文書管理システム比較32選｜失敗しない選び方と電帳法対応【2025年最新版】

近年、企業の情報量は急増し、文書の管理業務も複雑化しています。さらに2024年から本格施行された電子帳簿保存法により、電子取引データの保存が義務化されたことで、文書管理のデジタル化は急務となりました。

本記事では、

• 文書管理の基本
• システムの主な機能
• 導入時のメリットや注意点
• 失敗しない選び方

までをわかりやすく解説します。また、「社内文書の保管」「契約書の管理」「社外との共有」など目的別に適した32製品を比較し、自社に最適な文書管理システムを選ぶための具体的な情報を提供します。

1. 文書管理システムとは？ファイルサーバーとの決定的な違い

文書管理システムの導入を検討する際、多くの人が「社内のファイルサーバーや、すでに使っている「Box」やGoogle Driveと何が違うの？」という疑問にぶつかります。一言でいえば、ファイルサーバーが単なる「データの保管庫」であるのに対し、文書管理システムは「文書の活用・統制」に特化したシステムです。
「日立ドキュメントソリューションズ株式会社」が実施した「文書の電子化に関するアンケート調査」によれば、文書管理システムの導入状況について36.4%が「分からない」と回答しており、調査元は「文書管理システムと、サーバーやクラウドストレージによる電子文書の保存・運用との違いが明確に理解されていない」可能性を指摘しています。
この違いを理解することは、自社に最適なシステムを選ぶ上で非常に重要です。

文書管理とは

文書管理とは、社内の書類やファイルの追加・変更履歴を管理したり、作成者や更新者を管理したりする業務のことです。ただ文書を保管するだけではなく、適切な場所に保管し必要なときにいつでも取り出せる状態に保つ必要があります。社内文書は契約書や電子帳簿、報告書、マニュアルなど多岐にわたり、文書ごとに定められた保管場所や保管期間を管理することも重要な作業です。

文書管理システムとは

「文書管理システム」とは、紙媒体の文書を電子化して、デジタル媒体で文書を管理するためのコンピューターシステムです。文書管理システムを導入することにより、紙媒体で保管・管理している大量の文書を、すべてコンピューター内部に移すことができます。さらに、社内全体で文書の共有や情報の取り出しができる、文書ごとにセキュリティレベルによるアクセス権限を設定できるといった利点もあります。書類契約の期限が近づくと通知を出して手続きの漏れを防いだり、病院で文書と電子カルテを連携させたりするなどの活用事例があります。

ファイルサーバーではダメ？共有フォルダやストレージで起こりがちな課題

Windowsの共有フォルダなどのファイルサーバーや、基本的なクラウドストレージは、手軽にファイルを保存・共有できる一方で、文書の「管理」という点では多くの課題を抱えています。

• フォルダ階層がカオス化する
  「とりあえず保存」が繰り返され、フォルダ階層が複雑化。担当者しかどこに何があるか分からない「属人化」状態になりがちです。
• 必要な文書が「検索」できない
  ファイルサーバーの検索機能は、基本的にファイル名しか対象にしません。そのため、「あの契約書の、A社との取引金額が知りたい」と思っても、ファイル名が「20251027_取引基本契約書.pdf」などでは、中身を一つひとつ開くまで見つけられません。
• どれが「最新版」か分からない
  ファイルを修正するたびに「〇〇（修正版）.xlsx」「〇〇（最終） .xlsx」「〇〇（20251027）.xlsx」といったコピーが乱立。どれが本当に最新のファイルか分からなくなり、古い情報に基づいて作業してしまう「先祖返り」と呼ばれるミスが発生しやすくなります。
• セキュリティと内部統制に不安が残る
  「フォルダ単位」での大まかなアクセス権限しか設定できないことが多く、「この文書はAさんには見せたいが、編集はさせたくない」「誰かが重要文書をコピー（ダウンロード）した履歴を管理したい」といった、きめ細かなセキュリティ管理やログ（操作履歴）の追跡が困難です。

4つの機能で比較！文書管理システムでできること

文書管理システムは、前述したファイルサーバーの課題を解決するため、特に以下の4つの機能が強化されています。
以下の比較表は、ファイルサーバーと文書管理システムの主な機能の違いをまとめたものです。

後述の「文書管理システムの主な機能」の章では、この表の4つのポイントについて文書管理システムがどのように優れているか解説しています。

2. なぜ今、文書管理システムが必要なのか？義務化された「法令対応」が鍵

文書管理システムは、もはや「あると便利」なツールではありません。テレワークの普及やDX推進に加え、特に法令対応の観点から、あらゆる企業にとって「導入が必須」のシステムへと変化しています。ここでは、文書管理システムが今、強く求められる3つの背景を解説します。

【最重要】電子帳簿保存法（電帳法）への対応義務化

最大の理由は、2024年1月から本格施行された「電子帳簿保存法」（以下、電帳法）への対応です。

これまで、メール添付のPDF請求書やWebからダウンロードした領収書などを、印刷して紙で保存していた企業も多いかもしれません。しかし、今回の改正により、これら「電子取引」データは電子データのまま（つまりPDFはPDFのまま）で、特定の要件を満たして保存することが義務付けられました*¹。

この電帳法対応において、手作業や単なるファイルサーバーでの管理は非常に困難です。「Sansan株式会社」が2024年1月に実施した「電子帳簿保存法に関する実態調査」では、法対応によって経理担当者の業務が一人あたり月4.5時間も増加したという結果も出ています。

文書管理システムは、電帳法が求める以下の主要要件を満たすために設計されており、法令遵守と業務効率化を両立する最適解となります。

*¹ 2023年度の税制改正で、相当の理由がある事業者に対する「猶予措置」も設けられましたが、原則対応が必須であることに変わりはありません。

「株式会社ラクス」が2024年9月に発表した調査レポートによれば、電帳法にシステムで対応している企業の65.9%が「業務が効率化された」と実感しており、システム導入が法令対応の負担軽減に直結していることがわかります。

テレワーク普及と「ハンコ出社」の課題

働き方改革やパンデミックを経て、テレワーク（リモートワーク）は多くの企業で当たり前の働き方となりました。しかし、テレワークの導入を妨げる大きな壁が「紙の文書」です。

• 契約書の内容を確認したいが、原本が会社の書庫にしかない
• 稟議書を回覧したいが、上司の承認印をもらうために出社が必要

こうした、紙の参照や押印のためだけに出社する「ハンコ出社」や「紙のための出社」は、非効率であるだけでなく従業員のモチベーション低下にも繋がります。

文書管理システムは、こうした課題を根本から解決します。「リモートアクセス機能」によって、自宅や外出先からでも安全に必要な文書を検索・閲覧でき、「ワークフロー機能」によって、PCやスマートフォンから申請・承認・決裁を完結させることが可能です。

このように、物理的な「紙」と「場所」の制約から解放されることは、多様な働き方を実現する上で不可欠な基盤となります。

DX推進とペーパーレス化によるコスト削減

多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進を経営課題としていますが、その第一歩であり最も効果が出やすいのが「ペーパーレス化」です。

紙の文書を管理し続けることには、目に見えるコストと、目に見えないコストの両方が発生し続けます。

• 目に見えるコスト: 用紙代、インク・トナー代、印刷機のリース・保守費用、キャビネット代、倉庫の賃料、郵送費
• 目に見えないコスト: 文書を探す時間、ファイリングする手間、承認待ちの時間、文書の紛失・破損によるリスク

特に「文書を探す時間」というコストは膨大です。多くの調査機関が指摘するように、ビジネスパーソンは業務時間のかなりの割合を「必要な情報を探す」ことに費やしていると言われています。

以下の表は、紙ベースの管理と文書管理システム導入後のコスト構造の違いをまとめたものです。

文書管理システムは、これら「目に見えるコスト」と「目に見えないコスト」の両方を劇的に削減し、従業員が本来注力すべき付加価値の高い業務に時間を使えるようにすることで、企業全体の生産性向上とDX推進に大きく貢献します。

3. 文書管理システムの主な機能

本章では文書管理システムに搭載されている主な機能を７つ解説します。
ファイルサーバーやクラウドストレージとの違いや文書管理システムならではの機能も解説します。

1. 文書の登録・管理
2. 正確なバージョン管理（版管理）
3. 高度な検索機能
4. 電子署名・認証
5. 文書の共同編集・ワークフロー（電子決裁）機能
6. 厳密なセキュリティ機能・権限管理
7. モバイルアクセス

1.文書の登録・管理

文書の登録と管理機能は、企業が抱える膨大な情報を効率的に取り扱うために欠かせません。この機能により、文書の整理、追跡、保管が容易になり、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。

2.正確なバージョン管理（版管理）

バージョン管理機能は、文書の変更履歴を保存し、いつでも以前のバージョンに戻れるようにすることで、文書の整合性と追跡可能性を確保します。ファイルサーバーで頻発する「最新版どれ？」問題を解決します。文書管理システム上でファイルを更新すると、自動で「第2版」「第3版」…と履歴が保存されます。ユーザーには常に最新版が表示されるため、「先祖返り」のミスが起こりません。もちろん、必要に応じて過去の版に戻したり、どの版で誰が何を修正したかを比較したりすることも可能です。

3.高度な検索機能

文書管理システムの最大の強みです。ファイル名だけでなく、文書の中身のテキスト全てを検索対象にする「全文検索」が可能です。さらに、紙をスキャンした画像データの中の文字も認識する「OCR」（光学文字認識）機能を備えたものなら、紙の文書も検索対象にできます。 また、「契約日」「取引先名」「金額」といった独自の管理項目（属性情報、またはメタデータと呼ばれます）を文書に付与し、その条件でピンポイントに検索することも得意です。

4.電子署名・認証

電子署名と認証機能は、企業の文書管理においてセキュリティを強化する重要な手段です。この技術により、文書の改ざんを防ぎ、送信される情報の正当性を保証できます。特に、機密性の高い情報を扱う場合は、文書の真正性と安全性の確保が重要となります。

5.文書の共同編集・ワークフロー（電子決裁）機能

多くの文書管理システムには、文書の「申請・承認・回覧」を行うためのワークフロー機能（電子決裁機能）が標準で搭載されています。これにより、「稟議書をシステムで申請し、上長がスマートフォンで承認、関係部署に自動で回覧される」といったプロセスが完結します。第1章で触れた「ハンコ出社」を廃止し、意思決定のスピードを大幅に向上させることができます。

6.厳密なセキュリティ機能・権限管理

ファイルサーバーが「フォルダ」単位での制御が中心なのに対し、文書管理システムは「文書ごと」に、「A部署は閲覧のみ可」「Bさんは編集も可」「Cさんには非表示」といった、非常にきめ細かなアクセス権限を設定できます。 さらに、「誰が」「いつ」「どの文書にアクセスし、何をしたか（閲覧、編集、ダウンロード、印刷など）」という操作ログ（監査証跡）が自動で記録されます。これにより、内部不正の抑止や情報漏洩時の追跡が可能となり、企業の内部統制（ガバナンス）強化に直結します。

7.モバイルアクセス

モバイルアクセスは、現代の企業における文書管理システムでますます重要な機能となっています。この機能により、職員が外出中でも重要な文書にアクセスできるため、柔軟性と生産性が大幅に向上します。業務がオフィス内に限らず、現場での活動も含まれるため、モバイルデバイスからのアクセスが重要です。

4. 失敗しない！文書管理システムの選び方5つのポイント

自社に最適なシステムを選び、導入を成功させるためには、機能や価格だけで比較するのではなく、以下の5つのポイントで「自社の課題を解決できるか」をしっかり見極めることが重要です。

Point 1：提供形態（クラウドかオンプレミスか）

文書管理システムの提供形態は、大きく「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分かれます。現在は、初期費用を抑えられ、導入もスピーディなクラウド型が主流です。

• クラウド（SaaS）型:ベンダーがインターネット経由で提供するサービスを利用する形態です。サーバーの構築や運用・保守を自社で行う必要がなく、導入コストと手間を大幅に削減できます。テレワークにも最適です。
• オンプレミス型:自社のサーバー内にシステムを構築する形態です。初期費用や保守コストは高額になりますが、セキュリティポリシーに合わせて厳格な管理ができ、既存システムとの連携などカスタマイズの自由度も高いのが特徴です。金融や医療、製造業など、機密情報を自社で厳密に管理したい場合に適しています。

まずは、両者のメリット・デメリットを以下の表で比較し、自社の規模やセキュリティ方針に合うのはどちらかを確認しましょう。

Point 2：法令対応（JIIMA認証の有無）

前章で解説した通り、文書管理システムの導入目的として「電子帳簿保存法への対応」は非常に大きなウェイトを占めます。しかし、「電帳法対応」と謳っていても、その機能が法律の要件を本当に満たしているか、選定段階で見極めるのは困難です。

そこで一つの信頼できる基準となるのが「JIIMA認証」（ジーマにんしょう）の有無です。
これは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が、電帳法の要件を満たすソフトウェアであると「お墨付き」を与えた認証マークです。JIIMA認証を取得している製品（「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」など）は、法令対応の観点で非常に信頼性が高いと言えます。
選定に迷った際は、このJIIMA認証を取得している製品から選ぶことを強く推奨します。

Point 3：操作性（UI/UX）

文書管理システムの導入成否を分ける最も重要なポイントと言っても過言ではないのが、この「操作性」です。
せっかく高機能なシステムを導入しても、現場の従業員が「使いにくい」「操作が複雑」「検索が遅い」と感じれば、結局は使われなくなってしまいます。その結果、従来のファイルサーバーやローカル保存に戻ってしまい、投資が全くの無駄になる、というのが導入の典型的な失敗例です。
特に、ITツールに不慣れな従業員も含め、全社的に利用を浸透させる必要があります。必ず無料トライアルやデモンストレーションを利用し、以下の点を確認しましょう。

• マニュアルを見なくても直感的に操作できるか
• 文書の登録（アップロード）はドラッグ＆ドロップなどで簡単か
• 検索スピードは速く、ストレスがないか
• スマートフォンのアプリでも使いやすいか

Point 4：連携性（他システムとの拡張）

文書管理システムは、単体で完結するものではありません。すでに社内で利用している他のシステムと連携できると、業務効率は飛躍的に向上します。
例えば、以下のような連携が可能かを確認しましょう。

• クラウドストレージ連携:「Box」や「SharePoint」など、既存のストレージと連携し、文書管理システムの検索機能やワークフロー機能だけを追加できるか
• チャットツール連携:「 Slack」やMicrosoft Teams」に、ワークフローの承認通知を飛ばせるか
• CRM/SFA連携:「Salesforce」などの顧客管理システムと連携し、顧客情報に紐づく契約書や見積書を管理できるか
• 電子契約サービス連携:ワークフローで承認された契約書を、シームレスに電子契約サービスに連携できるか

Point 5：導入・運用サポート（BPO）

「システムを導入して終わり」では、文書管理は成功しません。むしろ導入前後の「準備」と「運用」が本番です。
導入時の典型的なつまずきポイントとして、「既存の膨大な紙文書を誰がスキャンするのか？」「新しい運用ルール（フォルダ構成、命名規則など）をどう決めるか？」といった課題があります。

自社だけでの対応が難しい場合、システム提供ベンダーやそのパートナーが、以下のような業務そのものを支援する体制（BPO：ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を持っているかどうかも重要な選定ポイントになります。

• 導入コンサルティング:現状の文書管理ルールを分析し、最適なフォルダ構成や運用ルールを策定支援
• スキャニング代行:社内に溜まった紙文書の電子化（スキャンと属性情報入力）を代行
• 運用サポート:導入後の定着化支援や、法令改正に合わせた運用見直し支援

例えば「日本レコードマネジメント株式会社（NRM）」のような専門企業は、システムの提供だけでなく、こうしたコンサルティングやBPOサービスも一括で提供しています。導入から運用までのハードルが高いと感じる場合は、こうしたサポートの手厚さも比較に加えましょう。

5. 文書管理システム4つのタイプ

文書管理システムが存在しますが、それぞれの製品は強みを持つ分野が異なり、そのタイプは大きく4つに分けられます。そこで本章ではその4つのタイプの特性について詳しく解説し、次章以降でタイプごとに文書管理システムの製品を紹介します。

1. 社内文書の保管・活用に強いタイプ
2. 社内文書の作成・共有に強いタイプ
3. 契約書や電子帳簿の保管・活用に強いタイプ
4. 社外との情報共有に強いタイプ

1. 社内文書の保管・活用に強いタイプ

社内で生成されるさまざまな文書を適切に保管し、効率的に活用したい企業におすすめのタイプです。このタイプのシステムは、社内の報告書や稟議書、議事録、さらには社内規定などの文書を管理する機能が充実しています。

文書の検索機能が強化されていることが多く、必要な文書を素早く見つけ出せる点も特長です。また多くのシステムは、アクセス権限の設定が可能で、社内情報の流出を防止するセキュリティ機能も備えています。さらに、バージョン管理や期限管理が容易で、文書が最新の状態で活用できるようサポートします。一部のシステムには、申請や承認作業の効率化を目的としたワークフロー機能もあり、よりスムーズな業務プロセスを実現します。

2. 社内文書の作成・共有に強いタイプ

マニュアルやナレッジ、ノウハウなどを効率的に文書化し、社内で共有したい場合に適したタイプです。このタイプのシステムは、社内の知的財産を一元的に管理し、共有するための機能が豊富に備わっています。また、文書作成を支援するテンプレート機能や画像編集機能が搭載されており、文書作成がスムーズに進みます。

このようなシステムは、複数のメンバーでの共同作業を容易にし、チームのコミュニケーションや連携を強化する効果も期待できます。

3. 契約書や電子帳簿の保管・活用に強いタイプ

法的に重要な文書や帳簿類を安全かつ効率的に管理したい企業に適したタイプです。このタイプのシステムは、契約書や取引履歴、会計帳簿などの重要文書を一元的に保管し、セキュリティや監査対応もサポートします。

多くのシステムにはアクセス権限の設定や操作ログの記録機能があり、内部統制の強化や情報漏えいの防止が可能です。さらに、法的な保存義務に対応したアーカイブ機能や、自動での文書の期限管理機能があるため、契約の更新漏れや法令遵守を確保できます。電子帳簿保存法に準拠した機能を備えたシステムも多く、法令に従った電子化と活用を促進し、業務の効率化やコスト削減にも貢献します。

4. 社外との情報共有に強いタイプ

取引先やパートナー企業との文書のやり取りを円滑に行いたい企業に最適なタイプです。このタイプのシステムは、共有先とのファイルの受け渡しや共同作業を効率化し、スムーズなコミュニケーションを実現します。

社外の相手とリンクを介して文書を共有したり、アクセス権限を細かく設定して情報漏えいを防止したりする機能が備わっており、セキュリティ面でも安心です。また、一部のシステムにはリアルタイムでの編集やコメント機能が搭載されており、相手とのやり取りを迅速に行うことができます。契約書やプレゼン資料など、最新のファイルを即座に共有できるため、業務のスピードアップにもつながります。