医療機関向けの文書管理システムとは？おすすめ製品4選を紹介

医療機関では、膨大な量の文書を扱うため、効率的な管理が課題です。紙べースの文書管理では、情報の共有や検索に時間がかかり、セキュリティ面でも不安が残るでしょう。そこで、文書管理システムの導入が注目されています。

本記事では、医療機関向けの文書管理システムについて解説し、導入によるメリットを見ていきます。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、企業や組織で扱う大量の文書を電子的に管理するためのソフトウェアのことを指します。昔ながらの紙ベースの文書管理では、情報の検索や共有に多くの時間を要し、セキュリティ面でも不安が残ります。文書管理システムは、これらの課題を解決し、業務の効率化と情報管理の強化を実現してくれるのです。

基本的な機能や導入メリットなど文書管理システムについてより詳しく知りたい方はこちら

文書管理システムの主な用途

文書管理システムには、さまざまな機能が搭載されています。それでは、その主要な機能について詳しく見ていきましょう。

• 文書の電子化
• 文書の閲覧や管理
• セキュリティ強化
• ワークフローの自動化
• データ収集

文書の電子化

文書管理システムの基本的な機能は、紙の文書をスキャンして電子化することです。OCR（光学文字認識）技術を用いて文字認識を行い、検索可能なデータとして保存されます。これにより、必要な文書をすぐに見つけ出せるようになります。紙の文書を探すために時間を浪費することがなくなるのは、大きなメリットといえるでしょう。

また、電子化された文書は、バックアップが容易で、災害などによる紛失のリスクを軽減で可能です。さらに、クラウドストレージと連携することで、場所を選ばずに文書にアクセスできるようにもなりますよ。文書の電子化は、業務の効率化と利便性の向上に大きく貢献するのです。

文書の閲覧や管理

電子化された文書は、システム上で簡単に閲覧や編集が行えます。また、文書のバージョン管理機能により、変更履歴を追跡することも可能です。これにより、誰がいつ文書を修正したのかを明確に把握できるようになります。権限設定によって、アクセス制御も柔軟に行えるので、機密性の高い文書も安心して管理可能です。部署や役職に応じて、閲覧・編集・削除の権限を設定することで、情報の取り扱いを適切に管理できるのです。

さらに、文書管理システムでは、関連する文書をリンクできます。これにより、関連情報を素早く参照できるようになり、業務の効率化に効果的です。文書の共有や協働作業がスムーズになることで、コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

セキュリティ強化

文書管理システムでは、高度なセキュリティ機能が提供されています。アクセス権限の設定により、機密文書へのアクセスを制限可能です。これにより、重要な情報が外部に漏れるリスクを大幅に減せるでしょう。

また、文書の暗号化機能により、たとえ不正にアクセスされたとしても、内容を読み取られることを防げます。監査ログ機能は、誰がいつ文書にアクセスしたのかを記録するので、不正アクセスの抑止力となります。

さらに、一定期間アクセスがない文書を自動的にアーカイブしたり、期限が来た文書を自動的に削除したりすることも可能です。これにより、不要な文書が蓄積されることを防ぎ、システムの管理負担を軽減できるのです。文書管理システムのセキュリティ機能は、情報漏えい対策と効率的な文書管理の両面で、大きな役割を果たしています。

ワークフローの自動化

文書の承認や回覧などのワークフローを自動化できるのも、文書管理システムの大きな特徴です。電子決裁機能により、承認プロセスの迅速化と効率化が図られます。書類を持ち回る必要がなくなるため、決裁にかかる時間を大幅に短縮できるのです。

また、決裁の進捗状況を可視化することで、業務の滞留を防げます。さらに、承認者が不在の場合でも、代理承認の設定により、業務を停滞させることなく進めることが可能です。回覧機能を使えば、複数の人に同時に文書を共有できるので、情報の伝達がスムーズになります。これにより、業務の生産性が大幅に向上するでしょう。

ペーパーレス化を推進することで、紙の使用量を減らせるのも魅力的です。文書管理システムのワークフロー機能は、業務の効率化と環境負荷の低減に貢献してくれます。

データ収集

文書管理システムは、文書に含まれる情報を収集し、分析することも可能です。キーワード検索機能により、目的の文書を素早く見つけ出せます。また、文書の分類やタグ付けを行うことで、関連する文書をまとめて管理できるように。これにより、必要なデータを迅速に抽出できるので、業務の効率化に役立ちます。

さらに、文書に含まれる情報を統計的に分析することで、傾向や課題を明らかにすることもできます。例えば、顧客からの問い合わせ内容を分析することで、製品やサービスの改善点を発見できるかもしれません。また、社内の報告書を分析することで、業務の bottleneckを特定し、改善策を講じられるでしょう。

文書管理システムのデータ収集機能は、診療上の意思決定を支援する上で非常に有用です。膨大な文書の中から、重要な情報を見逃すことなく活用できるのは、文書管理システムならではの強みといえるでしょう。

医療機関で文書管理システムを導入するメリット

医療機関では、診療記録や報告書など、大量の文書を扱いますよね。これらの文書を効率的に管理することは、業務の円滑化につながります。文書管理システムを導入することで、医療機関にどのようなメリットがあるのでしょうか。本章では、医療機関における文書管理システム導入のメリットについて解説します。

• 時間を削減し業務を効率化する
• 文書管理コストが削減できる
• トラブルの防止になる

時間を削減し業務を効率化する

文書管理システムを導入することで、文書の検索や共有にかかる時間を大幅に削減することが可能です。紙の文書を探すために、貴重な時間を費やす必要がなくなるでしょう。また、電子化された文書は、複数の人が同時にアクセスできるため、情報共有がスムーズになります。これにより、業務の効率化が図られ、医療スタッフは本来の業務に集中できるようになるのです。

さらに、文書管理システムには、ワークフロー機能が備わっています。申請や承認のプロセスを自動化できるので、決裁にかかる時間を短縮可能です。また、決裁の進捗状況を可視化することで、業務の滞留を防ぐことも可能です。文書管理システムは、業務の効率化と生産性の向上に大きく貢献してくれるでしょう。

文書管理コストが削減できる

紙の文書を保管するためには、物理的なスペースが必要であり、管理コストもかかります。文書管理システムを導入すれば、ペーパーレス化を推進できるため、これらのコストを削減できるでしょう。電子化された文書は、バックアップが容易なので、災害などによる紛失のリスクも軽減されます。

また、クラウドストレージと連携することで、オフィススペースを節約できることもメリットです。長期的な視点で見れば、文書管理システムへの投資は、コスト削減につながるといえます。加えて、文書の電子化は、環境負荷の低減にも貢献します。ペーパーレス化により、紙の使用量を減らせるので、地球環境に優しい働き方を実現できるのです。

医療機関の社会的責任を果たす上でも、文書管理システムの導入は意義深いといえるでしょう。

トラブルの防止になる

医療機関では、文書の紛失や誤送信は、大きなトラブルにつながりかねません。個人情報の漏えいは、患者さんの信頼を失うことになりかねず、医療機関の信頼性を大きく損なう可能性があります。

文書管理システムでは、アクセス権限の設定により、機密文書の取り扱いを適切に管理することが可能です。部署や役職に応じて、閲覧・編集・削除の権限を設定できるので、情報の取り扱いを厳格に管理できるのです。また、監査ログ機能により、誰がいつ文書にアクセスしたのかを記録できるので、不正アクセスを抑止する効果があります。電子決裁機能を活用すれば、承認プロセスの透明性も高まるでしょう。決裁の進捗状況を可視化できるので、書類の行方が分からなくなるようなトラブルを防げます。

文書管理システムは、トラブルの防止と情報セキュリティの強化に貢献してくれるのです。医療機関にとって、文書管理システムは、リスク管理の観点からも欠かせないツールといえるでしょう。

医療機関で文書管理システムを導入する注意点

文書管理システムを医療機関に導入することで、業務の効率化やコスト削減、情報セキュリティの強化などのメリットが期待できます。しかし、導入にあたっては、いくつかの注意点があります。システムの選定や運用方法を誤ると、かえって業務に支障をきたす可能性もあるのです。本章では、医療機関が文書管理システムを導入する際の注意点について解説します。

• 医療機関ごとに適切なシステムを選択する
• スタッフに教育するコストがかかる
• 紙を電子化する時間がかかる
• 院内の体制を見直す

医療機関ごとに適切なシステムを選択する

文書管理システムを導入する際には、医療機関の規模や業務内容に合わせて、適切なシステムを選択することが重要です。大規模な病院であれば、高度な機能が必要となるかもしれませんが、小規模なクリニックでは、シンプルで使いやすいシステムが適しているでしょう。コストや機能、使いやすさなどを総合的に評価し、自院に最適なシステムを導入することが求められます。

また、導入後の運用体制やサポート体制も考慮に入れる必要があります。システムの不具合やトラブルに迅速に対応できるよう、信頼できるベンダーを選ぶことも重要です。さらに、将来的な拡張性や互換性なども視野に入れておくと良いでしょう。医療機関ごとに最適なシステムは異なるため、十分な検討を重ねて、慎重に選択することが肝要です。

スタッフに教育するコストがかかる

文書管理システムを導入する際には、スタッフへの教育が必要不可欠です。システムの使い方や注意点などを丁寧に説明し、全員が円滑に利用できるようにサポートしなければなりません。とくに、ITリテラシーが高くない職員には、十分な教育が必要でしょう。

また、システムの更新やバージョンアップがあった場合にも、都度教育が必要になります。こうした教育にはコストがかかるため、予算面での考慮も欠かせません。ただし、長期的に見れば、業務の効率化によるメリットのほうが大きいといえるでしょう。スタッフの教育は、文書管理システムを有効に活用するための投資と捉えることが大切です。

紙を電子化する時間がかかる

文書管理システムを導入する際には、既存の紙の文書を電子化する作業が必要になります。大量の文書をスキャンし、データ化するには多くの時間が必要です。また、文書の種類によっては、OCRでの読み取りが難しいケースもあるでしょう。こうした場合は、手入力が必要になり、さらに時間がかかってしまいます。電子化作業を外部に委託するという選択肢もありますが、コストがかさむことに加え、機密情報の取り扱いにも注意が必要です。

電子化には一定の時間を要しますが、長期的なメリットを考えれば、導入の価値は十分にあるといえます。計画的に進めることで、円滑な移行が可能となるでしょう。

院内の体制を見直す

文書管理システムの導入は、単にIT化を進めるだけでは不十分です。業務フローや組織体制の見直しも必要となります。例えば、これまで紙の文書に押印していた承認プロセスを、電子決裁に切り替える必要があるでしょう。また、文書の保管方法や廃棄ルールなども再検討が必要です。

システム導入を機に、業務の無駄を省き、効率化を図ることが重要なのです。そのためには、現場のスタッフの意見を取り入れながら、院内の体制を見直していく必要があります。トップダウンではなく、ボトムアップで進めることで、スムーズな移行が可能となるでしょう。文書管理システムの導入は、業務改善の良い機会と捉えることが大切です。