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文書管理システムにおけるセキュリティ機能の重要性とは?セキュリティに強いシステム7選

目次

現代のビジネス環境では、情報のデジタル化が進み、企業活動の効率化が進む一方で、情報セキュリティの重要さも増大しています。特に文書管理システムは、企業の重要な情報を扱うため、セキュリティ機能の充実さが非常に重要です。そこで、この記事では、なぜ文書管理システムのセキュリティがこれほど重要なのか、そしてどのようなセキュリティ機能が必要なのかを詳しく解説していきます。

この記事のポイントを先に挙げると以下の通りです。

  • 内部・外部からのセキュリティ脅威からシステムを守ることが重要
  • セキュリティ機能として、各種機能が備わったシステムの選定が不可欠
  • セキュリティが強固なシステムを導入することで、企業のセキュリティだけでなく信用も守れる

安全な文書管理システムを選ぶことは、企業の情報を守るだけでなく、ビジネスの継続性と成長の基盤を固めることにも直結します。セキュリティに強い文書管理システムの選び方をわかりやすく説明するので、文書管理システムを選ぶ参考にしてみてください。

文書管理システムにおけるセキュリティの重要性

情報漏洩や不正アクセスが日常化している今、文書管理システムのセキュリティは企業にとって欠かせない要素です。セキュリティが確保されていないシステムは、重大なビジネスリスクを招きかねません。それはただ単に情報漏洩や不正アクセスされることに留まらず、企業の信頼を失うことにも繋がります。

そこでまず本セクションでは、文書管理システムに求められるセキュリティの基本とその重要性について見ていきましょう。

基本的な機能や導入メリットなど文書管理システムについてより詳しく知りたい方はこちら

外部の脅威から文書を守る

デジタル化が進む現代において、企業が直面する最大の課題の一つは外部からのセキュリティ脅威です。文書管理システムは、企業の貴重なデータを保管するため、それらセキュリティ脅威から守る機能が不可欠です。外部の脅威から文書を守るためには、次のようなセキュリティ対策が効果的です。

  • ファイアウォールの使用: 不正アクセスを防ぐための基本的な防壁
  • 侵入検知システム(IDS): 疑わしい活動を早期に検出し、対処する
  • マルウェア対策: ウイルスやスパイウェアからシステムを保護する

これらの対策により、文書管理システムは外部の脅威に対して堅牢な防御を提供します。そして重要なことは、セキュリティは常に進化するため、その常々で脅威に適応させる必要があります。企業は最新のセキュリティ技術を取り入れ、定期的にシステムのセキュリティを見直すことが重要です。このようにして、文書管理システムは外部の脅威から企業の貴重なデータを守るための重要な役割を果たします。

内部の部署・役職間でのセキュリティ管理

内部からの情報漏洩は、企業にとって予測しづらいものの、大きなリスクと言えます。文書管理システムにおいては、部署や役職に応じたアクセス管理が不可欠です。セキュリティ管理を徹底することで、内部からの脅威を効果的に防ぐことができます。具体的には、以下のような方法があります。

  • 各部署や役職に必要な文書のみへのアクセス許可を与えること
  • ロールベースのアクセスコントロール(RBAC)を採用して、職務に応じたアクセス権を設定すること

このようなアクセス管理は、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えるのに効果的です。さらに、職員が異動する際や離職する際にも、アクセス権の迅速な更新が求められます。適切なセキュリティポリシーの設定と運用が、内部からの脅威に対する保護策として非常に重要なわけです。文書管理システムにおけるこれらの措置は、企業内部からの情報保護のための鍵になります。

それでは、外部と内部両面のセキュリティを強化するために、文書管理システムにはどのような機能が必要でしょうか?

文書管理システムで必要なセキュリティ機能

文書管理システムで必要となるセキュリティ機能として、特に大事なものが5つあります。これは、システムの安全性を確保するために非常に重要です。具体的には以下の5つが必須な機能です。

  1. 認証とアクセス制御
  2. データ保存・送信の際の暗号化
  3. 作業やアクセスのログ
  4. データバックアップと復旧
  5. 操作の権限制御

それでは、それぞれの機能がどのようなものかを見ていきましょう。これらをしっかり確認することで、いざ文書管理システムを導入する際に、システムを選ぶ基準となります。

1.認証とアクセス制御

文書管理システムにおけるセキュリティの基礎は、認証とアクセス制御です。これらの機能によって、不正アクセスからデータを守り、適切なユーザーのみが情報にアクセスできるように管理されます。具体的に重要なポイントは以下の2つです。

  • 多要素認証(MFA)の導入: パスワードだけでなく、電話認証や指紋認証など、二つ以上の認証方法を組み合わせることで、セキュリティを強化する
  • 最小権限原則の適用: ユーザーには必要最低限のアクセス権のみを与え、不要なリスクの発生を防ぐ

これらの策は、文書管理システムの安全性を高めるだけでなく、内部からの脅威に対処するためにも重要な手段です。ユーザー認証とアクセス制御の厳格な実施は、組織内の情報漏洩を防ぎ、信頼性の高い環境を提供します。これにより、企業は文書管理システムを安心して利用できるようになり、業務の効率化と情報の安全を同時に実現することができます。

2.データ保存・送信の際の暗号化

次に挙げるデータの安全な保存と送信は、文書管理システムのセキュリティを確保する上で不可欠なものの一つです。暗号化はデータを安全に保存・やり取りする上で最も効果的な手段の一つとされています。暗号化には主に次のような種類があります。

  • データの静的暗号化:保存中のデータを暗号化して、不正アクセスによる情報の漏洩を防ぐ
  • データの動的暗号化:データ送信時に暗号化を行い、中間者攻撃によるデータの傍受を防止する

これらの暗号化技術を適用することで、機密情報を含む文書の保護が図られ、安全なデータ管理が可能になります。また、企業は規制遵守の要件を満たすためにも、暗号化の実施が求められます。文書管理システムにおいては、これらの技術を適切に管理し、継続的に更新することが重要です。こうすることで、システムのセキュリティを最新の状態に保ち、企業資産を守ることができます。

3.作業やアクセスのログ

文書管理システムにおける作業やアクセスのログ記録は、不正行為の検出や防止に不可欠です。具体的には、ログ管理は以下のような重要な役割を果たします。

  • アクティビティの監視:すべてのユーザーのシステムアクセスと行動を記録し、不審な活動を迅速に特定する
  • 監査証跡の提供:内部監査や法的要求に応じた詳細な記録を提供し、コンプライアンスを支援する

このログ情報を活用することで、企業は情報セキュリティの問題を早期に発見し、対応策を迅速に実施することができます。文書管理システムにおいて、ログはただの記録ではなく、セキュリティ強化のための戦略的ツールとして機能します。そして、定期的なログのレビューと分析を行うことで、システムの脆弱性を特定し、改善策を講じることが可能です。これにより、企業のデータ保護体制はさらに強固なものとなります。

4.データバックアップと復旧

データのバックアップと復旧は、文書管理システムのセキュリティ戦略において欠かせない要素です。データ損失やシステム障害が発生した際に迅速に対応できるようにするため、次のような措置が重要です。

  • 定期的なバックアップの実施:データの定期的なコピーを保持し、障害発生時に迅速に復旧できるようにする
  • バックアップの多地域保存:地理的リスクを分散させるため、異なる場所にバックアップデータを保存する

これらの手順によって、企業はデータの損失リスクを最小限に抑え、ビジネスの連続性を保つことが可能になります。そのためにも、事前に以下について決めておく必要があります。

  • どれくらいの周期でバックアップを実施するか(世代)
  • バックアップをどれくらいの期間保存するか
  • 既存の文書監視システムのバックアップ要件で、自社のバックアップルールが賄えるか

さらに、データの復旧プロセスを事前に計画し、定期的なテストを実施することで、実際の災害時に確実にデータを回復できる体制を整えることが重要です。これにより、企業は様々なシナリオに対応し、持続可能な運営を確保するための基盤を固めることができます。

5.操作の権限制御

文書管理システムにおける操作の権限制御は、システム内のデータセキュリティを強化し、誤操作や不正利用を防ぐために不可欠です。具体的な権限制御の方法として、次の措置が効果的です。

  • ユーザーロールの定義:ユーザーごとに役割を明確に定義し、それに基づいたアクセス権を設定
  • 権限レベルの細分化:データへのアクセスや編集・削除などの操作を厳密に制御し、適切なユーザーのみが特定の操作を行えるようにする

これらの措置は、内部のセキュリティ管理を強化すると同時に、外部からの攻撃に対しても企業のデータを守るための防壁となります。権限制御の適切な設定と管理によって、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを大幅に軽減可能です。また、システムの監視とログ記録と連携させることで、セキュリティの全体的な強化と効率的な運用が可能になります。このような体系的なアプローチが、文書管理システムの信頼性を保つ鍵となります。

セキュリティ機能が充実している文書管理システム7選

上記も考慮し、セキュリティ機能が充実している文書管理システムを厳選しました。セキュリティが高い文書管理システムの選択は、企業の情報保護に不可欠です。セキュリティ機能が特に優れている文書管理システムについて、その特徴とメリットを詳しく解説していきます。この情報をもとに、自社に合ったシステム選びの参考にしていただければと思います。

  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社Cogent LabsのSmartReadは、独自開発のAIを活用することで認識率99.22%を誇るAI-OCRサービスです。コージェントラボが独自に開発した人工知能(AI)により、注文書や契約書、アンケート、預金通帳など多様なタイプのドキュメントを素早く正確に読み取り、情報を抽出。サードパーティツールを通して業務システム等に連携することで、データの利活用を促進します。SmartReadは事前学習済みのAIを活用することで、お客様による事前設定工数を大幅に削減できるだめ、作業時間やコストの削減に貢献します。

    製品のおすすめポイント

    1 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減

    独自開発のAIエンジンを活用し、ドキュメントの種類を自動で判別・仕分けした上で、あらゆる活字や手書き文字を高精度で読み取り可能。従来人手をかけていたデータ入力作業をSmartReadに置き換えることでその時間やコストを削減し、人にしかできない業務にリソースを投下できるため、生産性の向上を実現します。

    2 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ

    新しいツールのスムーズな導入を実現するためには、使いやすさが不可欠です。実際に利用する現場従業員への教育も不要なSmartReadのUI/UXは多くのお客様に評価されており、一部署だけでなく全社的な業務効率向上に貢献できます。

    3 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

    ドキュメントの「データ化」は決してゴールではなく、そのデータをいかに活用できるかが重要です。SmartReadはAPIをはじめとする連携機能が充実しているため、RPAやデータ連携ツールを通して既存システムとスムーズに連携し、企業のデータ活用やDXを推進します。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 文書管理システム 外部連携 ワークフロー管理 文書編集 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 取消線対応 英語対応 英語以外の言語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 API連携 Excel変換 Word変換 RPA連携 ベリファイ機能
  • 文書管理システム AI OCR 契約書管理システム

    株式会社オプティムのOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。

    製品のおすすめポイント

    1 AIが自動で、契約書の管理台帳を作成

    OPTiM Contractは、契約書管理業務を劇的に効率化できるサービスです。
    契約書の管理台帳をAIが自動作成してくれるので、手間のかかる入力業務をなくすことができます。契約終了や自動更新の時期を自動通知する機能があり、契約管理のミスも削減可能です。OPTiM Contractを導入すれば、契約管理業務の効率化だけでなく、ミスの削減にもつながります。

    2 スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化

    サービスの使いやすさもOPTiM Contractの大きな魅力といえます。
    既存の契約書をOCR処理でテキストデータ化できるので、紙と電子の契約書が混在していても一元管理が可能です。スキャンデータの契約書に使われている単語でも検索でき、契約書の検索や確認にかかる時間の削減にも大きな効果を発揮します。

    3 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能

    OPTiM Contractは、国内に利用企業の多い電子契約サービスとの連携機能も充実しています。連携済みのサービスで締結した契約書は、OPTiM Contractに簡単にアップロードが可能です。「Adobe Sign」や「クラウドサイン」、「GMOサイン」、「WAN-sign」、「Docusign」に対応しています。すでに電子契約サービスを利用している場合は、連携によりさらなる業務効率化につながります。

    4 セキュリティ対策も万全

    電子取引保存の法的要件認証であるJIIMA認証を取得しています。契約書PDFの手動アップロードも可能なので、紙契約と電子契約の両方を、改正電子帳簿保存法の電子取引の保存要件を満たした上で一元管理ができます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 属性検索 外部連携 OCR登録 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 他サービス連携 英語対応 手書きの読み取り可 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 リスク検出 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 英語対応 非定型帳票対応 手書き文字対応 画像読み取り 準定型帳票対応 タイムスタンプ API連携 データベース連携
  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社インフォディオのスマートOCRは、紙の文書や帳票をスキャン・撮影された画像データからテキストデータを抽出するクラウド型業務効率化支援ソリューションです。AIによるディープラーニングを活用し、手書き文字や非定型帳票などにも対応した高精度の読取を実現します。使用の際、毎回アップロードを行う必要はなく、フォルダ指定を行うだけで自動アップロードからOCR変換、そしてCSV出力までできる使い勝手の良さも魅力です。

    製品のおすすめポイント

    1 基本の特長となる高精度な文字認識と全自動変換

    AIのディープラーニングによる⾃動⽂字列認識機能で、ノイズのある画像でも⽂字列だけを探し出して、テキストに変換することが可能です。また、プロジェクションマッピング技術を用いた歪み・たわみ補正機能により写真で撮影した歪んだ書類、台形の書類も整形することができるので、様々なケースでも精度高く読み取れます。

    2 各書類への対応力が高い、頼れるデータ抽出エンジン

    高度なデータ抽出力により、請求書、決算書、勤務管理表、健康保険証、領収書、通帳、源泉徴収票など、書式の形式にかかわらず帳票画像のデータ化が可能です。また、フォーマットの異なる請求書から、共通のデータ抽出テンプレートを作成し「請求日」「会社名」「請求金額」「振込口座」 等の項目を自動的にデータ抽出もできます。

    3 操作画面もユーザー管理も分かりやすく、セキュリティも安心の設計

    文字の確認がしやすい操作画面を使用できます。ステータスが未確認・ダウンロード済などタグで色分けされたり、対応する文字色のついたラインがひかれるため一目で確認可能。ユーザー管理も、グループ内で情報の共有・分担作業ができるので効率的です。セキュリティ面も2段階認証、IPアドレス制限など厳重なので安心。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 名刺スキャン 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 取消線対応 英語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 スマホでスキャン可 API連携 RPA連携 ベリファイ機能 データベース連携
  • 文書管理システム AI OCR 電子帳票システム

    株式会社インフォディオのDenHo(デンホー)は、オフィスの紙帳票・PDFをいつでもどこでも検索・閲覧可能に、電子帳簿保存はこれ1つで簡単対応できる電子帳簿保存クラウドサービスです。DenHo(デンホー)はAI-OCR・タイムスタンプも標準搭載だから、追加料金は不要。これひとつで電子帳簿保存法対応することができます。また、非常にシンプルな機能であることから誰でもすぐに使いこなすことができます。初期設定もほとんど不要なため、すぐに使い始めることができます。電子帳簿保存で業務効率化を図りたい企業はもちろん、電子帳簿保存の準備にまだ手をつけられていない企業や、電子帳簿保存の準備に人的リソースを割けそうにない企業への迅速な電子帳簿保存導入をDenHo(デンホー)は強力に支援いたします。

    製品のおすすめポイント

    1 ラクラク電子保存、 AIが自動で分類・データ化

    FAX、メール、スキャナーなどから帳票の読込み・文字の読み取り・データ化・帳票の分類化までをAI-OCRが自動で行います。もうデータを手打ち入力する必要はありません。

    2 全ての保存帳票の文字列を検索可能(全文検索)

    画像からもAI-OCRで項目をデータ化しているため紙帳票・電子帳票問わず、すべての帳票から全文検索することが可能です。また付与したタグの検索や、日付や金額の範囲検索にも対応しています。

    3 どこからでも確認・検索OKでテレワークを促進

    紙帳票と電子帳票を問わずどんな場所でも検索・閲覧可能なため、紙による制約がなくなり在宅勤務を促進します。

    4 手書き文字の帳票もデータ化

    Denho(デンホー)に搭載されているAI-OCRエンジンは手書き文字の読み取りも可能です。手書きの領収証や注文書をアップロードするだけで帳票内にある画像の文字がテキストデータへ変換されます。
    今の手書きでの運用はそのままでも問題なく、取引先に負担を強いることもありません。 電子帳簿保存以外にも、ホワイトボードの写真を議事録として保存する等、使い方のアイデアは広がります。

    5 大手企業で実績のある安心の技術

    DenHoは実績の豊富な当社製品「スマートOCR」の超高精度・高速なAI-OCRエンジンを搭載しています。セキュリティやシステム可用性においては「スマートOCR」と同じ基準で運用されています。

    「スマートOCR」は国税庁や、国勢調査、みずほ銀行、JTBなど、官公庁や大手企業でも採用されております。 また、社内でも複数の部門間で共有してガバナンスを高めることができます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 電子帳票システム 電子帳簿保存法対応 インボイス制度対応 タイムスタンプ AI OCR機能 名刺スキャン 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 スマホでスキャン可 タイムスタンプ PDF編集 API連携 Excel変換 Word変換 RPA連携
  • 文書管理システム ナレッジマネジメントシステム ファイル共有サービス

    株式会社プロジェクト・モードのNotePMは、7,000社以上に導入されている、使いやすさNo.1を受賞したマニュアル作成・ナレッジ共有システムです。マニュアル作成、社内wiki、ノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータル、取引先との情報共有など、さまざまなシーンで活躍します。社内の情報を探すのが大変、知識の共有が上手くいかないといった悩みを解決し、日報や議事録、マニュアルかな社内報といった文章を簡単に管理できます。またウィキペディアのように情報を書き込み蓄積するツールが導入されており、社内の知りたいことが簡単に見つかる機能が搭載されています。

    製品のおすすめポイント

    1 ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する

    NotePMはマニュアル・ノウハウをWeb上で簡単に作成し、保存できる機能が備わっています。高機能エディタとテンプレートが搭載され、バラバラなフォーマットを標準化可能。矢印や吹き出しなどのマニュアルに便利な画像編集機能も搭載されており、ウィキペディアのように簡単に編集できます。

    2 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる

    Word・Excel・PowerPoint・PDFなどを保存できます。またその内容はデータベースに保管され、検索機能を使うことで簡単に表示可能です。全文検索でキーワードを入力すれば、欲しい情報がすぐに表示、情報を活用可能です。またページを見た人がわかる機能など検索に付随する機能も豊富です。

    3 アクセス制限やファイル共有など機能が豊富

    アクセス制限機能やページを見た人が分かる機能によって、企業の形態に応じた柔軟なセキュリティ設定が可能です。他にも便利な機能が豊富で、ファイル共有やチャット連携などチームの業務を円滑化する手段が豊富に用意。マルチデバイス対応なので、本社にいなくても情報共有が簡単にできます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 変更履歴記録 属性登録 属性検索 外部連携 動画共有 文書編集 CSVファイル出力 いいね・コメント機能 アクセス制限 ページ閲覧者表示 レポート機能 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録 ファイル検索 コメント機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証
  • 文書管理システム ファイル共有サービス オンラインストレージ

    株式会社FleekdriveのFleekdriveは、企業の情報資産を社内外問わず有効活用できるファイル共有サービスです。いつでも、どこからでも業務ファイルにアクセス可能で、フォルダの階層も一目で理解できるなど、使いやすいインターフェイスが特長。また、取引先へのメール送付や社内の承認作業など、簡易タスクを自動化する管理機能も魅力です。企業の様々なニーズにきめ細かく応える設計が、多くの導入実績につながっています。

    製品のおすすめポイント

    1 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上

    シンプルな操作でのファイル共有、管理はもちろん、大容量のファイルもダウンロードせずにブラウザ上で閲覧できるなど、働く人のニーズを捉えたきめ細かい設計が強みです。ファイルへのコメントや支持もFleekdrive上で完結するなど、業務効率をアップする機能が多く搭載されています。

    2 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力

    ユーザーの一括登録や期限付きアカウントの発行など、様々なビジネスシーンに有用な管理機能が豊富に使えます。セキュリティの機能も充実しており、IPアドレスによりアクセス元を制限したり、PDFのコピーや印刷を制限したりと、多くの手段で社内の情報資産を守ることができます。

    3 モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい

    モバイル端末ひとつで、業務の効率を改善します。スマホで撮った写真を直接共有することも、大容量データを閲覧・送信することも、自由自在に行えます。また、もし使用しているデバイスを紛失しても、スマホのアプリケーションロック機能により情報漏えいを防ぐことができるので安心です。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 外部連携 自動アーカイブ アクセス制限 モバイル利用 office連携 フォルダ同期機能 ファイル検索 コメント機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 自動バックアップ 多言語対応 自動バックアップ 脅威検知 オフライン利用可 コンプライアンス機能 Salesforce連携 ファイル暗号化 モバイルアプリあり
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    住友電工情報システム株式会社の楽々Document Plusは、800社以上の導入実績があり、さまざまな業種や用途で利用されている文書管理システムです。紙文書の抱える問題点や、ファイルサーバーによる電子文書の管理が抱えるセキュリティ問題などを解決し、自社の設定した権限のもと文書管理・活用が可能になります。ペーパーレス化の実現だけでなく、社内の業務効率の向上、テレワークのサポートにもつながります。

    製品のおすすめポイント

    1 ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い

    ISO9001/14001の要求事項を網羅しているので、マニュアルや規定文書の管理を効率的に運用可能です。契約書管理に関しては自動通知や自動更新などの期限管理機能を搭載、人的ミスをなくします。また電子帳簿保存法のうちスキャナ保存・電子取引に対応しており、JIIMA認証も取得済みのため、安心して利用可能です。

    2 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性

    高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビューワで、求める情報をスピーディに探し出すことができ、ユーザビリティの高いシステムです。ワークフロー機能を標準搭載しており、ペーパーレスでの登録・承認・公開が可能です。透かし文字の挿入、アクセス制御など、万全のセキュリティ性で情報漏洩の対策も行えます。

    3 あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い

    高性能の検索エンジン・高速ビューワだけでなく、あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索方法が幅広く、効率的に検索できます。複合機からスキャンしたPDFファイルもOCR処理されるので、全文検索の対象となり効率的に書類を活用可能。誤認識した文字もあいまい検索でヒットできるためペーパーレス化が進みます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 契約書作成可 変更点検知 他サービス連携 複数部署管理 紙契約書データ化 更新通知 承認フロー設定 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 マルチデバイス対応 属性検索 属性登録 外部連携 変更履歴記録 ワークフロー管理 動画共有 ログイン連携 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録
  • 株式会社デジタルマトリックスのASTRUX文書管理システムは、JAなどで採用されている、PDFやWord文書を効率的に管理できます。一般文書だけでなく図面・医療文書、ISO文書の保管、記録と言った、運用から管理までをWebベースで管理できます。また誰がいつ何をしたかが一目でわかるログ機能など、セキュリティ性に対する対策も万全。安全な環境で企業の意思伝達・決定の効率化を進め、ビジネスの発展に繋げることが可能になります。

    製品のおすすめポイント

    1 インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている

    旧バージョンから見直しをし、基本的なインターフェイスが見やすく、かつ扱いやすくなっています。またワークフローの機能が強化されており、各種種別・アクションや申請を簡単に行える機能が標準搭載。機能を活用し、承認状況の把握や自動承認機能など、意思決定を速める機能が多く備わっています。

    2 オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張

    たとえば「ASTRUX OptionKit」を使用することで大量のデータを一括で登録が可能。信用金庫向けオプションやDocuWorks変換オプションなど多彩な拡張機能があります。またIpadオプションを利用すれば、ネット環境が無くともオフラインでファイルの参照が可能になります。工場や現場、営業先などでの利用におすすめです。

    3 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー

    保守サービスに関してはASTRUXサポートWeb、操作方法に関しては問い合わせで対応できます。またプログラムサポートとして最新のパッチなどの情報が記載されており、分からない質問はFAQで確認可能。保守サービスは3か月の猶予ののち、一年単位でサポート可能、企業の形態・年数に応じリーズナブルにサポートを利用できます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 属性検索 属性登録 ワークフロー管理 ログイン連携 文書編集 ISO文書管理 アクセス制限 モバイル利用 ライフサイクル管理 ドラッグ&ドロップ登録
  • box
    文書管理システム ファイル共有サービス オンラインストレージ

    株式会社Box Japanのboxは、セキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーションのためのファイル共有サービスです。Boxを利用すれば、スマートフォンなどのモバイルデバイスからでも仕事が行えます。指先の操作一つで快適に音声や動画、ファイルの閲覧や編集ができ、多様な働き方を実現。また、ゼネラル・エレクトリックやJLL、ネーションワイドの各社を含むグローバルをリードする企業など、日本の6,000社以上の企業に利用されています。

    製品のおすすめポイント

    1 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護

    アクセス制御や電子透かし、機密情報定義による分類機能により、クラウド上でもファイルは厳重に保護されています。またBox Shieldの機械学習とポリシー設定による脅威検知機能により、コンテンツを保護。共同利用が容易でありながら、同時に高いセキュリティ性を兼ね備えています。

    2 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能

    ファイルに対する注釈やタスクまで作成可能で、共同作業をより効率的に行えます。クラウドなので社内外やデバイス、ソフトウェアを問いません。またコーディングなしのワークフロー自動化ツールもあり、作業を効率化。Box Relayを活用し、反復作業から従業員を解放できます。

    3 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に

    電子サインがソフト上で行えるだけでなく、boxは1,500以上のアプリの統合機能を備えています。また開発者向けのAPIや改良ツールを活用し、企業によるニーズに合わせたboxのカスタマイズや拡張が可能。ソフト1つで業務をシームレスに行い、コンテンツへのアクセスを容易にします。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 ワークフロー管理 文書編集 レポート機能 モバイル利用 office連携 フォルダ同期機能 ファイル検索 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証 多言語対応 脅威検知 コンプライアンス機能 Googleドライブ連携 Microsoft Teams連携 Salesforce連携 モバイルアプリあり チャットツール連携

セキュリティ機能で比較した文書管理システム

市場には多種多様な文書管理システムが存在しますが、それぞれのセキュリティ機能がどのように異なるかを理解することは重要です。具体的に、各システムがどのようなセキュリティ機能を備えているかを示したのが以下の表です。各システムのセキュリティ対策の要点をまとめているので、どの程度のセキュリティ対策がされているかの参考にしてみてください。

製品名 セキュリティ対策として備わった機能
OPTIM Contract
  • シングルサインオン
  • 操作権限管理
  • アクセス権限管理
スマートOCR
  • ISO 27017取得済
  • ユーザ・グループ管理機能
  • 2段階認証
  • IPアドレス制限
  • パスワードロック・パスワード制限
  • オンプレミスにて高セキュリティ体制
SmartRead
  • ISO 27017取得済
  • TLS1.2で通信経路を暗号化
  • IPアドレス制限
  • パスワードの有効期限設定
DenHo(デンホー)
  • ISO 27017、ISO 27001取得済
  • 24時間・365日運用監視
  • ユーザ・グループの管理IP制限
  • 2段階認証一日一回のバックアップ
  • バックアップは東京と大阪の2拠点にて管理
Documal SaaS 要お問い合わせ
Fleekdrive
  • アップロード時に自動でウイルスチェック
  • 全てのファイルを暗号化して保管
  • アクセス元をIPアドレス制限し安心安全
  • PDFのコピー・印刷制限で情報漏洩を防止
  • ユーザ情報等の記載でPDFの持ち出しを管理
  • 社内常駐パートナーのクラウド利用を制限
  • ID・パスワードの一元管理でセキュリティ強化
  • SAML2.0準拠により各種IDプロバイダと連携可能
  • 24時間体制で不穏なアクションを自動通知
  • ログアウトまでの全ての操作を見える化
DocuWorks 要お問い合わせ
楽々Document Plus
  • 作業履歴とアクセスログ
  • 添付ファイルのセキュリティ制御
  • PDFファイルへの透かし挿入
  • 配布文書や資料の閲覧状況を確認できる
FastWagbyCloud 要お問い合わせ
ASTRUX文書管理システム
  • 【新機能】 PDF文書・DocuWorks文書 持出制限機能
  • アクセス権の管理
  • 操作ログの管理
  • PDFファイルのセキュリティ強化
  • DocuWorksファイルのセキュリティ強化
  • ユーザーパスワードの強化
  • セキュリティに準じたSSLの対応
  • データベースのバックアップ対応
文書管理システム ソリューション(DMS)
  • アクセス権限管理
  • 情報保護とリカバリー
box
  • ユーザー管理
  • 暗号化
  • データ漏洩対策
invoiceAgent 文書管理
  • 多彩なセキュリティコントロール
  • 仮想⽂書を利⽤した柔軟な運⽤
  • ⽂書の版管理・複数階層レビュー
OPTiM 電子帳簿保存
  • シングルサインオン
  • 操作権限管理
  • アクセス権限管理
バクラク電子帳簿保存
  • ユーザー閲覧制限
  • 書類確認・編集ロック機能
  • カテゴリー別の権限管理
  • SAML認証・IP制限
Legaledge(リーガレッジ)
  • ロール管理
  • アクセスグループ
  • ユーザー管理
  • 複雑なパスワード要件
  • アカウントロック
  • 脆弱性検査
  • セキュリティチームの定期レビュー
  • 通信経路の暗号化
  • セキュリティパッチ対応
  • 保存データの暗号化
  • アクセスログ監視
  • サーバー監視
  • IPアドレス制限
  • 日次・7世代のバックアップ
  • グローバルなプラットフォーマーのインフラ基盤
ジンジャーサイン
  • ISO 27001取得済
  • サーバートラブルに対する対策
  • 暗号化された通信を常時監視
  • 第三者による脆弱性診断のクリア
  • 不正アクセス防止
  • 全通信の暗号化
  • IPアドレス制限
  • 権限設定
  • 操作ログ
EIMANAGER
  • アクセス履歴・管理
  • セキュリティ管理
MyQuick
  • アクセス権設定
  • アクセスログ取得
  • 文書更新ログ取得
  • 閲覧・ダウンロード制御
  • 暗号化 画面キャプチャ/印刷制限
クラウドサイン SCAN
  • アクセス制限
  • 承認権限
  • SSO(シングルサインオン)
  • 複数部署管理機能
  • 登録制限
  • IPアドレス制限
  • 二要素認証
LegalForceキャビネ
  • 情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の認証を取得済
  • 権限管理
  • 契約書ごとの担当者設定
  • IPアドレス制限
booMo 要お問い合わせ
ConTrack 要お問い合わせ
Quickスキャン V5
  • 読み取り条件やファイル形式などスキャン条件の設定
SMILE V / eValue V(ワークフローシステム)
  • アクセス権管理や印刷・持ち出し制限
Global Doc5 要お問い合わせ
NotePM
  • 変更履歴を自動記録
  • 柔軟なアクセス制限
  • ゲスト権限・参照専用権限
  • ページロック機能
  • アクセスログ・監査ログ
  • SSO / SAML認証
  • 2段階認証
  • IPアドレス制限
  • 閲覧履歴管理
  • アカウントロック
システムディ文書管理システム 要お問い合わせ

各システムのセキュリティ機能の詳細は、製品比較表のダウンロードからご確認ください。

「文書管理システム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • 動画共有
    • CSVファイル出力
    • ページ閲覧者表示
    • 属性登録
    • 外部連携
    • モバイル利用
    • ドラッグ&ドロップ登録
    • ワークフロー管理
    • 文書編集
    • ライフサイクル管理
    • アクセス制限
    • いいね・コメント機能
    • OCR登録
    • あいまい検索
    • 変更履歴記録
    • 属性検索
    • レポート機能
    • ISO文書管理
    • 自動アーカイブ
    • ログイン連携
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料トライアル 要相談
スターター 9,980円/月額
備考
同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
ビジネス 49,800円/月額
備考
同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
制限なし
OPTIM Contractの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ヶ月トライアルプラン 30,000円/月額
スモールプラン(クラウド版) 36万円/年(月額3万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数1.2万枚前後
スタンダードプラン(クラウド版) 96万円/年(月額8万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数6万枚前後
エンタープライズプラン(クラウド版) 240万円/年(月額20万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数26万枚前後
オンプレミスプラン(オンプレミス版) お客様に最適な プランをご提案いたします
備考
初期費用は不要!
1年
SmartReadの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
DX Suite Lite 30,000円/月額
備考
無料枠18,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
DX Suite Standard 100,000円/月額
備考
無料枠50,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
DX Suite Pro 200,000円/月額
備考
無料枠200,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
1か月
DX suiteの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
利用期間の最低制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円~
備考
プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。
利用料金 30,000円~/10ユーザー/月額
備考
プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとにご用意しています。
ユーザー、ストレージ、AI OCR画像数の課金制です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 無料
無料トライアル 月額無料
備考
年間アップロード上限:120(月間上限:10)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:6ヶ月
スターターS1 月額 9,980円(税抜)
備考
年間アップロード上限:1,200(月間上限:100)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS2 月額 19,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:6,000(月間上限:500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS3 月額 29,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:12,000(月間上限:1,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
ビジネスB1 月額 34,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:18,000(月間上限:1,500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB2 月額 39,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:24,000(月間上限:2,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB3 月額 49,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:36,000(月間上限:3,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
DenHo(デンホー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料プラン 0円
備考
5名まで無料で利用でき、200件までアップロード可能です。
スタータープラン 月額9,800円~
備考
アップロード可能件数は500件で、10名まで利用できます。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
12か月~
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 300,000円~
備考
パブリックSaaSの初期費用です。プライベートSaaS初期費用は1700,000円~です。
プラン1 20,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス10アカウント」です。
プラン2 60,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス50アカウント」です。
プラン3 100,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス100アカウント」です。
基盤サービス(最小構成) 240,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
基盤サービス(標準構成) 300,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
文書管理サービス(SaaS) 120,000円/月額
備考
ディスク容量は10GBです。
文書管理パッケージ ライセンス 1,800,000円~
備考
100ID~の料金です。
6ヶ月
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
スタンダードプランは300,000円、
MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。
スタータープラン 20,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。
スタンダードプラン 70,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。
プレミアムプラン 要相談
備考
MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。
MyQuickオンプレミス 150,000円~/月額
備考
MyQuickオンプレミス版です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
初回時に行う、契約書手動補正件数により異なります。
ライセンス費用 要相談
備考
契約書の年間アップロード件数によって異なります。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
ライトプラン 132,000円(税込)/年額
備考
容量は5GBで、ユーザー数は無制限です。
スタンダードプラン 264,000円(税込)/年額
備考
容量は20GBで、ユーザー数は無制限です。
プレミアムプラン 528,000円(税込)/年額
備考
容量は50GBで、ユーザー数は無制限です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
3ヵ月
スマートOCRの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 70,000円
保守料金 800円/月額
備考
リコー複合機1台ごとの契約となります。
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Team 500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は10GB×契約ユーザー数。
Business 1,500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は200GB×契約ユーザー数。
Enterprise 4,000円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は無制限。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要お問い合せ
備考
詳細は別途お問い合わせください。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用・サポート費用 0円
プラン 8 4,800円/月額
プラン 15 9,000円/月額
プラン25 15,000円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
Project 開発キット50,160 円(税込)/年間 本番運用110,000円(税込)
Unlimited 1,650,000 円(税込)/1開発者
備考
次年度以降は330,000 円(税込)/1開発者の値段になります。
Corporate 3,300,000円(税込)/5台・年間~
備考
ユーザ企業(企業グループを含む)による「全社 Wagby 化」を実現可能です。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス (初年度保守付) 684,750円(税込)
ASTRUX文書管理システム 保守費用 (1年間) 136,950円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 1サーバーライセンス (初年度保守付) 258,500円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 保守費用 (1年間) 275,000円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要お問い合わせ
備考
Businessプラン
Businessプラン 要お問い合わせ
Business Plusプラン 要お問い合わせ
Enterpriseプラン 要お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /

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セキュリティ性能が高い文書管理システムを選びましょう

この記事では、文書管理システムのセキュリティ機能の重要性を掘り下げ、それぞれの機能がどのように企業の情報を保護するのかを詳細に解説しました。外部の脅威からの保護、内部の情報管理、そしてデータの安全な保存と送信など、様々な側面からセキュリティがどのように組み込まれているかを見てきました。

また、セキュリティ機能を基準にシステムを比較し、特に推奨するシステムを厳選して紹介しました。情報の安全は今日のビジネスにおいて非常に重要です。適切な文書管理システムを選ぶことは、それを確保するための第一歩です。この記事があなたのシステム選定の参考になり、より安全で効率的な文書管理を実現する手助けになればと思います。情報を保護するために、今後も最新のセキュリティ機能に注目し続けることが重要です。

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