【2024・比較表】文書管理システム27選！用途別おすすめ製品を紹介

文書管理システムとは

まずはじめに文書管理システムとはどういった目的で、どのような用途で導入されるかという点について以下の通り順を追って簡潔に説明します。

• 文書管理とは
• 文書管理システムとは
• 文書管理システムとファイルサーバーの違い
• 文書管理システムの必要性

文書管理とは

文書管理とは、社内の書類やファイルの追加・変更履歴を管理したり、作成者や更新者を管理したりする業務のことです。ただ文書を保管するだけではなく、適切な場所に保管し必要なときにいつでも取り出せる状態に保つ必要があります。社内文書は契約書や電子帳簿、報告書、マニュアルなど多岐にわたり、文書ごとに定められた保管場所や保管期間を管理することも重要な作業です。

文書管理システムとは

「文書管理システム」とは、紙媒体の文書を電子化して、デジタル媒体で文書を管理するためのコンピューターシステムです。文書管理システムを導入することにより、紙媒体で保管・管理している大量の文書を、すべてコンピューター内部に移すことができます。さらに、社内全体で文書の共有や情報の取り出しができる、文書ごとにセキュリティレベルによるアクセス権限を設定できるといった利点もあります。書類契約の期限が近づくと通知を出して手続きの漏れを防いだり、病院で文書と電子カルテを連携させたりするなどの活用事例があります。

文書管理システムとファイルサーバーの違い

文書管理システムとよく似たコンピューターシステムに、「ファイルサーバー」というものがあります。文書の電子化や保管という点で両者はよく似通っていますが、ファイルサーバーは「サーバー」という名称のとおり、文書の「共有」に特化したシステムです。一方で文書管理システムは、文書の保管と共有はもちろん、文書ごとにさまざまな保管方法を設定できることが特徴です。たとえば保管や廃棄のルール策定や、文書のバージョン管理も行えるなど、文書のデジタル化と活用・廃棄までの「ライフサイクル」を管理できるシステムということです。

文書管理システムの必要性

近年、急速な勢いで企業の電子化・ペーパーレス化が進んでいます。企業が取り扱う情報量が増し続けるなかで、効率化とリスク回避を実現するための最適な方法が、文書管理システムの導入です。自社に合う文書管理システムを選ぶことで、セキュリティ面でもコスト面でも大きなアドバンテージとなるでしょう。さらに2021年度の電子帳簿法保存法の改正により、電子取引情報の電子データ保存が義務付けされました。経理事務のデジタル化とあわせて、企業の文書管理も電子化する企業は増えています。

文書管理システムの主な機能７つ

本章では文書管理システムに搭載されている主な機能を７つ解説いたします。

1. 文書の登録・管理
2. バージョン管理
3. 検索機能
4. 電子署名・認証
5. 文書の共有・共同編集
6. セキュリティ機能
7. モバイルアクセス

1.文書の登録・管理

文書の登録と管理機能は、企業が抱える膨大な情報を効率的に取り扱うために欠かせません。この機能により、文書の整理、追跡、保管が容易になり、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。

2.バージョン管理

バージョン管理機能は、文書の変更履歴を保存し、いつでも以前のバージョンに戻れるようにすることで、文書の整合性と追跡可能性を確保します。企業では、方針の策定、会議記録、法的文書の作成など、多くの文書が日々変更される可能性があるため、バージョンの更新と遡及が欠かせません。

3.検索機能

検索機能により、膨大な文書の中から必要な情報を迅速に見つけ出すことが可能になります。特に、日常業務や緊急時の対応において、迅速な情報アクセスが不可欠です。

4.電子署名・認証

電子署名と認証機能は、企業の文書管理においてセキュリティを強化する重要な手段です。この技術により、文書の改ざんを防ぎ、送信される情報の正当性を保証できます。特に、機密性の高い情報を扱う場合は、文書の真正性と安全性の確保が重要となります。

5.文書の共有・共同編集

文書の共有と共同編集機能は、企業の文書管理システムで重要な役割を果たします。この機能により、部署間やチームメンバー間での情報共有が円滑に進み、効率的な協働が実現します。特に、プロジェクトの計画から実施、評価に至るまで、迅速かつ安全に情報を共有することが求められる企業にとって、この機能は欠かせません。

6.セキュリティ機能

セキュリティ機能は、機密情報の保護、不正アクセスの防止、データ漏洩のリスク軽減を目的としています。多くの企業では、個人情報、機密文書、重要な財務記録など、多岐にわたる敏感な情報を取り扱っており、それらを保護するために高度なセキュリティ対策が必要です。

7.モバイルアクセス

モバイルアクセスは、現代の企業における文書管理システムでますます重要な機能となっています。この機能により、職員が外出中でも重要な文書にアクセスできるため、柔軟性と生産性が大幅に向上します。業務がオフィス内に限らず、現場での活動も含まれるため、モバイルデバイスからのアクセスが重要です。

文書管理システム導入のメリット６選

文書管理システムを導入することで、企業はさまざまなメリットを享受することができます。本章では、文書管理システムを導入するメリットについて、下記6つの観点から詳しく解説します。

1. 検索機能で必要な情報がすぐ手に入る
2. ペーパーレス化によるコスト削減が可能
3. バージョン管理で古版の参照を防げる
4. 社内での情報共有と承認が容易になる
5. セキュリティリスクの強化でリスク低減が可能
6. テレワーク時代の文書管理に対応できる

1.検索機能で必要な情報がすぐ手に入る

文書管理システムには「検索機能」があり、GoogleでWebサイトを検索するときのように文書を検索できます。タイトルや見出し、内容などのキーワードによる検索はもちろん、文書ごとに設定したタグや全文検索・あいまい検索も可能です。つまり、企業が保有するあらゆる情報のなかから、必要なものがすぐ手に入るということです。企業活動にともない、企業が保有する情報量とその管理の手間は増え続けます。書類管理システムを活用すれば、これまで費やしていた余分な手間と時間を削減し、生産性の向上を図ることができます。

2.ペーパーレス化によるコスト削減が可能

文書保管のためには部屋や倉庫などの保管場所が必要なだけではなく、それらを管理するための人員も必要です。文書が多ければ多いほど、文書管理にかかるコストも増大します。文書管理システムを導入すれば、文書はすべてコンピューター内部に保管されるため、紙やインク、保管場所などのコストが不要となります。保有している文書が多いほど、文書管理システムの費用対効果は高まるでしょう。また企業の人員やスペースの削減による、コンパクトなオフィスへの移転といったコスト削減も期待できます。

3.バージョン管理で古版の参照を防げる

紙媒体の文書では旧版と新版の混在により、最新の情報が必要なときに旧版の文書を参照してしまうという問題がありました。こうした「先祖返り」はトラブルにつながる可能性があるため、企業の業務効率を低下させてしまう恐れがあります。文書管理システムには新しい順に文書を並べ替えたり、簡単に最新情報にアップデートしたりする機能があるため、常に新しい情報にアクセス可能です。旧版と新版を個別に管理する機能があるので、誤って上書きしてしまった場合もすぐ元に戻せます。誰がいつ、どのように文書の編集や更新を行ったかもわかるため、セキュリティ面でも安心です。

4.社内での情報共有と承認が容易になる

文書をデジタル化することで、メールやクラウド上で情報を共有できるようになります。パソコンやタブレットなどのデジタル端末は、場所を問わず使えるため情報共有の効率が格段に向上するでしょう。また、文書管理システムにはワークフロー機能を搭載したものもあります。必要な文書を電子化することで法務チェックや意思決定などの迅速化も可能になるなど、業務効率と生産性の向上が見込めます。

5.セキュリティの強化でリスク低減が可能

紙媒体の文書には常に紛失や漏洩のリスクがあり、管理する文書が増えるほどセキュリティ面での不安も多くなります。文書管理システムには、アクセス権限の設定やアクセスログなどセキュリティ向上のために役立つ機能が搭載されています。たとえば機密性の高い文書は閲覧の権限を設定したり、ダウンロードや印刷を禁止したりすると、情報漏洩のリスクを抑えることができます。さらに内部統制においては法令遵守や資産保全などが求められますが、これも文書管理システムによるセキュリティ向上により実現することができます。

6.テレワーク時代の文書管理に対応できる

従来の紙媒体の文書では会社でしか情報を閲覧できず、テレワークでも文書確認のための出社が必要でした。クラウド版の文書管理システムを導入すれば、社員が自宅のデバイスからすべてのデータを確認できるようになります。インターネット環境さえあればアクセスできるので、出張先やクライアント先にいても必要な文書を閲覧可能です。リモートワークなど新しい労働環境に対応するためにも、文書管理システムの導入は急務ともいえるでしょう。

文書管理システム導入のデメリット３選

さまざまな魅力がある一方で、文書管理システムには下記3つのデメリットもあります。しかし、どのデメリットも適切に対処すれば解決できるため、それほど心配する必要はありません。導入前に知っておきたい重要なポイントを本章で確認しておきましょう。

1. 導入と運用のためのコストがかかる
2. スキャニングや移行に時間がかかる
3. 適切に運用できなければ扱いづらい

1.導入と運用のためのコストがかかる

文書管理システムの導入と運用には一定のコストがかかります。また、システムを利用する社員に対して、使い方やルールの遵守などを教育する工数とコストも必要です。導入と運用のコストに関しては、クラウド版の文書管理システムを選択することで抑えられます。無料プランがある場合は、システムに対応できるようになるまで無料プランを利用し、体制が整ってから有料版へ移行するというのもひとつの方法です。また社員教育のコストに関しては、丁寧な教育を行うことで余分な作業工数の削減や生産性の向上のために不可欠なコストであるといえます。

また、次章でトライアル無料のおすすめ製品を紹介します。

2.スキャニングや移行に時間がかかる

文書管理システムへ移行するためには、すべての文書をデジタル化する必要があります。多くの場合はスキャン機器を用いた「スキャニング」でこれを実現しますが、文書をスキャンしフォルダ作成や分類を行う、文書管理システムへの登録や権限を設定するといった作業が必要になります。

しかし導入後の利便性を考えれば、多くの時間をかけてでも文書をデジタル化する意義は大きいといえます。企業活動により管理する情報は増え続けるため、できるだけ早く導入することで管理業務を効率化することができます。また文書管理ソリューションや各種代行サービスを利用すれば、文書のスキャニングや登録などの工程をアウトソーシング化できます。可能な限り効率的に文書管理システムへ移行したい場合は、こうしたサービスの利用も検討してみましょう。

3.適切に運用できなければ扱いづらい

せっかく文書管理システムを導入したとしても、社内で適切な運用体制を構築できなければ、かえって文書の管理・検索・共有がしづらくなることがあります。電子化する文書の選定とフォルダ分けのルールを策定しておけば、文書管理システムの導入後に社員がスムーズに馴染みやすくなるでしょう。また、文書管理システムは実際に導入してから、課題点や改善点が見つかることも多いです。文書管理システムの効果を高めるためには、運用ルールの定期的な見直しも必要になるため、運用体制をしっかり構築しておきましょう。

文書管理システムを選ぶポイント５選

文書管理システムを導入する際は、自社に適切な製品を選ぶことが重要です。不適切な文書管理システムを導入すると、せっかく費やしたコストが無駄になってしまうこともあります。本章では、適切な文書管理システムを選ぶために重要な、下記5つのポイントを解説します。

1. 導入目的を明確化する
2. 必要な機能が搭載されているか
3. セキュリティ対策が万全であるか
4. オンプレミス版かクラウド版か
5. マルチデバイスに対応しているか

1.導入目的を明確化する

文書管理システムを導入する目的を明確化するために、どの文書をどのような目的で管理したいのか社内で整理しておくことが重要です。社内で保有する文書にはさまざまなものがあり、一般的な社内文書のほかに、極めて重要でく今後も繰り返し参照される契約書や稟議書などが含まれます。一方で単なるメモ書きや重要ではない文書は、文書管理システムに含める必要性は低いといえます。

文書管理システムの対象とする文書の種類が決まったら、現状の文書管理体制における問題点を洗い出します。部門やチームによって課題が異なるため、取りまとめて検討しましょう。たとえば、下記のような課題は多くの企業で見られます。

• 紙媒体の文書の電子化が進まない
• 文書の検索や共有に時間がかかる
• 文書に関する業務を効率化したい
• 契約書や稟議書の承認効率が悪い
• 文書のセキュリティに不安がある

「上記の問題点を解決したい」というのが、文書管理システム導入の明確な目的となります。ただし、すべての課題を解決してくれる製品を導入しようとすると、相当のコストがかかるでしょう。課題に優先順位をつけて、上位の課題を解決できる製品を選べば、自社に適した文書管理システムを選びやすくなります。

2.必要な機能が搭載されているか

先ほど洗い出した「優先的な課題」を解決するために、どのような機能が必要かを検討してみましょう。たとえば、必要な文書を探し出す時間と手間が課題となっているのであれば、検索機能に特化した文書管理システムを選ぶのがおすすめです。あいまい検索が利用できれば、キーワードと完全に一致していなくても文書を検索できるので便利です。

またワークフロー機能を搭載した文書管理システムを選べば、契約書や稟議書など承認が必要な文書を管理しやすくなります。システム上で文書の確認と承認が行えるだけではなく、後述するクラウド版であれば出先でも決裁ができるため業務効率が大幅に改善するでしょう。

さらに法令や制度などに適切に対応しているかどうかも、文書管理システムの大切な機能のひとつです。たとえば契約書や請求書など経理に関連する証憑書類は、最低7年間の保管が法人税法に定められています。2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、メール添付などで受け取った電子データの証憑については電子保存が義務付けられました。文書管理システムが自動的に管理してくれれば、書類の保管期限や管理に頭を悩ませる必要はありません。

3.セキュリティ対策が万全であるか

ほとんどのケースにおいて、文書管理システムで社内の機密文書を管理するため、セキュリティ対策の品質は極めて重要な要素です。主に文書管理システムで重視すべきセキュリティに関する機能は以下の通りです。

• アクセス権限の細かな設定
• 文書のバックアップ機能
• アクセスログの管理

とくにクラウド版の文書管理システムでは、社外で文書へのアクセスが可能となるため、外部流出や内部からの不正アクセスなどのリスクが高まります。役職・部署・文書単位でアクセス権限を設定したり、アクセス履歴を取得したりできる文書管理システムは、セキュリティ性が高いといえるでしょう。

また不具合で文書が喪失してしまってもすぐに復元できる、文書の自動バックアップ機能も重要になります。アクセスログ機能によるセキュリティ対策も非常に重要なので、導入前に必ず確認しておきましょう。

4.オンプレミス版かクラウド版か

文書管理システムには、大きく分けて2つの販売形態があります。自社サーバー上で運用する「オンプレミス版」と、文書管理システムの提供企業のサーバーで運用する「クラウド版」です。どちらにもメリットとデメリットがあります。

オンプレミス版の文書管理システムは、自社サーバー内で完結するためセキュリティ性を担保できることがメリットです。しかし、自社サーバーの構築や運用に多額の費用がかかることがデメリットとなります。

クラウド版の文書管理システムは、導入と運用の費用が安いことや、社外からのアクセスやバージョンアップが容易なことが大きなメリットです。一方で、外部サーバーを経由することや情報流出の可能性など、セキュリティ面での不安はデメリットとなるでしょう。コストと利便性を考えると、基本的にはクラウド版の文書管理システムがおすすめです。

5.マルチデバイスに対応しているか

クラウド版の文書管理システムを導入する場合は、マルチデバイスに対応しているかどうかも確認しましょう。スマートフォンやタブレットなど、モバイル端末から閲覧・編集・承認ができる文書管理システムを選べば、業務効率をより高めることができます。実際に文書管理システムを利用する社員の意見も反映して、使いやすいものを選ぶことも大切です。

文書管理システム4つのタイプ

文書管理システムが存在しますが、それぞれの製品は強みを持つ分野が異なり、そのタイプは大きく4つに分けられます。そこで本章ではその4つのタイプの特性について詳しく解説し、次章以降でタイプごとに文書管理システムの製品を紹介します。

1. 社内文書の保管・活用に強いタイプ
2. 社内文書の作成・共有に強いタイプ
3. 契約書や電子帳簿の保管・活用に強いタイプ
4. 社外との情報共有に強いタイプ

1,社内文書の保管・活用に強いタイプ

社内で生成されるさまざまな文書を適切に保管し、効率的に活用したい企業におすすめのタイプです。このタイプのシステムは、社内の報告書や稟議書、議事録、さらには社内規定などの文書を管理する機能が充実しています。

文書の検索機能が強化されていることが多く、必要な文書を素早く見つけ出せる点も特長です。また多くのシステムは、アクセス権限の設定が可能で、社内情報の流出を防止するセキュリティ機能も備えています。さらに、バージョン管理や期限管理が容易で、文書が最新の状態で活用できるようサポートします。一部のシステムには、申請や承認作業の効率化を目的としたワークフロー機能もあり、よりスムーズな業務プロセスを実現します。

2,社内文書の作成・共有に強いタイプ

マニュアルやナレッジ、ノウハウなどを効率的に文書化し、社内で共有したい場合に適したタイプです。このタイプのシステムは、社内の知的財産を一元的に管理し、共有するための機能が豊富に備わっています。また、文書作成を支援するテンプレート機能や画像編集機能が搭載されており、文書作成がスムーズに進みます。

このようなシステムは、複数のメンバーでの共同作業を容易にし、チームのコミュニケーションや連携を強化する効果も期待できます。

3,契約書や電子帳簿の保管・活用に強いタイプ

法的に重要な文書や帳簿類を安全かつ効率的に管理したい企業に適したタイプです。このタイプのシステムは、契約書や取引履歴、会計帳簿などの重要文書を一元的に保管し、セキュリティや監査対応もサポートします。

多くのシステムにはアクセス権限の設定や操作ログの記録機能があり、内部統制の強化や情報漏えいの防止が可能です。さらに、法的な保存義務に対応したアーカイブ機能や、自動での文書の期限管理機能があるため、契約の更新漏れや法令遵守を確保できます。電子帳簿保存法に準拠した機能を備えたシステムも多く、法令に従った電子化と活用を促進し、業務の効率化やコスト削減にも貢献します。

4,社外との情報共有に強いタイプ

取引先やパートナー企業との文書のやり取りを円滑に行いたい企業に最適なタイプです。このタイプのシステムは、共有先とのファイルの受け渡しや共同作業を効率化し、スムーズなコミュニケーションを実現します。

社外の相手とリンクを介して文書を共有したり、アクセス権限を細かく設定して情報漏えいを防止したりする機能が備わっており、セキュリティ面でも安心です。また、一部のシステムにはリアルタイムでの編集やコメント機能が搭載されており、相手とのやり取りを迅速に行うことができます。契約書やプレゼン資料など、最新のファイルを即座に共有できるため、業務のスピードアップにもつながります。

社内文書の保管・活用に強い製品12選

本章では文書管理システム全27製品を機能タイプ別で分類した際に、特に「社内文書の保管・活用に強い」12製品を紹介します。