製品を導入することになった背景

愛知県に拠点を置く株式会社ティーエムホールディングスでは、災害時に本社機能を維持するためにペーパーレス化の推進が急務とされていました。特に、東南海地震が発生した場合の全国的な事務処理の停止を防ぐ必要があり、大量のFAXが届く事務処理部門でのペーパーレス化が試みられました。この動きは、インターネットFAXの導入と、入力業務を自動化するAI-OCR「DX Suite」の導入検討へと繋がりました。

導入前に企業が抱えていた課題

株式会社ティーエムホールディングスでは、事務代行やITコンサルティングなどを提供しており、特にBPO部門では毎日100〜200枚の申込書がFAXで届いていました。これらの申込書は、80項目を人の手で入力する必要があり、大量の人員と時間が必要でした。人員の確保や日々の処理枚数に応じた計画立てが困難であり、業務時間の削減と質の維持が大きな課題でした。

導入前の課題に対する解決策

対策として、株式会社ティーエムホールディングスは複数のAI-OCR製品を検討し、その中でも読取精度が高かった「DX Suite」の導入を決定しました。この製品は、インターネットFAXで届いた申込書データをAPI連携で自動アップロードし、AI-OCRによる読取からCSV出力までのフローを効率化します。この導入により、入力業務の自動化と、帳票の仕分けからシステム入力までのプロセスが大幅に改善される見込みでした。

製品の導入により改善した業務

「DX Suite」の導入後、年間4,896時間かかっていた業務時間が1,750時間へと削減され、約65%の業務時間が削減されました。これにより、申込書の入力が不要となり、人員を最低限に抑えつつ、他の業務に注力することが可能になりました。また、配送手配の迅速化が実現し、申込書が届いた当日中の手配が可能となり、業務効率の大幅な向上が達成されました。