文書管理システムの費用対効果を高める方法とは？おすすめなシステム8選

文書管理システムの導入は、多くの企業にとって業務効率化や費用削減など様々なメリットがあります。しかし、文書管理システムには一定の費用がかかるため、費用対効果を分からないまま導入することは望ましくありません。そこでこの記事では、文書管理システムの費用対効果を正しく理解するために、文書管理システムにかかる費用や費用対効果を最大限高める方法等を解説し、さらに費用対効果の高い文書管理システムを紹介します。

この記事の内容をしっかりご理解いただくことで、文書管理システムの費用対効果を最大化する可能性が高まると思います。

そもそも文書管理システムの費用相場はどれくらい？

費用対効果を理解する上でまず重要なのが、文書管理システムの費用を把握することです。システム毎に費用形態が異なり、またクラウド型なのかオンプレミス型なのかによって大きく変わってきます。そのため、それぞれのタイプでどの程度の費用相場なのかを知る必要があります。

また文書管理システム自体についての理解を深めておきたい方は下記の記事を先に読むことをおすすめします。

基本的な機能や導入メリットなど文書管理システムについてより詳しく知りたい方はこちら

このセクションでは、主要な2つのシステムタイプの費用相場について、導入の際の初期投資や継続的な運用コストについて詳しく解説していきます。

1. クラウド型の場合
2. オンプレミス型の場合

1.クラウド型の場合

クラウド型文書管理システムのコストは、その利便性とスケーラビリティに起因します。初期投資が比較的低く抑えられ、設備への大規模な投資が不要なため、特に中小企業にとって魅力的な選択肢となります。このシステムの主な費用は、月額または年額のサブスクリプション料金です。具体的には、以下の2つが費用を形成します。

• 定期的なサブスクリプション料：ユーザー数やストレージの容量に基づいて算出される
• アップデートとメンテナンス費用：サービス提供者によってカバーされるため、追加費用がかからないことが多い

このモデルの利点は、ITスタッフの専門知識が不足している企業でも導入しやすいことです。また、クラウドサービスプロバイダーがシステムの維持管理を担うため、内部リソースの節約にも繋がります。しかし、長期的に見ると、サブスクリプション料が積み重なるため、コストパフォーマンスを検討する必要があります。

2.オンプレミス型の場合

オンプレミス型の文書管理システムは、一般的に初期投資が大きいですが、長期的に見れば、そのコストは制御可能となります。具体的にかかる費用としては、以下の2つがあります。

• ハードウェアとソフトウェアの初期購入費：サーバー、ストレージ、そしてシステムソフトウェアが必要
• 維持管理費：システムのアップデート、セキュリティ対策、ハードウェアの交換や修理の費用

オンプレミス型の大きなメリットは、データの完全なコントロールとカスタマイズの自由度が高いことです。企業がデータの保管場所やセキュリティ体制を自ら管理することで、外部のリスクから独立して運用が可能になります。しかしながら、専門的なITスタッフを常備する必要があり、これが追加の人件費を要する点は考慮が必要です。このシステムの導入は、自社のデータ管理のニーズとリソースに合わせて検討することが重要です。

費用対効果を知る上で、費用の次に見るべきは文書管理システムの効果についてです。

費用対効果を考える上での文書管理システムの効果

文書管理システムを導入することで得られる効果は多岐にわたります。具体的なメリットは文書管理システムのメリット・デメリットでも解説していますが、このセクションでは、以下3つの主要な効果に焦点を当て見ていきます。

1. 時間削減による効果
2. ペーパーレス化による効果
3. 人件費削減による効果

上記のそれぞれが費用を補えるほどの効果があるのかを掘り下げていきます。各効果が経済的なメリットをどれほど提供できるかを理解することで、文書管理システムの価値を明確に評価できます。

1.時間削減による効果

文書管理システムを導入することで、特に時間の節約は顕著な効果の一つです。業務の自動化と効率化が可能となり、従業員がより重要なタスクに集中できるようになります。具体的には、次のような時間節約の効果が見込まれます。

• 文書の検索とアクセスの迅速化：デジタル化された文書は、キーワード検索で瞬時に見つけることが可能
• 承認プロセスのスピードアップ：電子文書の流通により、書類の回覧と承認が迅速に行える

これらの改善により、従業員の作業時間が大幅に削減され、それに伴い業務全体のスループットが向上します。結果として、企業はより多くのプロジェクトや顧客対応にリソースを割り当てることが可能になり、全体的な生産性の向上に直結します。このように時間の節約は、単に個々の作業効率を上げるだけでなく、企業全体の運営効率を改善するための鍵と言えるでしょう。

時間削減できた実例を挙げると、以下の通りです。

＞電子化したことで、文書の振分・検索にかかる業務時間を約67時間／月ほど削減

2.ペーパーレス化による効果

ペーパーレス化は、環境への配慮だけでなく、経済的なメリットも多大に提供します。文書管理システムを利用することで、紙の使用量を大幅に削減し、それに伴うコストも節約できます。具体的には、ペーパーレス化による効果は以下の通りです。

• 紙の購入コストの削減：定期的に必要とされる紙の量が減少する
• 印刷に関連する経費の減少：インクやプリンターのメンテナンスコストが下がる
• 保管スペースの最適化：物理的な書類の保管に必要なスペースが減るため、オフィスの利用効率が向上する

これらの変化は、直接的なコスト削減に繋がるだけでなく、オフィス環境の改善にも寄与します。文書のデジタル化は、情報の検索効率を向上させることで、業務の迅速化にも貢献します。企業全体としての運営コストの削減はもちろんのこと、よりクリーンで快適なワークスペースの提供が可能になり、従業員の満足度向上にも繋がるでしょう。このように、ペーパーレス化は経済的な観点から見ても非常に有効な戦略です。

ペーパーレス化による効果の事例として、以下のようなものがあります。

＞印刷コストがひと月当たり38万円削減

3.人件費削減による効果

文書管理システムの導入は、人件費の削減にも大きく寄与します。デジタル化された業務プロセスは、手作業による時間の浪費を減らし、スタッフがより生産的な作業に集中できるようにしてくれます。ここでは、人件費削減の具体的な効果を見てみましょう。

• データ入力作業の削減：自動化により、時間のかかる手動入力の必要が減少する
• 効率的な業務処理：自動化されたワークフローにより、タスクの処理速度が向上し、必要な人員が減る
• 過剰な残業の削減：業務の自動化と効率化により、過剰な残業が減少し、それに伴い残業費が削減される

これらの変化は、企業の運営コストを直接的に削減するだけでなく、従業員の働きがいやモチベーションを向上させることも期待できます。スタッフがルーチンワークから解放され、より創造的または戦略的な業務に専念できる環境は、企業全体の成長と発展を促進します。このように、人件費の削減は文書管理システムの費用対効果を理解する上で重要な要素の一つです。

人件費が削減できた事例としては、以下のような一例があります。

＞人力では5人必要な事務作業を省略でき、その人件費にあたる数十万円のコストを削減

ここまでで費用と効果について見てきました。それでは、費用対効果を高めていくにはどうすれば良いでしょうか？

文書管理システムの費用対効果を高める方法

文書管理システムの導入が一度決定されたら、その費用対効果を最大限に引き出す方法を理解し実行することが不可欠です。このセクションでは、効果的な導入戦略と、運用コストを最小限に抑えつつ効率を最大化する具体的な手法について解説していきます。

5つの手法を解説するので、一つずつ見ていきましょう。

1. 自社のスケールに合ったシステムを導入する
2. 必要な書類のみ電子化する
3. 文書管理ルールをしっかり決める
4. 利用者へ使用方法を周知する
5. クラウド型orオンプレミス型の適性を見極める

1.自社のスケールに合ったシステムを導入する

文書管理システムを選ぶ際には、自社の規模とニーズに合ったシステムを選択することが非常に重要です。大規模な企業には豊富な機能を持つ複雑なシステムが適しているかもしれませんが、中小企業にはもっとシンプルでコスト効率の良いソリューションが必要かもしれません。以下の点を考慮することで、最適なシステム選びを行うことができます。

• 従業員の数とプロジェクトの規模：より多くの従業員や大規模なプロジェクトを管理する必要がある場合、より高度な機能が求められます。
• 予算の設定：利用可能な予算に基づいて、コスト効果の高いシステムを選ぶ必要があります。
• 将来的なスケーリング：事業が成長するにつれてシステムが拡張可能であるかどうかも重要な考慮事項です。

適切なシステムを選択することで、無駄な機能に対する過剰投資を避け、必要な機能に集中してコストを抑えることが可能になります。これにより、文書管理システムの導入後の運用がスムーズになり、効率的な業務遂行が実現可能です。

2.必要な書類のみ電子化する

文書管理システムを導入する際、すべての文書をデジタル化する必要はありません。コストを効果的に管理するためには、本当に必要な書類のみを選択して電子化することが賢明です。このアプローチにより、無駄なデジタル化コストを避け、重要な情報の管理に集中できます。具体的な選定方法は以下の通りです。

• 使用頻度の高い文書：日常的にアクセスが必要な文書は、検索と共有が容易なデジタル形式で保管すべきです。
• 法的、財務的に重要な文書：法令遵守や監査の観点から、デジタル化しておくことが推奨されます。
• アーカイブ目的の文書：長期保管が必要ながら頻繁には使用しない文書も、スペース節約のためデジタル化を検討すると良いです。

このように、文書の種類に応じた選択と電子化は、効率的な文書管理システムの運用を実現します。無駄なデータの蓄積を避け、管理すべき情報のみを効率的に処理することで、システムの費用対効果を最大化できるわけです。

3.文書管理ルールをしっかり決める

文書管理システムを最大限に活用するためには、明確な文書管理ルールの設定も不可欠です。これにより、システムの整合性を保ちながら、すべての関係者が文書を効率的に使用できるようになります。以下に、効果的な文書管理ルールを設定するための主要なステップを挙げます。

• 文書の分類とアクセス権限：どの文書が重要でどのユーザーがアクセスできるかを明確に定義する
• 保管期間の定義：各種文書の保管期間を法的要件に基づいて設定し、期限が過ぎた文書は自動的にアーカイブまたは削除されるようにする
• 更新とレビューのプロセス：文書の定期的な見直しと更新を行うためのプロセスを確立する

これらのルールを設定することで、文書が適切に管理され、情報が最新の状態に保たれます。また、不要な文書の蓄積を防ぎ、検索効率を向上させることが可能です。ルールに基づいた運用は、文書管理システムの費用対効果をさらに高めるための鍵となります。

4.利用者へ使用方法を周知する

いくら良いシステムを導入しても、利用者がシステムを十分に活用できなければ意味がありません。その使用方法をすべての利用者に徹底して周知することが重要です。適切なトレーニングと情報提供が行われれば、システムの利用効率が大幅に向上し、エラーや非効率な操作が減少します。ここで効果的なアプローチは次の通りです。

• 定期的なトレーニングセッションの開催：新しい従業員だけでなく、既存の従業員に対しても、システムの機能更新ごとにトレーニングを実施する
• マニュアルとFAQの提供：使い方を簡潔に説明したマニュアルやよくある質問に答えるFAQを作成し、従業員が自己解決できるリソースを提供する
• フィードバックの収集と対応：利用者からのフィードバックを積極的に収集し、問題が発生した場合には迅速に対応する

これらの取り組みにより、文書管理システムはただ導入するだけでなく、実際に業務に役立てられるツールとして機能します。利用者がシステムを正しく理解し、スムーズに操作できるようになることで、文書管理の効率が格段に向上し、結果として全体の生産性の向上に貢献します。

5.クラウド型orオンプレミス型の適性を見極める

文書管理システムを選ぶ際には、クラウド型とオンプレミス型のどちらが組織に最適かを慎重に評価することが重要です。この選択は、システムの費用対効果だけでなく、運用の柔軟性やセキュリティの要件にも大きく影響します。以下の考慮点を基に判断を行うと良いでしょう。

• セキュリティの要求：機密情報を扱う企業は、データの物理的な管理が可能なオンプレミス型を選ぶ方が望ましいです。
• 予算と資源：限られた初期投資で済ませたい場合、クラウド型が適しています。定期的なサブスクリプション費用の支払いと引き換えに、アップデートや保守を提供者が担ってくれるためです。
• スケーラビリティの要件：事業の拡大が見込まれる場合、容易に拡張可能なクラウド型が有利です。

これらのポイントを考慮して適切なシステムを選択することで、長期的に見ても高い費用対効果を享受できます。組織のニーズに合った文書管理システムを導入することが、効率的な文書管理とコスト削減の鍵となります。

費用対効果の高いおすすめな文書管理システム8選

費用対効果の高い文書管理システムの選定をするには、その機能とコストパフォーマンスを考慮する必要があります。数多く文書管理システムがある中、費用対効果の高いシステムとして以下8つを厳選しました。

• SmartRead
• NotePM
• Documal SaaS
• Fleekdrive
• MyQuick
• ASTRUX2.0 SaaS
• EIMANAGER

それぞれの特徴を解説していくので、システム選定の参考にしてみてください。

費用対効果を見極めて自社に最適な文書管理システムを導入しましょう

文書管理システムの導入は、企業の業務効率化を大きく推進するための重要なステップです。しかし、費用と効果をしっかり理解せずにシステムを導入すると、本来の効果を発揮できない可能性もあります。

この記事で解説した重要なポイントは以下の通りです。

• 初期費用だけでなく、ランニングコストがどれくらいになるかしっかり算出する
• 自社にとって、システム導入によってどのような効果があるか見積もる
• 実際にシステム導入する際は、費用対効果を最大化できるように努める

上記をすべて理解した上で、自社に合ったシステムを導入する必要があります。適切な文書管理システムを選択し、効率的に運用することで、文書管理のコストを削減し、業務の効率を大幅に向上させることが可能です。今回解説した内容が、皆さんの文書管理システム選定の参考になれば幸いです。