電子帳簿保存法に対応したおすすめ文書管理システム6選！導入方法も解説

ビジネスのデジタル化が進む中、企業にとっての大きな課題の一つが「文書管理」です。特に、電子帳簿保存法の遵守は、法的要件を満たしつつ、効率的かつ有効な文書管理システムを選択する必要があります。この記事では、電子帳簿保存法に準拠した文書管理システムの選び方から導入、運用までの流れを詳しく解説します。経営者や情報システム部門の方々が直面する様々な疑問や不安に答える形で、事業の効率化を図りながら、法的要件を確実に満たす方法を見ていきます。

文書管理システムは、日々の業務で生み出される大量の文書やデータを適切に管理、保管するためのシステムです。電子帳簿保存法に適応することで、企業は法令遵守はもちろん、業務の効率化や情報の可視化を実現し、経営の質を高められます。しかし、多くの企業にとって、適切なシステムの選択や導入後の運用には不安や疑問があるかと思います。この記事では、そうした企業の皆様に向けて、電子帳簿保存法対応の文書管理システム選びのポイントから導入、運用に至るまで詳細を見ていきましょう。

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムとは？

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムとは、厳格な法的要件を満たしつつ、企業の日々の文書管理を効率化するツールです。このセクションでは、電子帳簿保存法の基本的な理解から、対応システムの必須機能までを解説していきます。

そもそも電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、企業が取引に関する帳簿や書類を電子形式で保存することを許可し、その基準を定めた法律です。この法律の目的は、デジタル化の進展に伴い、企業の文書管理を効率化し、取引の透明性を高めることにあります。

しかし、単に電子形式で保存するだけではなく、以下の要件を満たす必要があります。

• 真実性の確保：保存されたデータが原始データと一致していること
• 可視性の確保：必要な時に容易に閲覧・検索が可能であること
• 保管期間の遵守：法律で定められた期間、データを保存すること

企業にとって、この法律は紙ベースの文書管理からデジタル管理への移行を促すとともに、データの整理・保管・利用の効率化を図る大きなチャンスです。しかし、適切なシステムの導入が必須となり、その選定には慎重な検討が求められます。適切な文書管理システムを導入することで、法令遵守はもちろん、業務の効率化やデータの活用度を高めることが可能になります。

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの特徴

電子帳簿保存法に適応する文書管理システムは、企業が法的要件を満たしながら、効率的に文書を管理できるよう設計されています。このようなシステムは、以下の三つの主要な特徴を持っています。

1. 真実性の保証：システムは、保存された文書が改ざんされていないことを保証する機能を備えています。これは、デジタル署名やタイムスタンプなどの技術を利用して実現されます。
2. アクセスと検索の容易さ：大量の文書の中から必要な情報を迅速に見つけ出すための高度な検索機能を提供します。キーワード検索や分類検索など、多様な検索オプションが利用可能です。
3. 長期保存と保護：法律で定められた保存期間を満たすための長期保存機能と、外部からの不正アクセスやデータ損失から文書を守るためのセキュリティ機能を備えています。

これらの特徴は、企業が電子帳簿保存法の要件に対応するために不可欠です。選定する際は、これらの機能が総合的に提供されているかを確認することが重要です。適切なシステムを導入することで、企業は法的リスクの管理はもちろん、日々の業務の効率化とデータの活用を促進できます。

電子帳簿保存法に必要な文書管理システムの機能

電子帳簿保存法に対応するためには、文書管理システムに一定の機能が必要です。このセクションでは、具体的に必要なポイントを解説していきます。

• 文書保管機能
• 検索機能
• バージョン管理機能
• 情報セキュリティ機能

文書保管機能

電子帳簿保存法に準拠した文書管理システムの核となるのは、文書保管機能です。この機能は、企業が生成するあらゆる種類の文書やデータを安全に保存し、法的要件を満たすために必要不可欠です。

文書保管機能の主要な目的は、以下の通りです。

• 法定保存期間の遵守：企業は法律で定められた期間、文書を保存する必要があります。文書管理システムはこの要件を自動的に管理し、期限切れの文書を識別することが可能です。
• データの真実性と完全性の保持：システムは、保存された文書が原始の状態を維持し、改ざんされていないことを保証します。
• 災害時のデータ保護：自然災害やシステム障害から文書を保護するため、バックアップや災害復旧計画が組み込まれています。

これらの機能を文書管理システムに求めることで、企業は電子帳簿保存法の要件を満たしつつ、文書の安全性とアクセス性を高められます。適切な文書保管機能を備えたシステムの選定は、企業のコンプライアンス体制の強化だけでなく、業務の効率化にも寄与します。

検索機能

効率的な文書管理システムにおけるもう一つの重要な要素は、検索機能です。電子帳簿保存法に準拠するシステムでは、膨大な量のデータの中から必要な情報を迅速に見つけ出す能力が不可欠です。

検索機能が高度に発展していることにより、以下の利点が得られます。

• 時間の節約と効率の向上：高速かつ正確な検索機能は、必要な文書を素早く見つけることを可能にし、業務の効率を大幅に向上させる
• コンプライアンスの強化：関連する文書やデータを迅速に特定できることで、監査や規制当局からの要求に迅速に対応することが可能になる
• 知識の活用：適切な情報に簡単にアクセスすることで、意思決定の質を高め、企業の知識管理を効果的に行える

文書管理システムの検索機能を評価する際は、キーワード検索だけでなく、メタデータによる検索やフルテキスト検索が可能かどうかも考慮する必要があります。また、検索結果をフィルタリングしたり、並べ替えたりするオプションが豊富にあるかどうかも重要なポイントです。

バージョン管理機能

バージョン管理は、文書管理システムの中でも特に重要な機能の一つです。この機能により、文書の変更履歴を追跡し、過去のあらゆるバージョンに簡単にアクセスできるようになります。

具体的に、バージョン管理機能が提供するメリットには以下のようなものがあります。

• 編集履歴の透明性：誰が、いつ、どのような変更を行ったかが明確に記録されます。これにより、文書の真実性を保証し、監査の際に必要な証拠を提供できます。
• 誤りの修正と復旧：誤って情報を削除したり、不適切な変更を加えたりした場合でも、以前のバージョンに簡単に戻れます。これにより、重要な文書の誤消去によるリスクを大幅に減らすことが可能です。
• 共同作業の効率化：複数の人が同一文書を編集する場合でも、各バージョンを追跡することで、作業の重複を避け、協力して効率的に文書を完成させられます。

文書管理システムを選択する際には、これらのバージョン管理機能がしっかりと備わっているかどうかを確認することが重要です。適切なバージョン管理機能を持つシステムを導入することで、企業は文書の安全性とアクセス性を高め、効率的な文書管理を実現できます。

情報セキュリティ機能

情報セキュリティは、電子帳簿保存法に準拠した文書管理システムにおいて最も重要な要素の一つです。この機能は、不正アクセス・データ漏洩・その他のセキュリティ脅威から企業の貴重なデータを保護します。

情報セキュリティ機能の充実しているシステムには、次のような特徴があります。

• アクセス制御：ユーザーごとにアクセス権を設定し、特定の文書やデータへのアクセスを厳密に管理します。これにより、不正なアクセスを防ぎ、情報の漏洩リスクを最小限に抑えます。
• データ暗号化：保存されているデータはもちろん、転送中のデータに対しても高度な暗号化技術を用いることで、情報が外部に漏れることを防ぎます。
• 定期的なセキュリティ監査：システムのセキュリティ状態を常に最適な状態に保つために、定期的なセキュリティチェックや監査を行います。

これらの機能を備えた文書管理システムを選択することで、企業は自身のデータを守りつつ、電子帳簿保存法の要件にも適切に対応できます。文書の安全な管理は、法令遵守だけでなく、企業の信頼性とブランド価値を保つ上でも極めて重要です。

次のセクションでは、これらの機能を備えた文書管理システムをどのように選択すれば良いかを見ていきましょう。

文書管理システムで電子帳簿保存法に対応する流れ

文書管理システムを利用して電子帳簿保存法に対応するための流れは、計画的かつ段階的なアプローチを要します。このセクションでは、法令遵守を確実にしつつ文書管理の効率化を実現するための流れを解説します。

1. 自社における電子取引を洗い出す
2. 電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを導入する
3. 運用ルールを策定する

1.自社における電子取引を洗い出す

電子帳簿保存法に対応する文書管理システムを導入する前に、まずは自社の電子取引の全体像を理解することが重要です。このプロセスにより、どの文書が法的要件に影響されるのか、そしてどの程度の文書管理が必要になるのかを把握できます。

具体的には、以下のステップで電子取引を洗い出します。

1. 取引の種類の特定：販売・購入・契約など、企業が関与する全ての電子取引の種類をリストアップします。
2. 関連文書の識別：各取引に関連する文書やデータを特定します。これには、契約書・請求書・領収書・メールのやり取りなどが含まれます。
3. 保存が必要な文書の選定：電子帳簿保存法の要件を満たすために、どの文書をどのように保存する必要があるかを決定します。

この洗い出し作業を行うことで、企業は必要な文書管理システムの機能を具体的に特定でき、より適切なシステム選択へと進めます。

2.電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを導入する

自社の電子取引を洗い出した後、次に進むべきは、適切な文書管理システムの選定と導入です。このシステムは、電子帳簿保存法の要件に対応するために必要な機能を備えていなければなりません。

導入プロセスをスムーズに進めるためには、以下のポイントに注意することが重要です。

• システムの要件定義：洗い出した電子取引に関連する文書の種類や量に基づき、システムに求める機能を明確に定義します。
• 市場調査と評価：市場には多様な文書管理システムが存在します。自社の要件を満たすシステムを見つけるために、広範な調査と評価を行います。
• ベンダーとの打ち合わせ：選定したシステムのベンダーと密接に協力し、導入プロジェクトの範囲・タイムライン・予算を明確にします。
• 従業員へのトレーニング：システム導入後、効果的な運用を実現するためには、関連する従業員に対する十分なトレーニングが必要です。

適切な文書管理システムの導入は、電子帳簿保存法への準拠を確実なものにし、日々の文書管理業務の効率化を実現します。

3.運用ルールを策定する

文書管理システムの導入が完了したら、システムの効果的な運用を確実にするためのルールを策定することが次の重要なステップです。運用ルールを策定することで、システムの利用方法を明確にし、電子帳簿保存法への準拠を維持しながら、業務の効率化を図ります。

運用ルール策定にあたって重要なポイントは以下の通りです。

• アクセス権限の定義：どの従業員が文書管理システムにアクセスできるか、そしてどの文書にアクセスできるかを明確にします。アクセス権限は、職務の内容や役割に基づいて慎重に割り当てる必要があります。
• 文書のライフサイクル管理：文書の作成から保管・アーカイブ・最終的な廃棄に至るまでのプロセスを定義します。これには、保存期間や廃棄基準も含まれます。
• セキュリティポリシーの策定：不正アクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑えるためのセキュリティポリシーを設け、従業員に周知します。
• 定期的なレビューと更新：運用ルールは、業務の変化や法令の改正に応じて定期的にレビューし、必要に応じて更新します。この過程で、システムの使用状況や効果を評価し、継続的な改善を図ります。

これらの運用ルールを策定し実施することで、企業は文書管理システムを通じて電子帳簿保存法に準拠するだけでなく、日々の業務の透明性と効率性を高めることができます。

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの選び方

電子帳簿保存法に準拠する文書管理システムを選択する過程は、企業にとって重要な判断の一つです。このセクションでは、適切なシステムを選ぶための基準とポイントを解説し、企業のニーズに最も合ったシステムを見つけるために大事なポイントを解説していきます。

電子帳簿保存法対応についてしっかり明記されていること

電子帳簿保存法に準拠する文書管理システムを選ぶ際に最も重要なのは、そのシステムが法に対応していることを明確に示しているかどうかです。この確認作業は、企業が法的リスクを回避し、確実に規制を遵守するための基礎を築きます。

具体的には、システム選定時に以下の点を確認することをおすすめします。

• 法対応の明確な表示：提供者のウェブサイトや製品の説明資料に、電子帳簿保存法への準拠がはっきりと記載されているかを確認
• 遵守機能の具体性：どの機能が法的要件を満たすために設計されているのか、具体的な説明を求める
• サポート体制：法令遵守に関して疑問や問題が生じた際に、迅速かつ適切なサポートを提供する体制が整っているかも重要な判断材料

これらの確認を行うことで、企業は自身のビジネスに最適な、法令遵守が確実な文書管理システムを選択できます。

自社の利用目的に合った機能が備わっていること

文書管理システムを選択する際、単に電子帳簿保存法に準拠しているだけでなく、自社の具体的な利用目的に合致した機能を有しているかどうかを確認することが重要です。各企業には独自の業務プロセスや管理が必要な文書の種類があり、システム選定はこれらを踏まえた上で行う必要があります。

主要な検討ポイントは以下の通りです。

• 業務プロセスの整合性：システムが企業の既存の業務プロセスにスムーズに統合できるかどうかを評価します。操作の簡便さや学習曲線の急勾配さは、従業員の受け入れやすさに直結します。
• 必要な文書管理機能：文書の保存・検索・共有・バージョン管理など、企業が特に重視する機能が備わっているかを確認します。
• カスタマイズ性：企業の特定のニーズに合わせて、システムを柔軟にカスタマイズできる範囲も重要な判断基準となります。

これらの要素を考慮することで、企業は自社の運用に最適な文書管理システムを選択できるようになります。

トライアルで実際に使ってみて使い勝手がよいこと

システムの機能性や法令遵守能力を書面で確認することは基本ですが、実際に自社の業務に適合するかを知るには、トライアル利用が最適な方法です。実際にシステムを使ってみることで、理論上の機能が実務でどのように機能するかを具体的に理解できます。

トライアルを最大限に活用するためには、以下の点を検証することが重要です。

• 操作の直感性：システムの操作インターフェースが直感的で、新しいユーザーでも容易に理解し使いこなせるかどうかを確認
• 実際の業務フローとの整合性：自社の日常業務をシステム上でシミュレーションし、業務フローに無理なく統合できるかどうかを検証
• サポートとカスタマイズ：トライアル期間中に問題が生じた場合のサポート体制の有効性や、特定のニーズに合わせたカスタマイズの容易さも評価

トライアル期間を通じてシステムの使い勝手を実際に体験することで、企業は長期にわたって利用するシステムの選択に自信を持つことができます。このプロセスを経て選ばれた文書管理システムは、企業の文書管理を効率化し、法令遵守を支援する確かな資産となるでしょう。

それでは、次に電子帳簿保存法に対応したおすすめの文書管理システムを紹介します。

電子帳簿保存法に対応したおすすめ文書管理システム6選

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの選択は、多くの企業にとって難題です。ここで紹介するシステムは、電子帳簿保存法に対応しているので、是非参考にしてみてください。

1. OPTIM Contract
2. 楽々Document Plus
3. invoiceAgent 文書管理
4. OPTiM 電子帳簿保存
5. バクラク電子帳簿保存
6. MyQuick

文書管理システム導入後に電子帳簿保存法対応のためにやるべきこと

文書管理システムを導入した後、電子帳簿保存法に完全に対応するためには、いくつかの追加ステップが必要です。このセクションでは、システム導入後に企業が取るべき具体的な行動をステップごとに解説していきます。

1. 「真実性の確保」「可視性の確保」それぞれの観点で保存方法を決める
2. 事務処理規程を整備する
3. 社内ルールを言語化した上で共有する

Step1.「真実性の確保」「可視性の確保」それぞれの観点で保存方法を決める

文書管理システム導入後、電子帳簿保存法に準拠するための最初のステップは、文書の「真実性の確保」と「可視性の確保」をどのように行うかを決定することです。

このステップでは、以下のアクションをおすすめします。

• 文書のデジタル署名やタイムスタンプの利用：これにより、文書が作成または変更された正確な時点を証明し、文書の改ざんがないことを保証します。
• 適切なアクセス管理と監査証跡の設定：誰がいつどの文書にアクセスしたかを記録し、文書の可視性を確保します。これは、不正アクセスや情報漏洩のリスクを減少させる上でも重要です。

これらの措置を講じることで、企業は文書の真実性と可視性の両方を保ち、電子帳簿保存法の要件に対応できます。文書の安全性と信頼性を高めるこれらのプロセスは、企業の情報管理体制全体の強化にもつながります。

Step2.事務処理規程を整備する

文書管理システムの導入と並行して、電子帳簿保存法の要件に適合するためには、事務処理規程の整備が不可欠です。この規程は、文書の作成・保存・管理・廃棄に至るまでのプロセスを明確に定めるもので、以下の要素を確認することをおすすめします。

• 文書の作成基準：どのような文書が電子的に作成され、どのように保存されるべきかの基準を設定
• 保存期間と形式：各種文書の法的な保存期間と、保存すべき電子的形式を明記
• アクセス権限と管理：文書へのアクセス権を持つ者を定義し、不正アクセスを防ぐためのセキュリティポリシーを確立
• 監査とレビューのプロセス：定期的な内部監査やレビューを通じて、規程の遵守状況を評価し、必要に応じて改善策を実施

事務処理規程の整備は、組織全体でのコンプライアンス文化の醸成と、電子帳簿保存法への遵守を保証するための基礎となります。これにより、企業は法的リスクを管理し、業務の透明性と効率性を向上させることが可能です。

Step3.社内ルールを言語化した上で共有する

事務処理規程の整備後、その内容を具体的な社内ルールに落とし込み、全社員が理解し実践できる形で共有することが重要です。このステップでは、以下のアプローチを取ることをおすすめします。

• 明確な文書化と共有：事務処理規程を含む文書管理ポリシーを明確に文書化し、インターネットや社内ネットワークを通じて全社員と共有します。
• 研修と教育プログラムの実施：新しい文書管理ポリシーに関する研修や教育プログラムを実施し、社員がルールの意義と適用方法を理解できるようにします。
• フィードバックの収集と改善：社内からのフィードバックを積極的に収集し、実際の業務においてポリシーが適切に機能しているかを評価します。必要に応じてルールの改善や更新を行い、常に現実の業務に合った形で管理を行えます。

社内ルールを言語化し共有することで、全社員が電子帳簿保存法の要件と企業の文書管理ポリシーを理解し、適切に行動する基盤が築かれます。これにより、企業全体としての法令遵守体制が強化され、効率的かつ安全な文書管理が実現されます。

自社に最適な電子帳簿保存法対応の文書管理システムを導入しましょう

電子帳簿保存法対応の文書管理システム選びのポイントから導入、運用に至るまで詳細を見てきました。電子帳簿保存法に適応することで、企業は法令遵守はもちろん、業務の効率化や情報の可視化を実現します。そのため本記事で紹介したおすすめの6製品から自社に最適なサービスを選択し、業務と経営の質を高めましょう。