OPTiM 文書管理の料金・機能を徹底解説｜他社との違いも紹介【2025年最新】

書類探しや台帳入力の手間に悩んでいませんか？「OPTiM 文書管理」は、AI技術でこれらの課題を解決する次世代クラウドサービスです。 最大の特徴は、AIが面倒な入力・分類を代行し、業務時間を約90%削減できる点です。さらに、ユーザー数無制限で利用でき、全社的なコスト削減にも貢献します。 本記事では、OPTiM 文書管理の機能や料金プラン、他社にはない圧倒的なメリットを徹底解説します。デジタル化で業務を効率化したい担当者必見の内容です。

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「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」以外の文書管理システムも比較したい場合は以下の記事をご覧ください。

1. OPTiM 文書管理とは？AIであらゆる文書を一元管理

「OPTiM 文書管理」は、AI・IoTプラットフォームの市場を牽引する株式会社オプティムが提供する、次世代のクラウド型文書管理サービスです。AI技術を標準搭載することで、従来のシステムでは手作業に依存していた台帳作成や分類、検索といった業務を自動化し、企業内のあらゆる文書資産を一元管理することを可能にしています。

リスクとコストを削減する「AI×文書管理」のコンセプト

本サービス最大の特徴は、AI活用によって文書管理に伴う「リスク」と「コスト」を同時に削減するというコンセプトにあります。
一般的に文書管理システムと言えば、契約書管理や「電子帳簿保存法」への対応に特化した製品が多く見受けられます。しかし、企業活動においては、稟議書、仕様書、営業日報、会議議事録など、法的な保存義務以外にも管理すべき重要な文書が多数発生します。「OPTiM 文書管理」は、これら全ての文書をターゲットとし、AIが内容を解析して自動で台帳化することで、管理漏れ（リスク）と入力作業の手間（コスト）を最小化します。

次の表では、従来の一般的な文書管理と「OPTiM 文書管理」のアプローチの違いを比較しています。

このように、単なる保管庫（ストレージ）ではなく、AIが能動的に管理業務を代行してくれる点が、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する企業から評価されています。

契約書からCAD・音声・動画まで！対応フォーマットの広さ

全社的な文書管理を実現するためには、あらゆるファイル形式に対応している必要があります。「OPTiM 文書管理」は、PDFやMicrosoft Officeファイル（Word、Excel、PowerPoint）といった一般的なビジネス文書はもちろん、製造業や建設業で必須となるCAD図面、さらには動画や音声ファイルまで幅広くサポートしています。
この対応力の広さにより、部門ごとに異なるシステムを導入する必要がなくなり、情報システム部門の管理負担を軽減できます。例えば、以下のような多様なフォーマットをプレビュー表示・管理することが可能です。

• ビジネス文書：PDF、Word (.docx, .doc)、Excel (.xlsx, .xls)、PowerPoint (.pptx, .ppt)
• 画像ファイル：JPEG、PNG、GIF、SVG、BMP、TIFF
• 設計・図面データ： CADファイル (.dwg, .dxf)
• マルチメディア： 動画ファイル (.mov, .avi, .wmv)、音声ファイル (.mp3, .mpeg, .wav)
• その他：テキスト (.txt)、圧縮ファイル (.zip) など

特に、動画マニュアルや会議の録音データ、現場の記録写真などを、契約書や仕様書と同じプラットフォーム上で管理できる点は大きなメリットです。ファイル容量も1ファイルあたり最大5GBまで対応しており、高画質なデータもそのまま保存できます。これにより、特定の部署だけでなく、営業、技術、サポート、管理部門など、全社員が活用する基盤として機能します。

「OPTiM 文書管理」の詳細な情報は以下の「資料ダウンロード」ボタンから↓

2. OPTiM 文書管理 最大の強み！AIやOCRが実現する3つの業務自動化

「OPTiM 文書管理」の導入効果が最も顕著に表れるのは、AIとOCR（光学文字認識）技術によって「人が手作業で行っていた業務」を自動化できる点です。特に、文書管理業務において多くの時間を占める「台帳作成」「検索」「期限管理」の3つのプロセスを劇的に効率化します。
ここでは、それぞれの機能がどのように業務負担を軽減するのか、詳細に解説します。

【台帳作成】AIが情報を自動抽出！手入力の手間をゼロへ

文書管理システムを導入する際、最大のハードルとなるのが「台帳作成」です。従来は、スキャンした文書を見ながら、ファイル名、取引先名、日付、金額などの属性情報を手入力する必要があり、膨大な手間がかかっていました。
「OPTiM 文書管理」では、ファイルをアップロードするだけで、AIが文書内の情報を自動解析し、必要な項目を抽出して管理台帳を自動作成します。これにより、手入力の手間をほぼゼロにし、入力ミスも防ぐことが可能です。
また、定型的な請求書や契約書だけでなく、フォーマットが定まっていない「非定型文書」にも対応しています。企業ごとに異なる様式の稟議書や報告書であっても、AIが文脈を理解して情報を抽出するため、柔軟な運用が実現します。
次の表は、AIによる台帳作成機能の活用イメージをまとめたものです。

このように、文書の種類を問わず自動で台帳化されるため、担当者は「文書をアップロードするだけ」で整理されたデータベースを構築できます。

【全文検索】画像もPDFも「中身」まで瞬時に検索

「あのファイル、どこに保存したっけ？」という文書探しは、多くのビジネスパーソンにとって共通の悩みです。ファイル名が曖昧だったり、フォルダ階層が深かったりすると、探すだけで多くの時間を浪費してしまいます。
「OPTiM 文書管理」は、強力な「全文検索」機能を搭載しており、文書のタイトルやファイル名だけでなく、本文に含まれるテキスト情報まで検索対象とすることが可能です。さらに特筆すべきは、スキャナで読み取った紙のPDFや画像ファイルなど、本来テキストデータを持たない文書に対しても検索が有効な点です。
アップロード時にAI-OCR処理が自動で行われるため、画像内の文字情報もデジタルデータとして認識されます。例えば、手書きのメモ書きや、紙で受領した図面の中に含まれる品番なども、検索キーワードとしてヒットさせることができます。これにより、ファイル名が「scan_001.pdf」のような意味を持たないものであっても、中身の「株式会社〇〇 御中」や「見積書」といったキーワードで瞬時に目的のファイルを探し出すことが可能になります。

【期限管理】更新漏れを防ぐリマインドメール自動通知

契約書や許可証、リース契約など、有効期限のある文書の管理は、コンプライアンス（法令遵守）やビジネス継続の観点から極めて重要です。しかし、Excelなどで期限管理台帳を手動更新していると、どうしても更新忘れや入力漏れのリスクが発生します。
「OPTiM 文書管理」では、AIが読み取った「契約終了日」や「有効期限」などの日付情報に基づき、期限が近づくと担当者に自動でリマインドメールを通知する機能を備えています。
通知のタイミングは「期限の30日前」「1週間前」など任意に設定できるため、余裕を持って更新手続きや再契約の検討を行うことができます。これにより、契約切れによるトラブルや、更新手続きの遅延といったリスクを未然に防ぎ、健全な企業運営をサポートします。

「OPTiM 文書管理」のAIやOCR機能の詳細な解説は以下の「資料ダウンロード」ボタンから↓

3. 他社と何が違う？OPTiMならではの「3つの無制限・大容量」

文書管理サービスの選定において、機能面と並んで重要なのが「ランニングコスト」と「拡張性」です。「OPTiM 文書管理」は、競合他社の多くが採用する「ユーザー単位の課金モデル」とは一線を画す料金体系を採用しており、大規模な導入や将来的な拡張においてもコストメリットを発揮します。
ここでは、他社サービスと比較した際に際立つ「ユーザー数無制限」「大容量ストレージ」「大容量ファイル対応」という3つの差別化ポイントについて解説します。

全プラン「ユーザー数無制限」で全社導入が容易

一般的なクラウドサービス（SaaS）では、利用ユーザー数に応じて料金が増加する「ID課金」が主流です。しかし、「OPTiM 文書管理」は、全てのプランにおいて「ユーザー作成数」および「グループ作成数」が無制限に設定されています。
この特徴により、企業は以下のようなメリットを享受できます。

• 全社員へのアカウント付与：管理職や一部の担当者だけでなく、アルバイトやパートを含む全従業員にアカウントを発行しても、追加コストが発生しません。
• コスト管理の簡素化：人員の増減や組織変更のたびにライセンス契約を見直す必要がなく、毎月の固定費として予算化しやすくなります。
• 情報共有の促進：利用者を制限する必要がないため、部門を超えた情報共有やコラボレーションが自然と促進されます。

コストを気にせず、組織全体で自由にアカウントを活用できる点は、DX推進における大きなアドバンテージとなります。

基本プランで300GB〜1TBの大容量ストレージ

多くの文書管理サービスでは、基本プランに含まれるストレージ容量が30GB〜50GB程度と少なく、実用的な運用には高額な追加オプションが必要になるケースが少なくありません。
一方で、「OPTiM 文書管理」は、エントリー向けの「スタータープラン」であっても標準で300GB、上位の「ビジネスプラン」では1TBという大容量ストレージを提供しています。
次の表は、一般的な文書管理サービスと「OPTiM 文書管理」の容量およびユーザー制限の違いを比較したものです。

このように、「OPTiM 文書管理」は「最初から大容量」であるため、導入後に容量不足で慌ててプラン変更を迫られるリスクが低く、長期的に安心して利用できます。

1ファイル最大5GBまで対応！高画質データもそのまま保存

文書管理システムを導入しても、結局ファイルサーバー（NAS）を併用し続けてしまう原因の一つに、「アップロードできるファイルサイズの上限」があります。プレゼン資料や高精細な図面データなどは容量が大きくなりがちで、一般的なシステムの上限（数百MB〜1GB程度）では保存できないことがあるためです。「OPTiM 文書管理」は、1ファイルあたり最大5GBまでのアップロードに対応しています。
これにより、以下のような大容量データも問題なく一元管理できます。

• 動画マニュアル：接客研修や機械操作の説明動画など
• 高解像度画像：建設現場の記録写真や広報用の素材データ
• CAD図面：3Dデータを含む複雑な設計図面
• 長時間の録音データ：会議や商談の音声ログ

容量の大きなファイルも画質や音質を落とすことなくそのまま保存・共有できるため、社内のファイルサーバーをクラウドへ完全移行するための受け皿としても十分に機能します。

「OPTiM 文書管理」と他社との違いについて詳しい解説は「資料ダウンロード」ボタンから↓

4. 誰でも簡単！直感的な操作と柔軟なAI指示（プロンプト）

高機能なAIシステムを導入しても、操作が難しく現場に定着しなければ意味がありません。「OPTiM 文書管理」は、専門的なIT知識がないユーザーでも直感的に使いこなせるよう、UI/UX（ユーザーインターフェース/体験）が徹底的に作り込まれています。
ここでは、本サービスならではの「誰でも使えるAI」の仕組みについて解説します。

「〜まで取りたい」口語でOK！自由度の高いAI抽出設定

一般的にAIを制御するには、複雑な設定やプロンプトエンジニアリング（AIへの指示出し技術）が必要とされるケースが多くあります。しかし、「OPTiM 文書管理」では、ユーザーが日常会話のような「口語（自然言語）」でAIに指示を出すことが可能です。
例えば、非定型の請求書や報告書から特定の情報を抽出したい場合、以下のようなカジュアルな指示でAIが意図を理解し、正確に情報を取得します。

• 「請求書に記載された金額のうち、消費税を除いて読み取ってください」
• 「承認印が押されている日付のみを抽出してください」
• 「商品名の前にある型番を除いて、品名のみを取得してください」

このように、専門用語やコードを使うことなく、「〜は除きたい」「〜まで取りたい」といった人間の感覚に近い指示で設定が完了するため、システム担当者でなくとも現場の担当者が自ら設定を行うことができます。

手書き・クセ字・ゴム印も高精度に読み取るAI-OCR

ペーパーレス化が進む中でも、現場の日報、アンケート、配送伝票など、手書き文字が含まれる文書は依然として多く残っています。従来のOCR（文字認識）技術では、手書き文字や印影が重なった文字の読み取り精度が低く、修正作業に時間がかかることが課題でした。
「OPTiM 文書管理」に搭載されているAI-OCRは、ディープラーニング技術を活用し、以下のような読み取り困難な文字でも高精度にデジタル化します。
次の表では、従来のOCRでは読み取りが難しかった具体的なケースと、「OPTiM 文書管理」の対応力を比較しています。

例えば、手書きの「業務日報」や、顧客が自由に記述した「アンケート用紙」なども、スキャンするだけでデータ化され、検索や分析に活用できるようになります。これにより、紙情報の入力作業という単純業務から解放され、より付加価値の高い業務に時間を割くことが可能になります。