文書管理システムは自作できる？作り方を徹底解説！

文書管理は、ビジネスの運営において避けて通れない要素の一つです。特に文書管理システムの導入は、効率化、透明性、そしてコンプライアンスの確保に大きく寄与します。しかし、導入する前に、その基本を理解し、適切な準備をすることが成功の鍵です。

そこで、この記事では、文書管理システムを作るための具体的な手順を紹介し、適切なシステムの選択から運用までの流れを詳しく解説します。

文書管理システムを作る前に知っておくべきルール・法律

文書管理システムを構築する前には、遵守すべき法律と規格について理解をしておくことが不可欠です。特に、ISO9001の基準や電子帳簿保存法など、正確な記録と保存のためのルールがあります。これらを理解し、適用することで、システムが法的要件を満たすようにすることができます。

それぞれどういうものか見ていきましょう。

1. 文書管理における「ISO9001」とは
2. 電子帳簿保存法とは

1.文書管理における「ISO9001」とは

文書管理システムを導入する際、ISO9001の規格がどのように関連してくるか理解することは非常に重要です。ISO9001は品質管理システムの国際規格であり、文書の管理方法にも明確な指針を提供しています。この規格に準拠していると、組織の運営が全体的に改善され、内部のコミュニケーションがスムーズになります。

ISO9001の基本は以下の通りです。

• 記録の適切な管理：文書が適切に記録され、必要に応じて迅速にアクセスできるようにする
• 文書の更新と削除：文書が常に最新の状態で保持され、古い情報は適切に削除またはアーカイブされる
• 監査の準備：必要な文書が整然と保管されているため、内部や外部の監査が効率的に行われる

この規格に基づいてシステムを設計することで、組織はその文書管理が国際的に認められた基準に達していることを保証できます。ISO9001を適用することは、ただ文書を整理する以上の意味を持ち、企業の信頼性と効率性を高める手段となり得ます。

＞文書管理におけるISOの詳細を見る

2.電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、企業が文書や帳簿を電子形式で保存する際の規則を定めた日本の法律です。この法律の遵守は、文書管理システムを設計する上で非常に重要です。法律に従ってシステムを整備することで、企業は法的な問題から身を守ることができます。

システムを電子帳簿保存法に適用するために必要な要件は以下の通りです。

• データの正確性と完全性：保存されたデータが正確で完全であることを保証する
• データのアクセス制御：適切なセキュリティ措置を講じ、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐ
• 長期保存の実現：データを法律で求められる期間以上に安全に保存する

文書管理システムを設計する際には、これらの要件を満たすように機能を組み込む必要があります。電子帳簿保存法を遵守することで、企業は自身の運営を法的に保護し、万が一の監査や検査にも対応できる体制を整えることが可能です。これにより、信頼性の高い文書管理が実現し、企業活動がよりスムーズに進むことに繋がります。

＞電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの詳細を見る

上記を考慮の上で、次に文書管理システムを作る方法を5つのステップで見ていきましょう。

文書管理システムを作るステップ5つ

文書管理システムを自作するには、計画的かつ段階的なアプローチが必要です。ここでは、文書管理システムを作る上で前提となる作業から、作成後に必要なことまで網羅的に見ていきます。ここで解説する5つのステップを丁寧に実行することで、効果的で持続可能な文書管理システムを構築できます。

1. 文書管理すべき書類を明確化する
2. 文書の分類方法など管理のルールを決める
3. Excelなどで文書管理台帳を自作する
4. 文書の権限を設定・徹底する
5. 関係者へ周知、場合によってはトレーニングを行う

Step1. 文書管理すべき書類を明確化する

文書管理システムを効果的に構築する最初のステップは、管理すべき書類を明確にすることです。どの文書を管理するかを決めることで、システムの範囲と目的が定義され、その後のプロセスがスムーズに進行します。

管理する書類には以下のようなものがあります。

• 契約書類：法的拘束力のある契約書や合意書
• 財務記録：会計帳簿、経費報告書、その他の財務に関わる文書
• 人事関連文書：従業員の個人情報、評価記録、労働契約など

これらの文書を始めとした管理必須の書類をリストアップすることで、必要な文書管理機能を具体的に設計できます。このプロセスにより、文書の重要性と保管期間を考慮したシステムが構築され、無駄な労力を省くことが可能になります。この段階での正確な文書選定は、後続のステップにおいて文書管理の効率と効果を大きく左右します。

Step2. 文書の分類方法など管理のルールを決める

文書管理システムの次に行うべきステップは、文書の分類方法や管理のルールを設定することです。これにより、文書の検索性、アクセシビリティ、保安性が向上し、システムの効率性が大幅に改善されます。

• 分類基準の設定：文書の種類、重要度、保持期間に基づいて分類
• アクセス制御のルール作成：誰がどの文書にアクセスできるかを明確にして権限を設定
• 保管期間の決定：各文書の法的要件や業務上の必要性に基づいて、保管期間を設定

これらのルールを事前にしっかりと決めておくことで、文書管理システムはより機能的でユーザーフレンドリーになります。また、不要な文書の削除やアーカイブが適切に行われるため、データの保護とシステムの速度が保たれ、全体的な管理効率が向上します。この段階で確立されたルールは、組織内の情報フローを改善し、コンプライアンス遵守の支援にも繋がります。

Step3. Excelなどで文書管理台帳を自作する

自作の文書管理システムの核となるのが、文書管理台帳です。Excelや他の表計算ソフトを用いてこの台帳を作成することで、文書の追跡と管理が格段に容易になります。具体的には、以下のように手順で設定していくことで効果的な台帳を設計することができます。

1. 台帳の設計：文書の識別番号、タイトル、分類、作成日、保管場所などの列を設ける
2. 入力ルールの確立：どの情報をどのように入力するか明確なガイドラインを作成する
3. データの整合性を保つ措置：ドロップダウンリストやデータ検証機能を使用して入力ミスを防ぐ

Excelで台帳を作成する際は、これらの要素を考慮することが重要です。適切に設計された台帳は、文書管理プロセス全体を通じてデータの一貫性と正確性を保ち、迅速な情報アクセスを可能にします。これにより、管理の効率が向上し、組織全体の文書管理能力が強化されます。

＞エクセルで文書管理システムを自作する方法の詳細を見る

Step4. 文書の権限を設定・徹底する

文書管理システムにおいて権限設定は、情報の安全性を保障し、適切なアクセス管理を実現するために不可欠です。このステップでは、どのユーザーがどの文書にアクセスできるかを定義し、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えます。

権限設定で行うべきことは以下の3つです。

• アクセス権の分類：ユーザーの役割に応じて読み取り専用・編集可能・管理者権限などに分類
• セキュリティポリシーの実施：文書にアクセスするための認証プロセスを確立し、セキュリティポリシーに沿って実施
• 定期的な権限のレビュー：組織の変動や役割の変更に応じて、定期的にアクセス権を見直し、必要に応じて調整

権限設定を適切に行うことで、文書の安全性が保たれ、業務の効率も向上します。このプロセスは、組織内の情報ガバナンスの一環として、適切な情報アクセスと利用を保証するためのものです。権限設定が適切に管理されていれば、誤った情報の使用や漏洩のリスクを効果的に低減できます。

Step5. 関係者へ周知、場合によってはトレーニングを行う

文書管理システムを効果的に運用するためには、関係者全員がシステムの使い方を理解し、正しく適用できることが不可欠です。このために、以下のように適切なトレーニングと周知活動が必要です。

• トレーニングセッションの実施：新しい文書管理システムの機能や操作方法について、具体的なトレーニングを提供
• 資料の配布：使い方ガイドやFAQなど、参照できる資料を作成・配布
• フィードバックの収集と対応：システムの使用に関するフィードバックを収集し、必要に応じて改善策を実施

これらの活動により、すべての関係者がシステムをスムーズに使いこなすことができるようになり、文書管理の効率が大幅に向上します。トレーニングと周知は、文書管理システムの成功を左右する重要な要素であり、組織全体のコンプライアンスと効率性を保証するために不可欠です。

文書管理システムの自作に限界を感じる要素4つ

文書管理システムを自作することはメリットもある反面、いくつか限界と感じるポイントも存在します。ここでは、自作システムの運用において直面する可能性のある主要な課題を4つ挙げ、その対処方法について見ていきます。これらの限界を理解することで、より実用的なシステム設計の方向性を模索すると良いでしょう。

1. 記帳ルール徹底の困難さ
2. 法律への対応の難しさ
3. 人的ミスによる妥当性の確保の難しさ
4. 管理コストの肥大

1.記帳ルール徹底の困難さ

自作の文書管理システムにおいて、記帳ルールの徹底は一つの大きな課題です。システムがユーザーによって一貫して適切に使用されることを保証するために、明確で理解しやすい記帳ルールの設定が必要です。ですが、これが往々にして難しいところとして、以下のような点があります。

• ルールの複雑性：ルールが複雑すぎると、ユーザーが正確に従うのが難しくなる
• 訓練の不足：従業員への十分な訓練が行われていない場合、ルールの適用が不十分になる可能性がある
• 継続的な監視の必要性：ルールが遵守されているかを確認し続けるためには、定期的な監査やチェックが必要

これらの問題を克服するためには、ルールをできるだけシンプルに保ち、従業員に対して定期的なトレーニングとリマインダーを提供することが重要です。また、文書管理システム自体に、ルール違反を自動で検出し警告する機能を組み込むことも有効な対策となります。

2.法律への対応の難しさ

次に挙げる課題は、変化する法的要件への適応です。法規制は定期的に更新されるため、システムを常に最新の法的基準に合わせて維持することが求められます。具体的には、以下のような対応が必要となります。

• 法規制の常時監視：最新の法改正情報を追跡し、システムが常に遵守しているかを確認
• システムの柔軟性：法的要件に応じて容易に更新や調整が可能な設計が必要
• 専門知識の要求：法的変更をシステムに適用するためには、専門的な知識が必要

これらの課題を解決するためには、法的アドバイスを提供できる専門家と協力し、システムを定期的にレビューして更新する体制を整えることが重要です。また、法的適合性を確保するための自動更新機能を備えたソフトウェアの利用も一つの解決策となります。このような取り組みにより、自作システムも法的要件に対応することが可能になります。

3.人的ミスによる妥当性の確保の難しさ

自作の文書管理システムでは、人的ミスが発生しやすいという課題も無視できません。手作業によるデータ入力や管理プロセスには、エラーが生じる可能性が常にあります。これを防ぐためには、システムの設計において以下のようにいくつかの対策を講じる必要があります。

• エラーチェック機能の導入：入力されたデータに対して自動でエラーチェックを行い、不備がある場合は警告を出す機能を設ける
• 入力支援ツールの利用：ドロップダウンメニューやオートコンプリートなど、正確な入力を支援するツールを提供する
• 定期的な研修と監視：従業員に対して定期的な研修を実施し、システムの正しい使用方法を理解させる

これらの措置により、人的ミスを減らし、文書の妥当性と信頼性を向上させることが可能です。しかし、完全にミスを排除することは難しいため、システムの機能だけでなく、運用面でも注意深く管理することが求められます。

4.管理コストの肥大

自作の文書管理システムを運用する際、予想外にコストが増加することがしばしばあります。初期設計や維持管理におけるコストは、プロジェクトのスコープによって大きく変動する可能性があります。具体的に考慮すべきは以下の点です。

• システム開発の初期投資：カスタムソリューションを開発するための初期コストが予想を超えることがよくある
• 継続的な更新とサポート：法規制の変更やシステムのアップグレードに伴うコストも、継続的な負担となる
• トレーニングと人的リソース：従業員のトレーニングやシステムの運用・保守に必要な追加の人的リソースもコストを増加させる

これらのコストを抑えるためには、システム設計の初期段階で全体的なコストを慎重に計画し、予算超過を防ぐための対策を講じることが重要です。また、オープンソースのソリューションを活用することや、クラウドベースのサービスを利用することで、コストを削減する選択肢も考慮に入れるべきです。

上記で挙げた自作の限界を解消する方法の一つとして、システム導入があります。次にシステム導入がおすすめな理由について見ていきましょう。

文書管理はシステム導入がおすすめな理由3つ

文書管理システムの導入がおすすめな理由はいろいろありますが、代表的なものは以下の3つです。

1. 作業効率の向上が見込める
2. 法律への対応がしやすい
3. 人的ミスの削減が見込める

それぞれの詳細について見ていきましょう。

1.作業効率の向上が見込める

専門的に開発された文書管理システムの導入は、作業効率の向上に大きく寄与します。このシステムは、日常的な文書処理作業を自動化し、時間を節約する機能を提供してくれます。具体的に効率化してくれる内容は以下の通りです。

• 自動化された文書処理：ルーチンタスクの自動化により、文書の索引付け・保存・検索が迅速に行われる
• 一元管理：すべての文書が一箇所で管理されるため、必要な情報を素早く見つけ出せる
• アクセスの容易性：クラウドベースのオプションを利用することで、どこからでも文書にアクセスでき、リモートワークにも対応できる

これらの機能により、文書管理システムは従業員の生産性を向上させ、業務のスピードアップを実現します。効率的な文書管理は、企業のリソースを最大限に活用し、より戦略的な業務に集中することを可能にします。

2.法律への対応がしやすい

専用の文書管理システムを導入することにより、法律への適応と遵守が格段に容易になります。多くのシステムは法的要件の変更に迅速に対応できる設計がなされており、企業が法規制を守るための重要なサポートを提供してくれます。具体的なサポート内容は以下の通りです。

• 規制の更新に追従：システムが最新の法的要件に自動で対応するため、手動での追跡と更新の負担が軽減される
• 監査トレースの提供：文書の作成・変更・アクセスの記録を詳細に追跡し、法的監査や内部監査の際の透明性が向上する
• セキュリティとプライバシーの強化：データ保護法規に準拠したセキュリティ対策が施され、機密情報の保護が強化される

これにより、企業は法的リスクを大幅に減少させ、安心して業務を遂行できるようになります。法律への対応力は企業の信頼性と市場での競争力を高めるために不可欠です。

3.人的ミスの削減が見込める

おすすめの理由の3つ目は、人的ミスの削減が期待できることです。以下のように、エラーチェック機能や自動化プロセスが組み込まれているものも多く、手作業によるデータ入力ミスを大幅に減少させることができます。

• 自動化されたプロセス：文書の入力・保存・アクセスが自動化されることで、手作業による誤りが削減される
• リアルタイムのエラーチェック：データ入力時に即座にエラーを検出し、ユーザーに警告する機能を提供してくれる
• 一貫性の保持：全ての文書が一貫したフォーマットで管理されるため、情報の不整合が減る

これらの機能は、文書管理プロセスの全体的な精度を向上させ、結果として業務の効率化を促進します。人的ミスの削減は、不必要な時間とコストの浪費を防ぎ、全社的な生産性の向上に貢献します。

それでは、文書管理システムでどのようなものが良いのでしょうか？

効率的な文書管理ができるおすすめシステム8選

効率的な文書管理を実現するためには、適切なシステムの選択が鍵となります。ここでは、機能性・ユーザーフレンドリーさ・コスト効率を兼ね備えた、おすすめな文書管理システムを9つ紹介します。これらのシステムは、さまざまな業務要件に対応可能で、どの企業にもフィットする選択肢となるでしょう。

デジ窓がおすすめする文書管理システム全27製品をさらに詳しく比較した記事はこちら

• SmartRead
• OPTIM Contract
• スマートOCR
• NotePM
• Fleekdrive
• 楽々Document Plus
• ASTRUX文書管理システム
• box

デジ窓がおすすめする文書管理システム全27製品をさらに詳しく比較した記事はこちら

文書管理システムを導入するステップ5つ

文書管理システムを導入する際には、計画的かつ効果的なアプローチが必要です。このセクションでは、システム選定から導入、運用までの具体的な5つのステップを詳しく解説し、各ステップでの重要ポイントを見ていきます。これにより、文書管理システムの導入をスムーズかつ成功させるための道筋となればと思います。

1. 文書管理が必要な書類を決める
2. 要件に合った文書管理システムを選ぶ
3. デモやトライアルで要件を満たすか試す
4. 希望に合った文書管理システムを導入する
5. 関係者へ使い方を周知徹底する

Step1. 文書管理が必要な書類を決める

文書管理システムを導入する第一歩として、管理する必要がある書類を特定します。この過程では、どの文書が業務運営に不可欠かを理解し、その範囲を明確に定義することが重要です。具体的にやるべきことは以下の通りです。

• 業務関連文書の識別：契約書・従業員記録・財務報告書など、日常業務で頻繁に使用される文書をリストアップする
• 法的要件の確認：法律によって保存が義務付けられている文書を確認し、それらを優先的に管理する
• 文書の保持期間の設定：各文書の重要性と法的要件に基づき、適切な保持期間を決定する

これらの文書を明確にすることで、文書管理システムの設計と実装が効率的に進行し、適切な文書の保護とアクセスを保証することができます。正確な文書識別は、システム導入の成功に直結するため、慎重に行う必要があります。

Step2. 要件に合った文書管理システムを選ぶ

次に、特定した文書管理のニーズに最適なシステムを選定します。市場には多様な文書管理システムが存在するため、企業固有の要件を満たすものを慎重に選ぶ必要があります。選定する際のポイントは以下のような点を見ると良いでしょう。

• 機能性の評価：必要な機能（自動アーカイブ、検索機能、アクセス権限設定など）がシステムに含まれているか確認
• 使いやすさの検討：従業員が直感的に操作できるユーザーインターフェースを持つシステムを選ぶ
• コストの考慮：初期導入費用および運用コストが予算内で収まるかどうかを検討する

これらの点を考慮し、複数のシステムを比較検討することが重要です。適切なシステムを選択することで、文書管理の効率性とセキュリティが向上し、長期的な業務の改善に寄与します。次に挙げる導入前のデモやトライアルを利用することも、実際の使用感を確認するための有効な手段です。

Step3. デモやトライアルで要件を満たすか試す

選定した文書管理システムが組織の具体的な要件を満たすかどうかを確認するためには、デモやトライアルの利用が非常に有効です。このフェーズでは、実際にシステムを試用し、機能が期待通りに機能するかどうかを検証します。試用する際には、以下のようなポイントを確認すると良いでしょう。

• 実際のデータを使ったテスト：組織特有の文書やデータを用いてシステムの機能を試す
• ユーザーのフィードバック収集：システムを使用する予定の従業員からの直接的なフィードバックを集め、使い勝手や機能の有効性を評価する
• サポートサービスの評価：トライアル期間中に提供されるカスタマーサポートの質と迅速性を評価する

これらのステップを通じて、システムが実際の業務環境で効果的に機能するかどうかを確認することができます。デモやトライアルを利用することで、導入後に遭遇する可能性のある問題を事前に識別し、解決する機会を得ることが可能です。これにより、導入が成功する確率が高まります。

Step4. 希望に合った文書管理システムを導入する

デモやトライアルを通じて確認された文書管理システムが組織のニーズに適合していることが確認できたら、実際の導入プロセスを開始します。この段階では、システムを組織内のITインフラに組み込む作業が行われます。

以下のようなステップで実施すると良いでしょう。

1. 技術的準備：IT部門がシステムの設置と設定を行い、必要なハードウェアとソフトウェアの準備を整えます。
2. データ移行の実施：既存の文書を新しいシステムに移行する作業を行います。この過程でデータの整合性を保つための細心の注意が必要です。
3. セキュリティ対策の強化：データ保護のためのセキュリティプロトコルとアクセス制御を設定します。

システム導入は技術的な課題に対応しながら行われるため、専門的な知識を持つスタッフの関与が不可欠です。適切に導入されたシステムは、文書管理の効率化だけでなく、情報のセキュリティを強化し、組織の運営を支援します。

Step5. 関係者へ使い方を周知徹底する

文書管理システムの導入後、その効果を最大限に引き出すためには、全従業員がシステムを正しく理解し、適切に利用することが不可欠です。このため、包括的なトレーニングプログラムと周知活動が必要になります。

• トレーニングセッションの実施：操作方法やシステムの特徴に関する詳細なトレーニングを提供します。オンラインまたは対面でのセッションを組織し、全員が参加できるようにします。
• 資料の配布：ユーザーガイドやFAQリストを作成し、従業員がいつでも参照できるようにします。また、クイックリファレンスカードをデスクに配布して、日常の疑問に迅速に対応できるようにします。
• フィードバックの収集と対応：従業員からのフィードバックを積極的に収集し、継続的な改善を図ります。不明点や問題点があれば、随時サポートチームが対応します。

これらのステップを通じて、文書管理システムの導入が成功し、日常業務におけるその利点を全員が享受できるようになります。組織全体の文書管理プロセスの効率化と最適化が図られ、作業の生産性が向上します。

文書管理システムは自作できるがシステムの導入がより効率的

文書管理システムの導入は、現代の企業運営において重要な役割を担います。この記事では、文書管理システムを作る方法から既存システムを導入する流れについても解説しました。文書管理システムを導入する目的は企業それぞれかと思いますが、作業効率の向上・法令順守・人的ミスの削減などはどの企業も欠かせないものかと思います。

その目的を実現するには、文書管理システムを自作するより既存システムを導入する方が確実におすすめです。特に以下のようなシステムをおすすめします。

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• スマートOCR
• NotePM
• Fleekdrive
• 楽々Document Plus
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