文書管理システム「Box」とは？主な機能やメリットを紹介

社内の文書管理に頭を悩ませているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。情報共有の非効率さ、セキュリティリスク、データ消失の危険性など、課題は山積みです。

そのような悩みを一気に解決してくれるのが、クラウド型文書管理システム「Box」です。本記事では、Boxの概要やメリットを解説し、文書管理の悩みを解消するヒントをお届けします。

文書管理システムとは

社内の書類を電子化し、作成から廃棄までを一元管理するシステムを文書管理システムと呼びます。このシステムには、紙文書の電子化機能や保管・検索機能などが搭載されており、文書管理業務の効率化と電子帳簿保存法への対応を実現可能です。セキュリティ機能を活用すれば、コンプライアンスの強化も可能になります。

従来、日本での文書管理は紙書類で申請・承認業務を行い、ファイリングして保存するという方法が一般的でした。その結果、膨大な数の書類が書庫に保存され、過去の書類を探し出すのに手間と時間がかかり、業務の非効率化を招いていたのです。

文書管理システムは、こうした非効率を解決するために登場しました。システムの文書検索機能を使えば、デジタル書類をスムーズに見つけられます。また、ファイル共有機能により、印刷せずに書類を共有できるため、文書管理業務の効率化が図れるのです。

さらに、省スペース化と効率化を目指し、ペーパーレス推進とともに紙の文書を電子データに変換する動きも始まりました。しかし、業務のデジタル化が進むと、電子データの増加に伴い管理が複雑になり、さまざまな問題が生じるようになりました。

このような状況を受け、文書管理システムを導入する企業が増加しています。デジタル化の流れやワークフローの改善の観点からも、文書管理システムは注目されているのです。

文書管理システム「Box」とは

文書管理システム「Box」は高度なセキュリティ機能と利便性を兼ね備えた、先進的なシステムとして知られています。本章では、Boxの概要をわかりやすく解説します。文書管理の課題を抱えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

Boxの主な機能

文書管理システム「Box」には、セキュリティ、効率性、コラボレーションを促進する多彩な機能が搭載されています。本章では、Boxの主要機能を5つのカテゴリーに分けて見ていきましょう。

• 管理と分析
• 分類と検索
• 自動化
• 承認と署名
• コラボレーション

管理と分析

Boxでは、ファイルのライフサイクル全体を一元管理できます。作成から廃棄まで、ファイルのステータスを常に把握し、適切なアクセス権設定により、セキュリティを強化。また、AIを活用した自動分類機能により、大量のファイルを効率的に整理することが可能です。データ分析機能で、ファイルの利用状況やユーザーの行動パターンを可視化し、業務の最適化に役立てられます。

加えて、Boxではバージョン管理機能も提供されています。ファイルの変更履歴を自動的に記録し、過去のバージョンにいつでも戻れます。これにより、誤った変更や削除によるデータ損失のリスクを最小限に抑えられるのです。

また、ファイルの保存期間や所有者の設定など、ライフサイクルポリシーの適用も可能です。一定期間が経過したファイルを自動的にアーカイブしたり、所有者が退職した際にアクセス権を自動的に変更したりと、管理業務の自動化が図れます。

こうした管理と分析の機能により、企業はファイルに関する全体像を常に把握し、適切なアクションを取れるようになります。

分類と検索

Boxでは、メタデータや内容に基づいてファイルを自動的に分類します。これにより、直感的なフォルダ構成が実現し、目的のファイルを素早く見つけられます。さらに、OCR（光学文字認識）技術の活用により、画像内のテキストも検索可能。ファイル名だけでなく、内容に基づく検索が行えるため、必要な情報に迅速にアクセスできます。

また、Boxの高度な検索機能により、ファイルの探索がさらに便利になります。キーワードだけでなく、ファイルの作成者や更新日時、ファイルサイズなどの条件を組み合わせた検索が可能です。膨大な数のファイルの中から、目的の文書をピンポイントで見つけ出せます。加えて、保存された検索条件を再利用できるため、同様の検索を繰り返し行う手間を省けるでしょう。

さらに、AIを活用したスマート分類機能も提供されています。機械学習により、ファイルの内容や特徴を自動的に分析し、適切なフォルダに振り分けてくれます。これにより、人手による分類作業の負担を大幅に軽減できます。

また、AIによる分類は、ユーザーの行動パターンを学習することで、時間とともに精度が向上します。将来的には、ユーザーの意図を汲み取った、より高度な分類が期待できます。

自動化

定型業務の自動化により、業務効率の大幅な向上が期待できます。Boxでは、ワークフローの設定が可能で、承認プロセスやタスク割り当てを自動化し人的ミスを防止できます。また、ルールベースのファイル管理機能により、一定期間が経過したファイルを自動的にアーカイブするなど、管理作業の手間を大きく削減できます。

例えば、経費精算の申請書を提出する際、従来は印刷した書類に捺印し、上司に提出。上司は内容を確認し、捺印して経理部門に回送する、といった手順が必要でした。しかし、Boxのワークフロー機能を使えば、この一連のプロセスを自動化できます。申請者が書類をBoxにアップロードすると、上司に承認リクエストが自動的に送信され、上司が電子的に承認すると、経理部門に書類が自動転送されるのです。

また、ファイルの保管場所を自動的に変更するルールを設定することも可能です。例えば、プロジェクトが完了したファイルを、自動的に「完了したプロジェクト」フォルダに移動。または、一定期間アクセスがないファイルをアーカイブ用フォルダに移動することが可能です。これにより、ファイルの整理に費やす手間を大幅に削減できます。

こうした自動化機能を活用することで、ユーザーは本来の業務に集中できるようになります。ミスも減り、業務の品質向上も期待できるでしょう。また、自動化によって生み出された時間をビジネスの成長を加速する活動ができます

承認と署名

Boxの電子署名機能を使えば、書類の承認プロセスを完全デジタル化できます。印刷や押印の必要がなくなり、時間と経費の節約につながります。また、承認の記録が自動的に保存されるため、監査証跡の管理も容易。法規制への対応や、不正防止など、コンプライアンス面でのメリットも期待できます。

また、Box Signは、法的に有効な電子署名を実現するための機能も備えています。事前に承認者の身元確認を行い、署名時には多要素認証を要求します。さらに、署名後の文書には改ざん防止措置が施されるなど、高度なセキュリティが確保されています。こうした機能により、電子署名の法的有効性を担保し、重要な契約書などにも安心して使用できます。

加えて、Box Signでは、署名のリマインダー機能も提供されています。期限が近づいた署名リクエストに対し、自動的にリマインダーを送信します。承認の遅れを防ぎ、業務のスピードアップが図れます。また、複数の署名者がいる場合でも、順番に署名を依頼でき、煩雑な署名プロセスを効率化できるでしょう。

コラボレーション

Boxでは、リアルタイムでの共同編集が可能です。複数のユーザーが同時に同じファイルを編集でき、常に最新の状態を共有できます。また、外部ユーザーとのファイル共有も、セキュアに行えます。アクセス権の設定により、機密情報の流出を防ぎつつ、スムーズなコラボレーションを実現します。

例えば、提案書の作成時にはメンバーがそれぞれ自分の部分を作成し、最後にまとめる必要がありました。しかし、Boxの共同編集機能を使えば、メンバー全員が同じファイルを同時に編集できます。変更内容はリアルタイムに反映されるため、常に最新の状態を共有し、メンバー間の意思疎通も円滑になり提案書の完成までの時間を大幅に短縮できるのです。

加えて、Boxでは外部ユーザーとのコラボレーションも安全に行えます。専用のリンクを発行して共有したり、外部ユーザー専用のアクセス権を設定ができるため、機密情報の流出リスクを抑えつつ、必要な相手とのコラボレーションが実現します。パートナー企業や顧客など、社外の関係者とのスムーズな連携が可能になるでしょう。

こうしたコラボレーション機能により、場所や時間の制約を受けずに、チームメンバーや外部の関係者と協働できるようになります。アイデアの交換も活発になり、イノベーションの創出にもつながります。また、情報共有の効率化により、業務のスピードアップと品質向上も期待できます。

Box連携とは

Boxは、他のアプリケーションやシステムとの連携が可能です。この機能により、業務の効率化とスムーズな情報共有を実現できます。

例えば、Boxと社内の文書管理システムを連携させることで、両システム間でのファイルの同期が自動的に行われます。Boxで編集した文書は、自動的に文書管理システムに反映。逆に、文書管理システムで更新されたファイルは、Boxにも同期されます。これにより、常に最新の文書を両システムで共有できるのです。

また、Boxとワークフロー管理ツールを連携させれば、承認プロセスの自動化がさらに進みます。Boxのファイルに対する承認リクエストを、ワークフロー管理ツールで自動的に処理します。承認が完了すると、Boxのファイルステータスが自動更新。これにより、煩雑な手作業が不要となり、業務の大幅な効率化が期待できます。

さらに、BoxとMicrosoft OfficeやGoogle Workspaceなどの生産性ツールとの連携も可能です。Boxに保存されたファイルをツール上で直接編集可能できます。編集した内容は自動的にBoxに保存されるため、バージョン管理も容易になります。また作成した文書を、Boxにアップロードすることもできます。

加えて、Boxは多様なクラウドサービスとの連携にも対応します。例えば、SalesforceやSlackなどのビジネスアプリケーションと連携することで、営業情報や社内コミュニケーションとの一元管理が可能となります。

このようなBox連携機能を活用することで、企業は業務プロセス全体の最適化を図ることができます。情報の一元管理、自動化された情報共有、スムーズなコラボレーションにより、生産性の向上と、ビジネスの成長を加速できるでしょう。

文書管理システム「Box」を導入するメリット

クラウド型文書管理システム「Box」の導入により、コンテンツの保護、データの一元管理、ワークフローの構築、電子サインの簡略化、アプリとの連携など、多岐にわたるメリットが期待できます。本章ではBoxがもたらす主なメリットを詳しく解説します。

• コンテンツの保護
• データの一元管理
• ワークフローの構築
• 電子サインの簡略化
• アプリとの連携

コンテンツの保護

Boxは、高度なセキュリティ機能により、大切な文書やデータを確実に保護します。まず、詳細なアクセス権設定が可能なため、ユーザーごとに閲覧・編集・共有の権限を細かく管理できます。これにより、機密情報への不正アクセスを防ぎ、データ漏洩のリスクを大幅に軽減できるのです。

また、Boxでは、ファイルの暗号化も行われます。クラウド上に保存されたデータは、常に暗号化された状態で管理されるため、外部からの不正アクセスに対しても高いセキュリティを確保します。さらに、監査証跡機能によりファイルの閲覧・編集・共有の履歴を詳細に記録し、不審な操作があった場合も速やかに特定・対処できます。

加えて、Boxでは、デバイス管理機能も提供されています。モバイルデバイスからのアクセスを制御し、紛失・盗難時にはリモートからデータを削除できるため、情報流出の危険性を最小限に抑えられるのです。

データの一元管理

Boxを導入することで、散在していた文書やデータを一箇所に集約できます。クラウド上に保存されたファイルは、いつでもどこからでもアクセス可能です。複数の拠点やリモートワークの環境でも、常に最新の情報を共有できるようになるのです。

また、Boxでは、ファイルのバージョン管理も自動的に行われます。過去のバージョンにいつでも戻れるため、誤った上書きや削除によるデータ損失の危険性が大幅に減ります。さらに、Boxの検索機能を使えば、膨大な量のファイルの中から必要な情報を瞬時に見つけ出すことが可能です。ファイル名だけでなく、内容やメタデータに基づく検索もできるため、目的のデータに迅速にアクセスできます。

こうしたデータの一元管理により、業務の効率化と生産性の向上が期待できるのです。

ワークフローの構築

Boxでは、ワークフローの構築が容易に行えます。決裁プロセスや承認フローを自動化することで、業務の効率化と迅速化が実現するのです。例えば、書類の回覧や承認をBox上で完結できるため、印刷や押印の手間が不要になります。また、ワークフローの進捗状況を可視化できるため、タスクの滞留や遅延を防ぐことが可能です。

さらに、Boxでは、条件に応じて自動的にタスクを割り当てるルールも設定できます。これにより、人的ミスを防ぎ、確実にタスクを遂行可能になります。加えて、定型業務を自動化することで、担当者の工数を大幅に削減。より高度な業務に注力できるようになるのです。

ワークフローの構築により、業務プロセス全体の最適化と、大幅な生産性向上が期待できます。

電子サインの簡略化

Boxでは、電子サインの機能が標準で搭載されています。契約書などの重要文書に、オンライン上で簡単に署名できるようになるのです。印刷や郵送の必要がなくなるため、大幅な時間短縮とコスト削減が実現できます。また、署名のプロセスが自動的に記録されるため、監査証跡の管理も容易になります。

さらに、Boxの電子サイン機能は、法的にも有効な署名として認められています。そのため、紙の書類と同等の法的効力を持つ電子契約を、スムーズに締結できるのです。

こうした電子サインの簡略化により、契約プロセスの迅速化と、ペーパーレス化による業務の効率化が図れます。また、リモートワークの環境でも、円滑に契約業務を遂行できるようになるでしょう。

アプリとの連携

Boxは、さまざまなアプリケーションやシステムとの連携が可能です。業務の効率化や素早い情報共有が実現できます。

例えば、Boxと社内の文書管理システムを連携させれば、両システム間でのファイルの同期が自動的に行われるようになります。また、ワークフロー管理ツールとの連携により、承認プロセスの自動化が可能です。

さらに、Microsoft OfficeやGoogle Workspaceなどの生産性ツールとの連携も可能。Box上のファイルを、直接編集できるようになるのです。加えて、SalesforceやSlackなどのビジネスアプリケーションとの連携により、営業情報や社内コミュニケーションとの一元管理も実現します。

アプリとの連携により、企業は業務プロセス全体の最適化できるでしょう。情報の一元管理、自動化された情報共有、スムーズなコラボレーションにより、生産性の向上と、ビジネスの成長を加速できるのです。

電子管理システム「Box」を導入しましょう

文書管理の非効率さ、セキュリティリスク、データ消失など、ビジネスにおける文書管理の課題で悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

高度なセキュリティ、データの一元管理、ワークフローの自動化、電子サインの簡略化、他アプリとのシームレスな連携など、Boxの多彩な機能を活用することで、業務の効率化と生産性向上、そしてビジネスの成長加速が実現できるでしょう。ぜひ参考にしてみてください。

また文書管理システムには様々な製品が存在するため、複数の製品を比較検討したうえで自社に最適な製品を選択しましょう。

おすすめ文書管理システム全27選の比較と選定ポイントについて詳しく解説した記事はこちら