文書管理システムはエクセルで自作できる？作り方とおすすめの運用方法

企業運営において、効率的かつ効果的な文書管理システムは必須です。

しかし、専用システムの導入には費用がかかり、小規模企業やスタートアップでは導入が難しい場合も少なくありません。そのため、費用を抑えつつ、既存のツールを活用して文書管理システムを構築しようとする動きも見られます。中でもエクセルは、その柔軟性と普及度から、自作の文書管理システム構築の選択肢として考慮されることが多いソフトウェアの一つです。

エクセルには豊富な機能が搭載されており、適切な知識と技術があれば、一定レベルの文書管理システムを自作することが可能です。しかし、実際にエクセルを用いて文書管理システムを構築し、それを日々の業務に活用することは、本当に現実的なのでしょうか？この問いについて、この記事で徹底的に見ていきましょう。
※記載内容を参考にされる場合は、必ずご自身の環境やリスクを考慮の上、自己責任にてご対応ください。

【結論】エクセルで文書管理システムを作るのは非効率

文書管理システムをエクセルで自作することは、一見経済的で手軽な解決策のように思えます。しかし、実際にはその構築と運用には見えないコストと労力が伴います。このセクションでは、エクセルを利用した文書管理システムの作成について、その本質について見ていきましょう。

エクセルで作ること自体は可能

エクセルは多くの企業で日常的に使用されているツールであり、その機能性の高さから文書管理システムの自作にも利用できます。実際に、エクセルを用いて基本的な文書の登録・検索・更新の機能を持つ管理システムを作成することは可能です。

こうしたシステムでは、以下のようなエクセルの基本機能が活用できます。

• 文書の一覧を表形式で管理
• フィルタリング機能を使った文書の検索
• ハイパーリンクを用いた文書へのアクセス

これらの機能を駆使することで、小規模ながらも機能的な文書管理システムを構築することは不可能ではありません。しかし、このアプローチには、管理の複雑化や拡張性の限界など、いくつかの課題が存在します。したがって、エクセルでのシステム構築は、あくまで限定的な使用や小規模な環境に適していると言えるでしょう。

作成や管理コストが膨大にかかる可能性がある

エクセルで文書管理システムを自作する際の最大の課題は、予想外に膨大な作成や管理コストがかかる可能性があることです。初期設定の簡易さに惹かれがちですが、実際にはシステムを日々の業務に適応させ、維持管理していく過程で様々な問題が生じ得ます。

以下に、その主な理由を挙げます。

• 文書の数が増えるにつれて、ファイルのサイズが大きくなり、処理速度が低下する
• 文書の更新や管理に関わる作業が増加し、そのための人的資源が必要となる
• エクセルの知識が必要であり、すべての従業員が高度な操作を理解しているわけではない

このように、システムを継続的に運用していく上で、予想以上の時間とコストがかかる可能性があります。特に、文書管理のニーズが増大するにつれ、エクセルベースのシステムでは対応が困難になるケースが多々あります。したがって、長期的な視点で考えた場合、初期コストが低くても運用コストが高くつくことを考慮に入れなければなりません。

最終的には、企業の成長や変化に対応できる柔軟かつ拡張性のある文書管理システムの選択が重要となるでしょう。

エクセルで文書管理システムを作るメリット

エクセルで文書管理システムを構築することには、その手軽さやコスト効率の良さが魅力として挙げられます。多くの企業で既に広く利用されているエクセルを活用することで、新たなシステムへの学習時間や導入コストを削減できる可能性があります。

このセクションでは、エクセルを使った文書管理システムの具体的なメリットについて見ていきましょう。

1. 自作できれば専用システムを導入するコストがかからない

1.専用システムを導入するコストがかからない

エクセルを用いて文書管理システムを自作する最大のメリットは、専用システムを導入するためのコストが不要となる点です。特に、初期投資やランニングコストを抑えたい中小企業やスタートアップにとって、この点は非常に魅力的です。

エクセルベースでシステムを構築する場合、以下のような経済的利点があります。

• ソフトウェア購入費用の節約：多くのオフィス環境で標準装備されているエクセルを使用するため、追加でソフトウェアを購入する必要がない
• 専門的なトレーニングやサポートの費用削減：エクセルは多くのビジネスパーソンが日常的に使用しているため、新たなシステムを学ぶためのトレーニングや専門的なサポートが不要になる場合がある
• 開発コストの削減：外部の開発者に頼らずに、既存の社内リソースを用いてシステムの構築が可能

これらの点から、エクセルで文書管理システムを自作することは、資金的なリソースが限られている組織にとって、有効な選択肢となり得ます。ただし、このアプローチが適しているのは、文書の規模や管理の複雑さが限定的な場合です。組織が成長し、文書管理のニーズが拡大するにつれ、より専門的なシステムへの移行を検討する必要が出てくる可能性が高いです。

2.エクセルに使い慣れていれば、使用する際の抵抗が少ない

エクセルを用いた文書管理システムは、従業員が新しいツールに適応する際の心理的障壁を低減することにも寄与します。ほとんどのオフィスワーカーは、日常業務でエクセルを使用していることが多いです。そのため、新たに導入されるシステムがエクセルに基づいていれば、学習曲線が著しく緩やかになります。

このアプローチによる具体的な利点は以下の通りです。

• 既存のスキルセットを活用：従業員はエクセルの基本操作に慣れているため、新しいシステムへの適応が迅速に行われる
• 研修コストの削減：新しいソフトウェアやシステムの導入に伴う研修が不要、または最小限に抑えられる
• ユーザー受け入れ度の向上：既知のツールを使用するため、従業員の間での受け入れが容易になる

このように、エクセルベースのシステムは、従業員が既に持っている知識を最大限に活用し、新たなツールへの抵抗感を最小限に抑えることが可能です。しかし、この利点はエクセルの機能に依存するため、組織の文書管理が複雑化し、より専門的な機能が必要になった場合には限界があります。そのため、長期的な視野で組織のニーズを見極め、適宜、より専門化された文書管理システムへの移行を検討することが重要です。

エクセルで文書管理システムを自作する方法とは？

エクセルを用いた文書管理システムの自作は、多くのビジネスにとって魅力的な選択肢です。しかし、その構築には適切な方法と戦略が必要です。このセクションでは、エクセルを最大限に活用し、効率的かつ機能的な文書管理システムを構築するための具体的なステップとテクニックを解説します。

2つの方法から作成方針を決める

エクセルで文書管理システムを自作する際、大きく分けて二つのアプローチが考えられます。どちらの方法を選択するかは、以下のような要素によって変わります。

・組織のニーズ

・利用する人々のエクセルスキルレベル

・利用可能な時間とリソース

いずれにおいても、計画段階での明確な目標設定と要件定義が成功の鍵となります。

1. 文書管理台帳のテンプレートを使う
2. ゼロから文書管理台帳を自作する

1.文書管理台帳のテンプレートを使う

文書管理台帳のテンプレートを利用する方法は、特に時間やリソースが限られている場合に最適な選択です。インターネット上では、さまざまな業種や目的に合わせたエクセルのテンプレートが無料、あるいは低価格で提供されています。

これらのテンプレートは一般的に、文書の登録、分類、追跡が簡単に行えるように設計されており、以下のようなメリットがあります。

• 迅速な導入：テンプレートをダウンロードして、少ないカスタマイズで直ちに使用開始できる
• 初心者に優しい：エクセルの基本操作がわかれば、特別なスキルなしに管理システムを運用できる
• 低コスト：無料または低価格で入手可能なテンプレートは、初期投資を抑えたい組織にとって理想的

選択するテンプレートによっては、ある程度のカスタマイズが可能なものもありますが、完全に組織のニーズに合わせることは難しい場合があります。したがって、テンプレートを選ぶ際には、必要な機能や使いやすさを十分に検討することが重要です。

2.ゼロから文書管理台帳を自作する

一方で、組織独自のニーズに完全に合致する文書管理システムを求めている場合は、エクセルを使ってゼロから自作する方法が適しています。この方法では、以下のようなメリットがあります。

• 高度なカスタマイズ性：組織の具体的な要件や業務フローに合わせた細かい設定が可能
• 拡張性：将来的なニーズの変化に合わせて、容易にシステムを拡張・修正できる
• 独自の機能の実装：特定のデータ処理や分析機能を組み込むことができ、より効率的な文書管理が可能

しかし、このアプローチを取る際には、エクセルの高度な操作スキルが必要となることが多く、開発には相応の時間と労力が必要です。また、システムの複雑化に伴い、保守や運用の際にも専門知識が求められることがあります。そのため、ゼロからシステムを構築する際には、計画的に進め、必要に応じて外部の専門家のアドバイスを求めることも一つの手段です。

シートを分けるルールを決める

エクセルで文書管理システムを自作する際に重要なのが、文書情報を管理するシートの構造を適切に設計することです。この設計段階で、文書の種類や管理の必要性に応じてシートを分けるルールを決定します。

効率的なシステム構築のためには、以下のようなポイントを考慮することが重要です。

• 文書の種類ごとにシートを分ける：契約書・報告書・会議資料など、文書の種類に応じて管理を行うシートを分ける
• 関連する情報は同じシートにまとめる：同一プロジェクトや部署に関連する文書は、参照しやすいよう同一シートで管理する
• アクセス頻度に応じてシートを整理：頻繁に参照する文書は、アクセスしやすいようにシステムの前面に配置

このようにシートを分けるルールを設定することで、文書の検索性が向上し、管理が容易になります。また、システムの使用者が文書を追加や更新する際のルールが明確になるため、誤った操作を防ぎやすくなります。シート分けのルールを明確にすることは、システムの効率性と使いやすさの両方に直結するため、慎重に計画を立てることが重要です。

関数やマクロを活用する

エクセルにおける文書管理システムの自作にあたり、その機能性を最大限に引き出すためには、関数やマクロの活用が欠かせません。これらのツールを使うことで、データの入力・整理・検索を自動化し、手作業によるエラーを減少させることが可能です。

具体的に活用できる関数やマクロの例を以下に示します。

• VLOOKUP関数：特定の文書を識別するキー情報を元に、他のシートから必要なデータを引き出す
• 条件付き書式：文書の状態や期限などに応じて、セルの色を自動で変更し、視覚的に識別しやすくする
• マクロの記録：繰り返し行う作業（例えば、新しい文書の追加や期限切れ文書のマーク）を自動化するためのマクロを記録する

これらの機能を適切に利用することで、文書管理システムの運用を大幅に効率化することが可能になります。しかし、マクロや関数の複雑な利用は、システムの使用者に一定以上のエクセル知識を要求するため、運用開始前に適切な研修を行うことがおすすめです。また、複雑なマクロの使用はシステムの保守を難しくすることがあるため、機能追加やカスタマイズを行う際には、そのメンテナンス性も考慮に入れる必要があります。

エクセルで文書管理システムを自作するデメリット・限界と言われる理由5つ

エクセルを用いた文書管理システムは手軽に始められる一方で、運用の難しさや拡張性の限界など、いくつかのデメリットが存在します。このセクションでは、自作システムが直面する具体的な課題と、それがビジネス運営に与える影響について詳しく掘り下げていきます。

1. 作成する労力・コストがかかる
2. メンテナンスコストがかかる
3. 複数人で運用するとルール徹底が難しい
4. シートや情報量が増えると容量も動作も重たくなる
5. 電子帳簿保存法への対応が難しい

1.作成する労力・コストがかかる

エクセルで文書管理システムを自作するという選択肢は、初見ではコスト効率の良い方法のように思えます。しかし、実際には多くの時間と労力が必要です。

特に、システムをゼロから構築する場合、以下のような点でコストが発生します。

• 設計と開発にかかる時間：企業独自のニーズに合わせたシステムを設計し、開発するには、相応の時間と専門知識が必要です。
• 研修コスト：エクセルの高度な機能を利用するためには、従業員への研修が必要になることがあります。特に、関数やマクロの使用方法を理解するためには、実践的なトレーニングが欠かせません。
• メンテナンスとアップデート：システムが稼働を始めてからも、継続的なメンテナンスとアップデートが必要になります。これらの作業は専門的なスキルを要求されるため、外部のサポートを必要とすることもあります。

組織の規模や管理する文書の量によっては、専用のシステムを導入する方が結果的にコストパフォーマンスが高い場合もあるため、慎重な検討が求められます。

2.メンテナンスコストもかかる

エクセルで構築された文書管理システムは、運用開始後も定期的なメンテナンスが必要となります。このメンテナンスには、システムの更新・バックアップの取得・問題の修正など、多岐にわたる作業が含まれます。

特に、以下のような点でメンテナンスコストが発生する可能性が高いです。

• 定期的なデータバックアップ：文書データの損失を防ぐため、定期的なバックアップが必須です。これには、外部ストレージへのデータのコピーなど、追加の手間とコストがかかります。
• システムのアップデートと修正：エクセル自体のアップデートに伴い、文書管理システムも適宜更新する必要があります。また、使用中に発見されたバグや問題の修正も、継続的なメンテナンス作業の一部となります。
• セキュリティ対策の実施：文書データのセキュリティを保つための対策も、メンテナンス作業の重要な一環です。アクセス権限の管理や、セキュリティソフトウェアの導入など、安全な運用を維持するための努力が求められます。

これらのメンテナンス作業は、システムを安定して運用するために不可欠ですが、それには専門的な知識と時間が必要となり、結果として継続的なコストが発生します。したがって、エクセルでの文書管理システムを長期的に運用する際には、これらのメンテナンスコストも含めて全体のコストを検討する必要があります。

3.複数人で運用するとルール徹底が難しい

エクセルを基盤とした文書管理システムでは、多人数での運用が特に課題となります。システムが正しく機能するためには、すべてのユーザーが一貫したルールに従って文書を管理し、データを入力する必要があります。

しかし、以下の理由により、このルールの徹底は容易ではありません。

• 個々のエクセル操作スキルの差異：ユーザーによってエクセルの知識やスキルレベルが異なるため、一貫した操作を期待するのが難しい
• ルールの理解と遵守の問題：特に大規模な組織では、全員が文書管理のルールを正確に理解し、それを遵守するのが困難
• 誤操作によるデータ損失のリスク：エクセルファイルは誤って上書き保存されることがあり、重要な情報が失われるリスクが常に存在する

これらの問題を解決するためには、従業員への継続的なトレーニングと、文書管理プロセスの厳格な監視が必要ですが、これには相応のコストと時間がかかります。また、組織内での情報共有とコミュニケーションを強化することも、ルールの徹底には不可欠です。

しかし、これらの努力にもかかわらず、複数人での運用はエラーの発生や情報の不整合を完全には防げません。そのため、システムの信頼性や効率性に影響を及ぼす可能性があります。

4.シートや情報量が増えると容量も動作も重たくなる

エクセルを使用した文書管理システムでは、文書の量が増加するにつれて、ファイルの容量が大きくなり、その結果として動作が遅くなる可能性があります。この問題は、大量の文書を扱う組織にとって特に重要な課題となります。

主な理由は以下の通りです。

• データ量の増加：多くの文書情報を一つのエクセルファイルに保持しようとすると、ファイルサイズが大きくなり、開くのに時間がかかるようになります。
• 複雑な関数やマクロの使用：文書管理を効率化するために複雑な関数やマクロを多用すると、それらの計算によって動作が遅くなる場合があります。
• グラフィックやリンクの使用：文書に関連付けられた画像や外部リンクが多数ある場合、これらもファイルの容量を増加させ、パフォーマンスに影響を与えます。

これらの問題を軽減するためには、以下のような対策が考えられます。

• 文書を複数のファイルに分散させる
• 不要なデータを定期的に削除する
• 関数やマクロの使用を最適化する

しかし、これらの対応には管理の手間が増え、結果的に運用の複雑さを増すことになります。したがって、文書の量が多く、システムのパフォーマンスが重要な要素となる場合、エクセルを超えた別の文書管理ソリューションの導入を検討することが望ましいでしょう。

5.電子帳簿保存法への対応が難しい

エクセルを利用した文書管理システムが直面するもう一つの大きな課題は、電子帳簿保存法やその他の法的要件への対応の難しさです。企業が電子的に保存する文書や帳簿には、特定の法的基準を満たす必要があります。

しかし、エクセルベースのシステムでは以下の点で対応が困難になることがあります。

• データの改ざん防止：電子帳簿保存法では、保存する文書やデータが後から改ざんされていないことを証明する必要があります。しかし、エクセルファイルは比較的容易に編集や改ざんが可能であるため、この要件の満たし方が問題となります。
• 長期間のデータ保存：法律では、文書や帳簿を一定期間保存することが義務付けられています。エクセルファイルの場合、時間が経過するにつれてファイルの破損リスクや互換性の問題が生じる可能性があり、長期保存には不適切です。
• アクセスログの管理：文書やデータへのアクセス履歴を管理し、誰がいつ何の操作を行ったかを記録することも求められます。しかし、標準的なエクセル機能ではこの要件を満たすことが難しいです。

これらの問題に対処するためには、追加のソフトウェアやシステムを導入するなど、エクセルだけでは解決できない対応が必要になります。そのため、法的要件の厳しい業界や大規模な企業では、エクセルを主体とした文書管理システムの導入には慎重になるべきです。

専門的な文書管理システムの利用を検討することが、法的リスクを避ける上での賢明な選択と言えるでしょう。

業務効率を大幅に向上させられる文書管理システムの導入がおすすめ

文書管理システムとは

「文書管理システム」とは、紙媒体の文書を電子化して、デジタル媒体で文書を管理するためのシステムサービスです。文書管理システムを導入することにより、紙媒体で保管・管理している大量の文書を、手軽にすべてコンピューター内部に移すことができます。さらに、社内全体で文書の共有や情報の取り出しができる、文書ごとにセキュリティレベルによるアクセス権限を設定できるといった利点もあります。

文書管理システムがおすすめの理由

検索機能が便利で簡単

検索機能を使用すれば、必要な時に必要な書類・情報をすぐに取り出すことができます。さらにタイトルや見出し、内容などのキーワードによる検索はもちろん、文書ごとに設定したタグや全文検索・あいまい検索も可能です。

契約書の期限切れを防ぐことができる

書類契約の期限が近づくと通知してくれる機能があるため、手続きの漏れを防ぐことができます。

セキュリティの強化でリスク低減が可能

文書管理システムではアクセス権の設定やアクセスログなどセキュリティ向上のために役立つ機能が搭載されているため、文書に係る情報漏洩や改ざん、紛失などのリスクを低減することができます。

文書の更新を自動で行ってくれる

文書には更新事項が発生します。文書管理システムを導入すれば更新を自動で行ってくれるため、手入力の手間を省きかつ旧バージョンを誤って参照してしまうというミスを防ぐことができます。

文書管理システムの主な機能

• 保管機能
• 検索機能
• セキュリティ機能
• 外部システム連携機能
• バージョン管理機能

文書管理システムについて「さらに詳しく知りたい、いろいろな製品を見たい」という方はこちらの記事がおすすめです。

おすすめの文書管理の選び方

それでは、どのように文書管理を行えば良いでしょうか？効率化やコストパフォーマンスなどを見ても、専門の文書管理システムを導入することがベストです。しかし、多種多様なオプションがある中で、自社のニーズに最適なシステムを見極めるのは容易ではありません。

そこで、このセクションでは、効果的な文書管理システムの選び方と、その決定において重要な考慮点について解説していきます。

1. 文書管理システムを導入する目的を明確にする
2. 専用の文書管理システムを導入する
3. 社内でルール決めをしっかり行う

1.文書管理システムを導入する目的を明確にする

効率的な文書管理システムを選択する最初のステップは、導入目的を明確に定義することです。企業が文書管理システムを導入する目的は多岐にわたりますが、主に以下のような目的が考えられます。

• 業務効率の向上：文書の検索時間を短縮し、情報へのアクセスを迅速化することで業務の効率を向上させる
• セキュリティの強化：機密情報を含む文書の保護を強化し、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを軽減する
• 法規制の遵守：業界固有の規制や法律に対する文書管理の要件を満たし、コンプライアンスを確保する

これらの目的を具体的に理解することで、必要な機能やシステムの性能要件を特定できます。例えば、業務効率の向上を主目的とする場合、検索機能の強化やユーザーインターフェースの使いやすさが重要な要素となります。一方、セキュリティ強化を最優先事項とする場合は、アクセス制御やデータ暗号化機能が必須となるでしょう。

このように、導入目的に応じて文書管理システムの選択基準を設定することが、適切なシステム選びの鍵となります。

2.専用の文書管理システムを導入する

文書管理のニーズが複雑化し、組織が成長するにつれて、エクセルなどの汎用ツールを超えた専用の文書管理システムを導入する必要性が高まります。

専用システムを導入する主な理由は以下の通りです。

• 機能性：専用システムは、文書のバージョン管理・アクセス権限の設定・高度な検索機能など、複雑な文書管理タスクをサポートするために設計されています。
• セキュリティ：重要文書のセキュリティを保つための高度な機能を提供します。これには、暗号化・アクセスログの記録・不正アクセス防止機能などが含まれます。
• スケーラビリティ：組織の成長に伴い文書量が増加しても、システムのパフォーマンスを維持しつつ、追加の文書やユーザーを容易にサポートできます。

専用システムの選択にあたっては、以下の点を考慮することが重要です。

• ニーズとの適合性：自組織の具体的な文書管理ニーズに最適な機能を提供するシステムを選択する必要があります。
• コスト対効果：導入と維持管理のコストが、システムが提供する価値に見合っているかを評価します。
• ユーザーフレンドリーさ：システムが直感的に使えるかどうかも重要な選定基準の一つです。従業員がシステムを容易に利用できることが、その成功には欠かせません。

これらのポイントを踏まえ、複数の文書管理システムを比較検討し、デモやトライアルを活用して最終的な選択を行うことをおすすめします。専用の文書管理システムを選択することは、組織の文書管理プロセスを効率化し、情報の安全性を確保するための重要なステップです。

3.社内でルール決めをしっかり行う

文書管理システムの成功は、適切な社内ルールの設定と徹底に大きく依存します。システム導入前には、文書の取り扱い・アクセス権限・保存期間などに関する明確なガイドラインを策定し、全従業員に周知する必要があります。

以下のステップで、効果的なルール決めを実施することをおすすめします。

1. 文書分類の定義：文書を種類や重要度に応じて分類し、それぞれのカテゴリーに適した管理ルールを設定します。
2. アクセス権限の設定：文書の機密性に基づき、誰がどの文書にアクセスできるかを明確に決定します。不必要なアクセスを制限することで、情報のセキュリティを高めます。
3. 保存期間とアーカイブポリシー：法的要件や業務上のニーズに基づいて、各文書の保存期間を定めます。期限が切れた文書の扱いについてもルール化することが重要です。

これらのルールは、文書管理システムの効率性と効果性を保証するための基盤となります。ルールの策定と実施に際しては、管理責任者だけでなく、システムのエンドユーザーである従業員の意見も取り入れ、実務に即したガイドライン作りを心がけることが望ましいです。また、定期的なレビューと更新を行い、組織の変化や技術の進歩に合わせてルールを最適化することが重要です。

このプロセスを通じて、文書管理システムの導入効果を最大化し、組織全体の情報管理を向上させることができます。