製品を導入することになった背景

横浜市役所では、紙ベースの行政手続きにおける業務オペレーションの効率化を目指し、オンプレミス版AI-OCR「AI inside Cube」の実証実験に踏み出しました。全国で最も多い人口を抱える政令指定都市として、大量の紙文書をデジタル化し、処理することの必要性が高まっていたため、この技術の導入を決定しました。

導入前に企業が抱えていた課題

横浜市役所では、保育所への４月入所を目指す約17,000件の申請書類を人の手で処理しており、短期間での大量の書類処理による業務負荷が課題でした。申請期間中は超過勤務が常態化し、申請内容の手入力やチェックには膨大な時間とコストがかかっていました。

導入前の課題に対する解決策

デジタル化への移行を検討する中で、横浜市役所はAI-OCR「AI inside Cube」の導入を選択しました。セキュリティ基準の厳しさ、高い読取精度、センシティブな個人情報の取扱いの安全性を考慮して、この製品が最適であると判断。保育関連事務業務の効率化を目指し、実証実験を通じて導入の決定を行いました。

製品の導入により改善した業務

AI-OCR技術の導入により、横浜市役所は業務時間を500時間削減し、デジタル化による多くのメリットを享受しました。特に、申請書類のデータ化により、区役所間での情報共有が容易になり、市役所で一括して行なっていた認定業務に関する問い合わせ対応が効率化されました。