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電子帳簿保存法に対応したおすすめ文書管理システム6選!導入方法も解説

目次

ビジネスのデジタル化が進む中、企業にとっての大きな課題の一つが「文書管理」です。特に、電子帳簿保存法の遵守は、法的要件を満たしつつ、効率的かつ有効な文書管理システムを選択する必要があります。この記事では、電子帳簿保存法に準拠した文書管理システムの選び方から導入、運用までの流れを詳しく解説します。経営者や情報システム部門の方々が直面する様々な疑問や不安に答える形で、事業の効率化を図りながら、法的要件を確実に満たす方法を見ていきます。

文書管理システムは、日々の業務で生み出される大量の文書やデータを適切に管理、保管するためのシステムです。電子帳簿保存法に適応することで、企業は法令遵守はもちろん、業務の効率化や情報の可視化を実現し、経営の質を高められます。しかし、多くの企業にとって、適切なシステムの選択や導入後の運用には不安や疑問があるかと思います。この記事では、そうした企業の皆様に向けて、電子帳簿保存法対応の文書管理システム選びのポイントから導入、運用に至るまで詳細を見ていきましょう。

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムとは?

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムとは、厳格な法的要件を満たしつつ、企業の日々の文書管理を効率化するツールです。このセクションでは、電子帳簿保存法の基本的な理解から、対応システムの必須機能までを解説していきます。

そもそも電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、企業が取引に関する帳簿や書類を電子形式で保存することを許可し、その基準を定めた法律です。この法律の目的は、デジタル化の進展に伴い、企業の文書管理を効率化し、取引の透明性を高めることにあります。

しかし、単に電子形式で保存するだけではなく、以下の要件を満たす必要があります。

  • 真実性の確保:保存されたデータが原始データと一致していること
  • 可視性の確保:必要な時に容易に閲覧・検索が可能であること
  • 保管期間の遵守:法律で定められた期間、データを保存すること

企業にとって、この法律は紙ベースの文書管理からデジタル管理への移行を促すとともに、データの整理・保管・利用の効率化を図る大きなチャンスです。しかし、適切なシステムの導入が必須となり、その選定には慎重な検討が求められます。適切な文書管理システムを導入することで、法令遵守はもちろん、業務の効率化やデータの活用度を高めることが可能になります。

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの特徴

電子帳簿保存法に適応する文書管理システムは、企業が法的要件を満たしながら、効率的に文書を管理できるよう設計されています。このようなシステムは、以下の三つの主要な特徴を持っています。

  1. 真実性の保証:システムは、保存された文書が改ざんされていないことを保証する機能を備えています。これは、デジタル署名やタイムスタンプなどの技術を利用して実現されます。
  2. アクセスと検索の容易さ:大量の文書の中から必要な情報を迅速に見つけ出すための高度な検索機能を提供します。キーワード検索や分類検索など、多様な検索オプションが利用可能です。
  3. 長期保存と保護:法律で定められた保存期間を満たすための長期保存機能と、外部からの不正アクセスやデータ損失から文書を守るためのセキュリティ機能を備えています。

これらの特徴は、企業が電子帳簿保存法の要件に対応するために不可欠です。選定する際は、これらの機能が総合的に提供されているかを確認することが重要です。適切なシステムを導入することで、企業は法的リスクの管理はもちろん、日々の業務の効率化とデータの活用を促進できます。

電子帳簿保存法に必要な文書管理システムの機能

電子帳簿保存法に対応するためには、文書管理システムに一定の機能が必要です。このセクションでは、具体的に必要なポイントを解説していきます。

  • 文書保管機能
  • 検索機能
  • バージョン管理機能
  • 情報セキュリティ機能

文書保管機能

電子帳簿保存法に準拠した文書管理システムの核となるのは、文書保管機能です。この機能は、企業が生成するあらゆる種類の文書やデータを安全に保存し、法的要件を満たすために必要不可欠です。

文書保管機能の主要な目的は、以下の通りです。

  • 法定保存期間の遵守:企業は法律で定められた期間、文書を保存する必要があります。文書管理システムはこの要件を自動的に管理し、期限切れの文書を識別することが可能です。
  • データの真実性と完全性の保持:システムは、保存された文書が原始の状態を維持し、改ざんされていないことを保証します。
  • 災害時のデータ保護:自然災害やシステム障害から文書を保護するため、バックアップや災害復旧計画が組み込まれています。

これらの機能を文書管理システムに求めることで、企業は電子帳簿保存法の要件を満たしつつ、文書の安全性とアクセス性を高められます。適切な文書保管機能を備えたシステムの選定は、企業のコンプライアンス体制の強化だけでなく、業務の効率化にも寄与します。

検索機能

効率的な文書管理システムにおけるもう一つの重要な要素は、検索機能です。電子帳簿保存法に準拠するシステムでは、膨大な量のデータの中から必要な情報を迅速に見つけ出す能力が不可欠です。

検索機能が高度に発展していることにより、以下の利点が得られます。

  • 時間の節約と効率の向上:高速かつ正確な検索機能は、必要な文書を素早く見つけることを可能にし、業務の効率を大幅に向上させる
  • コンプライアンスの強化:関連する文書やデータを迅速に特定できることで、監査や規制当局からの要求に迅速に対応することが可能になる
  • 知識の活用:適切な情報に簡単にアクセスすることで、意思決定の質を高め、企業の知識管理を効果的に行える

文書管理システムの検索機能を評価する際は、キーワード検索だけでなく、メタデータによる検索やフルテキスト検索が可能かどうかも考慮する必要があります。また、検索結果をフィルタリングしたり、並べ替えたりするオプションが豊富にあるかどうかも重要なポイントです。

バージョン管理機能

バージョン管理は、文書管理システムの中でも特に重要な機能の一つです。この機能により、文書の変更履歴を追跡し、過去のあらゆるバージョンに簡単にアクセスできるようになります。

具体的に、バージョン管理機能が提供するメリットには以下のようなものがあります。

  • 編集履歴の透明性:誰が、いつ、どのような変更を行ったかが明確に記録されます。これにより、文書の真実性を保証し、監査の際に必要な証拠を提供できます。
  • 誤りの修正と復旧:誤って情報を削除したり、不適切な変更を加えたりした場合でも、以前のバージョンに簡単に戻れます。これにより、重要な文書の誤消去によるリスクを大幅に減らすことが可能です。
  • 共同作業の効率化:複数の人が同一文書を編集する場合でも、各バージョンを追跡することで、作業の重複を避け、協力して効率的に文書を完成させられます。

文書管理システムを選択する際には、これらのバージョン管理機能がしっかりと備わっているかどうかを確認することが重要です。適切なバージョン管理機能を持つシステムを導入することで、企業は文書の安全性とアクセス性を高め、効率的な文書管理を実現できます。

情報セキュリティ機能

情報セキュリティは、電子帳簿保存法に準拠した文書管理システムにおいて最も重要な要素の一つです。この機能は、不正アクセス・データ漏洩・その他のセキュリティ脅威から企業の貴重なデータを保護します。

情報セキュリティ機能の充実しているシステムには、次のような特徴があります。

  • アクセス制御:ユーザーごとにアクセス権を設定し、特定の文書やデータへのアクセスを厳密に管理します。これにより、不正なアクセスを防ぎ、情報の漏洩リスクを最小限に抑えます。
  • データ暗号化:保存されているデータはもちろん、転送中のデータに対しても高度な暗号化技術を用いることで、情報が外部に漏れることを防ぎます。
  • 定期的なセキュリティ監査:システムのセキュリティ状態を常に最適な状態に保つために、定期的なセキュリティチェックや監査を行います。

これらの機能を備えた文書管理システムを選択することで、企業は自身のデータを守りつつ、電子帳簿保存法の要件にも適切に対応できます。文書の安全な管理は、法令遵守だけでなく、企業の信頼性とブランド価値を保つ上でも極めて重要です。

次のセクションでは、これらの機能を備えた文書管理システムをどのように選択すれば良いかを見ていきましょう。

文書管理システムで電子帳簿保存法に対応する流れ

文書管理システムを利用して電子帳簿保存法に対応するための流れは、計画的かつ段階的なアプローチを要します。このセクションでは、法令遵守を確実にしつつ文書管理の効率化を実現するための流れを解説します。

  1. 自社における電子取引を洗い出す
  2. 電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを導入する
  3. 運用ルールを策定する

1.自社における電子取引を洗い出す

電子帳簿保存法に対応する文書管理システムを導入する前に、まずは自社の電子取引の全体像を理解することが重要です。このプロセスにより、どの文書が法的要件に影響されるのか、そしてどの程度の文書管理が必要になるのかを把握できます。

具体的には、以下のステップで電子取引を洗い出します。

  1. 取引の種類の特定:販売・購入・契約など、企業が関与する全ての電子取引の種類をリストアップします。
  2. 関連文書の識別:各取引に関連する文書やデータを特定します。これには、契約書・請求書・領収書・メールのやり取りなどが含まれます。
  3. 保存が必要な文書の選定:電子帳簿保存法の要件を満たすために、どの文書をどのように保存する必要があるかを決定します。

この洗い出し作業を行うことで、企業は必要な文書管理システムの機能を具体的に特定でき、より適切なシステム選択へと進めます。

2.電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを導入する

自社の電子取引を洗い出した後、次に進むべきは、適切な文書管理システムの選定と導入です。このシステムは、電子帳簿保存法の要件に対応するために必要な機能を備えていなければなりません。

導入プロセスをスムーズに進めるためには、以下のポイントに注意することが重要です。

  • システムの要件定義:洗い出した電子取引に関連する文書の種類や量に基づき、システムに求める機能を明確に定義します。
  • 市場調査と評価:市場には多様な文書管理システムが存在します。自社の要件を満たすシステムを見つけるために、広範な調査と評価を行います。
  • ベンダーとの打ち合わせ:選定したシステムのベンダーと密接に協力し、導入プロジェクトの範囲・タイムライン・予算を明確にします。
  • 従業員へのトレーニング:システム導入後、効果的な運用を実現するためには、関連する従業員に対する十分なトレーニングが必要です。

適切な文書管理システムの導入は、電子帳簿保存法への準拠を確実なものにし、日々の文書管理業務の効率化を実現します。

3.運用ルールを策定する

文書管理システムの導入が完了したら、システムの効果的な運用を確実にするためのルールを策定することが次の重要なステップです。運用ルールを策定することで、システムの利用方法を明確にし、電子帳簿保存法への準拠を維持しながら、業務の効率化を図ります。

運用ルール策定にあたって重要なポイントは以下の通りです。

  • アクセス権限の定義:どの従業員が文書管理システムにアクセスできるか、そしてどの文書にアクセスできるかを明確にします。アクセス権限は、職務の内容や役割に基づいて慎重に割り当てる必要があります。
  • 文書のライフサイクル管理:文書の作成から保管・アーカイブ・最終的な廃棄に至るまでのプロセスを定義します。これには、保存期間や廃棄基準も含まれます。
  • セキュリティポリシーの策定:不正アクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑えるためのセキュリティポリシーを設け、従業員に周知します。
  • 定期的なレビューと更新:運用ルールは、業務の変化や法令の改正に応じて定期的にレビューし、必要に応じて更新します。この過程で、システムの使用状況や効果を評価し、継続的な改善を図ります。

これらの運用ルールを策定し実施することで、企業は文書管理システムを通じて電子帳簿保存法に準拠するだけでなく、日々の業務の透明性と効率性を高めることができます。

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの選定ポイント

電子帳簿保存法に準拠する文書管理システムを選択する過程は、企業にとって重要な判断の一つです。このセクションでは、適切なシステムを選ぶための基準とポイントを解説し、企業のニーズに最も合ったシステムを見つけるために大事なポイントを解説していきます。

  • 電子帳簿保存法対応についてしっかり明記されていること
  • 自社の利用目的に合った機能が備わっていること
  • トライアルで実際に使ってみて使い勝手がよいこと

電子帳簿保存法対応についてしっかり明記されていること

電子帳簿保存法に準拠する文書管理システムを選ぶ際に最も重要なのは、そのシステムが法に対応していることを明確に示しているかどうかです。この確認作業は、企業が法的リスクを回避し、確実に規制を遵守するための基礎を築きます。

具体的には、システム選定時に以下の点を確認することをおすすめします。

  • 法対応の明確な表示:提供者のウェブサイトや製品の説明資料に、電子帳簿保存法への準拠がはっきりと記載されているかを確認
  • 遵守機能の具体性:どの機能が法的要件を満たすために設計されているのか、具体的な説明を求める
  • サポート体制:法令遵守に関して疑問や問題が生じた際に、迅速かつ適切なサポートを提供する体制が整っているかも重要な判断材料

これらの確認を行うことで、企業は自身のビジネスに最適な、法令遵守が確実な文書管理システムを選択できます。

自社の利用目的に合った機能が備わっていること

文書管理システムを選択する際、単に電子帳簿保存法に準拠しているだけでなく、自社の具体的な利用目的に合致した機能を有しているかどうかを確認することが重要です。各企業には独自の業務プロセスや管理が必要な文書の種類があり、システム選定はこれらを踏まえた上で行う必要があります。

主要な検討ポイントは以下の通りです。

  • 業務プロセスの整合性:システムが企業の既存の業務プロセスにスムーズに統合できるかどうかを評価します。操作の簡便さや学習曲線の急勾配さは、従業員の受け入れやすさに直結します。
  • 必要な文書管理機能:文書の保存・検索・共有・バージョン管理など、企業が特に重視する機能が備わっているかを確認します。
  • カスタマイズ性:企業の特定のニーズに合わせて、システムを柔軟にカスタマイズできる範囲も重要な判断基準となります。

これらの要素を考慮することで、企業は自社の運用に最適な文書管理システムを選択できるようになります。

トライアルで実際に使ってみて使い勝手がよいこと

システムの機能性や法令遵守能力を書面で確認することは基本ですが、実際に自社の業務に適合するかを知るには、トライアル利用が最適な方法です。実際にシステムを使ってみることで、理論上の機能が実務でどのように機能するかを具体的に理解できます。

トライアルを最大限に活用するためには、以下の点を検証することが重要です。

  • 操作の直感性:システムの操作インターフェースが直感的で、新しいユーザーでも容易に理解し使いこなせるかどうかを確認
  • 実際の業務フローとの整合性:自社の日常業務をシステム上でシミュレーションし、業務フローに無理なく統合できるかどうかを検証
  • サポートとカスタマイズ:トライアル期間中に問題が生じた場合のサポート体制の有効性や、特定のニーズに合わせたカスタマイズの容易さも評価

トライアル期間を通じてシステムの使い勝手を実際に体験することで、企業は長期にわたって利用するシステムの選択に自信を持つことができます。このプロセスを経て選ばれた文書管理システムは、企業の文書管理を効率化し、法令遵守を支援する確かな資産となるでしょう。

それでは、次に電子帳簿保存法に対応したおすすめの文書管理システムを紹介します。

文書管理システム全27製品を用途別により詳細に比較した記事はこちら

電子帳簿保存法に対応したおすすめ文書管理システム6選

電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの選択は、多くの企業にとって難題です。ここで紹介するシステムは、電子帳簿保存法に対応しているので、是非参考にしてみてください。

  1. OPTIM Contract
  2. 楽々Document Plus
  3. invoiceAgent 文書管理
  4. OPTiM 電子帳簿保存
  5. バクラク電子帳簿保存
  6. MyQuick
  • 文書管理システム AI OCR 契約書管理システム

    株式会社オプティムのOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。

    製品のおすすめポイント

    1 AIが自動で、契約書の管理台帳を作成

    OPTiM Contractは、契約書管理業務を劇的に効率化できるサービスです。
    契約書の管理台帳をAIが自動作成してくれるので、手間のかかる入力業務をなくすことができます。契約終了や自動更新の時期を自動通知する機能があり、契約管理のミスも削減可能です。OPTiM Contractを導入すれば、契約管理業務の効率化だけでなく、ミスの削減にもつながります。

    2 スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化

    サービスの使いやすさもOPTiM Contractの大きな魅力といえます。
    既存の契約書をOCR処理でテキストデータ化できるので、紙と電子の契約書が混在していても一元管理が可能です。スキャンデータの契約書に使われている単語でも検索でき、契約書の検索や確認にかかる時間の削減にも大きな効果を発揮します。

    3 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能

    OPTiM Contractは、国内に利用企業の多い電子契約サービスとの連携機能も充実しています。連携済みのサービスで締結した契約書は、OPTiM Contractに簡単にアップロードが可能です。「Adobe Sign」や「クラウドサイン」、「GMOサイン」、「WAN-sign」、「Docusign」に対応しています。すでに電子契約サービスを利用している場合は、連携によりさらなる業務効率化につながります。

    4 セキュリティ対策も万全

    電子取引保存の法的要件認証であるJIIMA認証を取得しています。契約書PDFの手動アップロードも可能なので、紙契約と電子契約の両方を、改正電子帳簿保存法の電子取引の保存要件を満たした上で一元管理ができます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 属性検索 外部連携 OCR登録 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 他サービス連携 英語対応 手書きの読み取り可 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 リスク検出 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 英語対応 非定型帳票対応 手書き文字対応 画像読み取り 準定型帳票対応 タイムスタンプ API連携 データベース連携
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    住友電工情報システム株式会社の楽々Document Plusは、800社以上の導入実績があり、さまざまな業種や用途で利用されている文書管理システムです。紙文書の抱える問題点や、ファイルサーバーによる電子文書の管理が抱えるセキュリティ問題などを解決し、自社の設定した権限のもと文書管理・活用が可能になります。ペーパーレス化の実現だけでなく、社内の業務効率の向上、テレワークのサポートにもつながります。

    製品のおすすめポイント

    1 ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い

    ISO9001/14001の要求事項を網羅しているので、マニュアルや規定文書の管理を効率的に運用可能です。契約書管理に関しては自動通知や自動更新などの期限管理機能を搭載、人的ミスをなくします。また電子帳簿保存法のうちスキャナ保存・電子取引に対応しており、JIIMA認証も取得済みのため、安心して利用可能です。

    2 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性

    高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビューワで、求める情報をスピーディに探し出すことができ、ユーザビリティの高いシステムです。ワークフロー機能を標準搭載しており、ペーパーレスでの登録・承認・公開が可能です。透かし文字の挿入、アクセス制御など、万全のセキュリティ性で情報漏洩の対策も行えます。

    3 あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い

    高性能の検索エンジン・高速ビューワだけでなく、あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索方法が幅広く、効率的に検索できます。複合機からスキャンしたPDFファイルもOCR処理されるので、全文検索の対象となり効率的に書類を活用可能。誤認識した文字もあいまい検索でヒットできるためペーパーレス化が進みます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 契約書作成可 変更点検知 他サービス連携 複数部署管理 紙契約書データ化 更新通知 承認フロー設定 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 マルチデバイス対応 属性検索 属性登録 外部連携 変更履歴記録 ワークフロー管理 動画共有 ログイン連携 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録
  • 文書管理システム 電子帳票システム

    ウイングアーク1st株式会社のinvoiceAgent 文書管理は、あらゆる帳票の仕分けから保管、検索可能な文書管理ソリューションです。電子帳簿保存法に対応した安心の電子文書管理を実現し、コスト削減、ガバナンス強化、ペーパーレス化を推進します。また、連携アダプターやWeb APIの活用により、様々なシステムと連携した文書管理が可能です。そのため、システム間の相互関連性の確保を実現します。

    製品のおすすめポイント

    1 電子帳簿保存法への対応が可能

    invoiceAgentは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)から「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しています。電子帳簿保存法に対応するための法的要件を満たしているソフトウェアとなりますので安心です。

    2 インボイス制度対応の業務効率化

    インボイス制度が開始すると、受領する請求書の確認作業と仕分けが必要となり、業務負担が増加します。invoiceAgent 文書管理では、受領した請求書が適格請求書か判定することができるため、文書の仕分けの効率化と、電子帳簿保存法にも対応した文書管理まで一気通貫で対応できます。

    3 文書のライフサイクルを適切に管理

    他システムから出力される文書ファイルや、作成した文書ファイルを自動的に保存、仕分け保管することができます。電子帳簿保存法など保存期間が定められているものや、登記・訴訟関係書類のように永久保存すべきものなどの記録管理も可能です。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 帳票自動分類 帳票検索 電子帳簿保存法対応 インボイス制度対応 タイムスタンプ
  • 文書管理システム AI OCR 電子帳票システム

    株式会社オプティムのOPTiM 電子帳簿保存は、AI解析で請求書・領収書・注文書などの取引書類を電子帳簿保存法に対応できる電子帳票システムです。インボイス制度にも対応して帳票書類の取引情報を一元管理できます。インボイス登録番号のAI読み取り、番号の有効性の自動チェックから企業名や取引金額、取引年月日などの複数条件検索や全文検索機能まで搭載しています。電子帳簿保存法対応のお困り事を解決する電子帳票システムです。

    製品のおすすめポイント

    1 うんざりする台帳記入は全部AIにお任せ

    電子帳簿保存法・インボイス制度の検索要件対応に必要な取引年月日・取引金額・取引先をAIが自動入力!更にインボイス登録番号もAIで入力・有効性を自動判定!

    2 請求書・領収書・注文書など様々な取引関係書類をデータ化

    取引情報のうち、国税庁が主要な保管対象として例示している、請求書・領収書・注文書・見積書・送り状など、書類のデータ化に対応します。

    3 電子帳簿保存法・インボイス制度の保存要件に対応

    OPTIM 電子帳簿保存は電子取引要件だけでなく、紙の書類も保管できるスキャナ保存要件にも対応しており、電子帳簿保存法の要件を満たしている証明であるJiima認証を取得しております。豊富な機能もあるため、サービス導入時から終了までお客様の運用体制に合わせて最適な電帳法対応のご提案が可能です。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 文書管理システム 変更履歴記録 文書編集 CSVファイル出力 アクセス制限 電子帳票システム 帳票検索 帳票編集 帳票印刷 帳票出力 帳票作成 電子帳簿保存法対応 インボイス制度対応 AI OCR機能 AI OCR 自動補正機能
  • 文書管理システム 電子帳票システム

    株式会社LayerXのバクラク電子帳簿保存は、さまざまな書類を電子保存できる文書管理システムで、5000社以上に導入されています。インボイス制度と改正電帳法に対応し、請求書などの国税関係書類を電子保管可能。法対応とペーパーレス化を同時に実現できます。導入サポートや法対応、事業者登録番号・区分・解像度の判定を含む一部機能を無料で利用できるため、気軽に始められる利点があります。サポート体制満足度98%の初心者にも安心のソフトです。

    製品のおすすめポイント

    1 誰でも使いやすいシンプルなデザインで運用コストを削減

    自動読み取り機能が充実しているため入力の設定項目が少なかったり、書類をドラッグ&ドロップで簡単にアップロードできたり、直感的に操作可能です。15機能を搭載しており、多くを無料プランでも使えるため気軽に始めやすいことが利点です。公式サイト上ではユーザー登録なしでインボイス制度対応機能を体験できます。

    2 安心のセキュリティで電子書類も紙の書類も一元管理

    電子書類だけでなく紙の書類も保存するため、ペーパーレスが目指せます。確実に法要件を満たした一元管理が可能です。また、認定タイムスタンプを付与したデータはサービス上から削除できないため、データ改ざんの心配がありません。システム上で訂正履歴の確認もできる万全なセキュリティ体制です。

    3 自動読み取り機能で手入力の労働コストを削減

    取引先名・取引日・金額などの詳細な検索要件項目を読み取り、AI-OCRによって自動入力します。書類の区分や種類、インボイスの事業者登録番号の判定も可能で、範囲検索や複数条件検索、ブランク検索にも対応していることが特徴です。手入力の労働コスト削減になる、社員に寄り添ったサービスです。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 変更履歴記録 属性検索 属性登録 CSVファイル出力 アクセス制限 ページ閲覧者表示 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録
    運営企業:
    株式会社LayerX
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    インフォコム株式会社のMyQuickは、文書管理、文書共有、文書検索など幅広い範囲をサポートする文書管理システムです。文書ファイルの保管だけではなく、文書の属性項目を定義した文書データベースを作成できるので検索しやすい仕組みになっています。電子契約サービスとの連携で、情報資産の共有も可能です。また、閲覧権限、登録権限などから組み合わせて操作権限を細かく設定できるため、組織構造を反映したグループ管理や、文書のアクセス制御が可能です。

    製品のおすすめポイント

    1 さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索

    文書ファイルに記載されている文字はもちろん、文書の分類、年度や日付、数値情報などから素早く目的の文書を検索できます。よく使う検索条件は、検索メニューに保存しておき、欲しい情報が欲しいときにシステムから自動的にプッシュ通知されるので便利です。また、自動作成されるツリー型カテゴリによる検索機能も搭載されています。

    2 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ

    契約書の更新や終了など知らせる機能を持ちます。30日前、1年経過、ファイル登録なしなどさまざまな条件を設定し、条件に一致した文書を知らせるアラートを自動的にメールで配信することができます。複雑な通知も設定できるので、ピンポイントで通知することが可能で作業の漏れを回避します。

    3 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限

    電子帳簿保存法の改正に伴い、取引データの保存の際のセキュリティ強化および内部統制強化のために一度登録したデータの変更・削除を項目ごとに制限することが可能です。権限管理機能である文書自体の削除権限の設定を合わせることで、電子ファイルの削除を制限しつつ、管理項目の修正許可を行うなど柔軟な運用ができるようになります。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 属性検索 属性登録 外部連携 ログイン連携 レポート機能 ワークフロー管理 文書編集 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 ページ閲覧者表示 契約書作成可 他サービス連携 更新通知 スキャンデータの文字検索可

文書管理システム導入後に電子帳簿保存法対応のためにやるべきこと

文書管理システムを導入した後、電子帳簿保存法に完全に対応するためには、いくつかの追加ステップが必要です。このセクションでは、システム導入後に企業が取るべき具体的な行動をステップごとに解説していきます。

  1. 「真実性の確保」「可視性の確保」それぞれの観点で保存方法を決める
  2. 事務処理規程を整備する
  3. 社内ルールを言語化した上で共有する

Step1.「真実性の確保」「可視性の確保」それぞれの観点で保存方法を決める

文書管理システム導入後、電子帳簿保存法に準拠するための最初のステップは、文書の「真実性の確保」と「可視性の確保」をどのように行うかを決定することです。

このステップでは、以下のアクションをおすすめします。

  • 文書のデジタル署名やタイムスタンプの利用:これにより、文書が作成または変更された正確な時点を証明し、文書の改ざんがないことを保証します。
  • 適切なアクセス管理と監査証跡の設定:誰がいつどの文書にアクセスしたかを記録し、文書の可視性を確保します。これは、不正アクセスや情報漏洩のリスクを減少させる上でも重要です。

これらの措置を講じることで、企業は文書の真実性と可視性の両方を保ち、電子帳簿保存法の要件に対応できます。文書の安全性と信頼性を高めるこれらのプロセスは、企業の情報管理体制全体の強化にもつながります。

Step2.事務処理規程を整備する

文書管理システムの導入と並行して、電子帳簿保存法の要件に適合するためには、事務処理規程の整備が不可欠です。この規程は、文書の作成・保存・管理・廃棄に至るまでのプロセスを明確に定めるもので、以下の要素を確認することをおすすめします。

  • 文書の作成基準:どのような文書が電子的に作成され、どのように保存されるべきかの基準を設定
  • 保存期間と形式:各種文書の法的な保存期間と、保存すべき電子的形式を明記
  • アクセス権限と管理:文書へのアクセス権を持つ者を定義し、不正アクセスを防ぐためのセキュリティポリシーを確立
  • 監査とレビューのプロセス:定期的な内部監査やレビューを通じて、規程の遵守状況を評価し、必要に応じて改善策を実施

事務処理規程の整備は、組織全体でのコンプライアンス文化の醸成と、電子帳簿保存法への遵守を保証するための基礎となります。これにより、企業は法的リスクを管理し、業務の透明性と効率性を向上させることが可能です。

Step3.社内ルールを言語化した上で共有する

事務処理規程の整備後、その内容を具体的な社内ルールに落とし込み、全社員が理解し実践できる形で共有することが重要です。このステップでは、以下のアプローチを取ることをおすすめします。

  • 明確な文書化と共有:事務処理規程を含む文書管理ポリシーを明確に文書化し、インターネットや社内ネットワークを通じて全社員と共有します。
  • 研修と教育プログラムの実施:新しい文書管理ポリシーに関する研修や教育プログラムを実施し、社員がルールの意義と適用方法を理解できるようにします。
  • フィードバックの収集と改善:社内からのフィードバックを積極的に収集し、実際の業務においてポリシーが適切に機能しているかを評価します。必要に応じてルールの改善や更新を行い、常に現実の業務に合った形で管理を行えます。

社内ルールを言語化し共有することで、全社員が電子帳簿保存法の要件と企業の文書管理ポリシーを理解し、適切に行動する基盤が築かれます。これにより、企業全体としての法令遵守体制が強化され、効率的かつ安全な文書管理が実現されます。

自社に最適な電子帳簿保存法対応の文書管理システムを導入しましょう

電子帳簿保存法対応の文書管理システム選びのポイントから導入、運用に至るまで詳細を見てきました。電子帳簿保存法に適応することで、企業は法令遵守はもちろん、業務の効率化や情報の可視化を実現します。そのため本記事で紹介したおすすめの6製品から自社に最適なサービスを選択し、業務と経営の質を高めましょう。

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