Menu
Close

文書管理システムを導入するメリット8つ|注意すべきデメリット含めて解説

目次

今日のデジタル時代において、情報の管理とセキュリティは企業運営の重要な柱の一つです。情報の整理・保護、および効率的な利用を支援する重要なツールである「文書管理システム」もその一つとして、多くの組織に採用されています。しかし、その導入は単にツールを選ぶこと以上の意味を持ちます。

そして、文書管理システムを導入することには、メリットとデメリットの両側面があるため、総合的に判断して導入するか決めなければなりません。そこで、この記事では、文書管理システムを導入する際のメリット・注意すべきデメリットを解説し、更に失敗しないシステム選択のポイントも解説していきます。もしこの記事で解説するメリットやデメリットを考慮せずにいきなりシステムを導入してしまうと、以下のような問題が生じる可能性があります。

  • 本来やりたいと思っていたことができない
  • 費用対効果の合わないシステムを導入してしまう
  • 自社にとって必要なセキュリティレベルを満たさない

上記のような問題を回避するためにも、メリット・デメリットをしっかりと理解し、その上で導入するシステムを選定することが不可欠です。この記事を参考にしながら、文書管理システムを選ぶ参考にしてみてください。

そもそも文書管理システムは何ができる?

始めに、文書管理システムはそもそも何ができるのかについて改めて見ておきましょう(詳しくは以下記事参照)。

文書管理システムとは?おすすめ27製品の徹底比較も

文書管理システムは、企業が情報を整理し、アクセスしやすく保管するためのデジタルツールです。データの安全性を高めるとともに、効率的な文書管理を可能にします。このシステムがどのように機能するのか、そして企業がこれを利用する主な目的について掘り下げて見ていきましょう。

企業が文書管理システムを導入する目的

文書管理システムの導入は、単なる技術的なアップグレード以上のものです。企業がこのシステムを導入する主要な目的は、業務の効率化と情報管理の最適化です。具体的には、次のような目的で導入されます。

  • 業務効率の向上:日々の業務で生成される大量の文書を効率的に管理することで、時間の節約と作業の迅速化が図られる
  • 情報アクセスの向上:重要な情報へのアクセスを迅速かつ簡単にすることで、意思決定のスピードと精度を高める
  • セキュリティの強化:機密情報の保護を強化し、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑える

このように、文書管理システムは、業務の速度と精度を同時に向上させることが可能です。それにより、企業は市場での競争力を保ちながら、コストを削減し、全体的な業務効率を改善することができます。文書管理システムの導入は、これらの利点を実現するための重要なステップと言えるでしょう。

文書管理システムにより実現可能な主要機能

文書管理システムが提供する機能は多岐に渡ります。その機能のそれぞれが企業の悩みとなっている文書管理を劇的に改善してくれます。具体的に主要な機能を挙げると以下の通りです。

  • 電子文書化:紙の文書をデジタル形式に変換し、物理的な保管スペースを削減する
  • 文書の索引付けと検索:文書にメタデータを付与し、キーワード検索によって必要な文書を瞬時に見つけ出すことができる
  • ワークフローの自動化:文書の承認やレビューなどのプロセスを自動化し、業務の効率を向上させる

これらの機能により、企業は日常の文書処理を効率的に行うことができ、時間を節約しながら生産性を向上させることが可能です。文書管理システムは、単に文書を保管するだけでなく、業務プロセスを整理し情報の流れをスムーズにすることで、企業の業務をスピーディに進めることができます。これらの機能は企業がより戦略的な意思決定を行うのを支援し、組織全体の運営を効率化するために不可欠です。

それでは、次により具体的なメリットについて見ていきましょう。

文書管理システムを導入する8つのメリット・導入効果

文書管理システムの導入は、多方面に渡って様々なメリットを企業にもたらしてくれます。ここでは、そのようなシステムを導入することによって得られる主な以下8つのメリットを詳細に解説していきます。

  • 情報を一元管理できる
  • 文書の検索・アクセスがしやすくなる
  • 文書のバージョン管理ができる
  • セキュリティが向上する
  • コンプライアンスの支援ができる
  • ペーパーレス化が促進される
  • バックアップにより災害等の予防に繋がる
  • コスト削減に繋がる

上記を見るだけでも、単に文書管理をするだけでなく、多方面からメリットを享受できることが分かります。それでは、一つ一つのメリットの詳細を見ていきましょう。

情報を一元管理できる

文書管理システムを導入することで、企業は重要な情報を一か所で管理することができるようになります。一元管理することにより、以下のような具体的なメリットがあります。

  • 情報の整理とアクセス性の向上:全ての文書が一つのシステム内に整理されるため、必要な情報を迅速に見つけ出すことが可能になる
  • 更新と編集の効率化:文書の最新版が常に一つの場所にあるため、複数のバージョンを探す必要がなく、編集や更新がスムーズに行える

このように、情報を一元管理することで、企業は情報の整合性を保ちつつ、業務の効率化を実現します。結果として、効率的な情報管理は企業の生産性向上に直接寄与し、時間とコストの節約に繋がります。文書管理システムによる一元管理は、情報が散逸するリスクを減らし、組織全体のパフォーマンスを向上させる効果的な手段です。

文書の検索・アクセスがしやすくなる

文書管理システムの導入によって、格段に文書の検索とアクセスがしやすくなります。この改善は、業務の迅速化と効率の向上に直接寄与します。システムが提供する代表的な機能は以下の通りです。

  • 高度な検索機能:キーワード・日付・文書タイプなど、多様なフィルタを用いて瞬時に必要な文書を見つけ出せる
  • リモートアクセス:クラウドベースのシステムを利用することで、どこからでも文書にアクセス可能になり、外出先や自宅からでも作業が行える

これらの機能により、従業員は情報をすばやく見つけ、必要な文書を即座に利用することができます。特に緊急の対応が求められる状況では、この迅速な情報アクセスが大きな利点となるでしょう。文書管理システムが提供する検索とアクセスの容易さは、日常的な業務のストレスを軽減し、より集中して生産的な作業が可能になるため、企業全体の生産性向上に貢献します。

文書のバージョン管理ができる

文書管理システムのもう一つのメリットは、バージョン管理の機能です。この機能により、文書の変更履歴を明確に追跡し、以前のバージョンに簡単にアクセスできるようになります。具体的なメリットは以下の通りです。

  • 変更履歴の透明性:誰がいつ何を変更したかが明確に記録され、誤りや不正行為を防げる
  • 以前のバージョンへの簡単なアクセス:間違いを修正するために以前のバージョンに戻る必要がある場合、簡単に復元が可能

これらの機能は特に、複数の従業員が同じ文書に取り組む環境で役立ちます。文書の整合性が保たれるため、チームメンバー間のコミュニケーションが改善され、プロジェクトの効率が向上します。バージョン管理は、情報の正確性を確保し、組織全体の信頼性を高める重要な機能です。このように文書管理システムは、単に文書を保存する以上の価値を提供し、組織の質を一層向上させます。

セキュリティが向上する

文書管理システムの導入は、企業のセキュリティ体制を強化する重要な手段です。特に機密情報の保護において、このシステムは以下のような具体的な安全対策を提供します。

  • アクセス制御:ユーザーごとにアクセス権を設定し、不正アクセスを防ぎます。これにより、必要な人だけが特定の文書にアクセスできるようになります。
  • 暗号化:保存されている文書は全て暗号化され、データの盗難や漏洩時のリスクを軽減します。

これらの対策により、企業は重要な情報を安全に管理し、外部からの攻撃や内部からの情報漏えいに対して堅牢な防御を構築できます。文書管理システムによるセキュリティ機能の強化は、企業が直面する様々なセキュリティリスクに対処し、安心して業務を遂行できる環境を提供します。このようにして、文書管理システムは企業のセキュリティ体制全体を向上させ、長期的な信頼性の確保に寄与します。

コンプライアンスの支援ができる

文書管理システムは、法規制遵守(コンプライアンス)を支援する重要な役割も果たします。企業が法的要件や業界基準に従うことを容易にする主要な機能は以下の通りです。

  • 監査証跡の管理:全ての文書操作に対する詳細な記録を保持することで、必要な時に迅速な監査が可能です。これにより、規制遵守の証明が容易になります。
  • 法的保持要件の遵守:文書の保持期間を自動で管理し、期限切れの文書を適切に廃棄できます。

これらの機能により、企業はコンプライアンス関連のリスクを軽減し、法的な問題から保護されます。文書管理システムを利用することで、企業は法規制に適切に対応し、運営の透明性を高めることが可能です。このように、文書管理システムは単に情報を整理するだけでなく、企業が複雑な法的環境の中で効果的に機能するためのサポートを提供してくれます。

ペーパーレス化が促進される

文書管理システムの導入は、ペーパーレス化を促進し、環境への配慮と効率的な資源管理を実現します。この変革には、以下のような具体的なメリットがあります。

  • 紙の使用量の削減:デジタル化された文書は物理的な紙を必要としないため、紙の消費が大幅に減少する
  • スペースの節約と整理整頓:物理的なファイル保管の必要がなくなり、オフィス内のスペースを有効活用できる

ペーパーレスオフィスへの移行は、ただコストを削減するだけでなく、業務の迅速化と生産性の向上に寄与します。また、紙の使用減少により環境への影響も軽減され、持続可能なビジネスプラクティスへの貢献となります。このように、文書管理システムは企業が社会的責任を果たし、より効率的かつ環境に優しい運営を行う支援の鍵と言えるでしょう。

バックアップにより災害等の予防に繋がる

文書管理システムによるデジタルバックアップは、災害やその他の予期せぬ事態から貴重なビジネス情報を保護する重要な役割を果たします。以下の点において、企業のリスク管理が強化されます。

  • データ損失のリスク軽減:定期的なバックアップにより、データの損失が発生した場合でも迅速に回復可能
  • 事業継続性の向上:災害やシステム障害時にも、バックアップからデータを容易に復元できるため、事業の中断を最小限に抑えることが可能

デジタルバックアップの導入により、企業は物理的な書類の損失や破損のリスクから解放され、より安全なデータ管理環境を実現できます。これにより、企業は災害や事故に強い、持続可能なビジネスモデルを構築できるようになるわけです。

コスト削減に繋がる

文書管理システムの導入は、長期的に見てコスト削減に大きく貢献します。具体的には、以下のような経済的利益が得られます。

  • 物理的なストレージの削減:デジタル化により、物理的なファイル保管の必要が減少し、オフィススペースを効率的に利用できる
  • 労働時間の節約:文書の検索・アクセス・管理が効率化されるため、従業員が他の業務に集中できる時間が増える

これらの要素により、企業は運営コストを大幅に削減することが可能です。物理的な資料の印刷、配送、保管にかかる費用が削減されるだけでなく、情報管理の効率化によって生産性が向上し、それが結果としてコストダウンに繋がります。文書管理システムは、単に作業効率を向上させるだけでなく、総合的な経営コストの削減にも寄与する重要な投資と言えるでしょう。

陥りがちな文書管理システムのデメリット

文書管理システムは上記で挙げたように多くのメリットがありますが、その一方でいくつかのデメリットも存在します。このセクションでは、よく遭遇する問題点とその対策について詳しく解説していきます。適切な準備と理解により、これらの課題を最小限に抑えることが可能です。次に、具体的なデメリットとそれぞれの対処法を見ていきましょう。

想定される4つのデメリット

  • 初期導入コストがかかる
  • データ移行に手間がかかる
  • システムが複雑で使いこなせないことがある
  • 多種多様なシステムがあって最適なシステムの選択が大変

初期導入コストがかかる

文書管理システムの導入は多くの利益をもたらしますが、初期投資の大きさがしばしば課題となります。この初期コストには、以下のような要素が含まれます。

  • ソフトウェアの購入:システム自体のコストが最も直接的な出費です。
  • システム設定とカスタマイズ:企業のニーズに合わせた設定や特定の機能の追加が必要です。
  • ハードウェアの購入:オンプレミス型の場合はサーバー設置等の費用が必要です。

これらの初期投資は、特に中小企業にとって大きな負担となることがあります。しかし、適切な計画と予算管理により、長期的な利益を得るための基盤となります。文書管理システムのコスト対効果を正確に評価し、企業の運営効率向上とコスト削減を実現するための投資と考えることが重要です。

データ移行に手間がかかる

文書管理システムを導入する際、既存のデータを新システムに移行する過程は、しばしば大きな手間と時間を要します。このプロセスには、以下のステップが含まれるため、計画的に進める必要があります。

  • データの評価と整理:移行前に、どのデータを保持し、どのデータを削除またはアーカイブするかを決定する
  • フォーマットの統一:異なる形式やシステムからのデータを一貫した形式に変換する作業が必要

データ移行のプロセスは複雑であり、適切なツールや専門知識がなければ、データの損失や完全性の損なわれるリスクが伴います。しかし、この段階を慎重に管理することで、新しい文書管理システムがスムーズに機能し、長期的な効率化を達成できます。効果的なデータ移行は、新システムの利用開始後の生産性の向上に直結するため、この初期段階の取り組みが非常に重要です。

システムが複雑で使いこなせないことがある

2つ目のデメリットは、システムの複雑さが利用者にとっての障壁となることがある点です。特に新しい技術に不慣れなスタッフには、次のような課題が生じがちです。

  • 習得に時間がかかる:新しいシステムの全機能を習得するためには、時間と継続的なトレーニングが必要
  • 操作ミスによるリスク:複雑な機能や不親切なユーザーインターフェースは、操作ミスを引き起こしやすくする

これらの問題を解決するためには、ユーザーフレンドリーなインターフェースの選定や、十分なトレーニングの提供が効果的です。また、スタッフのフィードバックを活用してシステムの改善を行うことが重要です。システムが直感的でなければ、その利点を十分に活用することが難しくなりますが、適切なサポートと教育により、これらの課題を克服し、組織全体の効率向上を実現できます。

多種多様なシステムがあって最適なシステムの選択が大変

文書管理システムの市場には多種多様なオプションが存在し、最適なシステムを選択することは一見すると大きな挑戦です。適切なシステム選定には、以下のステップを検討することが効果的です。

  • 企業のニーズの明確化:必要な機能や予算を事前にリストアップ
  • 市場調査:異なるプロバイダーのオファリングを比較検討し、レビューと評価を参考にする

これらのプロセスを通じて、企業は自身の要件に最も適合する文書管理システムを見つけることができます。また、専門のコンサルタントに相談することも、適切な選択をする上で非常に有効です。正しいシステムを選ぶことで、導入後の利用効率が向上し、長期的に見て投資の価値を最大化できるため、選択プロセスには十分な時間とリソースを割くことをおすすめします。

次に、より具体的に文書管理システムを失敗なく選ぶポイントについて見ていきましょう。

文書管理システムを失敗なく選ぶポイント5つ

文書管理システムの選択はビジネスの効率化に直結する重要な決定です。適切なシステムを選ぶためには、明確な基準と戦略的なアプローチが必要です。このセクションでは、失敗しないシステム選択のための具体的なポイントを詳しく解説し、適切な文書管理システムを見極める方法を見ていきます。

  1. 文書管理システム導入の目的を明確にする
  2. どのような文書を管理すべきか洗い出す
  3. 文書管理システムに必要な機能を洗い出す
  4. セキュリティ対策が万全であることを確認する
  5. 電子帳簿保存法やISOへの対応有無を確認する

1.文書管理システム導入の目的を明確にする

文書管理システムを選ぶ際、最も重要なステップは、導入の目的を明確にすることです。目的を明確にすることで、どの機能が必要か、どのようなタイプのシステムが最適かが判断しやすくなります。考慮すべき主要な目的には以下が含まれます。

  • 効率化:文書処理の速度を上げるために、どの業務プロセスを自動化するか
  • アクセス向上:どの部門や個人がどの文書にアクセスする必要があるか

これらの目的を事前にリストアップし、それに基づいてシステムの機能を評価することが、成功する導入への鍵となります。明確な目的が設定されていれば、提案される各システムの適合性を正確に判断できます。それによって、余計なコストを避けつつ、必要な機能を備えたシステムを選ぶことが可能です。

2.どのような文書を管理すべきか洗い出す

適切な文書管理システムを選定するためには、管理すべき文書の種類とその範囲を明確にすることが不可欠です。企業内で管理が必要な文書を洗い出すプロセスには、以下のステップが含まれます。

  • 文書の種類の特定:契約書・従業員記録・技術文書など、異なる種類の文書を識別
  • アクセス頻度の評価:どの文書が頻繁にアクセスされ、どの文書があまり使われないかを把握

この情報に基づいて、必要な機能やセキュリティレベルを備えた文書管理システムを選ぶことができます。例えば、高度なセキュリティが必要な機密文書を多く扱う場合、高いセキュリティ機能を備えたシステムが適切です。このようにして、企業の具体的なニーズに最も合致するシステムを選定することが可能になり、無駄な投資を避けつつ効率的な文書管理を実現できます。

3.文書管理システムに必要な機能を洗い出す

文書管理システムを選ぶ際には、企業が日常的に直面する課題を解決するために必要な機能を理解し、洗い出すことが非常に重要です。システム選定における機能の優先順位を設定するためには、以下のようなステップを踏むことが効果的です。

  • 核心機能の特定:文書のバージョン管理・アクセス権限設定・検索機能強化など、最も必要とされる機能を明確にする
  • ユーザーインターフェイスの使いやすさ:操作が直感的で、すべてのユーザーが容易に利用できるインターフェースを選ぶことが重要

これらの機能を明確にすることで、企業はそのニーズに最も合致する文書管理システムを選ぶことが可能です。また、不必要な機能によるコストの増加を避け、効率的な投資が可能になります。適切な機能を備えたシステムを選定することで、文書管理の効率を最大化し、業務の生産性を向上させることが期待できます。

4.セキュリティ対策が万全であることを確認する

文書管理システムを選定する際には、セキュリティ対策の充実が必須条件です。セキュリティは企業の情報資産を保護するための基本であり、以下の要素を確認することが重要です。

  • データ暗号化:保存されているすべての文書が暗号化されているかを確認します。これにより、データが不正アクセスされた場合のリスクを軽減します。
  • アクセス制御機能:ユーザーごとに細かくアクセス権を設定できるシステムを選びます。これにより、必要な人だけが特定の情報にアクセスできるように管理します。

セキュリティがしっかりとしているシステムを選ぶことで、企業は機密情報の漏洩や不正利用のリスクを最小限に抑えることができます。また、法規制への対応を考慮することも重要で、特に個人情報保護法や業界特有の規制への準備が整っているかどうかを確認することが求められます。これにより、将来的な法的問題から企業を守り、信頼性の高い運営を保証します。

5.電子帳簿保存法やISOへの対応有無を確認する

文書管理システムを選択する際には、法的要件と国際標準に対する対応状況を確認することが重要です。特に、電子帳簿保存法やISO(国際標準化機構)などの規格への適合は、企業が法的義務を遵守し、業務の信頼性を保つために必要です。これにより確認すべき主要な点は以下の通りです。

  • 法規制の遵守:システムが特定の法律や規制の要件を満たしているかどうかを確認します。これには、データの保存期間、フォーマット、アクセス制御の基準が含まれます。
  • 品質管理の基準:ISOなどの品質管理基準に準拠しているかどうかを検討します。これは、システムの信頼性やセキュリティが高水準であることを示します。

これらの基準に対応しているシステムを選択することで、企業はリスクを管理し、監査や法的審査の際に問題が発生するリスクを軽減できます。それぞれの具体的な内容は以下を参考にしてみてください。

ISO対応の文書管理システム
電子帳簿保存法に対応したおすすめ文書管理システム

上記のような法律に対応することは、顧客や取引先からの信頼を得るためにも非常に重要です。適切なシステムを選択することで、企業は安心して業務を進めることができます。

「文書管理システム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • 動画共有
    • CSVファイル出力
    • ページ閲覧者表示
    • 属性登録
    • 外部連携
    • モバイル利用
    • ドラッグ&ドロップ登録
    • ワークフロー管理
    • 文書編集
    • ライフサイクル管理
    • アクセス制限
    • いいね・コメント機能
    • OCR登録
    • あいまい検索
    • 変更履歴記録
    • 属性検索
    • レポート機能
    • ISO文書管理
    • 自動アーカイブ
    • ログイン連携
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料トライアル 要相談
スターター 9,980円/月額
備考
同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
ビジネス 49,800円/月額
備考
同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
制限なし
OPTIM Contractの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ヶ月トライアルプラン 30,000円/月額
スモールプラン(クラウド版) 36万円/年(月額3万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数1.2万枚前後
スタンダードプラン(クラウド版) 96万円/年(月額8万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数6万枚前後
エンタープライズプラン(クラウド版) 240万円/年(月額20万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数26万枚前後
オンプレミスプラン(オンプレミス版) お客様に最適な プランをご提案いたします
備考
初期費用は不要!
1年
SmartReadの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
DX Suite Lite 30,000円/月額
備考
無料枠18,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
DX Suite Standard 100,000円/月額
備考
無料枠50,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
DX Suite Pro 200,000円/月額
備考
無料枠200,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
1か月
DX suiteの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
利用期間の最低制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円~
備考
プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。
利用料金 30,000円~/10ユーザー/月額
備考
プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとにご用意しています。
ユーザー、ストレージ、AI OCR画像数の課金制です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 無料
無料トライアル 月額無料
備考
年間アップロード上限:120(月間上限:10)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:6ヶ月
スターターS1 月額 9,980円(税抜)
備考
年間アップロード上限:1,200(月間上限:100)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS2 月額 19,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:6,000(月間上限:500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS3 月額 29,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:12,000(月間上限:1,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
ビジネスB1 月額 34,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:18,000(月間上限:1,500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB2 月額 39,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:24,000(月間上限:2,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB3 月額 49,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:36,000(月間上限:3,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
DenHo(デンホー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料プラン 0円
備考
5名まで無料で利用でき、200件までアップロード可能です。
スタータープラン 月額9,800円~
備考
アップロード可能件数は500件で、10名まで利用できます。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
12か月~
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 300,000円~
備考
パブリックSaaSの初期費用です。プライベートSaaS初期費用は1700,000円~です。
プラン1 20,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス10アカウント」です。
プラン2 60,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス50アカウント」です。
プラン3 100,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス100アカウント」です。
基盤サービス(最小構成) 240,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
基盤サービス(標準構成) 300,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
文書管理サービス(SaaS) 120,000円/月額
備考
ディスク容量は10GBです。
文書管理パッケージ ライセンス 1,800,000円~
備考
100ID~の料金です。
6ヶ月
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
スタンダードプランは300,000円、
MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。
スタータープラン 20,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。
スタンダードプラン 70,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。
プレミアムプラン 要相談
備考
MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。
MyQuickオンプレミス 150,000円~/月額
備考
MyQuickオンプレミス版です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
初回時に行う、契約書手動補正件数により異なります。
ライセンス費用 要相談
備考
契約書の年間アップロード件数によって異なります。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
ライトプラン 132,000円(税込)/年額
備考
容量は5GBで、ユーザー数は無制限です。
スタンダードプラン 264,000円(税込)/年額
備考
容量は20GBで、ユーザー数は無制限です。
プレミアムプラン 528,000円(税込)/年額
備考
容量は50GBで、ユーザー数は無制限です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
3ヵ月
スマートOCRの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 70,000円
保守料金 800円/月額
備考
リコー複合機1台ごとの契約となります。
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Team 500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は10GB×契約ユーザー数。
Business 1,500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は200GB×契約ユーザー数。
Enterprise 4,000円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は無制限。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要お問い合せ
備考
詳細は別途お問い合わせください。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用・サポート費用 0円
プラン 8 4,800円/月額
プラン 15 9,000円/月額
プラン25 15,000円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
Project 開発キット50,160 円(税込)/年間 本番運用110,000円(税込)
Unlimited 1,650,000 円(税込)/1開発者
備考
次年度以降は330,000 円(税込)/1開発者の値段になります。
Corporate 3,300,000円(税込)/5台・年間~
備考
ユーザ企業(企業グループを含む)による「全社 Wagby 化」を実現可能です。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス (初年度保守付) 684,750円(税込)
ASTRUX文書管理システム 保守費用 (1年間) 136,950円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 1サーバーライセンス (初年度保守付) 258,500円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 保守費用 (1年間) 275,000円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要お問い合わせ
備考
Businessプラン
Businessプラン 要お問い合わせ
Business Plusプラン 要お問い合わせ
Enterpriseプラン 要お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /

価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!

文書管理システム比較27選

文書管理システムAI OCR契約書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AI-OCR市場シェアNo1。あらゆる書類を高精度でデジタルデータ化
  • 高速処理のための分散コンピューティングと高いセキュリティレベル
  • AIがすべて自動で行うから設定不要で帳票のまるごと読み取りが可能

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • ラクラク電子保存、 AIが自動で分類・データ化
  • 全ての保存帳票の文字列を検索可能(全文検索)
  • どこからでも確認・検索OKでテレワークを促進
  • 手書き文字の帳票もデータ化
  • 大手企業で実績のある安心の技術

文書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 文書のライフサイクルを自動化し、履歴管理も確実に
  • 業務効率をアップする多機能検索や、法規制を順守する電子取引管理
  • クラウドならではの利便性と堅牢なセキュリティ

文書管理システムAI OCR契約書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AIが自動で、契約書の管理台帳を作成
  • スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化
  • 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能
  • セキュリティ対策も万全

文書管理システムAI OCR

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 基本の特長となる高精度な文字認識と全自動変換
  • 各書類への対応力が高い、頼れるデータ抽出エンジン
  • 操作画面もユーザー管理も分かりやすく、セキュリティも安心の設計

文書管理システムAI OCR

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減
  • 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ
  • 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

文書管理システムファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上
  • 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力
  • モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい

文書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 複合機とソフトを使って簡単にスキャン、オフィスのペーパーレス化を推進
  • 複合機とソフトを活用し、文章管理のセキュリティ性を高める
  • IT用機器も含めた効率化の提案、電子化の推進によるデメリットをなくす

文書管理システム契約書管理システム

トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い
  • 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性
  • あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い

文書管理システム

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • Wagby(ワグビィ)はシステムを自動生成できる開発ソフト
  • 標準的機能をノンプログラミングで実現可能
  • 堅牢なセキュリティと安心したレスポンス性で文章管理も楽に
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている
  • オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張
  • 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • コンテンツの自動分類、アクセス権限など管理機能も自動化
  • モバイル利用や外部共有も可能、ポリシーに準拠してサイト展開もできる
  • 情報を保護し、リカバリー機能でミスや悪意のある攻撃からデータを守る

文書管理システムファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護
  • 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能
  • 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に

文書管理システム電子帳票システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • アクセス権管理や印刷・持ち出しを制限できる高いセキュリティ性能
  • 蓄積されたナレッジにすばやくアクセスできる
  • 電子帳簿保存法のスキャナ保存制度に則した証憑管理を支援

文書管理システム電子帳票システム

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 電子帳簿保存法への対応が可能
  • インボイス制度対応の業務効率化
  • 文書のライフサイクルを適切に管理

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • うんざりする台帳記入は全部AIにお任せ
  • 請求書・領収書・注文書など様々な取引関係書類をデータ化
  • 電子帳簿保存法・インボイス制度の保存要件に対応

文書管理システム電子帳票システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • 誰でも使いやすいシンプルなデザインで運用コストを削減
  • 安心のセキュリティで電子書類も紙の書類も一元管理
  • 自動読み取り機能で手入力の労働コストを削減

文書管理システム文字起こしソフトナレッジマネジメントシステム電子契約書契約書管理システム

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • Legaledgeで契約書のマネジメント業務とドキュメンテーション業務をシームレスに連携
  • 契約書情報を自動で解析してデータ化
  • 契約書のレビュー・作成をより快適に

文書管理システム電子契約書契約書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • 電子契約に必要な機能を多く揃えた、信頼性の高いサービス
  • 堅牢なセキュリティで、 契約書データを安全に管理・保存
  • 設計から導入、運用まで充実したサポートを提供

文書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 都合に合わせて運用環境も選べる利便性の高いシステム
  • 現場のリアルな課題に応える機能を数多く搭載
  • 豊富な導入実績を持つ、安心の支援体制が整えられている

文書管理システム契約書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索
  • 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ
  • 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限

文書管理システム契約書管理システム

トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 契約書のスキャン・データ入力の業務を代行
  • 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実
  • 導入から運用、書類返却までのスムーズな流れ

文書管理システム契約書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • AIによる自動で手間のない管理台帳作成を実現
  • 全社での運用を可能にする、柔軟な閲覧権限管理
  • 更新期限の自動リマインドなど抜け漏れ回避の機能を搭載

文書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 目当ての文書検索を的確に行う、さまざまな機能
  • 各デバイスに最適化されたデジタルブックビューアー
  • 誰でもすぐに使いこなせ、オリジナル化も可能な管理機能

文書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 開発文書管理の課題を解決する統合システム
  • 操作も快適で、状況の把握がスムーズに行える
  • さまざまなフォーマッチ対応する文書解析エンジン
トライアル 無し
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 複合機の操作パネルで保存先フォルダーやファイルが自動化できる
  • 連携できるソリューションが豊富で、使い方の幅が広い
  • よりセキュリティが強固なLiteスキャンツール

文書管理システムワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 多種多様なサンプルフォームを提供、小口旅費精算、物品購入申請が可能
  • 申請フォームを簡単にカスタマイズ、ドキュメントを自動で保存
  • 複雑な承認ルートも直感操作で作成可能、柔軟に対応でき、合議機能も搭載

文書管理システムナレッジマネジメントシステムファイル共有サービス

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する
  • 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる
  • アクセス制限やファイル共有など機能が豊富
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • Office系の文書をそのままシステムに登録可能、文章をフォルダごとに一元管理できる
  • 属性検索や文章内文字、文書名検索など多彩な検索方法に対応
  • 履歴管理だけでなく作業履歴にも対応、古い文章の整理も自動で削除する機能を設定可能

まとめ

文書管理システムの導入は、現代の企業にとって不可欠な取り組みです。この記事で解説したように、システム導入には多くのメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットや注意点も存在します。企業は効率化、セキュリティの向上、コンプライアンスの強化といった明確なメリットを享受できますが、初期コストの負担や適切なシステムの選択、データ移行の手間など、慎重に検討すべき課題もあります。

システム選定においては、文書管理の目的を明確にし、必要な機能を洗い出すことが重要です。また、セキュリティ対策や法規制への対応など、企業の運営や業界の要求に合致したシステムを選ぶことが成功への鍵です。適切な文書管理システムを選び、効果的に導入することで、業務の効率化だけでなく、企業の持続可能な成長と競争力の強化を実現できるでしょう。

最終的に、文書管理システムの選択と導入は、単なる技術的な決定ではなく、企業戦略の一環として捉えるべきです。こうしたアプローチにより、企業はその真の価値を最大限に活かすことができるでしょう。

デジタル化の窓口 製品比較表サイドバナー

目次

おすすめ比較一覧から、
最適な製品をみつける

カテゴリーから、IT製品の比較検索ができます。
1544件の製品から、ソフトウェア・ビジネスツール・クラウドサービス・SaaSなどをご紹介します。

すべてみる