製品を導入することになった背景

株式会社学研ロジスティクスは、物流事業を中心に、出版物流、通販フルフィルメント、カタログやチラシの発送など、物流周辺で発生する様々な流通加工に対応したサービスを展開しています。また、物流に関する付帯業務やダイレクトマーケティング支援、自社の物流運用で培ったノウハウを生かしたシステムの提供も行っており、一連の業務を一括で行えることが同社の強みです。しかし、学研教室の入会申込書や月謝引き落とし用紙など、紙媒体のデータ化を手入力で行っていたため、業務の負荷が大きく、特に繁忙期には業務量が通常の約3倍に増加し、大きな課題となっていました。

導入前に企業が抱えていた課題

株式会社学研ロジスティクスは、幼児から大人まで幅広い層の方が受講できる科目が増えたことにより、申込書の種類や枚数が増加しました。この結果、20名の入力専門の人材を雇用し、すべて手入力で対応していましたが、新学期などの繁忙期には業務量が著しく増加し、30万枚にも及ぶ書類を処理する必要がありました。この大量の手入力作業は、業務効率の低下を招き、大きな課題となっていました。

導入前の課題に対する解決策

同社は、業務の効率化を目指し、OCR（光学文字認識）とRPA（ロボティックプロセスオートメーション）の組み合わせによる入力業務の負荷軽減を模索しました。2018年の展示会でDX Suiteを知り、デモンストレーションを見た際に、乱雑に書かれた文字を非常に高い精度で読み取れることに衝撃を受け、DX Suiteの導入を決定しました。DX Suiteの読取精度の高さと汎用性、特に氏名や住所などの必須項目の精度の高さが評価されました。また、Success Program中のサポートも導入の決め手となりました。

製品の導入により改善した業務

DX SuiteとRPAを導入したことで、入会申込書のデータ化作業が従来の8時間から1〜2時間に大幅に短縮されました。これにより、業務効率が大幅に向上し、コールセンターなどの外部業務にも人員を割り当てることが可能になりました。また、DX Suiteは入会申込書、月謝引き落とし用紙、紹介チケットのデータ化に利用され、CSV出力後はRPAを使って専用システムへの転記や取り込みを行っています。この導入により、業務の大幅な効率化を実現し、外部業務への対応力も向上しました。