文書管理システムのPDFファイルの取り扱い方と代表的な対応内容を解説！

文書管理システムは、書類の事務作業の効率化やペーパーレス化などに不可欠なシステムです。特にPDFファイルは、その普遍的なフォーマットと安定した情報表示が評価され、多くの企業や組織で広く使用されています。しかし、PDFファイルを効率的に管理し、活用するためには、適切な文書管理システムの選択が重要です。

そこで、この記事では、文書管理システムにおけるPDFファイルの取り扱いに着目して、PDFファイルの取り扱い方法やPDFの取り扱いに優れたシステム5選、各システムの代表的なPDFの対応内容などについて解説、紹介します。

そして、最終的には、自社のニーズに最も合った文書管理システムを選ぶための選択基準にも繋がるはずです。それでは、文書管理システムがPDFファイルをどのように扱い、あなたの日常業務を効率化するかを見ていきましょう。

文書管理システムにおけるPDFファイルの取り扱い方

文書管理システムでは、PDFファイルが主役として活躍しています。このセクションでは、PDFファイルの取り扱いに関する重要なポイントを探っていきます。ビジネスでは、文書のアップロードや保存、検索とアクセス、ファイルの閲覧や編集など、多岐にわたる操作が必要です。さらに、セキュリティとファイル共有も重要な要素です。PDFファイルを効率的に扱い、情報を安全に共有するための方法をここで詳しく解説していきます。

1. アップロードと保存
2. ファイルの検索とアクセス
3. 閲覧と編集
4. セキュリティ
5. ファイルの共有

1.アップロードと保存

文書管理システムでPDFファイルをアップロードし、安全に保存するプロセスは、デジタルオフィス環境の基礎を形成します。初めに、PDFファイルはシステムにアップロードされ、次に適切なディレクトリやカテゴリに分類されます。この分類作業は、後の検索効率を大幅に向上させるために不可欠です。また、ファイルのメタデータを編集し、検索時にファイルを迅速に特定できるようにすることも重要です。

要点をまとめると次に挙げる通りとなります。

• アップロード：ドラッグアンドドロップやブラウザを通じて簡単にファイルをアップロード
• 分類：ファイルをプロジェクトや部門ごとに整理
• メタデータの編集：ファイルの説明やキーワードを追加して検索性を向上

安全な保存は、機密情報を守るためにも極めて重要です。多くのシステムでは、データの暗号化やアクセス権限の管理が可能で、これにより情報の安全が保障されます。このようにして、文書管理システムは、情報のアップロードからその安全な保存に至るまでの過程をスムーズかつ効率的にします。

2.ファイルの検索とアクセス

PDFファイルを管理する際、迅速かつ簡単にアクセスできることが業務の効率を左右します。適切に設計された文書管理システムは、高度な検索機能を備えており、これによってユーザーは必要な文書を素早く見つけることができます。検索機能は、キーワード、タグ、または文書のメタデータを利用して、関連するファイル群から特定の文書を抽出することが可能です。

• 高度なフィルタリング：プロジェクト、日付、関連性に基づく絞り込みが可能
• キーワード検索：文書内のテキストやタイトル、説明から検索
• 履歴とアクセスログ：過去に誰が文書にアクセスしたか、どのような変更が加えられたかが一目でわかる

また、アクセスのしやすさは、ファイルがどのように整理されているかにも依存します。効果的なファイル管理システムは、ユーザーが任意のデバイスから安全に文書にアクセスできるように設計されています。これにより、オフィス内外を問わず、必要な情報にいつでもすぐにアクセスすることが可能です。このプロセス全体が、ビジネスの生産性を大幅に向上させるのです。

3.閲覧と編集

PDFファイルの閲覧と編集は、日々の業務で頻繁に行われる重要な作業です。文書管理システムは、これらのプロセスを簡単かつ効率的にするための機能を提供しています。利用者は、システム内で直接PDFを開いて内容を確認し、必要に応じて編集が可能です。この機能は、特に時間が限られている状況や、迅速な情報共有が求められる場合に役立ちます。

• 閲覧：シームレスなドキュメント閲覧体験を提供
• 編集：テキスト追加や削除、フォーマットの調整が可能
• コメント機能：チームメンバーがドキュメントにコメントを追加し、フィードバックを即座に共有

さらに、多くの文書管理システムでは、バージョン管理が可能で、編集の各ステージでファイルの異なるバージョンを保存することができます。これにより、以前のバージョンに戻ることが容易になり、誤って行われた変更からドキュメントを保護することができます。このような機能は、文書の整合性を保ちながら、効率的なコラボレーションを促進します。

4.セキュリティ

文書管理システムにおけるセキュリティは、情報保護の根幹を成す要素です。特に機密性の高いPDFファイルを扱う際には、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐための厳格な対策が求められます。効果的な文書管理システムは、以下のように様々なセキュリティ機能を備えており、ユーザーが安心して情報を管理できる環境を提供します。

• アクセス制御：ユーザーごとに権限を設定し、ファイルへのアクセスを厳格に管理
• 暗号化：送受信データを暗号化し、外部からの攻撃に対する保護を強化
• 監視システム：不審なアクセスや行動をリアルタイムで検出し、即座に対応

これらのセキュリティ機能は、組織が遭遇する可能性のあるさまざまな脅威から貴重な文書を守ります。文書管理システムを選ぶ際には、これらのセキュリティ対策がどの程度整っているかを確認することが重要です。信頼できるセキュリティ機能を持つシステムを選ぶことで、企業は情報漏洩のリスクを最小限に抑え、安全な業務運営を保証することができます。

＞文書管理システムにおけるセキュリティ機能について詳細を見る

5.ファイルの共有

PDFファイルの共有機能は、チーム間のコミュニケーションと協力を促進するために不可欠です。文書管理システムを使用することで、ファイルを安全かつ効率的に共有することが可能となり、チームメンバーや関係者間での情報の流れがスムーズになります。このプロセスは、プロジェクトの進捗に合わせて調整され、必要に応じてアクセス権を管理することができます。

• リンク共有：特定のファイルやフォルダへのリンクを生成し、メールやメッセージングツールを通じて送信
• アクセス権の設定：閲覧、編集、またはコメントのみ可能なアクセス権をユーザーごとに設定
• 実時間の更新：共有されたファイルに対する変更やコメントがリアルタイムで反映され、全員が最新の情報を持てるようにする

効果的なファイル共有システムを利用することで、チームの生産性が向上し、プロジェクトの成果が高まります。また、外部とのコラボレーションも容易になり、企業全体の効率が大幅に改善されることが期待されます。このようにして、文書管理システムは、業務の透明性を保ちながら、効率的な情報共有の実現が可能です。

PDF対応した文書管理システム5選

多くの文書管理システムが市場には存在しますが、特にPDFファイルの取り扱いに優れたものを選ぶことが重要です。このセクションでは、PDFファイルを効率的に管理し、ビジネスのニーズに応えることができる、おすすめの文書管理システムを5つ紹介します。

さらに多くの文書管理システムを詳細に比較検討したいという方はこちらの記事がおすすめです。

それぞれのシステムがどのような特徴を持ち、どのような利点があるのかを見ていきましょう。

• SmartRead
• NotePM
• Fleekdrive
• MyQuick
• ASTRUX文書管理システム

各文書管理システムでできるPDFの代表的な対応内容

PDFファイルの扱い方は、使用する文書管理システムによって大きく異なります。ここでは、先に紹介した文書管理システム各社が提供する、PDFファイルに対する代表的な対応内容を具体的に解説していきます。これらの機能は、効率的な文書管理とセキュリティの強化、さらには業務の自動化を可能にするものです。それぞれのシステムがどのようなユニークな機能を持っているのか、詳細を見ていきましょう。

1. 【SmartRead】スキャンしたPDFファイルをOCR処理
2. 【NotePM】PDFファイル内を全文検索
3. 【Fleekdrive】PDFファイルに透かしを入れる
4. 【MyQuick】PDFファイルを保存した際に検索できるようにして保存
5. 【ASTRUX文書管理システム】PDF文書の持ち出し制限

1.【SmartRead】スキャンしたPDFファイルをOCR処理

SmartReadはスキャンした文書のAI OCR（光学文字認識）処理を特色としています。これにより、紙の文書がデジタル化され、テキストとして編集や検索が可能です。文書管理システムとしてのこの機能は、アーカイブのデジタル化や検索性の向上に大きく貢献します。

具体的には以下のようなメリットが実現可能です。

• OCR処理の自動化：スキャン後、自動でテキスト認識と変換を行い、手間を省く
• 高精度のテキスト認識：多言語対応と高い認識精度で、正確な文書データを生成
• 編集と再利用：OCRにより変換されたテキストは編集が容易で、CSVやExcel等の形式でデータ出力可能

このシステムの導入により、企業は紙の文書を迅速にデジタル化し、保管スペースの削減や情報アクセスの迅速化を実現できます。また、文書の編集や更新が必要な場合にも、OCRでテキスト化されたファイルを容易に扱うことができ、業務の効率化に寄与します。

2.【NotePM】PDFファイル内を全文検索

NotePMは、PDFファイル内の全文検索機能を提供し、膨大な文書群の中から必要な情報を迅速に見つけることが可能です。この機能は、情報の可視化とアクセス性を高めるために重要であり、特に研究や法的文書の管理に効果的です。

具体的には、以下のようなことができます。

• 高速検索エンジン：文書内のテキストを瞬時に検索
• 複数のフィルター：日付、タグ、著者など多角的な条件で絞り込みが可能
• 検索結果のハイライト：検索キーワードに基づき、該当する部分を文書内でハイライト表示

NotePMの全文検索機能を使用することで、ユーザーは時間を大幅に節約し、必要な情報に素早くアクセスできます。これにより、プロジェクトの進行がスムーズになり、効率的な意思決定が可能になるため、組織全体の生産性が向上します。また、このシステムはユーザーフレンドリーであるため、特別なトレーニングを受けることなく、すぐに活用を開始可能です。

3.【Fleekdrive】PDFファイルに透かしを入れる

Fleekdriveの目玉機能の一つは、PDFファイルに透かしを追加することです。これは文書のセキュリティを強化し、非公開情報の保護を目的としています。透かしの追加は、特に機密文書が外部に漏れるリスクを抑えるために重要です。

• カスタマイズ可能：透かしのテキスト、位置、透明度を自由に設定
• 自動適用：文書が特定のユーザーやグループに共有される際、自動的に透かしを適用
• トラッキング：透かし付きの文書がどのように使用されているかを監視し、不正使用の検出に役立つ

Fleekdriveの透かし機能を利用することで、組織は文書の流出を防ぎながら、正当な利用者だけが内容を確認できるように制限をかけることが可能です。この方法により、重要な情報が適切に保護され、ビジネスのリスクを管理する上で大きな助けとなります。このような機能は、情報の安全を確保しつつ、業務の透明性を保持するために不可欠です。

4.【MyQuick】PDFファイルを保存した際に検索できるようにして保存

MyQuickでは、PDFファイルを保存する際に特に注力しているのは、ファイルの即時検索性です。このシステムは、保存されたすべてのPDFファイルを即座に検索可能な形式で管理し、効率的な情報アクセスを支援します。この機能は、時間が重要なビジネス環境で特に価値があります。

• インデックス作成：ファイル保存時に自動でインデックスを生成し、検索時間を短縮
• フルテキスト検索：保存されたPDF全体からキーワードに基づいて情報を検索可能
• 高速アクセス：文書管理システム全体で最速の情報リトリーバルを提供

この機能を利用することで、ユーザーは膨大な量のデータの中から必要な情報を素早く見つけ出すことができ、業務の迅速化に寄与します。MyQuickは、情報の即時性とアクセスの簡便さを追求するユーザーに最適な選択です。このシステムにより、日常的な業務のストレスが軽減され、生産性の向上が期待できます。

5.【ASTRUX文書管理システム】PDF文書の持ち出し制限

ASTRUX文書管理システムは、特にPDF文書のセキュリティを重視しており、持ち出し制限機能がその中心です。この機能は、機密情報の保護を目的として、文書の不正な持ち出しやコピーを防ぎます。企業が直面するセキュリティリスクを軽減し、情報漏洩の防止に効果的です。

• アクセス権限管理：特定のユーザーやグループのみにファイルアクセスを許可。
• ドキュメントトラッキング：誰が文書を閲覧、編集したかのログを詳細に記録。
• 制限設定のカスタマイズ：組織のポリシーに基づいて持ち出し制限の設定が可能。

このシステムを導入することで、企業は重要文書の管理においてさらなる安心感を得られます。ASTRUXでは、持ち出しを制限することによって、内部からの情報漏洩を効果的に防ぎ、企業の情報資産を守るための堅牢な対策を提供します。これにより、組織全体のセキュリティ標準が強化され、信頼性の高い文書管理環境が実現されます。

文書管理システムでPDFの利用を効率化しましょう

文書管理システムは、特にPDFファイルの効率的な取り扱いにおいて中心的な役割を果たします。この記事では、文書管理システムにおけるPDFファイルの取り扱いに関して、以下5つに着目して解説してきました。

• アップロードと保存
• ファイルの検索とアクセス
• ファイル閲覧と編集
• セキュリティ
• ファイルの共有

それぞれ、PDFファイルを適切に取り扱うには、最適な文書管理システムを選択する必要があります。具体的には、以下のシステムが特にPDFファイルの取り扱いに長けています。

• SmartRead
• NotePM
• Fleekdrive
• MyQuick
• ASTRUX文書管理システム

これらの文書管理システムを選ぶ際は、それぞれの機能があなたのビジネスの特定のニーズにどれだけマッチしているかを検討することが重要です。情報のセキュリティを確保しながら、アクセス性と効率を最大化するシステムを選択することで、ビジネスプロセスのスピードと品質を同時に高めることができます。結局のところ、適切な文書管理システムの選択は、情報を力に変え、企業の競争力を向上させる鍵となります。