BIツールとは

「BIツール」とは、企業がこれまでに蓄積してきた情報を集約し、分析と活用を行うためのコンピューターシステムです。そもそもBIとは「ビジネスインテリジェンス」、すなわちビジネスの意思決定において重要な情報を指します。

近年ではビジネスの多様化と迅速化が進み、あらゆる場面で状況に合わせた適切な対応と、スピーディーな経営戦略が求められるようになりました。BIではIT技術を活用して企業が保有する情報の収集を行い、合理的な手法で分析します。その結果を図表で「見える化」したものがBIです。

BIを活用すると経営層や従業員に対し、自社の製品や業務内容の改善につながる問題提起を行い、すぐに行動に移すことができる知見を提供できます。しかしながらBIを人力で行うことは困難。現代の企業活動で蓄積される情報は、「ビッグデータ」と呼ばれるほど膨大だからです。

そこで活躍するのが、情報の収集と分析を自動化してくれるBIツールです。企業がBIツールを導入すると、正確かつ迅速にBIを実行できるようになります。その結果、精度の高い意思決定を行い、自社ビジネスを成長へ導くことができるでしょう。

企業がBIツールを導入する理由と目的

近年では多くの企業がBIツールの導入を始めています。それは従来の手法では企業が保有する情報を扱いきれなくなり、BIを自動化して正確に扱えるシステムが欠かせなくなっているからです。本章ではBIツールが注目されている理由と、企業が導入する主な目的について下記3つの観点から解説します。

• ビッグデータや情報を活用する重要性が高まっているため
• データの収集と分析を正確かつ迅速に行う必要があるため
• 企業が保有する情報を見える化して活用しやすくするため

ビッグデータや情報を活用する重要性が高まっているため

「情報」は現代の企業にとって、極めて重要な資源となっています。かつては「ヒト」「モノ」「カネ」の3つが、企業の資源だと考えられていました。しかしインターネット技術の発達により高度な情報化が進んだ現在では、そこに情報が加わって「四大経営資源」となり、情報の分析と活用の重要性が叫ばれるようになりました。

そのなかで注目されているのが「ビッグデータ」です。ビッグデータは「膨大な情報」というイメージがあるかもしれませんが、企業の経営や業務を改善できる可能性がある情報はすべてビッグデータです。日々の企業活動において、企業はさまざまな情報を蓄積しています。その情報を分析することで、経験や勘に頼らない「合理的」な判断が可能となります。

データの収集と分析を正確かつ迅速に行う必要があるため

社内の情報を分析するためには、まず情報を集約する必要があります。しかし膨大なデータを統合するのは容易ではありません。そこで活躍するのがBIツールです。BIツールでは、自社がこれまでに蓄積してきた情報を集約し、デジタルデータとして活用できます。BIツールで情報の収集と分析を行えば、データの裏に隠れていた知恵を「見える化」できます。

デジタルデータは、加工と分析が容易にできることがメリットです。データの抽出と分類、スコアリングなどを行うことで、これまではアナログでしか体験できなかった現場の状況を、明確な形で可視化できます。BIツールでは、分析したデータを図式やグラフなどで表示してくれるため、事業の状況を正確に把握して改善すべき点を把握することができます。

企業が保有する情報を見える化して活用しやすくするため

企業情報の集計や分析、活用は容易なものではありません。膨大なデータの分析を行った結果、内容が複雑すぎて意味を理解できなかったり、誤った方向に解釈してしまったりするケースは多くみられます。BIツールでは、分析したデータから企業経営に重要な情報を、迅速に活用できるように情報が見える化されることが魅力。

現代の企業経営では正確さはもちろんのこと、スピードも求められています。自社にとっての最善策をスピーディーに把握し、適切な改善策を実行するためには、BIツールは極めて効果的な手段となります。BIツールの導入により、業界内で競合他社より有利なポジションに立てるようになったという事例は、これからますます増えていくでしょう。

BIツールに搭載されている主な機能3選

BIツールには、企業経営の分析と改善を行うためのあらゆる機能が搭載されています。詳細な機能名を見ていくと難解になるため、本章ではBIツールで利用できる機能について、下記3つの観点から単純化して見ていきましょう。

• データ管理機能
• 分析機能
• レポーティング機能

データ管理機能

BIツールの主要機能のひとつが「データ管理機能」です。これはBIツール内で、膨大なデータを取り扱うためのもので、代表的な機能には「ETL（データ加工）」や「DWH（データウェアハウス）」などがあります。

ETLとは「Extract」「Transform」「Load」の3つをまとめたもの、すなわちデータの抽出・加工・入力を行うための機能です。社内に散在している情報や、複数の既存システムのデータなどを抽出して、必要に応じて変換と加工を行います。

ETLが完了したデータは、DWHなどへ入力します。DWHは時系列に蓄積するための「統合データベース」で、いわば情報を保管しておくための「倉庫」のようなものです。複数の既存システムから収集したデータを、顧客や担当者別などの要素から再構成して、データ分析や意思決定を支援してくれます。

BIツールではこれらの機能により、情報の分析を行うための準備を整えます。手作業で行うのがほぼ不可能なほど膨大な作業を、短時間で正確に行ってくれるので非常に便利です。

分析機能

BIツールで最も重要なのが「分析機能」です。これはDWH（データウェアハウス）などに蓄積されたデータを活用することで、専門知識がなくても適切な分析結果が得られるというものです。分析のための代表的な機能には、下記3つのものがあります。

• OLAP分析機能
• データマイニング機能
• プランニング機能

「OLAP（Online Analytical Processing）」は「オンライン分析処理」とも呼ばれ、データベースに蓄積されたデータの集計と分析を行う機能です。最適解を算出するために、「ドリルダウン」「ダイシング」「スライシング」などの処理を加えます。たとえば特定の時期に売上高が増えた原因を特定し、マーケティングに活用するなどの目的で利用できます。

データマイニング機能は、統計的な処理を加えることにより、データ同士の関連性や傾向を探り出すための機能です。手作業では見つけることができないパターンを発見し、それを活かした適切なマーケティングが行えます。

プランニング機能は、データを基にしてシミュレーションを行い、企業の予算計画の正当性を調査する機能です。条件の変化を反映する「What-if分析」などで収益をシミュレーションして、適切なマーケティング戦略を立てるために役立ちます。予算計画やマーケティング戦略は、企業の将来を左右する重大な要素ですが、その正当性の判断が可能となります。

レポーティング機能

分析したデータを活用するためには、見やすく理解しやすい形で結果がまとめられていることが重要です。BIツールには、分析結果をスピーディーに把握して戦略立案ができるように、下記3つの代表的な機能が搭載されています。

• ダッシュボード機能
• 定型レポート機能
• アドホックレポート機能

「ダッシュボード機能」は、必要な情報だけを要約して表示できる画面です。経営陣を対象として、経営目標やKPIなどに対する達成度が表示されるケースが多いです。これらの情報は企業経営に極めて重要なので、危機管理にも役立つアラート機能を備えたBIツールもあります。

「定型レポート機能」は、特定の形式でレポートを自動的に作成してくれる機能です。Word・Excel・PowerPoint・CSV・PDFなどの形式に対応しており、これまでのように手作業でデータをまとめる必要がありません。業務効率が大幅に向上し、人為的ミスも最小限に抑えられるでしょう。

「アドホックレポート機能」は、特定の目的のためのデータをピックアップして出力できる機能です。たとえばキャンペーンやイベント開催時の数値や、特定の時期や商品などの条件で必要な情報をピックアップできます。アドホックレポート機能も定型レポートと同じく、ExcelやPowerPointなどさまざまな形式に対応しています。

BIツールが活用される具体的なシーン7選

BIツールが重要な理由と機能について見てきましたが、BIツールは具体的にどのようなシーンに活用されているのでしょうか。BIツールは下記7つのシーンを主体として、ビジネスにおけるあらゆる場面で活用されています。

• 営業支援
• 経営支援
• 顧客分析
• 販売分析
• 予実分析
• 品質分析
• 購買分析

営業支援

BIツールを活用すると、売上向上に役立つ営業支援情報が得られます。たとえば自社で運用しているECサイトにおいて、「特定商品の売上が増える因果関係」を分析することが可能です。よく晴れた日に売上が増えるのであれば、晴天時にセールを開催したり、それに合わせたマーケティング施策を実施したりすることで、収益がさらに向上するでしょう。

経営支援

BIツールの最も重要な活用場面が経営判断です。たとえば自社製品を海外に輸出している場合は、為替レートの影響を受ける可能性が考えられます。そこでBIツールの定型レポート機能を活用して、今後の為替レートの変動予測と、それに連動した収益予測を出力すると効果的です。データドリブンでスピーディーな経営判断が行いやすくなるでしょう。

顧客分析

企業にとって極めて重要な情報が顧客データです。BIツールでは「優良顧客」を見極めるために効果的な「RFM分析」も実施できます。RFM分析はRecency（最新購買日）・Frequency（平均購買頻度）・Monetary（累計購買金額）の3つの指標を基に分析する手法です。RFMが高い顧客に対して適切なマーケティングを行うと、収益拡大に効果的です。

販売分析

BIツールは製品やサービスを販売するために重要な「販売分析」も行えます。販売分析の種類は、ABC分析・在庫分析・エリア分析・購入サイクル分析・バスケット分析・販売時期分析など多岐にわたりますが、いずれも高精度な分析をスムーズに実施可能です。

「ABC分析」は自社商材を、売上高や販売数などの指標から「ABC」3段階でスコアリングを行い、商品販売の優先順位を判断するために有効です。たとえばスペースが限られた店舗で、販売する商品を厳選したい場合に役立ちます。

「在庫分析」は余剰在庫に課題を抱えている場合に、各店舗の保有在庫数を適切な範囲に調整するために活用されます。地図データと連携した顧客分析できる「エリア分析」や、購入サイクルから適切なマーケティング施策を導き出す「購入サイクル分析」も可能です。

さらに、データマイニングを応用した「バスケット分析」では、顧客の購入データを分析することで同時に売れる商品の組み合わせがわかり、商品棚の配置改善に役立ちます。時間や季節ごとの販売数を割り出す「販売時期」も活用すると、多角的な戦略設計ができます。

予実分析

企業経営の最適化を図るためには、事前に計画した「予算」と実際に達成できた「売上」を比較分析する、「予実分析」も極めて重要です。これにより、予算と実績のアンバランスを素早く認識して、企業成長につながるスピーディーで的確な判断が下せるようになります。

BIツールでは、予算や実績、予実差や達成率などの一般的な数値はもちろんのこと、その水位や部門別データも簡単に出力できます。問題視される数値が見つかった場合はドリルダウンやスライシングなど、さまざまな「可視化機能」で掘り下げて確認できるので便利です。

品質分析

BIツールの活用により、生産管理や製造現場のデータ分析や、故障率の把握なども可能となります。たとえば、原材料や製造工程などのデータをロット番号で一元管理すると、商品を工程別に詳しくトレースできます。特定の商品の故障率が高い場合、このデータを検証すれば問題点がわかり、適切な対策を講じることができるでしょう。

購買分析

現在では購買部門や調達部門において、安定調達やコスト削減、法令順守や環境保護などさまざまな対策が求められています。しかしこれらの部分は、担当者の経験や直感による属人的な要素で成立していることが珍しくありません。

企業が安定的な成長を続けるためには、属人的な部分はできるだけ減らすことが重要です。BIツールで購買からアフターサービスまで一元管理すると、担当者の属人的スキルとデータの融合による合理的なビジネスができるようになります。

BIツールの導入で得られる4つのメリットを解説

BIツールを企業が導入することで、下記4つのメリットが得られます。本章ではそれぞれのメリットについて、具体例を交えながらわかりやすく解説していきます。

• 社内に散在している情報を集約して分析できる
• 複雑な情報を可視化することで活用しやすくなる
• 問題点や課題点を早期発見して迅速に対応できる
• レポートを作成する工数とコストを削減できる

社内に散在している情報を集約して分析できる

社内にはさまざまなデータが散在しています。しかし膨大なデータを手作業でまとめて、分析するのは極めて困難です。BIツールを導入すると、各所のデータを集約して抽出と分析が行えるようになります。ただの数値や表などの形で存在していたデータが、BIツールにより実用的な知識として役立つことが魅力です。

さらに、BIツールは既存システムを横断してデータを分析できます。社内の既存システムには膨大なデータが蓄積されていますが、そのデータを活かしきれていないことも珍しくありません。データマイニングなどの高度な分析機能を活用すれば、これまで知り得なかった経営に役立つ知識が得られるでしょう。

現在はあらゆる場面でデジタル化が進んでいます。細かな情報でもBIツールにかかれば、収益拡大やコストダウンなどに効果的な「ビッグデータ」として役立つはずです。

複雑な情報を可視化することで活用しやすくなる

BIツールの大きなメリットのひとつが、複雑な情報の可視化と活用のしやすさです。抽出や分析によって得られたデータは、そのままでは思うように活用できません。BIツールではグラフや表形式などで、わかりやすくビジュアル化されます。

企業の現状把握や課題点の洗い出しのために、必要な情報をすぐにピックアップできることが魅力です。BIツールで取り扱うデータは複雑なので、専門知識がなくても簡単に理解できるBIツールの「見える化」は、経営判断に多大なベネフィットがあります。

問題点や課題点を早期発見して迅速に対応できる

BIツールを導入することで、経営や業務に関する問題点や課題点を早期に発見し、スピーディーに対応しやすくなります。現代ビジネスでは、迅速かつ正確な経営判断が欠かせませんが、多くの企業がその点に課題を抱えているというのも実情です。

BIツールを活用すると、経営判断に役立つ情報がリアルタイムに得られます。多くのBIツールは、外出先からもモバイル端末でアクセスできるうえに、配信機能やアラート機能も備えているため、意思決定の速度と正確さをサポートしてくれます。

レポートを作成する工数とコストを削減できる

情報の集約と分析は重要ですが、それと同じくらいレポートの作成とわかりやすさも求められています。BIツールでは、分析結果をわかりやすいレポート形式で出力でき、情報の把握と共有をサポートしてくれます。従来のように、ExcelやPowerPointによる手作業で資料を作成する必要がないため、作業工数と工数を大幅に削減可能です。

BIツール16選を徹底比較！ツールごとの特徴を解説

BIツール製品の主な提供形態は2種類

BIツールにはさまざまな製品がありますが、その提供形態によって機能性やコスト感などが大きく異なります。BIツールの具体的な選び方について見ていく前に、下記2つの「提供形態」それぞれの特徴と相場観を確認しておきましょう。

• 高コストだが自社サーバーで柔軟に運用できる「オンプレミス型」
• カスタマイズ性は控えめだが低コストで導入できる「クラウド型」

高コストだが自社サーバーで柔軟に運用できる「オンプレミス型」

「オンプレミス型」のBIツールは、自社サーバー上で稼働するタイプです。機能性や既存システムとの連携性など、自社の特性や環境に合わせて自由にカスタマイズできることが魅力です。

しかし自社でサーバーを構築する必要があるため、導入に莫大なコストがかかることが難点です。予算に余裕がある場合は、オンプレミス型のBIツールの導入を検討してみるといいでしょう。

カスタマイズ性は控えめだが低コストで導入できる「クラウド型」

「クラウド型」のBIツールは、ベンダーのサーバー上で稼働するタイプです。社内でサーバーを構築する必要がないため、導入コストが安価で、小規模な事業者でも導入しやすいことが魅力。

しかしカスタマイズ性は控えめで、利用人数に応じて月額料金が発生することに注意が必要です。また、クラウド型のBIツールはセキュリティ対策がベンダー依存となるので、機密情報の取り扱いが多い場合はセキュリティ強度が気になることがあります。

とはいえ導入コストやハードルの低さは、クラウド型BIツールならではのメリットです。提供形態に迷ったら、基本的にはクラウド型を選んでおけば、ほとんどのケースでは問題ないでしょう。

BIツールの導入時に意識したい6つの選び方

BIツールにはさまざまな製品があり、適合する業種や業態などが異なります。BIツールの導入効果を最大限に高めるためには、自社に最適な製品を選ぶことが重要です。本章では、BIツールの選定時にとくに意識しておきたい、下記6つのポイントについて解説します。

• コストパフォーマンスが自社の予算計画に適合するか
• 自社の課題解決のために必要な機能が搭載されているか
• 操作性と機能性のバランスが良く担当者が扱いやすいか
• 自社で運用中の既存システムとの相性や連携性は良いか
• 製品の提供形態が自社の業務環境や体制と合っているか
• ベンダーのサポート体制やセキュリティ対策は十分か

コストパフォーマンスが自社の予算計画に適合するか

BIツールの比較検討時は、製品のコストパフォーマンスと自社の予算計画が適合するか、慎重に見極めることが重要です。BIツールの導入コストや月額料金は、製品の提供形態とライセンス体系によって異なります。

ほとんどのケースでは、社内で利用するユーザー数によって料金が変動します。一部の製品ではユーザー数に制限がないプランを利用できますが、この場合は取り扱うデータ量によって料金が変動することが多いので注意が必要です。

どのライセンス体系が適切かについては、自社の利用要件によって異なります。膨大なデータを扱う場合は、データ量で料金が変動するプランを選ぶとコストパフォーマンスが低下するかもしれません。

また、BIツールは長期的に運用し続けるものですが、保守やサポートに費用がかかることもあります。導入費用を安く抑えることも重要な一方で、長期的な観点での費用も見逃せないポイントなので、自社の予算計画と慎重に照らし合わせてみましょう。

自社の課題解決のために必要な機能が搭載されているか

BIツール選定時の必須条件が、自社の課題解決のために必要な機能が搭載されていることです。ほとんどのBIツールには、冒頭で紹介した3つの機能が搭載されています。しかし製品によっては、特定の機能に特化しているケースもあります。自社の導入目的によっては、機能特化型のBIツールを選ぶことも有効です。

たとえば、自社にERPなどの基幹システムを導入していて、経営判断の一環としてそれらの情報を見える化したいのであれば、レポーティング機能に特化した製品がおすすめです。予算編成にはプランニング機能、マーケティングのための分析にはOLAP分析機能など、それぞれに特化した機能に注目してみましょう。

操作性と機能性のバランスが良く担当者が扱いやすいか

BIツールは高度な分析を行うためのシステムなので、「専門家でなければ扱えない」「操作方法が難しい」などのイメージがあるかもしれません。しかし近年のBIツールは操作性が大幅に改善されており、統計や分析の専門スキルがなくても扱えるようになっています。しかしBIツール選定の際は、操作性と機能性のバランスを重視することが大切です。

どれだけ扱いやすいBIツールであっても、自社が求めるレベルの分析ができなければ十分な導入効果が得られません。たとえば高度な分析機能が必要にも関わらず、データマイニング機能の機能が限定的であれば実用性に乏しいツールとなってしまいます。事前に製品の仕様を確認して、可能であれば無料版やトライアルを試してみるといいでしょう。

もしBIツールの分析機能が高度で、社内の担当者では扱いきれないのであれば、分析に長けた専任の人材を起用することを検討するのもひとつの方法です。コストは増大しますが、BIツールの性能を最大限に活かせるでしょう。

自社で運用中の既存システムとの相性や連携性は良いか

BIツールは、基本的には社内の既存システムに蓄積されている、膨大なデータの集約と分析を行うためのものです。しかし、各システム同士が連携できなければ、BIツールの有効活用は困難です。

BIツールを導入する前に、必ず既存システムと連携できるか、データの単位やフォーマットなどの相性が良いかを確認しておきましょう。とくに既存システムが複数存在する場合は、それだけ連携性と相性の問題が生じやすいので注意が必要です。

製品の提供形態が自社の業務環境や体制と合っているか

BIツールには前述したように、オンプレミス型とクラウド型の2種類の提供形態があります。双方のどちらかを選べる製品もあれば、片方しか提供していないケースもあります。提供形態によって、カスタマイズ性と導入費用が大きく変わるため、どちらのタイプが自社に適合するか事前に確認しておきましょう。

基本的にはクラウド型のBIツールがおすすめです。クラウド型BIツールはベンダーのサーバー上で稼働するため、一般のインターネット上で利用できます。社内だけではなく外出先から、タブレットPCやスマートフォンなどからアクセス可能です。後述するようにセキュリティ面での不安要素はありますが、クラウド型は多角的で実用的に使えます。

ベンダーのサポート体制やセキュリティ対策は十分か

BIツールは企業の機密情報を取り扱うため、サポートとセキュリティの体制が重要です。導入時に既存システムとうまく連携できなかったり、トラブルが発生してシステムが使用できなくなったりすることがあります。

そのときにベンダーから十分なサポートが得られなければ、企業活動に深刻な悪影響が出てしまうかもしれません。ベンダーのサポートが充実していれば、問題をスムーズに解決できます。また専門知識がない担当者を対象として、BIツールの使い方講座を開催しているベンダーも増えています。これらのサポート体制は事前に確認しておきましょう。

またBIツールの情報が外部に流出すると、企業戦略がダメージを受けたり、顧客からの信頼が失墜したりしてしまいます。とくにクラウド型BIツールを選ぶ場合は、ベンダーがしっかりしたセキュリティ対策を講じているか、事前に確認しておくことが大切です。

BIツールを導入する際に注意すべき4つのポイント

BIツールは企業の経営改善のために極めて有益なシステムですが、導入すれば自動的に業績が上向くというものではありません。むしろ下記4つのポイントに注意して導入しなければ、十分な効果が得られないこともあります。本章であらかじめ確認しておきましょう。

• BIツール導入の本来の目的を明確化する
• 自社が抱える課題点と分析点を見極める
• 分析のために必要なデータを揃えておく
• データ同士を連携できるようにしておく

BIツール導入の本来の目的を明確化する

そもそもなぜBIツールを導入したいのか、その本来の目的を明確化しておくことが重要です。BIツールは「社内の情報を集約して経営改善を図る」ためのものです。「他社も使っているから」「とりあえずデータを見える化したい」などの理由では、せっかくBIツールを導入しても十分な効果が得られません。

確かにBIツールを導入するだけでも、情報の集約化と可視化の手間は省けます。しかし経営や業務を改善するためには、明確な目的意識がなければ正しい施策を実行できず、むしろ逆効果になってしまうことも。たとえば「各部署の売上情報を集約して業務効率を改善したい」など、現状の課題点を洗い出すことが重要です。

自社が抱える課題点と分析点を見極める

前述したように、BIツールの導入効果を高めるためには、社内で導入目的を明確化しておくことが重要です。そのために、自社が現在抱えている課題点を洗い出しましょう。業務効率が悪い・売上高が低い・競合他社に対抗できていないなど、何らかの問題が浮かび上がってくるはずです。

さらに、「適切なマーケティングを行うために、地域別や季節別の売上高を分析する」などのように、「どのようなデータを何のために分析するのか」も明確化しましょう。BIツールは、全自動で情報の集約と分析を行ってくれるシステムではありません。分析する目的と内容を設定して、BIツールは初めて便利なツールとなります。

分析のために必要なデータを揃えておく

分析目的が明確化しても、「データ」が揃っていなければBIツールは機能しません。情報は企業内のいたるところに存在します。今まで機械的に集計していた細かなデータでも、BIツールにとっては貴重な情報源となります。

しかし多くの場合は、データが社内に散在している状態であり、使いやすい状態に整理されていないはずです。社内で既存システムを使用している場合は、膨大なデータが蓄積されているので、それらも活用するとBIツールの機能が最大限に発揮されます。

このように、分析に必要だと思われるデータはBIツールを導入する前に集約し、整理しておくことが大切です。もしデータが不足している場合は、担当部署へのヒアリングなどを行って情報量を増やしましょう。

データ同士を連携できるようにしておく

BIツールでは、システムの垣根を超えた大規模なデータ分析ができます。社内で既存システムを使用している場合は、膨大な情報から最適解を探し出すことができるでしょう。しかしデータ同士の「連携」ができなければ、思うように分析が進みません。

たとえばデータごとに単位や指標が揃っていない場合は、どれに統一するかも考慮することが大切です。BIツールは専門知識がなくても運用できますが、ある程度はデータ分析の知識が必要です。事前にツール活用のためのトレーニングや研修を行っておくといいでしょう。

現代ビジネスの改善と効率化にはBIツールの導入が必要不可欠

企業がBIツールを導入することで、社内で蓄積している膨大なデータの集約と分析が行えます。データ管理や分析、レポーティング機能などにより、経営や業務の改善に役立つ情報が得られます。迅速かつ合理的な判断が求められる現代ビジネスにおいて、BIツールの導入で得られる効果は計り知れません。

BIツールの選定時は、自社が求める機能や予算計画に適合するか、社内で運用中の既存システムと連携できるかを確認しておきましょう。ベンダーのサポート体制やセキュリティ対策も重要な要素です。導入前に自社の課題点と分析点を明確化し、必要なデータを揃えておくことで、BIツールの効果を発揮しやすくなるでしょう。