富士通の文書管理システムで業務効率化！導入事例と選定ポイント

企業では日々大量の文書が発生し、それらを効率的に管理することが大きな課題となっています。紙の書類が山積みになったデスクや、必要な文書がなかなか見つからないフラストレーション。会議資料の作成に追われ、本来の業務に支障をきたすことも。こうした文書管理の悩みを抱える企業は少なくありません。

富士通の文書管理システムは、そのような企業の課題解決に最適なソリューションです。クラウドとオンプレミスの柔軟な対応、堅牢なセキュリティ対策など、多彩な特徴を備えています。本記事では、富士通の文書管理システムの魅力に迫ります。文書管理の悩みを解消し、業務効率を向上させたい場合は、ぜひご一読ください。

富士通の文書管理システムの概要

富士通の文書管理システムは、「クラウドとオンプレミスの柔軟な対応」「堅牢なセキュリティ対策」などにより、企業の文書管理におけるあらゆる課題を解決します。

本章では、富士通の文書管理システムの特徴を解説します。業務効率化と生産性向上を目指すなら、富士通の文書管理システムを導入することで実現できるかもしれません。

「IPKNOWLEDGE 文書管理」で公文書の適正管理を実現

富士通の文書管理システムといえば、「IPKNOWLEDGE 文書管理」です。行政文書の発生から廃棄までの文書の流れ全体を管理します。公文書管理法を順守し、行政文書の取り扱い全体の適正化を実現するだけでなく、文書を一元管理し、住民や企業への情報公開、行政の透明性の確保と住民への確実な説明を支援します。

さらに電子決裁や電子メール、複合機との連携を活用することでペーパーレス化による意思決定の迅速化や保管スペースの削減、および環境貢献を実現します。

「IPKNOWLEDGE 文書管理」のHPはこちら

クラウド/オンプレミス対応

富士通の文書管理システムは、クラウドとオンプレミスの両方に対応しているため、企業の IT 戦略に合わせて柔軟に導入できます。クラウド版では、初期投資を抑えつつ、スケーラビリティと可用性の高いサービスを利用可能です。

一方、オンプレミス版は、自社のセキュリティポリシーに合わせたきめ細かな設定が行え、既存のシステムとの連携も容易に実現可能。また、ハイブリッド環境にも対応しているので、業務に応じて最適な運用形態を選べます。

堅牢なセキュリティ対策

富士通の文書管理システムでは、機密情報を含む重要な文書を安全に管理するため、堅牢なセキュリティ対策が施されています。アクセス制御機能により、文書ごとに閲覧・編集・印刷などの権限を設定でき、不正アクセスを防止。

また、暗号化技術を用いて文書を保護し、万が一の情報漏洩リスクを最小限に抑えます。さらに、監査ログ機能によって、文書の操作履歴を記録・追跡できるので、不正な行為や情報流出の兆候を早期に発見することが可能です。

文書管理システムの主な機能とメリット

文書管理システムには、「文書の一元管理・共有」「ワークフロー」「検索・バージョン管理」「モバイル対応」「AIによる自動分類/抽出」など、様々な機能があります。

本章では各機能について説明します。これらの機能を活用することで、業務効率の向上、コミュニケーションの円滑化、情報共有の促進、セキュリティの強化などのメリットを得ることができるでしょう。

• 文書一元管理・共有
• ワークフロー
• 検索・バージョン管理
• モバイル対応
• AIによる自動分類/抽出

文書一元管理・共有

文書管理システムを導入すると、紙文書や電子文書を一元的に管理可能です。部署や拠点ごとに分散していた文書を集約し、必要な情報にアクセスしやすくなります。また、文書の共有機能により、チーム内や部署間でのコミュニケーションが円滑になり、情報共有が促進されるでしょう。

ワークフロー

ワークフロー機能を使うと、文書の申請、承認、配布などの業務プロセスを自動化できます。決裁者への申請書の回覧や承認状況の確認などを、システム上で効率的に行えるようになります。これにより、業務の迅速化とペーパーレス化を実現し、生産性の向上につながるでしょう。

検索・バージョン管理

文書管理システムの検索機能を活用すれば、膨大な文書の中から必要な情報を瞬時に見つけ出せます。キーワードやメタデータを使った高度な検索により、目的の文書に素早くアクセスできるでしょう。また、バージョン管理機能によって、文書の変更履歴を追跡し、常に最新版を参照・共有できるようになります。

モバイル対応

モバイルデバイスに対応した文書管理システムを導入すれば、場所や時間を問わず、文書の閲覧・編集が可能です。出張先や外出先でも、タブレットやスマートフォンを使って必要な情報にアクセスできるようになります。これにより、業務の機動性が高まり、リモートワークをスムーズに行えるでしょう。

AIによる自動分類/抽出

AIを活用した文書管理システムでは、大量の文書を自動的に分類し、必要な情報を抽出できます。手作業での分類や登録にかかる手間を大幅に削減でき、業務の効率化に。また、AIによる高度な分析により、文書内の重要な情報を見落とすリスクを減らせるでしょう。

文書管理システムの選定ポイント

文書管理システムを導入する際は、いくつかの注意点や基準があります。

本章では「ニーズに適合したシステムを選ぶこと」「セキュリティ面での信頼性」「運用コストの適正さ」「ベンダーのサポート体制」などについて説明します。各ポイントを踏まえて、最適なシステムを選定しましょう。

• ニーズへの適合性
• セキュリティ
• 運用コスト
• ベンダー体制

ニーズへの適合性

文書管理システムを選ぶ際は、自社の業務内容や規模、既存システムとの親和性などを考慮し、ニーズに合ったシステムを選ぶことが大切です。必要な機能が備わっているか、カスタマイズの柔軟性はあるかなどを確認しましょう。

また、ユーザーインターフェースの使いやすさや、モバイル対応の有無なども重要な視点となります。加えて、将来的な業務拡張や組織変更にも対応できるよう、システムの拡張性や柔軟性にも着目すべきです。導入後の運用や保守の容易さ、システム連携の柔軟性なども見落とさないようにしましょう。

自社の成長戦略に合わせて、長期的な視点でシステム選定を行うことが肝要です。

セキュリティ

機密情報を含む重要文書を扱う文書管理システムでは、セキュリティ面の信頼性が欠かせません。アクセス制御、暗号化、監査ログなどのセキュリティ機能が充実しているかをチェックしましょう。また、クラウドサービスを利用する場合は、データセンターの物理的セキュリティや、災害対策なども確認が必要です。

加えて、システムの脆弱性への対応状況や、定期的なセキュリティ監査の実施状況なども重要なポイントです。情報漏洩や不正アクセスなどのリスクを最小限に抑えるため、多層的なセキュリティ対策が施されているかを見極めることが求められます。また、ユーザー教育や運用ルールの整備など、人的な面でのセキュリティ対策にも配慮が必要です。

運用コスト

文書管理システムの導入には、初期費用だけでなく、ランニングコストも考慮する必要があります。ライセンス費用やメンテナンス費用、バージョンアップ費用など、中長期的な運用コストを見積もりましょう。また、クラウドサービスの場合は、従量課金制やユーザー数に応じた料金プランなどを比較し、最適な選択をすることが重要です。

加えて、システム運用に必要な人的コストや、トラブル発生時の対応コストなども考慮に入れるべきです。セキュリティ対策や、バックアップ・リストア作業などに伴う負荷も考慮しましょう。TCO（総保有コスト）を意識し、長期的な視点でコストを比較検討することが大切です。コスト削減と業務効率化のバランスを取りながら、最適なシステムを選定しましょう。

ベンダー体制

文書管理システムを長く安定的に利用するには、ベンダーの支援体制が重要となります。導入時のサポートはもちろん、運用開始後のトラブル対応や、システムの拡張・アップデートなどに対する対応力を見極めましょう。また、ベンダーの財務状況や、将来的なロードマップなども確認し、長期的に信頼できるパートナーを選ぶことが大切です。

加えて、ベンダーの技術力や業界知識、他社との連携状況なども重要な判断材料です。問題発生時に迅速かつ的確なサポートを受けられるよう、サポート体制の充実度をチェックすることも忘れないようにしましょう。さらに、ベンダーの企業文化や、担当者とのコミュニケーションの取りやすさなども、長期的なパートナーシップを築く上で重視してください。

富士通の強み

富士通は、文書管理システムにおいて高い技術と豊富な実績を持ち、充実したサポート体制を整えています。これらの強みを活かし、企業の文書管理業務の効率化と生産性向上に貢献しています。

本章では富士通の文書管理システムの強みや魅力を紹介します。

• 高い技術力
• 豊富な実績
• 体制の充実度

高い技術力

富士通は、長年にわたり培ってきた高度な技術力を活かし、文書管理システムの開発に取り組んでいます。独自の画像処理技術やAI技術を駆使することで、高精度な文字認識や自動分類を実現しています。また、セキュリティ技術に関する深い知見を持ち、暗号化や改ざん防止など、機密情報の保護に長けているといえるでしょう。

さらに、クラウド技術や統合連携技術にも精通しており、既存システムとのスムーズな連携や、柔軟なスケーラビリティを実現。お客様のビジネス環境の変化にも迅速に対応できる、先進的な文書管理システムを提供しています。

豊富な実績

富士通の文書管理システムは、様々な業種・業態で数多くの導入実績を持っています。製造業、金融機関、官公庁など、幅広い分野のお客様に選ばれ、高い評価を獲得。その豊富な経験と知見を活かし、各企業の業務特性に合わせたシステムのカスタマイズや、スムーズな導入・運用を支援しているのです。

たとえば、大手自動車メーカーでは、数十万点に及ぶ設計図面の管理にDocuWorksを活用。金融機関でも、富士通のソリューションを活用し、行内文書の電子化とワークフローの効率化を実現しています。こうした実績の積み重ねが、富士通の文書管理システムへの信頼につながっているのです。

体制の充実度

富士通は、文書管理システムの導入から運用までを、手厚くサポートする体制を整えています。経験豊富なエンジニアやコンサルタントが、お客様の要望に丁寧に耳を傾け、最適なソリューションを提案いたします。また、24時間365日のサポート窓口を設け、トラブル発生時にも迅速に対応。安定的なシステム運用を支えています。

加えて、定期的なバージョンアップや機能追加など、お客様のニーズに合わせたきめ細やかなサポートを提供。システムの可用性と将来性を高め、お客様の業務の継続的な改善を支援しています。こうした手厚いサポート体制が、富士通の文書管理システムの大きな強みとなっているのです。

まとめ

富士通の文書管理システムは、業務効率化に悩む企業に適したシステムです。導入事例が示すように、生産性向上と コスト削減を実現。システム選定のポイントを押さえ、課題解決に役立つシステムを見つけましょう。文書管理の悩みを解消し、業務の効率化を図るなら、富士通にご相談ください。

また文書管理システムには富士通だけではなく、様々な製品が存在します。そのため、以下の記事で複数の製品を比較検討し、自社に最適な製品を選定してみてはいかがでしょうか。

おすすめ文書管理システム全27選の比較と選定ポイントについて詳しく解説した記事はこちら