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ISO対応の文書管理システムおすすめ4選!導入メリットや事例も合わせて紹介

目次

今日のビジネス環境では、組織の効率性・信頼性・競争力を高めるために、国際的な基準に準拠した運営がますます重要視されています。特に、品質管理の世界標準であるISO9001をはじめとする各種ISO規格への対応は、企業にとって避けて通れない課題の一つです。このような背景から、文書管理システムの選定と導入は、ISO規格への準拠を目指す上で中心的な役割を果たしています。

しかし、ISOに準拠した文書管理システムを選ぶ際には、ただ単に規格に対応しているかどうかを見るだけではいけません。実際の運用における便利さや柔軟性・セキュリティの強度など、多角的な視点での評価が求められます。さらに、その導入が組織内の運用にどのようなプラスの影響をもたらすのか、具体的な事例を通して理解することも重要です。

そこで、この記事では、以下について網羅的に解説していきます。

  • ISOに対応した文書管理システムの基本
  • 文書管理システムをISOに対応するメリット
  • ISOに対応したおすすめの文書管理システム
  • 文書管理システムにより改善したISO関連の事例

ISO対応の文書管理システム選びにおけるあなたの強い味方となれればと思います。

そもそもISOに対応した文書管理とは?

ISO規格への対応は、企業の信頼性と効率性を証明する重要なステップです。特に、文書管理に関してISO9001などの規格が求める要件は、組織の品質管理体系の根幹を成します。

まず、このセクションでは、ISOとは何か具体的な要件について、わかりやすく解説していきます。

文書管理システムについて詳しく解説した記事はこちら

ISOとは

ISO、つまり国際標準化機構は、製品やサービスの品質・安全性・効率性を保証するための国際的な基準を策定しています。これらの基準には、様々な業界や活動領域をカバーする多数の規格が含まれています。その中でも特にISO9001は、品質管理システムの枠組みを提供するものとして広く認知されているものです。企業がISO9001に準拠しているということは、その組織が顧客満足度の向上を目指し、継続的な改善プロセスに取り組んでいることを意味します。

ISO9001に準拠するためには、組織が以下のような要素を文書管理プロセスに取り入れている必要があります。

  • 計画:目標設定とその達成に向けたプロセスの確立
  • 実行:策定されたプロセスに従って活動を行う
  • チェック:プロセスとその結果を評価し、目標達成度を測定する
  • アクト:プロセスの改善を図るための措置を講じる

この循環的なアプローチにより、組織は品質管理の効率化を図りつつ、顧客満足度を最大化することが可能になります。ISOに準拠した文書管理システムを導入することで、このプロセスを支援し、組織の品質管理体系全体の有効性を高めることができるのです。

対象となる文書の種類

ISO9001などの品質管理規格に準拠する際、企業は多種多様な文書を適切に管理する必要があります。文書管理の対象となる文書の種類には、組織の運営に直接関連するものから、品質管理プロセスの改善に貢献するものまで、幅広い範囲があります。これらの文書を効果的に管理することは、組織の透明性を高め、内外の関係者からの信頼を獲得する上で不可欠です。

管理すべき主な文書の種類を以下に示します。

  • 方針文書:組織のビジョン・目的・品質方針を定義した文書
  • 手順書:特定の作業やプロセスを実行するための詳細な手順を記述した文書
  • 作業指示書:手順書に基づき、特定の作業をどのように実行するかを示した文書
  • 記録文書:実際に行われた作業やプロセスの結果を記録した文書(検査結果や会議の議事録などを含む)

これらの文書は、組織がISO9001の要件に準拠し、品質管理システムの効果を継続的に改善していく上で中心的な役割を担います。文書の種類ごとに適切な管理方法を確立することで、組織は必要な情報を迅速に取得し、品質管理に関する活動を効率的に実施することができるのです。

ISO9001で求められる文書管理の要件

ISO9001は、企業が顧客満足を高め、継続的な改善を実現するためのフレームワークを提供します。この規格における文書管理の要件は、組織が情報を適切に管理し、プロセスの透明性と一貫性を保つための基盤となります。

具体的には、文書管理に関して以下の要点が重視されています。

  1. 文書化された情報の管理:組織は必要な文書を特定し、これらが適切に作成・更新・管理されるようにしなければなりません。
  2. アクセスと再見性:関連する人員が必要な文書に簡単にアクセスでき、文書が見つけやすい状態にあることが求められます。
  3. 文書のレビューと更新:文書は定期的にレビューされ、必要に応じて更新される必要があります。これにより、文書が常に最新の状態であり、適用可能な要件に準拠していることが保証されます。
  4. 文書の保存と廃棄:文書は、適切な期間保管された後、セキュリティを考慮して適切に廃棄される必要があります。

これらの要件を満たすことによって、組織は品質管理プロセスの各段階で必要な情報を迅速に提供できます。内部の効率化だけでなく、顧客や関連する利害関係者からの信頼を獲得することが可能となります。文書管理はISO9001の中核をなす要素であり、組織が目指す品質向上の旅路において欠かせない道具の一つです。

ISOに対応した文書管理システムを導入するメリット

ISOに準拠した文書管理システムの導入は、企業が直面する様々な課題を解決し、組織全体の効率性と品質を向上させる強力な手段です。このセクションでは、そのようなシステムを採用することで企業が享受できる主要なメリットを見ていきましょう。

  1. 顧客の信頼度向上に繋がる
  2. よりルールが明確化され運用しやすくなる
  3. セキュリティの強化に繋がる
  4. トラブル時に早急な対応が可能となる
  5. 人的ミスの可能性が減る

1.顧客の信頼度向上に繋がる

ISOに準拠した文書管理システムを導入する最大のメリットの一つは、顧客からの信頼度を大きく向上させることができる点です。この信頼度の向上は、品質管理の国際基準に沿った運営が顧客に安心感を提供するためです。具体的に、顧客が企業を信頼する理由は、以下の2点があげられます。

  • その企業が提供する製品やサービスが一貫して高品質であること
  • 何か問題が発生した際に迅速かつ適切に対応できる能力を持っていると感じる

更に、顧客信頼度を向上させる要素には以下のようなものがあります。

  • 品質へのコミットメント:ISO基準に準拠したシステムは、品質への継続的なコミットメントを証明する
  • 透明性の向上:文書管理プロセスの明確化と文書化は、企業がどのように品質を管理し、改善しているかを顧客に示す
  • 信頼できる品質保証:顧客は、企業が国際基準に準拠した運営を行っていると知ることで、製品やサービスの品質に対する信頼感を持つ

これらの要素は、顧客との関係を強化し、長期的な顧客満足につながります。ISOに準拠した文書管理システムを導入することで、企業は自身の品質管理プロセスを顧客に対して透明にし、信頼性の高いパートナーシップを築くことができるわけです。

2.よりルールが明確化され運用しやすくなる

ISOに準拠した文書管理システムを採用することで、企業内のルールが明確化され、日々の運用が格段にしやすくなります。このシステムの導入により、文書に関するガイドラインが統一され、誰もが理解しやすい形で情報が共有されるようになります。文書の作成・保管・アクセス・廃棄に関するプロセスが一貫して適用されるため、作業の効率化と品質向上が図ることが可能です。

運用がしやすくなる具体的な理由を以下に挙げます。

  • プロセスの標準化:全ての文書管理プロセスが標準化されることで、作業の一貫性と正確性が向上
  • 情報の迅速な検索とアクセス:文書が整然と管理されているため、必要な情報を素早く見つけ出し、アクセスできる
  • 誤解の防止:文書に関するルールとプロセスが明確になることで、誤解や間違いが減少

このように、ISO対応の文書管理システムを導入することで、組織内のコミュニケーションが改善され、運用の効率性が高まります。結果として、時間とリソースの節約につながり、企業全体の生産性の向上を実現することができるのです。

3.セキュリティの強化に繋がる

ISOに対応した文書管理システムの導入は、企業のセキュリティ体制を大きく強化します。これは、ISO規格が求めるセキュリティ管理の基準に準拠した文書管理プロセスを実装することにより、機密情報の保護とデータ漏洩のリスク軽減が図られるためです。特に、ISO27001のような情報セキュリティ管理システムの基準に沿った文書管理システムは、企業が直面するセキュリティ上の課題に対処する上で不可欠です。

セキュリティ強化の主な理由は以下の通りです。

  • アクセス制御:ユーザーごとにアクセス権を設定し、不正アクセスや機密情報の不当な利用を防げる
  • データの暗号化:保存されている文書を暗号化することで、万が一のデータ漏洩時でも情報が読み取られるリスクを最小限に抑えられる
  • 監査証跡の記録:文書へのアクセスや変更履歴を記録し、セキュリティ侵害の際の追跡調査を容易にする

これらのセキュリティ機能は、組織が貴重なビジネス情報を保護し、顧客からの信頼を得る上で極めて重要です。セキュリティ対策は、単にリスクを管理するだけでなく、企業のブランド価値と競争力の向上に直結します。

そのため、ISO対応の文書管理システムは企業にとって価値ある投資となります。

4.トラブル時に早急な対応が可能となる

ISOに準拠した文書管理システムを導入することで、企業はトラブル発生時に迅速かつ効果的に対応する能力を大幅に向上できます。このシステムによって、重要な文書が適切に分類され、安全に保管されます。そのため、必要な情報を素早く見つけ出し、問題解決の活用に繋げることが可能です。特に緊急時には、迅速な情報アクセスが対応速度を左右するため、この能力は極めて重要です。

迅速なトラブル対応を可能にする要因は以下に集約されます。

  • 即時性:情報が最新の状態であり、かつ迅速にアクセス可能であることで、問題の評価と対応策の策定が速やかに行える
  • 情報の正確性:文書が適切に管理されているため、決定や対応に用いる情報の正確性が保証される
  • コミュニケーションの効率化:関係者間で必要な文書を素早く共有できることで、コミュニケーションがスムーズになり、チームとしての対応が迅速化する

ISO対応の文書管理システムは、不測の事態においても組織が落ち着いてかつ迅速に対応できるよう支援します。このように、システムの導入は単に文書を整理するだけではなく、組織の危機管理能力を根本から強化する効果をもたらすのです。

5.人的ミスの可能性が減る

ISOに対応した文書管理システムの導入は、作業プロセスの自動化と標準化を通じて、人的ミスの可能性を大幅に削減します。このようなシステムは、重要な文書の作成・保管・アクセス方法を規定し、一貫性のある運用を支援することで、不注意による誤りや情報の不一致を防ぎます。人的ミスの削減は、品質の向上・コスト削減・顧客満足度の向上に直接つながる重要な要素です。

人的ミスを減らすことに貢献する主な要因は以下の通りです。

  • 自動化されたプロセス:定型的な作業を自動化することで、繰り返し発生するミスを削減する
  • 明確なガイドライン:すべての従業員が遵守すべき明確な文書管理プロセスとガイドラインを提供することで、誤解を防ぐ
  • 訓練と教育:従業員に対する適切な訓練と教育を提供することで、文書管理システムの正しい使用方法を理解させ、ミスの発生を予防する

ISO対応の文書管理システムにより、企業は従業員が直面する誤りの可能性を最小限に抑えられます。結果として、効率的で信頼性の高い業務運営が可能となり、長期的に企業の競争力を高めることに貢献します。

ISOに対応したおすすめの文書管理システム4選

企業がISO基準に準拠した効率的な文書管理を実現するためには、適切な文書管理システムの選定が欠かせません。このセクションでは、機能性・ユーザーフレンドリーさ・セキュリティの面で優れた、ISOに対応した文書管理システムを4つ厳選して紹介します。

これらのシステムは、文書管理の課題を解決し、業務の効率化を図るための強力なツールとなるでしょう。

  • SmartRead
  • EIMANAGER
  • 楽々Document Plus
  • ASTRUX文書管理システム
  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社Cogent LabsのSmartReadは、独自開発のAIを活用することで認識率99.22%を誇るAI-OCRサービスです。コージェントラボが独自に開発した人工知能(AI)により、注文書や契約書、アンケート、預金通帳など多様なタイプのドキュメントを素早く正確に読み取り、情報を抽出。サードパーティツールを通して業務システム等に連携することで、データの利活用を促進します。SmartReadは事前学習済みのAIを活用することで、お客様による事前設定工数を大幅に削減できるだめ、作業時間やコストの削減に貢献します。

    製品のおすすめポイント

    1 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減

    独自開発のAIエンジンを活用し、ドキュメントの種類を自動で判別・仕分けした上で、あらゆる活字や手書き文字を高精度で読み取り可能。従来人手をかけていたデータ入力作業をSmartReadに置き換えることでその時間やコストを削減し、人にしかできない業務にリソースを投下できるため、生産性の向上を実現します。

    2 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ

    新しいツールのスムーズな導入を実現するためには、使いやすさが不可欠です。実際に利用する現場従業員への教育も不要なSmartReadのUI/UXは多くのお客様に評価されており、一部署だけでなく全社的な業務効率向上に貢献できます。

    3 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

    ドキュメントの「データ化」は決してゴールではなく、そのデータをいかに活用できるかが重要です。SmartReadはAPIをはじめとする連携機能が充実しているため、RPAやデータ連携ツールを通して既存システムとスムーズに連携し、企業のデータ活用やDXを推進します。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 文書管理システム 外部連携 ワークフロー管理 文書編集 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 取消線対応 英語対応 英語以外の言語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 API連携 Excel変換 Word変換 RPA連携 ベリファイ機能
  • 文書管理システム

    伊藤忠テクノソリューションズ株式会社のEIMANAGERは、製造業の現場の声を反映して作られた文書管理システムです。企業内に点在している文書を一元管理して、生産性を高めることができます。視覚的に見やすいシンプルな画面が特長で、初心者も安心です。また、属性やフリーワードだけでなくファイルの中身まで検索できるので、目当ての文書に辿り着きやすいのも魅力です。業務に合わせたワークフローも簡単に作ることができ、承認作業もスムーズに進みます。

    製品のおすすめポイント

    1 都合に合わせて運用環境も選べる利便性の高いシステム

    製造業のさまざまな現場の声に応え、成長を続けた文書管理を、オンプレミスパッケージ、又はクラウドサービスとして使用できます。コンテンツ管理基盤を活用して、業務に合わせたインターフェースを自由に設計する機能などで、企業内情報の一元管理と、ユーザのさらなる利便性の向上を実現します。

    2 現場のリアルな課題に応える機能を数多く搭載

    きめ細かいニーズにも応える機能群が魅力です。例えば、よく使う検索条件は保存して再利用することができます。検索可能なPDFに文書を自動変換も可能です。また、文書の状態も把握しやすく、最新版がどれか一目で分かるようになっています。アクセスログや操作ログでの監査対応も可能で、しっかりとした内部統制も行えます。

    3 豊富な導入実績を持つ、安心の支援体制が整えられている

    これまで100,000以上ものユーザーへの導入実績があり、運用の支援体制も盤石です。製品開発、カスタマイズ開発、サポート、製品企画推進、製品に関わる全ての要員が一貫体制で、情報共有および情報交換検討を行いながらさまざまな状況に対応するので、安心して任せることができます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 文書管理システム 変更履歴記録 属性登録 属性検索 ワークフロー管理 文書編集 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 あいまい検索 ページ閲覧者表示 ライフサイクル管理 ドラッグ&ドロップ登録
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    住友電工情報システム株式会社の楽々Document Plusは、800社以上の導入実績があり、さまざまな業種や用途で利用されている文書管理システムです。紙文書の抱える問題点や、ファイルサーバーによる電子文書の管理が抱えるセキュリティ問題などを解決し、自社の設定した権限のもと文書管理・活用が可能になります。ペーパーレス化の実現だけでなく、社内の業務効率の向上、テレワークのサポートにもつながります。

    製品のおすすめポイント

    1 ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い

    ISO9001/14001の要求事項を網羅しているので、マニュアルや規定文書の管理を効率的に運用可能です。契約書管理に関しては自動通知や自動更新などの期限管理機能を搭載、人的ミスをなくします。また電子帳簿保存法のうちスキャナ保存・電子取引に対応しており、JIIMA認証も取得済みのため、安心して利用可能です。

    2 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性

    高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビューワで、求める情報をスピーディに探し出すことができ、ユーザビリティの高いシステムです。ワークフロー機能を標準搭載しており、ペーパーレスでの登録・承認・公開が可能です。透かし文字の挿入、アクセス制御など、万全のセキュリティ性で情報漏洩の対策も行えます。

    3 あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い

    高性能の検索エンジン・高速ビューワだけでなく、あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索方法が幅広く、効率的に検索できます。複合機からスキャンしたPDFファイルもOCR処理されるので、全文検索の対象となり効率的に書類を活用可能。誤認識した文字もあいまい検索でヒットできるためペーパーレス化が進みます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 契約書作成可 変更点検知 他サービス連携 複数部署管理 紙契約書データ化 更新通知 承認フロー設定 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 マルチデバイス対応 属性検索 属性登録 外部連携 変更履歴記録 ワークフロー管理 動画共有 ログイン連携 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録
  • 株式会社デジタルマトリックスのASTRUX文書管理システムは、JAなどで採用されている、PDFやWord文書を効率的に管理できます。一般文書だけでなく図面・医療文書、ISO文書の保管、記録と言った、運用から管理までをWebベースで管理できます。また誰がいつ何をしたかが一目でわかるログ機能など、セキュリティ性に対する対策も万全。安全な環境で企業の意思伝達・決定の効率化を進め、ビジネスの発展に繋げることが可能になります。

    製品のおすすめポイント

    1 インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている

    旧バージョンから見直しをし、基本的なインターフェイスが見やすく、かつ扱いやすくなっています。またワークフローの機能が強化されており、各種種別・アクションや申請を簡単に行える機能が標準搭載。機能を活用し、承認状況の把握や自動承認機能など、意思決定を速める機能が多く備わっています。

    2 オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張

    たとえば「ASTRUX OptionKit」を使用することで大量のデータを一括で登録が可能。信用金庫向けオプションやDocuWorks変換オプションなど多彩な拡張機能があります。またIpadオプションを利用すれば、ネット環境が無くともオフラインでファイルの参照が可能になります。工場や現場、営業先などでの利用におすすめです。

    3 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー

    保守サービスに関してはASTRUXサポートWeb、操作方法に関しては問い合わせで対応できます。またプログラムサポートとして最新のパッチなどの情報が記載されており、分からない質問はFAQで確認可能。保守サービスは3か月の猶予ののち、一年単位でサポート可能、企業の形態・年数に応じリーズナブルにサポートを利用できます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 属性検索 属性登録 ワークフロー管理 ログイン連携 文書編集 ISO文書管理 アクセス制限 モバイル利用 ライフサイクル管理 ドラッグ&ドロップ登録

ISOに関連した文書管理システム導入の実例紹介

ISOに準拠した文書管理システムの導入は、理論だけではなく実践においてもその価値を発揮します。このセクションでは、実際にISO対応の文書管理システムを導入し、業務効率化や品質向上を実現した企業の事例を紹介します。

これらの実例から、文書管理システムが組織の運用にどのような具体的な変化をもたらしたのかを見ていきましょう。

ISO文書管理システムを統合し運用工数を低減【楽々Document Plus】

導入企業 シチズンファインデバイス株式会社
導入した製品 楽々Document Plus
導入背景 企業合併を経てISO文書管理の統合が必要となった
抱えていた課題 企業合併後、IBM Notes/Domino・独自開発ソフトとISO文書が異なっていたため、統一する必要があった
改善した業務 楽々Document Plusに統一することで運用工数が大幅に削減、ISO文書以外の社内規定も同システムで管理するようになった

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ISO文書管理に限定せず、運用業務を拡大【ASTRUX】

導入企業 株式会社山王
導入した製品 ASTRUX
導入背景 数年前から他社のISO文書管理システムを利用していた
抱えていた課題 管理者にとって非常に敷居の高いシステムで、オペレーション上の問題があった
改善した業務 ユーザーフレンドリーなASTRUX文書管理システムへ移行することで、管理しやすくワークフロー機能も活用できている。
また、他で運用している文書も今後ASTRUXで稼働させていく予定。

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営業業務とISOの融合を実現【ASTRUX】

導入企業 森定興商株式会社
導入した製品 ASTRUX
導入背景 別の文書管理システムを使っていたが、システムの目的が果たせていなかった
抱えていた課題 旧システムでは、主に文書の周知が不十分・一般社員の文書閲覧が少ない・システムの操作性が悪いことが問題だった
改善した業務 ASTRUX導入により、一般社員のISO文書閲覧数が増え、文書管理の効率化に繋がった

詳細を見る

上記の事例を参考にしながら、ISOに対応した文書管理システムを導入することをおすすめします。

さらに多くの文書管理システムにおける導入事例を紹介した記事はこちら

文書管理システムの導入事例6選|導入前の課題や導入後の効果を紹介

自社に最適なISOに対応した文書管理システムを導入しましょう

品質管理の世界標準であるISO9001をはじめとする各種ISO規格への対応は、企業にとって必須になっています。そのため文書管理システムを選択・導入するうえでもISO対応への意識は欠かせません。本記事ではISOに対応したおすすめ製品を紹介しましたので、こちらを参考にしながら自社に最適な文書管理システムを導入しましょう。

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