文書管理システムを導入するメリット8つ｜注意すべきデメリットも解説
最終更新日：2024/04/29
目次
今日のデジタル時代において、情報の管理とセキュリティは企業運営の重要な柱の一つです。情報の整理・保護、および効率的な利用を支援する重要なツールである「文書管理システム」もその一つとして、多くの組織に採用されています。しかし、その導入は単にツールを選ぶこと以上の意味を持ちます。
そして、文書管理システムを導入することには、メリットとデメリットの両側面があるため、総合的に判断して導入するか決めなければなりません。そこで、この記事では、文書管理システムを導入する際のメリット・注意すべきデメリットを解説し、更に失敗しないシステム選択のポイントも解説していきます。
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そもそも文書管理システムは何ができる？
始めに、文書管理システムはそもそも何ができるのかについて改めて見ておきましょう（詳しくは以下記事参照）。
文書管理システムは、企業が情報を整理し、アクセスしやすく保管するためのデジタルツールです。データの安全性を高めるとともに、効率的な文書管理を可能にします。このシステムがどのように機能するのか、そして企業がこれを利用する主な目的について掘り下げて見ていきましょう。
- 企業が文書管理システムを導入する目的
- 文書管理システムにより実現可能な主要機能
1.企業が文書管理システムを導入する目的
文書管理システムの導入は、単なる技術的なアップグレード以上のものです。企業がこのシステムを導入する主要な目的は、業務の効率化と情報管理の最適化です。具体的には、次のような目的で導入されます。
- 業務効率の向上：日々の業務で生成される大量の文書を効率的に管理することで、時間の節約と作業の迅速化が図られる
- 情報アクセスの向上：重要な情報へのアクセスを迅速かつ簡単にすることで、意思決定のスピードと精度を高める
- セキュリティの強化：機密情報の保護を強化し、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑える
このように、文書管理システムは、業務の速度と精度を同時に向上させることが可能です。それにより、企業は市場での競争力を保ちながら、コストを削減し、全体的な業務効率を改善することができます。文書管理システムの導入は、これらの利点を実現するための重要なステップと言えるでしょう。
2.文書管理システムにより実現可能な主要機能
文書管理システムが提供する機能は多岐に渡ります。その機能のそれぞれが企業の悩みとなっている文書管理を劇的に改善してくれます。具体的に主要な機能を挙げると以下の通りです。
- 電子文書化：紙の文書をデジタル形式に変換し、物理的な保管スペースを削減する
- 文書の索引付けと検索：文書にメタデータを付与し、キーワード検索によって必要な文書を瞬時に見つけ出すことができる
- ワークフローの自動化：文書の承認やレビューなどのプロセスを自動化し、業務の効率を向上させる
これらの機能により、企業は日常の文書処理を効率的に行うことができ、時間を節約しながら生産性を向上させることが可能です。文書管理システムは、単に文書を保管するだけでなく、業務プロセスを整理し情報の流れをスムーズにすることで、企業の業務をスピーディに進めることができます。これらの機能は企業がより戦略的な意思決定を行うのを支援し、組織全体の運営を効率化するために不可欠です。
それでは、次により具体的なメリットについて見ていきましょう。
文書管理システムを導入する8つのメリット・導入効果
文書管理システムの導入は、多方面に渡って様々なメリットを企業にもたらしてくれます。ここでは、そのようなシステムを導入することによって得られる主な以下8つのメリットを詳細に解説していきます。
- 情報を一元管理できる
- 文書の検索・アクセスがしやすくなる
- 文書のバージョン管理ができる
- セキュリティが向上する
- コンプライアンスの支援ができる
- ペーパーレス化が促進される
- バックアップにより災害等の予防に繋がる
- コスト削減に繋がる
上記を見るだけでも、単に文書管理をするだけでなく、多方面からメリットを享受できることが分かります。それでは、一つ一つのメリットの詳細を見ていきましょう。
1.情報を一元管理できる
文書管理システムを導入することで、企業は重要な情報を一か所で管理することができるようになります。一元管理することにより、以下のような具体的なメリットがあります。
- 情報の整理とアクセス性の向上：全ての文書が一つのシステム内に整理されるため、必要な情報を迅速に見つけ出すことが可能になる
- 更新と編集の効率化：文書の最新版が常に一つの場所にあるため、複数のバージョンを探す必要がなく、編集や更新がスムーズに行える
このように、情報を一元管理することで、企業は情報の整合性を保ちつつ、業務の効率化を実現します。結果として、効率的な情報管理は企業の生産性向上に直接寄与し、時間とコストの節約に繋がります。文書管理システムによる一元管理は、情報が散逸するリスクを減らし、組織全体のパフォーマンスを向上させる効果的な手段です。
2.文書の検索・アクセスがしやすくなる
文書管理システムの導入によって、格段に文書の検索とアクセスがしやすくなります。この改善は、業務の迅速化と効率の向上に直接寄与します。システムが提供する代表的な機能は以下の通りです。
- 高度な検索機能：キーワード・日付・文書タイプなど、多様なフィルタを用いて瞬時に必要な文書を見つけ出せる
- リモートアクセス：クラウドベースのシステムを利用することで、どこからでも文書にアクセス可能になり、外出先や自宅からでも作業が行える
これらの機能により、従業員は情報をすばやく見つけ、必要な文書を即座に利用することができます。特に緊急の対応が求められる状況では、この迅速な情報アクセスが大きな利点となるでしょう。文書管理システムが提供する検索とアクセスの容易さは、日常的な業務のストレスを軽減し、より集中して生産的な作業が可能になるため、企業全体の生産性向上に貢献します。
3.文書のバージョン管理ができる
文書管理システムのもう一つのメリットは、バージョン管理の機能です。この機能により、文書の変更履歴を明確に追跡し、以前のバージョンに簡単にアクセスできるようになります。具体的なメリットは以下の通りです。
- 変更履歴の透明性：誰がいつ何を変更したかが明確に記録され、誤りや不正行為を防げる
- 以前のバージョンへの簡単なアクセス：間違いを修正するために以前のバージョンに戻る必要がある場合、簡単に復元が可能
これらの機能は特に、複数の従業員が同じ文書に取り組む環境で役立ちます。文書の整合性が保たれるため、チームメンバー間のコミュニケーションが改善され、プロジェクトの効率が向上します。バージョン管理は、情報の正確性を確保し、組織全体の信頼性を高める重要な機能です。このように文書管理システムは、単に文書を保存する以上の価値を提供し、組織の質を一層向上させます。
4.セキュリティが向上する
文書管理システムの導入は、企業のセキュリティ体制を強化する重要な手段です。特に機密情報の保護において、このシステムは以下のような具体的な安全対策を提供します。
- アクセス制御：ユーザーごとにアクセス権を設定し、不正アクセスを防ぎます。これにより、必要な人だけが特定の文書にアクセスできるようになります。
- 暗号化：保存されている文書は全て暗号化され、データの盗難や漏洩時のリスクを軽減します。
これらの対策により、企業は重要な情報を安全に管理し、外部からの攻撃や内部からの情報漏えいに対して堅牢な防御を構築できます。文書管理システムによるセキュリティ機能の強化は、企業が直面する様々なセキュリティリスクに対処し、安心して業務を遂行できる環境を提供します。このようにして、文書管理システムは企業のセキュリティ体制全体を向上させ、長期的な信頼性の確保に寄与します。
5.コンプライアンスの支援ができる
文書管理システムは、法規制遵守（コンプライアンス）を支援する重要な役割も果たします。企業が法的要件や業界基準に従うことを容易にする主要な機能は以下の通りです。
- 監査証跡の管理：全ての文書操作に対する詳細な記録を保持することで、必要な時に迅速な監査が可能です。これにより、規制遵守の証明が容易になります。
- 法的保持要件の遵守：文書の保持期間を自動で管理し、期限切れの文書を適切に廃棄できます。
これらの機能により、企業はコンプライアンス関連のリスクを軽減し、法的な問題から保護されます。文書管理システムを利用することで、企業は法規制に適切に対応し、運営の透明性を高めることが可能です。このように、文書管理システムは単に情報を整理するだけでなく、企業が複雑な法的環境の中で効果的に機能するためのサポートを提供してくれます。
6.ペーパーレス化が促進される
文書管理システムの導入は、ペーパーレス化を促進し、環境への配慮と効率的な資源管理を実現します。この変革には、以下のような具体的なメリットがあります。
- 紙の使用量の削減：デジタル化された文書は物理的な紙を必要としないため、紙の消費が大幅に減少する
- スペースの節約と整理整頓：物理的なファイル保管の必要がなくなり、オフィス内のスペースを有効活用できる
ペーパーレスオフィスへの移行は、ただコストを削減するだけでなく、業務の迅速化と生産性の向上に寄与します。また、紙の使用減少により環境への影響も軽減され、持続可能なビジネスプラクティスへの貢献となります。このように、文書管理システムは企業が社会的責任を果たし、より効率的かつ環境に優しい運営を行う支援の鍵と言えるでしょう。
7.バックアップにより災害等の予防に繋がる
文書管理システムによるデジタルバックアップは、災害やその他の予期せぬ事態から貴重なビジネス情報を保護する重要な役割を果たします。以下の点において、企業のリスク管理が強化されます。
- データ損失のリスク軽減：定期的なバックアップにより、データの損失が発生した場合でも迅速に回復可能
- 事業継続性の向上：災害やシステム障害時にも、バックアップからデータを容易に復元できるため、事業の中断を最小限に抑えることが可能
デジタルバックアップの導入により、企業は物理的な書類の損失や破損のリスクから解放され、より安全なデータ管理環境を実現できます。これにより、企業は災害や事故に強い、持続可能なビジネスモデルを構築できるようになるわけです。
8.コスト削減に繋がる
文書管理システムの導入は、長期的に見てコスト削減に大きく貢献します。具体的には、以下のような経済的利益が得られます。
- 物理的なストレージの削減：デジタル化により、物理的なファイル保管の必要が減少し、オフィススペースを効率的に利用できる
- 労働時間の節約：文書の検索・アクセス・管理が効率化されるため、従業員が他の業務に集中できる時間が増える
これらの要素により、企業は運営コストを大幅に削減することが可能です。物理的な資料の印刷、配送、保管にかかる費用が削減されるだけでなく、情報管理の効率化によって生産性が向上し、それが結果としてコストダウンに繋がります。文書管理システムは、単に作業効率を向上させるだけでなく、総合的な経営コストの削減にも寄与する重要な投資と言えるでしょう。
陥りがちな文書管理システムのデメリット
文書管理システムは上記で挙げたように多くのメリットがありますが、その一方でいくつかのデメリットも存在します。このセクションでは、よく遭遇する問題点とその対策について詳しく解説していきます。適切な準備と理解により、これらの課題を最小限に抑えることが可能です。次に、具体的なデメリットとそれぞれの対処法を見ていきましょう。
想定される4つのデメリット
- 初期導入コストがかかる
- データ移行に手間がかかる
- システムが複雑で使いこなせないことがある
- 多種多様なシステムがあって最適なシステムの選択が大変
1.初期導入コストがかかる
文書管理システムの導入は多くの利益をもたらしますが、初期投資の大きさがしばしば課題となります。この初期コストには、以下のような要素が含まれます。
- ソフトウェアの購入：システム自体のコストが最も直接的な出費です。
- システム設定とカスタマイズ：企業のニーズに合わせた設定や特定の機能の追加が必要です。
- ハードウェアの購入：オンプレミス型の場合はサーバー設置等の費用が必要です。
これらの初期投資は、特に中小企業にとって大きな負担となることがあります。しかし、適切な計画と予算管理により、長期的な利益を得るための基盤となります。文書管理システムのコスト対効果を正確に評価し、企業の運営効率向上とコスト削減を実現するための投資と考えることが重要です。
2.データ移行に手間がかかる
文書管理システムを導入する際、既存のデータを新システムに移行する過程は、しばしば大きな手間と時間を要します。このプロセスには、以下のステップが含まれるため、計画的に進める必要があります。
- データの評価と整理：移行前に、どのデータを保持し、どのデータを削除またはアーカイブするかを決定する
- フォーマットの統一：異なる形式やシステムからのデータを一貫した形式に変換する作業が必要
データ移行のプロセスは複雑であり、適切なツールや専門知識がなければ、データの損失や完全性の損なわれるリスクが伴います。しかし、この段階を慎重に管理することで、新しい文書管理システムがスムーズに機能し、長期的な効率化を達成できます。効果的なデータ移行は、新システムの利用開始後の生産性の向上に直結するため、この初期段階の取り組みが非常に重要です。
3.システムが複雑で使いこなせないことがある
2つ目のデメリットは、システムの複雑さが利用者にとっての障壁となることがある点です。特に新しい技術に不慣れなスタッフには、次のような課題が生じがちです。
- 習得に時間がかかる：新しいシステムの全機能を習得するためには、時間と継続的なトレーニングが必要
- 操作ミスによるリスク：複雑な機能や不親切なユーザーインターフェースは、操作ミスを引き起こしやすくする
これらの問題を解決するためには、ユーザーフレンドリーなインターフェースの選定や、十分なトレーニングの提供が効果的です。また、スタッフのフィードバックを活用してシステムの改善を行うことが重要です。システムが直感的でなければ、その利点を十分に活用することが難しくなりますが、適切なサポートと教育により、これらの課題を克服し、組織全体の効率向上を実現できます。
4.多種多様なシステムがあって最適なシステムの選択が大変
文書管理システムの市場には多種多様なオプションが存在し、最適なシステムを選択することは一見すると大きな挑戦です。適切なシステム選定には、以下のステップを検討することが効果的です。
- 企業のニーズの明確化：必要な機能や予算を事前にリストアップ
- 市場調査：異なるプロバイダーのオファリングを比較検討し、レビューと評価を参考にする
これらのプロセスを通じて、企業は自身の要件に最も適合する文書管理システムを見つけることができます。また、専門のコンサルタントに相談することも、適切な選択をする上で非常に有効です。正しいシステムを選ぶことで、導入後の利用効率が向上し、長期的に見て投資の価値を最大化できるため、選択プロセスには十分な時間とリソースを割くことをおすすめします。
次に、より具体的に文書管理システムを失敗なく選ぶポイントについて見ていきましょう。
文書管理システムを失敗なく選ぶポイント5つ
文書管理システムの選択はビジネスの効率化に直結する重要な決定です。適切なシステムを選ぶためには、明確な基準と戦略的なアプローチが必要です。このセクションでは、失敗しないシステム選択のための具体的なポイントを詳しく解説し、適切な文書管理システムを見極める方法を見ていきます。
- 文書管理システム導入の目的を明確にする
- どのような文書を管理すべきか洗い出す
- 文書管理システムに必要な機能を洗い出す
- セキュリティ対策が万全であることを確認する
- 電子帳簿保存法やISOへの対応有無を確認する
1.文書管理システム導入の目的を明確にする
文書管理システムを選ぶ際、最も重要なステップは、導入の目的を明確にすることです。目的を明確にすることで、どの機能が必要か、どのようなタイプのシステムが最適かが判断しやすくなります。考慮すべき主要な目的には以下が含まれます。
- 効率化：文書処理の速度を上げるために、どの業務プロセスを自動化するか
- アクセス向上：どの部門や個人がどの文書にアクセスする必要があるか
これらの目的を事前にリストアップし、それに基づいてシステムの機能を評価することが、成功する導入への鍵となります。明確な目的が設定されていれば、提案される各システムの適合性を正確に判断できます。それによって、余計なコストを避けつつ、必要な機能を備えたシステムを選ぶことが可能です。
2.どのような文書を管理すべきか洗い出す
適切な文書管理システムを選定するためには、管理すべき文書の種類とその範囲を明確にすることが不可欠です。企業内で管理が必要な文書を洗い出すプロセスには、以下のステップが含まれます。
- 文書の種類の特定：契約書・従業員記録・技術文書など、異なる種類の文書を識別
- アクセス頻度の評価：どの文書が頻繁にアクセスされ、どの文書があまり使われないかを把握
この情報に基づいて、必要な機能やセキュリティレベルを備えた文書管理システムを選ぶことができます。例えば、高度なセキュリティが必要な機密文書を多く扱う場合、高いセキュリティ機能を備えたシステムが適切です。このようにして、企業の具体的なニーズに最も合致するシステムを選定することが可能になり、無駄な投資を避けつつ効率的な文書管理を実現できます。
3.文書管理システムに必要な機能を洗い出す
文書管理システムを選ぶ際には、企業が日常的に直面する課題を解決するために必要な機能を理解し、洗い出すことが非常に重要です。システム選定における機能の優先順位を設定するためには、以下のようなステップを踏むことが効果的です。
- 核心機能の特定：文書のバージョン管理・アクセス権限設定・検索機能強化など、最も必要とされる機能を明確にする
- ユーザーインターフェイスの使いやすさ：操作が直感的で、すべてのユーザーが容易に利用できるインターフェースを選ぶことが重要
これらの機能を明確にすることで、企業はそのニーズに最も合致する文書管理システムを選ぶことが可能です。また、不必要な機能によるコストの増加を避け、効率的な投資が可能になります。適切な機能を備えたシステムを選定することで、文書管理の効率を最大化し、業務の生産性を向上させることが期待できます。
4.セキュリティ対策が万全であることを確認する
文書管理システムを選定する際には、セキュリティ対策の充実が必須条件です。セキュリティは企業の情報資産を保護するための基本であり、以下の要素を確認することが重要です。
- データ暗号化：保存されているすべての文書が暗号化されているかを確認します。これにより、データが不正アクセスされた場合のリスクを軽減します。
- アクセス制御機能：ユーザーごとに細かくアクセス権を設定できるシステムを選びます。これにより、必要な人だけが特定の情報にアクセスできるように管理します。
セキュリティがしっかりとしているシステムを選ぶことで、企業は機密情報の漏洩や不正利用のリスクを最小限に抑えることができます。また、法規制への対応を考慮することも重要で、特に個人情報保護法や業界特有の規制への準備が整っているかどうかを確認することが求められます。これにより、将来的な法的問題から企業を守り、信頼性の高い運営を保証します。
5.電子帳簿保存法やISOへの対応有無を確認する
文書管理システムを選択する際には、法的要件と国際標準に対する対応状況を確認することが重要です。特に、電子帳簿保存法やISO（国際標準化機構）などの規格への適合は、企業が法的義務を遵守し、業務の信頼性を保つために必要です。これにより確認すべき主要な点は以下の通りです。
- 法規制の遵守：システムが特定の法律や規制の要件を満たしているかどうかを確認します。これには、データの保存期間、フォーマット、アクセス制御の基準が含まれます。
- 品質管理の基準：ISOなどの品質管理基準に準拠しているかどうかを検討します。これは、システムの信頼性やセキュリティが高水準であることを示します。
これらの基準に対応しているシステムを選択することで、企業はリスクを管理し、監査や法的審査の際に問題が発生するリスクを軽減できます。それぞれの具体的な内容は以下を参考にしてみてください。
＞ISO対応の文書管理システム
＞電子帳簿保存法に対応したおすすめ文書管理システム
上記のような法律に対応することは、顧客や取引先からの信頼を得るためにも非常に重要です。適切なシステムを選択することで、企業は安心して業務を進めることができます。
文書管理システム比較27選
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文書管理システムワークフローシステム
| トライアル | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- 多種多様なサンプルフォームを提供、小口旅費精算、物品購入申請が可能
- 申請フォームを簡単にカスタマイズ、ドキュメントを自動で保存
- 複雑な承認ルートも直感操作で作成可能、柔軟に対応でき、合議機能も搭載
製品のおすすめポイント
- ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する
- 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる
- アクセス制限やファイル共有など機能が豊富
文書管理システム
| トライアル | 有り |
|---|---|
| サポート | 電話 メール |
製品のおすすめポイント
- Office系の文書をそのままシステムに登録可能、文章をフォルダごとに一元管理できる
- 属性検索や文章内文字、文書名検索など多彩な検索方法に対応
- 履歴管理だけでなく作業履歴にも対応、古い文章の整理も自動で削除する機能を設定可能
文書管理システムを導入して業務の効率化を実現しましょう
文書管理システムの導入は、現代の企業にとって不可欠な取り組みです。この記事で解説したように、システム導入には多くのメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットや注意点も存在します。企業は効率化、セキュリティの向上、コンプライアンスの強化といった明確なメリットを享受できますが、初期コストの負担や適切なシステムの選択、データ移行の手間など、慎重に検討すべき課題もあります。
システム選定においては、文書管理の目的を明確にし、必要な機能を洗い出すことが重要です。また、セキュリティ対策や法規制への対応など、企業の運営や業界の要求に合致したシステムを選ぶことが成功への鍵です。適切な文書管理システムを選び、効果的に導入することで、業務の効率化だけでなく、企業の持続可能な成長と競争力の強化を実現できるでしょう。
最終的に、文書管理システムの選択と導入は、単なる技術的な決定ではなく、企業戦略の一環として捉えるべきです。こうしたアプローチにより、企業はその真の価値を最大限に活かすことができるでしょう。
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