度向上の要です。

参考にしたページはこちら👇
17 Business Email Statistics & Trends to Watch / Email is not dead. But email IS changing.

ビジネスメールでは、相手に「何を」「なぜ」「いつまでに」伝えたいかがひと目で分かることが大切です。以下の５つのポイントと、＋αのフォローアップ手順を押さえれば、返信率と信頼感が格段にアップします。

件名は「何について／いつまでに」を一目で伝える

• ポイント：件名を見ただけで「何のメールか」と「いつまでに回答が必要か」が分かるようにします。
• 理由：ビジネスパーソンは大量のメールを確認するため、曖昧な件名は後回しにされがちです。
• 実践例：
  悪い例：製品について
  良い例：【ご確認】製品Aの動作不具合と修理可否（5月10日まで）

本文冒頭で要旨（何を、なぜ）を明確化

• ポイント：メールを開いた瞬間、趣旨が理解できるよう冒頭で「目的＋背景」を伝えます。
• 理由：相手は冒頭を読んだ時点で重要度を判断し、続きを読むかどうか決めます。
• 実践例：
  「本日は、来週予定の展示会用パンフレット印刷納期について、納品日程のご確認をお願いしたく存じます。」

質問事項は箇条書き＆5W1Hで漏れなく

• ポイント：複数の質問は番号付きリストにし、5W1H（誰が／何を／いつまでに／どこで／なぜ／どのように）を整理します。
• 理由：箇条書きで見やすくなると同時に、抜け漏れを防ぎます。
• 実践例：
  以下3点についてご教示ください。
1. サービスAの利用開始日（予定）はいつでしょうか？
2. 月額プランの割引適用条件は何ですか？
3. 導入手順の資料はご用意いただけますか？

回答期日と理由を具体的に示す

• ポイント：「〇月〇日（〇）までにご回答ください」「理由：◯◯の準備のため」とセットで記載します。
• 理由：期日を明示しないと「まだ大丈夫」と後回しにされるリスクがあります。
• 実践例：
  「大変恐縮ですが、社内稟議の都合上、5月15日（木）までにご回答いただけますと幸いです。」

クッション言葉で相手への配慮を忘れずに

• ポイント：「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」など、相手の負担をねぎらう表現を添えます。
• 理由：配慮のある言葉が丁寧さと信頼感を高め、返信率の向上につながります。
• 実践例：
  「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」

＋α：フォローアップ手順

1. 未返信チェック：
   送信後3営業日以内に返信がなければ、まずは自社の送信ログを確認。
2. 催促メール送信：
   件名：【再送】◯◯についてのご確認
   本文冒頭：先日お問い合わせさせていただきました◯◯の件、恐れ入りますがご確認状況はいかがでしょうか。
3. 電話フォロー：
   さらに3営業日待っても未返信の場合、丁寧に「メールが行き違いになっていないか」を確認。
4. 対応記録：
   すべてのやり取りをメールまたはCRMに記録し、次回以降の対応精度を高めます。

これらの手順をあらかじめ用意しておくことで、問い合わせメールの抜け漏れ防止とスムーズなフォローが実現します。

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2. 問い合わせメールの基本構成

まずは「件名」から「署名」まで、問い合わせメールに欠かせない７つの要素を一覧表でご紹介します。

2.1 件名

役割：受信箱でメールを選んでもらうための「第一印象」です。

• 実践ポイント：
  件名は40文字以内を目安に。
  重要語（例：見積依頼、不具合、回答期限）を先頭に置く。

2.2 宛名・挨拶文

役割：誰に宛てたメールかが明確になり、礼儀を示します。

• 実践ポイント：
  会社名・部署名・氏名を正確に。
  挨拶は「お世話になっております。」で統一するとビジネスマナー上安心感があります。

2.3 要旨（目的・背景）

役割：メールを開封した瞬間に「何を」「なぜ」確認したいかを伝えます。

• 実践ポイント：
  １文で完結するように心がける。
  背景情報は必要最低限に留め、相手の理解を妨げない。

2.4 詳細（箇条書きで質問・データ）

役割：具体的な質問と必要情報を整理して提示します。

• 実践ポイント：
  箇条書き＋番号付きで、受信者がすぐに回答できるように。
  5W1H（誰が／何を／いつまでに／どこで／なぜ／どのように）を意識して質問を分解。

2.5 回答期日

役割：いつまでに回答が必要かを示し、スケジュール調整を促します。

• 実践ポイント：
  日付と曜日を併記し、誤解を防止。
  簡単な理由（例：社内会議のため、取材準備のため）を添えて納得感を高める。

2.6 結びの挨拶・クッションワード

役割：相手への配慮を表現し、丁寧に締めくくります。

• 実践ポイント：
  「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」など、状況に応じて使い分け。
  最後は「何卒よろしくお願いいたします。」で締めると好印象。

2.7 署名（連絡先・会社情報）

役割：返信先や所属を一目で示し、信頼性を担保します。

• 実践ポイント：
  会社名・部署・氏名・電話番号・メールアドレスを必須記載。
  必要に応じて会社URLや住所を追記。

以上が、問い合わせメールで必ず押さえるべき基本構成です。次節では、この型を活かした「シーン別テンプレート」をご紹介します。

3. シーン別テンプレート７選

まずは、７つの代表的シーンを一覧で把握しましょう。下表では【件名例】と【ポイント】をまとめています。

以下、それぞれのテンプレートを件名＋本文構成のポイントとともにご紹介します。

① 初めての相手への問い合わせ

初めて企業に連絡を取る際は、最初に「誰が」「なぜ」メールしているかをはっきり伝えることが大切です。自己紹介と背景を冒頭に盛り込みましょう。

例文冒頭：
「突然のメールにて失礼いたします。■■株式会社◇◇部の▲▲と申します。この度、貴社が提供されている〇〇サービスに大変興味を持ち、導入を前向きに検討しております。…」

② 商品・サービスの仕様確認

導入候補として製品を比較検討している場合は、「何を」「どこまで」知りたいかを具体的に示します。社内最終判断の前に必須の情報を押さえましょう。

例文冒頭：
「いつもお世話になっております。■■株式会社◇◇部の▲▲でございます。現在、弊社では新システム導入を検討しており、貴社製〇〇を有力候補の一つとしております。…」

③ 不具合報告・修理依頼

製品に問題が生じたときは、発生状況と影響範囲を明確に説明します。緊急度の高さを伝えるため「いつ」「どのように」「どれだけ困っているか」を簡潔に書きましょう。

例文冒頭：
「いつもお世話になっております。■■株式会社◇◇部の▲▲と申します。弊社にて使用中の貴社製〇〇に、本日下記の不具合が発生いたしました。…」

カスタマーサポートツール17選を徹底比較！3つのタイプ別で紹介

④ 納期・在庫確認

急ぎの発注を検討する際は、「数量」「用途」「いつまでに必要か」を最初に示します。スケジュール調整の理由も添えると、相手の理解が得やすくなります。

例文冒頭：
「お世話になっております。■■株式会社◇◇部の▲▲です。来月開始予定のプロジェクトで使用するため、貴社製〇〇を△△台注文検討しております。…」

⑤ 見積依頼・商談アポイント

展示会やセミナー後のフォローでは、挨拶＋感謝を含めつつ、見積もりと打ち合わせを依頼します。候補日時を示すことで返信もスムーズに。

例文冒頭：
「先日の〇〇展示会では貴重なお話をありがとうございました。■■株式会社◇◇部の▲▲でございます。現在、弊社では△△導入を検討しており、…」

⑥ 上司への社内確認メール

社内向けメールは「お疲れ様です」で始め、結論先行＋補足で進捗確認や指示依頼を行います。議事録代わりにも残せるよう箇条書きがおすすめです。

例文冒頭：
「お疲れ様です。営業部の▲▲です。現在対応中の○○案件に関し、先日の会議でお客様から追加要望がございました。…」

⑦ 回答後のお礼・フォローアップ

一度回答をもらった後は、まず感謝の言葉を伝え、必要に応じて次のアクションを依頼します。「おかげさまで…」と前向きな表現を入れると好印象です。

例文冒頭：
「お世話になっております。■■株式会社◇◇部の▲▲です。この度は迅速なご回答をいただき、誠にありがとうございました。…」

以上のテンプレートをそのままコピペしてお使いいただくか、御社仕様にアレンジしてご活用ください。これら７つのテンプレートを業務の“型”として活用し、文面の質と効率を同時にアップしましょう。

4. 実践！業務を効率化するおすすめ5製品

問い合わせメールやフォーム運用を効率化するために、実際に多くの企業で導入実績がある５つのツールをピックアップしました。各製品の主な機能と料金プランを下表で比較してから、個別の特徴を解説します。

4.1 メール共有システム「メールワイズ」（Cybozu）

• 導入社数15,000社突破の実績を持つメール共有・管理ツールです (Mailwise)。
• 主な機能：メールの担当者・ステータス管理、テンプレート共有、検索フィルタ、社内コメント機能。
• 料金：クラウド版600円／ユーザー・月～、パッケージ版は別途見積もり (Mailwise)。
• メリット：チームでのメール対応漏れを防ぎつつ、ナレッジをテンプレート化できるため、初学者でもスピーディに返信が可能。

4.2 フォーム作成＆自動返信「formrun」

• プログラミング不要でフォーム／問い合わせページを直感的に作成できます。
• 主な機能：
  自動返信メール
  条件分岐項目
  Chatwork・Slack連携
  マトリクス回答・予約フォーム作成など
• 料金プラン：
  FREE：月間回答30件・フォーム1つ・ユーザー1人（¥0）
  BEGINNER：3,880円／月（税抜）
  STARTER：12,980円／月（税抜）
  PROFESSIONAL：25,800円／月（税抜）
• デメリット：有料プランでは回答上限や容量拡張が追加課金となるため、使用量に応じたプラン選定が必要。

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4.3 大量配信＆到達率重視「Mail Publisher Smart Edition／Transaction」

• 国内シェアNo.1連続16年を誇るメール配信プラットフォーム。
• Smart Edition：HTMLメール作成、一斉配信、A/B テスト、レポーティング。
• Transaction：エラー解析モジュール搭載のメールリレーサービス（500種類以上のエラー分類）。
• 価格：トライアル後、要問い合わせ。
• メリット：大手企業・金融機関・自治体にも採用され、月間83億通以上配信実績。

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【公式】Mail Publisher｜シェア1位のメール配信システム・一斉送信ツール

4.4 アンケート・フォーム一貫管理「Form Factory」

• 会員DB収集からメールCRM、効果測定までワンプラットフォームで完結。
• 主な機能：
  柔軟なデータベース設計
  階層的グループ管理
  高速大量配信エンジン
  URL別効果測定・レポート
• 料金体系：
  「固定費＋従量プラン」
  「登録レコード課金プラン」
• 注意点：料金体系が複数あるため、自社利用ボリュームに合わせたプラン選定が重要。

詳細はこちらから👇
フォーム・アンケート作成／メールCRMシステム Form Factory

4.5 BtoB受発注自動化「urutto（うるっと）」

• 株式会社カンナートが提供するBtoB受発注システムで、FAX・電話注文を完全デジタル化します。
• 主な機能：
  得意先別商品・価格表示
  出荷・在庫管理連携
  カスタム可能なワークフロー
• 料金：カスタム見積もり（要お問い合わせ）。
• 導入事例：創業20年のシステム開発会社が自社運用に採用し、受発注業務にかかる工数を50％削減。

料金プランの詳細はこちらをご覧ください👇
料金プラン｜urutto（うるっと）

これらのツールを組み合わせて使うことで、問い合わせメールの作成・送信からフォーム集計、回答フォローまで一気通貫で業務を効率化できます。次節では「返信がないときのフォローアップ術」をご紹介します。

チケット管理ツール6製品を徹底比較！業務効率化を実現する方法

5. 返信がないときのフォローアップ術

まずは、メールを送信する前に「誰に」「どこに」送ったかを再確認しましょう。送信先や宛先の入力ミスは、最も多いトラブルの一つです。

送信先・宛先ミスのチェックポイント

• To／Cc欄に誤ったアドレスはないか
• 社内アドレスの場合、部署名や役職が正しいか
• メーリングリストではなく個人宛になっていないか

催促メールのタイミングと文例

一般的には3～7営業日待ってから催促メールを送ります。
また、調査では3日後のフォローアップが最も効果的との意見もあります。
さらに、業界大手のQuickMail分析では、フォローアップは最大3回が理想的と結論づけています。

• 件名は「Re:」を先頭に付け、元メールの流れを示します。
• 本文では、短く背景を説明し、回答期日を再掲すると効果的です。

参考ページはこちら👇
How to Write a Professional Reminder Email ／ Ghosted? How (and When) to Send a Follow-Up Email After No Response [+18 Examples]

電話やチャット併用のタイミングとマナー

• 電話フォローは、メール送信後できるだけ早く（24時間以内）行うのが効果的です。
• 架電マナーとして「今お時間よろしいでしょうか？」と相手の状況をまず確認しましょう。
• チャットツールはカジュアルですが、業務時間内に行い、過度なリマインドにならないよう注意が必要です。

これらを組み合わせ、自社のワークフローに合わせたフォローアップ手順を整備することで、返信率の向上と業務スピードアップが期待できます。

6.【まとめ】本記事の要点を再確認

本記事では、まず「件名」に必ず何を・いつまでに知りたいのかを盛り込む重要性を解説しました。メールを開いた相手が一目で用件を把握できるようにすることで、開封率と返信率が大きく向上します。次に、本文冒頭では「目的」と「背景」を簡潔に伝え、相手にメールを読むメリットを示す手法をお伝えしました。質問事項は番号付きの箇条書きで5W1Hを漏れなく整理し、回答しやすいレイアウトを心がけることがポイントです。

最後に、返信がない場合のフォローアップ術として、未返信の場合は３～７営業日を目安にリマインドメールを送り、必要に応じて電話やチャットで確認する流れを提示しました。さらに、Cybozu「メールワイズ」やformrunなどのツールを活用することで、問い合わせ管理から自動返信、大量配信まで一気通貫で業務効率を劇的に改善できることをお伝えしました。この一連のノウハウを実践すれば、問い合わせメールの品質と返信率が飛躍的にアップするはずです。